Улучшить свой бизнес процесс

КАК УЛУЧШИТЬ БИЗНЕС ПРОЦЕССЫ КОМПАНИИ:
СИСТЕМНЫЙ ПОДХОД И АВТОМАТИЗАЦИЯ БП –
КЛЮЧ К УСПЕШНОМУ БИЗНЕСУ!

Бизнес процессы (БП) — это систематически повторяющиеся шаги, осуществляемые компанией с целью создания конечного продукта. Это взаимоотношения в коллективе, строящиеся на базе обмена информацией и ее анализе и позволяющие наладить бесперебойное течение производства. Любые сбои в БП могут привести к простою производства и не востребованности оказываемых услуг.

ОСНОВНЫЕ БИЗНЕС ПРОЦЕССЫ В КОМПАНИИ

Общепринята следующая классификация бизнес процессов:

1. ОСНОВНЫЕ

Их главная цель — ориентация на конечный продукт или услугу. Это целевые объекты создания и функционирования организации, направленные на получение прибыли. Так, основным БП для предприятия по производству кормов для животных будет непосредственно производство кормов для животных.

2. СОПУТСТВУЮЩИЕ

Это операции, направленные на оказание услуг или производство товаров, которые занимают сопутствующее положение по отношению к основному производству. Сопутствующие процессы также ориентированы на получение дохода. К примеру, сопутствующей операцией для автотранспортной компании станет ремонт стороннего автопарка на собственной территории.

3. ВСПОМОГАТЕЛЬНЫЕ

Операции, ориентированные на бесперебойное течение основных бизнес процессов. Для любого производства вспомогательной операцией является ремонт оборудования, задействованного в изготовлении конечного продукта.

4. ОБЕСПЕЧИВАЮЩИЕ

Действия, направленные на поддержку остальных бизнес процессов. К ним относятся кадровое, финансовое, техническое обеспечение и прочее.

5. БИЗНЕС ПРОЦЕССЫ УПРАВЛЕНИЯ

Операции, которые охватывают весь комплекс управленческих функций на уровне всех БП. Это планирование и контроль, стратегия и управленческое воздействие.

6. БИЗНЕС ПРОЦЕССЫ РАЗВИТИЯ

Связаны с совершенствованием оказываемых услуг и могут быть представлены, к примеру, техническим перевооружением.

Иногда все эти бизнес процессы объединяют в три группы:

• основные, куда входят и сопутствующие;
• вспомогательные, включающие и обеспечивающие;
• управляющие, содержащие также БП развития.

Данная классификация является весьма условной. У каждой компании существуют свои бизнес процессы, определяющиеся своей значимостью. Если для одной фирмы на первом месте стоит операция взаимодействия с клиентами, то для другой – управления персоналом. Причем каждый из этих процессов является под процессом одной из групп БП.

К примеру, если взять бухгалтерский учет, то подготовка отчетности будет относиться к группе обеспечивающих операций, а ведение первичной документации – к отдельным процедурам основных бизнес процессов.

Все бизнес процессы компании взаимосвязаны и ориентированы на конечный результат, являясь движущей стратегической силой.

С КАКИМИ ПРОБЛЕМАМИ В БИЗНЕС ПРОЦЕССАХ
ЧАЩЕ ВСЕГО СТАЛКИВАЕТСЯ ПРЕДПРИНИМАТЕЛЬ

Для успешной деятельности все БП должны работать по следующим принципам:

1. Если понимать, что деятельность приносит пользу, то она будет более продуктивной.
2. Цель бизнес процессов – наладить деятельность компании.
3. Только та деятельность нацелена на результат, которая ориентирована на выполнение процесса.

Только от руководителя зависит, будут ли его сотрудники работать на результат. А для этого нужно:

1. Определить ответственного сотрудника за определенным бизнес процессом.
2. Облегчить анализ операций установкой специального программного обеспечения.
3. При разработке процессов ориентироваться на вид деятельности компании.
4. Разрабатывая действия, быть кратким и использовать только правдивую информацию.

К сожалению, не каждый руководитель способен грамотно построить БП на предприятии. В итоге он сталкивается со следующими проблемами:

1. В КОМПАНИИ НЕТ ЕДИНОЙ ТЕХНОЛОГИИ ОСУЩЕСТВЛЕНИЯ НЕОБХОДИМЫХ ВИДОВ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ

Руководитель должен не только определить цели, но и организовать сотрудников для ее достижения. Он должен придумать технологию взаимодействия подразделений или поручить эту функцию ответственному специалисту. Единая технология поможет найти ошибки в работе компании и значительно их уменьшить.

2. РУКОВОДИТЕЛЬ НЕ ИМЕЕТ ПРЕДСТАВЛЕНИЯ ОБ ОРГАНИЗАЦИОННОМ ПРОЕКТИРОВАНИИ

Многие бизнесмены живут сегодняшним днем, им важно, чтобы компания приносила прибыль здесь и сейчас. Они совсем не думают о долгосрочном развитии проекта и не задают себе вопрос: как улучшить бизнес. А ведь основная причина многих проблем – отсутствие системного подхода к развитию предпринимательской деятельности.

3. ОТСУТСТВУЕТ ДОЛЖНЫЙ КОНТРОЛЬ ЗА ДЕЯТЕЛЬНОСТЬЮ РАБОТНИКОВ

Даже если БП разработаны и доведены до персонала многие руководители жалуются на отсутствие контроля за деятельностью сотрудников. Он не может, к примеру, проследить, всегда ли операции отражаются в учете, и проводится ли монтаж оборудования с учетом требований документации на него.

4. ОТСУТСТВИЕ ИНФОРМАЦИОННОЙ БАЗЫ

Зачастую руководитель сталкивается с такой проблемой, как отсутствие информационной системы, которая значительно облегчает ручной процесс работы.

ВЫВОД НАПРАШИВАЕТСЯ САМ СОБОЙ: ХОТИТЕ ДЕРЖАТЬ ВСЮ РАБОТУ ПОД КОНТРОЛЕМ? ВЫСТРАИВАЙТЕ БИЗНЕС ПРОЦЕССЫ В САМОМ НАЧАЛЕ СТАНОВЛЕНИЯ. И ТОГДА УСКОРЕНИЕ БИЗНЕСА НЕ ЗАСТАВИТ СЕБЯ ДОЛГО ЖДАТЬ.

МЕТОДЫ УСКОРЕНИЯ И УЛУЧШЕНИЯ
БИЗНЕС ПРОЦЕССОВ В КОМПАНИИ

Даже в небольшой компании с минимальным числом сотрудников необходимо структурировать бизнес процессы. Любая коммерческая деятельность связана с оплатой счетов, учетом расходов, утверждения отпусков и командировок и прочее. Все эти цепочки действий требуют согласования и контроля.

УЛУЧШЕНИЕ БП
ЗА СЧЕТ СОБСТВЕННЫХ СИЛ

Для создания собственной базы бизнес процессов руководитель должен:

• описать их, собрать о них информацию;
• проанализировать полученное, найти проблемные места, определить желаемый итог;
• нарисовать карту бизнес процессов, обозначить взаимосвязи, назначить ответственных сотрудников;
• сформировать алгоритм действий в системе;
• обучить персонал.

Если руководитель понятия не имеет, какие БП ему нужны, начать следует с поиска проблем, повторяющихся на регулярной основе. К примеру, регулярные жалобы поставщиков на задержки с оплатой могут указывать на то, что счета долго находятся на подписи руководителя или бухгалтер не успевает их обрабатывать.

Когда проблема найдена, необходимо описать, как данный процесс должен работать в идеале, устранить огрехи и ознакомить ответственных лиц с принятым решением.

Автоматизация всех бизнес процессов существенно сэкономит как время, так и деньги в дальнейшем.

Улучшение БП собственными силами усложняется тем, что для построения модели компании необходимо выбрать специальную программу. Одной из распространенных методик является интеграция IDEF, объединяющая разные методы проектирования и структурного анализа. Квалифицированная помощь избавит от необходимости в изучении программного продукта и выведет деятельность на новый уровень в кратчайшие сроки.

УЛУЧШЕНИЕ И АВТОМАТИЗАЦИЯ БИЗНЕС ПРОЦЕССОВ
С ПОМОЩЬЮ ПРИВЛЕЧЕНИЯ СТОРОННИХ СПЕЦИАЛИСТОВ

К сожалению, самостоятельно руководитель не всегда может оценить деятельность компании. Особенно если речь идет о крупном производстве. Иногда исправить нужно всего немного, чтобы дело пошло в гору. А чтобы найти огрехи, нужен свежий взгляд. Поэтому помощь в улучшении БП за счет сторонних специалистов порой является лучшим решением.

Работа любой организации – это совокупность связанных между собой бизнес процессов. Одним из эффективнейших методов улучшения предпринимательства является комплексная автоматизация бизнес процессов. Причем за основу можно взять собственные разработки, не лишенные недостатков. Или воспользоваться уже готовой моделью, адаптированной под конкретное предприятие и позволившей в разы увеличить прибыль и сократить затраты.

Привлечение сторонних специалистов к работе по улучшению бизнес процессов позволит:

1. Грамотно распределить ответственность между сотрудниками.
2. Обеспечить целостность информационного потока.
3. Соблюдать все сроки как по оплате, так и поставке.
4. Контролировать деятельность компании за счет системной отчетности.
5. Повысить качество оказываемых услуг за счет исключения человеческого фактора.
6. Уменьшить число ошибок.
7. Повысить производительность труда.
8. Сократить время на выполнение той или иной работы.
9. Выполнять несколько операций в параллельном режиме.

Чтобы компьютеризировать БП, необходимо привлечь специалистов в сфере IT. Не каждая компания может похвастаться компетентными и ответственными в этой области сотрудниками. Поэтому сторонние компании не только предложат уже готовую модель БП, но и внедрят ее в производство.

Автоматизация бизнес процессов с помощью сертифицированных специалистов, реализовавших немало успешных проектов, — отправная точка развития бизнеса.

ЭФФЕКТ ОТ АВТОМАТИЗАЦИИ БИЗНЕС ПРОЦЕССОВ

Результат от компьютеризации БП будет виден практически сразу:

1. В пять раз ускорится процесс согласования проектов и документации внутри компании.
2. Работники начнут работать на 20% продуктивнее, улучшая взаимодействие между подразделениями.
3. Деятельность станет более прозрачной за счет возможности контроля со стороны руководителя за информационными потоками.
4. Сократится число сбоев, авралов и просроченных задач на 50%.
5. Окупаемость от вложений будет очевидна уже через полгода

В ЧЕМ ВЫГОДА ОБРАЩЕНИЯ В НАШУ КОМПАНИЮ

Наши сотрудники оптимизируют многие направления вашей деятельности. Так, мы:

• возьмем на себя деятельность по улучшению управления бизнес процессами;
• полностью автоматизируем делопроизводство, приведя в порядок ваш документооборот;
• внедрим в вашу работу электронный документооборот, который значительно сократит ваши временные и финансовые издержки;
• разработаем систему управления договорами, предложив уже готовые шаблоны для создания разных документов;
• создадим электронный архив документов, который будут содержать всю необходимую документальную базу и позволит за считанные секунды найти нужный документ.

ПОЧЕМУ ОБРАЩЕНИЕ К НАМ –
ЛУЧШЕЕ РЕШЕНИЕ ДЛЯ РАЗВИТИЯ ВАШЕГО БИЗНЕСА

Обратившись в нашу компанию, вы избавитесь от целого ряда проблем, тормозящих вашу деятельность. Так, вы сможете:

1. СНИЗИТЬ ОБЪЕМ РУТИНЫ

Автоматизация бизнес процессов упорядочит все задачи и даст возможность легко их делегировать ответственным сотрудникам. Теперь вам не надо тратить время на решение второстепенных задач, а заняться непосредственно развитием бизнеса.

2. ПОЛУЧИТЬ ДОСТУП КО ВСЕЙ НЕОБХОДИМОЙ ИНФОРМАЦИИ

У себя на рабочем месте вы сможете видеть весь документооборот, используемый в производственной деятельности. Это позволит мгновенно реагировать и принять управленческие решения.

3. ОПТИМИЗИРОВАТЬ РАБОТУ ВСЕХ ПОДРАЗДЕЛЕНИЙ

Единая информационная база позволит каждому подразделению следить за бизнес процессами и включаться в работу по своему функционалу строго в оговоренное время.

4. СФОРМИРОВАТЬ ЕДИНЫЙ АРХИВ ДОКУМЕНТОВ

Централизованное хранилище сократит время на поиск нужного документа и повысит производительность труда.

5. УМЕНЬШИТЬ ЧИСЛО ОШИБОК В РАБОТЕ

Автоматизация БП практически полностью исключает человеческий фактор. А это значительное сокращение ошибок и неточностей при обработке и передаче информации.

6. ОСУЩЕСТВЛЯТЬ ПОЛНЫЙ КОНТРОЛЬ ЗА ДЕЯТЕЛЬНОСТЬЮ СОТРУДНИКОВ

В системе фиксируется время постановки и выполнения каждой задачи. Поэтому вы сможете контролировать, как тот или иной сотрудник выполняет служебные обязанности.

Качественная организация бизнес процессов способна вывести в первые ряды любую компанию. А системный подход к их совершенствованию, основанный на автоматизации БП – ключ к успешному и прибыльному бизнесу!

Источник

Методы, правила и примеры оптимизации бизнес‑процессов

Для того, чтобы оптимизировать бизнес-процессы, необходимо понять, что нужно улучшить: поднять продажи, снизить риски и расходы, повысить эффективность сотрудников и т.д. От этого будут зависеть дальнейшие шаги.

Что такое бизнес-процесс и зачем его описывать

Бизнес-процессом называют стандартный набор действий, который выполняется в компании для получения заданного результата. Алгоритм их совершенствования можно закрепить, а затем совершенствовать, снижая затраты и сокращая время выполнения.

Бизнес-процессы важно описать так, чтобы они действительно выполнялись. Если они не описаны, значит они и не выполняются.

Владельцы компании получают от формализации бизнес-процессов много преимуществ:

• четкое понимание того, как работает компания;
• стандартизацию процессов;
• повышение качества работ и управляемости бизнеса;
• возможность осознанно улучшать деятельность компании;
• уменьшение зависимости бизнеса от человеческого фактора;
• возможность найма более дешевого персонала;
• повышение удовлетворенности клиентов, снижение издержек и рост прибыли.

Для выявления сильных и слабых сторон бизнеса, его возможностей и угроз используется SWOT-анализ. С помощью него мы сможем определить риски и пути их предотвращения. При прогнозе негативных событий необходимо учитывать новые инфекции, стихийные бедствия, которые ранее не наблюдались. К примеру, в этом году всех нас затронул коронавирус. Кризис привел к потере платежеспособности и сложностям с получением финансовых ресурсов. Предприятия, которые заранее оценили риски возникновения непредвиденных обстоятельств, пережили ситуацию легче.

Сейчас компаниям приходится восстанавливаться после длительного простоя и создавать бизнес-модель, устойчивую к кризисным ситуациям. Для этого нужно внедрять новые подходы к работе.

Ошибки при создании бизнес-процессов

При создании бизнес-процессов следует избегать следующих ошибок:

• делать бизнес-процессы слишком сложными и запутанными;
• предусматривать лишние и неэффективные шаги;
• создавать проблемы на стыке людей и процессов,
• сильно вовлекать руководство в процессы;
• осуществлять недостаточный или, наоборот, избыточный контроль — он отрицательно влияет на эффективность процессов;
• оставлять бизнес-процессы только на бумаге.

С неприятным примером неотработанного бизнес-процесса столкнулась недавно моя сестра в санатории. Когда она заселилась, попросила фен. Фен ей так и не принесли. Но когда она уже возвращалась домой, ей позвонили и потребовали вернуть фен. Ответственные работники не отметили, что фен ей не давали и что он числился на предыдущей гостье. Сестре долго по телефону пришлось объяснять, что она ничего не забирала из санатория. Настроение у неё было испорчено из-за того, что процесс выдачи фенов в санатории не был отработан.

Категории бизнес-процессов

Процессы предприятия можно разделить на четыре категории:

Основные — процессы, вследствие которых компания зарабатывает деньги. Например, процесс производства холодильника, розничные продажи.

Вспомогательные. Например, управление финансами, управление персоналом, логистика.

Процессы управления. Например, стратегическое, тактическое и оперативное управление.

При описании процессов бизнеса необходимо определить ключевые параметры бизнеса, первый и последний шаги, цели процесса. Менеджер процесса отвечает за выполнение данной операции. Также нужно будет определить выходы и входы процесса. Процесс не зависит от организационной структуры управления, он может пересекать границы подразделений.

Предположим, фирма разрабатывает проект нефтехимического завода. В нем задействованы разные подразделения — отдел строительства, электротехнический отдел, сантехнический отдел и т.д. Каждый отдел отвечает за свою часть.

Получите конкретный план действий, который увеличит эффективность продаж.

Правила описания процессов

Нужно помнить о том, что при описании бизнес-процессов важно:

• отображать только нормальный ход процесса;
• не мельчить, но и сильно не абстрагироваться, оптимальное количество шагов — 5-12, лучше 7;
• удерживаться на выбранном уровне детализации.

Процессы разбивают на большее количество шагов для того, чтобы подробно описать все действия. Предположим, процессы должны происходить в удаленных филиалах компании. Или процессы выполняются массово и на них набирают людей с минимальным опытом.

Для того, чтобы подробно описать бизнес-процесс конкретного шага, мы его сначала выбираем, затем рисуем блок-схему процесса. Она не обязательно должна вписываться в стандарт, например, можно символически обозначать людей, предметы, оборудование. Затем делаем пошаговую презентацию, описываем процесс таблицей и текстом. Можно также включить фотографии, снять видеоролик.

Точки контроля на каждом этапе

Контроль выполнения бизнес-процессов должен быть выстроен оптимально, чтобы он не мешал работе, но и в то же время не давал упустить ситуацию.

Я часто замечаю, что на предприятиях достаточно много начальников в расчете на одного исполнителя и каждый из них своим избыточным контролем раздражает работников. Но чтобы понять, насколько правильно работники выполняют возложенные на них задачи, контроль тоже нужен. Например, сами работники контролируют друг друга или руководитель подразделения. Здесь важно не допустить перекоса в ту или иную сторону. Главное — понятно описать все процессы.

Примеры оптимизации бизнес-процессов

Кризис — тот момент, когда наступает необходимость в оптимизации бизнес-процессов. Возьмем, к примеру, ресторанный бизнес.

В связи с самоизоляцией заведения не работали несколько месяцев. Когда им разрешили открывать летние веранды, сразу делать спонтанные большие закупки продуктов было нецелесообразно. Поэтому в целях оптимизации бизнес-процессов необходимо было определить минимальный объем запасов по каждой группе товаров. Это хозяйственные товары, продукты питания, алкогольные напитки и т.д.

Затем нужно было составить квартальные планы заказов с ежемесячной корректировкой. Заказы лучше разбить на мелкие партии, чтобы тратить меньше денег на складские запасы. В одном из ресторанов внедрение такой системы привело к высвобождению 10 % денежных средств.

Автоопределение категорий доходов и расходов, виртуальные счета для учета наличных, аналитика по проектам и подразделениям и другие инструменты для бизнеса.

Невыгодные бизнес-процессы можно найти в отчетах. Допустим, в отчете о прибылях и убытках. Сам по себе отчет не покажет, какие процессы на предприятии работают эффективно, а какие нет.

Рассмотрим пример предприятия, производящего станки.

Источник