Создать базу данных сотрудников организаций

Создание базы данных сотрудников в Microsoft Access

Вы будете перенаправлены на Автор24

Конструкторы и построители как эффективное средство создания и изменения объектов Microsoft Access

В отличие от многих других систем управления базами данных (СУБД), в которых таблицы, запросы и отчеты формируются и модифицируются посредством языков семейства SQL (Structured Query Language), Access предоставляет для создания таких объектов мощные визуальные средства — конструкторы и построители (визарды).

Конструкторы позволяют с помощью удобных элементов управления редактировать свойства таблиц, запросов, форм и отчетов.

Визарды предназначены для быстрого создания типовых объектов. При этом внешний вид настраивается автоматически в соответствии с выбранной визуальной темой. Объекты, созданные с помощью визардов, можно затем дополнительно редактировать в конструкторах.

Следует отметить, что создание и изменение таблиц и запросов в Access можно производить и традиционным способом — с помощью инструкций SQL.

Помощь со студенческой работой на тему
Создание базы данных сотрудников в Microsoft Access

Создание таблиц в базе данных

Щелкнув на ленте главного меню по инструменту «Конструктор таблиц», вызовем соответствующий инструмент. Он сам представляет собой таблицу с тремя колонками: название поля (колонки создаваемой таблицы), тип хранящихся в нем данных (числовой, текстовый, финансовый, дата/время и т.п.), описание (необязательное). В нижней части имеются дополнительные вкладки, с помощью которых можно управлять свойствами полей и их внешним представлением: делать поля ключевыми, не допускающими пустых значений, содержащими только уникальные значения, позволяющими выбирать значения из списков и т.п.

Если база данных предназначена для описания относительно несложных объектов, то можно обойтись одной-двумя таблицами, например, для ведения списка сотрудников кафедры вуза.

Рисунок 1. Создание и правка таблицы в конструкторе. Автор24 — интернет-биржа студенческих работ

Если информация детальна и разнообразна, как, например, в кадровом учете предприятия, то помимо основной таблицы (ее можно назвать, например, «Общие сведения») могут понадобиться вспомогательные справочники, такие как «Виды образования», «Формы обучения», «Национальности», «Степени родства». Справочники используются для описания зависимостей вида «один к одному» и помогают при заполнении полей таблицы корректно вводить данные. Например, сотруднику может быть присуща в каждый момент времени только одна национальность, и ее выбирают из заранее подготовленного списка.

Для отслеживания динамики отдельных характеристик, например, семейного положения или продвижения по службе, можно предусмотреть дополнительные таблицы. Например, в базе данных «Сотрудники» можно создать таблицы «Семейное положение», «Предыдущие места работы». Эти характеристики могут меняться со временем и полезно знать о предыдущих состояниях.

Кроме того, в отдельные таблицы целесообразно заносить сведения, имеющие отношение к основной таблице как «один к многим»: у сотрудника одновременно может быть несколько контактов, несколько документов, удостоверяющих личность и т.п.

Некоторые поля в таблицах следует пометить как ключевые. В качестве ключа можно выбрать некую уникальную числовую характеристику (например, табельный номер), однако лучшей практикой является генерация для каждой строки уникального порядкового номера. Это происходит автоматически, если присвоить ключевому полю тип «Счетчик». Вспомогательные таблицы следует связывать с основной с помощью ключевых полей. Например, в таблице «Семейное положение» можно создать поле «Идентификатор сотрудника», связанное с соответствующим полем таблицы «Основные данные». Это гарантирует отсутствие строк, указывающих на сотрудников, еще не добавленных или уже удаленных из основной таблицы.

Совокупность всех таблиц и их взаимных связей в базе данных называется схемой данных. В Access есть инструмент для ее просмотра. Рядом со связями таблиц указывается их тип: «один к одному», «один ко многим», многие к многим.

Рисунок 2. Схема данных базы «Сотрудники». Автор24 — интернет-биржа студенческих работ

Формирование запросов в Access

Иногда полезно бывает просмотреть не всю таблицу, а только те ее строки, которые соответствуют определенным критериям, например, чтобы увидеть записи о сотрудниках предпенсионного возраста. При этом сведения о возрасте нет необходимости записывать в базу данных, поскольку этот параметр меняется со временем. Возраст можно вычислять динамически как разницу между текущей датой и датой рождения.

Для решения названных задач (выборки из таблиц, формирование динамических полей) предназначены запросы. Их можно создавать в трех режимах:

1. на языке SQL;
2. с помощью конструктора;
3. с помощью визарда.

Последние два способа являются предпочтительными, так как не требуют от пользователей специальных знаний и позволяют создавать запросы с помощью интуитивно понятных инструментов.

Рисунок 3. Запрос, формируемый на основе таблицы «Сотрудники». Автор24 — интернет-биржа студенческих работ

В запросе может быть задействовано более одной таблицы, что позволяет заменить безликие числовые идентификаторы реальными данными, например (в режиме SQL):

SELECT «Фамилия», «Имя», «Подразделение», «Должность», «Дата начала работы», «Дата окончатия работы»

FROM «Сотрудники» INNER JOIN «Перемещения по службе»

ON «Табельный номер» = «Идентификатор сотрудника» ORDER BY «Дата начала работы»;

В данном примере поля «Фамилия» и «Имя» берутся из таблицы «Общие данные», а остальные — из «Перемещения по службе». Оптимально вынести сведения о должностях и подразделениях в отдельные справочники и задействовать не 2, а 4 таблицы.

Формы и отчеты в Access

Запросы, наряду с таблицами, являются источниками данных для форм и отчетов.

Формы служат для эффективного заполнения и изменения содержимого таблиц и содержат такие удобные элементы интерфейса, как разворачивающиеся списки, календари и т.п. Кроме того, к одной форме можно подключить несколько таблиц: основную и зависимые от нее вспомогательные, чтобы можно было, например, быстро посмотреть изменения в семейном положении сотрудника или продвижении его по службе.

Рисунок 4. Форма к таблице «Основные сведения» с подключенными в нижней части вспомогательными таблицами. Автор24 — интернет-биржа студенческих работ

Отчеты, как и формы, строятся на основе таблиц и запросов как источников данных, но содержат не элементы управления, а поля, оформленные оптимальным для печати (вывода на бумагу) образом.

Как формы, так и отчеты целесообразно создавать с помощью визардов, а затем дорабатывать в конструкторах.

Источник

Разработка базы данных «Отдел кадров предприятия» в среде MS ACCESS

Тип урока: комбинированный урок

Цели урока:

• Формирование умений самостоятельного применения знаний;
• Формирование умений работы в среде СУБД;
• Формирование целостного представления по работе с БД;
• Стимулирование интереса учащихся к данной теме и предмету в целом;
• Обучение системному подходу к анализу и исследованию структуры и взаимосвязей объектов;
• Воспитание самостоятельности у учащихся;
• Развитие логического мышления, творческого и познавательного потенциала учащегося.

Методическиезадачи:

• Развивать познавательный интерес;
• Совершенствовать навыки разработки БД;
• Применять раннее полученные знания в стандартных и нестандартных ситуациях;
• Развивать умения анализировать, систематизировать и обобщать полученную информацию.

Оборудование: компьютеры, проектор, экран, программные средства: пакет Microsoft Office.

Создадим спроектированную на прошлом уроке базу данных “Отдел кадров предприятия”, она состоит из четырех таблиц – СОТРУДНИКИ, ЗАДАНИЕ, ОТДЕЛ и ДОЛЖНОСТЬ.

Структура каждой таблицы создается с помощью конструктора таблиц. В конструкторе указываются имена полей, типы и форматы полей, назначаются ключи.

Определим типы полей и назначим ключевое поле в каждой таблице.

В таблице “ЗАДАНИЕ”:

Имя поля	Тип данных
Код задания	Числовой
Название отдела	Текстовый
Код отдела	Числовой

Ключевое поле — Код задания.

В таблице “ОТДЕЛ”:

Имя поля	Тип данных
Код отдела	Числовой
Название отдела	Текстовый

Ключевое поле — Код отдела.

В таблице “ДОЛЖНОСТЬ”:

Имя поля	Тип данных
Код должности	Числовой
Название должности	Текстовый
Оклад	Числовой

Ключевое поле — Код должности.

В таблице “СОТРУДНИКИ”:

Имя поля	Тип данных
Номер сотрудника	Числовой
Фамилия	Текстовый
Имя	Текстовый
Отчество	Текстовый
Стаж работы в организации	Числовой
Пол	Текстовый
Дата рождения	Дата/время
Адрес	Текстовый
Телефон	Числовой
Код задания	Числовой
Код должности	Числовой

Ключевое поле – Номер сотрудника.

Установим связи между таблицами:

1. Для связывания таблиц необходимо:

• выполнить команду Сервис/Схема данных;
• в диалоговом окне Добавление таблицы выделить название таблицы СОТРУДНИКИ и выполнить команду Добавить;
• выделить название таблицы ЗАДАНИЕ; выполнить команду Добавить;
• выделить название таблицы ДОЛЖНОСТЬ; выполнить команду Добавить;
• выделить название таблицы ОТДЕЛ; выполнить команду Добавить, затем команду Закрыть.

2. В результате на поле окна Схема данных появятся образы четырех таблиц.

Нажав левую кнопку мыши, следует перетащить ключевое поле Код должности из таблицы ДОЛЖНОСТЬ к одноименному полю внешнего ключа таблицы СОТРУДНИКИ.

3. Откроется окно Изменение связей. Тип связи “один-ко-многим” будет выбран автоматически.

4. Последовательно активизируйте флажки “Обеспечить целостность данных”, “Каскадное обновление связанных полей” и “Каскадное удаление связанных записей”.

Целостность базы данных обозначает то, что БД содержит непротиворечивую информацию (пример: если в таблице “СОТРУДНИКИ” появиться запись с кодом задания, которого нет в таблице “ЗАДАНИЕ”, то будет нарушена целостность, и система информирует об этом факте пользователя).

Каскадное обновление и удаление поддерживает целостность данных в случае их изменения (пример: если из таблицы “ДОЛЖНОСТЬ” удалить запись, например, о директоре, то из таблицы “СОТРУДНИКИ” исчезнут все записи о директорах).

5. Выполните команду Создать.

6. Следует перетащить ключевое поле Код задания из таблицы ЗАДАНИЕ к одноименному полю внешнего ключа таблицы СОТРУДНИКИ, и ключевое поле Код отдела из таблицы ОТДЕЛ к одноименному полю внешнего ключа таблицы ЗАДАНИЕ.

7. Схема готова. Осталось сохранить схему и закрыть окно.

8. Теперь, чтобы вывести на экран любую из созданных таблиц, нужно щелкнуть мышью на ее имени на вкладке Таблицы и выполнить команду Открыть. Открытую таблицу можно просматривать, можно редактировать информацию в ней, добавлять новые записи. Если вам потребуется изменить структуру таблицы, то нужно перейти в режим конструктора и внести изменения.

Пример практического задания, выполненного учащимися, представлен в Приложении 1.

Чтобы СУБД контролировала целостность при вводе данных, при заполнении таблиц порядок должен быть следующий (подчиненная таблица заполняется в последнюю очередь):

4. СОТРУДНИКИ

или 1. ОТДЕЛ

4. СОТРУДНИКИ

или 1. ОТДЕЛ

4. СОТРУДНИКИ

Так как данная тема рассматривалась при изучении базового курса информатики, учащиеся самостоятельно создают базу данных “Отдел кадров предприятия” в MS Access, используя результаты домашнего задания (см. урок “Нормализация баз данных”).

Пример практического задания, выполненного учащимися, представлен в Приложении 2.

В базовом курсе информатики мы уже создавали различные объекты в СУБД. Рассмотрим создание некоторых объектов – запросов и отчетов к многотабличной базе данных.

1. Требуется составить список сотрудниц (Ф., И., О.), стаж которых не менее 25 лет и работающих в должности директора.

При формировании запроса выбираются таблицы “ДОЛЖНОСТЬ” и “СОТРУДНИКИ”.

Запрос, реализованный в конструкторе Access:

Результат выполнения запроса представлен в Приложении 3.

2. Требуется составить список сотрудниц (Ф., И., О., поля Имя и Отчество – в алфавитном порядке) из первого отдела, имя которых начинается на букву “А”, и мужчин сотрудников из второго отдела в фамилии которых втора буква “О”.

При формировании запроса выбираются таблицы “ОТДЕЛ”, “ЗАДАНИЕ” и “СОТРУДНИКИ”.

Запрос, реализованный в конструкторе Access:

Результат выполнения запроса представлен в Приложении 4.

3. Подсчитать сотрудников, работающих в должности технический редактор с 5 стажем работы в каждом отделе.

При формировании запроса выбираются все созданные таблицы – “ДОЛЖНОСТЬ”, “ОТДЕЛ”, “ЗАДАНИЕ” и “СОТРУДНИКИ”.

Запрос, реализованный в конструкторе Access:

Результат выполнения запроса представлен в Приложении 5.

4. Создайте запрос, который по введенному стажу выдает сведения о сотрудниках (Ф., И., О., Должность) и отражает начисление премии (Стаж работы в организации/10*Оклад).

При формировании запроса выбираются таблицы “ДОЛЖНОСТЬ” и “СОТРУДНИКИ”.

Запрос, реализованный в конструкторе Access:

Результат выполнения запроса представлен в Приложении 6.

Создайте отчет “Премия”, который по введенному стажу выдает сведения о сотрудниках (Ф., И., О., Должность) и отражает начисление премии (Стаж работы в организации/10*Оклад).

Воспользуемся мастером отчетов. Результат выполнения отчета представлен в Приложении 7.

1. Создайте запросы №№1 – 4.

2. Создайте собственные запросы (не менее 5).

3. Создайте отчет “Премия”.

4. Создайте собственные отчеты (не менее 3).

5. Создайте форму для ввода данных, используя мастер форм (самостоятельно выбрать поля для формы).

Литература.

1. Гончаров А. Ю. Acceess 2007. Справочник с примерами. – М.: КУДИЦ-ПРЕСС, 2008.
2. Кузин А. В., Левонисова С. В. Базы данных. Учебное пособие для студ. высш. учеб. заведений. – М.: Издательский центр “Академия”, 2008.
3. Перевозчикова М. С., Петухова М. В. Практикум по программному обеспечению ЭВМ. Реляционные базы данных. Система управления базами данных Acceess: ч. V. – Киров: Изд-во ВГГУ, 2005.
4. Семакин И. Г., Хеннер Е. К. Информационные системы и модели. Практикум по элективному курсу. – М.: БИНОМ. Лаборатория знаний, 2006.
5. Семакин И. Г., Хеннер Е. К. Информационные системы и модели. Учебное пособие по элективному курсу. – М.: БИНОМ. Лаборатория знаний, 2007.
6. Угринович Н. Д. Информатика и информационные технологии. Учебник для 10–11 классов. – М.: БИНОМ. Лаборатория знаний, 2007.

Источник