Туристическая фирма как открыть с ноля

Как открыть турагентство с нуля

Статистика показывает, что в России ежегодно открывается множество новых туристических агентств. Для данного типа бизнеса требуются незначительные вложения при старте дела, и поэтому сфера этих услуг привлекает много новичков.

Однако не все так просто. По данным той же статистики, большая часть открытых турагентств прогорает в течение первых же трех лет, а некоторые закрываются, не проработав и сезона. Так, на рынке остаются лишь самые стойкие туристические фирмы. С какими же факторами связаны падения и взлеты туристического бизнеса, и как предпринимателю избежать негативного исхода?

Именно многообещающее начало и кажущаяся легкость бизнеса может положить начало веренице неудач. Многие предприниматели, понадеявшись на простые стартовые условия, оказываются в затруднительном положении, так как имеют недостаточное представление о туристическом бизнесе в целом. Так, новички иногда даже не имеют адекватного финансового плана, не осведомлены о способах окупаемости и ценовой политике, не представляют, как будут наращивать клиентуру.

А, по факту, туризм – один из самых динамичных видов бизнес-деятельности, а значит, он крайне подвержен влиянию множества факторов, начиная с погодных условий и заканчивая политическими ограничениями. Владелец турагентства обязан быть в курсе последних новостей в странах, с которыми работает, иметь быструю реакцию и многозадачность, а также, в случае необходимости быть способным предложить другой вариант клиенту.

Деятельность турагентства не лицензирована, что, разумеется, значительно упрощает открытие своего предприятия. Однако в период кризиса даже такое облегчение стартовой деятельности может оказаться бесполезным, так как люди предпочитают беречь свои финансы, а не тратить их. В этой статье будут рассматриваться способы и возможности начать свой бизнес даже в «неподходящее» время, и сделать его максимально прибыльным.

Общие сведения о туристическом бизнесе

Если предприниматель принял решение открыть туристическое агентство, то самым естественным первым шагом для него станет сбор и изучение всей доступной информации о туристическом бизнесе. В России правовое регулирование этого вида деятельности производится на основании закона № 132-ФЗ «Об основах туристской деятельности в РФ» от 24.11.1996 г.

Согласно закону, туризм бывает внутренним и международным (въездным и/или выездным). На рынке функционируют 2 вида операторов, предоставляющие туристические услуги: туроператоры и турагенты.

Туроператоры – это юридические лица, самостоятельно работающие с туристическими продуктами (туры), продвигающие и реализующие их. В соответствии с законом они обязаны иметь финансовое обеспечение в виде банковской гарантии или страховки. Все туроператоры внесены в Единый федеральный реестр. Туроператоры, которые организовывают выездные путешествия, должны состоять в соответствующих объединениях. Деятельность туроператора требует немалых затрат: нередко они арендуют самолеты и бронируют целые гостиницы за границей. Но за счет масштабов деятельности они получают существенный доход. Реализацией своих продуктов они занимаются самостоятельно и привлекая турагентов.

Турагенты – это частные предприниматели или юридические лица, которые оказывают посреднические услуги, реализуя продукты, разработанные туроператорами. Турагенты получают доход от комиссионных. Отношения между туроператорами и турагентами оформляются посредством договоров. В договорах указываются условия сотрудничества и размер вознаграждения (5-15% от стоимости проданного тура). В целом, в обязанности турагента входит:

• информирование и консультация клиентов о туристических продуктах;
• подбор наиболее приемлемых туров по желанию клиента;
• подготовка и выдача клиентам туристических документов (билеты, визы, страховка, медицинская страховка, памятка о стране проживания и об деталях маршрута и другие);
• гарантия бронирования всех услуг (гостиничных номеров, экскурсий и пр.).

Турагенты делятся на тех, которые занимаются внутренними турами, и тех, кто специализируется на международных. Внутри страны в основном предлагают оригинальные тематические туры на различные темы, например, посещение крупных церквей России за неделю или различные модные экологические туры. Подобным способом можно принимать и иностранных туристов. При организации международных туров ориентируются в основном на популярный недорогой пляжный отдых или на дорогие элитные туры.

Под туристическим продуктом согласно закону понимается комплекс, состоящий из нескольких услуг, продаваемых конечному пользователю за общую цену. Туристический бизнес гораздо шире, чем отдельно взятое туристическое агентство. Турагентство является составной частью инфраструктуры всей туристической бизнес-деятельности, в которую входят отели, организация перевозок и экскурсий, выстраивание туристических маршрутов и так далее. Можно выделить два направления туристического бизнеса:

1. Агентство организует отдых и путешествия клиентов в другом месте. Для этого оно организует сбор необходимых документов, осуществляет доставку на место и оговаривает с принимающей стороной варианты обслуживания туристов. Эта схема используется практически на всей территории РФ.

Организация этого направления туристического бизнеса гораздо легче и проще, так как не требует создания туристической инфраструктуры, наличия отелей, значительных усилий для поддержания достопримечательностей в презентационном виде, обеспечения безопасности туристов и т.д.

1. Агентство принимает туристов из других городов и стран. Подобная схема используется в туристическом бизнесе известных стран-курортов, таких как Египет, Испания, Греция и так далее. В этих странах создана вся необходимая туристическая инфраструктура.

С чего начать

1. Определить направления деятельности и рыночную нишу.

Перед началом создания своего туристического агентства предпринимателю необходимо ответить себе на множество вопросов. Чем больше их будет, тем лучше предприниматель будет представлять себе объем работ, трудности и последовательность шагов, которые ему необходимо будет сделать. Прежде всего, необходимо определить направление деятельности и нишу рынка, в которой будет работать агентство, а именно определиться со следующими вопросами:

• будет ли агентство работать только по самым популярным направлениям или же будет предоставлять туры практически во все страны;
• будет ли специализация на пляжном или горнолыжном отдыхе;
• какие клиенты будут обслуживаться (только физические лица, только корпоративные клиенты, комплексное обслуживание всего спектра клиентов);
• с какими туроператорами планируется сотрудничество;
• какие сегменты рынка еще не охвачены другими агентствами в полной мере (где ещё есть неудовлетворённый спрос).

Важно понимать, что открывая туристическое агентство, необходимо концентрироваться на одном или нескольких направлениях, но не нужно пытаться охватить все сразу. Сосредоточение усилий должно происходить на направлениях, которые изучил предприниматель, и в которых есть связи или партнеры. В качестве примера однонаправленной работы можно рассмотреть вопрос с организацией туров исключительно в Европу, или концентрацию на работе с корпоративными поездками за рубеж. В дальнейшем, развивая и расширяя бизнес, можно прирастать новыми направлениями и входить в другие рыночные ниши. Важно провести анализ конкурентной среды, то есть, агентств, которые работают в городе: направления (страны), услуги, условия, клиенты, цены. Так же необходимо будет определить перечень популярных специализированных на туристической тематике сайтов и постоянно держать их поле внимания.

Как открыть туристическое агентство

Создание независимого агентства.

Начать деятельность под названием сети турагентств.

Приобретение франшизы.

Формы создания туристического агентства

Турагентство на дому.

Онлайн‑турагентство.

Классическое турагенство.

Регистрация туристического агентства

Наиболее распространенной формой регистрации юридического лица является ООО.

Для открытия ООО или ИП предпринимателю необходимо предоставить пакет документов в налоговые органы по месту предполагаемого нахождения бизнеса, подробнее об этом вы можете прочитать в статьях «Как открыть ООО — пошаговая инструкция», «Как открыть ИП — пошаговая инструкция», «Что выгоднее — ООО или ИП».

При регистрации необходимо внести уставной капитал. Нужно учитывать, что если юридическое лицо не внесено в реестр малых предприятий, то минимальный уставной капитал, который необходимо внести, составляет один миллион рублей. При регистрации вида деятельности необходимо указать коды статистики в зависимости от вида услуг, которые турагентство будет предоставлять:

• код 63.30.1 «Организация комплексного туристического обслуживания»;
• код 63.30.2 «Обеспечение экскурсионными билетами, обеспечение проживания, обеспечение транспортными средствами»;
• код 63.30.3 «Предоставление туристических информационных услуг»;
• код 63.30.4 «Предоставление туристических экскурсионных услуг».

Если турагенство планирует предоставлять весь комплекс услуг, то нужно указать общий код ОКВЭД 63.30 «Деятельность туристических агентств». После государственной регистрации субъекта хозяйственной деятельности необходимо:

• стать на учет в налоговых органах ИМНС, получить свидетельство о регистрации и о присвоении ИНН (система налогообложения для юридических лиц используется только общая);
• необходимо провести согласования с СЭС и Государственной противопожарной службой;
• необходимо зарегистрироваться во внебюджетных фондах: пенсионном, медицинском, фонде социального страхования;
• открыть расчетный счет предприятия и изготовить печать;
• пройти регистрацию кассовых аппаратов и получите соответствующую карту регистрации.

Месторасположение и помещение

Месторасположение

Предпочтительнее располагать турагенство на первом этаже жилого или административного здания на магистральных улицах, возле рынков, популярных место отдыха, недалеко от крупных транспортных развязок.

Достоинства такого размещения:

значительный проходящий поток людей или большое количество посетителей;

возможность размещения на фасаде здания яркой вывески.

высокая цена аренды;

трудности поиска помещения с отдельным входом.

Достоинства такого размещения:

большой поток посетителей;

возможность найти оптимальную площадь;

легкая доступность, так как ТЦ строятся рядом с транспортной инфраструктурой.

высокая стоимость аренды;

сложность поиска свободных площадей в популярном ТЦ.

возможность найти оптимальную площадь с недавно сделанным ремонтом;

это создаст положительный деловой имидж турагенства;

возможность обслуживать помимо клиентов, привлеченных рекламой, еще и сотрудников бизнес-центра.

отсутствие возможности размещения вывески у входа и на фасаде;

наличие пропускной системы в бизнес-центр.

Достоинства такого размещения:

значительное количество жителей, а следовательно потенциальных клиентов;

низкая арендная плата;

Но при размещении турагентства в спальном районе необходимо четко работать на целевую аудиторию (жителей района), подбирая популярные и недорогие направления. При всех вариантах размещения необходимо учитывать наличие и количество конкурентов. Чем их меньше, тем вам лучше. Но существует мнение, что наоборот, нужно размещать турагентство рядом с другими, так как посетители любят выбирать и с радостью посетят все ближайшие агентства, чтобы остановить свой выбор на оптимальном туре по лучшей цене, т.е. зайдя к конкурентам, они также зайдут и к вам.

Помещение

Каких-либо специальных требований для помещения агентства нет. Для открытия агентства необходимо помещение площадью от 20 кв. м. (из расчета, что на каждого менеджера должно быть от 8 кв. м. площади). Планировка и зонирование помещения крайне важны, их основной целью будет комфорт посетителей и удобство менеджеров. Необходимо учитывать, что часто посетители приходят выбирать туры не по одному, а семьями. Поэтому, в агентстве необходимо предусмотреть место и мебель для размещения 3-4 посетителей на довольно длительный срок (диван, банкетки или кресла). Так как посетители вдумчиво и длительно рассматривают предлагаемые варианты отдыха, то интерьер и обстановка агентства должны создавать атмосферу спокойствия и доверительного общения. Интерьер можно стилизовать под страну или страны, которые являются приоритетными направлениями для агентства. Для этого необходимо будет в интерьер добавить туристической атрибутики из этих стран – сувениров и плакатов. Нужно четко понимать момент, что интерьер должен соответствовать основному базовому клиенту. Если турагентство предлагает элитный отдых, то интерьер должен быть солидными и дорогим, иначе клиент просто по статусу не пойдет в бедно отделанное агентство. В то же время, дорогой интерьер может отпугнуть клиентов со средним достатком. Еще один момент: независимо от того, как вы позиционируете агентство, все наличные дипломы и сертификаты должны быть выставлены или вывешены на обозрение.

Оборудование

Какого-либо специфического или специализированного оборудования для организации работы турагенства не требуется. Все оборудование стандартное и легко приобретается у поставщиков оргтехники и мебели.

Для организации работы агентства необходимо:

Для работы достаточно монохромного лазерного принтера. Если менеджеров несколько, то принтер имеет смысл сделать сетевым с одновременным доступом со всех рабочих мест. Важно, что бы в этом случае к принтеру был обеспечен удобный доступ. Лучшим вариантом для работы будет многофункциональное устройство (МФУ), которое включает в себя принтер, ксерокс и сканер. Для печатания рекламных материалов можно установить цветной принтер с системой непрерывной подачи чернил (для экономии на картриджах). Мониторы должны быть качественными и большими (сотрудники за мониторами будут проводить весь рабочий день). Важный нюанс: располагать мониторы необходимо так, чтобы клиент не видел текущую рабочую среду менеджера (например, агентские комиссии), но в то же время менеджеру было удобно развернуть монитор для показа фотографий страны или отеля.

1. Столы и стулья для менеджеров, стулья для клиентов.

Основные критерии для мебели – удобство для работы, надежность, долговечность и стильность (общий стиль агентства).

1. Шкафы для документов.
2. Шкаф для одежды работников и вешалка для одежды клиентов.
3. В офисе непременно должен быть сейф (даже если агентство не работает с наличными, он все равно нужен для хранения бланков турпутевок, документов клиентов для оформления виз и т.д.).
4. Для работы с наличными деньгами будет необходим кассовый аппарат.

Очень важным элементом успешной работы турагентства является бесперебойная связь (несколько линий связи или номера нескольких операторов связи для резерва) и надежный интернет (обеспечивается наличием выделенной линии). Программное обеспечение будет состоять из стандартных офисных пакетов и специализированных программ для турагенств (позволяют вести учет клиентов с их данными). Так же менеджерам необходимо будет постоянно работать со специализированными туристическими поисковыми системами.

Персонал

Каких-то специальных требований к персоналу турагентства нет. В начале работы агентства количество требуемых работников минимально. Многое в этом вопросе зависит от тех функций и объема работ, которые на себя возьмет предприниматель. На начальном этапе он может совмещать функции администратора и менеджера по обслуживанию клиентов. Для того, что бы деятельность фирмы не остановилась в периоды отпусков, больничных или ознакомительных туров, необходимо на работу взять как минимум еще одного менеджера. Так же наличие двух работников позволит выстроить работу в вечерние часы и в выходные, наплыв клиентов в это время максимальный. В настоящее время многие учебные заведения выпускают специалистов по профилю «туристический бизнес». Поэтому, искать персонал можно и с профильным образованием, но всегда нужно помнить, что учеба и практика иногда очень разные вещи. И гораздо лучше для дела взять на работу менеджера без образования, но с большим опытом работы (естественно, необходимо уточнить отзывы о его работе на предыдущих местах трудоустройства) и даже со своей клиентской базой. Сотрудники с профильным образованием, но без опыта подойдут предпринимателю, который сам давно работает в этой отрасли и имеет опыт и представление о том, каких сотрудников он хочет получить. Тогда он под свои требования из новичков сформирует коллектив агентства. Так же следует учитывать, что в месяц один сотрудник может работать с сотней клиентов.

Предпочтительные качества сотрудников:

• стремление к обучению (все время будут появляться новые туры, новые страны);
• знать досконально все предлагаемые в агентстве турпродукты (профессионализм);
• умение общаться и преподносить информацию клиенту так, чтобы он не только купил тур, но и порекомендовал агентство своим знакомым (хотя очень многое в этом вопросе будет зависеть от впечатлений клиента от тура);
• способность качественно, доброжелательно и компетентно общаться с разными людьми в течение всего дня (выносливость в общении);
• умение найти индивидуальный подход к клиенту;
• владение иностранными языками.

Для повышения квалификации менеджеров постоянно необходимо проводить или участвовать в тематических семинарах и тренингах. Очень хороший способ поднять квалификацию менеджера – отправить его в ознакомительный тур по маршруту, который он реализует клиентам. Таким способом можно еще и стимулировать сотрудника, при этом он четко будет знать реальную информацию о туре. Затраты на персонал в турагенствах можно примерно определить следующей формулой, которая пришла из практики: затраты на персонал примерно равны затратам на офис. Система оплаты, которая в основном применяется в турагенствах – это оклад и процент от продаж (1-3%). Так же сотрудников стимулируют возможностью провести отпуск, взяв тур по льготным ценам, или пройти обучение за счет компании. Ведение бухгалтерского учета агентства передают бухгалтеру – совместителю (работает по часам) или аутсорсинговой компании. Так же необходимо для обслуживания офисной техники принять системного администратора. В начале ему будет необходимо настроить сеть и ПО, затем 1 – 2 раза в месяц проводить техническое обслуживание техники. Форма оплаты – фиксированная сумма за месяц обслуживания или за посещение по вызову.

Услуги

Основная услуга турфирм – продажа туров.

Для того, что бы успешно осуществлять продажу необходимо:

• постоянно изучать и анализировать рынок и спрос;
• быть к чутким к изменению внешних условий и модным трендам в сфере туризма;
• постоянно искать новые, интересные, перспективные направления.

Интересными направлениями являются страны СНГ, экзотические страны, такие как Южная Корея, Шри-Ланка, Вьетнам. В настоящее время, в силу известных причин, серьезное развитие получает внутренний туризм, потенциал которого просто огромен. В некоторых регионах России уже сформирована конкурентная туристическая инфраструктура. Это Санкт-Петербург, Золотое кольцо, черноморское побережье, а также российская экзотика, которая активно развивает туризм. Это Байкал, Камчатка, горный Алтай, Кольский полуостров, Хакасия, Карелия, горнолыжные курорты в предгориях Кавказа. Наряду со стандартными и привычными турами пляжного отдыха необходимо организовывать нестандартные туры. Как пример, активный отдых, совмещающий хобби и путешествия: рыболовные туры, йога-туры, фото-туры, эко-туры, джипинг, трекинг, агро-туризм и др.

Помимо стандартных услуг по продаже путевок, бронирования билетов и мест в гостинице, организации экскурсий, турагентства могут предоставлять и различные дополнительные услуги:

• поиск «горящих» туров;
• помощь в оформлении загранпаспортов и виз;
• организацию доставки клиентов в аэропорт;
• специальные требования клиентов (аренда лимузинов, доставка тренажеров в номер и т.д.);
• предоставление услуг по управлению затратами (помощь клиентам в контроле над расходами).

Реклама и продвижение

Для работы турагентства очень большое значение имеет реклама. Рекламную кампанию агентства в той или иной форме необходимо будет проводить постоянно (одноразовая реклама неэффективна).

Традиционные способы рекламы:

• яркая заметная вывеска (при большом потоке проходящих людей дает до 25% клиентской базы) и выносные штендеры;
• реклама в печатных изданиях (местные газеты, журналы);
• реклама на телевидении (из-за стоимости подобный способ используют в основном крупные игроки рынка) и на радио;
• реклама в интернете (сайт турагентства, реклама в соцсетях и на региональных форумах эффективна в небольших городах);
• раздача листовок, буклетов в местах большого скопления людей (рынки, входы в метро, перед супермаркетами);
• размещение рекламных листовок на информационных стендах, на подъездах и в лифтах близлежащих домов.

• обычный сайт-визитка (описание услуг, контактные реквизиты, выполняет представительскую функцию);
• сайт, помимо информации, представляющий возможность поиска туров;
• онлайн-магазин туров.

Также можно использовать партнерскую рекламу. Для этого, например, необходимо договориться с владельцами нескольких кафе или магазинов, что бы они вместе со счетом или чеком выдавали клиенту буклет, листовку с акцией или карту со скидкой от турагентства. А турагентство в свою очередь, если клиент покупает тур, в качестве бонуса оплачивает скидку для него в кафе или в магазине. В рекламе необходимо акцентироваться на удобстве, выгоде и надежности обращения в турагентство в сравнении с самостоятельной поездкой за границу. И всегда нужно помнить, что самое главное преимущество небольшого турагентства перед сетевыми в борьбе за клиента, это не низкие цены, а индивидуальный подход и качество обслуживания.

Полезная информация

• Основной доход турагентств – это комиссия за проданные туры от туроператоров. Большую комиссию неизвестной фирме международные операторы платить не будут, поэтому придется приложить массу усилий для формирования положительного имиджа и безупречной истории взаимоотношений.
• При любых вариантах предложений на рынке все равно существует спад в октябре и с января по февраль (и объем туров на горнолыжные курорты объем туров пляжного отдыха не компенсирует).

Наибольший пик продаж обычно приходится но майские праздники (приобретение со второй половины апреля), на июль-сентябрь и на новогодние туры (приобретение с конца ноября по декабрь).

• Минимальная комиссия начинается с 10% — 15%, а у известных турагентств, которые обеспечивают большой объем продаж она достигает 18% — 20%.

Дополнительную прибыль обеспечивают консультации и продажа авиабилетов.

• Практика доказывает, что надеяться на свой круг знакомых, которые в принципе могут стать вашими потенциальными заказчиками, на самом деле не стоит. По статистике близкие люди – это потребители «второй волны» и становятся заказчиками они в последнюю очередь, когда ваш бизнес окрепнет, и о нём будет только безупречная информация.
• В соответствии с законом, турагентство может помимо продажи «пакетных» туров туроператоров еще оказывать туристам дополнительные услуги за отдельную плату.

К подобным услугам может относиться заказ авиа- и железнодорожных билетов, продажа билетов на культурные мероприятия, бронирование номеров в отелях и т.п. Однако это уже комплексный туристический продукт, для организации которого нужно быть туроператором (включенным в реестр, с финансовыми гарантиями и т.д.). Турагентства часто избегают подобных границ, заключая договор с клиентом на каждый пункт услуги отдельно. Как вариант, предприниматель может получить комиссию от автотранспортного предприятия, которое заключает договор на организацию поездки. Однако если будет подан судебный иск, подобная схема не послужит оправданием. Эти риски необходимо учитывать.

1. Текущие расходы агентства складываются из затрат на:

• аренду офиса;
• фонд заработной платы персонала;
• рекламу;
• связь.

Доходы напрямую зависят от количества реализованных путевок. Для начинающего предприятия удачными можно считать продажу пятидесяти туров за один месяц летом и около двадцати зимой. Самое сложное – это пережить «мертвый» сезон (январь-февраль) в первые двенадцать месяцев, а также отправить примерно полтысячи клиентов за рубеж. Когда турагентство достаточно хорошо переживет первые 12 месяцев работы, то на следующих этапах количество посетителей и будущих клиентов будет постоянно расти. А когда турагентство окрепнет, тогда можно попытаться стать туроператором. Для этого необходимо:

• приобрести полис страхования ответственности на 5 миллионов. р.;
• войти в Единый федеральный реестр туроператоров.

Тогда фирма сможет сама формировать туры и выставлять собственный прайс.

1. Окупаемость зависит от многих факторов и разброс очень индивидуален и составляет от полугода до двух лет.
2. Преодоление магической цифры продаж в 500 туров в год, как считает большинство владельцев туристических фирм, позволит турагентству уверенно занять свою нишу в туристическом бизнесе.
3. Проблемы, с которыми сталкиваются владельцы турагентств.
4. Сезонный характер бизнеса.
5. Борьба за клиента, а значит скидки на грани демпинга.

Часто в межсезонье приходится «по рынку» устанавливать скидки в 5-8%, которые почти полностью «съедают» небольшое комиссионное вознаграждение. Банкротства туроператоров ставят турагентства в тяжелое положение, так как именно им обычно предъявляют претензии разочарованные клиенты. Да и после поездки клиент, который чем-то неудовлетворен обычно идет в турагентство, несмотря на то, что от него не зависит качество продукта.

Источник