Свое транспортное средство использовать для предприятия

Об актуальных изменениях в КС узнаете, став участником программы, разработанной совместно с АО «Сбербанк-АСТ». Слушателям, успешно освоившим программу выдаются удостоверения установленного образца.

Программа разработана совместно с АО «Сбербанк-АСТ». Слушателям, успешно освоившим программу, выдаются удостоверения установленного образца.

Обязана ли организация, использующая легковые автомобили исключительно для перевозки своих сотрудников (менеджеров компании и т.п.) и небольших грузов для собственных нужд, соблюдать все требования, установленные ст. 20 Федерального закона от 10.12.1995 N 196-ФЗ «О безопасности дорожного движения»?

Правовой анализ ст. 20 Федерального закона от 10.12.1995 N 196-ФЗ «О безопасности дорожного движения» (далее — Закон N 196-ФЗ) показывает, что установленные ее нормами требования предъявляются к трем категориям субъектов: юридическим лицам и индивидуальным предпринимателям (далее — ИП), эксплуатирующим транспортные средства (п. 1); юридическим лицам и индивидуальным предпринимателям, осуществляющим коммерческие перевозки (то есть перевозки пассажиров на основании договора перевозки или договора фрахтования и (или) грузов на основании договора перевозки), а также перевозки для собственных нужд автобусами и грузовыми автомобилями (п. 2); физическим лицам, осуществляющим эксплуатацию грузовых автомобилей, разрешенная максимальная масса которых превышает 3500 кг, и автобусов (п. 3).
Принимая во внимание, что в рассматриваемом случае владельцем автомобилей является указанное в вопросе юридическое лицо, к нему, безусловно, не применяются требования, установленные п. 3 ст. 20 Закона N 196-ФЗ для граждан. Также, учитывая, что перевозка пассажиров и грузов в организации осуществляется легковыми автомобилями и производится только для собственных нужд этой организации, на нее не распространяются и требования, установленные п. 2 ст. 20 Закона N 196-ФЗ. Однако п. 1 данной статьи не содержит каких-либо ограничений по применению ее положений в зависимости от вида деятельности организации или ИП либо целей использования автомобиля. Отсюда можно сделать вывод, что такие требования распространяются на любые организации и ИП, использующие в своей деятельности транспортные средства. Данный вывод подкрепляется и конструкцией п. 2 ст. 20 Закона N 196-ФЗ, которая показывает, что устанавливаемые ею для коммерческих перевозчиков и лиц, эксплуатирующих автобусы и грузовые автомобили, обязанности являются дополнительными по отношению к обязанностям любых других юридических лиц и ИП, предусмотренным п. 1 этой же статьи.
Вместе с тем необходимо помнить, что ряд положений п. 1 ст. 20 Закона N 196-ФЗ подразумевает их применение только при наличии определенных условий. Так, например, обязанность оснащать транспортное средство тахографами возникает у юридического лица лишь в том случае, если это транспортное средство относится к категориям и видам, предусмотренным перечнем, утвержденным приказом Минтранса РФ от 13.02.2013 N 36.
Также не во всех случаях применимы положения абзаца третьего п. 1 ст. 20 Закона N 196-ФЗ о запрете на допуск к управлению транспортными средствами работников на основании иностранных национальных или международных водительских удостоверений, так как из буквального толкования данной нормы, а также п. 13 ст. 25 Закона N 196-ФЗ следует, что такой запрет действует лишь тогда, когда трудовая деятельность указанных работников непосредственно связана с управлением транспортными средствами.
Отметим, правда, что законодательство не содержит четкого указания относительно того, какая конкретно трудовая деятельность в контексте приведенных норм Закона N 196-ФЗ рассматривается как непосредственно связанная с управлением транспортными средствами. На наш взгляд, к ней, безусловно, должна относиться деятельность по должностям и профессиям, поименованным в Перечне, утвержденном постановлением Правительства РФ от 19.01.2008 N 16 (далее — Перечень N 16). Однако в правоприменительной практике выражена позиция, согласно которой к такой деятельности может относиться и деятельность работников других профессий и должностей (в том числе и менеджеров), если содержание их трудовых обязанностей предполагает управление ими транспортными средствами*(1). И, напротив, при отсутствии таких обязанностей нарушения п. 13 ст. 25 Закона N 196-ФЗ суды не усматривают*(2).
Сходную позицию занимают правоприменители и в отношении предусмотренной абзацем шестым п. 1 ст. 20 Закона N 196-ФЗ обязанности организаций, эксплуатирующих транспортные средства, проводить обязательные медицинские осмотры. Дело в том, что в силу прямого указания части третьей ст. 213 ТК РФ случаи обязательного проведения медицинских осмотров тех или иных работников должны быть установлены федеральными законами. В свою очередь, в соответствии с п. 3 ст. 23 Закона N 196-ФЗ обязательные предрейсовые медицинские осмотры проводятся в течение всего времени работы лица в качестве водителя транспортного средства (за исключением водителей, управляющих транспортными средствами, выезжающими по вызову экстренных оперативных служб), под которым согласно ст. 2 Закона N 196-ФЗ понимается любое лицо, управляющее транспортным средством. Поэтому все юридические лица и ИП, эксплуатирующие принадлежащие им транспортные средства, обязаны организовывать проведение предрейсовых медицинских осмотров лиц, управляющих принадлежащим фирме автомобилем в служебных целях, вне зависимости от их должности*(3).
Проведение послерейсовых медицинских осмотров требуется только для работников, в силу своих должностных обязанностей осуществляющих перевозку пассажиров или опасных грузов (п. 3 ст. 23 Закона N 196-ФЗ). Однако, принимая во внимание, что в законодательстве понятие «пассажир» используется как в гражданско-правовом смысле (лицо, заключившее договор перевозки), так и в административном смысле (любое лицо, находящееся в транспортном средстве, помимо водителя)*(4), то в правоприменительной практике нет единой позиции относительно того, должны ли водители, перевозящие исключительно сотрудников организации, также проходить послерейсовый медицинский осмотр, в связи с чем окончательно исключить предъявление к организации претензий по этому основанию нельзя*(5).
Более определенно выглядит ситуация с требованием соблюдать режим труда и отдыха водителей, предъявляемым абзацем четвертым п. 1 ст. 20 Закона N 196-ФЗ. Это связано с тем, что по смыслу части первой и части второй ст. 329 ТК РФ особенности режима труда и отдыха для лиц, занятых управлением транспортными средствами, устанавливаются лишь для тех профессий и должностей, которые перечислены в вышеназванном Перечне N 16. А в нем, в свою очередь, упоминаются только те профессии и должности, для которых управление транспортными средствами является, по сути, основным содержанием их трудовой деятельности. Следовательно, нормы Положения об особенностях режима рабочего времени и времени отдыха водителей автомобилей, утвержденного приказом Минтранса РФ от 20.08.2004 N 15, распространяются в рассматриваемом случае только на работников, занимающих должность водителей.
Что же касается исполнения организацией остальных обязанностей, установленных п. 1 ст. 20 Закона N 196-ФЗ, то каких-либо исключений в случае, описанном в вопросе, мы не усматриваем. Более того, необходимость исполнения данных обязанностей подтверждается и другими нормативными актами. В частности, обязанность владельца транспортного средства страховать свою ответственность установлена п. 1 ст. 4 Федерального закона от 25.04.2002 N 40-ФЗ «Об обязательном страховании гражданской ответственности владельцев транспортных средств», обязанность проводить технический осмотр — ст. 17 Закона N 196-ФЗ и ст. 15 Федерального закона от 01.07.2011 N 170-ФЗ «О техническом осмотре транспортных средств и о внесении изменений в отдельные законодательные акты Российской Федерации», обязанность обеспечивать соответствие технического состояния транспортного средства требованиям законодательства — п. 4 ст. 18 Закона N 196-ФЗ.

Ответ подготовил:
Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ
кандидат юридических наук Широков Сергей

Ответ прошел контроль качества

28 марта 2019 г.

————————————————————————
*(1) Смотрите, например, апелляционное определение СК по административным делам Нижегородского областного суда от 15.11.2017 по делу N 33а-13431/2017, ответ Роструда.
*(2) Смотрите, например, решение Калужского областного суда от 14.06.2018 по делу N 21-313/2018.
*(3) Отметим, что если фактически работник выполняет функции по управлению транспортным средством, то отсутствие в трудовом договоре прямого упоминания об обязанности управлять транспортным средством, принадлежащим работодателю, не освобождает последнего от необходимости проводить предрейсовые осмотры (смотрите постановление ВС РФ от 19.12.2016 N 18-АД16-173). Если же в трудовую функцию работника не включено управление принадлежащим организации автомобилем, то в такой ситуации организация не обязана обеспечивать прохождение им предрейсовых осмотров (вопрос-ответ 1, вопрос-ответ 2 с информационного портала Роструда «Онлайнинспекция.РФ»). Однако если автомобиль будет регулярно использоваться работником для поездок при исполнении должностных обязанностей, на наш взгляд, велика вероятность того, что контролирующие органы и (или) суд могут признать, что работник исполняет функции водителя, и привлечь работодателя к административной ответственности по ч. 3 ст. 5.27.1 и ч. 2 ст. 12.31.1 КоАП РФ (смотрите, например, решение Октябрьского районного суда г. Саратова Саратовской области от 22.12.2016 по делу N 12-309/2016, решение Московского районного суда г. Чебоксары Чувашской Республики — Чувашии от 25.02.2016 по делу N 12-351/2016).
*(4) Смотрите ст.ст. 784-785 ГК РФ, п.п. 4, 12, 13 ст. 2 Федерального закона от 08.11.2007 N 259-ФЗ «Устав автомобильного транспорта и городского наземного электрического транспорта», п. 1.2 Правил дорожного движения Российской Федерации, утвержденных постановлением Совета Министров — Правительства РФ от 23.10.1993 N 1090.
*(5) О необходимости проведения послерейсового медицинского осмотра в отношении работников, осуществляющих перевозку других работников организации, деятельность которой не связана с оказанием услуг по перевозке пассажиров и грузов, рекомендуем ознакомиться с ответом службы Правового консалтинга компании «Гарант» на вопрос: «У казенного учреждения есть несколько автомобилей и водителей. Организация не является транспортной компанией. Водители осуществляют перевозку работников для собственных нужд учреждения. Нужно ли проводить послерейсовый медицинский осмотр водителей?».

Источник

Как использовать автомобиль сотрудника в служебных целях

Очень часто организация не имеет собственного транспорта, но остро в нем нуждается. В этом случае организация видит как одним из выхода из ситуации использование транспортных средств сотрудников.

Какие возможно оформить договоры, и как учесть выплаты в пользу сотрудников в расходах компании рассмотрим в данной статье. Уточним сразу, что плательщиками транспортного налога согласно положениям ст. 357 НК РФ признаются собственники транспортного средства, соответственно налог уплачивает непосредственно сотрудник — арендодатель. при любом оформлении использования личного транспортного средства в служебных целях.

В случае использования личного автомобиля в служебных целях законодательство предусматривает возможность заключить с сотрудником договор аренды с экипажем, договор аренды без экипажа или заключить соглашение о компенсации за использование автотранспорта.

Рассмотрим эти три способа.

Договор аренды с экипажем (ст. 632 ГК РФ)

При аренде автомобиля с экипажем расходы на ремонт автомобиля, как и обязательства по страхованию транспортного средства несет арендодатель. Однако расходы, связанные с эксплуатацией транспортного средства, например приобретение ГСМ, оплачивает арендатор, т.е. организация.

С суммы арендной платы необходимо исчислить НДФЛ, а вот страховыми взносами данная выплата не облагается на основании п. 4 ст. 420 НК РФ. Взносы на страхование от несчастных случаев организация может уплачивать, но только в том случае, если такая обязанность будет четко закреплена условиями договора аренды.

Договор аренды без экипажа (ст. 642 ГК РФ)

При аренде автомобиля без экипажа расходы на содержание автомобиля несет организация-арендатор.

С суммы арендной платы необходимо исчислить НДФЛ, страховыми взносами данные выплаты не облагаются.

При любой форме заключаемого договора необходимо указать в договоре данные из свидетельства о регистрации транспортного средства, а именно: марку автомобиля, год его выпуска, цвет, номер кузова, номер двигателя, гос. номер автомобиля, номер и серию свидетельства о регистрации транспортного средства. Также в договоре необходимо установить срок аренды, сумму и порядок оплаты арендной платы.

Бухгалтерия организации-арендатора должна будет отразить получение в аренду автомобиля на основании акта о приеме — передаче транспортного средства, отразив эту операцию на забалансовых счетах.

Дебет 001 — принят на забалансовый учет автомобиль, полученный по договору аренды.

При начислении сумм арендной платы за пользование автомобилем у сотрудника в бухгалтерском учете необходимо сделать следующие проводки:

Дебет 20, 26, 44 . Кредит 73 — начислена плата за аренду транспорта у сотрудника.

Дебет 20, 26, 44 . Кредит 69 — начислены страховые взносы за услуги по управлению и технической эксплуатации автотранспорта.

Дебет 73 Кредит 68 — удержан НДФЛ.

Операции по предоставлению личного транспорта в аренду НДС не облагаются в силу положений статьи 143 НК РФ.
Если компания-арендатор применяет общую систему налогообложения, то при расчете налога на прибыль, расходы, связанные с арендой можно учесть в составе расходов в сумме фактических затрат.
Если компания-арендатор применяет упрощенную систему налогообложения с объектом налогообложения «Доходы, уменьшенные на величину расходов», то учесть в составе расходов, уменьшающих налогооблагаемую базу согласно положениям ст. 346.16 НК РФ можно суммы арендной платы, затраты на ГСМ и другие расходы, связанные на содержание транспорта.
Если же компания-арендатор применяет упрощенную систему налогообложения с объектом налогообложения «Доходы», то учесть расходы на арендные и иные платежи, связанные с содержанием и эксплуатацией автотранспорта компания не сможет в целях налогообложения.

Однако необходимо иметь в виду, что при любой системе налогообложения фактические расходы согласно действующего законодательства должны быть обоснованы и документально подтверждены, а при УСН еще и оплачены. Специалисты Минфина РФ еще раз указали на обязательность документального подтверждения расходов в своем письме от 25.03.2019 г. № 03-03-06/1/20067.

Соглашение о компенсации (ст. 188 ТК РФ)

Размер компенсации за использование личного автомобиля в служебных целях трудовым законодательством не предусмотрен, соответственно методику расчета компенсации организация устанавливает самостоятельно, либо установив фиксированную твердую цену ежемесячной оплаты, либо ежемесячно производя расчет компенсации в зависимости от интенсивности использования автомобиля.

Основанием для выплаты компенсации при использовании личного автотранспорта является приказ руководителя компании о выплате компенсации, предусматривающий размер такой компенсации.

Учет расходов в целях налогообложения для компании

Согласно п. 1 данного Постановления нормы расходов организаций на выплату компенсации за использование для служебных поездок личных легковых автомобилей и мотоциклов в целях налогообложения установлены в пределах 1200 руб. для легковых автомобилей с объемом двигателя до 2000 куб. см. включительно и 1500 руб. для легковых автомобилей с объемом двигателей свыше 2000 куб. см.

Компаниям на УСН также необходимо обратить внимание на то, что учесть в расходах, уменьшающих налогооблагаемую базу, можно только компенсацию за использование в служебных целях легковых автомобилей и мотоциклов (пп. 12 п. 1 ст. 346.16 НК РФ). Компенсация за использование личного грузового автотранспорта сотрудника в закрытом перечне расходов при УСН не поименована и следовательно не уменьшает налогооблагаемую базу при УСН. В случае использования грузового транспорта сотрудника в служебных целях компаниям на УСН оптимальнее заключить с сотрудником договор аренды автотранспорта, в этом случае арендные платежи смогут уменьшить налогооблагаемую базу организации — арендатора.

Если же компания применяет упрощенную систему налогообложения с объектом налогообложения «Доходы», то учесть компенсационные выплаты в целях налогообложения нельзя.

Для получения компенсации сотруднику необходимо подать заявление с указанием периодичности использования личного транспорта в служебных целях, приложив к заявлению копию свидетельства о регистрации транспортного средства и документы (квитанции, кассовые чеки и т.п.) подтверждающие понесенные сотрудником расходы на ГСМ.

Бухгалтерские проводки при начислении компенсации сотруднику аналогичны начислениям по договорам аренды:

Дебет 20, 26, 44 . Кредит 73 — начислена компенсация за использование автомобиля сотрудника.

Путевой лист

если на арендованных автомобилях перевозятся пассажиры или грузы, то использование путевого листа обязательно.
если перевозка грузов или пассажиров не осуществляется, то, как указало в своем письме УФНС по г. Москве от 09.07.2019 г. № 16-15/116577@ путевой лист является лишь одним из первичных документов, подтверждающих произведенные расходы на приобретение горюче-смазочных материалов.

Специалисты ведомства указали на то, что если налогоплательщики, не относятся к организациям автомобильного транспорта, которые обязаны руководствоваться Приказом Минтранса России от 18.09.2008 № 152 «Об утверждении обязательных реквизитов и порядка заполнения путевых листов», то они могут использовать путевые листы в качестве лишь одного из документов, подтверждающих расходы на приобретение горюче-смазочных материалов, закрепив указанный порядок в учетной политике для целей налогообложения прибыли.

Соответственно для подтверждения маршрутов следования и обоснованности расходов на бензин, возможно использовать другие документы, подтверждающие произведенные расходы. Однако в любом случае формальный порядок оформления документов может быть признан лишь как попыткой уклонения от уплаты налогов и взносов.

Подводя итог, можно сказать, что выбрать, как оформить использование личного транспорта сотрудника в служебных целях не такая уж дилемма, необходимо просто юридически грамотно документально составить договоры или соглашение, чтобы у проверяющих органов не возникло желания спорить с налогоплательщиком.

Источник