Этапы создания архива в организации
Дата публикации: 30.11.2015 2015-11-30
Статья просмотрена: 23523 раза
Библиографическое описание:
Маликова, А. Р. Этапы создания архива в организации / А. Р. Маликова. — Текст : непосредственный // Молодой ученый. — 2015. — № 23 (103). — С. 1131-1134. — URL: https://moluch.ru/archive/103/23887/ (дата обращения: 12.06.2021).
На современном этапе практически каждая организация сталкивается с проблемой хранения документов. Согласно законодательству Российской Федерации, многие документы должны храниться на протяжении в 5, 10 и иногда и 20 лет.
Архив — это учреждение или структурное подразделение организации, осуществляющее хранение, комплектование, учет и использование архивных документов [1].
Архивы организаций подразделяются на:
передающие свои документы в архивные учреждения на постоянное хранение;
не передающие свои документов в архивные учреждения на постоянное хранение.
В процессе создания архива целесообразно выделить несколько взаимосвязанных этапов.
Первый этап связан с изучением нормативной правовой документации в сфере организации архивного хранения. Это является необходимым условием для разработки локальных регламентирующих актов по созданию и работе архива. Для того, чтобы создать архив организации необходимо обратиться к Федеральному закону от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации». Данным нормативным правовым актом регулируются вопросы хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации. С помощью этого документа работник кадровой службы получит представление об основных принципах организации архивного дела [1].
Обязательно также обратиться к Перечню типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения (утвержден Росархивом 6 октября 2000 г., далее — Перечень). В Перечне прописаны документы, образующиеся в деятельности любой организации, независимо от ее вида и формы собственности. Здесь же указаны сроки, сроки их хранения [4].
Следующий документ, с которым следует ознакомиться, — это Основные правила работы архивов организаций (одобрены решением Коллегии Росархива от 6 февраля 2002 г.). Они распространяются на архивы государственных организаций и все негосударственные организации в части обеспечения сохранности, описания, учета и использования документов Архивного фонда РФ, отнесенных к государственной собственности [3].
При создании архива не менее важен ГОСТ Р 51141–98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» (утвержден постановлением Госстандарта РФ от 27 февраля 1998 г. № 28). Он устанавливает термины и определения в области делопроизводства и архивного дела, обязательные для применения во всей документации и литературе по делопроизводству и архивному делу [2].
При создании архива в организации порядок работы должен определяться специальным локальным актом, который называется Положение об архиве организации.
В Положении желательно отразить такие пункты, как общие положения работы архива, состав документов архива, функции и основные задачи, права архива и ответственность лиц, возглавляющих архив организации. Если архив организации создается как самостоятельное подразделение, его возглавляет заведующий архивом, в других случаях его функции возлагаются на лицо, ответственное за хранение документов. Эта информация также должна быть отражена в Положении об архиве организации [5].
Помимо Положения об архиве организации необходимо создать Регламент выдачи документов из архива по заявлениям сотрудников организации и запросам сторонних организаций. Выдача документов должна регистрироваться в Книге выдачи дел.
Второй этап — принятие управленческого решения о выделении штатной единицы архивариуса или создания отдельного структурного подразделения. При создании архива организации необходимо пересмотреть штатное расписание, внеся в него должности, которые будут занимать работники архива. Целесообразно также составить должностные инструкции этих сотрудников и указать конкретно, в чем будет заключаться их трудовая функция, прописать их права и обязанности.
Третьим этапом будет — выбор помещения для архива и обеспечение в нем необходимых для хранения документов условий.
Помещение для хранения документов, это должно быть специально обустроенное отдельное помещение, оснащенное техническими средствами, обеспечивающими режим хранения документов. В помещениях хранилищ не допускаются трубы водоснабжения и канализации, а также технологические выводы воды. Помещения должны быть оборудованы пожарной и охранной сигнализацией и системой пожаротушения. Над архивными помещениями, под ними и в смежных с ними комнатах не допускается располагать установки вентиляционного оборудования, бойлерные с насосными установками, компрессоры, холодильные и другие машины, производящие вибрацию. Помещения для хранения документов должны быть изолированы от бытовых, производственных, складских, лабораторных помещений и не должны иметь общих с ними вентиляционных ходов [6].
В помещении архивохранилища важно создать оптимальные условия для содержания документов. Это делается для предотвращения повреждений, вредных воздействий окружающей среды и исключающих их утрату. Соответственно в архиве должны соблюдаться определенный световой, температурно-влажностный и санитарно-гигиенический режимы.
Архивные документы на бумажном носителе следует хранить в темноте, поэтому естественное освещение в архивохранилище допускается при условии применения на окнах защитных фильтров, штор, жалюзи, окраски стекол. Для защиты документов от действия света их размещают в шкафах или на стеллажах в картонных коробках, папках или других контейнерах, изготовленных из безвредных для документов материалов.
Все виды работ с архивными документами должны проводиться при ограниченных или технологически необходимых уровнях освещения. Для искусственного освещения применяются лампы накаливания в закрытых плафонах с гладкой поверхностью. Допускается применение люминесцентных ламп.
Для контроля уровня температуры и влажности в хранилище устанавливают приборы (термометры — для измерения температуры воздуха; психрометры — для измерения одновременно температуры воздуха и влажности; гигрометры — для измерения влажности воздуха). Контрольно-измерительные приборы устанавливаются в главном проходе хранилища, вдали от отопительных и вентиляционных систем. Показания приборов фиксируются в журналах учета: в кондиционируемых помещениях — один раз в неделю, в помещениях с нерегулируемым режимом — два раза в неделю, при нарушении режима хранения — ежедневно.
В архивохранилище недопустимы резкие колебания температуры и влажности. При длительном повышении относительной влажности воздуха до 80–90 % необходимо принимать меры по нормализации условий хранения документов (интенсивное проветривание, осушение хранилищ, устранение причин роста влажности).
Во избежание появления в архиве плесени, грызунов, насекомых, пыли помещения архива должны содержаться в чистоте. В хранилище должна быть обеспечена свободная циркуляция воздуха, исключающая образование непроветриваемых зон, опасных в санитарно-биологическом отношении.
Четвертый этап создания архива — техническое обеспечение архивного подразделения. Для размещения документов в архиве организации используют металлические стеллажи или металлические шкафы.
Стеллажи устанавливают перпендикулярно стенам с оконными проемами, а в помещении без окон — с учетом особенностей помещения и оборудования. Нельзя размещать стеллажи (шкафы) вплотную к наружным стенам здания из-за возможности их промерзания или вплотную к источникам тепла из-за возможности перегрева.
Существует разработанная специалистами методика расчета площадей под размещение архива. При определении площади исходят из следующих данных:
стеллаж длиной 1 м вмещает 30 папок типа «Корона» или 50 папок-скоросшивателей;
обычный архивный стеллаж высотой 2 м 30 см имеет 12 полок.
Таким образом, на одном стеллаже размещается: максимум — 600 дел, минимум — 350–400 дел.
При подсчете нужно также учитывать: расстояние между стеллажами — не менее 0,8 м, ширина стандартного стеллажа — 65 см, длина — чуть более 1 м, учитывая толщину боковых стоек.
Для расчета площадей необходимо знать количество дел, подлежащих хранению, а также учитывать, сколько дел поступит на хранение как минимум в ближайшие три-пять лет.
Порядок расположения документов в хранилище определяется планом (схемой) их размещения. Для закрепления места расположения документов в архивохранилище все помещения архива, а также стеллажи, шкафы, полки нумеруются сверху вниз, слева направо, от входной двери по часовой стрелке. Кроме того, составляются постеллажные, а если в архиве организации хранятся документы нескольких фондов (например, в архиве организации хранятся документы организации до ее акционирования или документы головной организации и ее филиалов — в этих случаях архивы организации до акционирования и после будут являться отдельными фондами, также, как и архив головной организации и архивы филиалов), то и пофондовые указатели, где обозначается место размещения документов.
Если в организации нет лица, отвечающего за хранение документов, ответственность за их сохранность несет руководитель организации.
Карточки постеллажного топографического указателя составляются на каждый стеллаж и прикрепляются на его торцевой стороне. Карточки пофондового топографического указателя составляются на каждый фонд и располагаются в картотеке в порядке номеров фондов.
Пятый этап связана с организацией передачи дел в архив.
Подготовка дел кадровой службы к передаче в архив организации делится на основные стадии: формирование дел в службе кадров; оформление дел; экспертиза ценности документов. Формированием дел принято называть группирование документов в дела в соответствии с номенклатурой дел и систематизацию документов внутри дела [6].
При выделении документов с истекшим сроком хранения к уничтожению или передаче на архивное хранение проводится экспертиза ценности документов. Но на экспертизу принимаются только документы, оформленные в дела. Полное оформление дела подразумевает подшивку или переплет дела, нумерацию листов, составление заверительной надписи дела, внутренней описи документов, оформление обложки дела. Документы с постоянным и временным (свыше 10 лет) сроком хранения формируются в тома, следует учитывать, что в каждом томе должно быть не более 250 страниц.
В зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное оформление дел. Полному оформлению подлежат дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу. Дела временного (до 10 лет включительно) хранения подлежат частичному оформлению, при этом разрешается не проводить пересистематизацию документов в деле, не нумеровать листы дела и не составлять заверительные надписи.
Работники архива, совместно с руководителем организации, несут ответственность за утрату и уничтожение документов, нарушение доступа и несоблюдение условий хранения к документам.
Таким образом, в данной статье автором исследовались этапы создания архива в организации. Процесс создание архива требует достаточного количества времени и труда.
Источник
Создание архива предприятия «с нуля»
Создание архива любой организации начинается с обследования уже имеющегося массива документов. Зачастую он представляет собой некую полуабстрактную свалку, напоминающую склад макулатуры в пункте приема вторсырья. Это и понятно — в процессе работы образуется неимоверное количество различных документов, рабочее пространство заполняется, и когда уже, в буквальном смысле этих слов, сотрудникам негде пройти, возникает вопрос — что со всем этим добром делать? Просто выбросить нельзя — периодически возникает необходимость обратиться к некоторым старым документам в подлиннике (даже если есть его копия в электронном виде), да и нарушать сроки хранения по закону нельзя — можно попасть на штраф в случае какой-нибудь проверки. Поэтому руководство решает — нужно создать архив . Что подразумевается под этим словом чаще всего? В понимании обычного человека, архив — это некое хранилище, где при необходимости можно достаточно быстро найти любой документ. Это действительно так, но как создать и наладить успешную работу архива, знает и понимает далеко не каждый руководитель. В этой статье я постараюсь рассказать об основных этапах организации работоспособного архива на предприятии.
1. ОПРЕДЕЛЕНИЕ СОСТАВА ДОКУМЕНТОВ
Для начала постарайтесь выяснить, что уже хранится в архиве. Желательно найти тех сотрудников, которые непосредственно отправляли документы на склад (ещё рановато называть стихийное документохранилище архивом, поэтому пока будем говорить так). Если таковые сотрудники нашлись, нужно узнать, какие документы ещё будут использоваться, какие — нет, что (по их мнению) можно уничтожить, а что необходимо хранить вечно. На основе полученных показаний разбейте общий массив накопленной макулатуры по подразделениям-авторам, это облегчит работу в будущем. Если же, к нашему несчастью, никто из ныне работающих не в курсе того, что скрывается в пыльных залежах, то задача несколько усложняется — придется потратить гораздо больше времени на первоначальную сортировку.
2. СИСТЕМАТИЗАЦИЯ ДОКУМЕНТОВ
После того, как мы определились, какие подразделения являются источниками комплектования, начинаем систематизацию документов. Для начала составляем оперативную опись, то есть дела фиксируем по их фактическому названию (что написано на папке/коробке) с примерным указанием состава документов в скобках, если название не даёт ясности (например, «Иванов 2011 (мат. отчеты, накладные и пр.)»). Параллельно проводим предварительную экспертизу ценности документов, так сказать, «на глазок», чтобы уже на первом этапе систематизации примерно представлять, какой объём временных, долгосрочных и постоянных (по срокам хранения) нам предстоит обрабатывать в дальнейшем.
Если есть такая возможность, лучше сразу выделить к уничтожению всё, что возможно (сроки хранения определяются «Перечнем типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения» и пожеланиями ответственных сотрудников). Не забывайте, что Перечень устанавливает минимальные сроки хранения, а не обязывает вас уничтожать документы по истечении этого срока. Если вы уничтожили документы с соблюдением всех необходимых формальностей (провели экспертизу ценности, составили акт о выделении к уничтожению, утвердили его на заседании Экспертной комиссии), то ни одна вышестоящая или сторонняя проверка не сможет иметь никаких претензий (подробнее об ЭЦ, ЭК и собственно уничтожении см. гл. 2 «Основных правил работы архивов организаций», М., 2004).
3. РАЗМЕЩЕНИЕ ДЕЛ И ДОКУМЕНТОВ В хРАНИЛИЩЕ
Предполагается, что доставшееся вам от неведомых предшественников архивохранилище хоть как-то оборудовано — присутствуют стеллажи, шкафы, хотя бы какие-нибудь захудалые полки, а не является пустым сырым подвалом, в котором беспорядочно свалены в разваливающихся коробках многострадальные документы. Хотя такое тоже нередко встречается. Но, допустим, что все более-менее в порядке. Опыт показывает, что реже всего в повседневной работе организации требуются документы постоянного и долгосрочного хранения, поэтому их целесообразно размещать в самых дальних и неудобных местах хранилища. В радиусе «шаговой доступности» расположите бухгалтерию, переписку, а также документы по основному виду деятельности организации — контракты, договоры, сертификаты. Их запрашивают чаще всего.
«Основные правила» говорят нам, в каком виде документы должны передаваться в архив (п.3.6). На практике чаще всего получается так: в структурном подразделении (например, в бухгалтерии) рабочие кабинеты постепенно наполняются коробками, связками, папками и прочими «единицами хранения» до того момента, пока кто-нибудь из работников не споткнётся, получив при этом производственную травму лёгкой или средней степени тяжести. После такого вопиющего нарушения производственного процесса начальник подразделения вспоминает: «Ёлы-палы, у нас же есть архив! Всё должно храниться там! Зря они (он, она), что ли, зарплату получают?». Следующим шагом становится быстрое перетаскивание всей образовавшейся кучи «бумажных носителей информации» на подведомственную вам территорию (разумеется, без составления каких-либо описей) и, как результат, головная боль архивариуса, которому предстоит двойная работа: не только экспертиза ценности и размещение, но и систематизация с описанием. Такое допускать не следует. Если архив выделен в отдельное подразделение (отдел, службу), то целесообразно составить регламентирующий документ, определяющий не только работу самого архива, но и, обязательно, порядок приёма-передачи документов (оформление, описание, сроки и т.д.). Без такого регламента будет просто невозможно планировать вашу работу. Если архив является частью какого-либо подразделения (обычно службы или отдела документационного обеспечения управления), то нужно составить и довести до сведения ответственных за передачу документов лиц сокращенный вариант, в котором будут отображаться порядок оформления, описания документов, а также сроки (периоды) сдачи дел. Исходя из собственного опыта, самые «плодовитые» подразделения в любой организации — финансовые и клиентские (бухгалтерия, отдел продаж и т.п.). Если, например, обозначить сроки сдачи-приема документов 1 раз в полгода, то многих проблем для обеих сторон удаётся избежать. Для иных, не столь подверженных бумагозарастанию отделов, достаточно сдавать текущие документы 1 раз в год.
Мы продолжим тему создания архива на предприятии в следующей публикации. Подписывайтесь на нас, кликайте на значок «Во!» (тот. где палец вверх) — будем признательны:). И не забудьте посетить наш сайт , в хозяйстве пригодится.
архивирование, архивация, бухгалтерия, уничтожение документов
Источник