Свое дело работа с кадрами

Алгоритм кадрового делопроизводства с нуля

В любой компании есть сотрудники, а это значит, что нужно организовывать кадровое делопроизводство. В больших организациях оно налажено, но в только начинающей свою деятельность компании нужно создавать его с нуля.

Этапы создания кадрового делопроизводства

Ответственность за создание кадрового делопроизводства может быть поручена разным сотрудникам. Это и создатель компании, и ее руководитель, и бухгалтер, и офис-менеджер. Вне зависимости от того, кому поручена эта работа, создание делопроизводства подразумевает наличие опыта и знаний. Рассмотрим этапы организации кадрового делопроизводства.

Изучение всей полноты информации о кадровом делопроизводстве

Сотруднику понадобятся следующие ресурсы:

• Нормативные акты: трудовое право, кадровая документация. Все нормы должны быть в последней редакции. Нужны они для соблюдения законодательства в процессе создания кадрового делопроизводства.
• Методички, книги по делопроизводству.
• Программа для ведения кадрового учета. Самая распространенная – 1С. Однако, помимо нее, существует множество других программ, включая те, которые обгоняют 1С по функционалу. Преимущество 1С заключается в том, что в каждом городе есть специалисты по обслуживанию системы.

Все справочные материалы можно достать бесплатно, однако программу придется приобретать.

Изучение учредительной документации

ВАЖНО! Инструкция по кадровому делопроизводству от КонсультантПлюс доступна по ссылке

Сотруднику, который занимается организацией делопроизводства, нужно взять у руководителя копии учредительных документов. Кадровая документация составляется именно на их основании.

Информация о порядке найма директора берется из Устава. Там же можно посмотреть иные условия трудоустройства:

• Порядок установления заработной платы.
• Срок заключения трудового договора.

В Уставе может быть изложен порядок найма на работу ключевых специалистов, установления штатного расписания.

Определение перечня документации

Перечень необходимой документации нужно согласовывать с руководством. Именно с директором следует обговаривать желаемые условия в правилах внутреннего распорядка, во внутренних нормативных актах. Рассмотрим документы, которые нужно оформлять в обязательном порядке:

• Приказы, которые относятся к деятельности сотрудника. К примеру, это могут быть приказы о приеме на работу, увольнении, переводе на другую должность. Эти документы будут храниться на протяжении 75 лет.
• Кадровые приказы. Срок хранения бумаг составляет 3-5 лет.
• Карточки Т-2, в которые вносится информация о сотрудниках.
• Трудовые книжки.
• Трудовые договоры.

Эти документы обязана заводить компания вне зависимости от ее размеров.

Трудоустройство директора

Генеральный директор – первый сотрудник в компании. Если сотрудник поступает на службу на конкурентной основе, с ним заключается трудовой договор. Соглашение заключает председатель выборного органа.

Если в компании есть учредители, соглашение подписывается с ними. Если руководитель – это одновременно и учредитель, и ИП, он подписывает соглашение и за сотрудника, и за работодателя. В документе должна быть указана дата, с которой директор находится на службе.

Составление основной документации

Потребуется составить ряд документов:

• штатное расписание;
• правила распорядка в фирме;
• прочие внутренние нормативные акты.

Документы требуется согласовать с директором. После того как все правки внесены, бумаги утверждаются. Образцы документов можно найти в интернете.

Штатное расписание составляется по унифицированной форме. Однако, если требуется, руководитель может оставить составление локального акта на свое усмотрение. В него можно вносить вспомогательные колонки. В штатном расписании прописывается следующая информация:

• Наименование должности.
• Число штатных единиц.
• Размер оклада.
• Надбавки сотруднику.

Все должности в расписании нужно указывать в порядке их значимости. Первым в списке значится генеральный директор, последними – вспомогательные сотрудники (к примеру, уборщики).

В трудовом распорядке нужно зафиксировать график работы компании. К примеру, это может быть посменная работа. Если требуется, в документ можно внести нюансы корпоративной этики, требования к внешнему виду сотрудников.

Необходимо подготовить журналы учета. В частности, выполняются следующие действия:

1. Нумерация.
2. Шнуровка страниц.
3. Скрепление документа печатью.

Нумерация должна быть сквозной. Все листы должны быть пронумерованы. После этого нужно прошнуровать все листы, включая обложку. Хвостики выводятся за журнал. Скрыть их нужно бумажкой. На ней нужно указать количество листов в журнале. Также должна стоять подпись руководителя или сотрудника, ответственного за ведение документа. На журнале также нужно проставить дату начала его ведения, наименование компании.

Разработка типового бланка трудового соглашения

В типовой бланк нужно внести все условия трудоустройства сотрудников. К примеру, это могут быть следующие пункты:

• Место работы.
• Рабочие часы.
• Заработная плата: размер и порядок выплат.
• Бонусы, предоставляемые работодателем.

Бланк также включает в себя следующие сведения:

• наименование компании, ее юридический и реальный адрес;
• ФИО сотрудника;
• должность, на которую принимается сотрудник;
• срок, на который заключается соглашение;
• тип трудового соглашения (основная работа или совместительство);
• должностные обязанности.

ВАЖНО! Все условия, прописанные в бланке, должны соответствовать закону. В обратном случае они признаются недействительными. В остальном работодатель может вносить в соглашение любые сведения.

Подготовка прочей документации

Для дальнейшей кадровой работы понадобятся дополнительные документы:

• книги учета;
• соглашения о материальной ответственности;
• бланки приказов и прочее.

Образцы документов также можно отыскать в интернете.

Решение о нюансах ведения трудовых книжек

В первое время заниматься ведением трудовых книжек может руководитель. Это нужно зафиксировать в соответствующем приказе о принятии ответственности. Приказ нужно оформлять обязательно. В обратном случае на компанию налагается штраф. В дальнейшем ответственность за ведение книжек можно переложить на других работников.

Принятие на работу сотрудников

На этом этапе потребуется оформление целого ряда документов, таких как:

• трудовые соглашения;
• приказы о приеме на службу;
• трудовые книжки и книга учета их движения.

Оформление трудящегося на работу проводится по следующему алгоритму:

1. Прием заявления у сотрудника.
2. Ознакомление лица со всеми локальными актами (к примеру, с должностной инструкцией, положением об оплате труда).
3. Заключение трудового соглашения (на документе должна стоять подпись руководителя и сотрудника).
4. Второй экземпляр трудового договора выдается сотруднику.
5. Заполняется личная карточка по форме Т-2.
6. Оформление личного дела.

Вся документация (личная карточка, трудовое соглашение и прочее) передается в бухгалтерию. Нужно это для начисления зарплаты. Данный перечень документации установлен законом. Оформление каждой из этих бумаг является обязательным.

Источник

Бизнес план по кадровому делопроизводству

Не знаете, как начать кадровое делопроизводство с нуля? Пошаговые инструкции 2019 помогут освоить эту сложную тему, даже если вы никогда не работали с документами

С первого дня работы вашей компании необходимо заняться вопросом кадрового делопроизводства (КДП). Трудовая инспекция может нагрянуть с проверкой в любое время, и, если бумаги будут не в порядке, руководитель получит штраф. Рассказываем, как запустить кадровый учет с нуля пошагово.

Для тех, у кого нет на это времени, есть альтернативный вариант – передать бухгалтерию и кадры на аутсорсинг.

Инструкция по кадровому делопроизводству 2019

Чтобы создать документальную базу с нуля и навести порядок в бумагах, нужно выполнить всего 10 шагов.

Шаг 1. Принять на работу руководителя

Кадровое делопроизводство с нуля начинается с того момента, как в компании появляется первый наемный сотрудник. Поэтому вашим первым документом будет приказ о приеме на работу руководителя. Это очень важно, так как он будет подписывать все последующие кадровые назначения.

Шаг 2. Назначить ответственного за кадровое делопроизводство

В маленьких компаниях этим занимается директор. Если вы – руководитель, издайте приказ и назначьте себя ответственным за КДП.

Есть другой специалист в штате? Издайте приказ о его назначении. Обязательно зафиксируйте в должностной инструкции, что этот сотрудник будет вести кадровый учет.

Шаг 3. Издать регламент по КДП

Регламент – это документ, который устанавливает правила проведения кадровых процедур, документооборота и т.д..

Важные моменты, которые нужно указать в регламенте:

1. На какие документы действует инструкция.
2. Как принимаются локальные акты, как с ними знакомят сотрудников.
3. Кто и где регистрирует поступающую входящую документацию и реагирует на нее.
4. Как регистрировать, направлять и подписывать исходящую документацию.
5. Для каких документов вы утвердили типовую форму.
6. 6. Порядок работы с печатями и штампами.
7. Кто занимается трудовыми книжками.
8. Где хранятся бумаги, кто отвечает за их целостность.
9. За основу можно взять готовый образец и «подрихтовать» его под особенности вашей фирмы. Затем утвердите инструкцию у руководителя и ознакомьте всех сотрудников.

Шаг 4. Ознакомьтесь с видами документации

Чтобы начать ведение кадрового делопроизводства с нуля, вы должны знать, какие типы документов вообще существуют. Их можно поделить на категории.

Регулируют трудовые отношения в фирме. По содержанию не должны противоречить ТК РФ

1. Издает руководитель
2. Суть таких документов – дать определенные распоряжения сотрудников
3. Такие документы требуют исполнения

Назначение – обмен информацией, фиксация важных данных

Что сюда относят

Все локальные акты, которые касаются трудовых отношений: коллективный договор, должностные инструкции, штатное расписание, различные положения (об оплате и охране труда, о защите персональных данных, о премировании и пр.)

Всевозможные распоряжение и приказы – о приеме на работу, увольнении, премировании, дисциплинарном наказании, переводе на другую должность. Также в эту группу входят личные дела работников

• Входящая документация – распоряжение от вышестоящих организаций, письма, отчетность, заявки, жалобы
• Исходящая – ответы на входящую документацию, а также письма, предложения, справки, договоры для других компаний и физлиц
• Внутренняя документация – докладные и служебные записки, различные акты, отчеты

Теперь, когда вы знаете классификацию документов по КДП, можно выделить отдельные шкафчики для каждого типа бумаг – так будет проще найти нужный документ.

Чтобы запустить ведение кадрового делопроизводства в полном объеме,

Шаг 5. Разработайте организационные документыопределите, каких документов не хватает в вашей организации.

Регламент по КДП мы составили (шаг 3). Проверьте, есть ли у вас:

1. Правила внутреннего трудового распорядка. Можете скачать готовый образец.
2. Положение об оплате труда. Как оформить, читайте тут.
3. Положение о порядке работы с персональными данными. Скачайте образец.
4. Штатное расписание. Получить образец и всю информацию.

Все эти документы нужно согласовать с руководителем, при необходимости внести корректировки. Если все хорошо, директор должен поставить на них свою резолюцию («Утверждаю»).

Шаг 6. Создайте шаблоны документов, соберите базу бланков

Нет смысла каждый раз ломать голову, как оформить тот или иной документ. Проще сразу сделать папку с шаблонами:

• трудовых договоров;
• дополнительных и иных соглашений с работниками;
• приказов, актов, распоряжений;
• личных карточек персонала;
• служебных заданий и пр.

Все шаблоны соберите в одно приложение, его должен подписать руководитель. Затем присовокупите это приложение к регламенту о КДП.

Шаг 7. Заведите журналы учета

Обязательные книги и журналы:

• книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них;
• журнал учета проверок;
• журнал прохождения обязательного медицинского освидетельствования;
• журналы учета инструктажей по охране труда.

• регистрации приказов;
• входящей корреспонденции;
• командировок;
• о приеме на работу, увольнении, предоставлении отпусков.

Вести эти журналы можно в электронном или письменном виде, на ваше усмотрение.

Шаг 8. Определитесь, кто будет заниматься трудовыми книжками и личными делами

Назначьте ответственного за ведение трудовых книжек, издав приказ. Затем подготовьте шкаф или сейф для хранения бланков и вкладышей, а также самих трудовых книжек. Личные дела нужно держать отдельно под замком, так как в них содержатся персональные данные сотрудников.

Шаг 9. Оформите трудовые отношения с сотрудниками

Не забудьте при подписании трудовых договоров ознакомить новичков с локальными нормативными актами, при необходимости составьте должностную инструкцию, проведите первичный инструктаж, внесите запись в трудовую и пр. Полный алгоритм мы расписали здесь.

Шаг 10. Заведите календарь кадровика

Работодатель должен периодически сдавать отчеты в налоговую, Пенсионный фонд и службу Госстатистики. Поставьте у себя напоминание о сроках, чтобы ничего не пропустить.

Может ли CRM-система заменить кадровика?

Если вы начинаете кадровое делопроизводство с нуля, пошаговые инструкции из этой статьи пригодятся и в работе с CRM-системами. Это платные программы, которые автоматизируют учет.

Нюанс в том, что собственные (кастомные) CRM, «заточенные» именно под вашу компанию, стоят больших денег, этот вариант не подходит для мелких организаций. Универсальные и более дешевые сервисы, безусловно, облегчают работу, но все равно многие данные придется вводить вручную и тратить время.

Хорошая альтернатива – передать эти задачи на аутсорсинг. Обычно в пакет услуг входит бухгалтерия, кадровый учет и помощь в оптимизации налогов. Так вы сможете одновременно снять с себя широкий круг задач. Попробуйте сервис Главбух Асссистент – это бесплатно.

Читайте подробнее: Кадровый аутсорсинг. Особенность, стоимость, риски

10 типичных ошибок кадровика

Рано или поздно любую компанию посетит инспектор ГИТ. На подготовку к выездной проверке у вас будет 10 дней. Узнайте, какие ошибки чаще всего допускают кадровики.

В правилах внутреннего трудового распорядка нет главы об ответственности работодателя.

Такое нарушение встречается в ходе 90% плановых проверок. Если у вас нет этой главы, издайте новые ПВТР и пропишите дисциплинарную и материальную ответственность руководителя.

Работники не знакомы с ЛА, которые связаны с их трудовой деятельностью

Есть 2 способа это исправить:

1. Заведите журнал ознакомления с ЛА и попросите каждого сотрудника подписаться.

2. Издайте ознакомительный лист к каждому ЛА и отдайте на подпись работникам.

В документах ничего не сказано об индексации заработной платы

Издайте допсоглашение к трудовым договором. Как часто и по какому принципу рассчитывать индексации, читайте тут.

Не учли мнение профсоюзов при создании ЛА

В ПВТР не прописан второй выходной день и/или дни выплаты зарплаты

В трудовом договоре не прописали размер оклада, районный коэффициент, процентную надбавку для трудящихся на Крайнем Севере

В трудовом договоре не указаны СОУТ

Если вы прошли специальную оценку условий труда, отразите это в договоре. Если нет – внесите фразу «Условия труда определит СОУТ, она будет проведена в установленные законодательством сроки»

Неправильно заполнен табель учета рабочего времени – нет информации о работе в сверхурочное время и праздничные дни, неправильно указана продолжительность рабочего дня, нет информации о прогулах и опозданиях.

Издайте корректирующий лист и внесите правильные сведения

Неправильно составили график отпусков – забыли зафиксировать перенос, не ознакомили работника с приказом за 2 недели до отпуска, не учли льготные категории, неправильно разделили отпуск (одна часть должна быть длительностью не менее 14 дней)

Утвердите график заново. Подготовьте новые уведомления об отпуске и отдайте сотрудникам на подпись

Нет инструкции по охране труда для сотрудников, которые работают за ПК

Многие не знают, что при работе за компьютером тоже нужно соблюдать правила охраны труда (если человек сидит более 4 часов за рабочую смену). Обязательно разработайте инструкции, ознакомьте и дайте на подпись.

Досадная ошибка – когда в документах заполнены не все графы, не хватает подписей ответственных лиц. Поэтому перед проверкой обязательно пересмотрите все бумаги и добавьте недостающую информацию.

Имейте в виду, что инспектор выписывает отдельные санкции за каждое нарушение. Поэтому, если он выявит, к примеру, 3 недочета, то придется платить 3 штрафа. Суммы взысканий: от 1000 до 5000 рублей на должностное лицо или ИП, и от 30 000 до 50 000 рублей для юридических лиц.

За нарушения в трудовых договорах наказывают с особой строгостью. Сюда относятся:

• отказ от оформления ТД с сотрудником;
• ненадлежащее оформление ТД (не включены обязательные условия, нарушены права сотрудника);
• заключение договора ГПХ вместо трудового.

За такие нарушение должностное лицо выплатит штраф 10-20 тысяч рублей, а сама организация – от 50 до 100 тысяч рублей.

Для новостей малого бизнеса мы запустили специальный канал в Telegram и группы во Вконтакте, Фейсбуке и Одноклассниках. Присоединяйтесь! Даже Твиттер есть.

4 500 рублей на рекламу в Яндекс.Директ каждому читателю. Получить ↓

Кому поручить ведение кадрового делопроизводства

Кадровое делопроизводство — это целый комплекс процедур по документальному оформлению трудовых отношений. Ключевые моменты взаимодействия с персоналом — трудоустройство и увольнение, перевод и направление в командировку, награждение и дисциплинарное наказание — сопровождаются определенными формальностями. Все работодатели, использующие наемный труд, обязаны вести кадровое делопроизводство-2019: новые требования несколько упрощают этот процесс для индивидуальных предпринимателей и микропредприятий, но полностью от него не освобождают.

Вести кадровый учет может как один специалист по кадрам, так и целая кадровая служба. Все зависит от масштаба компании и сложности ее структуры. Чем больше штат, тем солиднее поток документов, с которым приходится иметь дело кадровику, тем сложнее ему справляться в одиночку. Кадровую службу приходится расширять. А в небольших организациях, где работает в общей сложности 10–20 человек, все вопросы, связанные с персоналом, может единолично решать руководитель. В идеале для этого нужна соответствующая квалификация, но при малом объеме работы даже освоенное с нуля кадровое делопроизводство для чайников позволяет нормально с ней справляться.

Обязательные кадровые документы

Запрашивать документы для проверки вправе инспекторы ГИТ, проверяющие из прокуратуры, представители Пенсионного фонда… Отсутствие даже одного обязательного документа порождает серьезные проблемы. Отвечать за это может как работодатель, так и должностное лицо, в обязанности которого входит кадровый учет в организации: документы кадрового учета всегда должны быть в порядке, этим определяется качество работы с персоналом. Убедитесь, что в компании есть все обязательные документы, предусмотренные трудовым законодательством.

Норма, предусматривающая его наличие

Правила внутреннего трудового распорядка

Закрепляют порядок трудоустройства и увольнения работников, режим работы и отдыха, применяемые дисциплинарные меры, права и обязанности сторон и т.д.

Устанавливает сроки предоставления ежегодных оплачиваемых отпусков

Закрепляет структуру, численность и состав персонала, названия должностей

Журнал инструктажа по охране труда

Подтверждает, что работники успешно прошли обучение по охране труда

Инструкции по охране труда

Устанавливают нормы безопасного поведения на рабочих местах

Табель учета рабочего времени

Фиксирует фактически отработанное сотрудниками время и служит основанием для начисления зарплаты

Постановление Госкомстата России №1 от 5.01.2004

Положение о персональных данных работников

Регламентирует состав, порядок обработки и хранения персональных данных, условия их передачи третьим лицам, получение согласия на обработку

Положение об оплате труда и премировании

Закрепляет выбранную работодателем систему оплаты труда (в том числе сверхурочного) и поощрения сотрудников

Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них

Отражает данные о получении от работников и выдаче на руки оформленных трудовых книжек

Постановление Минтруда России №69 от 10.10.2003

Приходно-расходная книга по учету бланков трудовых книжек и вкладышей в них

Отражает данные о поступлении и расходовании незаполненных бланков

Постановление Минтруда России №69 от 10.10.2003

Это минимум, о наличии которого должен позаботиться кадровик. Как только в организации появляются наемные сотрудники, обязательный список расширяется за счет документов индивидуального характера: трудовых договоров, приказов о приеме на работу, личных карточек. Если закон требует направлять персонал на медосмотры, заводится журнал учета обследований, если какие-то должности предполагают полную материальную ответственность, ее следует закрепить путем оформления договоров.

Внимание!

Эксперты нередко включают в этот список должностные инструкции: с одной стороны, закон не обязывает их разрабатывать, с другой — в спорных ситуациях наличие четкой инструкции поможет обосновать позицию работодателя.

Часть документов — например, правила внутреннего трудового распорядка (ПВТР) или положения, регулирующие отдельные аспекты взаимоотношений с персоналом — разрабатываются единожды и применяются из года в год. Изменения вносятся только по мере необходимости. Другие с определенной регулярностью составляются заново: график отпусков — ежегодно, табель учета рабочего времени — ежемесячно, график сменности — по завершении учетного периода и т.д.

Курсы, которые помогут наладить документооборот

Дополнительные кадровые документы

Некоторые кадровые документы носят рекомендательный характер.

Это значит, что за их отсутствие работодателя не оштрафуют, но эффективность работы с персоналом может пострадать. Данная категория представлена коллективным договором, положениями об аттестации и профессиональной переподготовке сотрудников, правилами работы с архивом, документами индивидуального характера: анкетами, заполненными в процессе трудоустройства, заявлениями работников, распоряжениями о предоставлении материальной помощи и т.д.

Оформляйте их по мере необходимости.

Кадровое делопроизводство с нуля: пошаговые инструкции-2019

Итак, вам предстоит наладить кадровое делопроизводство с нуля. Как это сделать и с чего начать? Даже без солидного опыта работы можно привести в порядок кадровые дела любой фирмы — действующей, реорганизованной или только открывающейся. А новая инструкция по кадровому делопроизводству поможет избежать ошибок в этом кропотливом деле.

Шаг 1. Изучите основы кадрового делопроизводства. Понадобится специальная литература: методички, нормативные акты в сфере трудового права с комментариями. Всегда держите под рукой Трудовой кодекс РФ в актуальной редакции: в нем есть ответы на многие вопросы, связанные с повседневной кадровой работой. Незнание норм трудового законодательства часто оборачивается для работодателя штрафами.

Шаг 2. Узнайте, какие компьютерные программы можно использовать. Многие организации устанавливают специализированное программное обеспечение, облегчающее работу с документами и оптимизирующее рутинные кадровые процессы. Например, учет фактически отработанного времени, составление графика отпусков, оформление шаблонных приказов и распоряжений.

Внимание!

Уже сейчас есть документы, которые настоятельно рекомендуется вести в электронном виде — например, отчеты для Росстата или больничные листки. В то же время трудовые книжки и личные карточки все еще ведутся в бумажном формате.

Шаг 3. Ознакомьтесь с учредительными документами компании. Кадровые процессы положено оформлять так, чтобы не возникало противоречий с положениями устава и других учредительных документов. В уставе прописывается порядок приема на работу и оплаты труда первых лиц компании, схема утверждения штатного расписания и другие важные нюансы, о которых нужно знать.

Шаг 4. Проведите ревизию локальных нормативных актов. Посмотрите, все ли обязательные документы есть в наличии, и обязательно проверьте их на соответствие актуальному законодательству. Если каких-то нормативных актов из обязательного списка не хватает (или они есть, но составлены с ошибками), компанию могут оштрафовать.

Подсказка, как избежать штрафов:

• Составьте перечень недостающих положений и правил.
• Разработайте документы, которых не хватает, собственными силами или с привлечением специалистов из других служб и подразделений.
• Согласуйте проекты с руководством и утвердите приказами.

Внимание!

При оформлении любых официальных документов ориентируйтесь на новый ГОСТ Р 7.0.97-2016.

Шаг 5. Разработайте типовую форму трудового договора, которую в дальнейшем будете использовать для оформления отношений с работниками. Содержание документа не должно противоречить статье 57 ТК РФ. Убедитесь, что включили в договор все обязательные условия.

Шаг 6. Сформируйте набор бланков для стандартных кадровых процедур. К ним относятся увольнение, перевод и прием на работу, предоставление отпуска, оформление командировок, выдача премий и т.д. Сегодня у коммерческих структур есть выбор: использовать унифицированные формы приказов или разработать собственные бланки. Если выбран второй вариант, утвердите новые бланки письменным приказом.

Шаг 7. Заведите регистрационные журналы. Этот важный пункт содержит любая инструкция по кадровому делопроизводству. Помимо книг по учету чистых и заполненных бланков трудовых книжек, следует вести еще как минимум пять журналов.

1. По учету проверок, проводимых органами контроля и надзора.
2. По регистрации несчастных случаев на производстве.
3. По регистрации инструктажей. Вводного, на рабочем месте и по пожарной безопасности — для каждого вида ведется отдельный журнал.

Другие журналы заводите по необходимости. Закон не требует регистрировать приказы по личному составу, сотрудников, выбывающих в командировки или оформляющих декретные отпуска, входящую корреспонденцию и листки нетрудоспособности. Но это помогает в кадровой работе.

Шаг 8. Проверьте, правильно ли оформлены трудовые отношения с работниками. В том числе с генеральным директором: к сожалению, первые лица компаний нередко принимаются на работу с нарушениями. Особое внимание уделяйте прописанным в договорах условиям (срок действия, испытание при приеме на работу, материальная ответственность и т.д.). Устраните все выявленные недочеты, заключая дополнительные соглашения к трудовым договорам.

Шаг 9. Организуйте работу с трудовыми книжками. Свою трудовую работник передает в отдел кадров на этапе трудоустройства. С этого момента и вплоть до увольнения его владельца документ хранится у работодателя. Ответственного за оформление, хранение и выдачу трудовых книжек назначают приказом руководителя компании. Эти обязанности, как и ведение кадрового делопроизводства в полном объеме, обычно поручаются кадровику.

Чтобы ни у руководства, ни у ГИТ не было претензий к качеству оформления трудовых книжек, ориентируйтесь на требования:

• статьи 66 ТК РФ;
• инструкции, утвержденной постановлением Минтруда России №69 от 10.10.2003;
• правил, утвержденных постановлением Правительства РФ №225 от 16.04.2003.

Внимание!

Заполняйте трудовые книжки всех сотрудников, проработавших в организации свыше пяти дней. А если работник трудоустраивается впервые, заведите ему трудовую книжку не позднее недельного срока со дня приема на работу.

Шаг 10. Заведите личные карточки на всех сотрудников. В том числе «сезонников», надомников и принятых в штат по совместительству. Исключение — исполнители по гражданско-правовым договорам, на которых карточки не заводятся. Используйте форму №Т-2 или ее локальный аналог.

Шаг 11. Организуйте воинский учет. На небольших предприятиях, где нет отдельного военно-учетного стола, эта функция обычно поручается кадровику. Издайте приказ о назначении ответственного за воинский учет, составьте ежегодный план работ и согласуйте его с военкоматом, перенесите данные из военных билетов и других документов воинского учета, предъявляемых при трудоустройстве, в личные карточки сотрудников. Вместе с планом и приказом подайте в военкомат отчет по форме №6 и карточку учета организации по форме №18 (см. письма Минкультуры №125-01-16/24 от 3.11.2003 и №334-01-39-ВА от 21.10.2015).

Шаг 12. Обеспечьте документам приемлемые условия хранения. Бланки строгой отчетности, например, оригиналы трудовых книжек и вкладышей к ним (как заполненные, так и новые) следует хранить вне зоны общего доступа. Например, в сейфе или надежно запирающемся несгораемом шкафу. Завершенные в делопроизводстве документы в конце календарного года передайте в архив организации. Сроки архивного хранения документов разных категорий ищите в перечне, утвержденном приказом Минкультуры России №558 от 25.08.2010.

Со временем объем кадровой документации значительно возрастет. Будьте к этому готовы и заранее продумайте логику нумерации приказов. Четких указаний на этот случай нет, руководствуйтесь здравым смыслом. Если приказов мало, можно использовать сквозную нумерацию, если много — поделите их на группы и применяйте дополнительные буквенные индексы, чтобы избежать путаницы.

Вывод

Даже начинающему кадровику под силу наладить кадровое делопроизводство с нуля: пошаговые инструкции и перечни обязательных документов помогут избежать ошибок. Для рутинных процедур используйте унифицированные бланки Госкомстата, если работодатель не разработал собственные формы. Составляя документы в свободной форме, учитывайте требования ГОСТ Р 7.0.97-2016.

Источник