Понятие и виды управленческого контроля
Контроль — это процесс обеспечения достижения организацией своих целей.
Целью контроля, с одной стороны, является выявление слабых мест и ошибок в процессе
производства и управления, своевременное их исправление и недопущение повторения; с
другой стороны, обеспечение соответствия между намеченными планами и проводимыми
Объектом контроля являются средства и предметы труда, персонал, производственные и
Для осуществления контроля необходимо:
1. наличие планов, поскольку невозможно определить эффективность чьей-либо деятельности,
если неизвестны ее цели;
2. наличие организационной структуры, поскольку для осуществления контроля необходимо
знать, кто отвечает за данный участок работы; в сложной ситуации находится тот
руководитель, который знает, что в его организации или подразделении что-то
происходит не так, как должно быть, но не знает, кто несет за это ответственность.
Основными требованиями, предъявляемыми к системам контроля, являются:
1. соответствие планам — система контроля должна соответствовать деятельности, которую она
2. соответствие уровню руководителя — контроль, осуществляемый руководителем высшего
уровня, будет отличаться от контроля, осуществляемого руководителем более низкого
3. эффективность, достигаемая за счет предоставления руководителю информации именно об
отклонениях в контролируемом процессе;
4. объективность, достигаемая за счет того, что контроль опирается на измеримые критерии и
5. гибкость — система контроля не должна давать сбои при изменении планов и нормативов;
6. экономичность — контроль должен окупать затраты на него.
Эффективность и экономичность системы контроля достигаются за счет определения и
контроля критических точек контролируемого процесса, которые представляют собой либо
ограничивающие факторы, позволяющие оценивать расход ресурсов, либо параметры, лучше других
отражающие ход выполнения плана.
Руководители осуществляют функцию контроля с момента, когда они сформулировали цели
и задачи и создали организацию. Любая организация обязана вовремя фиксировать свои ошибки и
исправлять их до того, как они станут на пути достижения целей организации.
Выделяют три вида управленческого контроля.
1. Предварительный контроль осуществляется до начала деятельности во время
определения ее целей и планов. Целью предварительного контроля является определение
оптимальности (т.е. наиболее благоприятных, наилучших) разработанных планов посредством
моделирования будущей деятельности.
В организациях предварительный контроль используется в трех областях: по отношению к
трудовым, материальным и финансовым ресурсам.
Предварительный контроль в области трудовых ресурсов осуществляется посредством
анализа профессиональных знаний и навыков, которые необходимы для выполнения
определенных должностных обязанностей и отбора высококвалифицированных специалистов.
Промышленные организации проводят обязательный предварительный контроль используемых ими
При помощи бюджета (т.е. текущего финансового плана) осуществляется предварительный
контроль финансовых ресурсов организации.
2. Текущий контроль осуществляется от начала деятельности до момента получения
результата (непосредственно в ходе проведения работ). Его цель — вовремя обнаружить отклонения
от намеченных штанов и нормативов.
Объектом текущего контроля являются подчиненные. Для того, чтобы осуществлять
текущий контроль аппарату управления необходима обратная связь. Например, руководитель
сообщает своим подчиненным, что их работа неудовлетворительна. При выявлении проблем,
руководитель может скорректировать свою линию поведения так, чтобы избежать отклонения
организации от наиболее эффективного пути к поставленным перед нею задачам.
3. Заключительный контроль осуществляется после выполнения какой-либо
программы. Его цель — получение информации о деятельности работников,
которых необходимо поощрить за достижение результатов труда.
Заключительный контроль имеет 2 важные функции:
1) заключительный контроль дает руководству информацию, которая может пригодиться в
будущем при сходной ситуации;
2) заключительный контроль способствует мотивации – в том случае, когда руководитель
связывает мотивационные вознаграждения с достижением определенного уровня результативности.
Источник
Научная электронная библиотека
Цыпленкова М В, Моисеенко И В, Гуремина Н В, Бондарь Ю А,
5.1. Понятие, функции и виды контроля
Осуществление функции «Контроль» в менеджменте предназначено для предупреждения возможных отклонений от намеченных планов. Контроль выступает в качестве многозначного термина, поэтому, необходимо отметить, что применяя его в теории менеджмента, имеют в виду организационный или, как ещё называют, управленческий контроль. Специфика контроля как управленческой функции заключается в том, что он представляет собой систему обратной связи, позволяющую корректировать действия организации, которая по тем или иным причинам отклонилась от первоначального курса.
Контроль (организационный/управленческий контроль) – это процесс обеспечения достижения организацией своих целей; постоянное сравнение, что есть, с тем, что должно быть.
В роли субъекта контроля (или его инициатора) выступает контролирующее звено. В зависимости от ситуации в качестве такого звена могут выступать: учредители (собственники) организации; акционеры; топ-менеджеры; линейные руководители различного уровня; специализированное подразделение организации или специально выделенный работник, государственные органы, общественные организации (например, профсоюзы), а также межгосударственные органы и международные организации [10, 34].
Объект контроля – это сама организация, внутри которой контролю подвергаются происходящие в ней процессы или отдельные элементы системы (подразделения организации, её филиалы, отдельные работники) [10, 34].
Предметом контроля могут стать технические характеристики, количество и качество продукции, служебные документы, настроение и поведение людей, степень удовлетворённости работой, информационные и финансовые потоки и т.д. [34].
В системе управления контроль выполняет функции, представленные в табл. 5.1.
Широкий спектр функций контроля в управлении организацией обуславливает разнообразие его видов, основная часть которых классифицирована в табл. 5.2.
Таблица 5.1
Основные функции контроля в системе управления организацией
Содержание функции контроля
установление целесообразности, обоснованности, законности решений; проверка их выполнения, соблюдения технических, экологических, правовых и иных норм и нормативов; выявление ошибок и нарушений
сбор, передача, обработка информации о состоянии объекта
изучение и оценка реального положения дел в организации и ее окружении, выявление основных тенденций его изменения, угроз и возможностей, скрытых резервов
создаёт основу для предположений о будущем состоянии объекта и возможных отклонениях от заданных параметров
обеспечивает установление и поддержание обратной связи
указывает, на что нужно обращать особое внимание
по итогам контроля происходит оценка персонала, поощрение или наказание
на основе полученных результатов, состояние и поведение объекта (его части) изменяются таким образом, чтобы обеспечивались необходимые значения его характеристик или устойчивость функционирования при отклонении от них
способствует сохранности ресурсов
Составлено по: [11].
Таблица 5.2
Основные виды контроля в системе управления организацией
Содержание видов контроля
В зависимости от соотнесения времени с исполняемым управленческим решением
осуществляется до фактического начала работ и используется применительно к трем видам ресурсов: человеческим, материальным и финансовым. В области человеческих ресурсов этот контроль проводится при приеме людей на работу и при перемещении работающих на новые должности.
Контроль осуществляется посредством анализа профессиональных знаний и практических навыков, а также деловых и личностных качеств работников на предмет их соответствия предъявляемым требованиям. Для того чтобы обеспечить производство качественными материальными ресурсами (материалами, полуфабрикатами, оборудованием и др.), на промышленных предприятиях проводится их обязательный предварительный контроль. Он состоит в выработке стандартов минимально допустимых уровней качества и проведении физических проверок соответствия поступающих ресурсов этим стандартам. Контролируется также уровень запасов материальных ресурсов, чтобы не допустить остановки производства из-за их отсутствия. Основным средством такого контроля финансовых ресурсов является составление и использование бюджета – документа, устанавливающего баланс и распределение доходов и расходов
осуществляется непосредственно в процессе проведения работ. Контролирующей инстанцией является руководитель, а объектами контроля – его подчиненные. Контроль заключается в регулярной проверке работы подчиненных с выявлением отклонений от намеченных планов и инструкций, обсуждении возникающих проблем и путей их преодоления. В системе текущего контроля активно функционируют как прямая информационная связь (данные, поступающие от объектов контроля к руководителю), так и обратная связь (данные, поступающие от руководителя к объектам контроля)
проводится после того, как работа выполнена; либо сразу по завершении контролируемой деятельности, либо по истечении заранее установленного периода времени фактические результаты сравниваются с требуемыми. Заключительный контроль выполняет две основные функции: дает руководителю информацию, необходимую для правильного планирования аналогичных работ в будущем (чтобы избежать ошибок, допускавшихся ранее); позволяет получить данные для обеспечения надлежащей мотивации к труду (фактические результаты труда в сравнении с требуемыми)
По объёму вопросов, охватываемых контролем,
и его масштабу в управлении организацией
охватывает все основные направления, линии, участки деятельности (объём контроля) одного (организации, подразделения работника) или одновременно нескольких (масштаб контроля) объектов
по субъекту контроля, он затрагивает лишь одно направление, какую-либо линию или сторону организации (подразделения, работника); специальный контроль также могут осуществлять соответствующие подразделения аппарата управления (кадровое, финансовое и т. д.)
нацелен на собственную деятельность субъекта управления; является непременным условием эффективной деятельности работника
В зависимости от того, входят ли субъекты контроля
в состав контролируемой системы или нет
осуществляют представители вышестоящей организации – материнской компании, управляющей структуры холдинга и т.д., а также государственных контролирующих органов, общественных организаций, международных структур
осуществляют должностные лица, которым контрольные полномочия определены по должности или делегированы соответствующими субъектами управления (руководители предприятий и филиалов, руководители и работники подразделений, для которых контроль – служебная обязанность)
По направленности контроля
направлен на решение соответствующих задач организации и непосредственно связан со стратегическим планированием и управлением, предполагает оценку и регулирование деятельности организации с позиции выполнения долгосрочных целей и взаимоотношений с внешней средой.
Тактический (или административный)
призван обеспечивать систематическое слежение за выполнением текущих задач, программ, планов.
осуществляется с периодичностью, характерной для оперативного планирования, в большинстве случаев ежедневно. Его задача – непрерывное обеспечение выполнения плановых заданий.
По виду деятельности
выступает в форме бюджетного контроля, анализа рентабельности, анализа относительных показателей деятельности, анализа использования инвестиций и т. д.
включает в себя контроль последовательности выполнения операций, контроль загрузки мощностей (распределения работ), контроль выполнения производственных графиков и т.д.
базируется на анализе возможностей сбыта, доли рынка, соотношения между затратами на маркетинг и сбытом и т. д.
По предмету: контроль технологии, организации процессов, условий труда, информации, документационных потоков и т.д.
По стадии жизненного цикла объекта: контроль при подготовке объекта к функционированию, вводе его в эксплуатацию, свёртывании деятельности объекта и т. д.
С учётом стадии производственного процесса: входной контроль, операционный, готовой продукции, транспортирования продукции или её хранения и т. д.
Источник
Функция управления — контроль
Контроль — процесс обеспечения достижения организацией своих целей, постоянное сравнение того, что есть, с тем, что должно быть.
Функция контроль – состоит в наблюдении за происходящими процессами в управляемом объекте, сопоставлении реально достигаемых результатов с запланированными и выявлении отклонений. Эта функция наиболее тесно связана с функцией планирования, поскольку контролирует движение организации к поставленным целям. Контроль как функция менеджмент представляет собой взаимосвязь целей, задач, видов и характеристик данного процесса.
Контроль — управленческая деятельность, фиксирующая состояние объекта управления в заданные моменты времени.
Содержание контроля как функции управления заключается в своевременном обнаружении возникающих в ходе производственно-хозяйственной деятельности объектов управления проблем (отклонений от плановых заданий, нормативов, стандартов) и изменений внешней среды.
Контроль — комплексная функция, включающая учет, оценку и анализ.
Комплексность контроля реализуются по следующим направлениям:
- сбор и систематизация информации о фактическом состоянии деятельности и ее результатах (учет);
- оценка состояния и значимости полученных результатов деятельности, выявление отклонений от стандартов — плановых заданий, нормативов (оценка);
- анализ причин отклонений и дестабилизирующих факторов, влияющих на результаты деятельности (анализ).
Значение контроля в системе управления заключается в том, что он:
- завершает управленческий цикл и связывает результаты анализа отклонений от желаемого состояния объекта со всеми основными функциями менеджмента;
- производится корректировка ранее принятых решений, плановых заданий, нормативов, показателей или организационных условий их выполнения, т.е. осуществляется обратная связь в управленческом цикле.
Управленческий контроль направлен как вовнутрь, так и вовне организации. Непрерывность ее деятельности требует, чтобы контроль был бы в целом непрерывным процессом, хотя в ряде случаев допустим эпизодический контроль.
Контроль классифицируется по объектам приложения, стадии их жизненного цикла, по субъектам, которые его осуществляют; по интенсивности (нормальный или усиленный), степени охвата (сплошной или выборочный), необходимости разрушения этих объектов (требуется или нет).
В системе управления контроль выполняет следующие основные функции:
- диагностическую, помогающую изучить реальное положение дел в организации и выявить резервы;
- коммуникативную (установление и поддержание обратной связи);
- ориентирующую, на что нужно обращать особое внимание;
- стимулирующую к более эффективной и качественной работе, так как по его итогам могут иметь место поощрение или наказание;
- корректирующую на основе полученных результатов дальнейшую работу.
Основными объектами внутриорганизационного контроля являются: важнейшие характеристики производственного, технического, кадрового потенциала, финансового состояния, промежуточные и конечные результаты выполнения плановых заданий, показатели расходования ресурсов, экономической эффективности, качество, величина запасов, потери, имидж, сохранение коммерческой тайны и пр.
Контроль, без которого в настоящее время не может успешно функционировать ни одна организация, решает в системе управления несколько задач.
Во-первых, позволяет заранее обнаружить во внутренней или внешней среде организации факторы, которые могут оказать существенное влияние на ее деятельность, необходимым образом подготовиться и своевременно на них отреагировать. Он помогает также отследить недостаточно четко выраженные тенденции в развитии организации, их направление и глубину и создавать более обоснованные и надежные планы.
Во-вторых, контроль помогает своевременно выявить неизбежные в работе любой организации нарушения и изъяны, ошибки, промахи и оперативно принять необходимые меры для их устранения.
В-третьих, итоги контроля служат основой оценки результатов деятельности организации, работы персонала за определенный период, эффективности и надежности системы управления.
В-четвертых, контроль позволяет скорректировать текущее положение дел, создать необходимые предпосылки для стимулирования.
Контроль осуществляется в соответствии с определенными принципами. Прежде всего, он должен быть всеохватывающим,то есть держать в поле зрения основные сферы деятельности организации и процессы, протекающие в ней. Речь, разумеется, идет не о тотальности, мелочности, требовании фиксировать любые события — это дорого и практически невозможно. Здесь нужен разумный, научно обоснованный подход, позволяющий вместе с тем получить достаточно полную и объективную картину ситуации.
Такой контроль не под силу одному человеку, или небольшой группе людей. К нему нужно привлекать весь персонал организации или его значительную часть, ибо лучший контроль — это самоконтроль заинтересованных в результатах своего труда исполнителей. Поэтому нужно «отпустить поводья», максимально расширить полномочия людей в процессе выполнения ими своих обязанностей.
Источник