Создать свою организацию менеджмент

Как создать компанию с нуля. Пошаговое руководство

Если вам в голову когда-нибудь приходила мысль открыть собственное дело, то вы не первый и не последний человек на этом пути. Быть боссом самому себе, иметь гибкий график, самому решать, как, когда и сколько работать — это веские причины стать индивидуальным предпринимателем. Как же создать компанию с нуля и не разориться еще до получения первой прибыли?

Собственное дело — это не только отпуска, банковские счета и карьерный рост. Это еще и налоги, нерадивые сотрудники, провалы и поражения. Согласно исследованию SBA большая часть предприятий разоряется в течение двух лет после основания, а 50 % не достигают пятилетнего рубежа.

Почему же процент неудач настолько высокий? Большинство предприятий терпит крах на раннем этапе своего развития из-за плохого планирования или полного отсутствия оного. Как же основать свою фирму и не попасть в печальную статистику? Вот 8 шагов, которые помогут вам запустить свой бизнес с нуля.

Дайте себе честную оценку

В каких вещах вы хороши? Рутинная работа наводит тоску или способствует уменьшению тревоги? Спокойно ли вы относитесь к публичным выступлениям или испытываете нервное напряжение? Насколько вы подкованы в вопросах финансового учета и аудита?

Эти и множество других — вопросы, которые стоит задать самому себе и основательно подумать над ответами. Кроме того, стоит узнать мнение окружающих людей о вас и о вашем поведении в той или иной ситуации. Какими бы ни были их ответы, вы должны запомнить и тщательно проанализировать их. Они важны для оценки собственных сил и положения, в котором вы находитесь.

Думайте об этом опросе, как о способе выяснить свои сильные и слабые стороны, знание которых поможет правильно спланировать штат будущей компании. Возможно, вы отлично выступаете публично, но «полный ноль» в сфере финансового учета и аудита. Тогда для успеха будущего предприятия будет очень важно найти хорошего бухгалтера.

Дайте реальную оценку своей идее

Если ваш бизнес-проект подразумевает оказание принципиально новой услуги или вывод на рынок нового продукта, ей необходимо дать оценку. Обычно этим занимаются фирмы, специализирующиеся на проведении исследований рынка. Однако если ваш бюджет существенно ограничен, можно попробовать сделать это самостоятельно.

Создайте прототип или наглядный бизнес-план и представьте его людям. Большая часть опрошенных должна быть из группы потенциальных потребителей. Можно обратиться с просьбой об экспертной оценке к специалистам.

И слушайте! Сейчас важно собрать конструктивную критику, которая поможет усовершенствовать товар и выйти на рынок с лучшим предложением. После нескольких раундов с различными целевыми группами у вас должно будет скопиться множество заметок, которые придется структурировать и классифицировать.

В соответствии с критикой измените продукт таким образом, чтобы он соответствовал ожиданиям наиболее широкого диапазона целевого рынка. Проведите повторное исследование с новым товаром. Если уровень удовлетворенности повысился, можно переходить к следующему шагу.

Составьте бизнес-план

Да, это не самая веселая часть на сложном пути открытия собственного бизнеса с нуля, но это очень важный шаг, который поможет привлечь в проект максимальное число инвесторов.

Действительно стоящий бизнес-план состоит из следующих элементов:

• Резюме, в котором максимально подробно описывается коммерческий продукт или услуга, а также проблема, которую они решают для потенциального покупателя.
• Оценка рынка, которая расскажет о целевых группах и возможностях роста и выхода на более широкую аудиторию.
• Рыночная стратегия: пути, по которым вы проникните на рынок и закрепитесь там.
• Операционный план. Как компания будет работать изо дня в день? Какие сотрудники ключевые?
• Заключительное слово. Несмотря на то что откровенная ложь при составлении бизнес-стратегии неприемлема, вы должны сделать все максимально возможное для продвижения. По возможности минимизируйте негатив и отрицательные или слабые стороны своей задумки.

Определите структуру бизнеса

У начинающих бизнесменов есть бессчетное число вариантов, которые позволяют регистрировать новое предприятие с той или иной структурой. Обсуждение плюсов и минусов всех вариантов с бухгалтером, налоговым и финансовым консультантом — единственный вариант узнать, что подходит именно вам.

Вот четыре самых популярных на сегодняшний день структур для бизнеса.

• Единоличное собственничество, как правило, это первый шаг в становлении компании. Организацию такой структуры легко собрать и, что не менее важно, легко распустить. Для этого типа не обязательно заводить отдельный банковский счет — вы можете продолжать использовать личный. Однако как единоличный владелец вы же несете всю ответственность за долги и обязательства и в случае неудачи.
• Партнерство регистрируется, когда несколько людей решают объединиться и начать бизнес. Для создания подобного типа предпринимательства нет предписанных юридических требований, однако эксперты настоятельно советуют заключать партнерское соглашение, которое убережет от долгов и бессмысленных трат.
• Общество с ограниченной ответственностью (ООО). Один из самых популярных и наименее энергозатратных видов малого и среднего бизнеса.
• Корпорация — практически вершина мастерства не только для начинающих, но и для опытных предпринимателей. Она требует значительных финансовых вложений, что впоследствии достаточно быстро окупается.

Оценка финансов

Итак, когда вы составили свой бизнес-план, пришло время подумать про оценку начального финансирования. Это сумма, которая понадобится вам на первый год работы предприятия. Какие могут быть варианты?

• Самофинансирование. Скопить немного денег — самый простой и безопасный способ начать с нуля. Вам не придется идти в банк или к инвестору, отчитываться перед ними, предлагать сотни различных концепций, пытаясь «выбить» финансирование.
• Друзья и семья — один из надежных и благожелательных источников финансирования. Правда, они должны обладать достаточными средствами и оценить ваши идеи. Раздайте им бизнес-план и предложите поучаствовать в создании нового предприятия.
• Банки. Парни в строгих костюмах с удовольствием подарят вам кредитку, когда она совсем не нужна, но становятся невероятно скупыми, когда речь заходит о кредите. Рекомендуется обсудить свой бизнес-проект со специалистом и, вероятно, даже переписать, прежде чем обращаться в банк или к профессиональному инвестору.

Зарегистрируйте ИП

Если вы не хотите быть вне закона, регистрация в качестве индивидуального предпринимателя — важный шаг в строительстве новой империи. Это займет определенное время и придется пройтись по ряду инстанций, зато на выходе вы получите заветные документы и станете полноправным членом большого бизнес-мира.

Соберите команду

Помните, как мы оценивали сильные и слабые стороны? Пришло время заполнять пробелы! Ненавидите продажи? На свете полно людей, готовых продать что угодно и кому угодно. Скучно разбираться в финансах? Небольшая бухгалтерская фирма оперативно сделает всю работу за вас. Что насчет маркетинга? Хороший специалист поможет быстро, эффективно и с наименьшими потерями выйти к потребителю.

Ваша задача — грамотно руководить и согласовывать работу всех сотрудников. Оттачивание бесперебойной работы бизнеса займет какое-то время. При возникновении проблем вся ответственность за принятие решения ляжет на ваши плечи.

Не забудьте приобрести страховку

Вне зависимости от сферы, в которой вы решили реализоваться как индивидуальный предприниматель, вам понадобится страховка. Мы живем в сложное время, потому даже незначительная неудача может разрушить любой, самый перспективный бизнес.

Закончили с формальностями? Пришло время арендовать небольшое помещение, собрать своих специалистов и с головой погрузиться в работу. А вы бы хотели управлять собственным делом или спокойнее и проще работать «на дядю»?

Источник

Построение организации

Этапы построения организации

Можно выделить три основных этапа построения любой организации: определить характер выполняемой работы; распределить работу между отдельными позициями управления; классифицировать позиции управления и построить на их основе логические группы управления.

Для определения характера выполняемой работы необходимо определить определенные этапы и виды работ. Существует три этапа и направления анализа:

1. деятельность, определение работы, которая должна осуществляться, включая способы координации взаимодействия;
2. решения (какого типа решения необходимо принять, какое участие в этом будет принимать соответствующий менеджер);
3. отношения (определение соответствующего вклада в общее дело, который должен вносить каждый менеджер);
4. лица, с которыми менеджеры должны взаимодействовать;
5. влияние, оказываемое на менеджера другими лицами, которые участвуют в принятии решений.

Распределение работ и классификация элементов

Построение организации осуществляется посредством трех этапов. Вторым этапом является распределение работ между отдельными элементами менеджмента.

На этом этапе происходит установка норм, стандартов (рассчитываются допустимые объемы должностных обязанностей для менеджеров), технических приемов в рамках научных управленческих методов (анализ рабочего времени, исследование методов и организации труда), полного сотрудничества всех лиц, которые трудятся в рамках компании.

Третьей стадией построения организации является классификация элементов управления, процесс построения логических групп. Здесь важна группировка элементов управления в соответствии с видами выполняемых работ. В этом случае распределение производственных обязанностей и создание логических групп должно приводить к созданию отделов (подразделений).

Подразделения в организации

Построение организации осуществляется за счет создания отделов (подразделений) через группировку аналогичных производственных функций и работников, что дает возможность добиться более эффективного управления.

Способы распределения обязанностей по подразделениям могут зависеть от положенных в основу признаков. Метод деления на равные по размеру группы используют при одинаковых достижениях профессиональных работников. В соответствии с функциональным признаком чаще всего создаются отделы производства, маркетинга, кадров, финансовых вопросов и др.

Также построение организации может осуществляться по территориальному признаку, когда компания ведет свою деятельность на территории различных районов. На основе выпускаемой продукции построение организаций получает все большее распространение в крупных компаниях. Здесь происходит расширение ассортимента выпускаемого товара.

Определение обязанностей и полномочий

Для эффективного построения организации необходимо четко и ясно определить функциональные обязанности и полномочия, включая их взаимоотношение. Можно выделить 3 способа определения обязанностей и полномочий, а также их передачу в рамках компании.

Каждый работник предприятия должен осознавать, что ждут от него, какими полномочиями он наделен, какими должны быть его взаимоотношения с другими работниками. Этого можно достичь посредством применения схемы организации, которая должна быть дополнена соответствующими справочниками (инструкциями).

Схема организации дает возможность определения линий взаимозависимости и отношений внутри компании. В качестве источника получения информации схема может использоваться в рамках знакомства с деятельностью и структурой менеджмента компании, включая дополнительный наглядный материал при изучении.

Построение организации

Построение организации происходит по схеме организации, которой можно воспользоваться как основой при возможной реорганизации или модификации управленческой структуры. Также схему построение организации используют часто в качестве справочного материала, позволяющего работникам быстро ознакомиться с происходящими в рамках компании изменениями. Для этого организационная схема компании может помещаться на доске объявлений.

Существует несколько недостатков использования схемы построения организации: статичность (быстрое устаревание), отсутствие отражения неформальных отношений, способствование бюрократизму, трудности представления уровня значимости.

Примеры решения задач

Задание

Определить, какой этап характерен для построения организации?

1) Деятельность руководителя в определенной тактической зоне хозяйствования,

2) Обеспечение бесперебойной работы компании посредством системы планов,

3) Принятие решений стратегического характера,

4) Определение полномочий и обязанностей.

Задание

К недостаткам построения организации можно отнести:

1) Определения приоритетов тактических операций,

2) Способствование бюрократизму в организации,

Источник

Как создать правильную организационную структуру?

Оглавление журнала

В чем же состоит предательская болезнь, расточающая наши природные богатства, наши человеческие возможности.
Наша промышленная глиста — это неправильная организация.
Гаррингтон Эмерсон

В последнее время вновь возрос интерес к организационным структурам. Одно из объяснений этого — заметное оживление экономики.

В кризисные периоды не до глубоких исследований: либо принимаются быстрые и правильные решения, позволяющие компании выстоять и развиваться, либо на рынке становится одним игроком меньше. В период стабильности и подъема у выживших, во-первых, появляются время и средства, чтобы задуматься об улучшении деятельности, во-вторых, возросшая конкуренция предъявляет более высокие требования к эффективности деятельности.

И именно организационная структура — это механизм, призванный обеспечить максимальную эффективность деятельности компании или — иначе — позволяющий оптимальным образом достигать цели компании.

Целенаправленный механизм вовсе не обязательно будет искать путей достижения наших целей, если только мы не рассчитаем его специально для решения этой задачи. Причем в ходе проектирования такого механизма мы должны предвидеть все ступени процесса, для управления которым он создается, а не применять приближенные методы прогнозирования, эффективные лишь до определенного пункта, дальше которого расчеты ведутся при возникновении новых затруднений. Расплата за ошибки в прогнозировании и в наше время достаточно велика, но она еще больше возрастет, когда автоматизация достигнет полного размаха. 1

Есть такая иллюзия, будто можно создать столь совершенный механизм, что он будет работать за нас и на нас.

Но в реальных условиях невозможно предвидеть абсолютно все. Можно лишь прогнозировать с определенной степенью вероятности. Поэтому приходится смириться с тем, что создать раз и навсегда идеальную организационную структуру невозможно. Скорее, задачу надо формулировать как создание гибкой жизнеспособной структуры, отвечающей сегодняшним реальным и прогнозируемым будущим условиям.

Любая домохозяйка знает, что невозможно раз и навсегда навести дома порядок. Вещи расставляются определенным образом исходя из того, что мы имеем в квартире, как нам удобно жить, к чему мы привыкли, что сейчас модно — фарфоровые слоники или многотомные собрания сочинений под цвет обоев. В разные периоды требуется вытирать пыль, «вписывать» в интерьер новые вещи, выкидывать ненужные, задумываться, удобно ли нам жить и как внешний мир воспринимает нас, делать ремонт.

Компания — намного более сложный механизм, чем дом. Не приходится надеяться, что единожды разработанная структура будет идеальной всегда. Более того, нет ни одной идеальной, лишенной недостатков структуры. Подходить к ее разработке и совершенствованию надо так же, как к наведению порядка в доме.

Главное — какие бы преобразования мы ни задумали, необходимо помнить о цели, к которой мы стремимся. Если цель компании определена, любое изменение организационной структуры должно сопровождаться вопросами:

• каковы достоинства и недостатки нынешней структуры?
• что в мире происходит и может произойти — в экономике, на рынке, у конкурентов/коллег, в теории?
• какими ресурсами мы располагаем (финансы, люди, ожидания клиентов, наши продукты)?

Итак, лишенные иллюзий, проанализировав внутреннюю и внешнюю ситуацию, мы можем приступать к тяжелой, длительной и кропотливой работе по созданию организационной структуры.

Самый трудный первый шаг — дифференциация и интеграция

Едва ли не самое сложное при разработке организационной структуры — объединить две противоположные задачи. С одной стороны, мы должны дифференцировать работы — то есть получить четкое представление о том, кто и что делает на рабочем месте. С другой стороны, мы должны объединить усилия единиц для достижения общей цели.

Чем менее предсказуема работа (и условия), тем тяжелее определить деятельность каждой рабочей единицы. Если мы не знаем, что делает работник (группа работников), едва ли можно надеяться создать структуру на базе броуновского движения. При этом система в целом может продолжать функционировать до определенного момента.

Однако чем более дифференцированы, определены и описаны отдельные работы, тем тяжелее их интегрировать в единую систему. В какой-то момент каждая рабочая единица может начать работать на себя, а не на общую задачу.

Выходом из ситуации может служить встречный процесс дифференциации и интеграции. Важно только помнить, что не компания для структуры, а структура для компании.

Группировка работ — шаг второй, и снова без однозначного ответа

На пути к интеграции разные виды работ надо объединять по какому-либо принципу. В результате группировки мы получаем те самые квадратики, из которых впоследствии будем складывать структуру.

Очень часто проводят группировку по функциям — производство, сбыт, маркетинг, финансы, персонал и т.д. Это позволяет достичь необходимого уровня специализации (и специалистов!).

Группировка по территориальному принципу стала актуальной для многофилиальных компаний, действующих часто в разных странах. Это позволяет учитывать особенности различных рынков и быстро принимать решения.

Группировка по продуктам (клиентам) дает возможность развиваться компаниям с диверсифицированными видами деятельности или инновационными продуктами.

У каждого принципа есть свои достоинства и недостатки.

Посмотрим, как различные виды группировки будут воздействовать на работу с персоналом.

При функциональной группировке менеджер по персоналу действует в рамках своего подразделения. Он обеспечивает единую политику по работе с персоналом в рамках всех остальных функций. Действует в интересах организации, однако едва ли будет иметь возможность вникнуть в особенности работы в регионах или с отдельными продуктами.

Если принята группировка по территориальному принципу, неизбежно возрастет численность «персональщиков», при этом нет гарантии, что будет выдерживаться единая политика. В данном случае менеджер по персоналу в первую очередь должен обслуживать не организацию в целом, а свое территориальное подразделение.

Если применяется смешанный принцип — менеджер определенной территории подчиняется одновременно директору по персоналу организации и директору территориального подразделения — неизбежны все последствия двойного подчинения.

Так или иначе, но выделение квадратиков неизбежно. И компания приходит к необходимости рисовать стрелочки.

Шаг третий — определение иерархии и взаимодействия — выбор вида организационной структуры

Предпринимательская структура подчеркивает роль центральной власти. Все решения замыкаются на центральную фигуру. Любое действие требует одобрения ключевых фигур. Такая структура характерна для малых и растущих предприятий; она очень часто встречается в частном бизнесе, особенно там, где собственник и генеральный директор — одно лицо. Структура хороша… до определенного момента. Она позволяет быстро принимать решения, реагировать на изменяющиеся внешние и внутренние условия, не требует дополнительных административных расходов. Компания управляема и идет к определенной цели. Но многое зависит от этого самого первого лица — насколько он хороший руководитель, специалист, личность. Смена первого лица может развалить компанию. С ростом компании наступает период перегрузки — первое лицо оказывается под ворохом сиюминутных задач, с увеличением численности персонала и направлений работы происходит потеря управляемости. Теперь многое зависит от того, какую позицию займет руководитель — сумеет ли он воспитать помощников, делегировать часть полномочий, развить горизонтальные связи.

Бюрократическая структура — это распределение власти и ответственности по подразделениям. Ее можно рассматривать как закономерный переход от предпринимательской структуры. Она менее зависит от отдельного человека, более предсказуема. При этом неважно — будут ли у нас в квадратиках функции, продукты или регионы. То, что мы видим в большинстве средних и крупных компаний, — именно бюрократическая структура (ее еще могут называть функциональной или дивизионной). Такая структура очень хороша в стабильных предсказуемых условиях. Как бы ее ни критиковали, мало кто смог предложить что-либо лучше. А критиковать есть за что — отсутствие гибкости, возросшие административные расходы и объем документооборота, «машинизация» — снижение роли личности и заинтересованности в новых решениях, ситуация, когда «за деревьями не видно леса» (отсутствие единой цели).

Бюрократическая структура будет хорошо работать только в том случае, если она разумна. Ведь принцип дифференциации — пироги должен печь пирожник, а не сапожник, а принцип интеграции — взаимодействие различных работ должно осуществляться оптимальным образом в интересах организации. Для корректировки недостатков бюрократической структуры существуют разные пути — работа над организационной культурой, дизайн работ, кружки качества, совершенствование внутренних коммуникаций и многое другое.

Пример 1
Из подразделения крупной западной производственной компании приходит запрос на тренинги. Начинаю беседовать с сотрудником компании, который представляет некий отдел закупок, в задачи которого входит обеспечение всем необходимым другие квадратики. Под необходимым понимаются и канцтовары, и электроприводы, и почтовые услуги, и тренинги развития персонала. Отдел закупок определяет (!), что целесообразно далее предложить другим подразделениям… В данном случае проблема не в самой организационной структуре, а в том, что стрелочки «криво нарисованы» (наверное, рисовал специалист по всем вопросам — от инструментов до хорового пения).

Матричная структура — это объединение представителей разных подразделений в отдельные группы. В некотором смысле ее можно считать ответом на недостаточную эффективность бюрократической структуры. Для работы над проектами (продуктами, задачами) в проектную группу объединяются представители разных подразделений, по окончании проекта группы могут расформировываться. При этом один и тот же человек может одновременно работать в нескольких проектных группах. Подобная структура ориентирована на результат, а не на процесс, и при этом позволяет использовать знания специалистов в узких областях, что, естественно, повышает качество работы.

Правда, при этом работники оказываются фактически в двойном подчинении — руководителя проекта, который не может воздействовать на них напрямую административно или стимулировать их с помощью бонусов, и руководителя отдела. Хорошо, если между руководителями есть согласие. Другая проблема: в каждом отделе есть специалисты разного уровня, и, естественно, руководитель проекта стремится привлечь в группу лучших. В итоге лучшие награждаются… бульшим объемом работы.

Формы организационных структур и условия их применения

С т р у к т у р а	У с л о в и я
Предпринимательская	Доминирование одного человека или группы (в центре). Вызвано формой собственности, большим значением специального опыта или потребностью деятельности под строгим контролем. Умеренный размер, простая технология, одна доминирующая техническая сфера деятельности. Неопределенное или быстро меняющееся окружение.
Бюрократическая	Сложная организация с передачей полномочий и опыта. Большой размер, сложные технологии и различные технические сферы деятельности. Стабильное окружение.
Матричная	Сложная организация с чертами бюрократической структуры и потребностью делегировать ответственность и обеспечивать отклик на запросы клиентов.
Независимая	Простая организационная форма для поддержки независимой деятельности специалистов, со слабой координацией. Профессиональная, а не управленческая ориентация специалистов.

Источник: Derek Torrington, Laura Hall. Personnel Management: a new approach. UK, 1987.

При матричной структуре очень важно обеспечить разумную равномерную загрузку (сочетание проектов и занятости каждого сотрудника в проектах). При большом числе проектов и сотрудников это задача не из легких.

Пример 2
Мне пришлось наблюдать, как действует матричная структура в американской маркетинговой компании. После поступления заказа формируется проектная группа, которую возглавляет консультант из основного исследовательского отдела. В зависимости от проекта в группу включаются представители отдела телефонных опросов, анкетирования, direct-mail, компьютерный специалист, административный работник. Составляется план работ с определением общих и индивидуальных задач. Работа идет быстро, результативно, квалифицированно и подходит для специфики фирмы (продукт и клиенты).

В то же время, если бы матричная структура была идеальной, ее бы уже давно взяли на вооружение все. Есть виды деятельности, когда она мало применима (например производство). Согласно Дэвиду Черрингтону, в компании General Electric после семи лет использования матричной структуры от нее отказались.

Независимая структура предполагает независимую самостоятельную работу каждого при наличии соответствующей поддержки со стороны компании. Такая структура эффективна в консалтинговых фирмах, небольших компаниях, занимающихся продажей сложного оборудования. Идея заключается в том, что каждый занимается своим делом (задача разделена по продуктам или по клиентам), а административная поддержка гарантирована. Структура может быть эффективной при соблюдении двух главных условий: необходимо, чтобы конкуренция между специалистами при выходе на рынок не мешала общей задаче и чтобы каждый сотрудник был уверен, что компания предоставит ему помощь (информационную, по документообороту и т.п.). В то же время каждый «специалист-единоличник» отвечает на вопрос коллег исходя из своих личных симпатий и наличия свободного времени (а вопросы могут быть очень важными). В итоге постепенно у сотрудников формируется скептическое отношение к компании, кратко выражаемое словом «бардак».

Пример 3
Например, в компании, предлагающей несложное программное обеспечение консалтинговых проектов, принято разумное решение, что один специалист по программному обеспечению будет консультировать все 12 офисов.
Но на практике оказалось, что на запросы этот специалист может ответить недельки через две (а клиент ждет!). А так как механизмы ответственности не предусмотрены, то и решить эту проблему не удалось.

Сноски

1 Ноберт Винер. Человек управляющий. СПб.: Питер. 2001. С. 242.

Источник