Содержание
- Сроки хранения документов
- СЗВ-ТД 2021: новая форма с 01.07.2021, сроки подачи отчета, форма, образец заполнения, как заполнить отчет в СБИС
- СЗВ-М за апрель 2021 года: сроки сдачи, штрафы, есть ли новая форма, образец заполнения
- Форма 4-ФСС в 2021 году – что новенького? Бланк расчета, порядок и образец заполнения, сроки сдачи, штрафы, сдача “нулевки”
- Новая форма РСВ 2021: последние изменения в связи с коронавирусом, сроки сдачи, изменения для пострадавших отраслей
- Календарь бухгалтера 2021: таблица – перенос сроков сдачи отчетности. Есть ли новые формы отчетов?
- Страховые взносы 2021: изменения законодательства, фиксированные взносы, новая форма РСВ за 2020 год
- Новый расчет 6-НДФЛ 2021: сроки сдачи, заполнение, контрольные соотношения, штрафы
- Читайте также “Бухгалтеры работают из дома! Перевод сотрудников на удаленную работу”
- Новые сроки хранения бухгалтерских документов
- Новые сроки хранения налоговых документов
- Новые сроки хранения кадровых документов
- Ответственность за нарушение порядка хранения кадровых документов
- Услуги по сопровождению программ 1С от топового партнера в Санкт-Петербурге
- ИТС ПРОФ – больше часов консультаций, чем у других!
- Основные виды и сроки хранения бухгалтерских документов 16.07.2012
- Чем руководствоваться при определении сроков хранения документов?
- ПЛАНИРОВАНИЕ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ
- ФИНАНСИРОВАНИЕ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ
- УЧЕТ И ОТЧЕТНОСТЬ
Сроки хранения документов
СЗВ-ТД 2021: новая форма с 01.07.2021, сроки подачи отчета, форма, образец заполнения, как заполнить отчет в СБИС
СЗВ-М за апрель 2021 года: сроки сдачи, штрафы, есть ли новая форма, образец заполнения
Форма 4-ФСС в 2021 году – что новенького? Бланк расчета, порядок и образец заполнения, сроки сдачи, штрафы, сдача “нулевки”
Новая форма РСВ 2021: последние изменения в связи с коронавирусом, сроки сдачи, изменения для пострадавших отраслей
Календарь бухгалтера 2021: таблица – перенос сроков сдачи отчетности. Есть ли новые формы отчетов?
Страховые взносы 2021: изменения законодательства, фиксированные взносы, новая форма РСВ за 2020 год
Новый расчет 6-НДФЛ 2021: сроки сдачи, заполнение, контрольные соотношения, штрафы
Читайте также “Бухгалтеры работают из дома! Перевод сотрудников на удаленную работу”
Росархив утвердил новый перечень типовых управленческих документов, которые образуются в ходе деятельности организации. Для каждого из них установлен срок хранения.
Приказ Росархива от 20.12.2019 N 236 вступит в силу 18 февраля. Прежний перечень, который был утвержден Минкультуры, утратит силу.
Как было до 18.02.2020
С 18 февраля 2020 года
Новые сроки хранения бухгалтерских документов
Учетная политика и рабочий план счетов, годовая бухгалтерская и финансовая отчетность
Постоянно – для годовой бухотчетности
5 лет – для учетной политики
Главная книга, журналы-ордера, операций по счетам, оборотки, карточки, ведомости, инвентарные списки, кассовые книги и авансовые отчеты, банковские выписки
Справки, акты, переписка о недостачах, присвоениях и растратах
5 лет, часть документов нужно хранить постоянно
10 лет после возмещения ущерба
Расчетно-платежные ведомости, расчетные листы по зарплате и другим выплатам
5 лет (если нет лицевых счетов: 50 лет – если документы оформлены начиная с 2003 года, 75 лет – если оформлены до 2003 года)
6 лет, при отсутствии лицевых счетов работников – 50/75 лет
Новые сроки хранения налоговых документов
Налоговые декларации, счета-фактуры
5 лет – для налоговых деклараций
4 года – для счетов-фактур
Книги учета доходов и расходов на упрощенке
В течение всего срока существования организации, регистрации предпринимателя
Переписка с налоговой о разногласиях по вопросам уплаты и начисления налогов
Переписка о реструктуризации налоговой задолженности
Расчеты по страховым взносам
5 лет (если нет лицевых счетов: 50 лет – если документы оформлены с 2003 года, 75 лет – если оформлены до 2003 года)
Справки 2-НДФЛ и расчеты сумм НДФЛ
5 лет, а е сли нет лицевых счетов:
– 50 лет, если документы оформлены начиная с 2003 года
– 75 лет, если оформлены до 2003 года
5 лет, при отсутствии лицевых счетов работников или зарплатных ведомостей – 50/75 лет
Новые сроки хранения кадровых документов
Трудовые договоры, личные карточки работников
50 лет (75 лет, если оформлены до 2003 года)
При окончании делопроизводства до 01.01.2003 срок хранения — 75 лет.
При окончании делопроизводства после 01.01.2003 срок хранения — 50 лет.
Приказы о кадровых перемещениях
На руководителей – постоянно
На сотрудников – 75 лет** либо
50 лет (75 лет, если оформлены до 2003 года)
Сведения о трудовой деятельности и трудовом стаже
Лицевые счета работников
50 лет (75 лет, если оформлены до 2003 года)
Ответственность за нарушение порядка хранения кадровых документов
Многие кадровые документы содержат персональные данные работников, поэтому для них должны быть созданы особые условия хранения. Ответственность за хранение кадровых документов несут инспекторы по кадрам, а если в организации отсутствует эта должность — лично руководитель. За нарушение правил хранения документации предусмотрена административная ответственность по статье 13.20 КоАП РФ. Наказание предусмотрено в виде наложения на должностное лицо штрафа в размере от 300 до 500 рублей.
Услуги по сопровождению программ 1С от топового партнера в Санкт-Петербурге
- обновляем 1С с гарантией сохранности базы
- оперативно решаем любые задачи по 1С
- устанавливаем сервисы 1С бесплатно
- помогаем с 1С 24/7
ИТС ПРОФ – больше часов консультаций, чем у других!
Источник
Основные виды и сроки хранения бухгалтерских документов 16.07.2012
Деятельность любой организации, так или иначе, всегда связана с документацией самого разного рода – это учредительные документы компании, организационно-распорядительные, кадровые, а также документы бухгалтерского и налогового учета.
Бухгалтерские и налоговые документы выступают документальным подтверждением доходов и расходов организации, поэтому субъект хозяйственной деятельности обязан организовать их надлежащее хранение.
Чем руководствоваться при определении сроков хранения документов?
Статья 17 Федерального закона от 21 ноября 1996 г. N 129-ФЗ «О бухгалтерском учете» определяет, что организации обязаны хранить бухгалтерскую документацию в течение сроков, устанавливаемых в соответствии с правилами организации государственного архивного дела, но при этом минимальный срок хранения не может быть менее пяти лет.
При определении конкретных сроков хранения бухгалтерской документации организации руководствуются Перечнем типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденным Приказом Министерства культуры РФ от 25 августа 2010 г. N 558, который устанавливает следующий порядок и сроки хранения:
ПЛАНИРОВАНИЕ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ
| Номер статьи | Заголовок документа | Срок хранения | Примечания |
|---|---|---|---|
| 262 а | Целевые программы (федеральные, региональные, муниципальные, отраслевые), прогнозы развития регионов, отдельных направлений деятельности: по месту разработки и/или утверждения | Пост. | |
| 262 б | Целевые программы (федеральные, региональные, муниципальные, отраслевые), прогнозы развития регионов, отдельных направлений деятельности: в других организациях | До минования надобности | |
| 263 | Проекты целевых программ, прогнозов; документы (справки расчеты, доклады, таблицы, сведения) по их разработке | 10 лет ЭПК | Отметка ЭПК (ЦЭК, ЭК) означает, что часть документов может быть отнесена к сроку хранения постоянно. |
| 264 | Переписка о разработке целевых программ | 5 лет ЭПК | |
| 265 | Документы (доклады, отчеты, обзоры) о ходе выполнения целевых программ | Пост. | |
| 266 | Переписка о ходе выполнения целевых программ | 5 лет ЭПК | Отметка ЭПК (ЦЭК, ЭК) означает, что часть документов может быть отнесена к сроку хранения постоянно. |
| 267 | Прогнозы (перспективные планы, программы) деятельности и развития организации | Пост. | |
| 268 | Концепции развития организации | Пост. | |
| 269 | Проекты перспективных планов, программ, концепций развития организации; документы (доклады, справки, сведения, расчеты, таблицы) к ним | 10 лет ЭПК | Отметка ЭПК (ЦЭК, ЭК) означает, что часть документов может быть отнесена к сроку хранения постоянно. |
| Номер статьи | Заголовок документа | Срок хранения | Примечания |
|---|---|---|---|
| 270 а | Планы экономического и социального развития организации: в других организациях | Пост. | |
| 270 б | Планы экономического и социального развития организации: в других организациях | До минования надобности | |
| 271 | Бизнес-планы; документы (технико-экономические обоснования, заключения, справки, расчеты) к ним | Пост. | |
| 272 | Государственные, муниципальные контракты на поставку товаров, выполнение работ, оказание услуг | 5 лет ЭПК | По крупным поставкам и наиболее важным работам, услугам -пост. Отметка ЭПК (ЦЭК, ЭК) означает, что часть документов может быть отнесена к сроку хранения постоянно. При ликвидации организаций, не являющихся источниками комплектования государственных, муниципальных архивов, документы принимаются на постоянное хранение по принципу выборки организаций и документов. |
| 273 а | Документы (конкурсная документация, протоколы, аудиозаписи, запросы, извещения, уведомления, заявки, сводные заявки, технические задания, графики — календарные планы, доверенности, информационные карты, копии договоров (контрактов) и др.) о проведении открытых конкурсов, конкурсов котировочных заявок (котировок), аукционов на поставку товаров, выполнение работ, оказание услуг для нужд организации: в организации — заказчике | 5 лет ЭПК | По крупным поставкам и наиболее важным работам, услугам -пост. Отметка ЭПК (ЦЭК, ЭК) означает, что часть документов может быть отнесена к сроку хранения постоянно. При ликвидации организаций, не являющихся источниками комплектования государственных, муниципальных архивов, документы принимаются на постоянное хранение по принципу выборки организаций и документов. |
| 273 б | Документы (конкурсная документация, протоколы, аудиозаписи, запросы, извещения, уведомления, заявки, сводные заявки, технические задания, графики — календарные планы, доверенности, информационные карты, копии договоров (контрактов) и др.) о проведении открытых конкурсов, конкурсов котировочных заявок (котировок), аукционов на поставку товаров, выполнение работ, оказание услуг для нужд организации: в других организациях | 5 лет | |
| 274 | Положения о комиссиях по размещению заказов на поставку товаров, выполнение работ, оказание услуг организации | Пост. | |
| 275 | Переписка о проведении открытых конкурсов, конкурсов котировочных заявок (котировок), аукционов по размещению заказов на поставку товаров, выполнение работ, оказание услуг для нужд организации | 5 лет | |
| 276 | Журналы регистрации протоколов комиссии организации по размещению заказов на поставку товаров, выполнение работ, оказание услуг | 5 лет | |
| 277 | Журналы регистрации представителей организаций, подавших заявки, прибывших на процедуру вскрытия конвертов с заявками на участие в конкурсе на поставку товаров, выполнения работ, оказания услуг | 5 лет | |
| 278 | Журналы регистрации заявок на участие в конкурсе, аукционе, запросах котировок цен | 5 лет | |
| 279 | Реестры государственных, муниципальных контрактов, заключенных по итогам размещения заказов | Пост. | Состав документов и сведений, содержащихся в реестрах, определяется законами и нормативными правовыми актами Российской Федерации. Хранятся в организации, исполняющей функцию ведения реестра, передаются на постоянное хранение после завершения ведения |
| 280 | Документы (извещения о конкурсах, заявки на участие в конкурсах, протоколы, уведомления, договоры (соглашения), заключения, отчеты) о проведении конкурсов на право получения грантов | Пост. | По отклоненным заявкам — 5 лет ЭПК. Отметка ЭПК (ЦЭК, ЭК) означает, что часть документов может быть отнесена к сроку хранения постоянно. При ликвидации организаций, не являющихся источниками комплектования государственных, муниципальных архивов, документы принимаются на постоянное хранение по принципу выборки организаций и документов. |
| 281 | Положения (регламенты) конкурсных комиссий — Экспертных советов на право получения грантов | Пост. | |
| 282 | Представления на кандидатов для избрания в состав Экспертных советов на право получения грантов; документы к ним | Пост. | |
| 283 | Переписка о проведении конкурсов на право получения грантов | 5 лет | |
| 284 | Журналы учета заявок об участии в конкурсах на право получения грантов | 5 лет | |
| 285 а | Годовые планы организации: по вспомогательным для данной организации направлениям деятельности | Пост. | В других организациях — до минования надобности |
| 285 б | Годовые планы организации: по вспомогательным для данной организации направлениям деятельности | 5 лет | |
| 286 | Проекты планов организации; документы (справки, заключения, сведения) к ним | 5 лет ЭПК | Отметка ЭПК (ЦЭК, ЭК) означает, что часть документов может быть отнесена к сроку хранения постоянно. |
| 287 | Планы, программы мероприятий по отдельным направлениям деятельности (ликвидация последствий чрезвычайных ситуаций, стихийных бедствий, проведение срочных видов работ), утвержденные руководством организации | Пост. | |
| 288 | Оперативные планы (квартальные, месячные) работы по всем направлениям деятельности организации и ее структурных подразделений | До минования надобности | |
| 289 | Документы (отчеты, таблицы, справки, расчеты) по налоговому планированию | 5 лет | |
| 290 | Годовые планы работы структурных подразделений организации | 5 лет | При отсутствии годовых планов работы организации -Пост. |
| 291 | Индивидуальные планы работников | 1 год | |
| 292 | Документы (графики, справки, сведения, анализы, таблицы, рабочие тетради) о разработке планов | 5 лет | |
| 293 | Документы (докладные записки, справки, сведения) об изменении планов | 5 лет ЭПК | Отметка ЭПК (ЦЭК, ЭК) означает, что часть документов может быть отнесена к сроку хранения постоянно. |
| 294 а | Аналитические записки (анализы) о выполнении планов организации: перспективных, годовых | Пост. | |
| 294 б | Аналитические записки (анализы) о выполнении планов организации: полугодовых, квартальных | 5 лет | При отсутствии годовых -Пост. |
| 295 | Документы (справки, информации, сведения) об итогах социально-экономического развития организации | 5 лет ЭПК | Отметка ЭПК (ЦЭК, ЭК) означает, что часть документов может быть отнесена к сроку хранения постоянно. |
| 296 | Переписка по вопросам планирования | 5 лет |
| Номер статьи | Заголовок документа | Срок хранения | Примечания |
|---|---|---|---|
| 297 а | Прейскуранты, ценники, тарифы на продукцию и услуги: по месту разработки и/или утверждения | Пост. | |
| 297 б | Прейскуранты, ценники, тарифы на продукцию и услуги: в других организациях | 3 года | После замены новыми |
| 298 | Справки, расчеты по прогнозированию цен | 5 лет | |
| 299 а | Документы (справки, обоснования, заключения, нормативные индикаторы, калькуляции) о разработке, применении цен и их корректировке: по месту разработки | Пост. | |
| 299 б | Документы (справки, обоснования, заключения, нормативные индикаторы, калькуляции) о разработке, применении цен и их корректировке: в других организациях | 3 года | После замены новыми |
| 300 | Ценовые соглашения между производителями и поставщиками материально-технических ресурсов | 5 лет ЭПК | После истечения срока действия соглашения. Отметка ЭПК (ЦЭК, ЭК) означает, что часть документов может быть отнесена к сроку хранения постоянно. |
| 301 | Протоколы согласования цен на имущество, продукцию и услуги | 5 лет ЭПК | Отметка ЭПК (ЦЭК, ЭК) означает, что часть документов может быть отнесена к сроку хранения постоянно. |
| 302 | Протоколы заседаний тиражно-калькуляционной комиссии | 5 лет | |
| 303 | Переписка по вопросам ценообразования | 5 лет ЭПК | Отметка ЭПК (ЦЭК, ЭК) означает, что часть документов может быть отнесена к сроку хранения постоянно. |
| 304 | Переписка о разработке, применении и изменении тарифов | 5 лет ЭПК | Отметка ЭПК (ЦЭК, ЭК) означает, что часть документов может быть отнесена к сроку хранения постоянно. |
| 305 | Переписка с иностранными организациями о тарифах | 15 лет ЭПК | Отметка ЭПК (ЦЭК, ЭК) означает, что часть документов может быть отнесена к сроку хранения постоянно. |
| 306 а | Бюджетное послание Президента Российской Федерации: по месту разработки и утверждения | Пост. |
ФИНАНСИРОВАНИЕ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ
| Номер статьи | Заголовок документа | Срок хранения | Примечания |
|---|---|---|---|
| 306 б | Бюджетное послание Президента Российской Федерации: в других организациях | До минования надобности | |
| 307 а | Бюджетная классификация Российской Федерации: по месту разработки и утверждения | Пост. | |
| 307 б | Бюджетная классификация Российской Федерации: в других организациях | До замены новой | |
| 308 а | Сводная бюджетная роспись (бюджетная роспись) на текущий финансовый год и плановый период: по месту разработки и утверждения | Пост. | |
| 308 б | Сводная бюджетная роспись (бюджетная роспись) на текущий финансовый год и плановый период: в других организациях | До замены новой | |
| 309 а | Бюджетная смета бюджетного учреждения: по месту разработки и утверждения | Пост. | |
| 309 б | Бюджетная смета бюджетного учреждения: в других организациях | До замены новой | |
| 310 а | Лимиты бюджетных обязательств: по месту разработки и утверждения | Пост. | |
| 310 б | Лимиты бюджетных обязательств: в других организациях | До замены новыми | |
| 311 а | Справки об изменении сводной бюджетной росписи и лимитов бюджетных обязательств: по месту разработки и утверждения | Пост. | |
| 311 б | Справки об изменении сводной бюджетной росписи и лимитов бюджетных обязательств: в других организациях | До замены новыми | |
| 312 а | Справки о бюджетных ассигнованиях, лимитах бюджетных обязательств, предельных объемах финансирования, доведенных получателю бюджетных средств, администратору источников финансирования дефицита бюджета, участвующему во внутриведомственной реорганизации: по месту разработки и утверждения | Пост. | |
| 312 б | Справки о бюджетных ассигнованиях, лимитах бюджетных обязательств, предельных объемах финансирования, доведенных получателю бюджетных средств, администратору источников финансирования дефицита бюджета, участвующему во внутриведомственной реорганизации: в других организациях | До замены новыми | |
| 313 а | Финансовые планы перспективные: по месту разработки и/или утверждения | Пост. | |
| 313 б | Финансовые планы перспективные: в других организациях | До минования надобности | |
| 314 а | Планы (бюджеты) организации: — финансовый (баланс доходов и расходов); — финансирования и кредитования; — валютный; — материальных балансов; — капитальных вложений; — по труду и заработной плате; — прибыли; — образования, распределения и использования фондов организации; — накопления и расходования оборотных средств и др.: сводные годовые | Пост. | В других организациях — до минования надобности. |
| 314 б | Планы (бюджеты) организации: — финансовый (баланс доходов и расходов); — финансирования и кредитования; — валютный; — материальных балансов; — капитальных вложений; — по труду и заработной плате; — прибыли; — образования, распределения и использования фондов организации; — накопления и расходования оборотных средств и др.: годовые | Пост. | В других организациях — до минования надобности. |
| 314 в | Планы (бюджеты) организации: — финансовый (баланс доходов и расходов); — финансирования и кредитования; — валютный; — материальных балансов; — капитальных вложений; — по труду и заработной плате; — прибыли; — образования, распределения и использования фондов организации; — накопления и расходования оборотных средств и др.: квартальные | 5 лет | При отсутствии годовых -Пост. |
| 314 г | Планы (бюджеты) организации: — финансовый (баланс доходов и расходов); — финансирования и кредитования; — валютный; — материальных балансов; — капитальных вложений; — по труду и заработной плате; — прибыли; — образования, распределения и использования фондов организации; — накопления и расходования оборотных средств и др.: месячные | 1 год | При отсутствии годовых и квартальных -пост. |
| 315 | Проекты планов (бюджетов) организации | 5 лет | |
| 316 | Выписки из соответствующих лицевых счетов, приложения к выпискам из лицевых счетов, отчеты о состоянии лицевых счетов с приложением платежных документов | 5 лет | |
| 317 | Документы (уведомления, справки, реестры, заявки, извещения и др.) по поступлениям в бюджеты бюджетной системы Российской Федерации | 5 лет | При условии проведения проверки (ревизии) |
| 318 а | Документы (данные, сведения, отчеты) мониторинга качества финансового менеджмента: годовые | Пост. | |
| 318 б | Документы (данные, сведения, отчеты) мониторинга качества финансового менеджмента: квартальные | 5 лет | При отсутствии годовых -Пост. |
| 319 | Документы (уведомления, расчеты, таблицы, справки, сведения, ведомости, поручения, заключения, обоснования, переписка) о разработке и изменении финансовых планов (бюджетов) | 5 лет ЭПК | Отметка ЭПК (ЦЭК, ЭК) означает, что часть документов может быть отнесена к сроку хранения постоянно. |
| 320 | Документы (ходатайства, экономические расчеты, инвестиционные проекты, гранты, таблицы, заключения) о долгосрочном кредитовании и инвестиционной деятельности | Пост. | |
| 321 | Казначейские уведомления, расходные расписания; реестры расходных расписаний | 5 лет | |
| 322 | Экономические нормативы финансового обеспечения и их распределения; расчеты к ним | 5 лет | |
| 323 | Переписка об экономических нормативах | 5 лет | |
| 324 а | Финансово-экономические и конъюнктурные обзоры: по месту разработки и/или утверждения | Пост. | |
| 324 б | Финансово-экономические и конъюнктурные обзоры: в других организациях | До минования надобности | |
| 325 а | Сметы (доходов и расходов) организации, бюджетного учреждения, по приносящей доход деятельности; сведения о сметных назначениях: годовые | Пост. | Административно-хозяйственных расходов — 5 лет |
| 325 б | Сметы (доходов и расходов) организации, бюджетного учреждения, по приносящей доход деятельности; сведения о сметных назначениях: квартальные | 5 лет | |
| 326 | Документы (справки, сведения, расчеты, расходные расписания, бюджетные поручения, заявки, переписка) о финансовом обеспечении всех направлений деятельности | 5 лет ЭПК | Отметка ЭПК (ЦЭК, ЭК) означает, что часть документов может быть отнесена к сроку хранения постоянно. |
| 327 а | Отчеты (аналитические таблицы) о выполнении планов (исполнения бюджетов) организации: — финансового; — финансирования и кредитования; — валютного; — материальных балансов; — капитальных вложений; — по труду и заработной плате; — прибыли; — образования, распределения и использования фондов организации; — накопления и расходования оборотных средств и др.: сводные годовые | Пост. | В других организациях — до минования надобности. |
| 327 б | Отчеты (аналитические таблицы) о выполнении планов (исполнения бюджетов) организации: — финансового; — финансирования и кредитования; — валютного; — материальных балансов; — капитальных вложений; — по труду и заработной плате; — прибыли; — образования, распределения и использования фондов организации; — накопления и расходования оборотных средств и др.: годовые в) квартальные г) месячные | Пост. | В других организациях — до минования надобности. |
| 327 в | Отчеты (аналитические таблицы) о выполнении планов (исполнения бюджетов) организации: — финансового; — финансирования и кредитования; — валютного; — материальных балансов; — капитальных вложений; — по труду и заработной плате; — прибыли; — образования, распределения и использования фондов организации; — накопления и расходования оборотных средств и др.: квартальные | 5 лет | При отсутствии годовых -Пост. |
| 327 г | Отчеты (аналитические таблицы) о выполнении планов (исполнения бюджетов) организации: — финансового; — финансирования и кредитования; — валютного; — материальных балансов; — капитальных вложений; — по труду и заработной плате; — прибыли; — образования, распределения и использования фондов организации; — накопления и расходования оборотных средств и др.: месячные | 1 год | При отсутствии годовых, квартальных -пост. |
| 328 | Документы (проекты договоров, справки, переписка) по согласованию совершения крупных сделок федеральными государственными унитарными предприятиями, подведомственными федеральным органам исполнительной власти | 5 лет ЭПК | Отметка ЭПК (ЦЭК, ЭК) означает, что часть документов может быть отнесена к сроку хранения постоянно. |
| 329 а | Отчеты по государственным, муниципальным заказам (контрактам): по месту проведения аукциона или конкурса | Пост. | |
| 329 б | Отчеты по государственным, муниципальным заказам (контрактам): в представляющей организации | 5 лет | |
| 330 | Сведения о заключенных государственных, муниципальных контрактах (их изменении); об исполнении (прекращении действия) государственных, муниципальных контрактов | Пост. | |
| 331 | Переписка об изменении расходов на содержание аппарата управления и административно-хозяйственные нужды | 5 лет | |
| 332 | Документы (акты, докладные записки, переписка) о соблюдении финансовой дисциплины | 5 лет ЭПК | Отметка ЭПК (ЦЭК, ЭК) означает, что часть документов может быть отнесена к сроку хранения постоянно. |
| 333 | Документы (положения, справки, расчеты, докладные записки, заключения) о формировании фондов организации и их расходовании | 5 лет ЭПК | Отметка ЭПК (ЦЭК, ЭК) означает, что часть документов может быть отнесена к сроку хранения постоянно. |
| 334 | Переписка об открытии, закрытии, состоянии, оплате текущих, расчетных, бюджетных счетов, о проведении денежно-расчетных операций | 5 лет | |
| 335 | Документы (положения, карточки) об открытии, закрытии, переоформлении расчетных, текущих, корреспондентских, соответствующих лицевых счетов | 5 лет | |
| 336 | Переписка с банками по неоплаченным счетам и по отказам банков в оплате счетов | 3 года | |
| 337 | Договоры банковского счета | 5 лет | После истечения срока действия договора |
| 338 | Срочные финансовые донесения, оперативные отчеты и сведения | 1 год | |
| 339 | Документы (докладные записки, сообщения, информации, извещения, справки, отчеты, переписка) по вопросам кредитования | 5 лет ЭПК | Отметка ЭПК (ЦЭК, ЭК) означает, что часть документов может быть отнесена к сроку хранения постоянно. |
| 340 | Кредитные договоры, договоры займа и иные долговые обязательства; документы, подтверждающие предоставление кредита (займа) и исполнение должником своих обязательств | 5 лет ЭПК | После полного исполнения обязательств, списания задолженностей по обязательству или иным основаниям. Отметка ЭПК (ЦЭК, ЭК) означает, что часть документов может быть отнесена к сроку хранения постоянно. |
| 341 | Переписка о размещении акций, вкладов | 5 лет | |
| 342 | Переписка о начислении дивидендов | 5 лет | |
| 343 | Заявки на получение кредитов | 1 год | После погашения кредитов |
| 344 | Переписка о нормах обязательных резервов | 5 лет | |
| 345 | Переписка по вопросам разъяснения порядка финансового обеспечения бюджетных инвестиций | 5 лет | |
| 346 | Сводные ведомости по открытым кредитам | Пост. | |
| 347 а | Сведения о расходовании кредитов: годовые | Пост. | |
| 347 б | Сведения о расходовании кредитов: квартальные | 3 года | |
| 347 в | Сведения о расходовании кредитов: месячные | 1 год | |
| 348 | Расходные кассовые расписания и уведомления о кредитах | 5 лет | |
| 349 а | Кассовые планы: годовые | 5 лет | |
| 349 б | Кассовые планы: квартальные | 3 года | |
| 349 в | Кассовые планы: месячные | 1 год | |
| 350 | Отчеты по кассовым планам | 5 лет |
УЧЕТ И ОТЧЕТНОСТЬ
Бухгалтерский учет и отчетность
| Номер статьи | Заголовок документа | Срок хранения | Примечания |
|---|---|---|---|
| 351 а | Бухгалтерская (финансовая) отчетность (бухгалтерские балансы, отчеты о прибылях и убытках, отчеты о целевом использовании средств, приложения к ним и др.): сводная годовая (консолидированная) | Пост. | При ликвидации организаций, не являющихся источниками комплектования государственных, муниципальных архивов, документы принимаются на постоянное хранение по принципу выборки организаций и документов. |
| 351 б | Бухгалтерская (финансовая) отчетность (бухгалтерские балансы, отчеты о прибылях и убытках, отчеты о целевом использовании средств, приложения к ним и др.): годовая | Пост. | |
| 351 в | Бухгалтерская (финансовая) отчетность (бухгалтерские балансы, отчеты о прибылях и убытках, отчеты о целевом использовании средств, приложения к ним и др.): квартальная | 5 лет | При отсутствии годовых -Пост. |
| 351 г | Бухгалтерская (финансовая) отчетность (бухгалтерские балансы, отчеты о прибылях и убытках, отчеты о целевом использовании средств, приложения к ним и др.): месячная | 1 год | При отсутствии годовых, квартальных -пост. |
| 352 а | Бюджетная отчетность (балансы, отчеты, справки, пояснительные записки): годовая | Пост. | При ликвидации организаций, не являющихся источниками комплектования государственных, муниципальных архивов, документы принимаются на постоянное хранение по принципу выборки организаций и документов. |
| 352 б | Бюджетная отчетность (балансы, отчеты, справки, пояснительные записки): квартальная | 5 лет | При отсутствии годовых -Пост. |
| 352 в | Бюджетная отчетность (балансы, отчеты, справки, пояснительные записки): месячная | 1 год | При отсутствии годовых, квартальных -пост. |
| 353 | Передаточные акты, разделительные, ликвидационные балансы; пояснительные записки к ним | Пост. | При ликвидации организаций, не являющихся источниками комплектования государственных, муниципальных архивов, документы принимаются на постоянное хранение по принципу выборки организаций и документов. |
| 354 | Аналитические документы (таблицы, доклады) к годовой бухгалтерской (бюджетной) отчетности | 5 лет ЭПК | Отметка ЭПК (ЦЭК, ЭК) означает, что часть документов может быть отнесена к сроку хранения постоянно. |
| 355 | Документы (протоколы, акты, заключения) о рассмотрении и утверждении бухгалтерской (бюджетной) отчетности | Пост. | |
| 356 а | Отчеты об исполнении смет: сводные годовые | Пост. | |
| 356 б | Отчеты об исполнении смет: годовые | Пост. | |
| 356 в | Отчеты об исполнении смет: квартальные | 5 лет | При отсутствии годовых -Пост. |
| 357 а | Отчеты по субсидиям, субвенциям, полученным из бюджетов: годовые | Пост. | |
| 357 б | Отчеты по субсидиям, субвенциям, полученным из бюджетов: полугодовые, квартальные | 5 лет | |
| 358 | Бухгалтерская (финансовая) отчетность по международным стандартам финансовой отчетности или другим стандартам | Пост. | При ликвидации организаций, не являющихся источниками комплектования государственных, муниципальных архивов, документы принимаются на постоянное хранение по принципу выборки организаций и документов. |
| 359 | Переписка по вопросам бухгалтерского учета, бюджетного учета, составления и представления бухгалтерской (финансовой) отчетности, бюджетной отчетности | 5 лет | |
| 360 | Документы учетной политики (рабочий план счетов, формы первичных учетных документов и др.) | 5 лет | |
| 361 | Регистры бухгалтерского (бюджетного) учета (главная книга, журналы-ордера, мемориальные ордера, журналы операций по счетам, оборотные ведомости, накопительные ведомости, разработочные таблицы, реестры, книги (карточки), ведомости, инвентарные списки и др.) | 5 лет | При условии проведения проверки (ревизии) |
| 362 | Первичные учетные документы и приложения к ним, зафиксировавшие факт совершения хозяйственной операции и явившиеся основанием для бухгалтерских записей (кассовые документы и книги, банковские документы, корешки банковских чековых книжек, ордера, табели, извещения банков и переводные требования, акты о приеме, сдаче, списании имущества и материалов, квитанции, накладные и авансовые отчеты, переписка и др.) | 5 лет | При условии проведения проверки (ревизии) |
| 363 | Утвержденные лимиты, фонды заработной платы: по месту разработки и утверждения | Пост. | |
| 363 | Утвержденные лимиты, фонды заработной платы: в других организациях | До минования надобности | |
| 364 | Сведения об учете фондов, лимитов заработной платы и контроле за их распределением, о расчетах по перерасходу и задолженности по заработной плате, об удержании из заработной платы, из средств социального страхования, о выплате отпускных и выходных пособий | 5 лет | |
| 365 | Реестры закупок товаров, работ, услуг, осуществляемых организацией без заключения государственного или муниципального контракта | 5 лет | Состав документов и сведений, содержащихся в реестрах, определяется законами и нормативными правовыми актами Российской Федерации. Хранятся в организации, исполняющей функцию ведения реестра, передаются на постоянное хранение после завершения ведения |
| 366 | Документы (акты, сведения, справки, переписка) о взаимных расчетах и перерасчетах между организациями | 5 лет | После проведения взаиморасчета |
| 367 | Переписка о приобретении хозяйственного имущества, канцелярских принадлежностей, железнодорожных и авиабилетов, оплате услуг средств связи и других административно-хозяйственных расходах; о предоставлении мест в гостиницах | 1 год | |
| 368 | Счета-фактуры | 4 г. | |
| 369 | Документы (счета, справки, переписка) по финансовым вопросам благотворительной деятельности | 5 лет ЭПК | Отметка ЭПК (ЦЭК, ЭК) означает, что часть документов может быть отнесена к сроку хранения постоянно. |
| 370 | Переписка о сроках и размере арендной платы | 5 лет | |
| 371 | Документы (заявления, поручения, переписка) о валютных операциях (покупка, продажа) | 5 лет ЭПК | Отметка ЭПК (ЦЭК, ЭК) означает, что часть документов может быть отнесена к сроку хранения постоянно. |
| 372 | Документы (отчеты, сводки) о ведении валютных и конверсионных операций, операций с грантами | Пост. | |
| 373 а | Отчеты о платежах и поступлениях валюты: сводные годовые | Пост. | |
| 373 б | Отчеты о платежах и поступлениях валюты: годовые | Пост. | |
| 373 в | Отчеты о платежах и поступлениях валюты: квартальные | 3 года | При отсутствии годовых -Пост. |
| 373 г | Отчеты о платежах и поступлениях валюты: месячные | 1 год | При отсутствии годовых и квартальных -пост. |
| 374 | Оперативные отчеты по счетам в иностранной валюте за границей | 10 лет | После закрытия счета |
| 375 | Оперативные отчеты о расходовании иностранной валюты на загранкомандировки | 5 лет | |
| 376 | Отчеты по драгоценным металлам | 5 лет | При условии проведения проверки (ревизии) |
| 377 | Гарантийные письма | 5 лет | После окончания срока гарантии |
| 378 | Переписка о выдаче и возврате ссуд | 5 лет | После погашения ссуды |
| 379 | Документы (справки, акты, обязательства, переписка) о дебиторской и кредиторской задолженности | 5 лет ЭПК | |
| 380 | Перечень лиц, имеющих право подписи первичных учетных документов | 5 лет | После замены новыми |
| 381 | Свидетельства о постановке на учет в налоговых органах | Пост. | При ликвидации организаций, не являющихся источниками комплектования государственных, муниципальных архивов, документы принимаются на постоянное хранение по принципу выборки организаций и документов. |
| 382 | Документы (расчеты, сводки, справки, таблицы, сведения, переписка) о начисленных и перечисленных суммах налогов в бюджеты всех уровней, внебюджетные фонды, задолженности по ним | 5 лет ЭПК | Отметка ЭПК (ЦЭК, ЭК) означает, что часть документов может быть отнесена к сроку хранения постоянно. |
| 383 | Перечень выплат, на которые не начисляются страховые взносы в государственные социальные фонды: а) по месту разработки и утверждения б) в других организациях | Пост. До замены новым | |
| 384 | Документы (расчеты, сведения, заявления, решения, списки, ведомости, переписка) об освобождении от уплаты налогов, предоставлении льгот, отсрочек уплаты или отказе в ней по налогам, акцизным и другим сборам | 5 лет ЭПК | Отметка ЭПК (ЦЭК, ЭК) означает, что часть документов может быть отнесена к сроку хранения постоянно. |
| 385 | Документы (акты сверок, справки) об уплате налогов в бюджет зачетами, ценными бумагами, поставками продукции, товаров, работ, услуг | 5 лет | |
| 386 | Акты-справки о погашении налогов (задолженности) векселями | 5 лет | После погашения налогов |
| 387 | Документы (заявления, распоряжения, справки-графики, акты) об оплате, размене, приеме-передаче векселей | 5 лет | |
| 388 | Документы (таблицы, акты, расчеты) по дополнительному налогообложению за определенный период времени из-за пересмотра налогового законодательства | 5 лет | |
| 389 | Реестры расчета земельного налога | 5 лет | |
| 390 а | Расчетные ведомости по отчислению страховых взносов в фонд социального страхования: годовые | Пост. | |
| 390 б | Расчетные ведомости по отчислению страховых взносов в фонд социального страхования: квартальные | 5 лет | При отсутствии годовых -Пост. С нарастающим итогом за IV квартал -пост. |
| 391 | Отчеты по перечислению денежных сумм по государственному и негосударственному страхованию | Пост. | |
| 392 | Налоговые декларации (расчеты) юридических лиц по всем видам налогов | 5 лет ЭПК | Отметка ЭПК (ЦЭК, ЭК) означает, что часть документов может быть отнесена к сроку хранения постоянно. |
| 393 | Налоговые декларации и расчеты авансовых платежей по единому социальному налогу | 5 лет | При отсутствии лицевых счетов или ведомостей начисления заработной платы -75 лет |
| 394 | Налоговые карточки по учету доходов и налога на доходы физических лиц (ф. N 1-НДФЛ) | 5 лет | При условии проведения проверки (ревизии). При отсутствии лицевых счетов — 75 лет |
| 395 | Декларации и расчеты авансовых платежей по страховым взносам на обязательное пенсионное страхование | 5 лет | При отсутствии лицевых счетов или ведомостей начисления заработной платы -75 лет |
| 396 | Сведения о доходах физических лиц | 5 лет | При отсутствии лицевых счетов или ведомостей начисления заработной платы -75 лет |
| 397 | Реестры сведений о доходах физических лиц | 75 лет | |
| 398 | Переписка о разногласиях по вопросам налогообложения, взимания акцизных и других сборов | 5 лет ЭПК | Отметка ЭПК (ЦЭК, ЭК) означает, что часть документов может быть отнесена к сроку хранения постоянно. |
| 399 | Документы (решения, справки, отчеты, заявления, переписка) о реструктуризации задолженности по страховым взносам | 5 лет ЭПК | Отметка ЭПК (ЦЭК, ЭК) означает, что часть документов может быть отнесена к сроку хранения постоянно. |
| 400 | Документы (списки объектов налогообложения, перечни льгот, объяснения, сведения, расчеты) по расчету налоговой базы юридическими лицами за налоговый период | 5 лет | |
| 401 | Книги учета доходов и расходов организаций и индивидуальных предпринимателей, применяющих упрощенную систему налогообложения | Пост. | |
| 402 | Документы (планы, отчеты, протоколы, акты, справки, докладные записки, переписка) о проведении документальных ревизий финансово-хозяйственной деятельности, контрольно-ревизионной работе, в т.ч. проверке кассы, правильности взимания налогов и др. | 5 лет | При условии проведения проверки (ревизии) |
| 403 а | Критерии (система показателей) деятельности организаций, по которым их финансовая, бухгалтерская отчетность подлежит обязательному аудиту: по месту разработки и утверждения | Пост. | |
| 403 б | Критерии (система показателей) деятельности организаций, по которым их финансовая, бухгалтерская отчетность подлежит обязательному аудиту: в других организациях | До замены новыми | |
| 404 а | Стандарты, методики проведения аудита: по месту разработки | Пост. | |
| 404 б | Стандарты, методики проведения аудита: в других организациях | До замены новыми | |
| 405 а | Планы аудита (общие): по месту разработки и/или утверждения | Пост. | |
| 405 б | Планы аудита (общие): в других организациях | До минования надобности | |
| 406 а | Программы аудита (общие): по месту разработки и/или утверждения | Пост. | |
| 406 б | Программы аудита (общие): в других организациях | До минования надобности | |
| 407 | Договоры оказания аудиторских услуг | 5 лет | После истечения срока действия договора |
| 408 | Аудиторские заключения по бухгалтерской (финансовой) отчетности | 5 лет ЭПК | При условии проведения проверки (ревизии). Для годовой бухгалтерской (финансовой) отчетности -Пост. Отметка ЭПК (ЦЭК, ЭК) означает, что часть документов может быть отнесена к сроку хранения постоянно. |
| 409 | Переписка о наложенных на организацию взысканиях, штрафах | 5 лет | |
| 410 | Документы (справки, акты, обязательства, переписка) о недостачах, растратах, хищениях | 5 лет ЭПК | Отметка ЭПК (ЦЭК, ЭК) означает, что часть документов может быть отнесена к сроку хранения постоянно. |
| 411 а | Положения об оплате труда и премировании работников: по месту разработки и/или утверждения | Пост. | При ликвидации организаций, не являющихся источниками комплектования государственных, муниципальных архивов, документы принимаются на постоянное хранение по принципу выборки организаций и документов. |
| 411 б | Положения об оплате труда и премировании работников: в других организациях | 5 лет | После замены новыми |
| 412 | Документы (сводные расчетные (расчетно-платежные) ведомости (табуляграммы) и документы к ним, расчетные листы на выдачу заработной платы, пособий, гонораров, материальной помощи и др. выплат (1); доверенности на получение денежных сумм и товарно-материальных ценностей, в том числе аннулированные доверенности) о получении заработной платы и других выплат | 5 лет (2) | (1) При отсутствии лицевых счетов -75 лет (2) При условии проведения проверки (ревизии) |
| 413 | Лицевые карточки, счета работников | 75 лет ЭПК | Отметка ЭПК (ЦЭК, ЭК) означает, что часть документов может быть отнесена к сроку хранения постоянно. |
| 414 | Переписка о выплате заработной платы | 5 лет | |
| 415 | Документы (копии отчетов, заявления, списки работников, справки, выписки из протоколов, заключения, переписка) о выплате пособий, оплате листков нетрудоспособности, материальной помощи | 5 лет | |
| 416 | Исполнительные листы работников (исполнительные документы) | До минования надобности | Не менее 5 лет |
| 417 | Документы (заявления, решения, справки, переписка) об оплате учебных отпусков | До минования надобности | Не менее 5 лет |
| 418 | Лицевые счета акционеров | 5 лет | После перехода права собственности на акции. При условии проведения проверки (ревизии) |
| 419 | Ведомости на выдачу дивидендов | 75 лет | |
| 420 | Ведомости на выдачу компенсаций гражданам за причинение ущерба на финансовом и фондовом рынках | 25 лет | После выплаты компенсации |
| 421 | Государственный реестр государственного имущества, составляющего государственную казну | Пост. | Состав документов и сведений, содержащихся в реестрах, определяется законами и нормативными правовыми актами Российской Федерации. Хранятся в организации, исполняющей функцию ведения реестра, передаются на постоянное хранение после завершения ведения |
| 422 | Документы (карты учета, правоустанавливающие документы, решения, акты) по ведению реестра государственного, муниципального имущества | Пост. | |
| 423 | Реестры балансодержателей недвижимого имущества Российской Федерации | Пост. | Состав документов и сведений, содержащихся в реестрах, определяется законами и нормативными правовыми актами Российской Федерации. Хранятся в организации, исполняющей функцию ведения реестра, передаются на постоянное хранение после завершения ведения |
| 424 | Документы (распоряжения, перечни, акты) по передаче имущества из федеральной собственности в собственность субъекта Российской Федерации или муниципальную собственность, из собственности субъекта Российской Федерации в федеральную или муниципальную собственность, из муниципальной собственности в федеральную собственность или собственность субъекта Российской Федерации | Пост. | |
| 425 | Документы (списки имущества, акты, соглашения) о порядке установления долевой собственности между собственниками имущества и его разделе | Пост. | При ликвидации организаций, не являющихся источниками комплектования государственных, муниципальных архивов, документы принимаются на постоянное хранение по принципу выборки организаций и документов. |
| 426 | Документы (предписания, акты, судебные иски, переписка) о порядке востребования имущества из чужого незаконного владения | 15 лет ЭПК | После вынесения окончательного судебного решения. Отметка ЭПК (ЦЭК, ЭК) означает, что часть документов может быть отнесена к сроку хранения постоянно. |
| 427 | Документы (протоколы заседаний инвентаризационных комиссий, инвентаризационные описи, списки, акты, ведомости) об инвентаризации активов, обязательств | Пост. | О товарно-материальных ценностях (движимом имуществе) — 5 лет При условии проведения проверки (ревизии). Отметка ЭПК (ЦЭК, ЭК) означает, что часть документов может быть отнесена к сроку хранения постоянно. |
| 428 | Инвентаризационные описи ликвидационных комиссий | Пост. | При ликвидации организаций, не являющихся источниками комплектования государственных, муниципальных архивов, документы принимаются на постоянное хранение по принципу выборки организаций и документов. |
| 429 | Документы (протоколы, акты, расчеты, ведомости, заключения) о переоценке основных фондов, определении амортизации основных средств, оценке стоимости имущества организации | Пост. | При ликвидации организаций, не являющихся источниками комплектования государственных, муниципальных архивов, документы принимаются на постоянное хранение по принципу выборки организаций и документов. |
| 430 | Документы (заявки, акты оценки, переписка и др.) по продаже движимого имущества | 10 лет ЭПК | После продажи. Отметка ЭПК (ЦЭК, ЭК) означает, что часть документов может быть отнесена к сроку хранения постоянно. |
| 431 | Документы (справки, акты, сведения, решения и др.) о возврате конфискованного имущества реабилитированных граждан (жертв политических репрессий) | Пост. | При ликвидации организаций, не являющихся источниками комплектования государственных, муниципальных архивов, документы принимаются на постоянное хранение по принципу выборки организаций и документов. |
| 432 | Акты о передаче прав на недвижимое имущество и сделок с ним от прежнего к новому правообладателю (с баланса на баланс) | Пост. | При ликвидации организаций, не являющихся источниками комплектования государственных, муниципальных архивов, документы принимаются на постоянное хранение по принципу выборки организаций и документов. |
| 433 | Переписка о разделе совместной собственности юридических лиц | Пост. | |
| 434 | Переписка о приеме на баланс, сдаче, списании материальных ценностей (движимого имущества) | 5 лет | |
| 435 | Документы (заявки, справки, лимиты, расчеты) о расходах на приобретение оборудования, производственного и жилого фонда | 5 лет | При условии проведения проверки (ревизии) |
| 436 | Договоры, соглашения | 5 лет ЭПК | Не указанные в отдельных статьях Перечня. После истечения срока действия договора, соглашения. Отметка ЭПК (ЦЭК, ЭК) означает, что часть документов может быть отнесена к сроку хранения постоянно. |
| 437 | Протоколы разногласий по договорам | 5 лет ЭПК | После истечения срока действия договора. Отметка ЭПК (ЦЭК, ЭК) означает, что часть документов может быть отнесена к сроку хранения постоянно. |
| 438 | Завещания | Пост. | При ликвидации организаций, не являющихся источниками комплектования государственных, муниципальных архивов, документы принимаются на постоянное хранение по принципу выборки организаций и документов. |
| 439 | Договоры дарения | Пост. | При ликвидации организаций, не являющихся источниками комплектования государственных, муниципальных архивов, документы принимаются на постоянное хранение по принципу выборки организаций и документов. |
| 440 | Договоры подряда с юридическими лицами | 5 лет ЭПК | После истечения срока действия договора. Отметка ЭПК (ЦЭК, ЭК) означает, что часть документов может быть отнесена к сроку хранения постоянно. |
| 441 | Договоры проката | 5 лет | После истечения срока действия договора |
| 442 | Договоры ренты | Пост. | При ликвидации организаций, не являющихся источниками комплектования государственных, муниципальных архивов, документы принимаются на постоянное хранение по принципу выборки организаций и документов. |
| 443 | Договоры возмездного оказания услуг (консультационных, информационных, услуг по обучению) работникам | 5 лет | После истечения срока действия договора |
| 444 | Договоры-поручения | 5 лет ЭПК | После истечения срока действия договора. Отметка ЭПК (ЦЭК, ЭК) означает, что часть документов может быть отнесена к сроку хранения постоянно. |
| 445 | Договоры найма | 5 лет | После истечения срока действия договора |
| 446 | Договоры мены | 5 лет | После истечения срока действия договора |
| 447 | Договоры страхования имущественной и гражданской ответственности | 5 лет | После истечения срока действия договора |
| 448 | Документы (заявления, заключения страховщика, переписка) по страховой деятельности | 5 лет ЭПК | После истечения срока действия договора. Отметка ЭПК (ЦЭК, ЭК) означает, что часть документов может быть отнесена к сроку хранения постоянно. |
| 449 | Договоры по лизингу имущества организации | Пост. | При ликвидации организаций, не являющихся источниками комплектования государственных, муниципальных архивов, документы принимаются на постоянное хранение по принципу выборки организаций и документов. |
| 450 | Документы (списки объектов имущества, акты, расчеты отчислений от прибыли, переписка) по лизингу имущества организации | Пост. | |
| 451 | Договоры по залогу имущества организации | 10 лет ЭПК | После истечения срока действия договора. Документы по залогу недвижимого имущества -Пост. Отметка ЭПК (ЦЭК, ЭК) означает, что часть документов может быть отнесена к сроку хранения постоянно. |
| 452 | Документы (расчеты стоимости имущества, акты, переписка) по залогу имущества организации | 10 лет ЭПК | После истечения срока действия договора. Документы по залогу недвижимого имущества -Пост. Отметка ЭПК (ЦЭК, ЭК) означает, что часть документов может быть отнесена к сроку хранения постоянно. |
| 453 | Паспорта сделок | Пост. | При ликвидации организаций, не являющихся источниками комплектования государственных, муниципальных архивов, документы принимаются на постоянное хранение по принципу выборки организаций и документов. |
| 454 | Переписка по вопросам оказания платных услуг | 5 лет | |
| 455 | Документы (расчеты, заключения, справки, переписка) к договорам, соглашениям | 5 лет ЭПК | После истечения срока действия договора, соглашения. Отметка ЭПК (ЦЭК, ЭК) означает, что часть документов может быть отнесена к сроку хранения постоянно. |
| 456 а | Документы (акты, справки, счета) о приеме выполненных работ: по договорам, контрактам, соглашениям на работы, относящиеся к основной (профильной) деятельности организации | 5 лет ЭПК | После истечения срока действия договора, соглашения. Отметка ЭПК (ЦЭК, ЭК) означает, что часть документов может быть отнесена к сроку хранения постоянно. |
| 456 б | Документы (акты, справки, счета) о приеме выполненных работ: по трудовым договорам, договорам подряда | 5 лет | При отсутствии лицевых счетов — 75 лет |
| 456 в | Документы (акты, справки, счета) о приеме выполненных работ: по хозяйственным, операционным договорам, соглашениям | 5 лет | После истечения срока действия договора, соглашения. |
| 457 | Договоры о материальной ответственности материально ответственного лица | 5 лет | После увольнения материально ответственного лица |
| 458 | Образцы подписей материально ответственных лиц | До минования надобности | Не менее 5 лет |
| 459 а | Книги, журналы, карточки учета: ценных бумаг | Пост. | При ликвидации организаций, не являющихся источниками комплектования государственных, муниципальных архивов, документы принимаются на постоянное хранение по принципу выборки организаций и документов. |
| 459 б | Книги, журналы, карточки учета: поступления валюты | 5 лет | При условии проведения проверки (ревизии) |
| 459 в | Книги, журналы, карточки учета: регистрации договоров купли- продажи движимого и недвижимого имущества, в т.ч. акций | Пост. | При ликвидации организаций, не являющихся источниками комплектования государственных, муниципальных архивов, документы принимаются на постоянное хранение по принципу выборки организаций и документов. |
| 459 г | Книги, журналы, карточки учета: договоров, контрактов, соглашений с юридическими лицами | 5 лет | После окончания срока действия договора, контракта, соглашения |
| 459 д | Книги, журналы, карточки учета: основных средств (зданий, сооружений), иного имущества, обязательств | 5 лет | После ликвидации основных средств. При условии проведения проверки (ревизии) |
| 459 е | Книги, журналы, карточки учета: договоров, актов о приеме- передаче имущества | Пост. | При ликвидации организаций, не являющихся источниками комплектования государственных, муниципальных архивов, документы принимаются на постоянное хранение по принципу выборки организаций и документов. |
| 459 ж | Книги, журналы, карточки учета: расчетов с организациями | 5 лет | При условии проведения проверки (ревизии) |
| 459 з | Книги, журналы, карточки учета: приходно-расходных кассовых документов (счетов, платежных поручений) | 5 лет | При условии проведения проверки (ревизии) |
| 459 и | Книги, журналы, карточки учета: погашенных векселей на уплату налогов | 5 лет | После погашения налога. При условии проведения проверки (ревизии) |
| 459 к | Книги, журналы, карточки учета: реализации товаров, работ, услуг, облагаемых и не облагаемых налогом на добавленную стоимость | 5 лет | С даты последней записи. При условии проведения проверки (ревизии) |
| 459 л | Книги, журналы, карточки учета: хозяйственного имущества (материальных ценностей) | 5 лет | При условии проведения проверки (ревизии) |
| 459 м | Книги, журналы, карточки учета: вспомогательные, контрольные (транспортные, грузовые, весовые и др.) | 5 лет | При условии проведения проверки (ревизии) |
| 459 н | Книги, журналы, карточки учета: подотчетных лиц | 5 лет | |
| 459 о | Книги, журналы, карточки учета: исполнительных листов | 5 лет | |
| 459 п | Книги, журналы, карточки учета: сумм доходов и подоходного налога работников | 5 лет | |
| 459 р | Книги, журналы, карточки учета: депонированной заработной платы | 5 лет | При условии проведения проверки (ревизии) |
| 459 с | Книги, журналы, карточки учета: депонентов по депозитным суммам | 5 лет | |
| 459 т | Книги, журналы, карточки учета: доверенностей | 5 лет | При условии проведения проверки (ревизии) |
| 459 у | Книги, журналы, карточки учета: у) учета покупок; учета продаж | 4 года | |
| 460 а | Программы, руководства по организации и внедрению автоматизированных систем бухгалтерского учета и отчетности: по месту разработки и/или утверждения | Пост. | |
| 460 б | Программы, руководства по организации и внедрению автоматизированных систем бухгалтерского учета и отчетности: в других организациях | 3 года | После замены новыми |
| 461 | Переписка об организации и внедрении автоматизированных систем учета и отчетности | 5 лет | |
| 462 а | Формы (альбомы форм) унифицированных первичных документов и регистров бухгалтерского учета: по месту разработки и утверждения | Пост. | |
| 462 б | Формы (альбомы форм) унифицированных первичных документов и регистров бухгалтерского учета: в других организациях | До замены новыми | |
| 463 | Заказы на бланки документов учета и отчетности | 1 год |
Статистический учет и отчетность
| Номер статьи | Заголовок документа | Срок хранения | Примечания |
|---|---|---|---|
| 464 а | Отчеты организации о выполнении перспективных (долговременных), целевых и текущих программ, планов, годовых планов; анализы отчетов: сводные годовые и с большей периодичностью | Пост. | При ликвидации организаций, не являющихся источниками комплектования государственных, муниципальных архивов, документы принимаются на постоянное хранение по принципу выборки организаций и документов. |
| 464 б | Отчеты организации о выполнении перспективных (долговременных), целевых и текущих программ, планов, годовых планов; анализы отчетов: годовые и с большей периодичностью | Пост. | |
| 464 в | Отчеты организации о выполнении перспективных (долговременных), целевых и текущих программ, планов, годовых планов; анализы отчетов: полугодовые | 5 лет | При отсутствии годовых -Пост. |
| 464 г | Отчеты организации о выполнении перспективных (долговременных), целевых и текущих программ, планов, годовых планов; анализы отчетов: квартальные | 5 лет | При отсутствии годовых -Пост. |
| 464 д | Отчеты организации о выполнении перспективных (долговременных), целевых и текущих программ, планов, годовых планов; анализы отчетов: месячные | 1 год | При отсутствии годовых, квартальных -пост. |
| 465 а | Отчеты филиалов, представительств, дочерних предприятий: сводные годовые | Пост. | |
| 465 б | Отчеты филиалов, представительств, дочерних предприятий: годовые | Пост. | |
| 465 в | Отчеты филиалов, представительств, дочерних предприятий: квартальные | 5 лет | При отсутствии годовых -Пост. |
| 465 г | Отчеты филиалов, представительств, дочерних предприятий: месячные | 1 год | При отсутствии годовых, полугодовых и квартальных -пост. |
| 466 | Отчеты руководителей организаций о деятельности федеральных государственных унитарных предприятий и представителей интересов Российской Федерации в органах управления открытых акционерных обществ, представляемые в федеральные органы исполнительной власти, государственных унитарных предприятий субъектов Российской Федерации, муниципальных образований | Пост. | |
| 467 а | Отчеты статистические, статистические сведения и таблицы по всем основным (профильным) направлениям и видам деятельности (для данной организации); документы (информации, докладные записки и др.) к ним: сводные годовые и с большей периодичностью | Пост. | |
| 467 б | Отчеты статистические, статистические сведения и таблицы по всем основным (профильным) направлениям и видам деятельности (для данной организации); документы (информации, докладные записки и др.) к ним: годовые и с большей периодичностью | Пост. | |
| 467 в | Отчеты статистические, статистические сведения и таблицы по всем основным (профильным) направлениям и видам деятельности (для данной организации); документы (информации, докладные записки и др.) к ним: полугодовые | 5 лет | При отсутствии годовых -Пост. |
| 467 г | Отчеты статистические, статистические сведения и таблицы по всем основным (профильным) направлениям и видам деятельности (для данной организации); документы (информации, докладные записки и др.) к ним: квартальные | 5 лет | При отсутствии годовых -Пост. |
| 467 д | Отчеты статистические, статистические сведения и таблицы по всем основным (профильным) направлениям и видам деятельности (для данной организации); документы (информации, докладные записки и др.) к ним: месячные | 1 год | При отсутствии годовых, полугодовых и квартальных -пост. |
| 467 е | Отчеты статистические, статистические сведения и таблицы по всем основным (профильным) направлениям и видам деятельности (для данной организации); документы (информации, докладные записки и др.) к ним: единовременные | Пост. | |
| 468 | Документы (доклады, аналитические таблицы и справки, статистические бюллетени) об итогах деятельности организации | Пост. |
Срок хранения «постоянно» документов в организациях, не являющихся источниками комплектования государственных, муниципальных архивов, не может быть менее десяти лет.
Срок хранения «до минования надобности» не может быть менее одного года.
Отметка «ЭПК» («ЦЭК», «ЭК») означает, что часть документов может быть отнесена к сроку хранения «постоянно».
означают, что при ликвидации организаций, не являющихся источниками комплектования государственных, муниципальных архивов, документы принимаются на постоянное хранение по принципу выборки организаций и документов.
Следует иметь в виду, что исчисление срока хранения документов производится с 1 января года, следующего за годом окончания их делопроизводством. Так, например, исчислять срок хранения дел, законченных делопроизводством в 2010 г., организация начнет только с 1 января 2011 г. Особо обращаем внимание на то, что уничтожить документы, сроки хранения которых истекли, можно лишь в том случае, если период, к которому они относятся, уже проверен.
Как уже было отмечено, налоговое законодательство также требует от налогоплательщика обязательного хранения документов, правда, здесь основные сроки хранения чуть меньше. Налоговым кодексом Российской Федерации определено, что налогоплательщик обязан в течение четырех лет обеспечивать сохранность данных бухгалтерского и налогового учета и других документов, необходимых для исчисления и уплаты налогов.
Мы не случайно отметили, что четыре года – это общие сроки хранения. Так как в отношении некоторых видов документов налоговое законодательство устанавливает специальные сроки хранения. Например, это касается документов, подтверждающих объем убытка, полученного налогоплательщиком.
НК РФ установлено, что такие документы сохраняются налогоплательщиком в течение всего срока, когда он уменьшает налоговую базу текущего налогового периода на суммы ранее полученных убытков. Напомним, что НК РФ предоставляет налогоплательщику право переносить убыток на будущее в течение десяти лет, следующих за тем налоговым периодом, в котором убыток получен, в силу чего документы, подтверждающие сумму убытка, должны сохраняться налогоплательщиком в течение десяти лет.
Несмотря на то, что НК РФ обязывает налогоплательщика сохранять документы только в течение четырех лет, хранить всю бухгалтерскую и налоговую документацию следует в течение пятилетнего срока. Ведь НК РФ не содержит конкретного перечня документов, подлежащих хранению в течение четырех лет, поэтому такая мера может помочь налогоплательщику избежать проблем при проверках.
Бухгалтерская документация текущего финансового года хранится в бухгалтерской службе организации, причем ее хранение может осуществляться либо в отдельном помещении, либо в закрывающихся шкафах в самой бухгалтерии. Эта мера направлена на защиту документов от несанкционированных исправлений. Ответственность за сохранность документов несут лица, назначенные главным бухгалтером.
Татьяна Войцехович
Ведущий эксперт компании «Делис Архив»
Источник