Прием сотрудников по текущим вопросам
Прием сотрудников
Организация приема руководителем собственных сотрудников — не менее ответственное дело, чем прием представителей сторонних организаций.
Это также вопрос корпоративных стандартов, общей политики компании, ее имиджа и репутации.
Прием сотрудников по текущим вопросам
Одной из обязанностей секретаря является регулирование потока посетителей — сотрудников своей организации.
Традиционно сотрудники идут сразу на прием к руководителю:
· по вопросам, которые могут быть решены другими сотрудниками организации;
· не поставив в известность непосредственных руководителей;
· не выяснив мнения лиц, которые могут быть задействованы в решении вопроса.
Организуя прием сотрудников своего предприятия по текущим вопросам, секретарю необходимо:
· знать структуру организации;
· ориентироваться в деятельности каждого структурного подразделения;
· знать распределение обязанностей и вопросов между руководящими работниками;
· знать тех сотрудников организации, которые имеют доступ к руководителю в любое время;
· в необходимых случаях направлять посетителя к сотруднику, наиболее компетентному в решении того вопроса, по которому посетитель собирается обратиться к руководителю.
20. Особенности приема командированных и делегаций, роль секретаря.
Функции секретаря по подготовке к поездке руководителя и специалистов:
1. Секретарь подбирает всю необходимую для командировки информацию, в том числе доклады или рефераты для конференции или совещания, справки, договоры и т. П.
2. Секретарь печатает программу командировки с указанием организаций и лиц, с которыми должен встретиться руководитель или специалист, а также времени, на которое назначены встречи или мероприятия. Копию такой программы секретарь обязательно должен оставить у себя, иначе он не сможет при необходимости оперативно связаться с руководителем. Предварительная программа готовится секретарем совместно с руководителем и может содержать следующую информацию:
а) дату отправления, прибытия, продолжительность поездки;
б) способ передвижения;
в) бронирование мест в гостиницах;
г) места посещения и проезд к ним;
д) отдельные лица или компании, с которыми нужно установить связь (наименования, адреса, телефон).
3. Секретарь продумывает подарки и сувениры для принимающей стороны.
4. Секретарь снабжает руководителя канцелярскими принадлежностями (блокноты, ручки, папки и т. П.).
Перечень документов необходимых руководителю в командировке:
1) паспорт (при необходимости загранпаспорт);
2) авиабилеты или железнодорожные билеты;
3) командировочное удостоверение;
4) служебное задание.
Для направления в командировку сначала необходимо заполнить служебное задание – форма № Т-10а (Приложение 1), которое в дальнейшем используется для составления отчета о выполнении цели служебной командировки. Утверждается задание руководителем организации или уполномоченным лицом и передается в кадровую службу для издания приказа о направлении в командировку.
Для того чтобы ваш руководитель отправился в командировку, недостаточно только устной договоренности или письма-приглашения принимающей стороны, необходимо подготовить приказ о направлении в командировку. В соответствии с новыми учетными формами бланк приказа о направлении сотрудника в командировку оформляется по форме № Т-9 (Приложение 2), для направления нескольких сотрудников в одну организацию – № Т-9а (Приложение 3).
21. Организация деловых поездок руководителя: виды поездок, особенности подготовки, роль секретаря, порядок подготовки и содержание программы поездки
Для секретаря руководителя подготовка руководителя к командировке является обязательной функцией. Секретарь должен поэтапно и детально продумать подготовку деловой поездки руководителя. При этом нужно помнить, что в этом деле нет мелочей. Успех командировки во многом зависит от того.насколько комфортно будет себя чувствовать руководитель во время переездов между пунктами назначения. во время деловых встреч и переговоров. А для этого у него должны быть в полном объеме безупречно подготовлены документы и необходимые материалы, уточнено и согласовано расписание встреч и переездов, учтена возможная разница во времени и климатических условиях, продуманы подарки и сувениры.
Помимо приказа о командировке и выписки командировочного удостоверения секретарь руководителя составляет вместе с ним и печатает программу командировки. В программе указываются организации, отделы, лица (с указанием должности, фамилии, имени и отчества) и время встречи с ними руководителя мероприятия, на которых он будет присутствовать. Название организации должно быть точно выверено, указываются ее адрес и телефоны.
Должны быть указаны телефоны должностных лиц, с которыми предстоит встреча. Копия программы остается у секретаря. Поэтому он всегда знает, где находится руководитель, и в случае необходимости может с ним связаться.
Кроме того, секретарь должен детально проработать маршрут руководителя, увязав его с расписанием самолетов, автобусов и т.д. Он заказывает билеты в гостиницу, выясняет как к ней проехать, в случае отсутствия в структуре организации службы протокола секретарь обеспечивает визовую поддержку.
Руководитель должен быть снабжен необходимыми канцелярскими принадлежности (блокнотами, ручками, папками и т.п.). При необходимости секретарь заботиться о сувенирах для поездки руководителя.
Источник
Прием сотрудников своей организации по текущим вопросам
Название: ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО (ДОКУМЕНТАЦИОННОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ УПРАВЛЕНИЯ)
Рейтинг: 
10.1 организация приёма
Организация приёма посетителей -одна из важнейших функций службы делопроизводства. Первое впечатление о фирме (учреждении) складывается именно от уровня организации приёма.
Организация приёма зависит от категории посетителей:
I сотрудников своей организации;
II сотрудников других организаций;
А) по предварительной договоренности
Б) прибывших внезапно
III посетителей по личным вопросам.
Секретарь фирмы (небольшого учреждения) отвечает за организацию приёма всех, обратившихся в фирму. Секретарь руководителя организует приём посетителей только руководством.
Так как секретарь помогает руководителю в реализации плана его рабочего дня, ему часто дано право определять, с кем руководитель должен встретиться сам, а кто может быть направлен к другим должностным лицам, какие вопросы нуждаются в срочном, первоочередном решении и внимании руководителя.
Для приёма сотрудников организации по текущим вопросам желательно иметь установленные часы и дни, что является основой рационального планирования рабочего дня руководителя. К пришедшим на приём сотрудникам надо обращаться по имени и отчеству, для чего у секретаря должен лежать пофамильный (с именем и отчеством) список (справочник) всех работников организации.
При приёме работниковдругих организаций после приветствия надо выяснить и записать:
— фамилию, имя, отчество;
— организацию, которую он представляет и его должность;
— по какому вопросу;
— было ли назначено время приёма;
Часто посетитель, представляясь секретарю, вручает ему свою визитную карточку, которая содержит необходимые данные о нём.
Выяснив цель посещения, секретарь может сразу направить посетителя к конкретному работнику, занимающемуся данной проблемой.
Если посетитель будет принят руководителем, о нём докладывают, передав визитную карточку или запись с данными о нём. Иногда секретарь подбирает и передаёт руководителю необходимые для разговора документы.
Если предварительно назначенный приём переносится по непредвиденным обстоятельствам (болезнь руководителя, командировка, срочный вызов и т.д.), необходимо связаться с посетителем, поставить его в известность и договориться о времени, на которое приём перенесён.
О каждом посетителе, независимо от его служебного положения, обязательно докладывают. О сотрудниках организации, пришедших на приём, можно доложить по телефону. Пришедших на приём из других организаций представляют руководителю, чётко называя фамилию, имя, отчество, должность, фирму (организацию) и передают визитную карточку или запись сведений о нём.
Некоторую особенность имеет приём командированных работников. В этом случае служба делопроизводства может оказать содействие в размещении в гостинице, отмечает командировочное удостоверение, подбирает необходимые документы.
В случае отсутствия руководителя, в зависимости от решаемого вопроса, можно направить посетителя к его заместителям.
Несколько иной порядок имеет приём граждан по личным вопросам. Это самостоятельный участок службы документационного обеспечения управления. В учреждениях и организациях, где обращений бывает много, для работы с ними создаются специальные подразделения — бюро (отделы, сектора) обращений граждан. В тех организациях, где обращений сравнительно мало, ими занимается специально выделенный работник и, наконец, в маленьком учреждении, фирме, организация личного приёма является частью обязанностей секретаря. Во всех случаях за эту работу должно отвечать специально выделенное лицо. Организация приёма и рассмотрение обращений граждан обычно выделяются в самостоятельный раздел инструкции по делопроизводству.
Личный прием в соответствии с законодательством осуществляют руководители организаций, их заместители или ответственные работники.
Прием граждан должен быть тщательно организован. Прежде всего устанавливается место и время приема. Должны быть выделены дни и часы, в которые граждане всегда будут приняты. Информация о порядке приёма вывешивается на видном месте. При этом предусматривается и вечернее, свободное от работы время. Удобнее всего проводить еженедельные приемы посетителей.
Прием ведется в помещении, имеющем свободный доступ. При необходимости организуются выезды руководителей на место приема населения.
Приемная должна быть хорошо оборудована, предусмотрены стулья, стол, за которыми обращение может быть оформлено в письменную форму. Должна быть бумага, ручки. Рекомендуется широко использовать «немую справку», с образцами заявлений, адресами и телефонами тех учреждений и организаций, куда наиболее часто направляют граждан.
При личном приеме руководителю помогает сотрудник, встречающий посетителей и ведущий их регистрацию.
Доброжелательность, внимание, любезность и предупредительность во многом определяют атмосферу приемной.
Во время личного приема граждан ведется журнал (книга) приема, где записываются: дата приема, фамилия, имя и отчество пришедшего на прием, его адрес, суть вопроса, фамилия ведущего прием и результаты рассмотрения обращения. При большом объеме работ такая регистрация ведется на компьютере или регистрационно-контрольных карточках. Если заявление или жалоба не могут быть разрешены руководителем во время приема, они излагаются в письменной форме и с ними ведется работа как с письменными обращениями.
Должностное лицо, ведущее прием, обязано быть предельно внимательным к посетителю, его нуждам и запросам, направлять беседу на выявление сути обращения и обстоятельств, способствующих принятию правильного решения.
В конце приема гражданину надо сообщить о принятом по обращению решении или, если решение вопроса относится к компетенции иного органа, оказать содействие в определении этого органа, его местонахождении, телефонах и т.д.
Содержание
Читать: Аннотация
Читать: Введение
Читать: Глава 1 делопроизводство, его законодательное и нормативно-методическое регулирование
Читать: Глава 2 организация делопроизводственного обслуживания
Читать: 2.1 положение о службе делопроизводстваЧитать: 2.2 должностные инструкцииЧитать: 2.3 инструкция по делопроизводствуЧитать: 2.4 организация рабочих мест
Читать: Глава 3 порядок составления документовЧитать: 3.1 требования к текстуЧитать: 3.2. элементы текста документа
Читать: Глава 4. требования к оформлению документовЧитать: 4.1 бланк документаЧитать: 4.2 порядок адресованияЧитать: 4.3 согласование, подписание и утверждение документаЧитать: 4.4 отметки на документе
Читать: Глава 5 организационно-распорядительные документы, их составление и оформлениеЧитать: 5.1 организационные документы –уставы, положения, инструкцииЧитать: 5.2 распорядительные документы — постановления, решения, приказы, распоряженияЧитать: 5.3 информационно-справочные документыЧитать: 5.3.1 справки Читать: 5.3.2 докладные и объяснительные записки Читать: 5.3.3 актЧитать: 5.3.4 служебные письма Читать: 5.3.5 телеграмма Читать: 5.3.6 телефонограмма
Читать: Глава 6 организация работы с документамиЧитать: 6.1 понятие документооборота и его основные этапыЧитать: 6.2 прием и первичная обработка документовЧитать: 6.3 распределение поступивших документовЧитать: 6.4 регистрация документовЧитать: 6.5 контроль за исполнением документовЧитать: 6.6 информационно-справочная работаЧитать: 6.7 отправка документов
Читать: Глава 7 текущее хранение документовЧитать: 7.1 номенклатуры делЧитать: 7.2 формирование делЧитать: 7.3 хранение дел
Читать: Глава 8 обработка дел для последующего храненияЧитать: 8.1 экспертиза ценности документовЧитать: 8.2 оформление делЧитать: 8.3 оформление обложки делЧитать: 8.4 составление описейЧитать: 8.5 сдача дел в ведомственный архив
Читать: Глава 9 особенности работы с кадровыми документами
Читать: Глава 10 организация приёма посетителей и работа с письменными обращениями гражданЧитать: 10.1 организация приёмаЧитать: 10.2 работа с письменными обращениями граждан
Читать: Глава 11 подготовка и обслуживание совещанийЧитать: 11.1 подготовка совещанийЧитать: 11.2 обслуживание совещанийЧитать: 11.3 протокол
Читать: Список рекомендуемых источников и литературы
Читать: Приложения
Источник