Письмо про свою строительную компанию

Информационное письмо о деятельности компании

Информационное письмо – это род деловой документации, которая служит для уведомления партнеров, заказчиков, контрагентов, а также членов коллектива о каких-либо новостях, изменениях, достижениях и пр. сторонах деятельности организации.

Написание информационных посланий — необходимая часть работы для представителей бизнес-структур и государственных учреждений.

Обязательно или нет

Данный вид документов не является обязательным, т.к. информирование кого-либо о текущих делах организации отдается на откуп ее руководству и администрации. Тем не менее, многие предприятия, особенно крупные, не пренебрегают формированием таких писем, достигая таким образом сразу нескольких целей:

• информируют заинтересованных лиц обо всех происходящих событиях;
• мотивируют их к дальнейшем у сотрудничеству и плодотворной работе;
• повышают имидж компании.

Кто составляет информационное письмо

Обычно обязанность по составлению информационного письма лежит на руководителе структурного подразделения, который решает затрагиваемые в письме вопросы. Это может быть, например:

• начальник отдела маркетинга (если речь идет о новых маркетинговых предложениях для партнеров);
• заместитель директора (если через письмо администрация фирма информирует о чём–либо своих сотрудников) и т.д.

В любом случае составителем письма должно быть лицо, в чьи должностные функции входит написание подобного рода писем или уполномоченное на их составление отдельным распоряжением директора.

Текст информационного письма обязательно должен быть согласован с непосредственным начальником составителя или руководителем фирмы.

Кому адресовать информационное письмо о деятельности компании

Информационное письмо может быть направлено к какому-то конкретному лицу или группе лиц: директору потенциальной организации-партнера, заказчику — индивидуальному предпринимателю, членам коллектива и т.п.

Письма могут быть:

• конфиденциальными (предназначенными для прочтения конкретным человеком);
• отрытыми, публичными (для информирования максимально широкого круга людей).

Общие правила для всех писем

Формируя информационное письмо, нужно скрупулезно следить за правописанием и придерживаться письменных стандартов русского языка по части пунктуации, лексики, грамматики и т.п.

Надо помнить тот факт, что получатели деловой корреспонденции всегда смотрят на то, насколько правильно описаны доводимые до них сведения.

Безграмотное письмо способно снизить ценность изложенной в нем информации и даже подорвать доверие получателя к отправителю.

Письмо надо писать коротко, ёмко, по делу, памятуя о том, что «краткость сестра таланта», и не растекаясь мыслью по древу. Доказано, что получатели подобного рода писем не готовы тратить на их прочтение больше одной минуты, что обусловлено высоким темпом современной жизни. Адресат наверняка заметит то, что отправитель ценит его время, а если его заинтересует изложенная в письме информация, он найдет способ и время связаться с автором послания.

Что в письме допускать запрещено

В правилах написания информационных писем есть и некоторые абсолютные табу. В частности категорически недопустим развязный, грубый или чересчур панибратский тон. Также желательно избегать «штампов» или излишне холодных, «сухих» формулировок, специальной терминологии, обилия цифр, большого количества деепричастных и причастных оборотов и т.п.

Нельзя вносить в письмо недостоверные, непроверенные или лживые данные. Следует помнить о том, что информационное письмо при определенном стечении обстоятельств может обрести статус юридически значимого документа.

Основные моменты и образец составления письма

Информационные послания, вне зависимости от их автора и адресата, должны касаться только деятельности организации–отправителя или связанных с ней обстоятельств. Одновременно с этим они должны соответствовать некоторым требованиям в плане структуры и содержания:

1. Первым делом, следует учесть, что в информационном письме всегда должны присутствовать:
   • дата его составления,
   • реквизиты отправителя и получателя,
   • корректное адресное обращение (например «Уважаемый Петр Семенович», «Уважаемая Ирина Викторовна», «Уважаемые коллеги» и т.д.). Но если адресат не определен, что иногда бывает, то можно ограничиться приветствием «Добрый день!».
2. Далее идет основная, информационная, часть письма. Здесь нужно указать повод и цель для его написания, а также все прочее, что имеет отношение к описываемому делу: новости, предложения, изменения, просьбы, объяснения и т.п.
3. Ниже в письме необходимо написать заключение, которое должно подводить итог всему вышесказанному.

Если к письму прилагаются какие-то дополнительные бумаги, видео и фото файлы и свидетельства, это следует также отметить в его содержании отдельным пунктом.

Как оформить информационное письмо

К оформлению письма, также как к его содержанию никаких особенных требований нет. Его допустимо писать как на фирменном бланке предприятия, так и на стандартном листе любого удобного формата. Первый вариант предпочтительнее, так как здесь отсутствует необходимость вручную писать реквизиты организации. К тому же, такое письмо выглядит значительно солиднее и еще раз подчеркивает его отношение к официальной корреспонденции.

Информационное письмо можно печатать на компьютере (хорошо в том случае, если нужно сразу несколько копий) или писать от руки – особенно выигрышно смотрятся письма, написанные каллиграфическим почерком с помощью пера.

Послание обязательно должно быть заверено подписью его составителя. Если это печатное письмо, можно использовать факсимильную подпись, если «живое», то только оригинальную.

Проштамповывать послание при помощи печати строгой необходимости нет, т.к. с 2016 года юридические лица имеют право использовать в своей работе штемпельные изделия только тогда, когда эта норма закреплена во внутренних нормативно-правовых актах компании.

При необходимости, прежде чем отправить послание, его следует зарегистрировать в журнале внутренних документов или журнале исходящей документации.

Как отправить письмо

Информационное письмо можно отправить несколькими способами:

1. Первый и сейчас наиболее распространенный: через электронные средства связи. Он дает возможность отправить информацию практически неограниченного объема в короткий промежуток времени.
2. Второй путь: переслать Почтой России заказным письмом с уведомлением о вручении (актуально, если информационное послание относится к официальной документации и заверено «живыми» подписями и печатями).
3. Можно также отправить письмо через факс или современные мессенджеры, но только тогда, когда отношения между отправителем и получателем в некоторой степени неформальны и допускают такую переписку.

Источник

Пример текста «О компании», как его написать – «пикап» потенциального клиента

Вы: Мы на рынке с 1991 года.

Они: Нам всё равно.

Вы: У вас хорошая динамика развития и молодой, дружный коллектив. Команда высококвалифицированных профессионалов.

Они: Значит опыта у сотрудников маловато…Что значит хорошая динамика развития? В чем заключается профессионализм сотрудников?

Вы: Опытные специалисты со стажем 20 лет!

Они: Хватит этой мути. Покажите, что вы сделали и чем будете мне полезны. Дайте конкретику.

Они – посетители сайта, потенциальные клиенты или партнеры, которые хотят узнать о вашей компании и пользе от сотрудничества с вами. А ещё они сомневаются в вашей компетентности и надежности, поэтому и открыли страницу «О компании».

Как написать текст на страницу «О компании», чтобы убедить посетителя, что ваша компания помогает решать проблемы, которые его сейчас волнуют? Сделать это в среде озлобленных, сошедших с ума от рекламы и «выгодных предложений» клиентов?

Проблема в том, что у вас все как у всех:

• низкие цены;
• надежное оборудование;
• современные технологии;
• специалисты – высококвалифицированные профессионалы своего дела.

Если не знаете, как написать текст о компании для сайта, и нужны примеры, то эта статья для вас.

Телепорт по статье:

• Что должно быть в тексте о компании;
• Пример текста о компании и разбор;
• Как написать текст «О компании» – ТОП 5 советов.

Мы первые на рынке! У нас лучшие технологии производства, индивидуальный подход и оборудование немецкого качества.

Текст «О компании», что там должно быть?

Похвалить свою компанию – плохая идея. Написать честно: компания «N» создана, чтобы заработать много денег – это тоже как-то не цепляет.

Люди эгоистичны. О чём думает посетитель сайта? О себе! Чего он боится больше всего? Что его разведут на деньги. Например: вместо бани построят «халупу», где температура не поднимается выше 80 градусов, углы отсыревают, дверь разбухла от влаги, а в мойке живет ближайший родственник пенициллина.

Как успокоить посетителя? Профессиональный коллектив, гарантия на все виды работ (без сроков), максимально сжатые сроки (без конкретики) или опыт на рынке в 12 лет? Вас это успокаивает? Меня нет.

Если вы не Apple, Газпром или Coca-Cola, то о компании нужно что-то рассказать.

Что должно быть на странице «О компании»:

1. Кто вы.
2. Чем занимаетесь и как можете помочь.
3. Кто обращается к вам.
4. Почему вы сможете помочь, а вот Васька (сосед) не сможет и чем ваша помощь отличается от помощи Васи. В чем вы луче Васи и конкурентов?
5. Вы уже помогли кому-нибудь? Докажите примерами своей работы. Покажите задачи, которые вы уже решили.
6. Зачем вы пишите, что у вас работают только русские бригады строителей? Покажите мне людей, которые будут отвечать за результат, желательно, в лицах.
7. Почему вы рассказываете о крутом офисе, разве нельзя просто показать фотографию.
8. С кем вы работаете и кто вас рекомендует.

Правда в том, что клиенту не нужна ваша компания. И Васька ему тоже не нужен. Ему нужно, чтобы:

• обои в комнате были оклеены ровно;
• ремень ГРМ заменили в выбранное время и с гарантией 6 месяцев;
• баню построили за 3 месяца, чтобы уже зимой фигачить веничком своих друзей.

Клиенту нужно решение его проблем и вот тут начинается самое интересное.

Типичный клиент. Я не хочу ничего решать. Не хочу ни о чём думать. Копирайтер, не насилуй мой мозг! Я просто хочу заказать продающий текст о компании и не париться.

Пример текста о компании – приёмы, повышающие доверие

Конкретность, доверие и доказательства – этого ждёт потенциальный клиент, когда ему интересны ваши услуги. Но что-то скребёт на душе. И поэтому он идёт на страницу «О компании». Идёт в поисках ответов.

Даже котик не доверяет вашей компании

Страница о компании создана для сомневающихся клиентов. Она – последний шанс убедить человека, что вы не верблюд.

Давайте найдём несколько примеров текстов «О компании», выделим интересные моменты и разберём неудачные примеры, чтобы не размахивать руками в кромешной темноте.

Общие советы:

• говорите о проблемах клиента и их решении;
• будьте конкретны;
• отстройтесь от конкурентов;
• докажите слова фактами;
• демонстрируйте результаты своей работы (фото, видео, рекомендации);
• обработайте вопросы клиентов;
• нарисуйте портрет потенциального клиента;
• сделайте неожиданное предложение;
• используйте авторитет генерального директора;
• покажите свой лучший кейс;
• предложите что-то бесплатно.

Я так могу список из 50 пунктов написать. Но от этого не будет толку. Эти советы пусты. Только примеры текстов о компании могут помочь.

Какие фразы дискредитируют компанию

Общие фразы не позволяют компании пройти проверку на честность. Например:

• «прочно закрепились на рынке» – чем докажете?
• «прозрачная схема взаимодействия с клиентом» – в чем её прозрачность?
• «профессиональная репутация» – у кого спросить? Чем докажете?
• «успешно сдаем свои коммерческие помещения» – как долго? Сколько помещений? В чем заключается успешность?
• «нам доверяют собственники» – А отзывы покажете?
• «высококвалифицированная команда профессионалов» – а разве у 1000 других агентство это не так?
• «четко выстроенные логические процессы ведения бизнеса» – покажите их мне?
• «длительное взаимовыгодное сотрудничество с партнерами» – насколько длительное?

Далее ещё раз написано:

«Конечно, главные ресурсы «XXXXX» — это профессиональный штат сотрудников, знание тонкостей процесса и налаженные алгоритмы работы»…

Вы почувствовали это? Текст написан с позиции: «Мы лучшие из лучших!», «Мы эксперты!», Мы, мы, мы… А на деле нет никаких характеристик, которые доказывают клиенту сказанное.

Текст о компании нужно писать таким образом, чтобы клиент прочитал и подумал: «Они профессионалы!». Он должен подумать так! Сам.

Пример текста о компании №1

Люблю я строительные организации. Тут столько можно написать. Но пишут всякую ерунду (жмите на изображение, открывается в новой вкладке)

Пример текста «О компании» (kachestvo53.ru)

Мало того что из текста сложно выудить полезную информацию, так его ещё и читать тяжело. Объём большой, но непонятно для чего он нужен?

Сайт у компании интересный. Можно посмотреть на 3D модель дома. Вот бы ещё добавить в карточку 3D модели уже построенные дома. В галерее выполненных работ свалено всё в кучу, а вот это уже плохо.

Каким может быть текст о компании? Например:

Компания «ГК доступное качество» строит дома, коттеджи, бани и обустраивает придомовую территорию. К нам обращаются, чтобы заказать проект объекта под ключ или сэкономить на нём, выбрав готовый вариант с оригинальными доработками. Строим из древесины, кирпича, газобетона в Нижегородской области и ближайших регионах (в т. ч. на юге Ленинградской области).

Проекты под ключ могут включать в себя (мы не навязываем все услуги, их выбираете вы):

• проектирование зданий в своем архитектурном бюро;
• весь комплекс строительных работ: фундамент, стены, крыша, печка, , камин, внешняя и внутренняя отделка;
• обустройство участка: ландшафтные работы, строительство заборов, колодцев, беседок, навесов и хозяйственных построек;
• создание и подключение канализации, электричества, водоснабжения и разработка системы отопления на газовой или дровяной основе.

Больше всего преуспели в строительстве домов, русских бань и коттеджей из оцилиндрованного дерева. Уже закончено более 20 подобных проектов. Посмотрите на наши работы в галерее.

Преимущества, которые помогают нам преуспевать на рынке с 2002 года:

1. Строительство небольших бань и домов (6х4, 8х6) за 2 месяца, благодаря своему автопарку, опыту подобных работ и наличию готовых срубов.
2. Профессиональная разработка дизайна домов и территорий с возможностью 3D моделирования – у нас своё архитектурное бюро (вы уже могли видеть проекты в 3D графике, на некоторые из них действует скидка более 100 000 рублей – ищите метку «Акция»).
3. Разработка проекта под ключ. В нашем проектном бюро визуализируют мечты. Разработка 3D-проекта бесплатна. Но только если за его реализацию возьмёмся мы. В противном случае, проект дома будет стоить 50 000 руб., бани 20 000 руб. С нашими чертежами его сможет реализовать любой грамотный строитель.

Как можно видеть, я ничего не изменил. Всё это есть в тексте о компании на сайте. Но это похоронено между строк, слов и букв. Вот мне свой вариант нравится больше, ещё бы графику добавить. А вам?

Надеюсь, что этот пример текста о компании приоткрыл завесу, как писать такие материалы.

Одного проекта мало. Поэтому давайте выберем другую тему.

Пример текста о компании №2

Этот кусочек текста взят с сайта socialit.ru. Компания «SOCIAL» (нажмите, откроется в новой вкладке).

Не знаю почему. Может я ещё молодой. Но в моём понимании «молодые прогрессивные специалисты» – это студенты, которые не нашли себе работу и основали свою «компанию».

Несмотря на отдельные ужасы текста, в нем есть полезная информация. Что есть хорошего в тексте о компании:

• выделено 4 направления;
• есть постановка проблемы клиента;
• работают круглосуточно.

Однако есть и проблемы. В последнем абзаце я увидел «стандартное время выполнения заказа – 1 день». Неужели сейчас будет неожиданная и сильная гарантия? Нет, ее нет. А вот написали бы, что: если мы не устраним проблему за 1 день, то вернём 5000 рублей за каждый день просрочки. Вот это было бы мощно. Но этого нет.

Писать ещё один текст я не буду. Потому что словосочетание «данная миссия…» заставило вспомнить меня о миссии этого текста.

Как написать текст «о компании» – топ 5 советов

1. Текст о компании – это идеальная возможность для использования «инфостиля». Нужно оперировать фактами. Пусть их будет немного. Пусть они покажутся мелочью. Из мелочей собирают отличие и отстройку от конкурентов.
2. Покажите свои сильные и слабые стороны. Существуют сотни компаний с похожими услугами. Но даже у близнецов есть отличия, по которым их легко различают родители – характер и жизненный опыт. Расскажите о нем.
3. Компания – это не помещения, бетон и компьютеры, а группа людей. Они работают, чтобы заработать денег. Ни один здравомыслящий человек не станет отдавать деньги за слова и обещания. Ну, может 1 или 2 раза отдаст по своей наивности и неопытности. Люди готовы платить за результат и за решение задач.
4. Пишите для Клиента, думая от Клиента. Когда компания сыпет прилагательными, оперирует сомнительными фактами и рассказывает о своей исключительности, то доверие к ней скатывается в ноль. Есть простая формула продаж, которая работает лучше всего: было – заплатили денег компании N – стало. Покажите всю цепочку в логичной последовательности.
5. Шаблон написания текста о компании:

• чем занимаемся;
• что у нас получается лучше всего;
• кто к нам обращается;
• примеры наших работ;
• лучший проект;
• в чём отличие компании;
• наша команда в лицах;
• наша компания в цифрах;
• что о нас говорят клиенты;
• какие гарантии мы даём.

Веб-райтеры и копирайтеры наверняка спросят, а как написать текст о компании, когда перекупщик ничего не может сказать о ней. Проявите наблюдательность, если у компании уже есть сайт. Свяжитесь с конечным заказчиком или попросите посредника переслать Ваш бриф. Если Вы не выйдете на представителя компании, то текст будет заштампованным, неказистым и неэффективным.

А компаниям я советую не работать с посредниками и найти своего копирайтера. Платите меньше, а толку больше. А чтобы заказать текст о компании и получить его за 3 дня, перейдите в раздел «услуги копирайтера».

С уважением, маркетолог-аналитик и копирайтер Поздняков Михаил (текст обо мне)

Страница о компании нужна, чтобы убедить сомневающегося клиента. Он ничего о вас не знает. Расскажите ему всё, что ему нужно узнать для принятия решения о сотрудничестве.

Полезно? Тогда не жмись. С друзьями поделись.

Источник