Научная электронная библиотека
Цыпленкова М В, Моисеенко И В, Гуремина Н В, Бондарь Ю А,
5.1. Понятие, функции и виды контроля
Осуществление функции «Контроль» в менеджменте предназначено для предупреждения возможных отклонений от намеченных планов. Контроль выступает в качестве многозначного термина, поэтому, необходимо отметить, что применяя его в теории менеджмента, имеют в виду организационный или, как ещё называют, управленческий контроль. Специфика контроля как управленческой функции заключается в том, что он представляет собой систему обратной связи, позволяющую корректировать действия организации, которая по тем или иным причинам отклонилась от первоначального курса.
Контроль (организационный/управленческий контроль) – это процесс обеспечения достижения организацией своих целей; постоянное сравнение, что есть, с тем, что должно быть.
В роли субъекта контроля (или его инициатора) выступает контролирующее звено. В зависимости от ситуации в качестве такого звена могут выступать: учредители (собственники) организации; акционеры; топ-менеджеры; линейные руководители различного уровня; специализированное подразделение организации или специально выделенный работник, государственные органы, общественные организации (например, профсоюзы), а также межгосударственные органы и международные организации [10, 34].
Объект контроля – это сама организация, внутри которой контролю подвергаются происходящие в ней процессы или отдельные элементы системы (подразделения организации, её филиалы, отдельные работники) [10, 34].
Предметом контроля могут стать технические характеристики, количество и качество продукции, служебные документы, настроение и поведение людей, степень удовлетворённости работой, информационные и финансовые потоки и т.д. [34].
В системе управления контроль выполняет функции, представленные в табл. 5.1.
Широкий спектр функций контроля в управлении организацией обуславливает разнообразие его видов, основная часть которых классифицирована в табл. 5.2.
Таблица 5.1
Основные функции контроля в системе управления организацией
Содержание функции контроля
установление целесообразности, обоснованности, законности решений; проверка их выполнения, соблюдения технических, экологических, правовых и иных норм и нормативов; выявление ошибок и нарушений
сбор, передача, обработка информации о состоянии объекта
изучение и оценка реального положения дел в организации и ее окружении, выявление основных тенденций его изменения, угроз и возможностей, скрытых резервов
создаёт основу для предположений о будущем состоянии объекта и возможных отклонениях от заданных параметров
обеспечивает установление и поддержание обратной связи
указывает, на что нужно обращать особое внимание
по итогам контроля происходит оценка персонала, поощрение или наказание
на основе полученных результатов, состояние и поведение объекта (его части) изменяются таким образом, чтобы обеспечивались необходимые значения его характеристик или устойчивость функционирования при отклонении от них
способствует сохранности ресурсов
Составлено по: [11].
Таблица 5.2
Основные виды контроля в системе управления организацией
Содержание видов контроля
В зависимости от соотнесения времени с исполняемым управленческим решением
осуществляется до фактического начала работ и используется применительно к трем видам ресурсов: человеческим, материальным и финансовым. В области человеческих ресурсов этот контроль проводится при приеме людей на работу и при перемещении работающих на новые должности.
Контроль осуществляется посредством анализа профессиональных знаний и практических навыков, а также деловых и личностных качеств работников на предмет их соответствия предъявляемым требованиям. Для того чтобы обеспечить производство качественными материальными ресурсами (материалами, полуфабрикатами, оборудованием и др.), на промышленных предприятиях проводится их обязательный предварительный контроль. Он состоит в выработке стандартов минимально допустимых уровней качества и проведении физических проверок соответствия поступающих ресурсов этим стандартам. Контролируется также уровень запасов материальных ресурсов, чтобы не допустить остановки производства из-за их отсутствия. Основным средством такого контроля финансовых ресурсов является составление и использование бюджета – документа, устанавливающего баланс и распределение доходов и расходов
осуществляется непосредственно в процессе проведения работ. Контролирующей инстанцией является руководитель, а объектами контроля – его подчиненные. Контроль заключается в регулярной проверке работы подчиненных с выявлением отклонений от намеченных планов и инструкций, обсуждении возникающих проблем и путей их преодоления. В системе текущего контроля активно функционируют как прямая информационная связь (данные, поступающие от объектов контроля к руководителю), так и обратная связь (данные, поступающие от руководителя к объектам контроля)
проводится после того, как работа выполнена; либо сразу по завершении контролируемой деятельности, либо по истечении заранее установленного периода времени фактические результаты сравниваются с требуемыми. Заключительный контроль выполняет две основные функции: дает руководителю информацию, необходимую для правильного планирования аналогичных работ в будущем (чтобы избежать ошибок, допускавшихся ранее); позволяет получить данные для обеспечения надлежащей мотивации к труду (фактические результаты труда в сравнении с требуемыми)
По объёму вопросов, охватываемых контролем,
и его масштабу в управлении организацией
охватывает все основные направления, линии, участки деятельности (объём контроля) одного (организации, подразделения работника) или одновременно нескольких (масштаб контроля) объектов
по субъекту контроля, он затрагивает лишь одно направление, какую-либо линию или сторону организации (подразделения, работника); специальный контроль также могут осуществлять соответствующие подразделения аппарата управления (кадровое, финансовое и т. д.)
нацелен на собственную деятельность субъекта управления; является непременным условием эффективной деятельности работника
В зависимости от того, входят ли субъекты контроля
в состав контролируемой системы или нет
осуществляют представители вышестоящей организации – материнской компании, управляющей структуры холдинга и т.д., а также государственных контролирующих органов, общественных организаций, международных структур
осуществляют должностные лица, которым контрольные полномочия определены по должности или делегированы соответствующими субъектами управления (руководители предприятий и филиалов, руководители и работники подразделений, для которых контроль – служебная обязанность)
По направленности контроля
направлен на решение соответствующих задач организации и непосредственно связан со стратегическим планированием и управлением, предполагает оценку и регулирование деятельности организации с позиции выполнения долгосрочных целей и взаимоотношений с внешней средой.
Тактический (или административный)
призван обеспечивать систематическое слежение за выполнением текущих задач, программ, планов.
осуществляется с периодичностью, характерной для оперативного планирования, в большинстве случаев ежедневно. Его задача – непрерывное обеспечение выполнения плановых заданий.
По виду деятельности
выступает в форме бюджетного контроля, анализа рентабельности, анализа относительных показателей деятельности, анализа использования инвестиций и т. д.
включает в себя контроль последовательности выполнения операций, контроль загрузки мощностей (распределения работ), контроль выполнения производственных графиков и т.д.
базируется на анализе возможностей сбыта, доли рынка, соотношения между затратами на маркетинг и сбытом и т. д.
По предмету: контроль технологии, организации процессов, условий труда, информации, документационных потоков и т.д.
По стадии жизненного цикла объекта: контроль при подготовке объекта к функционированию, вводе его в эксплуатацию, свёртывании деятельности объекта и т. д.
С учётом стадии производственного процесса: входной контроль, операционный, готовой продукции, транспортирования продукции или её хранения и т. д.
Источник
Контроль. Контроль – это процесс, обеспечивающий достижение целей организации
Контроль – это процесс, обеспечивающий достижение целей организации. Он необходим для обнаружения и разрешения возникающих проблем раньше, чем они станут слишком серьезными, и может также использоваться для стимулирования успешной деятельности.
Процесс контроля состоит из установки стандартов, изменения фактически достигнутых результатов и проведения корректировок в том случае, если достигнутые результаты существенно отличаются от установленных стандартов.
Контроль – это критически важная и сложная функция управления. Одна из важнейших особенностей контроля – он должен быть всеобъемлющим. Каждый руководитель, независимо от своего ранга, должен осуществлять контроль как неотъемлемую часть своих должностных обязанностей, даже если никто ему специально этого не поручал.
Контроль есть фундаментальнейший элемент процесса управления. Ни планирование, ни создание организационных структур, ни мотивацию нельзя рассматривать полностью в отрыве от контроля. Действительно, фактически все они являются неотъемлемыми частями общей системы контроля в данной организации. Это обстоятельство станет более понятным после того, как мы познакомимся с тремя основными видами контроля: предварительным, текущим и заключительным. Различаются они только временем осуществления.
Предварительный контроль обычно реализуется в форме определенной политики, процедур и правил. Прежде всего, он применяется по отношению к трудовым, материальным и финансовым ресурсам. Текущий контроль осуществляется, когда работа уже идет и обычно производится в виде контроля работы подчиненного его непосредственным начальником. Заключительный контроль осуществляется после того, как работа закончена или истекло отведенное для нее время.
Цикл процесса управления (вариант):
1. Разработка решений. Контроль (планирование, прогнозирование).
2. Реализация решений (мотивация, организация управления).
3. Объект управления.
51. Планирование как функция менеджмента: содержание, назначение, взаимосвязь с другими функциями
Процесс управления предприятием складывается из многих функций. В их число входят планирование и прогнозирование; организация; координация и регулирование; учет, контроль и анализ; активизация и стимулирование. Каждая функция характеризуется присущим ей технологическим способом воздействия на управляемый объект.
Функции управления всегда направлены на достижение целей управления. Поскольку цель управления формируется в рамках функции «планирование – прогнозирование», можно сказать, что данная функция в системе функций управления предприятием является центральной. Функции управления в своей основе объективны и являются формами реализации управленческих отношений, через которые, в свою очередь, реализуются требования экономических законов развития производства.
Поэтому процесс управления выступает как объективно преодоленная система функций, которая носит название управленческого цикла, а сами функции называются стадиями управленческого цикла.
Функция планирования служит основой для принятия управленческих решений и представляет собой управленческую деятельность, которая предусматривает выработку целей и задач управления производством, а также определение путей реализации планов для достижения поставленных целей.
Содержание планирования заключается в определении основных направлений и пропорций развития организации с учетом материальных и иных источников его обеспечения и влияния внешней среды.
Планирование включает в себя определение:
1) целей развития всей фирмы и конкретных подразделений на определенный период;
2) хозяйственных задач, сроков и последовательности их реализации;
3) средств и способов решения задач;
4) материальных, трудовых и финансовых ресурсов, необходимых для решения задач.
Назначение планирования:
– заблаговременный учет по возможности всех внутренних и внешних факторов, обеспечивающих благоприятные условия для нормального функционирования и развития фирмы;
– оптимальное использование всех видов ресурсов;
– предотвращение ошибочных действий и повышение эффективности системы контроля.
ВИДЫ (ФОРМЫ) ПЛАНИРОВАНИЯ
1. С точки зрения обязательности плановых заданий:
– директивное – процесс принятия решений, имеющих обязательный характер для объектов планирования;
– индикативное – является антиподом директивного, потому что индикативный план не носит обязательный для исполнения характер.
2. В зависимости от срока, на который составляется план:
– краткосрочное (текущее) – до года (полугодие, квартал, месяц, неделя, сутки);
– среднесрочное – от 1 года до 5 лет. На некоторых предприятиях среднесрочное планирование совмещается с текущим;
– долгосрочное (перспективное) – более 5 лет.
3. По содержанию плановых решений:
– стратегическое – процесс определения стратегических целей фирмы и их изменений, ресурсов, необходимых для их достижения, и политики, направленной на приобретение и использование этих ресурсов;
– оперативное – разработка детальных оперативных планов для компании в целом и отдельных подразделений, касающихся распределения ресурсов для достижения стратегических целей;
– тактическое – процесс создания предпосылок для реализации новых возможностей. Тактическое планирование охватывает краткосрочный и среднесрочный периоды;
– бизнес-планирование – предназначено для оценки целесообразности внедрения того или иного мероприятия. Особенно это касается инноваций, которые требуют для своей реализации крупных инвестиций.
4. По степени охвата:
– общее – охватывающее все аспекты проблемы;
– частичное – охватывающее только определенные области и параметры.
5. По объектам планирования:
– целевое – относящееся к определению стратегических и тактических целей;
– средств – относящееся к определению средств достижения поставленных целей (планирование таких потенциалов, как оборудование, персонал, финансы, информация);
– программное – относящееся к разработке и реализации конкретных программ, например программ производства и сбыта;
– действий – например, специальных продаж, наем кадров.
6. По сферам планирования:
– сбыта – цели сбыта, программы действий, расходов на сбыт, развитие сбыта;
– производства – производственной программы, подготовки производства, хода производства;
– персонала – потребности, найма, переподготовки, увольнения;
– приобретений – потребности, закупок, реализации излишних запасов;
– инвестиций, финансов и т.д.
7. По глубине планирования:
– агрегированное – ограниченно заданными контурами, например, планирование цеха как суммы производственных участков;
– детальное – например, с подробным расчетом и описанием планируемого процесса или объекта.
8. По координации частных планов во времени:
– последовательное – при котором процесс разработки различных планов представляет собой один долгий, согласованный, последовательно осуществляемый процесс, состоящий из нескольких этапов;
– одновременное – при котором параметры всех планов определяются одновременно в одном единственном акте планирования.
9. По учету изменения данных:
10. По очередности во времени:
– упорядоченное (текущее) – при котором по завершении одного плана разрабатывается другой план (планы чередуются последовательно один за другим);
– скользящее – при котором по истечении определенного запланированного срока план продлевается на следующий период;
– внеочередное (эвентуальное) – при котором планирование осуществляется по мере необходимости, например, при реконструкции или санации предприятия.
11. По степени неопределенности в планировании:
Источник