Закупки за наличные и контракт на командировочные расходы
К нам в редакцию приходит много вопросов по контрактной системе в сфере закупок. Ведь Закон № 44-ФЗ 1 , регулирующий эти отношения, дает ответы далеко не во всех сложных и спорных ситуациях. И чиновники, понимая это, выпускают все новые и новые разъяснительные письма. Так, недавно Минэкономразвития России совместно с Минфином России дал ответы на два вопроса : нужно ли заключать контракт на осуществление услуг, связанных с командировкой работника, и как быть, если заказчик осуществил закупки за наличный расчет (Письмо Минэкономразвития России и Минфина России от 5 августа 2014 г. №№ 18505-ЕЕ/Д28и/02-02-04/39043 «О позиции Минэкономразвития России и Минфина России по некоторым вопросам применения норм Федерального закона от 5 апреля 2013 г. № 44-ФЗ «О контрактной системе в сфере закупок товаров, работ, услуг для обеспечения государственных и муниципальных нужд»).
Контракт при командировках: заключать или нет
Государственные и муниципальные организации, направляя своих сотрудников в служебные командировки, так же как и обычные работодатели обязаны компенсировать работникам командировочные расходы (ст. 167 ТК РФ). К таким расходам относятся:
- расходы на проезд;
- расходы по найму жилого помещения;
- дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные);
- иные расходы, произведенные работником с разрешения или ведома работодателя.
Порядок и размеры возмещения расходов определяются нормативными правовыми актами Правительства России, органов государственной власти субъектов России и актами органов местного самоуправления. Например, ОВД России, противопожарная служба и таможенники пользуются Постановлением Правительства России от 12 октября 2013 г. № 916 «О порядке и размерах возмещения сотрудникам некоторых федеральных органов исполнительной власти расходов на проезд в период нахождения в служебной командировке за счет средств федерального бюджета».
НАША СПРАВКА
Закупка товара, работы, услуги для обеспечения государственных или муниципальных нужд (далее – закупка) – совокупность действий, направленных на обеспечение государственных или муниципальных нужд. Закупка начинается с определения поставщика (подрядчика, исполнителя) и завершается исполнением обязательств сторонами контракта. В случае если в соответствии с Законом № 44-ФЗ не предусмотрено размещение извещения об осуществлении закупки или направление приглашения принять участие в определении поставщика (подрядчика, исполнителя), закупка начинается с заключения контракта и завершается исполнением обязательств сторонами контракта (п. 3 ст. 3 Закона № 44-ФЗ).
При этом в каждом конкретном случае следует руководствоваться актами трудового законодательства, а если в них нет необходимых норм, то положениями трудового или коллективного договора. Так, например, в договоре можно прописать возмещение расходов на проживание при отсутствии подтверждающих документов, расходы на аренду переговорной, расходы на прачечную или химчистку и другие. Да, такие расходы организации вряд ли удастся включить в налогооблагаемую базу по налогу на прибыль, но возместить их своему сотруднику она может.
Поскольку работодатель выдает своему сотруднику денежный аванс на покупку билетов, проживание в гостинице, питание и прочее, или возмещает сотруднику уже произведенные расходы, то закупкой это признать нельзя, а значит, и включать их в план-график закупок и в реестр контрактов не нужно.
Но бывают случаи, когда организация хочет заключить именно контракт на оказание услуг, связанных с направлением работника в служебную командировку. Такую возможность предусматривает и законодательство (п. 26 ст. 93 Закона № 44-ФЗ). В перечень услуг включается наем жилого помещения, обеспечение питания и проезда к месту командировки, транспортное обслуживание. В этом случае организация-работодатель выдает своему работнику на руки не аванс, а уже билеты или бронь на размещение в гостинице. Что касается заключенного контракта, то он в обязательном порядке должен указываться в плане закупок, плане-графике, а также в реестре контрактов.
Закупка за наличные
Иногда заказчику приходится осуществлять закупки за наличный расчет. Такое возможно, например, при выдаче подотчетному лицу аванса на закупку товара или оплаты услуги или работы. Но и в этом случае контракт считается заключенным, но только в устной форме. Такое правило не противоречит ни нормам ГК РФ (ст. 158, п. 1 ст. 434 ГК РФ), ни Закону № 44-ФЗ (п. 15 ст. 34 Закона № 44-ФЗ).
ЧИТАЙТЕ ТАКЖЕ
Ответы на другие вопросы по контрактной системе закупок и порядку применения Закона № 44-ФЗ можно найти в нашей специальной подборке.
Но есть определенные условия для заключения такого договора. Во-первых, стоимость закупок по нему должна быть не более 100 тыс. руб. (п. 4 ст. 93 Закона № 44-ФЗ). Во-вторых, общий годовой объем таких закупок не должен превышать 2 млн руб. или 5% совокупного годового объема закупок, который, в свою очередь, не превышает порога в 50 млн руб. (п. 4 ст. 93 Закона № 44-ФЗ). Однако для определенных категорий государственных или муниципальных учреждений (например, парк, театр, музей, библиотека и другие) порог сделок установлен несколько иной: закупка на сумму не более 400 тыс. руб., годовой объем закупок не превышает 50% совокупного годового объема и не более 20 млн руб.(п. 5 ст. 93 Закона № 44-ФЗ).
Закупки при наличном расчете в реестр контрактов и в отчет об исполнении контракта включать не нужно (ч. 9 ст. 94, ч. 1 ст. 103 Закона № 44-ФЗ).
Если лицевой счет заказчика открыт в территориальном органе Федерального казначейства, то при оплате закупки наличными нужно руководствоваться Правилами обеспечения наличными деньгами таких организаций (утв. Приказом Минфина России от 31 декабря 2010 г. № 199н).
Бюджетные обязательства подлежат постановке на учет Федеральным казначейством на основании принятых к исполнению заявок на получение денежных средств. При этом предоставлять сведений о принятом бюджетном обязательстве не нужно.
Источник
Гайд по участию в закупках
Если вы впервые участвуете в закупках, наше руководство подскажет, с чего начать подготовку, кто ваши заказчики, что поможет искать закупки лучше, как подавать заявку, что такое финансовое обеспечение и что делать после завершения закупки.
Что такое закупка?
Что такое закупка?Компании, которые частично или полностью принадлежат государству, обязаны проводить конкурсы на закупку товаров, работ и услуг. Закупки есть почти в любой сфере, в любом регионе. Деньги на них заложены в бюджете, а для малого бизнеса действуют квоты. Это хорошая возможность расширить бизнес.
Заказчик размещает закупки разными способами, в зависимости от того, по каким критериям будет отбирать поставщика. Также государство установило, что часть товаров можно закупать только аукционом. Самый популярный способ закупок по итогам 2019 года — электронный аукцион. Подробнее о способах закупок.
Закупка — это форма размещения заказа на поставку товаров и услуг. Закупку проводит заказчик с помощью конкурентных или неконкурентных способов отбора поставщиков.
Закупки делят на три группы в зависимости от заказчиков:
1. Госзакупки по 44-ФЗ. Их проводят все государственные и муниципальные организации, которые живут за счет бюджета, например, больницы, школы, детсады, городские администрации и т.д. Закупки проводятся по устанавленным государством правилам. Заказчик публикует план закупок, по которому поставщик заранее может спланировать свою деятельность. Когда извещение о закупке опубликовано или заказчик отправил приглашение к участию, участник подает заявку. Победителя определяют по самой низкой цене или по заранее озвученным критериям (цена, опыт, квалификация и т.д.). Закупка завершена, когда контракт заключен, все обязательства исполнены, а исполнитель получил деньги.
2. Закупки по 223-ФЗ. Их проводят:
- компании с долей государственного имущества от 50%, их «дочки» и «внучки»,
- естественные монополии (нефтегазовые компании, РЖД и другие),
- организации, которые занимаются регулируемыми видами деятельности (энергетика, водоснабжение),
- бюджетные учреждения, которые проводят закупки за счет грантов, средств субподряда и собственных денег. 223-ФЗ дает больше свободы действий. Например, организация может проводить закупки на любой ЭТП, установить свои критерии отбора победителей, сроки проведения закупок. Исключение составляют только закупки у малого и среднего предпринимательства. Их могут проводить на ЭТП госзакупок четырьмя видами закупок: аукцион, конкурс, запрос котировок и предложений.
3. Коммерческие закупки. Их проводят коммерческие организации. Заказчики сами определяют правила проведения закупок и требования к поставщикам. Конкурсы и аукционы проводятся в соответствии с Гражданским кодексом.
Проще начинать участвовать в закупках по 44-ФЗ: государственные организации чаще проводят конкурентные процедуры — конкурсы, аукционы, запросы котировок. Большинство закупок по 223-ФЗ заказчики проводят у единственного поставщика: без конкурса, а закупают у подрядчика, которого выбрали сами. Подробнее о разнице между 44-ФЗ и 223-ФЗ.
Где и как искать закупки?
Закупки по 44-ФЗ обязательно публикуются на zakupki.gov.ru — в Единой информационной системе закупок (ЕИС) . При этом электронные процедуры дублируются на восьми федеральных электронных площадках: Сбербанк-АСТ, РТС-тендер, Росэлторг, НЭП, ZakazRF, Lot-online, ТЭК-Торг, ЭТП Газпромбанка (ГПБ).
Закупки по 223-ФЗ публикуются на zakupki.gov.ru и на электронных площадках, которые соответствуют требованиям заказчика. Заказчик вправе не публиковать на zakupki.gov.ru, только если:
- цена закупки не превышает 100 000 руб.
- цена закупки не превышает 500 000 руб. и годовой оборот заказчика более 5 млрд. руб.
Коммерческие закупки публикуются по усмотрению заказчика на его собственном сайте или на коммерческих торговых площадках.
| Zakupki.gov.ru | |
| ЭТП госзакупок | Здесь публикуют и проводят все электронные закупки по 44-ФЗ и закупки среди малого и среднего бизнеса по 223-ФЗ |
| Коммерческие ЭТП | Здесь публикуют и проводят закупки по 223-ФЗ и коммерческие закупки |
| Контур.Закупки | zakupki.gov.ru + 229 ЭТП |
Несколько советов
- Прежде, чем принимать участие, проверьте, что ваши товары и услуги востребованы в регионе. Найдите закупки по своей отрасли, ОКПД2 или ключевым словам и посмотрите, много ли закупок, кто основные заказчики, как они размещают, какие конкуренты.
- Важно правильно настроить запрос, чтобы находить все нужные закупки и не находить лишнее. Для поиска можно использовать ключевые слова, ОКПД или отрасль, указывать регион. Чтобы оптимизировать поиск, можно сохранить регулярный запрос как шаблон и подписаться на новые закупки по нему. Подробнее о поиске в Контур.Закупках
- Учитесь находить скрытые закупки: некоторые заказчики пытаются ограничить круг участников, но эти преграды можно обходить. Подробнее — в статьях о серых схемах и некопируемой документации.
- Ищите планы-графики: из них можно узнать, на какой месяц заказчик запланировал интересные вам закупки.
Состав извещения о закупке
Извещение о закупке — документ, объявляющий о проведении процедуры отбора поставщика.
Извещения об открытых процедурах доступны всем участникам. Извещения о закрытых процедурах напрямую отправляют приглашаемым в закупку участникам, их нельзя публиковать в открытых источниках.
Извещение о закупке имеет определенную структуру. Коммерческие организации ориентируются на форму извещения на площадке и могут заполнять не все поля. Заказчики по 44-ФЗ и 223-ФЗ должны заполнять всю информацию, которая позволит поставщику определить, подходит ему закупка или нет.
Заказчики по 44-ФЗ и 223-ФЗ всегда указывают в извещении:
- Название закупки.
- Информацию о заказчике и его контактные данные.
- Начальную максимальную цену контракта (НМЦ) — предельное значение, обоснованное с помощью:
- государственной статистической отчетности,
- zakupki.gov.ru,
- реестра контрактов,
- информации о ценах производителей,
- общедоступных результатов изучения рынка,
- исследований рынка, проведенных по инициативе заказчика.
- Обеспечение заявки — страховка на случай, если победитель закупки откажется подписывать контракт (всегда для конкурсов и электронных аукционов по 44-ФЗ, для остальных процедур — по желанию и возможности заказчика). Подробнее об обеспечении заявки и контракта.
- Обеспечение исполнения контракта — залог деньгами или в виде банковской гарантии, которое предоставляет победитель закупки при заключении контракта. Его вносят, чтобы покрыть возможный ущерб заказчика, если поставщик некачественно исполнит или не исполнит свои обязательства (всегда для конкурсов и электронных аукционов по 44-ФЗ, для остальных процедур — по желанию заказчика).
- Порядок проведения (даты подачи и рассмотрения заявок, подписания контракта и др.).
- Требования к поставщикам
- Ограничения и преференции. Преимущества могут быть предоставлены субъектам малого предпринимательства, российским поставщикам и продукции российского производства, предприятиям уголовно-исправительной системы, обществам инвалидов. Ограничения в основном связаны с поставками иностранных товаров (так называемый национальный режим).
- Адрес ЭТП — для электронных закупок.
К извещению заказчики прикладывают документацию с техническим заданием или спецификацией, проект контракта, при необходимости форму заявки, обоснование НМЦ и обоснование самой закупки (для закупок по 223-ФЗ) .
Закупка может состоять из одного или нескольких лотов. В каждом лоте указывают объект закупки, НМЦ, заказчик, требование к обеспечению, объекты лота, время и место поставки. При участии в многолотовой закупке на каждый лот подается отдельная заявка.
Как подать заявку на участие?
Посмотрите, в каком виде она проводится: бумажном или электронном.
| Бумажный вид (запрос котировок, конкурс) | Лично или почтой. |
| Электронный вид (подавляющее большинство закупок по 44-ФЗ и все конкурентные закупки среди малого и среднего бизнеса по 223-ФЗ проводят в электронном виде) |
Следуйте требованиям заказчика
Все требования к поставщикам и конкретные характеристики товаров прописаны в документах к закупке. Посмотрите, цена товара указана с НДС или без, измерения даны в мм или см и т д.
Следите за изменениями в документации и сроками подачи заявок
Заказчик может вносить изменения в закупку после размещения. Важно отслеживать их, чтобы случайно не отправить заявку по старой документации или в другое время. В Контур.Закупках вы автоматически будете узнавать об изменениях, если закупка сохранена в избранном.
Внимательно отнеситесь к оформлению заявки
Заказчик может отклонить заявку из-за того, что в ней не хватает каких-то документов, не указаны точные парметры товара или предоставлена недостоверная информация. Почитайте, какие документы нужно приложить к заявке.
Заложите время на дополнительные процедуры
Заранее получите сертификат электронной подписи или пройдите предквалификацию на ЭТП, если участвуете в закупках по постановлению № 99.
У вас есть право подать запрос на разъяснения заказчику или жаловаться в ФАС, если документация не соответствует требованиям закона или заказчик необоснованно отклонил вашу заявку.
Если не получается пройти аккредитацию, заказчик отклонил заявку или попалась сложная закупка с объемной документацией, обратитесь к специалистам по сопровождению.
Результаты торгов
Если вы победили, подпишите контракт в прописанный в закупке срок: на бумаге или на ЭТП, если закупка проходила в электронном виде. В аукционе и конкурсе нужно предоставить обеспечение контракта.
Если вы не победили, изучите результаты в итоговом протоколе закупки:
- сколько было участников и какую цену они предлагали,
- на сколько процентов снизилась цена,
- кто признан победителем.
Узнав победителя, выясните, как часто он выигрывает закупки этого заказчика, конкурентную ли цену предлагает, нет ли сговора? Если есть подозрения, на закупки этого заказчика можно больше не терять время.
В конкурсе анализ закупки поможет понять, по каким критериям вы проиграли, чего вам не хватило для победы: опыта, квалифицированных кадров, лицензий? Это поможет скорректировать стратегию участия в следующих тендерах.
Все участники в течение 5 дней после объявления победителя могут обжаловать в ФАС итоги состоявшегося тендера. Результаты закупки отменят, если обнаружат серьезные нарушения.
Ответим на вопросы
Эксперты ответят на ваши вопросы по теме статьи в первые сутки после публикации. Потом отвечают только участники закупок, а вопрос экспертам можно задать в специальной рубрике .
Источник