Создать архив приказ по предприятию

Содержание

Приказ о назначении ответственного за архив
Как нужно вести архив
На кого возложить ответственность
Какие задачи входят в функции ответственного за архив работника
Кто назначает лицо, ответственное за архив
Особенности формирования приказа, общие моменты
Образец приказа о назначении ответственного за архив
Особенности архивирования документов в организации
Архив организации
Архивирование без архива
Нужно ли привлекать специалистов со стороны
Успех
Приказ о хранении документов в организации
Нормативное регулирование хранения документов в организации, кем и как оно осуществляется
Оформление приказа о хранении документов, обязательные элементы
Образец приказа о хранении документов на предприятии
Приказ о назначении ответственного за архив
Как нужно вести архив
На кого возложить ответственность
Какие задачи входят в функции ответственного за архив работника
Кто назначает лицо, ответственное за архив
Особенности формирования приказа, общие моменты
Образец приказа о назначении ответственного за архив
Архив с нуля — особенности организации архива собственными силами

Приказ о назначении ответственного за архив

В каждой организации с течением времени скапливаются различного рода бумаги, документы, дела, из которых впоследствии формируется архив. Для того чтобы он содержался в порядке, назначается ответственное лицо.

Как нужно вести архив

Строго определенных норм по ведению архивов в коммерческих предприятиях на законодательном уровне не установлено. Это означает, что руководство каждой компании вправе самостоятельно разрабатывать данные требования, которые затем включаются в пакет локальных нормативных актов. Именно в соответствии с ними и осуществляется надзор за архивом.

Основными условиями грамотного ведения архива является его недоступность для посторонних лиц (в числе прочего для ее реализации служит установка металлических шкафов и сейфов). Все стеллажи должны быть пронумерованы, документы разложены по отдельным папкам. Если архив очень большой, то в организации должна быть разработана и утверждена его схема.

Регулярно (не реже одного раза в пять лет, а лучше ежегодно) документы, хранящиеся в архиве, должны проверяться. Те, которые устарели и утратили свою актуальность, подлежат утилизации – для нее в законе установлена специальная процедура. Остальные продолжают находиться в архиве вплоть до того момента, как срок их хранения также истечет.

В архивном помещении должна быть определенная температура и влажность. Совершенно недопустимо попадание солнечных лучей на архивные документы (они от этого выгорают и портятся).

Также здесь строжайшим образом необходимо сохранять противопожарную безопасность – архив сплошь состоит из легковоспламеняющихся предметов.

На кого возложить ответственность

Как правило, ответственным за содержание архива сотрудником назначается секретарь предприятия, специалист кадрового отдела или бухгалтер.

Но если организация очень большая, то в штатное расписание может быть введена отдельная должность, по инструкции которой основной обязанностью специалиста будет ведение архивных дел и самого архива.

Какие задачи входят в функции ответственного за архив работника

Прежде всего, работник, отвечающий за архив, должен фиксировать все документы, в него поступающие. Они подлежат обязательной подробной описи (название, количество листов и т.п.). Также он должен формировать дела и раскладывать их по папкам в определенном порядке, который устанавливается администрацией компании. Он же осуществляет контроль за периодом хранения бумаг, а если кому-либо понадобится архивный документ, он выдает его, но строго под роспись и только при условии дальнейшего возврата.

Кто назначает лицо, ответственное за архив

Обычно сотрудника, который будет отвечать за архив, назначает директор предприятия. Для этого он выпускает соответствующий приказ, в котором указывается должность и ФИО работника, а также задачи, которые перед ним ставятся.

Особенности формирования приказа, общие моменты

Если перед вами поставлена задача по составлению приказа о назначении ответственного за архив сотрудника, а вы никогда прежде не сталкивались с таким документом, воспользуйтесь приведенными ниже советами. Посмотрите и пример — с его учетом вам без особых сложностей удастся создать собственный бланк.

Прежде чем дать детальное представление об этом конкретном приказе, расскажем о некоторых общих сведениях, которые имеют касательство ко всем таким распорядительным актам.

Во-первых, если в организации есть шаблон приказа, зафиксированный в ее учетной политике, документ нужно создавать по его типу. Но если такого шаблона нет, не беда – можно составлять приказ в произвольной форме, с точки зрения законодательства это вполне допустимо.
Во-вторых, каждый приказ должен чем-то обосновываться. В качестве обоснования обычно указывается фактический повод для создания документа (в данном случае, это может быть производственная необходимость). Также выпуск приказа всегда на чем-то основывается – чаще всего основанием выступает ссылка на какой-либо законодательный акт, норму или внутренний документ, например, служебную записку.
В-третьих, приказ разрешается писать вручную или набирать на компьютере, однако если используется электронный вариант, документ после формирования следует обязательно распечатать – это нужно для того, чтобы директор или исполняющий его функции работник, мог заверить его при помощи своего автографа. Также если на предприятии принято использовать печати для удостоверения внутренних бумаг, приказ надо проштамповать.
И, наконец, в-четвертых, документ следует делать в одном оригинальном экземпляре.

Отметку о приказе обязательно нужно внести в специальный журнал учета, который всегда лежит у секретаря предприятия или другого ответственного сотрудника.

Образец приказа о назначении ответственного за архив

По своей структуре и содержанию приказ о назначении ответственного за архив сотрудника не так уж и сложен, поэтому особых трудностей при его формировании возникнуть не должно.

В начале документа пишется наименование компании, а также название самого документа.
Далее приказу присваивается номер, указывается дата и место его составления.
После этого идет основная часть бланка. Первым делом сюда вписывается основание и обоснование, отмечается, в каких целях назначается ответственное лицо. Далее указывается, на кого именно возлагается данная миссия: обозначается должность, ФИО работника, дата, с которой ответственность за архив переходит к нему. Затем следует указать, какими документами, нормативными актами и статьями закона сотрудник должен руководствоваться в своей деятельности. И наконец, назначается работник предприятия, который отвечает за исполнение настоящего распоряжения (это может быть сам директор, кто-либо из его заместителей или, к примеру, начальник отдела кадров).
Документ подписывается руководителем организации и его подчиненным, на которого возложена ответственность за архив (своей подписью последний удостоверяет то, что ознакомлен с приказом и ничего не имеет против выполнения новых функций).

Источник

Особенности архивирования документов в организации

Документы организации, относящиеся к прошедшим календарным периодам, подлежат хранению. Основной документ, регулирующий создание и работу архивов, – ФЗ №125 от 22/10/04 г. Его положения касаются не только архивов как отдельных организаций, но и архивов внутри организации.

Кроме того, работник архива обязан знать нормативную базу по каждому виду документов для архивации, сроки их хранения. Как правило, такая информация указывается на титульном листе дела. Например, документы по личному составу должны, согласно ФЗ, храниться 50 лет, а созданные ранее 2003 года – еще больше, до 75 лет. Управленческие документы архивируются и хранятся согласно «Перечню», утв. Минкультом РФ (пр. №558 от 25.08.10 г.). Среди них есть документы, которые следует хранить постоянно.

Вопрос: Можно ли учесть в составе расходов при исчислении налога на прибыль расходы на архивацию документов взаимозависимой организации на основании трехстороннего соглашения с архивной организацией и этой взаимозависимой организацией?
Посмотреть ответ

Существуют и особенности работы с налоговыми, бухгалтерскими документами, отраженные в ФЗ №402, НК РФ).

Архив организации

Архив как структурное подразделение создается обычно в средних и крупных организациях, со значительным документооборотом. Его статус будет определяться принятым «Положением об архиве», локальным актом компании, где отражаются и порядок архивирования, и персональная ответственность отдельных должностных лиц.

В процессе архивирования следует учитывать такие организационные моменты:

документы должны поступать в архив из подразделений по описи (или заменяющему ее документу);
если документы уже подшиты в дело сотрудниками подразделения, оно должно быть составлено методически правильно;
структурные подразделения обязаны передавать на хранение документы в соответствии со сроками, установленными федеральным законодательством;
если график передачи дел в архив нарушается, работники этой структуры обязаны информировать о факте нарушения руководство компании.

Архивирование проводится с целью оптимизации процедуры хранения документов, и в связи с этим в настоящее время все чаще фирмы предпочитают иметь электронную версию своего архива. Следует, однако, иметь в виду, что многие документы имеют силу только в бумажном виде, поэтому электронную архивацию можно считать лишь удобным дополнением к обычным бумажным делам.

Архивируют документы поэтапно:

Подготовка состоит в анализе имеющейся документной массы, выявляются ее особенности. Например, визуально можно определить, все ли документы нуждаются в дополнительных сшивах, каков объем предстоящей работы и т.д.
Сортируют документы на те, что можно уничтожить законным порядком, как не имеющие ценности, и те, с которыми предстоит работать дальше.
Систематизируют и сшивают документы по их типам (бухгалтерские, управленческие, кадровые). Неподшитые документы объединяются и сшиваются в дела. Как правило, на сшиве ставятся печать фирмы и подпись ответственного за сшив лица.
Составляется опись содержания каждого дела, список документов, находящихся в папке.
Составляются каталоги дел по типам, и следует отправка их на хранение.

Рекомендуется составление номенклатуры дел по форме, состоящей из следующих данных:

индекс дела (присвоенный делу условный номер, первая часть которого, как правило, – код подразделения, откуда оно поступило);
заголовок;
число единиц хранения;
срок хранения и указание на устанавливающую его норму закона;
примечания (например, различного рода планы: реконструкции, рекламной компании) могут иметь лишь электронный формат, об этом делается пометка.

«Положением об архиве» фирмы, иными ЛНА может быть предусмотрено, что работы, вплоть до систематизации и составления описи папки, возложены на сотрудников подразделений, а сотрудники архива лишь принимают дела по передаточному документу, проверяют, корректно ли они оформлены, сверяют состав документов со списком их на папке. Далее дело возвращается на доработку либо принимается к сшиву. Если нужно скопировать или отсканировать отдельные элементы дел, это тоже компетенция работника архива. Передача завершается подписью на акте о том, что документы переданы на хранение.

Архивирование без архива

Небольшие компании, организации зачастую не могут себе позволить иметь отдельный архив: помещение, штатных сотрудников. Тогда вся работа по архивированию ложится на плечи одного человека. Как правило, это секретарь.

Сотрудник на такой должности, в отличие от специалистов архивного дела, может быть незнаком со всем многообразием нормативных документов в указанной области (это касается и работников организации, для которых труд в архивном структурном подразделении в новинку).

Прежде всего, рекомендуем изучить:

документ №263 от 05/09/85 г., изданный еще Главархивом СССР, но до сих пор имеющий силу как обязательный;
одобренные 06/02/02 г. коллегией Росархива правила работы архивов организаций, рекомендательный документ.

В них указано, как архивировать и хранить документы фирмы.

Секретарь, обрабатывающий ежедневно и текущий документооборот, в начале архивирования должен разделить документы на две категории:

срок архивирования которых уже наступил, делопроизводством они завершены;
текущие документы, используемые в работе.

На помощь могут прийти работники различных отделов фирмы: бухгалтерии, экономической службы и пр. Каждый из них может корректно сформировать ту или иную папку (дело), разложить в ней материалы в должной последовательности, составить их список, озаглавить дело в соответствии с содержанием. На основе проведенной работы секретарь может сформировать номенклатуру дел физлица.

Нужно ли привлекать специалистов со стороны

Привлечение сторонних организаций, которые проводят архивацию за плату, целесообразно в нескольких случаях:

объем документации к архивированию большой, силами работников компании без ущерба для производственных, управленческих процессов сделать это невозможно;
организация создает электронный архив, кроме большого объема работы проблемой может стать потеря времени на освоение работниками нового ПО;
документы передаются на сторону, например, на хранение в госархив, и требуется повышенный уровень компетентности специалистов.

Важно! Нарушение правил архивного дела – административное правонарушение. КоАП (ст. 13.25) предусматривает штрафы: на ответственное лицо — 2,5-5 тыс.руб., на юрлицо — 200-300 тыс.руб.

Источник

Успех

Приказ о хранении документов в организации

Темы: ДокументыКадрыОрганизация бизнеса

Приказ о хранении документов в организации является одним из основных локальных правовых актов, регламентирующих сохранность бумаг различного содержания внутри каждого предприятия и компании. В статье будут рассмотрены основные элементы этого документа, выделены основные цели его создания, а также приведён образец.

Нормативное регулирование хранения документов в организации, кем и как оно осуществляется

Рассматривая данный вопрос, целесообразно обратиться к законодательству и понять, какими нормативными правовыми актами страны регулируется сохранность документов на предприятии.

Согласно требованиям ФЗ № 402 «О бухгалтерском учёте» и ФЗ № 125 «Об архивном деле», управленец должен организовать надлежащее хранение бухгалтерской и налоговой отчётности и не допустить их уничтожение ранее установленного законом срока.

Отсюда следует установленный перечень документов, имеющих минимальный срок хранения, который, к слову, может достигать 70 лет и более. При ликвидации предприятия все важные бумаги подлежат экспертной оценке и передаче в Архивный фонд страны.

Для эффективного управления документами, не относящимися к государственной собственности, предприниматели могут создавать собственный архив. Анализируя ФЗ № 125, становится понятно, что создание такого структурного подразделения является правом, но не обязанностью работодателя.

Если директор предприятия выделил специальное помещение, отведённое под архив, то обязательно следует включить раздел о его работе в Положение о хранении документов, ведь этот документ представляет собой единый источник информации о том, как именно и сколько времени должна храниться та или иная документация внутри компании.

Помимо этих вопросов, Положение должно регулировать следующие аспекты:

Регистрация поступающих документов и их перечень для обязательного хранения.
Структурное подразделение и должность лиц, в чьи функциональные обязанности входит работа с документацией.
Передача документов в архив, порядок обращения работников с ними.

Предприниматель не обязан лично вести работу с деловыми бумагами, для этих целей у него в штате может быть предусмотрен делопроизводитель. Однако, не стоит забывать, что ответственность лежит не только на назначенном лице, но и на самом директоре компании.

Прежде чем приступать к анализу приказа, стоит напомнить основные понятия, касающиеся хранения документации.

Можно выделить два режима хранения документов на предприятии:

Оперативное. Документация обрабатывается ответственными лицами или уже обработана, но не помещена в архив.
Архивное подразумевает наличие на предприятии системы расположения ряда важных документов внутри специального помещения.

Любая деловая бумага имеет конкретную цель. К примеру, если это заявление на предоставление отпуска, то его целью является официальное обращение к работодателю для получения отдыха. впрочем, выполнив свою задачу, документ не теряет актуальности. Выбросить его за ненадобностью недопустимо, потому как к нему может обратиться в любой момент не только сам работодатель, но и контролирующие или правоохранительные органы. В связи с этим возникает необходимость наладить механизм эффективного доступа к каждому документу, чтобы, при надобности, не тратить время на поиски.

Итак, работодателем должен быть подготовлен приказ о хранении документов в организации, а также разработаны приложения к нему. Однако, прежде чем приступать к его созданию, стоит продумать Положение о хранении документов. Это разгрузит рассматриваемый приказ, в тексте которого предпринимателю предстоит лишь назначить ответственных лиц и наладить работу экспертной комиссии.

Оформление приказа о хранении документов, обязательные элементы

Оформить такой документ предприниматель должен сразу с момента открытия своего бизнеса. С помощью него можно создать единую систему хранения документов различного типа, будь то устав предприятия или обычная служебная записка.

Рассматриваемый документ имеет распорядительный характер и устанавливает конкретные задачи по организации хранения документов компании. В случае какого-либо нарушения и привлечения к дисциплинарной ответственности обязательно наличие оригинала приказа.

Стоит отметить, что единой формы для подготовки такого документа не существует, в связи с чем предпринимателю позволяется разработать собственный бланк. Оформление следует начать с «шапки», где обязательно должны находиться сведения о юридическом лице, месте его регистрации, ИНН и так далее.

Документ должен иметь дату и регистрационный номер, в связи с чем в левом углу ставится соответствующие обозначения, а напротив них, в правой части, указывается населенный пункт предприятия.

Затем документ нужно озаглавить и составить краткую преамбулу, после чего оформляется текст документа. Приказ определяет работников предприятия, которым вменяется обязанность надлежащего хранения документов. Обычно эта задача входит в компетенцию руководителя централизованного отдела делопроизводства, то есть канцелярии.

Образец приказа о хранении документов на предприятии

Итак, в рассмотренном ниже примере приведена ситуация, когда у работодателя нет разработанного Положения о хранении информации и он принимает решение поручить его разработку подчинённым.

Образец приказа о хранении документов в организации предпринимателя будет выглядеть следующим образом:

Общество с ограниченной ответственностью «Энергия»

г. Белгород, ул. Восточная 24 ИНН N12345678, ОГРНN1223456

«О хранении документов»

С целью организации оперативного и архивного хранения документации предприятия, в соответствии с ФЗ №125″Об архивном деле в Российской Федерации»

Ответственным за хранение документов ООО «Энергия» назначить начальника канцелярского отдела Петрову И.И.

Поручить Петровой И.И., в срок до 01.05.2015 г. разработать список документов предприятия, которые подлежат обязательному хранению;

Создать экспертную комиссию и назначить её председателем начальника канцелярского отдела Петрову И. И., включить в её состав архивариуса Сидорову С.С., начальника отдела кадров Васильева В.В.

Созданной комиссии поручить в срок до 01.05.2015 г. разработать Положение о хранении документов», которое бы определяло порядок учета хранящейся оперативной документации, её передачи в архив предприятия, сроки хранения документов.

Контроль над выполнением настоящего приказа оставляю за собой.

Директор ООО «Энергия» Иванов И.И.

Начальник канцелярского отдела ООО «Энергия» Петрова П.П.

Архивариус ООО «Энергия» Сидорова С.С.

Начальник отдела кадров ООО «Энергия» Васильев В.В.

После того, как документ будет подписан всеми указанными лицами, он регистрируется в специальном журнале приказов предприятия и так же, как и остальные локальные нормативные акты, хранится в соответствии с разработанным Положением и нормами законодательства.

Для повышения эффективности управленцу стоит указывать сроки исполнения той или иной поставленной задачи в тексте приказа. Это повысит отдачу и усилит организацию труда.

Таким образом, имеющаяся система делопроизводства предприятия призвана решать вопрос не только регистрации всей исходящей и входящей корреспонденции, но и организации должного хранения деловых бумаг как на оперативном, так и на архивном уровне. Кроме этого, управленец закрепляет обязанность за конкретными лицами внутри своего предприятия по ведению учёта и хранению деловой переписки и локальных нормативов. Именно для этой цели создаётся приказ о хранении документов в организации. Важно помнить и об ответственности при утере важных документов. С подобным не захочет столкнуться ни один бизнесмен, поэтому вопрос об организации делопроизводства внутри своего предприятия следует отнести к первоочередным задачам.

Куницкий Игорь Сергеевич

В целях организации комплектования, учета, обеспечения сохранности и использования документов архивного фонда Федеральной службы государственной регистрации, кадастра и картографии, а также упорядочения требований, предъявляемых при подготовке и передаче дел в архив Федеральной службы государственной регистрации, кадастра и картографии, приказываю:

Положение об архиве Федеральной службы государственной регистрации, кадастра и картографии (Приложение N 1);

Правила работы архива Федеральной службы государственной регистрации, кадастра и картографии (Приложение N 2);

Порядок подготовки и передачи дел в архив Федеральной службы государственной регистрации, кадастра и картографии (Приложение N 3).

Административному управлению (В.В. Костенко) организовать выполнение требований Положения об архиве Федеральной службы государственной регистрации, кадастра и картографии, Правил работы архива Федеральной службы государственной регистрации, кадастра и картографии.
Заместителям руководителя Росреестра, структурным подразделениям центрального аппарата Росреестра обеспечить соблюдение требований Порядка подготовки и передачи дел в архив Федеральной службы государственной регистрации, кадастра и картографии.
Контроль за исполнением настоящего Приказа возложить на заместителя руководителя Росреестра А.В. Коробова.

к Приказу Федеральной службы

кадастра и картографии

от 25 декабря 2014 г. N П/637

ОБ АРХИВЕ ФЕДЕРАЛЬНОЙ СЛУЖБЫ ГОСУДАРСТВЕННОЙ

РЕГИСТРАЦИИ, КАДАСТРА И КАРТОГРАФИИ

1.1. Документы Федеральной службы государственной регистрации, кадастра и картографии (Росреестр), имеющие историческое, культурное, научное, социальное, экономическое и политическое значение, составляют неотъемлемую часть Архивного фонда Российской Федерации, являются собственностью государства и подлежат постоянному хранению в государственных архивах Российской Федерации.

До передачи на государственное хранение эти документы временно, в пределах сроков, установленных Федеральным архивным агентством (Росархив), хранятся в Росреестре.

обеспечивает сохранность, учет, отбор, упорядочение и использование документов Архивного фонда Российской Федерации, образующихся в его деятельности;

обеспечивает в соответствии с правилами, устанавливаемыми Росархивом, своевременную передачу этих документов на государственное хранение.

Все работы, связанные с подготовкой, транспортировкой и передачей архивных документов, производятся силами и за счет Росреестра.

За утрату и порчу документов Архивного фонда Российской Федерации должностные лица Росреестра несут ответственность в соответствии с действующим законодательством.

1.3. В Росреестре для хранения документов Архивного фонда Российской Федерации и законченных делопроизводством документов практического назначения, их отбора, учета, использования и подготовки к передаче на государственное хранение создается архив.

Росреестр обеспечивает архив необходимым помещением, оборудованием, кадрами.

1.4. Архив Росреестра (далее – Архив) входит в состав Административного управления Росреестра.

1.5. В своей работе Архив руководствуется законодательством Российской Федерации, Федеральным законом от 22.10.2004 N 125-ФЗ “Об архивном деле в Российской Федерации”, законодательными актами по архивному делу, приказами, указаниями вышестоящих организаций, руководства Росреестра, правилами и другими нормативно-методическими документами Росархива, методическими документами Государственного архива Российской Федерации (далее – ГА РФ) и настоящим Положением.

1.6. Положение об Архиве разрабатывается на основании Примерного положения и утверждается руководителем Росреестра (далее – Руководитель) по согласованию с ГА РФ.

1.7. Работы по Архиву ведутся по планам, утверждаемым Руководителем.

1.8. Контроль за деятельностью Архива осуществляет заместитель Руководителя.

1.9. Организационно-методическое руководство деятельностью Архива осуществляет ГА РФ.

Состав документов Архива

В Архив поступают:

2.1. Законченные делопроизводством Росреестра документы постоянного хранения, образовавшиеся в деятельности структурных подразделений, документы временного (свыше 10 лет) срока хранения, необходимые в практической деятельности, документы по личному составу.

2.2. Документы постоянного хранения и по личному составу учреждений-предшественников.

2.3. Документы постоянного хранения и по личному составу ликвидированных учреждений, непосредственно подчиненных Росреестру.

2.4. Служебные и ведомственные издания.

2.5. Научно-справочный аппарат к документам Архива.

Задачи и функции Архива

3.1. Основными задачами Архива являются:

3.1.1. комплектование документами, состав которых предусмотрен разделом 2 настоящего Положения;

3.1.2. учет, обеспечение сохранности, создание научно-справочного аппарата, использование документов, хранящихся в Архиве;

3.1.3. подготовка и своевременная передача документов Архивного фонда Российской Федерации на государственное хранение с соблюдением требований, устанавливаемых Росархивом;

3.1.4. осуществление контроля за формированием и оформлением дел в делопроизводстве учреждения.

3.2. В соответствии с возложенными задачами Архив осуществляет следующие функции:

3.2.1. принимает не позднее чем через 3 года после завершения делопроизводством, учитывает и хранит документы структурных подразделений центрального аппарата Росреестра, обработанные в соответствии с требованиями, установленными Росархивом;

3.2.2. разрабатывает и согласовывает с ГА РФ графики представлений описей на рассмотрение Экспертно-проверочной комиссии ГА РФ (далее – ЭПК ГА РФ) и передачи документов Архивного фонда Российской Федерации на государственное хранение;

3.2.3. составляет и представляет не позднее чем через 2 года после приема дел в Архив годовые разделы описей дел постоянного хранения и по личному составу на рассмотрение постоянно действующей экспертной комиссии Росреестра (далее – ЭК) и ЭПК ГА РФ;

3.2.4. осуществляет учет и обеспечивает полную сохранность принятых дел;

3.2.5. создает, пополняет и совершенствует научно-справочный аппарат к хранящимся в Архиве делам и документам, обеспечивает его преемственность с научно-справочным аппаратом ГА РФ;

3.2.6. организует использование документов:

информирует руководство и работников Росреестра о составе и содержании документов Архива;

выдает в установленном порядке дела, документы или копии документов в служебных целях, для работы в помещении Архива;

оказывает помощь структурным подразделениям центрального аппарата Росреестра в исполнении запросов организаций и заявлений граждан об установлении трудового стажа и по другим вопросам социально-правового характера;

в установленном порядке выдает копии документов и архивные справки;

ведет учет использования документов, хранящихся в Архиве;

3.2.7. проводит экспертизу ценности документов, хранящихся в Архиве, участвует в работе ЭК;

3.2.8. оказывает методическую помощь Административному управлению в составлении номенклатуры дел Росреестра, контролирует правильность формирования и оформления дел в делопроизводстве, а также подготовку дел к передаче в Архив;

3.2.9. участвует в проведении мероприятий по повышению квалификации работников Архива и службы делопроизводства;

3.2.10. ежегодно представляет в ГА РФ сведения о составе и объеме документов по установленной форме;

3.2.11. подготавливает и в установленном порядке передает на хранение в ГА РФ документы Архивного фонда Российской Федерации.

Для выполнения возложенных задач и функций Архив имеет право:

4.1. Контролировать выполнение установленных правил работы с документами в структурных подразделениях.

4.2. Запрашивать от структурных подразделений сведения, необходимые для работы Архива, с учетом обеспечения выполнения всех возложенных на Архив задач и функций.

Ответственность за ведение Архива

5.1. Ответственность за выполнение возложенных на архив задач и обязанностей несет сотрудник Административного управления, ответственный за архив.

5.2. Обязанности и ответственность работников Архива определяются должностными регламентами, утвержденными в установленном порядке.

Заместитель директора ГА РФ

10 октября 2014 года

к Приказу Федеральной службы

кадастра и картографии

от 25 декабря 2014 г. N П/637

РАБОТЫ АРХИВА ФЕДЕРАЛЬНОЙ СЛУЖБЫ

ГОСУДАРСТВЕННОЙ РЕГИСТРАЦИИ, КАДАСТРА И КАРТОГРАФИИ

1.1. Настоящие Правила регулируют деятельность архива Федеральной службы государственной регистрации, кадастра и картографии (далее – Архив) в части обеспечения комплектования Архива, хранения, учета и использования несекретных архивных документов на бумажных носителях, подготовки и передачи дел на постоянное хранение в Государственный архив Российской Федерации (ГА РФ), уничтожения дел, не подлежащих дальнейшему хранению, а также процедуры приема-передачи дел при смене лица, ответственного за работу Архива.

1.2. Настоящие Правила разработаны в соответствии с федеральными законами, в том числе Федеральным законом от 22.10.2004 N 125-ФЗ “Об архивном деле в Российской Федерации”, указами и распоряжениями Президента Российской Федерации, Положением о Федеральной службе государственной регистрации, кадастра и картографии, Положением об архиве Федеральной службы государственной регистрации, кадастра и картографии, ГОСТом Р 51141-98 “Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения”, утвержденным и введенным в действие Постановлением Госстандарта России от 27 февраля 1998 г. N 28, нормативными правовыми актами Российской Федерации, методическими документами Росархива и ГА РФ.

2.1. Комплектование Архива – систематическое пополнение Архива документами структурных подразделений центрального аппарата Росреестра.

2.2. Документы, образовавшиеся в процессе деятельности Росреестра и указанные в разделе 2 Положения об архиве Федеральной службы государственной регистрации, кадастра и картографии, по истечении трех лет после завершения их делопроизводством передаются в Архив.

2.3. Прием дел в Архив вместе с двумя экземплярами сдаточной описи на них осуществляется по графику передачи завершенных делопроизводством дел на очередной год, утверждаемому руководителем Росреестра.

2.4. Сотрудник Административного управления, отвечающий за работу Архива, проверяет правильность оформления дел, а все выявленные при проверке недостатки в оформлении дел устраняются сотрудниками соответствующих структурных подразделений центрального аппарата Росреестра.

2.5. Прием каждого дела производится сотрудником Административного управления, отвечающим за работу Архива, в присутствии сотрудника структурного подразделения центрального аппарата Росреестра. На обоих экземплярах описи против дела, включенного в нее, делается отметка о его наличии. В конце каждого экземпляра описи указываются цифрами и прописью количество фактически принятых в Архив дел, номера отсутствующих дел, дата приема-передачи. Описи подписываются лицом, ответственным за работу Архива, и лицом, передавшим дела.

Хранение документов в Архиве

3.1. Документы в Архиве должны храниться в условиях, обеспечивающих их защиту от повреждений, вредных воздействий окружающей среды и исключающих утрату документов.

3.2. Для хранения документов Архиву выделяются специальные помещения – хранилища, которые должны соответствовать требованиям пожарной безопасности, должны быть гарантированы от затопления, иметь искусственную вентиляцию. В хранилищах должны соблюдаться световой, температурно-влажностный, санитарно-гигиенический и охранный режимы.

3.3. В хранилищах дела размещают на стеллажах, в шкафах с использованием первичных защитных средств хранения (коробок, папок, специальных футляров, пакетов и т.п.).

3.4. Все помещения Архива нумеруются. В каждом отдельном помещении стеллажи, шкафы и полки нумеруются сверху вниз, слева направо от входа.

3.5. Стеллажи в хранилищах устанавливают с учетом особенностей помещения: не допускается их размещение вплотную к наружным стенам здания и к источникам тепла.

3.6. В целях установления фактического наличия единиц хранения и соответствия их количеству, числящемуся по учетным документам, выявления документов, подлежащих реставрации и профилактической обработке, в Архиве проводятся проверки наличия и состояния документов не реже одного раза в пять лет.

3.7. Единовременные проверки наличия и состояния документов проводятся в Архиве:

после перемещения дел в другое помещение;

после чрезвычайных происшествий, вызвавших перемещение (эвакуацию) дел или доступ в хранилища посторонних лиц;

при смене лица, ответственного за работу Архива;

при реорганизации или ликвидации Росреестра;

перед передачей дел на постоянное хранение.

3.8. В ходе проверки осуществляются:

установление фактического наличия документов, находящихся на хранении в Архиве;

выявление и устранение недостатков в учете документов;

выявление отсутствующих документов и организация их розыска;

выявление и учет документов, требующих реставрации, консервации, профилактической и технической обработки.

3.9. Результаты проверки фиксируются в акте проверки наличия и состояния дел (Приложение N 1 к настоящим Правилам), акте о неисправимых повреждениях документов (Приложение N 2 к настоящим Правилам).

3.10. Если проверкой обнаружена недостача дел и документов, то сотрудниками Архива организуется их розыск. В этих целях:

изучаются все учетные документы по выдаче дел из хранилища;

организуется розыск не обнаруженных при проверке дел в соответствующих структурных подразделениях центрального аппарата Росреестра;

проверяются дела, стоящие рядом;

изучаются акты о выделении дел к уничтожению, акты выдачи дел во временное пользование, ранее составленные акты проверки наличия и состояния проверяемого фонда.

Розыск проводится в течение года после завершения проверки наличия и состояния дел. В случае если розыск документов не дал результатов, на отсутствующие дела и документы составляется акт об утрате дел и документов, пути розыска которых исчерпаны (Приложение N 3 к настоящим Правилам). Утраченные подлинники документов могут быть заменены их копиями с внесением соответствующих записей в учетные документы.

3.11. Проверка считается завершенной после внесения в учетные документы Архива изменений, выявленных проверкой, и представления необходимых сведений о делах постоянного хранения в ГА РФ для внесения изменений в контрольные экземпляры описей дел, утвержденных Экспертно-проверочной комиссией (ЭПК) ГА РФ.

Учет документов в Архиве

4.1. Учет документов в Архиве ведется по основным и вспомогательным учетным документам в целях осуществления контроля за их наличием.

4.2. В пределах архивного фонда Архива учетно-классификационной единицей является единица хранения документов на бумажной основе – дело.

4.3. Дело – совокупность документов, отдельный документ, заключенные в обособленную обложку, папку.

4.4. Основными учетными документами являются:

опись дел – для единичного и суммарного учета дел, закрепления порядка систематизации дел, учета изменений в составе и объеме документов, включенных в опись;

лист фонда (Приложение N 4 к настоящим Правилам) – для учета в рамках архивного фонда количества и состава описей и их нумерации, количества и состава документов, состояния их описания, динамики изменений по каждой описи и фонду в целом, фиксации изменений по каждой описи и фонду в целом, фиксации изменений в названии фонда;

паспорт архивохранилища (произвольной формы) – для суммарного учета фондов и документов каждого архивохранилища Архива;

дело фонда – комплекс документов по истории организаций, являющихся источниками комплектования архивного фонда Архива, ведется по каждому источнику архивного фонда;

паспорт Архива – для централизованного государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации.

4.5. Вспомогательными учетными документами являются книги учета выдачи (возврата) дел (произвольной формы).

4.6. Основанием каждой записи в основных учетных документах при поступлении документов в Архив являются:

описи дел (сдаточные) постоянного, временного (свыше 10 лет) сроков хранения и по личному составу;

номенклатура дел Росреестра с оформленной итоговой записью о количестве заведенных и законченных дел (Приложение N 5 к настоящим Правилам);

акт приема-передачи документов, передаваемых структурными подразделениями центрального аппарата Росреестра в Архив в случаях, установленных законодательством Российской Федерации.

4.7. Основанием каждой записи в основных учетных документах при выбытии документов из Архива являются:

акт об утрате дел и документов, пути розыска которых исчерпаны;

акт о неисправимых повреждениях документов;

акт приема-передачи документов на постоянное хранение в соответствующий государственный архив;

акт приема-передачи документов по истечении сроков хранения;

акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению.

Справочно-поисковые средства к документам Архива

5.1. К документам Архива создаются справочно-поисковые средства, элементами которых являются описи, указатели (предметные, хронологические), историческая справка к архивному фонду.

5.2. В Архиве составляются описи дел постоянного хранения и по личному составу (сводные – годовые или за несколько лет подряд) (Приложения N 6 и 7 к настоящим Правилам).

5.3. Историческая справка состоит из следующих разделов: история источника комплектования Архива, история фонда, характеристика документов фонда.

Историческая справка печатается в четырех экземплярах: три экземпляра передаются в ГА РФ при первой передаче документов фонда; один экземпляр хранится в деле фонда в Архиве.

Историческая справка дополняется при пополнении фонда или в случае реорганизации, изменения структуры, функций источника комплектования Архива и представляется в ГА РФ вместе с каждой законченной описью.

Использование документов Архива

6.1. Основными формами использования документов Архива являются:

информирование руководителя Росреестра, заместителя руководителя Росреестра, курирующего Административное управление, о составе и содержании документов Архива;

выдача документов во временное пользование сотрудникам центрального аппарата Росреестра;

рассмотрение запросов социально-правового характера, поступающих от граждан и организаций.

6.2. Оригиналы приказов и распоряжений Росреестра из Архива не выдаются.

6.3. Выдача дел из Архива сотрудникам центрального аппарата Росреестра осуществляется под расписку по требованию, подписанному руководителем структурного подразделения центрального аппарата Росреестра, сдавшего дела в Архив (Приложение N 8 к настоящим Правилам).

6.4. Дела из Архива могут быть выданы во временное пользование под расписку на срок не более 30 дней, дела с пометкой “Для служебного пользования” – на срок не более одного дня.

6.5. Запрещается во взятых из Архива делах делать поправки в тексте документов и изымать документы из дела.

6.6. Изъятие архивных документов правоохранительными органами из Архива может быть осуществлено в установленном законодательством Российской Федерации порядке.

На место изъятого документа в дело вкладывается карта-заместитель или заверенная копия документа, в учетных архивных документах делается отметка об изъятии, указываются номер, дата и название документа, послужившего основанием для изъятия, а также расписка получателя документа (при личной передаче).

Архивные документы, изъятые в качестве вещественных доказательств в соответствии с законодательством Российской Федерации, подлежат возврату в Архив.

6.7. Состояние дел, возвращаемых в Архив после использования, должно быть проверено в присутствии лица, возвращающего документы.

6.8. При обнаружении недостачи дел или отдельных листов в них, а также повреждений дел и документов сотрудник Административного управления, отвечающий за работу Архива, составляет акт в двух экземплярах, один из которых представляется должностному лицу, по разрешению которого использовалось дело, для привлечения виновных к ответственности, а другой остается в Архиве.

6.9. Архивные справки, копии и выписки выдаются на основании письменного запроса, который должен содержать: наименование (и адрес при пересылке) организации (архива), которой они адресованы; изложение существа запроса; фамилию, имя и отчество обращающегося, его адрес, контактные телефоны; дату и личную подпись.

6.10. Идентичность подлиннику выданных архивных копий и выписок заверяется подписью сотрудника Административного управления, ответственного за работу Архива.

6.11. Архивные справки, копии и выписки из архивных документов составляются в двух экземплярах. Один экземпляр направляется заявителю по почте с сопроводительным письмом, подписанным начальником Административного управления или его заместителем. Второй экземпляр справки, копии или выписки хранится в делах Архива в соответствии с номенклатурой дел.

6.12. Учет использования дел и документов Архива ведется в книге выдачи (возврата) дел, книге регистрации выданных копий, выписок, справок.

Передача дел на постоянное хранение

7.1. Передача документов постоянного хранения Росреестра в ГА РФ осуществляется в соответствии с планом-графиком, согласованным с Центральной экспертной комиссией Росреестра (далее – ЦЭК Росреестра), руководителем ГА РФ и утвержденным руководителем Росреестра.

7.2. Документы передаются в ГА РФ по утвержденным ЭПК ГА РФ описям дел, на которых делаются отметки о приеме дел.

7.3. Прием-передача дел на постоянное хранение оформляется актом приема-передачи документов (Приложение N 9 к настоящим Правилам).

7.4. При первой передаче документов в ГА РФ к ним прилагается историческая справка на архивный фонд Росреестра. При последующих передачах документов делается дополнение к исторической справке о происшедших изменениях в названии, функциях, структуре, составе и состоянии документов и т.п.

Читайте также: Бизнес идей с гаджетами

7.5. В случае ликвидации Росреестра его документы подлежат передаче в организацию, являющуюся его правопреемником, в установленном законодательством Российской Федерации порядке.

7.6. При ликвидации Росреестра без установления правопреемства документы постоянного срока хранения, включенные в состав Архивного фонда Российской Федерации, документы по личному составу сотрудников Росреестра, а также архивные документы, сроки временного хранения которых не истекли, в упорядоченном состоянии передаются на хранение в ГА РФ.

Уничтожение дел, не подлежащих хранению

8.1. На дела временного (свыше 10 лет) срока хранения в Архиве составляются акты о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению (Приложение N 10 к настоящим Правилам).

8.2. Дела включаются в акт, если предусмотренный для них срок хранения истек к 1 января года, в котором составляется акт.

8.3. Акты о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, рассматриваются на заседаниях ЦЭК Росреестра одновременно с описями дел постоянного хранения и по личному составу, утверждаемыми (согласуемыми) ЭПК ГА РФ.

Одобренные ЦЭК Росреестра акты о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, утверждаются руководителем Росреестра.

8.4. После утверждения актов о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, Архив имеет право уничтожать соответствующие архивные дела.

8.5. Дела, подлежащие уничтожению, передаются на переработку (утилизацию). Передача дел оформляется приемо-сдаточной накладной, в которой указываются дата передачи, количество сдаваемых дел и вес бумажной макулатуры.

8.6. Материально-техническое обеспечение переработки (утилизации) дел, подлежащих уничтожению, осуществляется Управлением делами по заявкам Административного управления. Погрузка, доставка по месту нахождения специализированной организации для переработки (утилизации) и утилизация дел, подлежащих уничтожению, осуществляются в присутствии и под контролем сотрудника Административного управления, ответственного за работу Архива.

Прием-передача Архива при смене лица,

ответственного за его работу

9.1. Начальник отдела обработки и отправки исходящей корреспонденции и центрального архива Административного управления, назначаемый на должность и освобождаемый от должности руководителем Росреестра по представлению начальника Административного управления (далее – начальник отдела), является ответственным за выполнение возложенных на Архив задач и функций.

9.2. При смене начальника отдела, ответственного за работу Архива:

издается приказ Росреестра о назначении комиссии в составе не менее трех человек;

комиссия проверяет наличие и состояние архивных документов, учетных документов и справочно-поисковых средств к ним, противопожарного и охранного оборудования, а также условия хранения документов;

прием-передача документов и дел архивного фонда Архива, справочно-поисковых средств к нему, а также помещений Архива, инвентаря и оборудования оформляется актом комиссии.

Посмотреть все статьи

Приказ о назначении ответственного за архив

Как нужно вести архив

На кого возложить ответственность

Какие задачи входят в функции ответственного за архив работника

Кто назначает лицо, ответственное за архив

Особенности формирования приказа, общие моменты

Во-первых, если в организации есть шаблон приказа, зафиксированный в ее учетной политике, документ нужно создавать по его типу. Но если такого шаблона нет, не беда – можно составлять приказ в произвольной форме, с точки зрения законодательства это вполне допустимо.
Во-вторых, каждый приказ должен чем-то обосновываться. В качестве обоснования обычно указывается фактический повод для создания документа (в данном случае, это может быть производственная необходимость). Также выпуск приказа всегда на чем-то основывается – чаще всего основанием выступает ссылка на какой-либо законодательный акт, норму или внутренний документ, например, служебную записку.
В-третьих, приказ разрешается писать вручную или набирать на компьютере, однако если используется электронный вариант, документ после формирования следует обязательно распечатать – это нужно для того, чтобы директор или исполняющий его функции работник, мог заверить его при помощи своего автографа. Также если на предприятии принято использовать печати для удостоверения внутренних бумаг, приказ надо проштамповать.
И, наконец, в-четвертых, документ следует делать в одном оригинальном экземпляре.

Образец приказа о назначении ответственного за архив

В начале документа пишется наименование компании, а также название самого документа.
Далее приказу присваивается номер, указывается дата и место его составления.
После этого идет основная часть бланка. Первым делом сюда вписывается основание и обоснование, отмечается, в каких целях назначается ответственное лицо. Далее указывается, на кого именно возлагается данная миссия: обозначается должность, ФИО работника, дата, с которой ответственность за архив переходит к нему. Затем следует указать, какими документами, нормативными актами и статьями закона сотрудник должен руководствоваться в своей деятельности. И наконец, назначается работник предприятия, который отвечает за исполнение настоящего распоряжения (это может быть сам директор, кто-либо из его заместителей или, к примеру, начальник отдела кадров).
Документ подписывается руководителем организации и его подчиненным, на которого возложена ответственность за архив (своей подписью последний удостоверяет то, что ознакомлен с приказом и ничего не имеет против выполнения новых функций).

Архив с нуля — особенности организации архива собственными силами

Архивариусами и контрольными органами отдельно рассматривается архив как физическое явление и как структурная часть неизбежной деловодческой бюрократии. В первом значении к архиву относится вся совокупность деловых бумаг, которая представляет ценность для хранения. Во втором значении архивный отдел — структурное подразделение организации, которое несет полную ответственность за то, каким образом будут сохранены ценные бумаги. В плане создания архива это означает как необходимость назначения дополнительных ответственных работников, так и особые кондиции хранения.
Обычными этапами создания собственного архива с нуля бывают:

издание приказа по учреждению относительно назначения отвечающих за архивное дело сотрудников. В малых организациях делопроизводством и архивами заведует один и тот же человек. Однако это приводит к излишней нагрузке на человека в случае большого объема документооборота;
разработка номенклатуры дел. Обычно производится согласно федеральному Перечню типовых управленческих архивных документов. Последняя редакция Перечня произведена Правительством РФ в 2016 году и является обязательной к исполнению;
определение сроков хранения. Дела особой важности сохраняются в архиве постоянно. Документы временного хранения находятся там свыше десятилетия. В особых случаях приказом может быть прописано помещение документов в архив на три, пять и иное количество лет;
раздача отделам и сотрудникам специальных выписок с заголовками дел, находящимися в ответственности их подразделений. Составление этих выписок проводят в строгом соответствии с каталогом архивных дел, если такового нет — с образцом из предприятий профильной отрасли.

Перечисленные этапы – стратегические, их придерживаются в течение всего срока работы архива. Первичный же план действий архивного работника таков:

Оценка организации архивного дела на месте работы. На этом этапе составляется предварительная опись имеющихся документов, заранее прикидывается, какие недостающие бумаги должны помещаться в архив, а также примерные сроки их поступления в архив.
Стандартизация рабочего процесса в свежесозданном подразделении. Ознакомление начальником архива либо замещающим его руководителем новых ответственных работников со спецификой работы в архивах и юридическими тонкостями сохранности документации;
Организация приема всей не используемой на текущий момент информации на хранение. Назначение архивариусом лиц, прямо ответственных за классификацию, перерегистрацию и сбор документов в установленном порядке.
Инвентаризация всех наличных документов. Создается отдельная картотека, где прописываются атрибуты дел. Параллельно сверяются отчеты о документообороте прошлых лет. Устраняются недочеты в описаниях дел, удаляются неактуальные сведения
Составление номенклатуры дел. Обычно каталогизация проводится по установленным отраслевым стандартам, однако в зависимости от структуры архива она может меняться в ту или иную сторону.
Прописывание разрешений и ограничений доступа к хранилищу. Если организация небольшая — то доступ к архивным материалам могут иметь практически все сотрудники. Если у юридического лица много подразделений — обычно практикуется делегирование ответственности согласно специализации.
Создание общего учета приема и выдачи документов. Электронная либо физическая картотека лиц, пополняющих архив и берущих оттуда документы. Здесь также указывается степень доступа.
Поиск недостачи архивных бумаг путем обращения в профильные отделы (либо к ответственным сотрудникам) за отчетами. При надобности — оформляются просьбы получить оные от других юридических лиц.
Организация переплета дел. Существуют специальные архивные методички, где детально описаны все техники переплета с учетом естественного обветшания бумаги и стандартного форм-фактора хранения документации.
Организация учета актуальных работ. Создание новых картотек и порядка сдачи архивных дел. Вся документация должна еще в рабочем процессе иметь категорию важности и будущего хранения

Помимо перечисленного, в компетенцию архивариуса входит подача сметы в бухгалтерию касательно финансовой стороны дела. Это одна из важнейших сторон заведения архива. Если в компании при реорганизации или создании уже есть стеллажи и помещение под хранение документации — то траты на оборудование архива незначительны. Однако организация процесса с нуля говорит о необходимости более серьезных финансовых влияний. В следующем разделе детально описаны строгие условия содержания документации, от которых категорически нельзя отступать. Поэтому экономия здесь также неуместна.
В свою очередь, вопросы техники безопасности и вывоза архива за пределы организации в прямую компетенцию архивариуса не входят. Он лишь занимается мониторингом состояния вверенного ему помещения. Соответствие электропроводки и иных коммуникаций на предмет безопасного хранения ценностей — парафия технического отдела. А вопросы перемещения архивов обычно лежат уже в компетенции директората и локально на уровне архива попросту не решаются.

Источник