Создать систему учета для организации

Постановка управленческого учета с нуля

Автор: Юрий Мартынов Руководитель проектов 1С-WiseAdvice

Постановка управленческого учета с нуля

Автор: Юрий Мартынов
Руководитель проектов 1С-WiseAdvice

В условиях жесткой конкуренции и быстрых изменений внешней среды практически в каждой отрасли рынок заставляет взвешенно подходить к принятию управленческих решений. Задача по управлению компанией включает в себя управление персоналом, маркетингом, продажами, поставками и развитием компании.

По мере роста бизнеса собственникам/топ-менеджерам для выработки оптимального решения необходимо анализировать бόльшее количество информации. Для подготовки информации, необходимой для принятия эффективных управленческих решений, может использоваться управленческий учет, так как финансы являются связующим звеном всех областей управления и все принятые решения находят свое отражения в финансовом результате деятельности компании.

Управленческий учет подразумевает под собой систему правил сбора информации и методик ее интерпретации, используемых для обеспечения руководства компании (или других пользователей управленческих отчетов) максимально полными данными, необходимых для оптимального управления компанией.

Управленческий учет может состоять из различных модулей:

1. Формирование управленческой отчетности
2. Бюджетирование
3. Казначейство
4. Международный учет

Организация управленческого учета на предприятии

При формировании методологии управленческого учета с нуля необходимо исходить из того, какой объем информации достаточен руководителям компании для выработки управленческих решений. Структура отчетов и состав показателей, характеризующих состояние компании, определяется конкретными задачами, стоящими перед пользователями отчетности.

На первом этапе, компания для ведения управленческого учета может использовать только «3 основных отчета»:

1. Отчет по прибылям и убыткам (финансовый результат, P&L)
   Позволяет оценить финансовый результат деятельности компании за отчетный период. Структура доходов и расходов определяется необходимой степенью детализации. Используется не только по компании в целом, но по отдельным ЦФУ (центры финансового учета – сегменты бизнеса, проекты, организационная структура) для анализа эффективности их деятельности.
2. Движение денег (cash flow)
   Состоит из 3 разделов по следующим видам деятельности: операционная, финансовая и инвестиционная. Данный отчет показывает возможность компании осуществлять инвестиционные и финансовые вложения за счет денежного потока от операционной деятельности.
3. Управленческий баланс
   Назначение и структура управленческого баланса часто совпадает с бухгалтерским, но в нем отражаются экономическое состояние компании по управленческому учету, показывается взаимосвязь между предыдущими отчетами и проверяется корректность их составления. Основное правило составления Управленческого баланса — разница между Активами и Пассивами должна равняться нулю.

Методы составления управленческих отчетов на предприятии

Существует несколько методов составления управленческих отчетов на предприятии:

1. Метод параллельного учета
   Метод заключается в том, что каждая операция отражается параллельно в разных системах учета, например, бухгалтерском и управленческом. Данный метод обладает наибольшей детализацией и точностью, однако, он и самый затратный при использовании, так как необходимо организовать несколько параллельных баз учета в соответствии с каждой учетной политикой.
2. Метод трансформации
   Для формирования отчетности по разным методологиям используется один вид учета. В конце отчетного периода итоговая отчетность предприятия преобразовывается в другую систему. Метод достаточно прост, но имеет ряд ограничений – отчеты возможно формировать с одинаковой периодичностью, меньшая детализация отчетов по сравнению с остальными методами.
3. Последовательный метод (метод трансляции)
   Схож с параллельным учетом, но отличается тем, что учет ведется в одной общей базе, в которой одна операция имеет признаки по различным системам учета. Например, последовательно при отражении операции соответствующие специалисты заполняют сначала необходимые для РСБУ реквизиты, а затем проставляются аналитики для управленческого учета. Данный метод отличает оптимальное сочетание затрат и результата ведения учета. Для внедрения этого метода учета необходимо описать модель не только каждого вида учета, но их взаимосвязи, получив таким образом общую модель учета по разным методологиям.

Организация управленческого учета на предприятии осуществляется в несколько этапов независимо от выбранного метода ведения учета.

Этапы внедрения управленческого учета на предприятии

Управленческий учет представляет собой инструмент, с помощью которого можно эффективно управлять финансовыми, материальными и людскими ресурсами. Основные этапы постановки и наладки управленческого учета включают в себя:

1. Проведение анализа потребностей, диагностика бизнес требований, описание существующей системы управления.
2. Определение целей деятельности компании, стратегии развития компании.
3. Описание бизнес-процессов компании.
4. Формирование требований к организационной структуре компании, финансовой структуре (определение различных ЦФО в рамках новой организационной структуре).
5. Разработка методологии управленческого учета, модели учета, системы формирования управленческой отчетности, перечень и структура основных классификаторов.
6. Разработка положения и стандарты по управленческому учету, учетную политику, систему контроля.
7. Подготовить техническое задание на автоматизацию управленческого учета.

Остановимся на этих этапах подробнее:

Проведение анализа потребностей, диагностика бизнес-требований, описание существующей системы управления

Часто в компаниях уже используется управленческий учет в каком-либо виде – собираются показатели деятельности компании, формируются отчеты. Однако, эти отчеты могут не использоваться для анализа, так как содержат избыточную информацию или, наоборот, не позволяют сформировать суждение о состоянии компании.

Необходимо оценить требования к информации, которая требуется руководству компании для принятия решений, или для внешних пользователей отчетности (инвесторы, банки, заказчики, поставщики и пр.). Она должна быть достаточной, но не избыточной. Кроме требований к составу отчетности, необходимо проанализировать существующие в фирме системы учета на предмет оперативности, достоверности и полноты предоставления информации.

Определение целей деятельности компании, стратегии развития компании

Для проведения стратегического анализа деятельности компании необходимо разработать систему целей. Целей компании и методов их достижения может быть несколько, для каждой цели требуется выработать критерии оценки выполнения.

После оцифровки целей нужно провести стратегический анализ и выбрать приоритетные направления развития.

Описание бизнес-процессов компании

При описании существующих бизнес-процессов можно оценить их эффективность, увидеть проблемные места (дублирование ответственности, документов или, наоборот, отсутствие необходимых действий и документов).

Формирование требований к организационной структуре компании, финансовой структуре (определение различных ЦФО в рамках новой организационной структуре)

После описания бизнес-процессов может появится необходимость корректировки организационной структуры компании. Для качественной организации бизнес-процессов может возникнуть необходимость как в создании новых структурных подразделениях, так и в объединении существующих, чтобы исключить дублирование функций и ответственности.

На основе организационной структуры компании разрабатывается финансовая структура. В рамках этой работы из организационных звеньев (подразделений) формируются центры финансовой ответственности (ЦФО) и строится модель финансовой структуры.

Разработка методологии управленческого учета, модели учета, системы формирования управленческой отчетности, перечень и структура основных классификаторов.

Основной этап организации управленческого учета на предприятии, с помощью которого описывается структура всей внутренней управленческой отчетности. При этом не существуют жестких требований к разработке модели управленческого учета, так как для каждой компании она будет уникальной. На этом этапе необходимо определить какие отчеты (бюджеты) будут формироваться, их структуру и последовательность.

Разработка положения и стандарты по управленческому учету, учетную политику, систему контроля.

Учетная политика должна определять основные параметры управленческого учета. Система контроля предназначена для проверки корректности управленческого учета, точности и своевременности внесения данных в систему, предотвращение ошибок и т.д. Так же формализуются и закрепляются регламентами этапы сбора, регистрации и хранения информации, необходимой для принятия управленческих решений.

Подготовить техническое задание на автоматизацию управленческого учета.

Основная задача технического задания – определить и прописать требования к автоматизированной системе управленческого учета. Требования должны соответствовать трем к критериям: понятность, конкретность и тестируемость.

Для этого необходимо изучить рынок программных продуктов и выбрать программу, позволяющую внедрить управленческий учет на предприятии.

Ошибки и проблемы при постановке управленческого учета

С помощью настроенного управленческого учета руководители могут получить объективную информацию о текущем финансовом состоянии компании.

Однако, при наладке управленческого учета возможны ошибки, которые затрудняют формирование и анализ управленческой информации. Основные ошибки при постановке системы управленческого учета связаны с плохой проработкой или отсутствием информации по этапам внедрения, особенно это касается этапов анализа существующей ситуации.

Помимо этих ошибок можно выделить следующие:

1. Управленческие отчеты плохо структурированы, содержат избыточную информацию, либо в них не хватает необходимой информации. Использовать такие отчеты крайне затруднительно, они не обладают наглядностью и могут приводить к ошибочным управленческим решениям.
2. Отсутствие целей и плана постановки учета. Управленческий учет в этом случае не сможет дать полноценную информацию для анализа деятельности компании.
3. Отсутствует регламентация графика документооборота системы управленческого учета, что может повлечь за собой срыв сроков предоставления отчетности.
4. Некорректно выбраны объекты формирования себестоимости, что приводит к некорректным расчетам показателей деятельности компании.
5. Отсутствие системы оптимизации учета. Единожды внедренная система управленческого учета должна поддерживать возможно изменения, так как в течении времени могут меняться цели учета, направление деятельности фирмы и прочее.
6. Внедрение системы обособлено от остальных областей функционирования компании. Управленческий учет объединяет все области решения задачи управления фирмой, поэтому внедрение учета должно происходить в комплексе с оптимизацией существующих бизнес процессов, организационной структурой, повышения оперативности и качества управления.

В итоге внедренная система управленческого учета позволит сформировать управленческую отчетность, максимально соответствующую потребностям менеджмента компании или внешних пользователей.

Источник

Автоматизация управленческого учета на предприятии

Автор: Юрий Мартынов Руководитель проектов 1С-WiseAdvice

Автоматизация управленческого учета на предприятии

Автор: Юрий Мартынов
Руководитель проектов 1С-WiseAdvice

Программы управленческого учета ориентированы на предоставление заинтересованным лицам компании информации, необходимой для принятия эффективных стратегических решений. Нужно заранее определиться с кругом пользователей управленческой отчетности и их информационными потребностями. Среди них могут числиться генеральный директор (СЕО), финансовый директор (CFO), руководители структурных подразделений, менеджеры и т.д.

Управленческий учет в компании

Управленческий учет может включать в себя различные контуры:

1. Формирование управленческой отчетности
2. Бюджетирование
3. Казначейство
4. Международный учет

Контур управленческой отчетности и бюджетирования в основном состоит из трех ключевых отчетов и соответствующих им бюджетов:

• отчет о прибылях и убытках (P&L);
• отчет о движении денежных средств (ДДС);
• управленческий баланс.

Отчет о прибылях и убытках поможет определить те проекты (сегменты бизнеса), которые генерируют нулевую или отрицательную рентабельность. P&L помогает сконцентрироваться на тех направлениях бизнеса, которые приносят реальную прибыль. Для формирования отчета используется метод начисления, то есть могут учитываться обязательства, по которым еще не было оплаты.

С помощью Отчета о движениях денежных средств можно узнать, насколько компания готова генерировать денежный поток для поддержания текущей деятельности, а также для развития компании и покрытия кредитов. Часто в целях управления финансами используется еженедельный прогноз движения денежных средств – платежный календарь .

Управленческий баланс – это отчет, который сводит результаты предыдущих двух отчетов в один. Документ помогает контролировать корректность учета, направления использования прибыли, дебиторскую и кредиторскую задолженности.

Несмотря на то, что состав управленческой отчетности схож с бухгалтерской, управленческий учет может не иметь с бухгалтерским учетом ничего общего, либо быть похожим на регламентированный только в какой-то части.

В основном, управленческие отчеты от бухгалтерских отличает:

• большая детализация;
• другие методики учета;
• применение особых счетов;
• высокая регулярность составления.

Программы для ведения управленческого учета

Автоматизация управленческой отчетности возможна уже в организациях малого и среднего бизнеса, если необходимо повысить эффективность принятия и реализации управленческих решений.

Управленческий учет в компании можно собирать и вести в Excel (что актуально для малого бизнеса), а можно использовать более специализированные средства автоматизации для объединения разных источников информации в одной системе, то есть программы или облачные сервисы. В текущее время компании по мере роста могут проходить путь от простых Excel-таблиц к сложным ERP-системам.

Внедрение управленческого учета позволяет эффективно решать целый ряд важных задач:

• планировать хозяйственную деятельность предприятия путем бюджетирования;
• контролировать затраты на основании оперативно собранной и предоставленной информации;
• оптимизировать затраты;
• контролировать на основании отчетов отклонения фактических показателей от запланированных.

Автоматизация управленческой деятельности компании должна поддерживаться программным обеспечением, которое соответствует задачам, поставленным в компании. И при этом не должна ограничивать технических возможностей и приводить к возникновению учетных проблем.

На текущий момент можно определить следующие основные средства (программы) для автоматизации управленческого учета:

1. Excel
2. Облачные сервисы (в основном для управления ДДС)
3. Различные специализированные конфигурации на базе 1С
4. ERP-системы для комплексной автоматизации крупных предприятий

При этом любая программа управленческого учета будет иметь как подходящий функционал, так и отсутствующие блоки автоматизации, поскольку разработчики никогда не смогут учесть все возможные особенности бизнеса из разных областей. Для выбора наиболее оптимального программного продукта в организации необходимо сопоставить возможности системы и потребности управленческого учета компании.

Управленческий учет, планирование и отчетность в Excel (Google sheet, Numbers…)

Excel – одна из самых популярных программ автоматизации управленческого учета малого бизнеса и небольших предприятий. Использование дорогостоящих программ управленческого финансового учета не всегда оправдано в небольших компаниях. Excel имеет достаточный функционал для формирования основных отчетов:

• Отчет по доходам и расходам (ОДР, P&L, Profit and Loss, отчет по финансовому результату компании)
• Отчет по движению денежных средств (ДДС, CF, Cashflow)
• Баланс (БЛ, BS, Balance sheet)

Excel обладает неоспоримыми преимуществами:

• Доступность
• Специализированные финансовые функции
• Наглядность и относительная проста для небольших компаний
• Возможность развития системы с помощью макросов

• Использование таблиц Excel вместо специализированных программ для управленческого учета по мере развития бизнеса увеличиваются и требуют очень много времени для поддержания корректности учета.
• Минимальные возможности интеграции с другими системами.
• Увеличение сложности таблиц, невозможность решения задач управленческого учета только простыми формулами, без использования программирования.
• Низкая отказоустойчивость.

Чем крупнее бизнес, тем сложнее поддерживать актуальность учета в огромных связанных таблицах с учетом разработанных макросов. Не обладая специальным образованием и навыками программирования, вполне вероятно сделать ошибку при составлении отчетов. А это может повлечь за собой принятие неверных управленческих решений.

Данная ситуация абсолютно недопустима для бизнеса, поэтому наиболее оптимальным решением будет выбор специализированных программных продуктов для управленческого учета.

Использование специализированных онлайн-сервисов для управленческого учета

Сервис позволяет, не тратя время на внедрение и настройку отчетов, сразу получить оперативную информацию по финансам компаний, в частности:

• готовую аналитику текущих расходов;
• календарь обязательных платежей;
• прогноз кассовых разрывов;
• отчетность по проектам.

Для автоматизации управленческого учета в сегменте малого бизнеса сервис выполняет ряд очень важных функций:

• Осуществляет синхронизацию управленческого учета с банками.
• Предоставляет информацию по прибыльности различных частей бизнеса (проектов).
• Планирует предстоящие платежи и поступления ДС, предсказывает кассовый разрыв.

С работой в сервисе вы получите:

• Настроенный управленческий учет для небольших компаний
• Продуманную визуализацию основных показателей бизнеса
• Платежный календарь с обязательными платежами
• Интеграцию с банками, автоматическую загрузку выписки
• Синхронизацию с аутсорсингом бухгалтерского учета
• Управление с мобильного телефона через чат-бот Telegram
• Высокую отказоустойчивость

Дополнительно заказав услугу аутсорсинга управленческого учета , вы сможете забыть о ведении управленческого учета, сосредоточившись на управлении бизнесом.

В объем консультационной поддержки входит:

• помощь в первичной настройке «Управленки», добавлении статей движения денежных средств, проектов, помощь в настройке шаблонов;
• внесение данных о движении денежных средств по банковским счетам;
• внесение данных о движении наличных денежных средств по мере получения соответствующей информации;
• присвоение статей движения денежных средств и проекта каждой операции движения денежных средств на основании согласованных правил (шаблонов);
• персональное обучение ваших сотрудников работе с «Управленкой».

С помощью сервиса, даже не имея опыта в финансовом и управленческом учете, можно точно определить, сколько денег приносит тот или иной проект или оценить убыток от реализации проекта. Также он помогает планировать платежи и избегать кассовых разрывов, и вам не нужно думать, хватит ли денег на зарплату сотрудникам и оплаты подрядчикам.

Специализированные решения для управленческого учета на базе 1С

На рынке существует большое количество программ управленческого учета, построенных на платформе «1С: Предприятие», решающих задачи автоматизации функций управленческого учета и финансового блока в целом.

Одной из лучших программ является WA:Финансист – отдельный программный комплекс, включающий модули для автоматизации бюджетирования и управленческого учета:

• Для обеспечения эффективной работы казначейства и формирования БДДС может использоваться модуль «Управление денежными средствами» (сокращено «УДС»);
• Для формирования бюджета доходов и расходов и прогнозного балансового листа используется модуль «Бюджетирование»;
• Для ведения управленческого учета по корпоративным стандартам и МСФО может применяться модуль «Управленческий учет /МСФО».

Данный продукт поддерживает синхронизацию с бухгалтерскими программами и позволяет получать фактические данные в режиме реального времени.

Специализированные средства для управленческого учета рассчитаны в большей степени на крупный и средний бизнес – они позволяют получать информацию по всем аспектам управленческого учета, как по финансовым показателям, так и по качественным.

Для корректной работы «WA: Финансист» необходимо настроить под конкретное предприятие. С использованием программных продуктов «WA: Финансист» можно реализовать различные варианты автоматизации процессов учета и бюджетирования:

1. Если необходимо реализовать полный комплекс бюджетирования – используется модуль «WA: Финансист. Бюджетирование».
2. Если на предприятии стоит задача только управления денежными средствами на основе БДДС – может применяться модуль «WA: Финансист. Управление денежными средствами».
3. Для оперативного управленческого учета эффективно использовать модуль «WA: Финансист. Управленческий учет/МСФО».

ERP-система для комплексной автоматизации предприятия

Развитие бизнеса, рост компаний, усложнение бизнес-процессов приводит к необходимости использовать для автоматизации компаний системы класса ERP.

Обычно ERP-системы включают в себя несколько модулей, охватывающих все области функционирования организации:

• Управление оперативным и производственным учетом
• Бухгалтерский и налоговый учет
• Управление персоналом и расчет зарплаты
• Финансовый учет (бюджетирование, казначейство)
• Международный учет (МСФО, GAAP и пр.)
• Управление активами

Большинство современных ERP-систем достаточно универсальные – они имеют широкие возможности для реализации огромного количества процессов. Но при этом при внедрении системы используется только часть этих возможностей. Остальные модули могут понадобиться в будущем по мере роста и развития компании.

Внедрение ERP-систем позволяет объединить различные бизнес-процессы в одной мощной и удобной системе.

Основные преимущества такого решения:

• Доступность данных. Один раз внесенные данные становятся доступны в рамках целой системы.
• Согласованность данных. Применение общей базы данных позволяет избежать этапов сверки и согласования данных.
• Контроль работы сотрудников. Общая база данных позволяет выявить любые расхождения между подразделениями компании и их причины, что позволяет избежать многих злоупотреблений.
• Значительное снижение числа ошибок, связанных с человеческим фактором. Данные между подразделениями компании передаются автоматически в рамках единой системы.
• Отлаженные процессы взаимодействия различных блоков системы. Документы могут формироваться в различных подразделениях и влиять на показатели остальных блоков системы.

К недостаткам внедрения ERP-системы можно отнести в первую очередь ее высокую стоимость, которая может быть обусловлена лишь тогда, когда компания «созрела» для внедрения такого продукта. При этом стоимость внедрения системы может превышать стоимость «коробки» в несколько раз.

Во-вторых, вследствие того, что в системе работает большинство сотрудников компании, возникает проблема обеспечения безопасности данных. Необходимо настроить доступ разных подразделений к различным модулям системы. Возникающие проблемы требуют дополнительного времени на тестирование и отладку.

Необходимо особо внимательно относиться к обеспечению надежности работы сервера, на котором работает система, и настройке дополнительных систем резервного копирования.

Компания 1С-WiseAdvice уделяет особое внимание вопросам безопасности и сохранности данных своих клиентов:

• Наше серверное оборудование размещается в 15 минутах от офиса, в надежном дата-центре, оборудованном в соответствии с международными стандартами.
• Серверы надежно защищены от перегрева, скачков напряжения и других форс-мажорных ситуаций, способных вывести оборудование из строя.
• Доступ IT-инженеров компании 1C-WiseAdvice в дата-центр осуществляется круглосуточно.
• Для того чтобы окончательно исключить все, даже маловероятные случаи потери данных, мы делаем резервные копии бухгалтерских баз клиентов.

Все это исключает возможность какого-либо стороннего вмешательства в информационную систему компаний-клиентов, а также риски утраты данных.

Источник