Составьте план совещания своего предприятия

План делового совещания

Понятие план делового совещания

План делового совещания оформляется для более эффективного проведения делового совещания, которое является формой организации делового общения некоторого числа участников через обмен информацией для последующего принятия коллективных управленческих решений.

Цель проведения деловых совещаний состоит в изменении деятельности персонала в соответствующих направлениях через коммуникацию. План делового совещания предполагает постановку конкретных задач и заданных результатов, при этом подготовка плана делового совещания зависит от их типа, поставленных целей и системы вопросов.

Оставление плана делового совещания

План делового совещания начинают составлять с формирования повестки дня, которая разрабатывается в соответствии с темой и задачами данного совещания. В повестке дня может быть обозначен основной докладчик, его содокладчики, время проведения совещания и место заседаний.

В дальнейшем происходит уточнение основного состава участников и рассылка приглашений определенной формы. В процессе подготовки деловых совещаний разрабатывают регламент, который предусматривает систему процедур и элементов, определяя их сроки. План делового совещания, в первую очередь, требует постановку вопросов, актуальных для большинства приглашенных (менеджеров, специалистов, служащих, рабочих). Вопросы, включенные в план делового совещания, ранжируются в зависимости от степени сложности от более объемных и сложных проблем к более простым вопросам.

Планирование совещания

В процессе планирования совещания составляется план делового совещания, в котором составляется повестка дня, включающая вопросы, выносимые на совещание, фамилию, инициалы и должность лица, докладывающего определенный вопрос.

Формирование состава участников является вторым этапом процесса планирования совещания. Состав участников определяется числом людей, непосредственно заинтересованных в решаемых вопросах или обладающих знаниями по рассматриваемой теме.

Можно выделить некоторые правила, способствующие эффективной подготовке и проведению делового совещания:

1. Обязательная постановка темы и определение результатов, к которым нужно прийти в процессе,
2. Четкая позиция докладчика, выдвигающего заранее продуманные доводы и рекомендации получения результата для убеждения сотрудников в правильности принимаемых решений,
3. Тщательно продуманная повестка дня, которая включает перечень вопросов, подлежащих обсуждению,
4. Определенный порядок вопросов обсуждения на совещании, которые должны быть расположены не по важности, а по психологическому принципу.

Требования к совещанию

Рассмотрим еще некоторые требования к совещанию, которые включены в план делового совещания. Тема, которая открывает обсуждение, должна быть более простой для решения, что бы после успешного ее разрешения мотивация сотрудников значительно возросла для решения более сложных вопросов.

Вопросы, которые потребуют бурного обсуждения, необходимо тщательно продумать и правильно расположить в плане делового совещания. Важным является и определение требуемого конечного результата, которым необходимо завершить совещание.

В ходе обсуждения самых сложных тем, трудных для восприятия, в план делового совещания необходимо включить использование наглядных материалов, так как понимание поставленных тем можно улучшить через задействование не только слуха, но и зрения. Факты, относящиеся к повестке дня, необходимо предоставить заблаговременно, все необходимые документы подготовить перед проведением совещания.

Подготовка совещания

План делового совещания является важнейшим инструментом для подготовки эффективного совещания, на котором необходимо продумать методы сообщения участникам о проведении совещания.

Участникам совещания рассылаются приглашения, в которых должно быть прописано, в чем заключается тема и задачи. Участники, которые не могут присутствовать, должны впоследствии получить информацию о ходе обсуждения, включая протокол итогов совещания.

При составлении плана совещания важно продумать место его проведения, так как в ходе обсуждений ничего не должно отвлекать внимания участников. Также необходима комфортная обстановка и деловая атмосфера для хорошего настроя сотрудников на эффективное обсуждение.

Примеры решения задач

Задание

Определить правильное суждение:

1) Участники совещания получают приглашения с темой и задачами совещания,

2) Если участники не посетили деловое совещание, не нужно им отправлять информацию,

3) Место проведения совещания не важно при его планировании,

4) Планирование совещания не является обязательной процедурой.

Задание

План делового совещания предполагает:

1) Обеспечение распределения задач, регулирования полномочий руководства и ответственность за различные процессы деятельности,

2) Постановку конкретных задач и заданных результатов,

3) Структурированность процессов производства, направленных на создание эффективной системы управления.

Источник

Правила проведения совещаний — подготовка и основные этапы

Система проведения совещаний во многих организациях развита недостаточно, из-за чего заседания превращаются в бесполезную трату времени и не приносят результатов. Дело не только в отношении сотрудников, но и в отсутствие должной подготовки руководителя.

Групповые обсуждения и планерки — это мощный инструмент командной работы и способ управления бизнес-процессами при условии правильной организации делового совещания. Чтобы правильно провести рабочие переговоры необходимо заранее подготовиться к нему, как руководящему органу, так и подчиненным, чтобы сохранить фокус внимания на решении важных задач.

Зачем проводить совещания?

Систематическое проведения собраний создают организацию, помогают поддерживать внутрикомандные отношения и увеличивают скорость решения корпоративных задач. К тому же, это позволяет сплотить разные отделы для выполнения единой цели и обезопасить предприятие от распространения слухов и сопротивления неизвестности.

Преимущества:

• действенный способ промежуточного контроля и анализа прошедшего периода;
• эффективное планирование, составление графиков и постановка задач;
• информационное осведомление работников по поводу изменений, нововведений и новостей;
• быстрая координация действий и распределения задач;
• обмен мнениями и необходимой информацией;
• большой мозговой штурм;
• синергия команды, увеличение эффективности обсуждения рабочих вопросов;
• повышения сплоченности и улучшение корпоративной атмосферы;
• развитие деловых качеств;
• повышение мотивации.

Систематичность проведения совещаний

Предприятия, в которых систематически организовано проведение совещаний, показывают лучшие результаты и скорость развития. Для внедрения такой практики следует добиться от сотрудников дисциплины, последовательности и посещаемости. Внезапные планерки не принесут результатов, так как не позволят работникам подготовиться к ним, сделать отчеты и снижают вовлеченность в процесс.

Важно: стоит заранее составить и утвердить график проведения собраний. Если в компании применяется больше одного вида, укажите это в предварительном плане.

Систематичность призывает к дисциплинированности, так как сотрудники точно знают, что им нужно поставлять рапорт о проделанной работе и ответственно относятся к ее исполнению.

Виды собраний

Способы проведения совещаний зависят от необходимого формата для действенного использования этого вида командной работы. Перед составлением плана определитесь, что вы хотите получить и какие цели поставлены. У каждого типа есть свои преимущества и показания.

• Совещание
  Используются для обсуждения идей, решения вопросов и общего командного штурма. Необходимо обеспечить донесение информации, свободу выражения мыслей, избегая жесткой критики. Коллективно принятые решения легче внедряются и принимаются сотрудниками, чем единоличный приказ руководства.
• Планерка
  Вид оперативного контроля выполнения целей и составление нового плана действий на текущий период. Это регламентированный способ служебного отчета по заранее заявленным критериям.
• Пятиминутка
  Короткое обозначение целей и мотивация команды на продуктивную работу. Такой формат не используется для принятия ответственных решений, но позволяет своевременно отследить изменения и внести корректировки в планы. Одновременно с этим является стимулятором, задающим темп рабочего дня.

Сроки и условия проведения совещаний обозначают еще две группы: плановые (собрания по заранее оглашенному графику) и оперативные (срочное решений конкретной задачи).

По особенностям и порядку проведения совещания выделяют:

• диктаторские — полный контроль над проведением у руководителя;
• автократическое — предполагает ответы на вопросы управляющего и отсутствие диалога с командой;
• сегрегативное — участие принимают только определенные сотрудники, в то время как другие только слушают доклад;
• дискуссионное — свободное обсуждение задач и способов их решения;

Готовимся к совещанию правильно

Чтобы не тратить свое и чужое время на бессмысленные формальные собрания, подходите с ответственностью к подготовке.

1. Создайте план проведения совещания. Это поможет избежать путаницы и сумбура.

2. Определите присутствующих. Не всегда должны присутствовать все работники, всё зависит от текущих целей.

3. Регламентируйте время. Не превращайте оперативку в многочасовое заседание, это существенно снизит эффективность.

4. Соберите отчеты по задачам, поставленным на прошлом собрании.

5. Расставьте пункты обсуждения в порядке приоритетности.

6. Заранее напомните коллективу лично или по телефону. Попросите взять блокноты и ручки, чтобы делать пометки.

7. Подготовьте все необходимые материалы.

Правила проведения рабочего совещания

Если проведение совещания организовано с учетом базовых правил в соответствии с целями руководства, результат такого собрания станет не только корпоративное общение, но и эффективно проведенное время.

• Делайте встречу разносторонней
  От монолога и публичного наказания виновных будет мало пользы. Разбейте собрание на несколько этапов, чтобы охватить максимальное количество рабочих вопросов. Никаких совещаний без повестки дня.
• Оперативка — это не формальность
  Не собирайте работников только потому, что «вроде как надо», избегайте протокольности и избытка формальностей. Не позволяйте отлучки и телефонные разговоры.
• Используйте не только кнут
  Публичная похвала подчиненных за хорошую работу — это отличный инструмент для повышения мотивации. Будьте справедливыми, одинаково отмечайте и ошибки, и достижения. Избегайте предвзятого отношения и выяснения личных проблем.
• Свобода слова
  Дайте возможность каждому желающему высказаться по всем обсуждаемым вопросам, внести свои идеи и предложения, задать вопросы. Проработайте вовлечение коллектива в обсуждение, особенно новичков.
• Рекламная пауза
  Если собрание длится больше получаса, выделите несколько минут разговора на отвлеченные темы. Парочка шуток, личная история или разговор о погоде взбодрит людей, снизит официальность и напряженность.

Этапы и технологии ведения делового совещания

Процедура проведения совещаний предполагает несколько этапов.

Этап 1. Подготовка

На первом этапе руководитель определяет актуальность, тип, предмет обсуждения. Составляет план и список участников, рассылает приглашения. Ознакомьте всех участников с повесткой, по которой будете рассматривать задачи. Это позволит заранее все обдумать и предложить свежие идеи. Все необходимые материалы, документы и доклады должны подготавливаться заранее.

Этап 2. Организация

После определения количества участников делового совещания, подготовьте место для встречи. Это позволяет сократить время на рассадку и повысить результативность общения. Если вы собираетесь использовать мультимедийные устройства, проверьте и настройте их перед планеркой.

Этап 3. Реализация

Непосредственно процесс проведения совещания в указанное время с обсуждением всех указанных в повестке вопросов. Руководителю важно следить за регламентов и ходом дискуссии, вовремя останавливать неконструктивные диалоги и ссоры. Если есть необходимость принятия решения, это можно сделать путем общего обсуждения или голосования.

Этап 4. Протокол
Фиксируйте основные моменты, имена докладчиков и принятые решения. Это официальный документ, на основании которого вы можете требовать от сотрудников выполнения поставленных задач.

Пример протокола совещания:

• дата проведения;
• список задач и поручений;
• ответственные сотрудники;
• установленный сроки выполнения;
• подписи участников.

Важно: раздайте бумажные копии протокола всем подчиненным, которые несут ответственность за выполнение.

Этап 5. Анализ

Проанализируйте, насколько успешным было собрание и подготовка к нему. Было ли принято решения и эффективно проведено время? Какие недочеты выявились в ходе совещания? Были ли противоречия между участниками. Что вы можете улучшить в следующий раз?

Пример плана делового совещания

Заранее подготовленный подробный план рабочего собрания гарантирует его успешность и эффективность. Составляйте такой документ для каждой встречи, в соответствии с текущими потребностями и целями.

Примерные пункты плана:

• вступительное слово руководителя, подведение итогов;
• ознакомление с целью и актуальной проблемой;
• командное обсуждение способов ее решения;
• конструктивная оценка всех озвученных вариантов;
• голосование за конкретные варианты;
• определение сроков и ответственных лиц;
• похвала отличившихся работников, мотивационное наставление.

Следуйте правилам подготовки и проведения заседаний и делайте это систематически, чтобы обеспечить качественную коммуникацию внутри коллектива и эффективно использовать команду для решения рабочих задач.

Источник

Виды совещаний: протокол проведения, структура и содержание

Немыслимо представить работу какой-либо организации без деловых коммуникаций. Правильно выстроенная коммуникативная связь между сотрудниками позволяет слаженно и быстро решать поставленные задачи.

Существует множество видов совещаний в организациях, и каждый из них имеет свои особенности и задачи. Знание таких нюансов поможет облегчить обсуждение деловых вопросов. Данная статья расскажет о видах проведения совещаний, поможет понять, для чего они проводятся и каким образом фиксируются в делопроизводстве.

Цели деловых совещаний

Главная цель проведения любого вида собраний и совещаний – выработка конкретных конструктивных решений актуальных проблем и рассмотрения насущных рабочих вопросов. А также во время коллективного сбора персонал имеет возможность поделиться с вышестоящими руководителями мнениями, идеями или внести предложение по наилучшему решению проблем.

Любой вид служебных совещаний позволяет увидеть комплексную картину происходящей в организации ситуации, определить ее слабые и сильные стороны. Стоит отметить, что при участии в таком формате деловых коммуникаций происходит быстрая адаптация новых сотрудников компании или предприятия.

Задачи

Можно выделить следующие задачи всех видов совещания:

• решение текущих проблем и вопросов;
• интеграция действий подразделений в соответствии со стратегической целью фирмы;
• оценка деятельности компании и ее отдельных структурных подразделений;
• поддержание и развитие политики компании.

Для того чтобы понять, в каком формате провести такое деловое мероприятие, необходимо определиться, какая из вышеперечисленных задач будет ему соответствовать, а уже после этого можно понять, к какой классификации оно будет относиться.

Виды и классификация

Совещание, как вид делового общения, может иметь различную форму проведения, от чего зависит его тематика и перечень присутствующих должностных лиц.

Следует выделить основную классификацию совещаний:

1. Область принадлежности. Здесь можно выделить такие виды совещаний, как административные (которые предусматривают обсуждение проблемных вопросов), научные (семинары и конференции, целью которых является обсуждение актуальных научных вопросов), политические (предусматривающие собрание членов каких-либо политических партий и движений) и смешанные типы.
2. Масштаб. Здесь выделяют международные, где привлекаются специалисты из других стран или зарубежные партнеры, национальные, региональные, а также городские.
3. Регулярность. В любом формате совещания могут быть постоянно действующими или же периодическими.
4. По месту дислокации — местные или выездные.

А также все виды совещания можно поделить следующим образом:

1. Инструктивные, предусматривающие директивный формат проведения, где вышестоящий руководитель доносит информацию непосредственно своим подчиненным, которая далее расходится и передается по вертикали власти. Чаще всего в ходе такой деловой коммуникации доносятся распоряжения генерального директора, которые могут значительным образом влиять на ход работы предприятия, а также это могут быть нормы поведения или важные нововведения.
2. Оперативные (диспетчерские). Цель проведения этого вида совещания – получение информации о положении дел в организации или на предприятии. Поток сведений в этом случае направлен от нижестоящих подчиненных к руководителям подразделений или генеральному директору. В основном на оперативных совещаниях рассматриваются вопросы о выполнении дорожных карт, плановых мероприятий, стратегических и оперативных планов. Важным отличием оперативного (диспетчерского) совещания от всех остальных является то, что проводятся они регулярно и имеют неизменный список участников. А также стоит отметить, что в ходе его проведения возможно отсутствие повестки дня.
3. Проблемные. Такое совещание созывается в случае экстренной необходимости принятия решения для выполнения задач в короткие сроки или для решения возникшей глобальной для предприятия проблемы.

Помимо всего вышеперечисленного, можно отдельно выделить один самый популярный вид производственного совещания – планерку. Как правило, такое мероприятие проводится ежедневно или один раз в неделю, на котором присутствует руководитель подразделения и непосредственные исполнители, которые получают задания на день и обсуждают ход их выполнения.

Темой собрания персонала предприятия на совещание может являться любой вид вопросов, возникающих в процессе деятельности предприятия, а также ход обсуждения может быть посвящен изменениям внешней среды, в которой функционирует конкретная организация.

Организация совещания

Любой вид совещания, независимо от его формата, требует тщательной подготовки к нему, так как от этого момента зависит его эффективность. Изначально необходимо определить следующие моменты:

• цель;
• обсуждаемые вопросы;
• постановка задач персоналу (исходя из функционала и подчиненности);
• этапы выполнения задач.

На сегодняшний день большинство совещаний проводится весьма посредственным образом, из-за чего теряется их смысл, а поставленные задачи могут выполняться некачественно. Поэтому крайне важно продумывать весь ход таких деловых встреч и выстраивать рабочее обсуждение таким образом, чтобы оно не просто отнимало время, а имело обратную реакцию со стороны коллектива.

Проведение совещаний

Следует отметить, что большие фирмы и организации, стремящиеся завоевать определенную долю рынка и развить свою компанию с целью получения большой прибыли делают большую ставку на обсуждение важных вопросов именно посредством совещаний. Из практики успешных менеджеров можно сформировать следующий свод правил, на тему как необходимо подготовиться к совещанию:

Для начала определяется список участников. Следует четко понимать, кого приглашать на совещание и какую роль он будет на нем выполнять. Часто случается, что приглашенные лица могут не разбираться в вопросе, и приглашены «на всякий случай», однако в этот момент они бы могли заниматься своими должностными обязанностями и не тратить время зря.

Важно подготовить повестку дня. Если совещание имеет плановый характер, то заблаговременно разрабатывается повестка дня, в которой указываются обсуждаемые вопросы, а также определяются основные докладчики. Важно помнить, что данный документ необходимо направить ответственным за подготовку информации и тем, кто будет присутствовать для того, чтобы все участники смогли подготовить отчеты, предложения и дополнительные вопросы. В случае необходимости повестка дня может корректироваться.

На первый план совещания следует выносить главные и стратегические вопросы. Докладчиками таких вопросов обязательно должны вялятся лица (руководители подразделений, участков, цехов), несущие персональную ответственность за выполнение каких-либо стратегических мероприятий компании.

Важные моменты

Важно запомнить, что любое совещание имеет два главных этапа – это подготовка к нему и само его проведение. Первый этап включает определение актуальности проведения делового сбора, обозначаются задачи, главные и второстепенные цели, формируется перечень участников и докладчиков, подготавливаются доклады, презентации и отчет согласно тематике или ранее определенной повестке дня. Второй этап предполагает реализацию ранее намеченного хода проведения совещания, заслушивание докладов и обсуждение текущих и стратегических вопросов.

Если во время такого делового общения необходимо решить, что и кому делать из сотрудников, то можно выделить третий этап – принятия решений. Как правило, решения определяет председатель, возглавляющий совещание, исходя из своих усмотрений или же путем обсуждения или коллективного голосования.

Пример плана проведения совещания

Имея перед собой четко прописанный план, любой руководитель может качественно и эффективно провести совещание, что позволит получить обратную реакцию от персонала и поставить перед ними правильные задачи. Данный план может включать следующие аспекты:

• приветственное слово;
• заслушивание докладов и подведение итогов за определенный временной промежуток (квартал, неделя, полугодие, месяц);
• освещение текущих проблем, актуальных для фирмы;
• заслушивание предложений по поводу устранения проблем (мозговой штурм);
• оценка предложенных вариантов и обсуждение их выполнения;
• аккумулирование вариантов;
• голосование за принятие того или иного варианта;
• определение границ во время решения проблем (определение ответственных, сроков, методов и способов).

Протоколирование

Большая часть видов совещаний нуждается в фиксации их на бумажном носителе (документе), который именуют протоколом. Ведение такого рода документации позволяет узаконить принятые решения. А также благодаря протоколу можно всегда отследить ход выполнения мероприятий, а в случае невыполнения поставленных задач определить, кто несет за это ответственность.

Прокол, как правило, ведет секретарь того руководителя, который является председателем совещания. Однако часто такая функция может быть исполнена и другими работниками.

Функции и задачи секретаря

Перед началом проведения деловых совещаний секретарь должен быть ознакомлен со списком приглашенных и перечнем обсуждаемых вопросов. Однако стоит отметить, что если совещание проводится на регулярной основе, то именно это должностное лицо собирает всю документацию (списки, планы, повестку дня и т. п.) и помогает руководителю подготовиться к проведению совещания.

Поначалу и при необходимости секретарь может попросить явившихся лиц заполнить регистрационный лист, где будут указаны Ф.И.О. и должность. Это понадобится при составлении протокола. Далее секретарь оглашает повестку дня, что обозначает начало совещания. Далее, когда присутствующие начинают обсуждение вопросов, секретарь фиксирует ход проведения данного мероприятия. По окончании совещания данное должностное лицо подготавливает готовую версию протокола, после чего подписывает его у председателя и направляет все причастным лицам.

Секретарю крайне важно при составлении, уделить должное внимание внешнему виду протоколу совещания. Он обязательно должен включать в себя шапку, место проведения, список присутствующих, обсуждаемые вопросы и принятые решения.

Заключение

Из вышеизложенной информации становится понятно, что проведение совещаний на предприятиях имеет крайне большое значение. Однако всегда стоит помнить, что качественная подготовка к таким мероприятиям несет в себе больше 50% залога успеха при освещении информации, постановке задач и их качественном выполнении.

Источник