Открой офис от нашей компании

Как выбрать офис? Пошаговая инструкция от Арендатор.ру

Чтобы выбрать идеальное помещение необходимо в первую очередь обозначить бюджет и рассчитать нужное количество рабочих мест . Об этом Арендатор.ру подробно рассказал в предыдущей статье .

Что же делать дальше?

Конкретизировать месторасположение офиса

Территориальный фактор может иметь большее или меньшее значение. Например, одним компаниям очень удобно арендовать офис в конкретном районе – рядом с собственным производством или складом. Другим достаточно, чтобы помещение было поблизости от метро. Для третьих месторасположение вообще не имеет значения.

Если у вас лично нет жестких требований к географии офиса, обратитесь к сотрудникам . Возможно, большинство из них проживает в одном районе? Тогда стоит обратить внимание именно на него. Работникам будет удобнее добираться в офис, а довольные работники – это залог успеха вашего бизнеса .

Не забывайте также, что от локации во многом зависит класс офиса .

Офисы обычно делят на классы А, В и С.

• Класс А — это элитные бизнес-центры, расположенные в центре города.
• Класс В — менее дорогие и престижные, но вполне комфортабельные офисы в районах с хорошей транспортной доступностью. Их часто условно делят на подклассы В+ и В- (более и менее дорогостоящие соответственно).
• Класс С — это самые дешевые офисы. Они обычно расположены в зданиях, которые «оставляют желать лучшего», далеко от метро и главных транспортных артерий.

Это, конечно, не значит, что хорошее офисное помещение можно найти только в центре города. Но все-таки определенная зависимость между качеством и месторасположением офиса имеется .

Определиться со сроком аренды

Помещение под офис – это не квартира . Посуточно его не снимают (хотя в случае со смарт-офисами бывает и такое).

Срок аренды офиса может составлять от 1 месяца до нескольких лет. Как правило, он находится в прямо зависимости от площади помещения – большие офисы сдаются на годы, маленькие – на месяцы.

Начинающим компаниям нет смысла снимать офис на 5 лет – достаточно будет 3-6 месяцев. Для фирмы «с историей» подойдет и более длительный срок.

Стратаперам имеет смысл обратить внимание на коворкинги – условия аренды у них более гибкие, а цены ниже, чем в обычных офисах.

От срока, на который снимается офис, зачастую зависит арендная ставка.

Найти офис

Это можно сделать самостоятельно или с помощью посредника . По отзывам компаний, на самостоятельный поиск может уйти 1-3 месяца. Это неудивительно, если учесть, что вам придется обзвонить сотни очень похожих объявлений, съездить в десятки офисов и просмотреть кипы документов.

Поиск офиса – дело непростое. Если есть возможность, поручите это здание отдельному сотруднику, а сами осуществляйте контроль за процессом.

У посредников есть обширные базы коммерческих помещений, и они могут подобрать офис по вашему запросу за считанные часы. Плату за свои услуги они, как правило, берут с арендодателя.

Попробуйте бесплатный ресурс по подбору офисов от нашего портала!

Арендатор.ру работает напрямую, поэтому подбор осуществляется без комиссии . А еще мы поможем вам определиться с метражом офиса в зависимости от количества персонала.

Грамотно составить договор аренды офиса

Подходить к этому вопросу нужно как можно более тщательно и взвешенно . Увы, но нередки случаи, когда неправильно составленный договор аренды офисного помещения приводил компании к многомиллионным убыткам и судебным тяжбам.

Сегодня ваш офис кажется вам идеальным, а бизнес – стабильным. Завтра все может измениться. Поэтому в договоре аренды офиса обязательно нужно прописать условия его досрочного расторжения , размер неустойки и т.д.!

Недобросовестные арендодатели могут схитрить – например, попытаются сдать вам помещение площадью 100 м2 , тогда как по факту в нем всего лишь 97 м2 . Думаете, разница невелика? В зависимости от арендной ставки это могут быть десятки тысяч рублей в год . Поэтому необходимо обращать внимание не только на договор, но и на другие документы – в частности, технический и кадастровый паспорта помещения .

Если на рынке коммерческой недвижимости вы новичок – обратитесь к профессионалам, которые помогут не только подобрать офис, но и оформить его аренду.

Читайте также:

Понравилось? Ставьте лайк, чтобы мы это поняли!

И обязательно подписывайтесь на Арендатор.ру — мы знаем еще много интересного об офисах, коммерческой недвижимости, ритейле и инфраструктуре Москвы и регионов!

Источник

Бриз перемен: опыт внедрения «Р7-Офис» в энергетической компании

Вслед за госорганами импортозамещение добралось и до компаний с государственным участием. В этой статье расскажем, как внедряли отечественный офисный пакет «Р7-Офис» в «Дальневосточной генерирующей компании», меняли мировоззрение пользователей и боролись с негативом.

О заказчике

«Дальневосточная генерирующая компания» (сокращенно – ДГК) является четвертой по величине установленной мощности региональной генерирующей компанией России и ведущей энергогенерирующей компанией на Дальнем Востоке. Охват зоны деятельности компании составляет десятую часть от всей территории РФ. «Дальневосточная генерирующая компания» входит в группу компаний «РусГидро».

Согласно директиве правительства от 6 декабря 2018 г., госкомпаниям предписано в течение двух месяцев подготовить и утвердить план перехода на российское ПО до 2021 г. По решению совета директоров в июне 2019 года «Дальневосточная генерирующая компания» присоединилась к директиве правительства, и управлению ИТ и связи пришлось озаботиться этим вопросом.

Еще не ветер

Существует выражение «ветер перемен», но пока наша ситуация на ветер не тянет. Пока это выглядит как легкий прибрежный ветерок – бриз перемен. И это хорошо, потому что заказчик — энергетическая компания, а резкие движения в энергетике могут оставить людей и предприятия без тепла и без света. Поэтому, переходя на отечественное программное обеспечение, ДГТ делает все плавно, чтобы не нарушить текущие бизнес-процессы.

Не будем сейчас говорить про муки выбора – да, они были. Но выбор сделан, и, наверное, мы не ошиблись – ведь со светом на Дальнем Востоке все в порядке.

Текущее состояние проекта

Называть вещи своими именами

Когда какой-то один производитель становится суперуспешным в своей нише, его фирменное название становится нарицательным. Так случилось с компанией Xerox – мы стали называть все копировальные аппараты ксероксами. Аналогичная история с офисными документами – формат файла стал прочно ассоциироваться с наиболее популярным приложением. Часто так и пишут: «прошу предоставить документы в формате Word и Excel», а не .docx и .xlsx.

И чем это плохо? А тем, что таким образом вы закрываете себе горизонт и уже не видите других приложений, которые умеют читать и создавать документы в том же формате. Поэтому когда заходит речь о миграции на новый офисный пакет, люди больше всего боятся, что они потеряют все свои старые документы – если они привыкли не делать разницы между названием приложения и форматом файла. Именно поэтому важно называть вещи своими именами.

На самом деле .docx и .xlsx — это открытые форматы семейства Office Open XML (OOXML). Это давно не собственность Microsoft, а уже как 12 лет международный стандарт ISO / IEC 29500: 2008. За это время независимые разработчики научились прекрасно его поддерживать, и теперь вам совершенно не обязательно покупать офисный пакет только от компании из США.

Но сила привычки очень велика, особенно если это привычка руководства. Бывает, что даже из высоких инстанций приходят строгие письма, где конкретно требуют предоставить ответ в формате Word. Естественно, что ваш сотрудник может растеряться: «Если мне поставят «Р7-Офис», как же я исполню поручение?»

Поэтому нужно заблаговременно менять мировоззрение пользователей, объяснять им, что такое формат файла, и что есть другие программы, которые его поддерживают, не только Word и Excel. В нашем случае — «Р7-Офис».

Все говорят, что пользуются макросами, и ты говори

Пользователи бывают не только пугливы, но и хитры (как им кажется). Прознав по сарафанному радио о том, что макросы из MS Office не переносятся автоматически в «Р7-Офис», они могут сказать, что макросы им позарез нужны (хотя они их в глаза не видели), и по этой причине им никак нельзя ставить отечественный продукт. Конечно, эта ложь наивна, но можно простить им эти незамысловатые ухищрения, на которые они идут, чтобы оттянуть момент миграции. Иногда людям нужно чуть больше времени, чтобы принять изменения.

Обычно макросами пользуются 15-20% сотрудников в компании. К ним нужно отнестись очень внимательно. В большинстве своем это довольно простые вещи, которые не составит труда воспроизвести на новой платформе и здесь надо просто помочь, ибо переход с VBA на JavaScript — все-таки не совсем тривиальное упражнение. И давайте без фанатизма – макросы, особенно в Excel, могут быть очень навороченными и ценными с точки зрения бизнеса. В таком случае будет разумнее оставить человека в покое.

То есть вам надо научиться различать, где макросы — просто отмазка, а где реальная необходимость.

Как быть со шрифтами

До сих пор во многих ГОСТАх и во многих регламентных документах в компаниях прописаны шрифты Times New Roman и Courier New. Это шрифты, которые поставляются совместно с продуктами Microsoft и являются проприетарными. Если вы переводите своих пользователей с Windows на российские операционные системы на основе Linux, то этих шрифтов у вас не будет, дистрибутив Р7 их тоже не содержит. Тем не менее, открыть документ с этими шрифтами у вас получится, а вот создать новый – нет.

Технически проблема решаема – существуют отечественные шрифты, которые являются полными метрическими аналогами Times New Roman. Это значит, что их применение вместо родного шрифта от Microsoft не приведет к искажению документов. Например, можно взять PT Astra Serif и PT Astra Sans, разработанные «НПО РусБИТех» и НПП «ПараТайп», или шрифтовой набор XO_Fonts от компании «Новые облачные технологии». И те, и другие распространяются бесплатно. Но тут возникает проблема обратной совместимости, отправляя документ с такими шрифтами в организацию, в которой стоят офисные пакеты MS и этих шрифтов нет, проблемы могут быть у принимающей стороны.

При этом проблема все равно остается, ведь если в регламенте или стандарте четко сказано использовать Times New Roman, значит, он и должен быть. Ведь никогда не знаешь, насколько дотошными могут оказаться разнообразные ревизоры – еще скажут, что документ оформлен ненадлежащим образом и доказывай потом, что хотел как лучше, отечественный софт и все такое… А вдруг не сработает?

Этот вопрос надо решать на государственном уровне и приводить нормативную базу в соответствие с политикой импортозамещения. Но это дело долгое, а пока можно начать с себя – проверить регламенты своей организации и отказаться от использования импортных шрифтов там, где это возможно.

Привычка свыше нам дана

Когда началось внедрение «Р7-Офис» в подразделениях ДГК, нас буквально завалили служебными записками пользователи, которых лишили привычного инструмента. Иногда даже в знак протеста пишут от руки, чтобы показать, как они страдают от нововведений. Многое из того, что в них написано, реально «Р7-Офиса» не касается – ведь пользователи еще получили новую операционную систему. А кому-то просто обидно, что он стал участником этого эксперимента, в то время как коллеги работают как раньше.

Мы сохраняем эти документы, чтобы через год достать, показать им и спросить: «Ну что, проблемы ушли?» Потому что мы уверены на все сто, что все получится.

Да, встречаются баги, которые раздражают. Например, год назад нельзя было добавить в словарь новые слова по правой кнопке мыши, как это делается в Word. А в энергетике много специальной терминологии, и весь документ из-за этого выглядит красным – Р7 воспринимает эти слова как ошибочные. И это жутко раздражает. Если честно мы вообще не понимаем, в чем тут проблема.

Еще пользователи поначалу могут упрекать новый продукт в медлительности. Однако факты этого не подтверждают, в целом «Р7-Офис» работает не менее быстро, чем импортный аналог. Здесь все дело в привычке – в знакомой среде человек действует на автомате, быстрее попадает по клавишам и щелкает мышкой. Просто поменяйте клавиатуру в своей голове, и будет такой же эффект временного замедления работы.

Так что первую волну жалоб нужно просто переждать. А потом пользователи привыкнут к новому продукту и будут счастливы.

Ты же программист… Скажи, какой офис поставить на мобильный?

Для обычных людей все айтишники – программисты. И все знакомые обращаются к ним за советом по любому вопросу, касающемуся цифровых технологий. Сейчас, особенно с вынужденным ростом популярности удаленной работы, многие сталкиваются с необходимостью читать и даже немного редактировать офисные документы на смартфоне. Друзья и родственники часто задают вопрос, что такого поставить себе на Андроид, чтобы решить эту задачу.

Приложение Р7 бесплатное, оно не содержит рекламы и открывает три набора документов (тексты, таблицы и презентации), позволяет их редактировать. Что еще нужно на мобильном телефоне? Там нормальная верстка, поддерживаются все шрифты. Попробуйте. Это удобно, даже если вам совсем не важно импортозамещение.

Не бросай одного его

Не бросайте своего пользователя один на один с продуктом. Да, офис — это не «рокет сайенс», всякий грамотный человек и сам разберется. Тем более, что интерфейс отечественного Р7 похож на прежний американский продукт. Но у человека может просто не быть времени на поиск нужной фичи, а в результате вы получите негативное отношение к продукту в целом.

Поэтому очень важно провести обучение собственных специалистов. Когда ваша первая линия техподдержки отвечает «Я не знаю, как это сделать» — это стыдно. Не знаете, как кавычки ёлочкой поставить, как таблицу правильно отформатировать? Потому что вы и есть те (имею в виду ИТ-специалистов первой линии), кто в принципе создает впечатление о новом софте. Если вы не умеете этот программный продукт внутри компании презентовать, продвигать, настраивать и обслуживать, то он никогда не взлетит.

Не делайте из пользователей подопытных кроликов, начинайте с установки Р7 в ИТ-отделе. Это залог успеха в переводе всей организации на новые рельсы. Иначе сотрудники будут смотреть на вас косо – дескать, себе оставили что получше, а нам даете какую-то ерунду. Да и с поддержкой вопрос закроется почти автоматически, любой айтишник сможет помочь пользователю.

Под лежачий камень вода не течет

Что отличает российских разработчиков от их зарубежных коллег, так это то, что до них можно донести обратную связь и быть услышанным. Работая с продуктами глобальных корпораций, даже крупные заказчики, вроде ДГК, на такое и не надеются – если в продукте есть какой косяк или можно что-то улучшить, то пиши-не пиши в саппорт, ответа все равно не дождешься.

И хотя расстояние от Хабаровска до Нижнего Новгорода, где находится штаб-квартира вендора Р7, всего на тысячу с лишним километров меньше, чем до Редмонда, где сидят программисты Microsoft (5784 и 7008 км соответственно), разница в коммуникациях колоссальна.

Но под лежачий камень, как известно, вода не течет. Нужно плотно работать с техподдержкой разработчика (и интегратора, если он помогает в проекте). Не просто жаловаться друг другу и ругать продукт, а регистрировать кейсы. Зарегистрировали, время прошло, а вопрос не решается – подключайте менеджера, который вам продавал, эскалируйте проблему. Просите дорожную карту, чтобы не ломиться в открытую дверь и не требовать доработки, которые и так в плане. Продукт развивается, его авторы тоже видят, что нужно улучшить.

Например, еще недавно, откроем вам секрет, «Р7-Офис» не умел открывать две таблицы в соседних окнах. Буквально два месяца прошло – он стал уметь: теперь мы рядом открываем два файла, из одного в другой копируем, все прекрасно.

Используйте ресурсы интегратора

Надо понимать, как устроен ИТ-рынок, и извлекать из этого пользу. Есть вендор и есть интеграторы (например, в ЛАНИТ есть центр компетенции по офисному ПО), и у них специально выделены ресурсы на продвижение продукта. Пользуйтесь этим. Организуйте тестирование продукта, пишите технические задания, внедряйте вместе с ними, просите помочь вам с обучением, с документацией.

Мы, наверное, здесь совершили ошибку, потому что в значительной мере полагались на собственные силы и немного прошлись по граблям. С интегратором было бы, пожалуй, проще. Однако справедливости ради стоит сказать, что на момент, когда наш проект по внедрению «Р7-Офис» стартовал, еще не было таких интеграторов, которые были плотно погружены в процесс внедрения. Сейчас выбор есть.

Ну и напоследок: не задавайтесь! Мы все люди, все делаем ошибки, и тем не менее, все у нас получится. Кстати, демоверсию «Р7-Офис» можно найти здесь.

Источник