План проекта по описанию бизнес процессов как есть

Описание бизнес-процессов: методы и инструменты

Описание бизнес-процессов: методы и инструменты

Финансовый директор группы компаний «Радиус». Имеет большой опыт работы в финансовом консалтинге, а также в управлении финансовой службой инвестиционной компании, специализирующейся на вложениях в высокотехнологичные проекты.

Определение и суть бизнес-процессов

Каждое предприятие можно рассматривать как целостную структуру взаимодействующих объектов, субъектов и функций. Взаимодействия, в результате которых происходит преобразование исходного материала в целевой материал, называют процессами, а всю структуру часто называют архитектурой процессов. Читайте также, как внедрить систему 5S на производств е.

Действующее предприятие можно описать в рамках одной из нескольких парадигм:

1. Инфологическая – предприятие как база данных.
2. Коммуникационная – предприятие как совокупность участников, которые находятся в совокупности отношений между собой – «договаривающиеся стороны».
3. Трансформационная – предприятие как фабрика по переработке ресурсов в конечный продукт. Ключевой частью понимания предприятия в рамках этой парадигмы являются бизнес-процессы.

Бизнес-процессы – это взаимосвязанные и последовательные действия, отвечающие следующим опциям:

• целью является производство продукции или услуги;
• в процессе участвуют люди. В противном случае мы говорим о технологическом процессе, который подчиняется иным принципам управления.

Этапы внедрения бизнес-процессов

Постановка бизнес-процессов на предприятии состоит из нескольких этапов (см. рисунок 1).

Рисунок 1. Этапы постановки бизнес-процессов на предприятии

Недооценка любого из этапов делает бессмысленным проект постановки бизнес-процесса.

1. Выявление и документирование процесса. Важно проанализировать текущую ситуацию, прежде чем приступать к изменениям. В результате этого этапа должна появиться модель «AS IS» (как есть), выявлены узкие места и потенциал возможных изменений.
2. Анализ процесса проводится до и после его внедрения. Этот этап определяет необходимые изменения, инструментарий и ресурсы.
3. Описание бизнес-процесса дает полную информацию по планируемым изменениям. Результатом этого этапа должен стать задокументированный план, обязательный к исполнению. На практике этот этап ошибочно принимают за завершающий. И тогда документ, описывающий процесс, становится «неработающим».
4. Реализация – это исполнение принятых решений. Во время этого этапа формируется дополнительная информация об эффективности бизнес-процесса в целом, его участников и ключевых этапов. Информация, генерируемая в процессе реализации, способна поддержать и усилить конкурентные преимущества компании на рынке.
5. Контроль остается самой недооценённой частью задачи постановки бизнес-процесса. Без последующего контроля и анализа действующих процессов, весь проект по внедрению окажется неэффективным. Недооценка этого этапа отчасти оправдана тем, что от процесса ожидается его самодостаточность. Механизм внедряется для экономии времени и ресурсов. Но любой процесс продолжает требовать внимания.

Часто кажется, что у менеджмента компании в результате постановки бизнес-процесса должна появиться «волшебная кнопка». После нажатия на «волшебную кнопку» автоматически получается ожидаемый результат. Однако не все решения лежат в области автоматизации. Компетентный аналитик должен своевременно учитывать все аспекты деятельности предприятия и предложить оптимальные для конкретной ситуации решения.

Методологии и инструментарий описания бизнес-процесса

Важным, но непринципиальным моментом является вопрос выбора инструментария для описания бизнес-процесса. Эффективность инструмента определяется гибкостью и простотой применения, а также способностью учитывать все парадигмы описания деятельности предприятия. В современной методологии управления чаще всего упоминается инструмента описания бизнес-процессов: BPMN 2.0 (Business Process Model and Notation). Его отличают:

• умеренная плотность подачи информация;
• гибкость;
• широкая аудитория (бизнес-аналитики, системные аналитики, разработчики баз данных и приложений).

Коммуникации и каналы передачи информации, которые являются неотъемлемой частью бизнес-процессов, представляют собой очень сложную паутину последовательных действий. BPMN 2.0 призван учесть все возможные аспекты деятельности компании. Благодаря этому подходу, существенно облегчается внедрение и автоматизация бизнес-процессов.

В результате описания получается графическая иллюстрация и текстовое сопровождение, поясняющее ключевые аспекты процесса (см. рисунок 2).

Рисунок 2. Пример графического описания бизнес-процесса в рамках нотации BPMN 2.0

BPMN 2.0 – это своего рода баланс между легкостью восприятия и сложностью описания бизнес-процесса. Инструмент находится в свободном доступе на сайте Object Management Group.

Виды бизнес-процессов

Описание бизнес-процессов невозможно без понимания их видов и классификации основных участников.

В литературе и практике встречается несколько видов классификаций. Чаще всего процессы классифицируют по следующим группам:

Основные непосредственно завязаны на задачи производства и реализации продукции, оказания услуг. Именно здесь генерируется большая часть добавленной стоимости и инвестиционных рисков.

Вспомогательные предназначены для обеспечения работы основных процессов. Речь идет, например, о бухгалтерии, процессе подготовки и найма персонала, работе IT-службы и прочее.

Управленческие оказывают влияние на деятельность всех подразделений и в то же время непосредственно не участвуют в их работе. Основные задачи управленческих процессов:

• выбор направлений развития компания;
• контроль за исполнением поставленных задач.

Принято считать, что все бизнес-процессы важны, и нельзя расставлять жесткие приоритеты. Но на практике проблемы в основных подразделениях могут обойтись компании на порядок дороже, чем во вспомогательных.

Участники

Участников группируют по-разному, но так или иначе, следующие роли присутствуют во всех методиках:

Владелец – это основной бенефициар бизнес-процесса. Владелец распоряжается ресурсами, владеет полномочиями, необходимыми и достаточными для исполнения процесса, и несет ответственность за его эффективность. У конкретного процесса свой владелец. Например, владельцем процесса поиска нового сотрудника и его трудоустройства является руководитель службы HR.

Менеджер управляет выполнением конкретного бизнес-процесса на оперативном уровне. Он контролирует исполнение регламентов. Исполнитель отвечает за исполнение любой из задач или групп задач, входящих в бизнес-процесс. Аналитик и инженер отвечают за оптимизацию с той разницей, что инженер обеспечивает техническое исполнение.

Кроме разделения по ролям, участников разделяют по степени контролируемости или простым языком – по месту работы.

Внутренние – сотрудники компании, ответственные за выполнение задач.

Внешние – участники, неработающие в компании. При этом они влияют на ход исполнения задач, стоящих перед сотрудниками компании.

Роли, нотации BPMN, программное обеспечение и оборудование, обеспечивающие автоматизацию бизнес-процесса – все это неотъемлемые объекты и субъекты процесса описания.

Практика работы с бизнес-процессами

Можно отказаться от сложных инструментов описания в пользу упрощения. Например, использовать стандартную блок-схему с описательной частью. Выбор в пользу того или иного решения зависит от жизненного цикла компании, наличии ресурсов и готовности к серьезным кадровым решениям.

Бизнес-процесс – это всегда переход стоимости сотрудника в стоимость компании. Это шаг в сторону независимости компании от значимости конкретного сотрудника и от его влияния на результат. И каждый участник это чувствует и старается в той или иной мере повлиять на сохранение своей стоимости, включая и осознанные шаги на снижение эффективности бизнес-процесса. В этом же заключается и основной вопрос поиска баланса.

Добавочная стоимость часто формируется в большей степени в участках, где требуется творческий подход. Излишний контроль может привести к обратным от ожиданий последствиям. Во всех других случаях, внедрение управления бизнес-процессами при сбалансированном подходе оправдывает себя в полной мере.

При описании бизнес-процессов следует придерживаться следующих рекомендаций:

1. Результаты, которые компания ожидает получить на выходе процесса, должны быть четко сформулированы и измеримы.

2. Не стоит внедрять процесс, не имея инструментария и ресурсов для контроля за его исполнением.

3. Самыми дисциплинированными исполнителями задач бизнес-процессов должны стать генеральный директор и топ-менеджмент компании.

4. «First things first». Основное внимание следует уделять основным процессам. Если есть критичные сложности в основных, эффективность вспомогательных процессов не будет давать никакой добавочной стоимости.

5. Все участники должны быть осведомлены и мотивированны. Каждый сотрудник должен хорошо представлять:

• свои задачи;
• сроки для исполнения задач;
• формулу и способы измерения результата;
• вознаграждение в случае успешного выполнения поставленных задач.

6. При описании бизнес-процесса используйте простые и распространенные определения. Задача описания процесса – сделать его понятным для целевой аудитории. Самовыражение желательно оставить для других задач.

7. Никто не знает ваш бизнес лучше, чем вы сами. Консультанта целесообразно привлечь лишь в качестве модератора. Основную работу по описанию бизнес-процесса эффективнее доверить его будущим исполнителям.

8. «Лучшее – враг хорошего». Оптимизация бизнес-процессов – это цикличная задача, но процесс оптимизации не следует делать вечным. Если же процесс «сбоит», то можно использовать стандартные методы:

• упрощение (исключаются несущественные звенья);
• стандартизация определенных участков (например, шаблоны документов).
• исключение дублирующих задач, исключение излишнего описания БП;
• аутсорсинг (передача исполнения дискретных задач сторонним компаниям);
• оптимизация сроков (сокращение или увеличение сроков для регламентированных задач).

9. Разные уровни описания. При выборе глубины описания следует ориентироваться на его пользователя. Описание для сотрудника IT подразделения, для исполнителя и для сотрудника генерального директора должны иметь разную глубину.

10. Следует помнить, что основная задача постановки бизнес-процесса – это автоматизация исполнения существенных для бизнеса задач. Игнорирование современных инструментов автоматизации приводит к существенному снижению эффективности процесса.

Выводы

Внедрение бизнес-процессов – это сложный и цикличный процесс. Описание бизнес-процессов – ключевой, но не завершающий этап его внедрения. Без последующего анализа и контроля, процесс не даст ожидаемого эффекта. Нотации и инструментарий описания выбирается исходя из стадии жизненного цикла компании, наличии ресурсов и готовности к серьезным кадровым решениям. При этом учитывается способность инструментария автоматизировать процессы. Язык BMPN 2.0 является одним за наиболее популярных среди языков, используемых для описания.

Внедрение управления бизнес-процессами особенно эффективно при необходимости минимизировать в работе влияние человеческого фактора. Первостепенное влияние при внедрении и описании стоит уделить основным процессам: проблемы в ключевых процессах не могут быть компенсированы конкурентоспособным уровнем во вспомогательных процессах.

Источник

Бизнес-процессы: модель «как есть»

В предыдущем номере «ДО» мы отметили актуальность и значение бизнес-процессов в компании. Теперь определим, по каким принципам проводить их анализ, как правильно использовать полученную информацию и выявить проблемы.

Что описываем?

При процессном подходе ведения бизнеса, когда основной упор делается на правильное выполнение последовательности действий, главным объектом изучения как раз и являются текущие процессы.
Прежде чем оптимизировать, необходимо их тщательно изучить. Основной метод исследований — это описание процесса на основе непосредственного общения с его участниками. В первую очередь, определите, кто является хозяином процесса (это руководитель того подразделения, где сосредоточен основной функционал деятельности). Для любой торговой организации характерна приемка товара от поставщика и его оприходование. Например, в нашей компании в этом принимают участие сотрудники сразу двух подразделений: отдела закупок и отдела логистики. Организационно они подчиняются разным руководителям, и определить хозяина процесса зачастую бывает затруднительно.
В этом случае перераспределением ответственности должен заняться тот, кому подчиняются оба начальника участвующих в процессе структурных подразделений. В нашем случае это руководитель управления запасных частей. А чтобы избежать разного понимания сути процесса и размывания границ ответственности, обсуждение деталей процесса лучше вести в присутствии этих менеджеров среднего и высшего звеньев.

Сбор информации

Перед описанием любого про-цесса определимся с его параметрами:
1. Цель — для чего необходимо четко отлаженное его функционирование.
2. Участники — конкретные исполнители, чьи обязанности создают его основной функционал:

• функции, которые они выполняют;
• принципы их взаимодействия между собой;
• данные, передаваемые ими друг другу.

Обладая этой информацией, приступаем к непосредственному опросу участников. Он проводится в различных формах: письменно или устно, в виде закрытых и открытых вопросов, требующих соответственно однозначного или развернутого ответа. Выбор способа зависит как от личности специалиста, так и от опрашиваемых участников процесса. Самым важным на данном этапе является способность того, кто проводит опрос, найти контакт с опрашиваемыми, «разговорить» их. Некоторые участники стремятся сознательно утаить ряд специфических особенностей выполняемых ими функций. Причины тому самые разные. Например, сотрудник не хочет, чтобы стал известным тот факт, что на выполнение определенного действия он тратит намного меньше времени, чем предполагается его руководством. Или просто он не хочет вносить ясность в выполняемый им функционал, опасаясь, что таковые навыки приобретет кто-то другой. Нередко человек стремится убедить всех в своей исключительности, внушить мысль, что без него ничего не будет работать.
В такой ситуации самый действенный способ убеждения сотрудника — это объяснение, что цель описания процесса, участником которого он является, — только регламентация выполняемых им функций. В результате этого не будут усложнены или значительно видоизменены его «исключительные» функциональные обязанности.

Какой формат выбрать?

Полная информация от всех участников бизнес-процесса позволяет приступить непосредственно к моделированию его схемы. В настоящее время существует множество форматов для описания таких моделей. Каждый из них имеет свою специфику и наилучшим образом подходит для описания конкретного вида бизнес-процесса.
При выборе формата нужно иметь в виду одно обстоятельство: результатом описания должна стать модель процесса, понятная как любому из его участников, так и начальнику подразделения и руководству компании. На начальном этапе следует выбрать тот формат, который позволит описать существующее положение дел в привязке к имеющейся в компании организационной структуре. Такой подход объясняется тем, что на практике понять процесс абстрактно, в отрыве от оргструктуры, бывает затруднительно.
В определенной степени оптимальным считается формат WFD (Work Flow Diagram — Диаграмма потоков работ), когда выполняемые работы привязываются к конкретным сотрудникам, встроенным в организационную структуру компании на описываемом этапе. Можно использовать и различные специализированные программные продукты. Однако такие специальные оболочки, как правило, дорого стоят, и для работы с ними потребуются определенные знания и опыт. Более простой вариант — применение стандартной графической программы. Например, в нашей компании используется Microsoft Office Visio, которая насчитывает значительное число стандартных шаблонов по самым различным разделам: бизнес, расписания, блок-схемы и т.п. При помощи имеющихся в программе инструментов можно описать практически любую схему.
В привязке к существующей оргструктуре удобнее всего использовать так называемую функциональную блок-схему, в которой показываются потоки работ, выполняемых конкретными исполнителями. В ней по горизонтали или по вертикали располагаются столб-цы, соответствующие конкретным должностям, а в теле таблицы при помощи условных обозначений показаны работы, выполняемые ими. Под условными обозначениями понимаются стандартные фигуры, имеющиеся в программе для описания простой блок-схемы: процесс, решение, данные и т.д. WFD позволяет описать бизнес-процесс как совокупность всех составляющих его работ.

Очень удобно, если на схему потоков работ наложить схему потоков данных, которые передаются между исполнителями при выполнении ими своих функциональных обязанностей. Послед-нее описывается так называемым форматом DFD (Data Flow Diagram — Диаграмма потоков данных). Совместное использование WFD и DFD дает очень наглядную картину процесса. А в привязке к организационной структуре получается достаточно исчерпывающая картина процесса в модели «как есть».
Основная опасность, которая подстерегает специалиста при описании процесса, — это соблазн при обнаружении какой-либо нелогичности сразу же оптимизировать этот момент. То есть перейти к модели «как надо». Могут быть ситуации, когда непонятно, кто выполняет и кто ответственен за определенные этапы процесса. В этом случае на стадии описания модели «как есть» лучше в столбце с наименованием должности указывать не одну, а сразу несколько через запятую. Тогда на этапе оптимизации процесса будет легче определиться с тем, кому в реальности выполнять соответствующие функции. В любом случае, при описании модели «как есть» нельзя оптимизировать процесс. Это уже модель «как надо».
Подробнее об этом читайте в следующем номере «ДО».

Максим Бородаенко
директор по коммерческому развитию компании «Авторай»

Андрей Храмов
помощник директора по коммерческому развитию компании «Авторай»

Источник