Создать отчет по бизнесу

Три главных финансовых отчета предпринимателя

Бизнес — это сложная система, в которой много составляющих. Предприниматель управляет продажами, развивает продукт, настраивает маркетинг и руководит сотрудниками. Части системы взаимосвязаны — без маркетинга не будет продаж; без персонала некому развивать продукт. Взаимосвязи в бизнесе бывает сложно отследить и оценить. Но все они находят свое отражение в финансах — крови бизнеса, которая помогает двигать его вперед.

Зачем вести финансовые отчеты

В бизнесе обычно ведут две отчетности по управлению деньгами: бухгалтерскую и финансовую. Бухгалтерские отчеты создают, чтобы сдавать в налоговую, а финансовый учет помогает увидеть реальную ситуацию с деньгами в бизнесе и принимать решения. Часто финансовые отчеты собственник составляет самостоятельно или вместе с финансовым менеджером.

У предпринимателя всегда есть более важные дела, чем отчетность. Нужно подписать новый контракт, договориться с поставщиком или съездить на производство. Поэтому отчетность ведется от случая к случаю, траты и доходы забывают учитывать, показатели не считают, а затраты не классифицируют. Такой подход работает до тех пор, пока предприниматель не столкнется с серьезными финансовыми проблемами — кассовым разрывом, убыточностью ключевых клиентов или просроченными платежами.

Мы рекомендуем управлять финансами осознанно. Поэтому перед рассказом об отчетах давайте разберемся, зачем они нужны.

• Чтобы избежать критических ошибок. Без отчетности предприниматель слабо осознает свои действия — кажется, что он может безболезненно вынуть из бизнеса деньги или взять очередной транш кредита. Но и то и другое может оказаться губительным и уничтожить компанию.
• Чтобы принимать взвешенные решения. Без отчетности предприниматель действует вслепую — идет в неизвестность и полагается только на свое чутье. Иногда риск оправдан, но в перспективе выигрывает холодный расчет и рациональность.
• Чтобы видеть свой бизнес. Для многих предпринимателей компания — это эфемерная сущность. Есть сотрудники, офис, склады и товар. Но все это живет в параллельных измерениях. Отчетность помогает свести все к одному знаменателю и увидеть бизнес целиком.

Отчетность помогает не совершать ошибок, принимать взвешенные решения и глубже понимать текущую ситуацию. Для каждого из приведенных сценариев есть свой отчет. Мы разберем их на реальных примерах.

Отчет первый. ДДС или движение денежных средств

Каждому хочется избежать ошибок — вовремя получать оплату, не попадать под налоговые штрафы и избегать кассовых разрывов. Все эти задачи решает отчет о движении денежных средств или ДДС.

Компания Николая М. ремонтирует нежилые помещения — одновременно бригады работают на 5 объектах. Бизнес новый, чтобы завлечь клиентов Николаю приходится давать отсрочку. Он фиксирует приходы и расходы, поэтому точно знает, когда возникает кассовый разрыв и компании требуется дополнительное финансирование.

Финансовый отчет о движении денежных средств содержит все приходы и расходы средств компании за период.

ДДС показывает, сколько денег компания получила и сколько заплатила, сколько у нее было и сколько осталось. В него заносят каждую операцию — приход или расход; отмечают, кому заплатили и откуда получили деньги; делят движения средств по категориям.

Даже в небольшом бизнесе счет операций может идти на сотни. Кофейня закупает зерно, воду, молоко и бумажные стаканчики; платит обжарщику, баристе и уборщице; рассчитывается по аренде, налогам и кредитам. И каждая из этих операций может кардинально изменить положение бизнеса. ДДС предупредит предпринимателя, если что-то пойдет не так.

Деньги на начало	100 000 ₽
1 июля	Предоплата	90 000 ₽
2 июля	Аванс сотрудникам	-60 000 ₽
3 июля	Аренда	-20 000 ₽
4 июля	Закупка сырья	-100 000 ₽
5 июля	Займ собственнику	5 000 ₽
Деньги на конец	5 000 ₽

Отчет второй. ОПУ или отчет о прибылях и убытках

Когда предприниматель разберется с поступлениями и выплатами денег, встанет вопрос о прибыльности всего бизнеса. Прибыль — это то, ради чего большинство открывает свое дело. Если компания не зарабатывает, то и развивать ее не хочется. Разобраться в вопросе прибыли поможет отчет о прибылях и убытках или ОПУ. Еще этот отчет называют P&L или «пиэнэль» — от английского «Profit & Loss».

Интернет-магазин Антона растёт — он видит, что от месяца к месяцу выручка и количество клиентов увеличивается, но денег не становится больше. Он составил ОПУ, чтобы понять, куда уходят деньги. Так Антон выяснил, что большую часть дохода съедает аренда офиса и склада. Поэтому он перевёл сотрудников на удалённую работу и этим увеличил маржинальность компании.

Отчет о прибылях и убытках дает понять, что происходит с деньгами: компания их сжигает или увеличивает.

Без ОПУ бизнес похож на черный ящик — непонятно, к чему приводят вложения и куда уходят деньги. Отчёт помогает проанализировать обязательства компании — если ей должны больше, чем она, то всё идёт хорошо. Если наоборот — пора что-то менять.

ДДС и ОПУ полезно рассматривать в связке. Первый отчет показывает фактическое движение средств, а второй — обязательства, которые взял на себя бизнес. Если не вдаваться в детали, то ДДС рассказывает о том, что с деньгами происходит сейчас, а ОПУ — что с ними произойдет дальше. Чтобы принять взвешенные решения, важно видеть и то и другое.

Выручка	800 000 ₽
Себестоимость	600 000 ₽
Прибыль до налога	200 000 ₽
Налог	40 000 ₽
Чистая прибыль	160 000 ₽

Отчет третий. Баланс

Чтобы принимать управленческие решения, собственнику бизнеса нужна информация. Ему полезно видеть бизнес целиком — оценить и понять все детали. Для этого предназначена Балансовая отчетность или Баланс.

Андрей закупает в Китае селфи-палки и продает их через розничные точки в крупных торговых центрах. Баланс помогает ему понять, какая часть денег сейчас «в товаре» — он не сможет их быстро выдернуть и направить на набирающие популярность спиннеры. Чтобы сыграть на спросе Андрею придется брать займ у партнера или идти в банк за кредитом.

Баланс — это подведение итогов: срез компании в конкретный момент времени.

В Балансе сводятся все активы компании — то, чем она владеет; и пассивы — те средства, на которые живет. То есть, с одной стороны, это оборудование, сырье и товары на складе, а с другой — кредиты и займы, вложения в уставный капитал и нераспределенная прибыль. Актив и пассив баланса всегда равны между собой — в мире ничто не возникает из пустоты.

У денег в активах несколько агрегатных состояний. Оборудование сложно продать, а деньги на счете легко пустить в оборот. Чем легче высвободить вложения, тем выше ликвидность актива. С другой стороны у каждого пассива есть своя степень срочности — что-то нужно быстро вернуть, что-то может быть с компанией все время. Баланс помогает увидеть, в каком состоянии сейчас находятся деньги, и соотнести ликвидность и срочность.

Источник

6 советов о том, как написать бизнес-отчет: макет бизнес-отчета

Партнерское раскрытие: Полная прозрачность — некоторые ссылки на нашем веб-сайте являются партнерскими ссылками, и если вы используете их для совершения покупки, мы будем получать комиссию без дополнительных затрат для вас (вообще никакой!).

Бизнес отчеты представляют собой официальную статистику, содержащую все факты и данные о предприятии. Бизнес-отчет анализирует ситуацию и дает лучшие объяснения, относящиеся к конкретной бизнес-ситуации. По сути, это документ, содержащий полностью систематизированную информацию, разделенную на подходящая презентация. Такие отчеты являются ценным источником демонстрации наших методических, рациональных и оценочных способностей. В этом посте мы обсудим советы при написании бизнес-отчета. Эти советы будут разделены на следующую структуру.

Методика написания откровенных бизнес-отчетов

Написание любого бизнес-отчета включает в себя множество шагов, прежде чем предоставить окончательную копию фактов. Нельзя сразу приступить к написанию отчета, не располагая соответствующей информацией. Есть четкий формат, которому должны следовать те, кто готовит бизнес-отчеты. Также вы можете нанять кого-нибудь для написания собственных отчетов, например Писатель в час Кто может сделать подробные индивидуальные услуги письма.

Давайте обсудим этот процесс более подробно:

• Размышляя о конкретном вопросе

Нельзя составлять неровные отчеты без анализа и рассмотрения ситуации. Все бизнес-отчеты создаются за определенные периоды, то есть ежемесячно, ежеквартально или ежегодно. И эти отчеты раскрывают положение фирмы в отношении гарантированного материала. Итак, подготовка любого бизнес-отчета требует тщательной оценки, чтобы получить фактические данные.

Вы не можете составить отчет в одиночку, так как это коллективная работа. Потому что каждое подразделение концерна возглавляет разные управляющие группы, поэтому вам нужна совокупная информация по всем областям. Чтобы подготовить безупречный бизнес-отчет, необходимо много обсуждений. Отчет отметит рост деловой активности, принимая во внимание общую точку зрения каждого оперативного отдела.

Собрав всю необходимую информацию обо всех функциональных отделах вашего предприятия, вы можете начать записывать все факты и цифры в своем отчете. Но не дорабатывайте такие отчеты за один раз, так как на каждом уровне написания отчета потребуется много изменений. Вы можете внезапно узнать об условиях фондового рынка, которые составляют важную часть настоящего делового отчета.

Каждый готовый отчет должен пройти множество исправлений, чтобы получить окончательную структуру. Многие органы власти тщательно проверяют всю информацию, представленную в бизнес-отчетах. Вам придется редактировать, корректировать и проверять все факты снова и снова, чтобы дойти до финальной стадии оформления отчета.

Прежде чем писать какой-либо отчет, необходимо иметь в виду различные аспекты, определяющие бизнес-отчет. Эта часть предоставит вам однозначный ответ на вопрос, почему такие отчеты имеют большое значение для внешнего мира и для кого мы все это делаем.

Теперь, если вы готовите все необходимое из разных источников, то определенно у вас должно быть сфокусированная группа аудитории для кого эти отчеты являются важной информацией. Эти отчеты являются зеркальным отражением фирмы, отражающей реальную картину того, что происходит внутри четырех стен концерна. Целевым лицам раскрываются все доказательства, чтобы знать реальный статус компании. Сборники создают положительное влияние на сознание читателя и это может привести к лучшим будущим возможностям в виде капиталовложений или увеличения запасов.

Решительная передача бизнес-отчеты — это то, что разрешает путаницу. Когда вы знаете цель отчета, вы можете изложить ее соответствующим образом. Если вы просите инвесторов вложить деньги в ваш бизнес, то в этих отчетах будут указаны все статистические данные заведения. Никто не станет оказывать вам необходимую финансовую помощь, если не знает график роста вашей компании за последние 10 лет. Таким образом, когда вы знаете цель бизнес-отчета, все процедуры становятся проще.

Источник

Venngage Blog

Venngage Infographics

Более 30 шаблонов бизнес-отчетов, нужных в любом бизнесе, и советы по дизайну

By Yaroslav, Sep 23, 2019

Вероятно, все согласятся, что отчеты не самая увлекательная форма коммуникации. Но без них не обойтись.

При формировании бюджета и маркетинговых стратегий, при создании продукта и выработке стратегии роста — да и в любом аспекте бизнеса — нельзя полагаться на одну интуицию. Необходимо опираться на факты. Пренебрежение этим правилом подводит многих представителей малого бизнеса.

Итак, без отчетов никуда. Но не стоит расстраиваться: отчеты вовсе не должны навевать скуку. С помощью простых дизайнерских решений вы можете создавать по-настоящему интересные отчеты.

Отчет с прекрасным дизайном не только произведет неизгладимое впечатление на стейкхолдеров, но и сделает материал более понятным!

12 видов бизнес-отчетов, необходимых в любом бизнесе (нажмите, чтобы перейти к нужному разделу):

Первый шаг: начните с шаблона бизнес-отчета

Можно, конечно, создать Google-документ, внести в него необходимые показатели, добавить несколько пунктов аналитической информации, отправить документ своей команде и на этом закончить работу с отчетом. На разве это эффективный способ представления данных?

Мало кто станет читать такой отчет. Не говоря уже о том, что рядовой отчет вряд ли произведет впечатление на стейкхолдеров.

Если вы финансовый консультант, то для вас важен личный брендинг: надо выделяться среди конкурентов. Вам важно заручаться поддержкой стейкхолдеров и убеждать их прислушиваться к вашим рекомендациям.

Вот почему отчеты должны быть как можно более интересными и наглядными. Используйте визуализацию данных, процессов и концепций, чтобы делать материал более понятным и визуально привлекательным.

Самое простое решение — это использовать шаблоны бизнес-отчетов и шаблоны консалтинговых отчетов.

Просто кликните по любому из наших шаблонов в статье. Перейдя по ссылке в онлайн-конструктор отчетов, вы сможете легко отредактировать шаблон по своему усмотрению — для этого не надо быть дизайнером.

Вот две веские причины, почему наглядный бизнес-отчет — это удачная идея:

1. Вы сможете упорядочить, проанализировать и резюмировать результаты исследований.
2. Вы будете эффективнее взаимодействовать с командой, стейкхолдерами и потребителями.

Например, следующий шаблон бизнес-отчета содержит четыре варианта визуализации данных. В таком виде данные воспринимаются намного легче, чем простой текст.

Не расстраивайтесь, если создание отчета занимает много времени. Взяв за основу универсальный шаблон бизнес-отчета, вы сможете снова и снова переделывать его для других целей.

Выберите подходящий шаблон бизнес-отчета, внесите в дизайн и имеющиеся данные изменения в соответствии со своими целями. Используйте конструктор диаграмм для преобразования наборов данных в иллюстративный материал.

В итоге у вас получится лаконичный и эффектный отчет, с которым стейкхолдеры смогут быстро ознакомиться.

В этой статье собраны лучшие советы по дизайну бизнес-отчетов и консалтинговых отчетов, а также шаблоны, которые вы можете использовать для создания отчетов.

1. Шаблоны недельных отчетов о проделанной работе

Вы знаете, как много ваша команда успевает сделать за неделю?

Есть разница между работой самой по себе и достигнутыми результатами.

Можно легко увязнуть в мелочах, которые нужно сделать в течение дня. Вот почему полезно вести учет сделанного за неделю, отмечать все успехи и трудности, особенно если вы работаете дистанционно.

Недельный отчет о проделанной работе может быть настолько детальным, насколько вам этого хочется. При этом каждую неделю у вас будет если не одинаковый, то схожий набор задач.

Вот почему полезно разбить задачи на категории:

• выполненные задачи,
• текущие задачи,
• задачи на следующую неделю.

Еженедельная отчетность помогает выявлять, какие задачи являются приоритетными, какие проекты отнимают слишком много времени и каким показателям или целям нужно уделять больше внимания.

Вот пример того, как может выглядеть обычный недельный отчет о проделанной работе:

А вот куда более подкупающий недельный отчет о проделанной работе с оригинальным дизайном:

Лучшие рекомендации по созданию недельного отчета о проделанной работе:

• Анализируйте эффективность работы в течение недели и выявляйте возможности ее повышения на следующей неделе.
• Рассчитывайте свое время так, чтобы достигнуть к концу недели минимум одного-двух запланированных результатов (это поможет мыслить циклами).
• Вносите ключевые метрики и изменения в них, а также основные результаты работы.

2. Шаблоны отчетов о статусе проекта

Ведению отчетности отводится центральное место в любом проекте. А при оказании консультационных услуг важность отчетности и ее прозрачность еще более важны.

Отчеты о статусе проекта критичны для предоставления актуальной информации о том, что сделано и что предстоит сделать. Отчеты о статусе проекта помогают вовремя выявлять любые проблемы, как текущие, так и потенциальные. А это, в свою очередь, способствует завоеванию доверия клиентов.

В шаблоне отчета о статусе проекта ниже ключевая информация представлена простым и понятным образом.

Шаблон вышеприведенного бизнес-отчета будет полезен для информирования клиента о:

• бюджетном дефиците или расползании границ проекта;
• реализации проекта в соответствии с утвержденным графиком;
• жизнеспособности проекта (работы выполняются по графику, проблемы решены).

На второй странице можно выделить ключевые моменты, чтобы обозначить основные проблемы, влияющие на успех проекта.

Отчет о статусе проекта ниже — это сжатая версия отчета, которая отлично подойдет для еженедельного представления последних данных.

Данный шаблон является отличным решением для представления краткого обзора занятым стейкхолдерам. Отчет на основе этого шаблона позволит стейкхолдерам моментально ознакомиться как с проблемными моментами, так и с положительной динамикой проекта.

При частом обновлении данных консультантам может быть нужно рассказывать о статусе проекта лично. В следующем шаблоне презентации используются диаграммы и визуализация данных для быстрого представления ключевых показателей.

Клиенты и стейкхолдеры увидят, что и когда было сделано. А на последнем слайде перечислены задачи и цели, которые еще предстоит выполнить.

Полезные советы по созданию отчета о статусе проекта:

• Включите сводку по всем важным текущим задачам и целям. Если вы встречаетесь с клиентом еженедельно, то этот раздел послужит вам отправной точкой для обсуждения рабочих моментов.
• Убедитесь, что отчет позволит стейкхолдерам с первого взгляда понять, не выбился ли проект из графика и не накопилось ли слишком много проблем.
• Внесите в документ все значимые проблемы и трудности. Важно иметь такой список на тот случай, если в дальнейшем у клиента появятся замечания.

3. Шаблоны отчетов по продажам

Если вы не ведете учет продаж за неделю, месяц, квартал и год, то пришло время начать.

Отчеты по продажам за разные временные периоды позволяют выявлять не только тенденции, но и возможности роста. Регулярная отчетность по продажам помогает команде не отклоняться от достижения поставленных целей.

В большинстве случаев отчеты по продажам включают в себя:

• контрольные цифры по продажам, показывающие достигнуты ли поставленные цели;
• прибыль и издержки;
• прогноз сбыта на предстоящий период времени (месяц, квартал, год);
• медленно и быстро реализуемые товары и услуги;
• количество лидов и коэффициент конверсии за данный период;
• любые проблемы и затруднения.

Один из подходов к отчетам по продажам — это проводить еженедельные обсуждения в команде. Рекомендуем делать краткий отчет для общефирменных обсуждений и расширенный отчет для обсуждения в отделах продаж и маркетинга.

Следующий пример дает представление о том, как может выглядеть краткий отчет по продажам:

В этом слайде указан общий объем продаж за неделю и для показа динамики приводится сравнение с предыдущими недельными показателями.

А в этой презентации отчета по продажам детально показаны KPI (ключевые показатели эффективности) и коэффициент привлечения:

В месячный, квартальный или годовой отчет по продажам рекомендуется включать больше показателей, поскольку они необходимы для планирования на предстоящие периоды времени.

Вместе с тем не хотелось бы создавать объемный документ, который никто не станет читать. Удивите клиента или начальника свежим подходом к подаче материала, одновременно увлекательным и убедительным. Вы покажете себя как новатора.

Данный шаблон отчета по продажам будет полезен для визуализации основных показателей в виде круговых диаграмм, ленточных диаграмм и таблиц. Выделение текста и использование значков помогает представить данные в простом для понимания виде.

Наглядные и понятные отчеты по продажам создадут вам репутацию надежного и заслуживающего доверия специалиста. Это особенно важно для консультантов.

Полезные советы по созданию отчетов по продажам:

• Укажите временной период, который охватывает отчет.
• Используйте в разделах описательные заголовки и добавляйте описания ко всем диаграммам и таблицам, которые в этом нуждаются.
• Обрисуйте ситуацию: расскажите об основных трендах; опишите все трудности, с которыми столкнулась команда, и их влияние на выполнение задач и достижение целей.
• Используйте графики и ленточные диаграммы, чтобы показать изменения во времени и выделить тренды.
• Выделяйте ключевые метрики крупным жирным шрифтом (например, общий объем сбыта за неделю).
• Используйте контрастные цвета для выделения ключевых слов и меток данных на диаграммах.

4. Шаблоны отчетов по интернет-маркетингу

Если вы представляете SaaS-компанию или платформу электронной торговли, то наверняка не понаслышке знаете о важности интернет-маркетинга. Это аспект, который может определить успех или, наоборот, привести к краху малого бизнеса.

Вы знаете, что для развития и масштабирования бизнеса нужно рассказывать о нем потенциальным клиентам и использовать эффективные решения в сфере интернет-маркетинга.

Это означает постоянное улучшение поисковых позиций сайта, увеличение вовлеченности подписчиков в соцсетях и оптимизацию рекламных кампаний.

«Отчет по интернет-маркетингу» — это весьма широкий термин для обозначения разных отчетов: от обзора всех имеющихся каналов интернет-маркетинга до статистики по одному каналу.

Отчет по интернет-маркетингу, охватывающий все ваши основные маркетинговые каналы, может включать в себя следующие данные (или только часть из них):

• обзор используемой стратегии интернет-маркетинга;
• основные цели маркетинга и информацию об их достижении;
• обзор тенденций: коэффициент конверсии, оплаченный и органический трафик, средняя цена за конверсию;
• обзор показателей трафика по каналам;
• обзор SEO-метрик, включая изменения поисковых позиций по ключевым словам;
• обзор PPC-кампаний, включая показатели кликабельности, ROI (окупаемость инвестиций) и цены за клик;
• обзор каналов в соцсетях, включая показатели вовлеченности и количество лидов с каждого канала.

Возьмем, к примеру, следующий шаблон отчета по интернет-маркетингу, где под каждый канал отведена отдельная страница. Обратите внимание, как представлена в дизайне макета фирменная символика (цвета бренда и графические объекты компьютерной тематики):

В отчетах по интернет-маркетингу, посвященных одному маркетинговому каналу, рекомендуем давать расширенную статистику по каждому показателю.

Например, в отчетах по маркетингу в соцсетях следует представить:

• сравнение показателей эффективности в различных соцсетях, таких как Facebook, Twitter и YouTube (вы можете визуализировать данные с помощью сравнительной инфографики);
• отдельные показатели вовлеченности аудитории, включая отзывы, клики, количество подписок, лайков и комментариев;
• обзор аудитории подписчиков, включая демографические данные, такие как возраст, пол и род деятельности;
• показатели конверсии по каждому каналу в соцсетях.

Посмотрите, как визуализированы ключевые показатели в следующем отчете по маркетингу в соцсетях:

Как консультант вы можете знать абсолютно все про маркетинг в соцсетях, но теряться, когда речь заходит о дизайне. У вас есть возможность исправить положение прямо сейчас, воспользовавшись приведенным выше шаблоном. Во-первых, он отлично подходит для профессионального и эффектного представления результатов исследований. А во-вторых, этот шаблон позволяет продемонстрировать данные в развлекательной и увлекательной манере.

А на тот случай, если вам надо структурировать статистику по разным каналам, вот еще один шаблон отчета по маркетингу в соцсетях с цветовой разбивкой, позволяющей быстро ознакомиться с данными по любому каналу:

Полезные советы по созданию отчетов по интернет-маркетингу:

• Сделайте обзор показателей эффективности всех каналов (или одного канала, если в данное время только он представляет интерес).
• Структурируйте отчет по каналам (органический поиск, соцсети, средняя цена за клик) или по кампаниям/проектам.
• Если отчет достаточно объемный, добавьте оглавление, чтобы облегчить читателю поиск нужной информации.
• Используйте ленточные диаграммы и схемы для показа эффективности различных каналов.
• Используйте значки для выделения ключевой информации и визуализации данных по различным каналам (например, по различным соцсетям).
• Будьте лаконичны и старайтесь посвящать каждую страницу или слайд лишь одной теме.

5. Шаблон анализа конкурентов

Завладейте вниманием специалистов по маркетингу с помощью анализа конкурентов. Лучшие отчеты показывают проблемы и трудности, которые компания должна преодолеть, чтобы стать успешной.

Анализ конкурентов обычно включает в себя следующие разделы:

• краткое описание продукта,
• сильные и слабые стороны конкурентов,
• стратегии и цели конкурентов,
• прогноз: рынок на подъеме? вялый? происходит сегментирование?

Шаблон анализа конкурентов ниже включает эти разделы и отражает важную статистику. Стейкхолдеры смогут быстро сопоставить ее с показателями своей компании и понять, насколько соизмеримы цифры.

Использование готовых шаблонов анализа конкурентов является хорошим решением для многих независимых консультантов. Такой подход позволяет выделиться на фоне крупных консалтинговых фирм и небольших специализированных компаний. Визуализация данных — это отличный способ зарекомендовать себя как профессионала со своим уникальным и новаторским стилем работы.

Полезные советы по работе над анализом конкурентов:

• При составлении списка всех конкурентов включите в него тех, кто зайдет на рынок в следующем году, а также непрямых конкурентов, продающих товары или услуги тем же клиентам, что и вы.
• Найдите результаты мониторинга удовлетворенности потребителей продукцией конкурентов (обычно публикуются в отраслевых изданиях) и включите их в отчет.
• Проконсультируйтесь с отделом продаж, чтобы получить срез потребительской аудитории конкурентов.
• Проведите неформальное исследование слабых и сильных сторон конкурентов. Пообщайтесь с журналистами, освещающими соответствующую отрасль. Не ограничивайтесь информацией, доступной в Интернете.

6. Шаблоны ситуационного анализа

В ситуационном анализе разбирается конкретный аспект или ситуация, с которой имеет дело компания. Консультантам часто приходится проводить ситуационный анализ, чтобы включить его в разрабатываемую ими корпоративную программу обучения.

Ситуационный анализ обычно посвящен одному из следующих аспектов:

1. Стартап или венчурные инвестиции на ранней стадии.
2. Реорганизация, совместная деятельность, поглощение.
3. Выход на рынок или расширение рынка.
4. Новый проект или продукт.
5. Оптимизация ценообразования.
6. Рентабельность.
7. Обзор отрасли.
8. Стратегия роста.

Ситуационный анализ обычно представляет собой историю, которая должна включать в себя справочную информацию о компании, данные о главном действующем лице и/или ключевых игроках, ситуацию/проблему и конечные результаты.

В следующем шаблоне ситуационного анализа отведено много места для такого нарратива, а значки и ленточные диаграммы помогают наглядно представить ключевую информацию.

В ситуационном анализе важно сделать заключение, в котором будут основные результаты исследования. Почему главное действующее лицо приняло те или иные решения? К чему это привело? Какие можно сделать из этого выводы? Вернитесь к основному вопросу ситуационного анализа и дайте на него ответ.

Полезные советы по составлению ситуационного анализа:

• Опишите, какие проблемы и затруднения повлияли на решения протагониста ситуационного анализа (например, необходимость уложиться в жесткие сроки).
• Прикрепите подтверждающие документы, например, финансовые ведомости.
• Придумайте оригинальный заголовок, например, «Дизайнерское мышление и новаторство в компании Apple». В заголовке должно упоминаться название компании и предмет ситуационного анализа.

7. Шаблоны стратегий развития

В теории постановка целей для своего бизнеса может показаться простой задачей… Но в действительности постановка амбициозных и вместе с тем реалистичных целей зачастую вызывает затруднения.

Мы, представители компании Venngage, разделили процесс постановки целей на 5 этапов:

1. Определение глобальных целей.
2. Выявление ресурсов и результатов, влияющих на достижение целей.
3. Проведение экспериментов с целью минимизации затрачиваемых ресурсов.
4. Оценка результатов экспериментов.
5. Повышение ответственности членов команды за получаемые результаты.

(В данной статье мы рассмотрим этот процесс вкратце. Если хотите ознакомиться с подробным разбором и другими шаблонами стратегий развития, читайте наше руководство по созданию стратегии развития).

Например, у SaaS-компании среди глобальных целей могут быть такие: достижение определенной прибыли, определенного количества сотрудников и ежедневно активных пользователей.

После выявления глобальных целей следующим шагом должно стать выявление OKR (ключевых результатов для целей) — параметров, влияющих на достижение целей. Обычно полезно бывает разбить OKR на группы.

Итак, если одна из целей — достижение определенного количества ежедневно активных пользователей, то OKR могут включать в себя:

• OKR получения, например, естественного и оплаченного трафика;
• OKR конверсии, например, коэффициент конверсии;
• OKR удержания, например, процент удержания клиентов.

После установления OKR можно перейти к определению экспериментов, которые будут влиять на OKR.

Команда Venngage проводит спринты недельной длительности для планирования, осуществления и анализа экспериментов, влияющих на развитие. В других компаниях практикуют более длительные спринты — двухнедельной и месячной длительности.

Перед началом проведения эксперимента необходимо оценить, стоит ли вообще его проводить. Для этого следует определить, на какую цель он повлияет, какие ресурсы потребуются и какие работы необходимо провести для осуществления эксперимента.

А вот шаблон отчета-описания маркетингового спринта, который использует наш отдел маркетинга при планировании экспериментов по развитию:

После проведения эксперимента по развитию, важно обработать полученные результаты.

В конце каждого спринта подробно проанализируйте полученные результаты, чтобы сделать необходимые выводы. Отметьте эксперимент как успешный или неудачный в зависимости от того, совпали ли результаты с прогнозом.

Вы можете использовать результаты последнего спринта для изменения экспериментов, запланированных для предстоящих спринтов.

Ниже приведен шаблон отчета по результатам спринта, который вы можете использовать. Обратите внимание, что в шаблоне указаны сотрудники, проводившие эксперименты. Это сделано с целью повышения ответственности за осуществляемые процессы и получаемые результаты.

Полезные советы по составлению стратегии развития:

• Разделите отчет по стратегии развития на цветные колонки с целями, OKR или этапами спринта.
• Используйте пометки в виде галочек и крестиков для обозначения успешных и неудачных экспериментов.
• Включите в каждый шаблон краткое описание, чтобы сделать его простым для понимания.
• Укажите сотрудников, отвечающих за каждый эксперимент, для повышения ответственности за получаемые результаты.
• Используйте фирменные цвета, шрифты и логотип, чтобы следовать стилю бренда во всех сообщениях компании.

8. Шаблоны отчетов по исследованию рынка

Проведение регулярных исследований рынка необходимо даже после запуска бизнеса. Получаемые данные можно использовать для планирования и пересмотра маркетинговых стратегий, выявления потенциальных клиентов и составления плана выпуска продукции.

Исследование рынка обычно предполагает сбор информации о потребностях, проблемах и желаниях потребителей. Подобное исследование помогает составить обобщенный портрет клиента и выявить конкретные проблемы, которые должны решить ваши товары или услуги.

Существует два типа исследования рынка:

Многие консультанты с трудом получают одобрение сразу от нескольких стейкхолдеров. Начальник может постоянно менять рамки проекта под влиянием момента, например, на основании свежей статьи, которую он вычитал в Интернете! Подчиненные могут упорно придерживаться старых правил и сопротивляться изменениям рабочего процесса, предлагаемым консультантом.

Один из способов привлечь клиентов и завоевать их доверие — это предоставить статистику и результаты исследований, подкрепляющие ваши рекомендации.

Отчет по исследованию рынка, опирающийся на факты и объективные данные, отражает ситуацию в отрасли и демонстрирует четкий путь развития.

Этот красочный, содержащий множество значков отчет по исследованию рынка непременно воодушевит несговорчивых стейкхолдеров. Подача новой (и иногда пугающей) информации необычным и ярким образом помогает преодолевать неприятие.

Можем также порекомендовать изучить статистику конкурентов и отраслевые тренды. Следующий шаблон содержит анализ конкурента, включая аналитику сайта и SWOT-анализ.

При создании отчета по исследованию рынка вы можете сделать подробный обзор всех результатов исследования рынка или же сосредоточиться на одном направлении исследования.

Например, в этом одностраничном отчете по исследованию рынка приводится демографический срез участников анкетирования, которые разбиты по следующим категориям: место работы, страна проживания и наиболее интересные для опрошенных темы. Обратите внимание, что каждая группа участников представлена с помощью особого значка:

Построенный таким образом отчет позволит вашей команде и стейкхолдерам быстро понять, кто ваша целевая аудитория и какие темы ей интересны.

Одна из задач отчета по исследованию рынка — представление выводов на основании проанализированных данных.

Это может быть заключение о том, кто является вашими целевыми потребителями, какие регионы перспективны с точки зрения бизнеса, какие потребительские нужды не были удовлетворены. В следующем примере все эти данные визуализированы.

А в этом примере шаблона отчета по исследованию рынка ключевые выводы выделены более крупным шрифтом и размещены перед вспомогательными данными:

Полезные советы по созданию отчетов по исследованию рынка:

• Используйте значки для иллюстрации портретов клиентов.
• Используйте графики и диаграммы для сопоставления демографических данных: возраста, пола, места проживания и рода занятий клиентов.
• Включите ключевые выводы, сделанные на основании проанализированных данных.
• Если отчет по исследованию рынка достаточно объемный, добавьте оглавление.
• Добавьте краткий обзор методов сбора данных, включая величину статистической выборки.

9. Шаблоны отчетов по бюджету

Азы бизнеса: в конце каждого квартала или года следует анализировать бюджет, расходы и прибыль.

Отчет по бюджету обычно включает в себя:

• различные категории бюджета,
• расходы за прошедший год или квартал по каждой категории бюджета,
• области, для которых необходимо сократить или увеличить расходы,
• бюджетный прогноз на следующий год или квартал.

Полный распечатанный бюджет — слишком объемный документ для передачи из рук в руки в ходе совещания.

А вот короткая наглядная презентация или одностраничный обзор идеально подходят для быстрого ознакомления членов команды и стейкхолдеров с необходимыми данными.

Вы можете составить обзор расходов по категориям за прошедший отчетный период и показать, какую сумму удалось сэкономить или насколько бюджет был превышен.

Например, взгляните на следующий отчет по бюджету, в котором для большей эффектности используется тематическое фоновое изображение:

Одностраничный обзор — это, помимо прочего, прекрасная возможность для креативной визуализации данных.

И хотя таблицы крайне удобны для сличения сумм расходов, вы можете использовать более интересную визуализацию данных, например, в виде пузырьковой диаграммы:

Полезные советы по оформлению отчета по бюджету:

• Четко обозначьте временной период, который охватывает отчет (месяц, квартал, год).
• Сделайте краткое описание каждого раздела отчета, чтобы подчеркнуть важную информацию.
• Используйте таблицу для сравнения сэкономленных и потраченных сумм.
• Используйте гистограммы, круговые и пузырьковые диаграммы для визуализации распределения бюджета.
• Выделяйте важную информацию с помощью контрастных цветов, жирных шрифтов и значков.

10. Шаблоны годовых отчетов

Годовой отчет — это всеобъемлющий отчет об основных результатах деятельности компании или организации за прошедший год, включающий в себя следующее:

• цели и задачи компании/организации;
• данные о росте компании/организации (касающиеся продукции, прибыли, культуры);
• отчет о финансовых результатах и отчет о движении денежных средств;
• результаты по различным направлениям деятельности;
• сведения о высшем руководстве компании/организации;
• данные об акциях и дивидендах;
• показательные истории успеха.

Большая часть этого списка кажется довольно скучной, верно?

Но на самом деле в этом списке есть немало вещей, которые вызывают массу эмоций. Ведь здесь идет речь о росте вашей компании, о ваших победах (и, вероятно, неудачах) и о том, как будет развиваться ваш бизнес в предстоящем году.

Вы можете оживить рассказ о своей компании с помощью увлекательного дизайна отчета.

Подумайте, как лучше всего визуально представить свою компанию:

• Есть ли у вас фотографии, отражающие деятельность компании, которые можно включить в отчет?
• Какие шрифты и цвета отражают дух вашей компании?
• Есть ли у вас значки, которые можно использовать для иллюстрирования определенных концепций?

В следующем годовом отчете используется энергичная желто-оранжевая палитра и красивые значки. Очень современный и визуально привлекательный формат. В целом дизайн отражает дух динамически развивающейся компании, которая с уверенностью смотрит в будущее.

В этом шаблоне годового отчета используется тема гор для демонстрации амбициозных целей компании. Обратите внимание, что каждый раздел отчета («Стратегия», «Финансы» и «Результаты работ») обозначен разным цветом для упрощения процесса ознакомления с представленными данными:

Стильный и современный дизайн с яркими цветовыми акцентами соответствует дизайнерским трендам в высокотехнологичной сфере экономики, что наверняка понравится стейкхолдерам.

Эти же дизайнерские идеи можно использовать при создании презентации годового отчета. Возьмем, к примеру, следующую презентацию годового отчета сети кофеен. Все в этом дизайне напоминает об уютности кофейни, начиная от слегка тонированных фотографий и заканчивая старомодным шрифтом:

Полезные советы по оформлению годового отчета:

• Создайте привлекательную обложку для годового отчета.
• Расскажите историю своей компании с помощью дизайна отчета: используйте тематические графические объекты, такие как фоновые изображения и значки.
• Используйте декоративный шрифт в заголовках и более простой шрифт для основного текста.
• Визуализируйте данные с помощью инфографик, диаграмм и пиктограмм.

11. Шаблоны проектных документов

Проектный документ — это отличный инструмент для информирования и убеждения стейкхолдеров. Консультанты могут также использовать проектные документы для улучшения своей репутации по сравнению с большими консалтинговыми компаниями и небольшими специализированными фирмами или в качестве лид-магнита для рекламы в Facebook и других соцсетях.

Как и всегда, продуманный дизайн поможет привлечь внимание топ-менеджеров или потенциальных клиентов.

Шаблон бизнес-отчета или шаблон консалтингового отчета — это самый быстрый путь к созданию привлекательного и понятного документа.

В следующем примере консалтингового отчета целая страница заполнена изображением (Full page visual). Это идеальный способ разбавить текст и сделать нужную информацию более запоминающейся.

В нашей библиотеке изображений вы найдете тысячи профессиональных и бесплатных стоковых фотографий на любую тему. Вы можете использовать их в своих отчетах. Вы также можете загружать изображения со своего компьютера.

В нашем редакторе вы с легкостью можете изменить любой из наших шаблонов консалтинговых отчетов или бизнес-отчетов. Изменяйте текст, шрифты, фотографии, значки, цвета — все, что посчитаете нужным.

Шаблон бизнес-отчета ниже будет полезен специалистам в области маркетинга и консультантам по маркетингу. У шаблона завлекающая, интересная и вместе с тем профессиональная обложка, которая раскрывает механизмы контент-маркетинга с помощью значков.

Venngage предлагает вам обширную библиотеку значков, которые вы можете вставить в вышеприведенный шаблон консалтингового отчета. Например, вы можете добавить логотип Twitter или Facebook или значок «Нравится» (большой палец вверх).

Кликнув по диаграмме или графику в шаблоне (стр. 4 и 5), вы можете внести в них свои данные.

Не удается структурировать данные отчета? Для консультантов и специалистов в области маркетинга важно найти эффектный способ показать основные результаты, не перегрузив читателя информацией.

На третьей странице следующего шаблона консалтингового отчета используются текстовые блоки и значки с заливкой оттенков синего цвета, чтобы сразу обратить внимание читателя на ключевые результаты исследования:

Разноцветные заголовки помогают упорядочить информацию и добавляют разнообразия в дизайн.

Предлагаем также прочесть нашу статью с более чем 20 примерами проектных документов, в которую мы включили еще больше шаблонов и советов по дизайну.

Полезные советы по созданию проектного документа:

• Создайте привлекательную обложку проектного документа, используя для фона заливку насыщенного цвета, фотографии или значки.
• Добавьте и озаглавьте раздел, в котором будут представлены основные результаты в виде маркированного списка.
• Визуализируйте данные с помощью диаграмм, графиков и пиктограмм, чтобы выделить ключевую информацию.
• Используйте фирменные цвета и символику в шаблоне проектного документа.

12. Шаблоны планов проектов

Использование плана проекта — это лучший способ контролировать реализацию проекта.

Однако освещение шагов по реализации проекта и показ того, насколько каждый шаг исполним и поддается оценке, может вызывать затруднения.

Это особенно сложно сделать консультанту, потому что у него нет облегчающих задачу готовых шаблонов документов, которые есть у компании или организации.

Приведенный ниже шаблон плана проекта поможет вам простым образом визуализировать, что необходимо сделать и когда.

В приведенном выше отлично структурированном шаблоне плана проекта используется гистограмма, значки и цветовая кодировка для представления информации простым и понятным образом. Открыв шаблон в редакторе Venngage и кликнув по гистограмме, вы сможете изменить расписание по своему усмотрению.

В таймлайне проекта ниже для упорядочивания информации также используются значки и цветовая кодировка, но немного другим образом.

Проекты страдают, если возникает путаница в отношении сроков сдачи и требований для каждого этапа. Таймлайн позволяет расписать совершенно четко, какие задачи на каких этапах должны выполняться и сколько времени занимает каждый этап.

Таймлайн — это идеальный способ дать вашей команде или клиентам возможность сверяться с графиком проекта без необходимости просмотра многостраничных документов.

По мере реализации проекта вы можете вносить в таймлайн исправления с целью отображения изменений в графике.

В следующем шаблоне консалтингового отчета план проекта представлен в более традиционном виде. Но и здесь, как и в таймлайнах, используется множество графических объектов, чтобы сделать обзор проекта удобочитаемым, простым и понятным.

Расползание границ проекта — одно из главных препятствий, встающих на пути к успеху (и головная боль многих консультантов). Вот почему так важно с самого начала четко определить границы проекта. В шаблоне консалтингового отчета выше есть раздел с рекомендациями, посвященный именно этому.

Разумеется, проекты меняются и развиваются. Нижеприведенный отчет о статусе проекта поможет вам поднимать вопросы, как только они появляются, и предлагать своевременные решения. Это позволит стейкхолдерам принимать необходимые решения до того, как график проекта будет серьезно нарушен.

Предлагаем также прочесть нашу статью с более чем 15 шаблонами планов проектов, в которую мы включили еще больше примеров и советов по дизайну.

Полезные советы по созданию плана проекта:

• Визуализируйте график проекта с помощью таймлайна.
• Используйте цвет для разбивки задач и этапов.
• Используйте значки для иллюстрирования этапов процесса.
• Используйте диаграммы для отслеживания продолжительности каждой стадии проекта.
• Выберите гибкий шаблон, который сможете обновлять в ходе выполнения проекта или при изменении ситуации.

Общие рекомендации по созданию и оформлению шаблонов бизнес-отчетов

1. Используйте в дизайне фирменные цвета и символику

В стратегию построения сильного бренда обязательно входит постоянное использование фирменного стиля во всех сообщениях компании — как внутренних, так и публичных. Вы можете использовать брендовые элементы компании в дизайне бизнес-отчета путем импорта в наш шаблон своего логотипа, цветов и шрифтов бренда.

Функция «Брендинг-комплект» позволяет автоматически подтягивать логотипы и шрифты с любого сайта. Выполнив импорт таким образом, вы сможете применить их в любом дизайне в один клик.

2. Придерживайтесь одной темы на странице или слайде

Создавая отчет, легко не удержаться и заполнить страницу разноплановыми текстами. Но так вы рискуете воздвигнуть перед читателем непреодолимую стену информации.

Лучше придерживаться на странице или слайде одной темы. Если и в таком случае страница окажется перегруженной текстом, разделите материал на две страницы или найдите эффективный способ резюмировать информацию.

3. Помните, что функциональность должна быть на первом месте

При создании бизнес-отчета используйте любые возможности для визуализации данных и креативного представления информации. Как уже говорилось, главная задача бизнес-отчета — четкое и понятное донесение информации.

Применяйте элементы дизайна — значки и шрифты разного размера, начертаний и цвета — для выделения и упорядочивания информации. Если страница перегружена информацией или сбивает с толку, переделайте ее.

Помните, что функциональность должна быть на первом месте. И это подразумевает использование визуальных элементов для наглядного представления информации.

Еще статьи на тему бизнес-коммуникации:

Источник