При определении своего контекста организация может учитывать

Системы менеджмента — консультации и обучение онлайн

ISO 9001, СТ РК ИСО 9001, API Q1, ISO TC 29001, API Q2, ISO/IEC 17025, СТ РК ИСО 17025, ISO 14001, СТ РК ИСО 14001, OHSAS 18001, СТ РК ОХСАС 18001, ISO 50001, ISO 31000

Страницы

Translate

суббота, 5 марта 2016 г.

Определение контекста организации в ISO 14001:2015

«2.2 Определение контекста организации

Первым шагом на пути перехода к новой версии стандарта ISO 14001:2015 является определение контекста организации. Это означает, что организации должны взглянуть на свою уникальную ситуацию и определить, какое влияние окружающая среда оказывает на их бизнес.

Для этого необходимо рассмотреть внутренние и внешние факторы, которые могут оказать влияние на подход организации к разработке и достижению своих целей, в том числе на систему экологического менеджмента. Это предполагает, в том числе, принятие во внимание таких факторов как изменчивость климата, адаптация к изменениям в окружающей среде и наличие ресурсов.

Понятие «контекст» также означает, что организации должны рассмотреть и другие вопросы, не обязательно связанные с узконаправленной озабоченностью состоянием окружающей среды, но которые могут иметь пагубные последствия для бизнеса, такие как конкурентная среда, в которой они работают, технологии и даже культурные факторы. Сосредоточение внимания на внутренней и внешней ситуации может помочь организациям использовать возможности, которые могли бы принести выгоду, как организации, так и окружающей среде.

Целесообразно до начала определения контекста установить границы области применения СЭМ. Хотя стандарт говорит, что область применения системы следует устанавливать после установления контекста. Дело в том, что при определении контекста организации предстоит рассмотреть очень широкий спектр вопросов. Чтобы не «уйти» слишком далеко, вначале лучше ограничиться факторами, связанными с предполагаемой областью применения СЭМ. После определения контекста организация сможет изменить границы области применения системы по своему усмотрению с пересмотром контекста организации соответственно.

Если в организации уже внедрена система экологического менеджмента в соответствии с ISO 14001:2004, то организация, вероятно, ранее уже определила область применения СЭМ в руководстве или другом документе. Если установленная область применения системы подходит для организации, можно взять ее за основу или подкорректировать.

После того, как область применения СЭМ определена, можно приступать к определению контекста. Требование пункта 4.1 «Определение контекста организации» ISO 14001:2015 может показаться слишком обобщенным, и есть риск уйти слишком далеко. Выполняя это требование, организации должны сосредоточиться только на факторах, которые могут повлиять на СЭМ и ее результаты.

В принципе, руководители всегда держат в голове информацию о контексте, поскольку постоянно думают об этом. Но не в каждой организации это документируется.

Эффективные руководители держат руку на пульсе контекста организации ежедневно. Организовано это может быть через череду специализированных совещаний по направлениям деятельности. Структура контекста и источники информации отражаются в повестке совещания. Во многих организациях повестка и решения совещания протоколируются. Однако, не в каждой организации кто-то делает общий контекст организации.

Систематизация всей этой информации может быть очень ценной и продемонстрировать, где сейчас находится организация. Лучший способ собрать эту информацию – провести «мозговой штурм».

Стандарт ISO 14001:2015 не говорит о том, как организации должны собирать и анализировать данные о своем контексте. Существует много способов, как это сделать, включая найм внешних экспертов (консультантов, специалистов, маркетинговые компании). Одним из самых распространенных методов, оценивающих в комплексе внутренние и внешние факторы, влияющие на развитие организации, можно назвать SWOT-анализ (СВОТ-анализ).

При проведении SWOT анализа не следует забывать и о других эффективных инструментах для определения контекста организации, таких как SNW – анализ, Анализ пяти сил Портера, PEST-анализ (или STEP) и его разновидности (SLEPT-анализ, PESTLE-анализ, STEEPLE- анализ) и т.д. Организации могут воспользоваться одним или несколькими из перечисленных инструментов или выбрать другие методы.

Собранные в ходе анализа данные необходимо задокументировать, хотя в стандарте прямо не говорится об этом. Для этого можно создать новый документ или, например, включить в существующее руководство СЭМ. Поскольку нет универсального руководства, как представить результаты анализа, организации могут описывать контекст в любой приемлемой форме – текстовой, табличной, графической и т.д. Как правило, контекст не бывает в малых объемах. Необходимо помнить, что нельзя объять необъятное. Критерием «пора остановиться» в декомпозиции, в глубине и объеме описания должны служить логика, здравый смысл и практическая полезность.

Информация, собранная в ходе определения контекста, очень полезна для выявления рисков и возможностей. Знание контекста организации может помочь улучшить организацию, поэтому организации необходимо поддерживать ее в актуальном состоянии посредством регулярного мониторинга и анализа. Будет полезным, если контекст организации найдет свое отражение в экологической политике.»

Источник

Онлайн консультации и обучение по СМК

ISO 9001, СТ РК ИСО 9001, API Q1, API Q2, ISO TS 29001, ISO/IEC 17025, СТ РК ИСО/МЭК 17025

Пункт 4.1 ISO 9001:2015

Наиболее существенное изменение в ISO 9001:2015 это новое требование «Понимание организации и ее контекста» (п. 4.1). Основная идея введения этого требования – обеспечить большую интеграцию системы менеджмента качества в повседневную оперативную деятельность организации.

Что означает «контекст организации»?

Согласно п.3.2.2 ISO 9000:2015,

Контекст организации – это комбинация внутренних и внешних факторов, которые могут оказать влияние на подход организации к разработке и достижению своих целей.

• Примечание 1: Цели организации могут быть связаны с продукцией и услугами, инвестициями и поведением по отношению к своим заинтересованным сторонам.
• Примечание 2: Понятие о контексте организации в равной степени применимо как к некоммерческим организациям или государственным службам, так и к коммерческим организациям.
• Примечание 3: В английском языке это понятие часто упоминается с использованием других терминов, таких как «бизнес-среда», «организационная среда» или «экосистема организации».
• Примечание 4: Понимание инфраструктуры может помочь определить контекст организации.

Внешние факторы могут включать культурную, социальную, правовую, нормативную, финансовую, технологическую, экономическую и конкурентную среды на международном, национальном, региональном или местном уровне (см. Примечание 2 п.4.1 ISO 9001:2015).

• постановления правительства, изменения в законодательстве;
• перспективы экономического роста, уровень инфляции;
• конкуренты, поставщики, потребители;
• уровень образования, изменение вкусов и предпочтений потребителей;
• новые производственные технологии, новые открытия;
• др.

Внутренние факторы включают в себя, как правило, корпоративную культуру организации, технологии, организационную структуру, и процессы принятия решений (формальные и неформальные) (см. Примечание 3 п.4.1 ISO 9001:2015).

• политика, цели и стратегии организации;
• подход к управлению, организационная структура, обязанности и полномочия;
• корпоративная культура, ценности, принципы организации;
• ресурсы и знания (капитал, время, человеские ресурсы, процессы, системы и технологии);
• информационные системы, каналы, процессы принятия решений в организациивнутренние регламенты организации;
• взаимоотношения с внутренними заинтересованными сторонами;
• др.

Внутренние и внешние факторы могут оказывать как положительное, так и отрицательное влияние на достижение организацией ее целей (см. Примечание 1 п.4.1 ISO 9001:2015).

Требования п. 4.1 ISO 9000:2015

Пукт 4.1. стандарта говорит, что

«Организация должна выявить внешние и внутренние факторы (обстоятельства), которые имеют отношение к ее намерениям и стратегии развития и которые влияют на ее способность достигать желаемых результатов ее системы менеджмента качества».

Таким образом, стандарт ISO 9001:2015 ожидает, что организации поймут свой контекст (внешнее и внутреннее окружение, в котором функционирует и стремится достичь своих целей организация), прежде чем приступят к разработке или совершенствованию своей СМК. В принципе, руководители организаций и так всегда держат в своей голове информацию о внутренних и внешних факторах, влияющих на их бизнес. Но не в каждой организации эта информация систематизируется, документируется и учитывается в полной мере при разработке СМК.

Систематизация этой информации позволяет определить и показать реальную картину, где сейчас находится организация, каковы ее сильные и слабые стороны, какие возможности и риски существуют для ее бизнеса. Это поможет организациям правильно определить область применения СМК и те задачи, которые она должна решать, и разработать уникальные, «рабочие» системы менеджмента качества, которые будут отвечать их реальным потребностям и возможностям.

Также в пункте 4.1 сказано, что

«Организация должна осуществлять мониторинг и анализ информации, относящейся к этим внешним и внутренним факторам (обстоятельствам)».

Бизнес среда организации подвержена постоянным изменениям. Поэтому организации необходимо поддерживать информацию о своем контексте в актуальном состоянии посредством регулярного мониторинга и анализа.

Определение и анализ контекста организации — практическое применение

Итак, стандарт ISO 9001:2015 требует от организаций собирать и анализировать информацию о своем контексте, но не говорит о том, как это нужно сделать. Следовательно, организации должны поступать на свое усмотрение, исходя из собственных возможностей и предпочтений. Для выполнения этой работы организации могут нанять внешних экспертов или сделать это самостоятельно.

Лучший способ собрать всю информацию о внутренних и внешних факторах, влияющих на организацию, — мозговой штурм. Анализ выявленных факторов и их влияния организации могут проводить с помощью известных аналитических методов (SWOT анализ, SNW анализ, Анализ пяти сил Портера, PESTи др.) или разработать собственную методику.

Для определения своего контекста организациям предстоит рассмотреть и изучить очень много вопросов, проблем, обстоятельств, и есть риск «уйти» слишком далеко. Поэтому, выполняя это требование, организации должны ограничиться факторами, связанными с областью применения СМК и которые могут повлиять на удовлетворенность клиентов и предоставление организацией соответствующей продукции и / или услуги.

При внедрении стандарта «с нуля», организациям сначала нужно определить предполагаемую область применения своих СМК, а также процессы и их взаимодействие. После определения контекста организации могут подкорректировать процессы и границы области применения системы по своему усмотрению.

Данные анализа контекста необходимо задокументировать в любой приемлемой форме, хотя стандарт прямо этого не требует. Глубину и объем описания контекста организации должны определить сами с учетом своих потребностей и логики. Организации должны регулярно отслеживать изменения своего контекста и рассматривать эту информацию во время анализа СМК со стороны высшего руководства.

Источник

ИСО 9001:2015 Раздел 4

На данной странице представлены пояснения к п.п. 4.1 и 4.2 стандарта ИСО 9001:2015.

п.п. 4.1 «Понимание организации и её среды»

Организация должна определить внешние и внутренние факторы, относящиеся к её намерениям и стратегическому направлению и влияющие на её способность достигать намеченного(ых) результата(ов) её системы менеджмента качества.

Организация должна осуществлять мониторинг и анализ информации об этих внешних и внутренних факторах.

1. Рассматриваемые факторы или условия могут быть положительными или отрицательными.

2. Пониманию внешней среды может способствовать рассмотрение факторов, связанных с законодательной, технологической, конкурентной, рыночной, культурной, социальной и экономической средой на международном, национальном, региональном или местном уровне.

3. Пониманию внутренней среды может способствовать рассмотрение факторов, связанных с ценностями, культурой, знаниями и результатами работы организации.

Похожий раздел ИСО 9001:2008 — нет

Стандарт вводит новое понятие — «среда организации». К этому понятию относится набор внешних и внутренних факторов, которые оказывают влияние на работу и условия существования организации. За счёт введения требований по «пониманию среды организации» предполагается, что система качества будет более гибко реагировать на внешние и внутренние условия как в текущий момент, так и в перспективе.

Внешняя среда может оказывать косвенное (опосредованное) и прямое (непосредственное) влияние на организацию.

Косвенное влияние происходит за счёт таких факторов как:

• состояние экономики (страны, региона);
• демография;
• законодательство;
• технологический уровень;
• политическая обстановка;
• обычаи делового оборота и т.п.

Эти факторы оказывают более или менее одинаковое влияние на все организации, находящиеся в одном регионе, работающие в одной отрасли или занимающиеся одним и тем же видом деятельности.

Прямое влияние происходит за счёт:

• конкурентной среды;
• рынков сбыта и потребления;
• поставщиков;
• рынка труда.

С этими факторами организация сталкивается в ходе выполнения повседневных операций. На каждую организацию они будут влиять по-своему.

Внутренняя среда всегда оказывает прямое воздействие на работу организации и включает в себя элементы, которые находятся в пределах её границ.

К внутренним факторам относятся:

• персонал;
• система управления;
• корпоративная культура;
• технологии;
• материальные и финансовые ресурсы;
• ценностные ориентации руководства.

Внедрение системы менеджмента качества (СМК) относится к стратегическим вопросам управления. Работа системы качества напрямую зависит от изменений среды, в которой она существует. Новые требования обязывают организацию постоянно следить, какие изменения происходят во внешней и внутренней среде, чтобы гарантировать, что эти изменения учитываются в работе системы качества и процессах организации. Таким образом, стандарт закрепляет связь между стратегией развития организацией и системой качества. СМК становится инструментом стратегического развития.

Что делать для выполнения требований:

Руководство организации обязано регулярно контролировать такие вопросы как:

• потребности, существующие на рынке;
• способность организации удовлетворять потребности рынка;
• положение организации в сравнении с конкурентами;
• появление новых технологий;
• изменения в законодательной, экономической и социальной сферах;
• ресурсные возможности организации;
• эффективность и производительность организации и пр.

Для выполнения требований необходимо выработать системный подход к анализу и мониторингу внешних и внутренних факторов (контекста организации).

Существует множество методов, позволяющих определить внутренние и внешние факторы. Их выбор зависит от типа и размера организации. Крупные компании могут применять методы стратегического анализа и ситуационного моделирования. Для небольших организаций достаточно простых методов, например, SWOT анализ для определения внутренних факторов, PEST метод или модель «Пять сил» Портера для определения факторов внешней среды.

Какая информация необходима:

Прямого требования документировать результаты анализа и мониторинга информации о внешней и внутренней среде организации стандарт не устанавливает. Но провести анализ без документирования результатов невозможно, особенно, когда это касается крупных и средних компаний.

В документах необходимо представить:

• факторы, которые оказывают влияние на организацию и систему качества;
• результаты анализа воздействия факторов на организацию.

Такие сведения могут отражаться в следующих документах:

• план стратегического развития;
• концепция развития;
• бизнес-план компании;
• миссия и стратегические цели компании.

п.п. 4.2 «Понимание потребностей и ожиданий заинтересованных сторон»

С учётом влияния, которое заинтересованные стороны оказывают или могут оказать на способность организации постоянно поставлять продукцию и услуги, отвечающие требованиям потребителей и применимым к ним законодательным и нормативным правовым требованиям, организация должна определить:

a) заинтересованные стороны, имеющие отношение к системе менеджмента качества;

b) требования этих заинтересованных сторон, относящиеся к системе менеджмента качества.

Организация должна осуществлять мониторинг и анализ информации об этих заинтересованных сторонах и их соответствующих требованиях.

Похожий раздел ИСО 9001:2008 — нет

Помимо внешних и внутренних факторов, которые рассматривались в разделе 4.1, на работу организации могут оказывать влияние субъекты экономических и социальных отношений (отдельные люди, группы людей, сообщества, объединения физических и юридических лиц и пр.). Кроме того, работа самой организации может влиять на деятельность субъектов экономических и социальных отношений. Стандарт называет таких субъектов «заинтересованными сторонами». Заинтересованные стороны могут быть как внешними, так и внутренними по отношению к организации.

Как правило, к заинтересованным сторонам относятся:

• акционеры;
• владельцы;
• руководство компании;
• персонал;
• объединения работников (профсоюзы);
• поставщики;
• партнёры;
• потребители;
• государственные организации (надзорные и контролирующие органы);
• средства массовой информации;
• общество;
• отдельные люди или компании, заинтересованные в работе организации.

У каждого из этих субъектов существуют свои интересы по отношению к деятельности организации. Эти интересы могут быть разнонаправленными и противоречащими друг другу.

Задача организации заключается в том, чтобы выявить все заинтересованные стороны и оценить их влияние на свою деятельность. Влияние заинтересованных сторон проявляется в виде требований. Они могут быть выражены в явном или неявном виде.

В явном виде требования представляются в юридических, нормативных (технических, организационных, финансовых и т.п.) или договорных документах. Они регулируют работу организации напрямую. Без учета этих требований невозможно выпускать продукцию или предоставлять услуги.

Требования, которые существуют в неявном виде, оказывают косвенное влияние на деятельность организации, её продукцию или услуги.

Неявные требования могут выражаться предпочтениями потребителей (например, предпочтения экологически чистым товарам), приоритетами заказчиков (например, когда заказы отдаются компаниям с сертифицированной системой качества), повышенной ставкой налога (например, для компаний, работающих по старым технологиям) и пр.

Выявление заинтересованных сторон и их требований необходимо для построения и работы системы качества, её процессов и управления рисками и возможностями.

Стандарт требует выявить заинтересованные стороны, которые могут повлиять на систему качества. Если, по мнению организации, заинтересованная сторона и её требования не влияют на систему качества, то эту сторону можно исключить из дальнейшей работы. Если требования, с точки зрения организации, являются неактуальными или неважными, то такие требования можно не учитывать в дальнейшей работе.

Здесь есть несколько важных моментов.

Во-первых, заинтересованные стороны должны быть определены, и среди всех выявленных заинтересованных сторон необходимо точно указать, какие из них имеют отношение к системе качества, а какие нет. С точки зрения стандарта «иметь отношение» означает:

• участвовать в работе системы качества;
• влиять на работоспособность системы качества;
• влиять на способность организации выпускать продукцию (предоставлять услуги) по заданным требованиям.

Такое деление позволяет сузить количество заинтересованных сторон. Важно выделить те стороны, которые не «вообще имеют возможность» повлиять на систему качества, а обладают способностью оказать на неё влияние.

Цель этого требования – избежать растраты ресурсов путем ранней идентификации ключевых заинтересованных сторон.

Во-вторых, требования заинтересованных сторон должны быть определены. Среди всех требований необходимо указать, какие из них относятся к системе качества, а какие нет. Требования относятся к системе качества в том случае, если они:

• задают правила работы организации;
• задают правила работы системы качества;
• задают правила выпуска продукции или предоставления услуг.

Требования и состав заинтересованных сторон со временем меняются. Поэтому их выявление не может являться одноразовым действием. Такую работу необходимо выполнять регулярно.

Что делать для выполнения требований:

Для выполнения требований данного раздела необходимо:

• определить состав заинтересованных сторон, которые могут повлиять на работу организации. Для этого применяются простые методы, например, метод экспертного анализа, метод «Дельфи» или метод «мозгового штурма». Отвечает за выявление заинтересованных сторон высшее руководство организации;
• выделить из состава сторон тех, кто способен повлиять на систему качества. Они могут быть разделены по виду влияния на три группы: активное влияние, пассивное влияние, потенциальное влияние. В группу активного влияния входят субъекты, которые работают в системе качества или взаимодействуют с ней (руководство, сотрудники, заказчики, поставщики, владельцы и пр.). В группу пассивного влияния входят субъекты, от действий которых зависит работа системы качества (контролирующие и надзорные организации, профессиональные сообщества, банки и пр.). В группу потенциального влияния входят субъекты, которые могут косвенно регламентировать работу системы качества (субъекты законодательной и исполнительной власти, общество).
• выявить требования заинтересованных сторон. Требования могут быть выражены в обобщённом виде. На данном этапе нет необходимости детально определять все требования. Важно понять, как они повлияют на систему качества (например, может потребоваться создавать дополнительные процессы, изменять организационную структуру, применять новые методы и пр.). Выявление требований можно проводить с использованием метода анализа заинтересованных сторон.

Какая информация необходима:

Документировать информацию о составе заинтересованных сторон и их требованиях стандарт не обязывает. Тем не менее в документах организации они должны быть определены, т.к. оказывают влияние на стратегию работы и систему качества. Кроме того, без документирования проблематично отслеживать изменение требований.

Информацию о составе заинтересованных сторон можно представить в бизнес-плане, концепции развития или других документах стратегического характера.

Если в организации формализованы и систематически выполняются процессы стратегического управления, то сведения о заинтересованных сторонах, их требованиях и влияние на систему качества можно представить в отчётах по стратегическому анализу.

Для малых и средних организаций наиболее оптимальным вариантом документирования сведений о заинтересованных сторонах и их влиянии на систему качества будет включение такой информации в отчёт по анализу СМК со стороны руководства (см. пояснения п.п. 9.3.2).

Источник