Организующая схема: шаблон для наведения порядка в любой компании
Этот материал также доступен в видеоформате, смотрите его на нашем Youtube-канале.
Организующая схема — это фундаментальный инструмент для организации деятельности компании.
Без нее не получится выстроить слаженную работу. Будет много проблем, вопросов, разборок, и самое главное — мы не сможем предоставлять нашим клиентам продукт, который обещали, в нужном качестве и в срок.
Схема — это чертеж, изображающий систему, устройство или взаимоотношение частей чего-нибудь.
Давайте сначала посмотрим, что такое схема. Для этого представим кофемашину. Ее упрощенная схема — бачок, куда мы наливаем воду, и емкость, куда мы засыпаем зерна. Дальше зерна необходимо перемолоть в кофемолке, а воду — нагреть. Компоненты смешиваются, и результат капает в чашку, и мы получаем кофе.
Можно сказать, вот это упрощенная схема. Естественно, ее можно расширить, более детально описать функции каждого из блоков. Что в данном случае принципиально — общая структура, последовательность, а главное, взаимосвязь каждой из этих частей, которая приводит к определенному результату.
Схема также может быть игрой в футбол. Предположим, у нас есть два защитника, три нападающих и ворота. Цель известна, функции каждого уже определены, и мы договариваемся, что работаем по такой схеме: защитник передает пас номеру 1, тот — пас номеру 2, этот — номеру 3, и он забивает гол. Естественно, будут участвовать дополнительные объекты, но примерно можно понять комбинацию. Эта схема показывает участников самого процесса и то, как он будет происходить.
Как возникает «клубок» бизнес-процессов
Давайте теперь посмотрим, как чаще всего создается оргсхема обычной компании. Если вы уже пытались это делать, у вас наверняка получалось подобное: вот генеральный директор — главный человек, у него есть подчиненные: главный бухгалтер, коммерческий директор, начальник отдела продаж, коммерческий директор, юрист.
У каждого из них несколько подчиненных. У коммерческого директора в подчинении есть начальник отдела продаж, еще, может быть, маркетолог, у начальника отдела продаж — целая команда продавцов.
Обычно такую схему рисует руководитель, когда у него каша в голове. Он думает: «Мне как-то это нужно все организовать, выстроить».
Такая запутанная схема выходит у большинства владельцев, когда они пробуют описать существующие процессы своей компании
В этой схеме, кажется, есть понятное подчинение. При этом главный бухгалтер периодически наезжает на менеджеров за первичную документацию: «Вы неправильно оформили договор» или: «Вы неправильно подписали акт». Директор по производству тоже говорит менеджерам по продажам, что они должны делать. А менеджеры периодически выясняют отношения с кладовщиками или с ответственными за производство.
Подчиненные главного бухгалтера время от времени получают команды от генерального директора. Любой сотрудник, если у него возникает вопрос, может обратиться к генеральному директору.
А еще в большинстве компаний, где организация хромает, есть пост офис-менеджера, который делает все, что не входит в обязанности остальных сотрудников. На него генеральный директор сваливает оставшиеся функции.
Как навести порядок в компании с помощью системы? Узнайте на трехдневном онлайн-практикуме. Регистрируйтесь прямо сейчас.
В итоге, в компании не определено, какой продукт производит каждый из сотрудников, не выстроен бизнес-процесс производства, только беспорядочные линии коммуникаций.
Из-за того, что в компании не определен продукт и нет понятия конвейера производства, сотрудники часто путают вертикальные линии, которые называются командными, с коммуникационными. В итоге мы получаем хаос. Наблюдали когда-нибудь такое?
Когда я только начинал заниматься организацией процессов, я рисовал подобную схему. У меня был главный бухгалтер, очень занятой человек. Она держала большую область, которая была для меня как «черный ящик» с множеством задач: первичка, отчетность, налоги, заработная плата.
В какой-то момент она сказала: «Работы у меня становится больше, мне срочно нужен еще один подчиненный». При этом менеджеры по продажам и программисты иногда чувствовали, что их начальник — главный бухгалтер, а не коммерческий директор. Они знали, что ей нужно быстро отвечать и правильно заполнять документы.
Зарплата главного бухгалтера становилась все больше. В какой-то момент, когда у всей организации стало слишком много проблем с этой женщиной, мы с ней попрощались. А когда начали выяснять, из чего состоит этот «черный ящик» бухгалтерии, то выяснили, что есть простые функции, часть которых может делать помощник бухгалтера, и для этого не нужно семи пядей во лбу, а часть остальных функций передали аудиторской компании. При этом за взаимодействие с этой компанией отвечал тот же помощник.
В итоге расходы на ведение бухгалтерии сократили в два раза, и проблем в компании стало намного меньше.Это случилось, потому что мы расписали, из чего состоит деятельность поста, определили его продукт, определили зоны ответственности и вписали их в общий процесс.
Это небольшая ситуация, которая часто возникает в большинстве подразделений, когда в компании нет работающей организующей схемы. С помощью такой запутанной картины обязанностей и постов невозможно навести порядок.
Как внедрить описанные инструменты в своей компании? Узнайте больше о системном бизнесе и адаптируйте технологию к своей компании на трехдневном онлайн-практикуме.
Организационная и организующая схемы — в чем разница
Здесь я хочу провести жирную черту между двумя понятиями — организационная схема и организующая схема. На первый взгляд может показаться, что это одно и тоже. На самом же деле организационная схема — это изображение запутанной ситуации. Это схема, по сути, описывающая бардак, который существует в компании. Некоторая польза, наверное, от нее будет — по крайней мере, мы осознаем, где беспорядок и непонимание.
Организующая схема, наоборот, показывает, как должен быть организован процесс, чтобы работа была выполнена. Она показывает логичную последовательность выполнения работы для того, чтобы в итоге клиент получил ценный конечный продукт.
Организующая схема — это схема, которая должна показать, как должен быть организован производственный процесс в компании. То есть, эта схема должна организовывать работу.
Когда владелец накладывает организующую схему на свою компанию, он переставляет сотрудников, выравнивает линии, прописывает процессы, и тогда понимает, что мешает компании. А от организационной схемы, беспорядочной структуры компании, только возникает вопрос: «Ну вот, у нас вот так, что с этим делать?»
Какой должна быть организующая схема, чтобы она искоренила хаос
Компания — это конвейер. Через него проходит клиент — потенциальный потребитель, у которого существует какой-то запрос или какая-то проблема. На выходе «конвейера» мы получаем того же потребителя, но с удовлетворенным спросом или решенной проблемой, с которой он к нам пришел.
На выходе клиент получает ценный конечный продукт, который производит организация. В самой организации должны быть сотрудники, которые производят продукт. Кто-то из сотрудников должен выполнять функцию распространения информации о том, чем мы занимаемся, и искать потенциальных клиентов.
У нас должны быть функции, связанные с обеспечением финансами, оборудованием, помещениями. Кто-то занимается производством. Обязательно должны быть контроль качества и персонал, который осуществляет обмен между компанией и клиентами. Такие сотрудники, когда компания получает деньги, добиваются того чтобы ценный конечный продукт был получен клиентом.
Процесс, который я описал, — общий, он есть в любой компании. Обратите внимание: у нас должны быть сотрудники, реклама, управление финансами, закупка оборудования и материалов. Мы должны что-то производить, проверять качество, и находить клиентов, договариваться и сбывать им товар. Организующая схема — это шаблон, который подходит абсолютно к любой деятельности.
Когда мы берем готовый последовательный шаблон, проверенный жизнью, основанный на естественных законах, и накладываем его на организацию, то видим, чего в компании не хватает.
Например, до этого у нас была структура в виде нескольких прямоугольников с пятью руководителями. Мы пытаемся наложить ее на организующую схему и видим, что один руководитель несет и функцию продаж, и функцию маркетинга, и функцию производства, и в бухгалтерии чуть-чуть подрабатывает. Но, если мыслить логически, это некорректно. Нужно часть его функций забрать и перераспределить на других сотрудников.
Также, когда мы накладываем организующую схему, мы начинаем видеть: у нас за качество никто не отвечает. Периодически появляется клиент, у которого остаются вопросы при получении нашего продукта — возможно, он не до конца ценный.
Благодаря инструменту «Организующая схема» мы устраняем узкие места и непонимание в компании. В итоге получаем организованную деятельность.
Приходите на трехдневный онлайн-практикум и узнайте, как распутать «клубок» функций и выстроить бизнес-процессы.
Источник
Microsoft Excel
трюки • приёмы • решения
Как при помощи Excel создать организационную диаграмму проекта
Организационная схема проекта достаточно типична: в самом верхнем прямоугольнике указывается фамилия «самого большого начальника» и далее вниз — до уровня отделов. В случае организационной схемы проекта в этом прямоугольнике указывается фамилия опекуна проекта, далее следуют руководитель проекта, непосредственные исполнители проекта и т.д. Организационная схема проекта для нас важна потому, что она позволяет отобразить уровни властных полномочий лиц, участвующих в реализации проекта, а также восходящие пути решения проблем, возникающих в ходе его выполнения.
Организационная схема проекта бывает особенно полезна при выполнении средних и крупных проектов, когда у руководителя есть несколько заместителей, которые отвечают за реализацию подпроектов или отдельных конечных результатов и подчиняются старшему руководителю проекта. На рис. 1 показан пример организационной схемы проекта. Организационные диаграммы можно использовать не только для определения ответственности в проекте, но и для графического изображения хода процесса, например так можно составить график для трудоустройства и работы в Австрии.
Рис. 1. Организационная схема проекта
Организационные схемы проектов удобно создавать в программе Excel. На ленте этой программы активизируйте вкладку Insert (Вставка) и в разделе Illustrations (Иллюстрации) щелкните на кнопке Smart Art. На экране появится окно Choose a Smart Art Graphic (Выбор рисунка SmartArt), показанное на рис. 2.
Рис. 2. Диалоговое окно Choose a SmortArt Graphic
Из списка в крайней слева области этого диалогового окна выберите элемент Hierarchy (Иерархия), щелкните на значке Organizational Chart 1 (Организационная диаграмма), расположенном в верхнем левом углу центральной части окна, а затем на кнопке ОК. На экране появится незаполненная организационная диаграмма (рис. 3).
Панель Type text here (Введите текст) (см. рис. 3) предназначена для заполнения текстовыми фрагментами графических элементов организационной диаграммы. Щелкните на определенном элементе диаграммы, а затем введите текст, который должен отображаться на этом элементе. Нажмите клавишу Enter, чтобы создать новый графический элемент схемы (при этом вы останетесь на том же уровне организационной схемы, на котором работали до нажатия клавиши Enter). Для создания нового графического элемента организационной схемы, расположенного на уровень ниже от выделенного в данный момент, нажмите клавишу Enter, а затем — Таb. (Нажатие клавиш Ctrl+Tab позволяет вернуться на один уровень вверх.) Окончательный вариант организационной схемы нашего проекта был показан ранее (см. рис. 1).
Рис. 3. Шаблон организационной схемы проекта
Для того чтобы изменить местоположение любого элемента, просто перетащите его в другую часть организационной схемы. Программное средство SmartArt автоматически отслеживает связи между элементами организационной схемы. Если вам понадобится изменить размер любого графического элемента, воспользуйтесь маркерами, которые расположены по его периметру. Над выделенным графическим элементом организационной схемы расположен круглый маркер зеленого цвета. Щелкните на нем, а затем перетащите указатель мыши, чтобы повернуть графический элемент. Для выделения нескольких графических элементов организационной схемы щелкните на них мышью, удерживая нажатой клавишу Ctrl. Завершив построение организационной схемы, скройте ее левую панель Type text here (Введите текст). Наконец, обратите внимание на метки-манипуляторы, расположенные по периметру окна самой организационной схемы. Пользуясь этими метками-манипуляторами, можно перемещать организационную схему или менять ее размеры.
Чтобы пользоваться организационными схемами в Office 2007/2010/2013, сначала необходимо убедиться в том, что у вас установлено программное дополнение Organizational Chart Add-in for Microsoft Office Programs (Надстройка организационных диаграмм для программ Microsoft Office). По умолчанию это дополнение не устанавливается. Закройте все программы Office (в том числе и Outlook). Откройте окно Control Panel (Панель управления), а затем дважды щелкните на значке Add or Remove Programs (Установка и удаление программ), чтобы открыть одноименное диалоговое окно. В списке установленных приложений найдите элемент Microsoft Office Professional, выделите его и щелкните на кнопке Change (Изменить). На экране появится диалоговое окно Change Your Installation of Microsoft Office (Microsoft Office Профессиональный). Установите переключатель Add or Remove Features (Добавить или удалить компоненты), а затем щелкните на кнопке Continue (Продолжить).
Чтобы найти дополнение Organizational Chart Add-in for Microsoft Office Programs, щелкните на знаке «плюс» рядом с элементом Microsoft Office PowerPoint. (Многие годы это программное дополнение ассоциировалась исключительно с PowerPoint, хотя оно может использоваться и для других программ Microsoft Office.) Щелкните на интерфейсном элементе, который расположен слева от интересующего вас компонента, и в появившемся меню выберите команду Run from My Computer (Запускать с моего компьютера). Щелкните на кнопке Continue (Продолжить).
Роли и обязанности исполнителей нашего проекта задокументированы и отправлены па Microsoft Office Sharepoint Server. Каким образом вы могли бы мотивировать этот новообразованный коллектив исполнителей? На этот вопрос мы постараемся ответить в следующей статье.
Источник