Создать электронный архив компании

Как самостоятельно создать электронный архив?

Автор: Авдюшин Денис генеральный директор Делис Архив

Использование электронного архива существенно облегчает работу с любыми данными информационного характера в компании. Не всегда есть денежные средства, чтобы купить такой продукт, однако можно создать его шаг за шагом самостоятельно. Как это сделать? Задача не такая сложная, как кажется на первый взгляд, и с ней может справиться любой пользователь, который хотя бы немного разбирается в офисном ПО.

Самый простой архив может стоить порядка двухсот тысяч рублей, при этом некоторые версии могут доходить по своей стоимости до пяти миллионов рублей. Естественно, что такие траты являются существенными, но можно попробовать обойтись и без них, тем самым неплохо сэкономив бюджет компании.

Проверяем ПК на соответствие требованиям

Минимальные требования к конфигурации компьютера для самостоятельной организации системы «Электронный архив»: процессор не ниже Intel Core i3 или AMD Ryzen 3. Оперативная память не менее 4Гб. Свободное дисковое пространство должно быть не менее 500 Гб (рассчитывайте, что 1 страница документа, отсканированная в режиме Grayscale, 300 dpi, будет занимать

Также потребуется сканер формата А4, при помощи которого можно проводить сканирование в формате PDF качеством не ниже 300 dpi.

Далее проверяем, насколько соответствует требованиям ПО вашего компьютера. Оптимально, если у вас установлена операционная система Windows 7, 8, 10. Позаботьтесь о наличии на ПК офисных программ MS Office и программе Adobe Reader. Важно! У вас обязательно должна быть дополнительно установлена программа сканирования. Ее приобретать или скачивать не надо, так как она, как правило, входит в состав комплекта к купленному сканеру.

Как создать архив? И что делать, чтобы добавить и систематизировать информацию в нем?

Перед созданием вашего первого архива документы сканируются в формате PDF и сохраняются на ПК. Далее загружаем на рабочий стол Вашего ПК архив (http://naar.ru/upload/El_archiv.rar) по активной ссылке и открываем новую zip-папку при помощи архиватора.

После этого на вашем рабочем столе возникнет папка с названием «Электронный архив». Нужно разобраться, какие файлового документа являются частью архива. Предварительно отсканированные документы должны располагаться в папке «СКАН», а сам файл электронного архива носит название «Электронный архив.xlsx».

Далее, в программе EXCEL, открываем файл под названием «Электронный архив», предназначенный для создания нового шаблона.

Внимание! Антивирусные программы могут тормозить работу архива, предупреждая вас о запуске активного содержимого. Просто нажимаете кнопку «Включить все содержимое» и можете работать дальше.

После открытия файла «Электронный архив» нажимаем кнопку «Загрузить PDF». Делать больше ничего не надо, так как загрузка файлов в PDF-формате будет проводиться в автоматическом режиме, и таблица EXCEL примет соответствующий вид.

Зачем надо делать индексацию документов?

После внесения данных с ПК в архив рекомендуется провести вручную индексацию документов в файле EXCEL. Вам следует заполнить поля документов датами внесения информационных данных, номерами, типами документации. Это позволит не только сортировать данные и не запутаться в загруженных в архив документах, но и в любой момент найти нужный документ по внесенным поисковым индексам.

Что мы делаем дальше? Просто кликаем мышкой на первый документ в нашем списке, не имеющий описания (ссылка в поле «Ссылка на PDF»). Перед вам откроется файл в формате PDF, который содержит в себе отсканированное графическое изображение полученной документации.

Важно! Облегчить себе работу можно, если разместить окно файла PDF и окно файла архива EXCEL рядом друг с другом. Для этого просто заходим в окно архива и нажимаем комбинацию клавиш WIN вместе со стрелкой вправо. Затем переходит в окно, где открыт файл PDF и нажимаем снова ту же комбинацию на клавиатуре. В итоге на одном экране у вас будет одновременно расположен файл PDF и файл Excel.

В создании электронного архива нет ничего сложного. Главной задачей будет являться обучение сотрудников работе со сканером, электронным архивом и внесению данных в архив без ошибок

К тому же проблемы с созданием архива могут возникнуть на разных этапах работы с файлами. Для облегчения решения практических задач и оптимизации работы всегда можно обратиться за помощью к архивной компании, специалисты которой не только помогут с обучением персонала, но и окажут услуги, связанные с созданием электронного архива на предприятии. Но помните, что даже самая дорогая и современная программа не принесет пользы, если вы не перевели всех сотрудников компании на новый способ работы с документами.

Понравилась статья? Поделитесь ссылкой с друзьями:

Источник

Электронный архив документов

Заказать

В настоящее время электронный архив внедряется в большинстве крупных организаций. Электронный архив представляет собой базу данных, которая создаётся из виртуальных копий бумажного архива. Данный способ хранения документации является дополнением к традиционному, когда все документы хранятся только на бумажных носителях. В оцифрованном виде их гораздо легче находить при помощи внутренней системы поиска, к тому же, при таких условиях хранения, они не занимают места в офисе. Такая система документооборота не может полностью заменить обычную, но её можно использовать в качестве эффективного дополнения.

Зачем нужен электронный архив

Оцифрованная документация организации позволяет оптимизировать многие бизнес-процессы и увеличить сохранность данных. Ведь каждый сотрудник может использовать удобные электронные копии любого файла, не тратя время на поиски оригиналов. В результате создания электронного архива организация получает следующие преимущества:

• Возможность организовать управление системой документооборота с присвоением сотрудникам уровней права допуска к данным.
• Удобная классификация.
• Быстрый поиск и печать и выгрузка документов.
• Автоматизированная система расширенного поиска материалов по реквизитам.
• Возможность работать с документами не выходя из дома.

Результатом всех указанных преимуществ является ощутимая экономия рабочего времени. Это напрямую влияет на эффективность деятельности различных отделов компании.

Подробнее об услуге вы можете уточнить
у наших менеджеров по телефону:

или отправить запрос из формы обратной связи.

Этапы создания электронного архива

Сканирование и индексирование документации – сложный процесс, особенно если заказчиком является крупная организация. Работа с документами ведется в несколько этапов:

1. Подготовка первичных материалов. Оригиналы бумаг требуется предварительно расшивать, освободить от скрепок и других посторонних предметов и систематизировать.
2. Сканирование. Процесс имеет множество нюансов, зависящих от качества бумаги, состояния материалов, их специфики. Оцифровку лучше доверить специалистам.
3. Классификация – анализ материалов и формирование каталога по определенному набору собственных параметров, облегчающих поиск.
4. Создание центра управления архивом и поиска документации. Сложность каталога зависит от пожеланий заказчика и объема оцифрованных документов. При формировании электронного реестра нужно учитывать также формат материалов. Некоторые клиенты предпочитают иметь отсканированную документацию в PDF и TIFF одновременно.

Обзор электронного архива

Электронный архив — информационная система, обеспечивающая выполнение следующих базовых функций:

1. Структурированное хранение скан-образов документов и иных файлов. Интерфейс главного окна электронного архива. Любой помещенный в каталог документ всегда можно открыть и посмотреть.

Каждый скан-образ имеет карточку атрибутов. Для каждого типа документа может быть определен индивидуальный список атрибутов.

Карточка атрибутов электронного документа

Каждый скан-образ имеет карточку атрибутов. Для каждого типа документа может быть определен свой набор атрибутов.

2. Атрибутивный поиск на основе значений и совокупности атрибутов в карточках документов.

Возможность поиска документа по атрибутам

Кроме того, поиск помогут осуществить специальные инструменты «Полнотекстовый поиск» и «Быстрые фильтры».

Результаты полнотекстового поиска

3. Многовариантное представление информации. Для конкретных подразделений можно настроить индивидуальные фильтры и необходимые правила группировки документов (включая классификацию по периодам, видам, исполнителям и т. д.). Это обеспечивает разграничение сферы деятельности специалистов разных подразделений. Пример представления документов с группировкой по видам:

4. Формирование выборки и выгрузка документов на локальный диск. Предусмотрена и возможность отправки документа или целого массива по электронной почте.

Также электронный архив поддерживает такие базовые функции:

• доступ к документам в соответствии с полномочиями пользователей (например, определенные разделы будут доступны только ограниченному кругу лиц). Функция позволяет создать защищённую общую базу данных, управление которой становится доступно только уполномоченным лицам;
• автоматическое резервное копирование документов. Функция поможет предотвратить случайную утерю информации после краха оборудования или программного обеспечения;
• доступ к содержимому для удаленных пользователей через Интернет с использованием технологий, гарантирующих комплексную защиту передаваемой информации. Функция упростит построение системы удалённой работы сотрудников и обеспечит возможность получения информации с внешних ПК при наличии доступа;
• автоматизация рабочих процессов, подобных согласованию договоров, встроенными средствами workflow.

Электронный архив должен быть разработан на серьезной программной платформе. Только в этом случае решение будет функциональным, надежным и удобным.

Специалисты компании АРХИВАРИУСЪ работают с разными видами документов, в том числе юридическими, финансовыми, техническими и кадровыми. Стоимость услуг по созданию и поддержке корпоративной ит-инфраструктуры в каждом отдельном случае определяется индивидуально. Она зависит от требований заказчика и объема материалов, а также учитывает особенности сферы деятельности предприятия.

Электронный архив – относительно новая и актуальная форма ведения и обработки документации на предприятиях. Бумажный архив имеет комплекс недостатков, хоть сейчас его и нельзя полностью исключить в организациях. Основные преимущества внедрения электронной базы данных в дополнение к имеющемуся:

• плавный переход, не требующий дополнительных затрат времени на обучение.
• потеря части информации при переводе с физических носителей на электронные практически исключается.

Для большинства компаний, перевод бумажного архива в электронный вид может представлять серьезную проблему, ведь этот процесс трудоемкий и затратный по времени. Необходимо в относительно короткий срок подготовить, оцифровать и систематизировать все данные за несколько лет. Именно поэтому для настройки и организации электронного архива обращаются за помощью к сторонним специалистам.

Использование электронных систем может существенно упростить работу, а также организацию отчетности. Электронные архивы в отличие от бумажных можно максимально быстро классифицировать, упорядочить, по необходимости может быть настроена автоматизация некоторых процессов. Внедрение цифрового архива в соответствии с нормами законодательства РФ облегчает хранение, управление, учет на предприятии.

Внедрение, постоянное сопровождение и четкое поэтапное планирование по организации архива не в бумажном, а в электронном формате в процессе работы помогает формировать описание потребностей, которые могут выявиться не только к самому архиву, но и к электронным системам в целом. За счёт внедрения цифрового архива решается сразу несколько задач: упрощение работы вашего бизнеса с помощью электронных файлов; учет и ведение дел без необходимости отрываться от рабочего места и посещать архивное отделение; оперативно обрабатывать поступающие документы и передавать готовые решения из одного подразделения в другое, возможность оперативно получить доступ к нужной документации по уровням доступа, возможность организации быстрого ответа на встречные требования из ИФНС.

Подробнее об услуге вы можете уточнить
у наших менеджеров по телефону:

или отправить запрос из формы обратной связи.

Источник

Создание электронного архива документов

При автоматизации бизнес-процессов предприятия не остается без внимания и процесс хранения бухгалтерских документов. Автоматизация хранения финансовой документации предприятия подразумевает под собой внедрение электронного архива.

Электронный архив (ЭА) — это централизованное хранилище всех документов организации. Также можно встретить и другие обозначения ЭА:

• СЭД (СЭДО) — система электронного документооборота;
• САД — система автоматизации документооборота;
• СУЭД — система управления электронным документооборотом (документами);
• ЭД — электронный документооборот.

Зачем же организации внедрять систему Электронного архива?

Все дело в том, что в условиях бумажного документооборота на некоторых этапах проблемы не возникают вообще или же это происходит очень редко. Например, любой квалифицированный специалист знает сроки хранения тех или иных видов документов. Но есть этапы в бизнес-процессах, где со сложностями сталкиваются многие предприятия.

Проблемы бумажного документо­оборота

Приведем список часто встречаемых проблем на этапе архивирования и работы с архивом бумажных документов:

Таблица 1 — Проблемы бумажного архива документов

Проблема	Описание и последствия
Потеря документа	Проблема может возникнуть как до отправки документа в архив, так и после. Это чревато неприятностями и потерями для бизнеса.
Медленный поиск по архиву	Большое количество документов усложняет поиск нужного экземпляра и занимает много времени. Бухгалтер на протяжении нескольких часов может перебирать стопки бумаг.
Высокие затраты на аренду помещения	Для архива документов приходится арендовать или строить отдельные помещения — это лишние затраты, которых нужно избегать.
Отсутствие централизованного хранилища	Территориально разделенной сети представительств и филиалов одной организации необходимо либо организовывать несколько архивов на местах, либо же собирать все документы в одном месте, что неудобно и затратно.
Отсутствие возможности совместной работы с одним экземпляром документа	Нескольким сотрудникам нужно работать с одним документом, поэтому делаются копии — а это дополнительные финансовые затраты. Что делать, если в разных филиалах потребовался оригинал одного и того же документа одновременно?
Нет поддержки версионности документов	Если документ уже отправлен в архив, а позднее в него внесли изменения, то нужно старую версию заменить текущей. В таком случае нужно найти требуемый документ, оформить новый, списать старый. Может получиться так, что в архиве документ не заменен новой версией, что при налоговых проверках грозит штрафами и санкциями для бизнеса.
Отсутствует режим работы в реальном времени	Присутствуют затраты времени на поиск и отправку документов, а также доставку документов из архива и в архив.
Трудоемкий процесс подготовки налоговой и аудиторской отчетности	На подготовку к сдаче налоговой отчетности уходит много времени. Приходится искать востребованные документы, перебирая кипы бумаг. В территориально рассредоточенных филиалах сложности усугубляются рассредоточенностью документов.
Крайне низкий уровень конфиденциальности	Практически любой сотрудник может получить доступ к документу, который не предназначен для просмотра третьими лицами.
Неподготовленность архива к чрезвычайным ситуациям	В случае возникновения чрезвычайных ситуаций (пожар, кража, стихийное бедствие), бумажный архив финансовых документов предприятия оказывается крайне незащищенным.
Низкий уровень структурированности	Зачастую документы отсортированы неверно, находятся не в тех местах, где должны. Это затрудняет дальнейшую работу с архивом.

Методы решения проблем бумажного архивирования документов

Для решения проблем, сопровождающих бумажное архивирование документов, существует ряд методов:

• реорганизация всего бумажного архива;
• наем дополнительных сотрудников;
• автоматизация учета финансовой документации и автоматизация документооборота в целом.

Первый метод может дать лишь кратковременный положительный результат. Реорганизация архива — крупный проект для предприятий любого масштаба. Этому процессу должно предшествовать детальное обследование существующей системы с привлечением специализированных аналитиков. Далее следует анализ полученных результатов и разработка плана действий, которые будут предприняты во время реорганизации. После этого архивация документов будет проходить по новой схеме.

Чем плох процесс реорганизации архива

Рассмотрим, с какими проблемами и трудностями могут столкнуться организации, которые захотят использовать реорганизацию архива документов.

Необходимость в компетентном специалисте, способном провести обследование и последующую реорганизацию. Наем нового сотрудника — это дополнительные финансовые затраты. Это финансовые и временные затраты, очередная «волокита» с бумагами. Можно воспользоваться аутстаффингом или аутсорсингом специалистов, но это не дает вам 100% гарантии получить услуги высокого уровня. К тому же, брать в аренду одного сотрудника у специализированной компании — нецелесообразно.

После обследования архива возникают те же проблемы (нехватка компетентных сотрудников), но уже во время разработки новой внедряемой системы архивирования бумаг.

Новая система может решать существующие проблемы не в полной мере или решать их временно. На адаптацию сотрудников к новым правилам уйдет много времени, а до этого момента они будут допускать немало ошибок. То есть, нет гарантии того, что решив одни проблемы, не возникнут новые.

По этим причинам реорганизация процесса архивирования может принести негативный результат, принеся бизнесу немалый ущерб.

Наем дополнительных сотрудников — не лучший метод

Наем дополнительных сотрудников — это метод, который способен оптимизировать только отдельный локальный процесс. Снова нет гарантий, что новый сотрудник окажется квалифицированным. Помимо этого, под новых сотрудников необходимо расширять фонд оплаты труда и повышать расходы компании.

Автоматизация — самый эффективный метод

Внедрение электронного архива (ЭА) позволяет решить широкий ряд проблем, которые возникают на предприятиях, использующих систему бумажного хранения документации. Так как полностью избавиться от необходимости ведения бумажного архива нельзя, установка электронного архива позволяет вывезти бумаги в удаленное защищенное хранилище и работать только с их электронными копиями.

При организации системы ЭА возможно как архивирование, так и быстрый и оперативный поиск документов. В таких условиях скорость работы с бумагами гораздо увеличивается, а оригиналы ваших документов надежно защищены.

Внедрение системы электронного архива

После успешного внедрения СЭД схема движения документа выглядит иначе, нежели при бумажном документообороте:

Схема работы с документом после внедрения ЭА

Преимущества нашей системы

• Оперативный поиск документов по разным параметрам отбора.
• Интеграция с учетной системой с привязкой электронных копий документов к транзакциям.
• Надежность и защищенность базы данных.
• Разграничение прав доступа к разным документам.
• Возможность групповой работы с одной скан-копией документа.
• Поддержка версионности.
• Возможность создавать различные отчеты.

• Потоковое сканирование пакетов бумаг с автоматическим разделением на документы.
• Автоматическое исправление перекосов, поворотов документа при сканировании.
• Удаление помех и загрязнений документов.
• Оптимизация размера конечного файла.
• Возможность просмотра скан-образа документа из транзакции и наоборот — просматривая скан-копию, можно перейти к транзакции в учетной системе.
• Уведомление работников о поступлении новых документов.

Для разработки и внедрения проектов мы привлекаем высококвалифицированных аналитиков, программистов, разработчиков и консультантов. Цена и сроки автоматизации зависят от масштаба проекта: сколько будет привлечено специалистов, потрачено ресурсов и автоматизировано мест.

Узнать подробнее о системе электронного архива вы можете здесь.

Внедрение системы Электронного архива требует участия группы квалифицированных аналитиков, консультантов и программистов.

Сотрудники компании EFSOL являются экспертами
в области внедрения Электронного архива.

Оставьте заявку и мы обсудим Ваши задачи!

EFSOL Системная интеграция. Консалтинг

Источник