Перевозка груза своим транспортом внутри организации

Какие документы нужны для перевозки груза автомобильным транспортом: перечень сопроводительной документации для погрузки товара — оформление и заполнение

В этой статье мы разберемся, какие документы нужны для перевозки груза или товара автомобильным транспортом. Необходимо заранее узнать, что за бумаги потребуются в пути или в месте назначения, подготовить их и отдать водителю, который будет заниматься транспортировкой. Все рекомендуется корректно заполнить, потому что у перевозчика должен быть при себе пакет сопроводительных справок, сертификатов, ТТН и другие. По ней проверяющие будут определять, все ли в порядке, не доставляется ли что-то запрещенное. Это целая процедура, которую важно выполнить в соответствии с правилами организации и соблюдением обязательных законодательных актов. Давайте рассмотрим все по порядку.

Что подписывают в общем случае

Практически все транспортные компании точно знают, что им делать. Обычно они сами сообщают заказчику, какая документация потребуется при перевозке грузов, чтобы в процессе не возникало проблем и сложностей. Официальный перечень для большинства типов товаров небольшой:

• товарно-транспортная накладная, подписанная на каждый элемент ассортимента в составе посылки, даже если их сотни видов;
• водительское удостоверение лица, которое будет за рулем, с соответствующей категорией;
• соглашение между грузоотправителем, получателем и фирмой, которая занимается доставкой;
• путевой лист.

Все, что указано выше, необходимо вне зависимости от того, какого сорта продукты или изделия перевозятся. Их нельзя заменить на другие документы на перевозимый груз или отказаться от их оформления.

Кроме того, дальнобойщик должен быть вписан в разрешение или доверенность, в соответствии с которой он имеет право управлять этим ТС. Важно, чтобы это было документально закреплено.

Давайте разберем некоторые из них подробнее.

Подготовка

Есть 3 типа бумаг, которые обязательны в любой доставке:

• для дальнобойщика;
• на ТС;
• на перевозимые товары.

В ГК РФ есть общие правила, они закреплены в главе 40. Все, что обязан делать перевозчик – вписано в следующую за ней 41.

Какие документы могут оказаться нужны водителю для отправки, перевозки, различной транспортировки любого типа груза

Чтобы начать путь от грузоотправителя до получателя, транспортировщик должен обзавестись ВУ необходимой категории со всеми допусками. Он обязан быть обучен и проинструктирован, как именно пользоваться конкретным ТС. Также у него при себе подтверждения, что он имеет право владеть или пользоваться автомобилем.

Еще один пункт – путевой лист. Его выписывает заказывающая сторона, транспортная компания или частное лицо. Выписывается не больше, чем на месяц. Указываются точные даты действия и записывается:

• число и время, когда водитель прошел медосмотр;
• какой пробег был у машины на начало поездки;
• какие расходы на ГСМ заложены на прохождение пути.

Если у груза нет особенностей, то этого комплекта будет достаточно, чтобы отправляться с ним. Для планирования перевозок опасных веществ и изделий потребуется специальная лицензия.

Кроме того, рекомендуется, чтобы в авто всегда был при себе трудовой договор лица, которое будет вести машину. Это подтвердит, что он справляется с задачей от своего нанимателя, поэтому должен доставить продукцию по адресу, а не занимается незаконной деятельностью. Если с ним вместе катается экспедитор, то ему тоже стоит брать с собой копию бумаг, подтверждающих трудоустройство.

На само транспортное средство предстоит оформить и везде брать с собой ПТС, талон о том, что техосмотр был пройден, а также страховой полис ОСАГО. Отсутствие любой из этих частей может обернуться проблемами, если остановит ГАИ.

Что необходимо для перевозки: документы на груз, товарно-транспортная накладная

Один из обязательных пунктов, без которого не должны перемещаться никакие товары – ТТН. Внутри всегда оформляется 2 раздела. Один будет отвечать за факт сделки между покупателем и продавцом. Это основание, по которому со склада отправителя продукция списывается, а в базу получателя принимается. Кроме того, он становится поводом перечислить деньги за услуги.

Важно, чтобы заполнялись все поля, для которых есть информация. Все пустые желательно зачеркнуть. В случае если в 1 грузовом авто перемещается сразу несколько паллетов для разных клиентов, то для каждого создается собственная ТТН. По ней будет выполняться приемка.

Всего требуется распечатать 4 экземпляра, на каждом проставить печати и подписи. Один остается у отправляющей стороны, это юридическое основание для списания из складской зоны для товаров. Потом начинают погрузку. Когда портится или надрывается упаковка или срывается вариант крепления изделия внутри, это вписывается в ТТН и заверяется продавцом. Все остальные бумаги с водителем и его подписью отправляются к покупателю.

Когда покупка прибудет на место, получатель берет одну ТТН. Если во время движения партия была повреждена, то пишется акт, в котором все указывается. Ставится соответствующая отметка в самой ТТН. На основании этих файлов покупатель может предъявлять претензии. Если все хорошо, то грузополучатель ставит свои печати и подписи, 2 последних экземпляра уезжают обратно.

Какие документы могут оказаться необходимы для разной перевозки груза – если клиент сам приезжает и забирает покупку у продавца, то готовится не ТТН, а обычная товарная накладная.

На саму продукцию может потребоваться и другие бумаги. Если перемещаются продукты питания, то оформляется санитарный паспорт. Когда это скоропортящаяся партия, то готовится лист контрольных проверок. По нему проверяют, соответствует ли температура внутри автомобиля.

Для движения живых животных пригодится ветпаспорт и карантинный сертификат, который выдает Госсанэпиднадзор. Если же все это отправляется заграницу, то могут попросить подписать международные бланки, о которых речь пойдет ниже.

Комплект документов для перевозки грузов: образцы договоров

Ниже приведены ссылки на скачивание бланков для заполнения.

Так как склад является ключевым звеном между поставщиком и покупателем, от его правильной работы зависит функционирование всей системы. Если автоматизировать рутинные складские операции, то это позволит компании наладить стабильную деятельность с эффективным управлением процессами, благодаря чему увеличится прибыль. Обращайтесь в «Клеверенс» за решением ваших задач.

Договор между отправителем, получателем и посредником, осуществляющим доставку

С его помощью можно подтвердить, что все производится на законных основаниях. Бумага заключается между отправляющей стороной и перевозчиком. Ее обязательно подписывает водитель, который имеет право управлять ТС, или экспедитором, который участвует в процессе.

При необходимости можно заменить его доверенностью. Но важно, чтобы на ней были все рекомендуемые печати от лица компании.

Перечень необходимых для оформления документов на погрузку и для перевозки грузов различным автомобильным транспортом: стандартный путевой лист

Здесь содержатся все данные о предстоящем маршруте. Его составляет фирма, которая занимается транспортировкой. Нельзя оформлять его без этих пунктов:

• тип ТС, марка, модель, номер регистрации – нельзя двигаться на незарегистрированном транспорте или на том, который не указан в документации;
• полное название организации, которая будет транспортировать продукцию;
• сведения о том, сколько топлива предположительно потребуется на отправку;
• дата, когда был заключен договор с предприятием, когда был подписаны бумаги;
• номер ТТН, в которой перечисляется весь ассортимент к погрузке.

Кроме того, на любом путевом листе обязательно должен быть отрывной талон. Его готовят в процессе оформления всего необходимого на грузоперевозку, проставляют все печати. Затем его проверяют в фирме, которая будет выполнять доставку. Поэтому он входит в пакет сопроводительных документов, подходящих для подготовленного и проинструктированного водителя при каждой перевозке груза или товаров для внутреннего перемещения. После всех манипуляций его высылают вместе с чеком о том, что все оплачено, клиенту.

Источник

Учитываем затраты на перевозку грузов внутри предприятия

Иванова П. И., аудитор

Журнал «Учет в производстве» № 2, февраль 2012 г.

Если предприятие привлекает перевозчика для транспортировки грузов между структурными подразделениями, то, по мнению чиновников, в данном случае нужно оформить транспортную накладную и накладную по форме № Т-1. При этом грузы внутри предприятия можно перевозить и собственными силами. О том, как организовать учет расходов в обоих случаях, – в статье.

Создано самостоятельное подразделение

Предприятия с разветвленной филиальной сетью для перевозки сырья и материалов, готовой продукции, как правило, создают самостоятельные структурные автотранспортные подразделения (по аналогии с автотранспортным предприятием).

Отражаем затраты в бухучете

В зависимости от размера парка собственных автомобилей и характера перевозок (только внутри организации или услуги оказываются еще и на сторону) организация может:

– открыть самостоятельное подразделение, занимающееся перевозками, и все затраты по нему собирать на счете 23 «Вспомогательные производства»;

– не создавать отдельное подразделение, если парк небольшой, и вести учет по автомобилям, их обслуживанию и ремонту на счете 26 «Общехозяйственные расходы» субсчет «Автотранспорт».

При любом варианте основными затратами на собственный транспорт являются:

– расходы на техническое обслуживание и ремонт;

– зарплата водителей (возможно, бухгалтера, выделенного на ведение учета транспортного подразделения), взносы в фонды и взносы на травматизм.

Если транспорт (пусть даже и большой парк) используется исключительно для нужд организации (не оказывает услуги на сторону), то, возможно, есть смысл не задействовать счет 23 вообще, а выделить отдельный субсчет на счете 26. Но в любом случае транспортные расходы следует собирать обособленно. Это позволит не только анализировать размер таких затрат (в целях управленческого учета), но и сблизить бухгалтерский учет с налоговым.

Соответствующие варианты учета следует прописать в бухгалтерской учетной политике.

Далее уже по правилам, прописанным в учетной политике для целей бухгалтерского учета, эти косвенные транспортные расходы распределяются по видам производимой продукции либо списываются напрямую в уменьшение выручки от продаж отчетного периода.

Признаем расходы в налоговом учете

Транспортные услуги структурных подразделений самого предприятия по перевозкам грузов внутри организации (перемещение сырья (материалов), инструментов, деталей, заготовок, других видов грузов с базисного (центрального) склада в цехи (отделения)) и доставка готовой продукции относятся к материальным расходам производственного характера.

Это следует из подпункта 6 пункта 1 статьи 254 Налогового кодекса РФ. Их следует признавать в качестве расходов текущего периода.

А вот если собственным транспортом доставляются в организацию приобретенные материально-производственные запасы, то тогда такие транспортные расходы уже формируют фактическую стоимость этих запасов (п. 2 ст. 254 Налогового кодекса РФ).

Какие документы необходимо оформить

Любая запись в бухгалтерском учете делается на основании первичного документа (п. 1 ст. 9 Федерального закона от 21 ноября 1996 г. № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете»).

В налоговом учете любой расход должен быть обоснован и документально подтвержден (п. 1 ст. 252 Налогового кодекса РФ).

В части документального оформления транспортных расходов внутри организации никаких особых указаний ни Налоговый кодекс РФ, ни нормативные акты по бухучету не содержат. Значит, руководствуемся общим правилом – это должны быть документы, оформленные в соответствии с законодательством РФ (п. 1 ст. 252 Налогового кодекса РФ).

На практике это означает, что следует использовать формы документов, содержащихся в альбомах унифицированных форм.

Если таковые отсутствуют, то предприятие может разработать формы самостоятельно с использованием обязательных реквизитов, которые указаны в пункте 2 статьи 9 Федерального закона от 21 ноября 1996 г. № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете».

Итак, для подтверждения расходов по горюче-смазочным материалам в наличии должен быть путевой лист.

Причем бухгалтер организации, использующей автотранспорт исключительно для своих, а не коммерческих нужд, может использовать:

– официально разработанную форму (утверждена постановлением Госкомстата России от 28 ноября 1998 г. № 78);

– самостоятельно разработанную форму, которая подтвердит путь и время следования автомобиля;

– иные подтверждающие документы (постановление ФАС Московского округа от 30 сентября 2010 г. № КА-А40/11123-10), а также, например, данные спутниковой системы навигации ГЛОНАСС (письмо Минфина России от 16 июня 2011 г. № 03-03-06/1/354).

В отношении расходов на амортизацию предприятию необходимо иметь инвентарную карточку учета основных средств № ОС-6, ведомость начисления амортизации.

Что касается расходов на ремонт и техобслуживание, то здесь также нужно иметь инвентарную карточку учета основных средств № ОС-6.

Если ремонтом занимается сторонняя организация, то потребуется акт выполненных работ.

Если ремонт проводится собственными силами, то нужно будет оформить и требование-накладную № М-11 (утверждена постановлением Госкомстата России от 30 октября 1997 г. № 71а), а также расчетно-платежную ведомость/расчетную ведомость № Т-49/№ Т-51 (утверждена постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1).

Как правило, при перевозках оформляется товарно-транспортная накладная № Т-1 (утверждена постановлением Госкомстата России от 28 ноября 1997 г. № 78) или транспортная накладная (утверждена постановлением Правительства РФ от 15 апреля 2011 г. № 272).

По мнению автора, при использовании собственного транспорта для нужд организации нет необходимости заполнять такие документы вообще. Поскольку нет никаких отношений с третьей стороной – перевозчиком. Минфин России по этому поводу высказывается аналогично: «. в случае если договор перевозки не заключался, обязанности подтверждать затраты на перевозку груза и факт его транспортировки как транспортной накладной, так и накладной формы № Т-1 у налогоплательщика не возникает» (письмо от 24 октября 2011 г. № 03-03-06/1/687).

Так что, по сути, при перевозках внутри компании собственными силами достаточно будет путевого листа.

Однако нелишним будет составление к путевому листу накладной на внутреннее перемещение, передачу товаров, тары – № ТОРГ-13 (утверждена постановлением Госкомстата России от 25 декабря 1998 г. № 132).

Несмотря на то что эта унифицированная форма разработана для учета торговых операций, она может быть использована не только торговыми организациями.

Ведь одно ее название «Накладная на внутреннее перемещение…» уже прямо свидетельствует, что она предназначена для учета движения ценностей внутри организации, между структурными подразделениями и материально ответственными лицами.

Так что ее наличие не позволит запутаться, что и куда было направлено внутри самой организации, и кроме того, она значительно проще товарно-транспортной накладной.

К слову, судебная практика подтверждает, что наличие ТТН вовсе не является обязательным условием для признания транспортных расходов (постановление ФАС Северо-Западного округа от 6 февраля 2007 г. № А05-16664/05-33, постановление ФАС Поволжского округа от 29 апреля 2008 г. по делу № А12-11207/07-С65). При условии, что они подтверждаются иными документами, например такими, как заявки на перевозку грузов с указанием грузоотправителей товара, маршрута следования, места доставки товара, вида товара, веса груза, доверенности, выданной на имя водителя.

Фирма пользуется услугами сторонней компании

Если организация решила, что содержать (создавать) собственное транспортное подразделение затратно, то для перевозок грузов внутри компании можно привлечь стороннюю организацию.

Расходы в данном случае отражаются по кредиту счета 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» в корреспонденции со счетами 20 «Основное производство», 25 «Общепроизводственные расходы», 26 «Общехозяйственные расходы», а возможно, будут задействованы и счета 15 «Заготовление и приобретение материальных ценностей», 16 «Отклонения в стоимости материальных ценностей». Все зависит от специфики деятельности организации и правил учета транспортных расходов, утвержденных учетной политикой организации.

С налоговым учетом ситуация следующая. Подпункт 6 пункта 1 статьи 254 Налогового кодекса РФ позволяет относить к материальным расходам производственного характера транспортные услуги сторонних организаций (включая индивидуальных предпринимателей). А вот порядок признания таких расходов является элементом учетной политики. Им может быть:

– дата расчетов в соответствии с условиями заключенных договоров;

– дата предъявления налогоплательщику документов, служащих основанием для произведения расчетов;

– последнее число отчетного (налогового) периода.

Это установлено подпунктом 3 пункта 7 статьи 272 Налогового кодекса РФ.

Что касается документооборота, то он следующий. В данном случае необходимо будет оформить транспортную накладную, поскольку заключен договор перевозки груза (п. 6 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от15 апреля 2011 г. № 272).

А вот нужно ли в данном случае оформлять накладную по форме № Т-1?

Летом прошлого года финансисты и налоговики выпустили ряд разъяснений (письма Минфина России от 17 августа 2011 г. № 03-03-06/1/501, № 03-03-06/1/500, № 03-03-06/1/499, № 03-03-06/1/498, № 03-03-06/1/497, № 03-03-06/1/492, письмо УФНС России по г. Москве от 29 августа 2011 г. № 16-15/083462@). Из них следовало, что «в случае наличия договора перевозки груза подтверждение затрат организации на перевозку груза автомобильным транспортом и факта его транспортировки осуществляется на основании как транспортной накладной, так и накладной формы № 1-Т, используемой в бухгалтерском и налоговом учете».

То есть выводы, сделанные чиновниками, можно было трактовать так, что достаточно было лишь одного документа, что, в общем-то, вполне логично.

Ведь товарно-транспортная накладная была обязательным документом во исполнение Устава автомобильного транспорта РСФСР, действовавшего до 1998 года.

А действующий уже более 10 лет Устав автомобильного транспорта предусматривает использование именно транспортной накладной (п. 1 ст. 8 Федерального закона от 8 ноября 2007 г. № 259-ФЗ).

Поэтому вполне логично заполнять что-то одно – либо транспортную накладную, либо товарно-транспортную накладную, которую никто не отменял.

Но в своем последнем письме Минфин России указал (письмо от 11 ноября 2011 г. № 03-03-06/1/744), что необходимо одновременное наличие этих двух документов (товарно-транспортная накладная – для обоснования расходов на перевозку груза, а транспортная накладная – для установления порядка организации перевозки груза).

Так что во избежание споров с проверяющими бухгалтеру лучше составлять помимо актов оказанных услуг оба этих документа.

Источник