Электронный архив документов
 | Заказать |
В настоящее время электронный архив внедряется в большинстве крупных организаций. Электронный архив представляет собой базу данных, которая создаётся из виртуальных копий бумажного архива. Данный способ хранения документации является дополнением к традиционному, когда все документы хранятся только на бумажных носителях. В оцифрованном виде их гораздо легче находить при помощи внутренней системы поиска, к тому же, при таких условиях хранения, они не занимают места в офисе. Такая система документооборота не может полностью заменить обычную, но её можно использовать в качестве эффективного дополнения.
Зачем нужен электронный архив
Оцифрованная документация организации позволяет оптимизировать многие бизнес-процессы и увеличить сохранность данных. Ведь каждый сотрудник может использовать удобные электронные копии любого файла, не тратя время на поиски оригиналов. В результате создания электронного архива организация получает следующие преимущества:
- Возможность организовать управление системой документооборота с присвоением сотрудникам уровней права допуска к данным.
- Удобная классификация.
- Быстрый поиск и печать и выгрузка документов.
- Автоматизированная система расширенного поиска материалов по реквизитам.
- Возможность работать с документами не выходя из дома.
Результатом всех указанных преимуществ является ощутимая экономия рабочего времени. Это напрямую влияет на эффективность деятельности различных отделов компании.
Подробнее об услуге вы можете уточнить
у наших менеджеров по телефону:
или отправить запрос из формы обратной связи.
Этапы создания электронного архива
Сканирование и индексирование документации – сложный процесс, особенно если заказчиком является крупная организация. Работа с документами ведется в несколько этапов:
- Подготовка первичных материалов. Оригиналы бумаг требуется предварительно расшивать, освободить от скрепок и других посторонних предметов и систематизировать.
- Сканирование. Процесс имеет множество нюансов, зависящих от качества бумаги, состояния материалов, их специфики. Оцифровку лучше доверить специалистам.
- Классификация – анализ материалов и формирование каталога по определенному набору собственных параметров, облегчающих поиск.
- Создание центра управления архивом и поиска документации. Сложность каталога зависит от пожеланий заказчика и объема оцифрованных документов. При формировании электронного реестра нужно учитывать также формат материалов. Некоторые клиенты предпочитают иметь отсканированную документацию в PDF и TIFF одновременно.
Обзор электронного архива
Электронный архив — информационная система, обеспечивающая выполнение следующих базовых функций:
1. Структурированное хранение скан-образов документов и иных файлов. Интерфейс главного окна электронного архива. Любой помещенный в каталог документ всегда можно открыть и посмотреть.
Каждый скан-образ имеет карточку атрибутов. Для каждого типа документа может быть определен индивидуальный список атрибутов.
Карточка атрибутов электронного документа
Каждый скан-образ имеет карточку атрибутов. Для каждого типа документа может быть определен свой набор атрибутов.
2. Атрибутивный поиск на основе значений и совокупности атрибутов в карточках документов.
Возможность поиска документа по атрибутам
Кроме того, поиск помогут осуществить специальные инструменты «Полнотекстовый поиск» и «Быстрые фильтры».
Результаты полнотекстового поиска
3. Многовариантное представление информации. Для конкретных подразделений можно настроить индивидуальные фильтры и необходимые правила группировки документов (включая классификацию по периодам, видам, исполнителям и т. д.). Это обеспечивает разграничение сферы деятельности специалистов разных подразделений. Пример представления документов с группировкой по видам:
4. Формирование выборки и выгрузка документов на локальный диск. Предусмотрена и возможность отправки документа или целого массива по электронной почте.
Также электронный архив поддерживает такие базовые функции:
- доступ к документам в соответствии с полномочиями пользователей (например, определенные разделы будут доступны только ограниченному кругу лиц). Функция позволяет создать защищённую общую базу данных, управление которой становится доступно только уполномоченным лицам;
- автоматическое резервное копирование документов. Функция поможет предотвратить случайную утерю информации после краха оборудования или программного обеспечения;
- доступ к содержимому для удаленных пользователей через Интернет с использованием технологий, гарантирующих комплексную защиту передаваемой информации. Функция упростит построение системы удалённой работы сотрудников и обеспечит возможность получения информации с внешних ПК при наличии доступа;
- автоматизация рабочих процессов, подобных согласованию договоров, встроенными средствами workflow.
Электронный архив должен быть разработан на серьезной программной платформе. Только в этом случае решение будет функциональным, надежным и удобным.
Специалисты компании АРХИВАРИУСЪ работают с разными видами документов, в том числе юридическими, финансовыми, техническими и кадровыми. Стоимость услуг по созданию и поддержке корпоративной ит-инфраструктуры в каждом отдельном случае определяется индивидуально. Она зависит от требований заказчика и объема материалов, а также учитывает особенности сферы деятельности предприятия.
Электронный архив – относительно новая и актуальная форма ведения и обработки документации на предприятиях. Бумажный архив имеет комплекс недостатков, хоть сейчас его и нельзя полностью исключить в организациях. Основные преимущества внедрения электронной базы данных в дополнение к имеющемуся:
- плавный переход, не требующий дополнительных затрат времени на обучение.
- потеря части информации при переводе с физических носителей на электронные практически исключается.
Для большинства компаний, перевод бумажного архива в электронный вид может представлять серьезную проблему, ведь этот процесс трудоемкий и затратный по времени. Необходимо в относительно короткий срок подготовить, оцифровать и систематизировать все данные за несколько лет. Именно поэтому для настройки и организации электронного архива обращаются за помощью к сторонним специалистам.
Использование электронных систем может существенно упростить работу, а также организацию отчетности. Электронные архивы в отличие от бумажных можно максимально быстро классифицировать, упорядочить, по необходимости может быть настроена автоматизация некоторых процессов. Внедрение цифрового архива в соответствии с нормами законодательства РФ облегчает хранение, управление, учет на предприятии.
Внедрение, постоянное сопровождение и четкое поэтапное планирование по организации архива не в бумажном, а в электронном формате в процессе работы помогает формировать описание потребностей, которые могут выявиться не только к самому архиву, но и к электронным системам в целом. За счёт внедрения цифрового архива решается сразу несколько задач: упрощение работы вашего бизнеса с помощью электронных файлов; учет и ведение дел без необходимости отрываться от рабочего места и посещать архивное отделение; оперативно обрабатывать поступающие документы и передавать готовые решения из одного подразделения в другое, возможность оперативно получить доступ к нужной документации по уровням доступа, возможность организации быстрого ответа на встречные требования из ИФНС.
Подробнее об услуге вы можете уточнить
у наших менеджеров по телефону:
или отправить запрос из формы обратной связи.
Источник
Организация архива на предприятии с нуля
Любой компании, пусть даже с самым небольшим делопроизводством, важно иметь архив. Некоторые организации следят за своими документами, бережно относятся к ним, структурированно располагают их на полках и стеллажах, нанимают специалиста, который занимается ведением архива. Но некоторые руководители считают неразумным тратить дополнительные финансы на создание надежного и структурированного места хранения документов, поэтому все бумаги хаотично располагаются на рабочих столах, а не в шкафах и папках, как это положено. И именно в таких случаях, когда на предприятии появляется проверяющая инстанция, отыскать нужный документ очень сложно или вовсе невозможно.
Если по каким-либо причина ваша организация еще не обзавелась архивом, то самое время заняться данным вопросом и изучить несколько аспектов по организации архива на предприятии с нуля. Порядок в документации положительным образом влияет на эффективность всей компании.
С чего начать организацию архива
В первую очередь создание архива подразумевает необходимость нанять специалиста, который будет знать весь состав документации, подлежащей хранению.
Прежде чем начать размещать документы на стеллажах, необходимо структурировать их и разделить на четыре группы:
Если на всю документацию, которая была передана в архив, составлены специальные описи, то распределить бумаги по группам будет не сложно. Если этот процесс был упущен, то специалист обязан составить описи на все принятые им для хранения файлы.
Самое важное – на каждой папке с документами должна быть обложка, на которой указана вся важная информация: отдел, которому принадлежит бумага; индексация; название документа; срок хранения и т. д.
Только после того как были составлены и утверждены описи, можно приступать к раскладыванию документации по полкам. Немаловажно пронумеровать стеллажи. Те бумаги, которыми предприятие будет пользоваться в редких случаях, стоит разместить в менее удобных местах, например наверху стеллажа. А те файлы, которые требуются регулярно для рабочего процесса организации, необходимо расположить в доступном месте для удобства.
Не стоит забывать, что любая бумага в компании обладает собственным сроком хранения. Поэтому нецелесообразно хранить на одной полке документацию с временным сроком хранения и документы с постоянным хранением. В первую очередь, законодательство РФ напрямую запрещает осуществлять такой способ архивизации. А кроме того, при уничтожении неактуальных документов бумаги с постоянным сроком хранения могут случайно попасть в этот процесс и исчезнуть навсегда.
Специалисту по архивам необходимо для правильной работы архива завести специальный учетный журнал. В нем важно указывать сотрудников и дату, когда документ был выдан во временное пользование, а также дату, когда документ вернули на место. Выдача бумаг должна производиться только под роспись.
Процесс организации архива на предприятии
Организация архива в организации начинается с определения срока хранения тех или иных документов. Этим могут заниматься не только руководители предприятий, но и специалисты, которые ведут делопроизводством компании. В сам процесс организации архива входят несколько этапов. Подробнее о них будет рассказано ниже.
Этапы создания архива
1. Издание приказа, в котором назначаются специалисты по управлению и содержанию архива. На небольших предприятиях таким человеком может являться и делопроизводитель. Но такая большая нагрузка может сказаться на качестве и эффективности рабочего процесса сотрудника, особенно если компания обладает слишком большим оборотом документов.
2. Разработка номенклатуры документации, которая подлежит архивации. Данный этап формирования архива должен производиться полностью по федеральному закону, последняя редакция которого выпущена в 2016 году. В России ФЗ «О перечне типовых управленческих архивных документов» обязателен к исполнению для любой компании.
3. Определение для каждого файла и папки срока хранения документов. Все дела, которые являются особо важными для предприятия, должны подлежать хранению на постоянной основе. Та документация, которая должна храниться более 10 лет, называется документами с временным хранением. В некоторых организациях в архивах отводят специальное место, где располагаются бумаги со сроком хранения менее 10 лет.
4. Распространение всем сотрудникам фирмы и отделам специальных выписок, в которых должны быть прописаны все заголовки дел, сдающихся в архив. Это структурирует работу архива и позволит держать всю документацию в полном порядке. Составлять подобные выписки необходимо строго с соблюдением имеющегося каталога по архивным делам. Если такого каталога организация не имеет, то стоит взять пример с предприятия, которое занимается схожей деятельностью.
5. Оценка архива и имеющихся документов. Специалист по архивным делам, прежде чем приступить к работе, обязан произвести опись уже имеющихся документов, а также составить список недостающих файлов и определить сроки, в которые их необходимо вернуть в архив.
6. Руководители делопроизводства или руководители предприятия обязаны провести инструктаж с новыми архивными работниками. Разговор должен затрагивать не только стандарты по архивизации, но и некоторые юридические тонкости ведения дел.
7. Важно произвести инвентаризацию архива. В нее входят:
- создание картотеки, где должны быть в обязательном порядке прописаны атрибуты всех имеющихся в архиве дел;
- сверка всех отчетов, которые были произведены за прошлые годы по документообороту;
- устранение все имеющихся недочетов в описаниях документации;
- удаление с описаний и с документов недостоверной или неактуальной информации.
8. Руководители фирмы обязаны составить приказ, в котором прописать, какие лица имеют право получать документацию из архива, а какие – нет. Если предприятие небольшое, то практически все сотрудники могут воспользоваться архивом и взять необходимые документы. Если же в организации существует много отделов, то сотрудники каждого из них могут получать бумаги определенной категории архивных дел.
9. Все дела и папки должны быть в определенном переплете. Если этого не было сделано ранее, то необходимо заняться этим вопросом до расположения документов на полках.
10. Специалист должен вести учет не только тех документов, которые были выданы сотрудникам, но и всей остальной актуальной документации. Он обязан создать картотеку на новые документы, а также следить за сроками хранения уже имеющихся файлов.
11. Необходимо уничтожить всю документацию, которая является неактуальной.
Источник