Окупаемость проекта: выгодно ли автоматизировать склад?
Журнал «Складской комплекс» // Август, 2007
Внедрение системы автоматизации складского хозяйства в большинстве случаев не начинается без веских причин и решает конкретные практические задачи. Конечной целью любого коммерческого предприятия является получение прибыли, поэтому и от проекта внедрения складской информационной системы требуется такой результат, который позволит подняться на следующую ступень в достижении данной цели. Соответственно, прежде чем начинать проект внедрения, необходимо понять, какие выгоды принесет предприятию это решение, окупятся ли вложения, стоит ли браться за автоматизацию. Расчет окупаемости — это процесс, построенный не только на точных данных, но и на эмпирическом опыте, и на экспертной оценке. Тем не менее, его результат позволяет оценить перспективы внедрения, выгоду от автоматизации и принять взвешенное решение.
Для того, чтобы рассчитать выгоду от вложений в проект автоматизации нужно определить, во-первых, размер данных вложений, во-вторых, объем затрат, которые несет предприятие без складской информационной системы.
Затраты на автоматизацию обычно включают следующие статьи:
- Закупка программного обеспечения
- Закупка оборудования (принтеры этикеток, терминалы сбора данных, точки доступа, рабочие места операторов…)
- Оплата услуг компании, внедряющей складскую систему автоматизации
- Заработная плата новых сотрудников (операторов, администраторов системы)
- Прочие внутренние затраты (премиальные за успешное внедрение, кадровые изменения, снижение активности продаж на начальный период запуска системы и т.п.)
- Затраты предприятия, связанные с неэффективной работой складского хозяйства, обычно имеют более развернутую структуру, чем проектные вложения:
- Калькулируемые затраты:
- Прямые затраты на содержание излишних ресурсов: аренда площадей, использование оборудования (стеллажные конструкции, подъемно-транспортная техника), заработная плата персонала.
- Потери на ошибках в работе склада: потери в стоимости товара при пересортице, потери просроченного товара, недостачи, оплата штрафов и рекламаций от клиентов и поклажедателей, потери на браке, допущенном на склад при приемке
Данный вид затрат возникает в результате следующих проблем:
- трудности идентификации похожего товара (отсюда пересортица)
- долгий поиск товара и мест хранения при выполнении складских операций (как следствие, лишний персонал и оборудование)
- избыточная зависимость от персонала (неоправданная заработная плата и проблемы в отсутствии ключевых сотрудников)
- невозможность организации регулярных инвентаризаций (накопление ошибок на складе, потери и пересортица)
- Некалькулируемые затраты:
- связанные с плохим качеством обслуживания (низкая активность клиентов и уход к другому поставщику)
- связанные с низким уровнем интеграции между складом и прочими подразделениями предприятия (конфликты на почве отсутствия единого информационного пространства и объективной информации об остатках)
Помимо снижения или устранения затрат и потерь, связанных с неэффективной работой склада, автоматизация за счет повышения точности и скорости выполнения складских операций позволяет увеличить пропускную способность склада, ускорив таким образом оборачиваемость товарных запасов, что влияет на рост прибыли.
Также необходимо отметить такую нематериальную составляющую результата внедрения современных складских технологий, как улучшение имиджа компании, привлечение клиентов качеством обслуживания, точностью и скоростью обработки заказа. Автоматизация склада позволяет включить складское хозяйство в общее информационное поле предприятия, что дает всем участникам сквозного процесса обработки заказа возможность оперировать однозначными актуальными данными об остатках товара, избегая двусмыслиц и ошибок вдоль всей цепочки работы с клиентом.
Рассмотрим пример расчета окупаемости проекта автоматизации склада. Возьмем за основу склад среднего размера (4000 кв.м) класса А, принадлежащий компании, торгующей товаром, имеющим срок годности (например, продукты питания). Склад работает в две смены, обрабатывая в год массу товара на 250 миллионов рублей. Рентабельность торговой деятельности предприятия составляет 10%. Остальные требуемые для расчета данные указаны в таблицах.
В рамках примера рассчитаем три основные составляющие экономии — экономия на аренде складских площадей, на заработной плате сотрудников склада в связи с уменьшением численности персонала, и экономия за счет снижения потерь склада из-за недостач, сроков годности и прочих проблем организации складского процесса. Полученную экономию сопоставим с вложениями в проект автоматизации.
Как следует из таблицы, в нашем примере вложения в проект внедрения складской системы автоматизации окупятся за 8 месяцев. Следует отметить, что данная методика является укрупненной схемой расчета окупаемости. Расширенный анализ отдачи от проекта автоматизации включает значительно больший объем учитываемых факторов и вполне может составить предмет диссертации. Например, при проведении расчетов на конкретном предприятии, необходимо учесть те же некалькулируемые затраты, определяемые экспертным путем. Также, если при увеличении пропускной способности склада предприятие окажется в состоянии увеличить и продажи, то можно включить в расчет окупаемости и расчет прибыли от роста товарооборота, значительное увеличение которой может существенно превысить значимость приведенного расчетного эффекта в результате уменьшения затрат. При этом в процессе факторного анализа необходимо в общем результате (изменении прибыли) выделять влияние именно внедрения системы автоматизации, т.к. рост прибыли — показатель комплексный и может включать в себя результат маркетинговых мероприятий, реорганизации отдела продаж и тому подобных факторов.
В свою очередь, может быть расширен и расчет вложений в проект. «За кадром» примера остались указанные выше прочие внутренние затраты предприятия, которые в явном виде не прослеживаются, например, закупка системного программного обеспечения, однако, по факту всегда присутствуют в процессе автоматизации.
Имеет смысл прокомментировать и расчет экономии на аренде. Фактически, предприятие, внедряющее систему автоматизации, вряд ли станет переезжать при высвобождении площадей на новый склад. Обычно, «лишние метры» используются как склад ответственного хранения или сдаются в субаренду. Соответственно, приведенная в примере экономия на аренде может быть заменена или дополнена расчетами прибыли от проекта коммерческого склада или договора субаренды.
Ответ на вопрос «Выгодно ли автоматизировать склад?» — это индивидуальное решение каждого предприятия, с учетом его текущей ситуации, конкретных возможностей и планов на перспективу. Приведенная в данной публикации методика может стать отправной точкой для объективного обоснования необходимости автоматизации на любом из предприятий, стоящим перед задачей внедрения складской системы управления. Подобные расчеты целесообразно проводить как собственными силами предприятия, так и с привлечением сотрудников компаний, которые специализируются на проектах складской логистики и автоматизации, регулярно используют подобную калькуляцию в своей повседневной деятельности и в курсе большинства неочевидных «подводных камней». Это позволит достичь максимального эффекта и минимизировать риски проекта автоматизации склада.
Алексей Тимашов, Генеральный директор AXELOT
Менеджеры AXELOT будут рады ответить на все вопросы по тел. +7(495)961-26-09. Также вы можете написать нам через форму
Источник
Автоматизация ради самой автоматизации, или как рассчитать окупаемость проекта ERP
Лисин Николай
Внешние цели автоматизации
Как рассчитать срок окупаемости проекта автоматизации? На этот вопрос обычно дают расплывчатые ответы. Попробуем разобраться…
От заказчиков можно услышать разные мнения о цели автоматизации, создания ERP-системы:
- Мы хотим облегчить работу пользователей.
- Мы хотим использовать возможности купленной программы в полном объеме (ведь не зря же купили?).
- Мы хотим повысить прозрачность предприятия.
- Мы хотим увеличить срок обслуживания клиентов.
- Финансовый директор желает знать точную себестоимость продукции.
- Мы хотим отказаться от старой системы, потому что ее некому сопровождать.
- Старая система работает слишком медленно.
- В нашем случае основным назначениемERPсистемы является автоматизацияпроизводства/логистики/торговли/и т.д.
- Старую систему невозможно развивать, в ней столько доработок что она “трещит по швам”.
- Мы хотим более современную систему.
- Нас устраивает методика в старой системе, но менеджеры перестали справляться с потоком заказов — слишком много всего приходится делать вручную.
- Мы хотим пользователей освободить от рутинной работы, чтобы у них было время на творческую работу.
- Мы хотим уволить половину бухгалтеров.
- Мы хотим, чтобы отгрузочные документы печатали, а не писали от руки.
- Внедрения новой системы требует управляющая компания (собственник).
Одним из основных назначений ERP систем является повышение эффективности благодаря достижению более высокого уровня автоматизации. Автоматизация — это достаточно затратное мероприятие. Очевидно, что если она не принесет выгод предприятию, то она не нужна. Автоматизация должна окупаться. Какие цели действительно приносят выгоду бизнесу, а какие ничего не дают, и система внедряется ради самой системы, иначе говоря, “автоматизация проводится ради самой автоматизации”?
Определить, принесет ли поставленная цель выгоду предприятию, можно с помощью простого правила:
Цели автоматизации должны быть внешними по отношению к процессу автоматизации!
Иными словами цели должны быть не внутри системы, а снаружи. Что же такое цель, внешняя по отношению к системе автоматизации?
Например, такие цели, как:
- разработать некий набор печатных форм,
- автоматизировать процесс сдачи приемки товара на склад,
- автоматизировать процесс сбора затрат в производстве
– это цели внутренние.
Они говорят о том, что мы автоматизируем какую-то деятельность, но не отвечают на вопрос вне системы «Зачем это нужно? Зачем мы создаем эту систему? Как улучшится бизнес-процесс? Какая выгода будет получена в итоге?».
Да, основным назначением ERP систем является автоматизация, но если это автоматизация ради автоматизации, то скорее всего, вы идете в никуда…
Пример правильно поставленной цели: повышение оперативности получения информации в таком-то цехе с теми же затратами.
Эта цель лежит вне сферы процесса автоматизации. Мы не говорим, как мы автоматизируем процессы, мы говорим, зачем мы это делаем. А затем, чтобы повысить оперативность получения требуемой информации.
Причем эта цель измерима!
Сейчас эта информация поступает на следующий месяц. Мастер выполнил некое задание → собрали документы → заполнили бумажные формы → бухгалтер все зафиксировал. И всего лишь через месяц (!) руководство получает эту информацию.
Мы говорим, что целевое значение это параметра должно составлять, к примеру, один день. Требуемая информация вводится непосредственно в цехе, не обязательно «на ходу», но хотя бы в конце дня. В результате оперативность повышается: один месяц сократился до одного дня. Это корректная конкретная цель.
Грамотно сформулированные цели помогают расставить приоритеты и спланировать проектные работы.
К сожалению, далеко не на каждом проекте удается их вот так четко, однозначно, критериально описать. Но все-таки в большинстве случаев инициатор проекта понимает, зачем он все это затеял! На практике проекты, в которых поставлены явные, измеримые цели, составляют 70-80 процентов. Формулировка цели является главным показателем для оценки достигнутого результата после окончания проекта. Если цели не сформулированы, то по окончании проекта Заказчик может задать вопрос: «А что, собственно говоря, улучшилось и зачем потрачены деньги?».
Понятно, что в начале большинство Заказчиков хотят автоматизировать все! Зачем это нужно – не всегда понятно..
И вот когда мы уже дальше специфицируем проект, мы от того, что говорилось в начале проекта, переходим к результатам более конкретным, а следовательно, и более узким. Другими словами, мы делаем все-таки меньше того, что изначально требовал Заказчик. Самый главный критерий оценки успешности проекта (помимо сроков и бюджета) – именно критерий качества. А под качеством понимается соответствие результата ожиданиям. Иными словами, проект – это не столько реализация какого-то списка функций, сколько достижение целей, поставленных Заказчиком.
Автоматизация без сформулированных внешних целей – это «автоматизация ради автоматизации», выбрасывание денег на ветер. Вместо инструмента управления бизнесом автоматизация становится дорогой игрушкой.
Не все ли равно – руками перекладывать папочки на столе или двигать их мышкой на экране?
Вот одна поучительная история по автоматизации торговой точки. Заказчик обратился к известному интегратору и получил объемный счет за серверы, компьютеры, программы, внедрение, сопровождение и так далее, срок работ оценили в два месяца.
Но потом появился Вася Пупкин и сделал автоматизацию «по дружбе» за два дня бесплатно. Каким образом? Он просто ввел карточную систему «Канбан». Оказалось, что внешнюю цель – организацию оперативного снабжения торговых точек – можно достичь без всяких компьютеров, одним только перекладыванием бумажных карточек!
Критерий SMART
Помимо требования «внешности» цели, есть такой популярный критерий корректности цели – SMART. Это аббревиатура от английских слов:
- Что конкретно вы хотите получить в результате? –Как оно выглядит, звучит, воспринимается?
- Необходимо понимать, что должно получиться в результате достижения цели. При этом необходимо, чтобы было как можно меньше понятий по умолчанию. В противном случае велик риск не достичь задуманного, особенно в новых и нестандартных ситуациях.
- Измеримость цели предполагает наличие критериев (метрик) для оценки того, достигнута ли поставленная цель и, если да, то в какой степени. Нет метрик – нет возможности оценить результаты работы и объективно контролировать процесс.
- Необходимо учитывать возможности проектной команды (да и вообще возможности предприятия).
- Цель должна быть актуальной.
- Необходимо понимать, почему поставленная цель важна с точки зрения целей более высокого уровня (вплоть до стратегических).
- Необходимо установить взаимосвязь текущей цели с целями более высокого уровня.
T ime–bounded – «Соотносимый с конкретным сроком»
- Цели без сроков исполнения – всего лишь мечты.
Выше были приведены примеры целей автоматизации, которые нам доводилось слышать от Заказчиков. Предоставляем читателю самостоятельно определить, какие цели являются внешними по отношению к системе и могут принести бизнесу выгоду.
Как определить эффект от автоматизации?
Эффект от проекта автоматизации нельзя оценивать исключительно с точки зрения соотношения затрат на автоматизацию и будущего сокращения издержек.
Основной эффект от автоматизации – это качество управления. Как оценить эффект от принятия на работу нового толкового менеджера?
Важнейшей целью реинжиниринга бизнес-процессов и их сопутствующей автоматизации является повышение качества управления, а не минимизация расходов. Только спустя какое-то время качество управления сможет влиять как на минимизацию расходов, так и на прочие параметры, например, максимизацию доходов.
Эффективная организация бизнес-процессов снижает особый вид издержек, которые трудно оценить, но которые, тем не менее, могут влиять на выживаемость компании. Речь идет о «транзакционных издержках», возникающих из-за плохой организации взаимодействия компании с внешней средой, а также некачественной организации бизнес-процессов внутри компании.
Тем не менее, некоторые параметры эффективности предприятия, связанные с внедрением автоматизированной системы, можно рассчитать. Например, блокирование ненужных закупок приводит к высвобождению дополнительных высоколиквидных оборотных средств, причем иногда — в объеме, превышающем стоимость всего проекта автоматизации.
Источник