Мой личный опыт тайм-менеджмента
Я автор статей, студент медицинского вуза и любитель активного отдыха. Тайм-менеджмент для меня – не модное веяние, а жизненная необходимость. Вот, собственно, и первый секрет продуктивности – вы работаете лучше, когда нет выхода. Когда загружены до предела. Когда не успеваете за несколькими дедлайнами. На самом деле так получается далеко не всегда, но такие промежутки в моей жизни самые продуктивные.
Я не претендую на уровень гуру. Но считаю, что опыт человека, который иногда тратит целые дни на просмотр пары сезонов сериала или не может определиться с тем, что ему делать дальше, в то время как в списке дел как минимум десяток позиций, может быть полезным.
Планирование
Мой опыт тайм-менеджмента начался именно с этой, самой важной вещи (чему я несказанно рад). В какой-то книжке я прочитал о том, что необходимо планировать каждый день и строго следовать намеченному расписанию. Это был тот редкий случай, когда я сразу же воплотил прочитанное на практике. Сработало. Я действительно сделал за день больше. (Не больше, чем за неделю как было написано в книжке, но все же). Потратив вечером 5-10 минут на составление плана, я больше не тратил время на мучительный выбор – что же мне делать дальше.
Во-вторых, это давало чувство контроля над ситуацией. Ставить галочки возле выполненных пунктов плана было истинным наслаждением. До эры планирования я неудовлетворенно спрашивал себя, что полезного я сделал за день. И чаще всего получал весьма неудовлетворительные ответы.
Лайфхак. Многие жалуются на то, что их планы рушатся от всякого рода случайностей и форс-мажоров. Это действительно проблема, и я не раз почувствовал ее на себе. Выход здесь очень простой и логичный. Планируйте форс-мажоры. Выделяйте какой-то час в день в качестве резервного времени. Если произойдет что-то неожиданное – у вас будет на это время. Если нет – у вас будет экстра-время на что-нибудь полезное и/или приятное.
Все что здесь написано, касается и недельных и месячных планов. Годовой план мне ещё ни разу не удалось выполнить. Возможно потому, что в процессе он сильно менялся и от первоначальных задумок оставалось не больше половины. Вероятно, таковы издержки стратегического планирования.
Пустое время
Очень много времени у меня уходит впустую. Только на транспорт я трачу около 3-х часов в день. (Во-первых, потому что живу далеко от места учебы, а во-вторых, потому что несколько раз в день приходится перемещаться между разными клиническими базами). Плюс существуют разного рода бессмысленные лекции или окна между парами. Добавьте сюда еще время, проведенное в очередях, или ожидание транспорта на остановках.
В день получается немаленький такой отрезок. Конечно же, очень жаль терять его впустую. Поэтому пришлось изворачиваться и придумывать, как можно провести его максимально продуктивно. Вариантов нашлось очень много.
- Изучение английских слов (с помощью флэш-карт);
- Прослушивание англоязычных подкастов;
- Чтение книг (пожалуй, за последние несколько лет 70% книг я прочитал вне дома именно таким методом);
- Поиск материала для статей;
- Редактирование черновиков статей;
- Решение мелких бытовых задач вроде пополнения баланса телефона или заказ билетов на поезд.
Такие отрывки идеально подходят для рутинной поверхностной работы (в отличие от глубинной работы, требующей предельной концентрации). Подобное «пустое время» найдется у каждого. И чем рассеянно смотреть в пространство, научитесь тратить его с пользой.
Утренний ритуал
Достаточно давно и из разных источников я слышал про эффективность и важность утреннего ритуала – н бора рутинных ежедневных действий, полезных для саморазвития. К тому времени я уже использовал некоторые его элементы (например, зарядку). Осталось лишь несколько расширить ассортимент. В итоге мой утренний ритуал выглядит так:
1. Умывание (холодной водой, иначе не проснуться).
2. Разминка.
3. Душ. Зимой – контрастный, летом – холодный.
4. Дневник – из любви к искусству, для подведения итогов, в качестве формы психотерапии и практики осознанности.
5. Чтение. Полчаса я трачу на чтение полезной обучающей литературы, до которой обычно не доходили руки и мотивация.
На все про все у меня уходит где-то около часа. Это не только самое продуктивное время суток, но и хороший заряд мотивации на весь день. Так что то, что пишут в популярных книгах, оказалось правдой.
Вечерний ритуал
Многие эксперты по саморазвитию советуют выделять вечером время для подведения итогов и планирования. По аналогии с предыдущим пунктом, я называю это вечерним ритуалом. Вот мой:
1. Подведение итогов. 5 минут на то, чтобы поставить галочки возле пунктов плана. И записать 3-5 самых важных достижений за день в так называемый дневник успеха.
2. План на следующий день. Еще 10 минут, чтобы написать план на завтра.
Всего два пункта, всего 15 минут. Но оно того стоит.
Чек-лист
Впервые я познакомился с этой техникой в фильме «Покоритель волн». 15-летний серфингист собирался покорить крупнейшую волну на побережье. Он долго тренировался, и чтобы следить за своим прогрессом, повесил на стене большой разграфленный лист бумаги, где закрашиванием квадратов отмечал свои тренировочные достижения. Я очень люблю всякого рода визуальные эффекты, поэтому сразу же захотел и себе такой.
Я так же расчертил лист бумаги и записал те дела, которые требуют ежедневного рутинного выполнения. Это были как раз вышеприведенные пункты из вечернего и утреннего ритуала. Теперь я не мог лечь спать, пока соответствующие квадратики не были закрашены. Теперь у меня была видимая ответственность, Очень Важный Документ, который должен быть заполненным. Я явственно видел свой прогресс, и это давало мне дополнительную мотивацию.
Секундомер
Это простая, но эффективная техника. Но подходит она только для достаточно простых, незамысловатых действий.
Перед тем, как начать что-то делать (например, уборку в комнате), включите секундомер. А теперь попробуйте не просто сделать уборку, а представить себе, что вы на соревнованиях по уборке. Ваша задача показать лучший результат по времени. Секундомер будет вашим зримым надсмотрщиком, который не позволит отвлечься на что-либо. С его помощью вы можете измерить время и в будущем сравните показатели. В некоторых случаях мне удавалось достичь 2-3 кратного роста производительности только потому, что рядом находился отсчитывающий секунды телефон.
Срывы или немножко жалости к себе
Я очень часто слышал критику в адрес «всех этих тайм-менеджментов» и прочих техник повышения продуктивности. Обычно она появляется в двух случаях. Первый – это когда человек прочитал соответствующую книгу, но чуда не случилось, его жизнь не изменилась и вообще #вывсеврети. Второй – это когда человек прочитал книгу, попробовал, но у него что-то не получилось. И теперь он считает, что это не работает.
На это я могу сказать одно: «Хорошо, что в детстве вы не читали книги, как научиться ходить. Иначе вы до сих пор бы ползали на четвереньках».
Да, далеко не всегда все получается с первого раза. Кое-что действительно не работает. Кое-что работает, но не для вас. Иногда вы срываетесь и самая отлаженная система летит в тартарары. У меня такое тоже бывало. Это нормально. Вы не робот и вероятно не сможете каждое утро выполнять однажды заведенный порядок действий. Кто-то (и даже вы сами) будет нарушать ваши планы. И даже резервное время не поможет. Это нормально. Просто примите это. Выспитесь. Поленитесь. Позанимайтесь ерундой. Можете даже немножко поругать себя.
Исследования показали что люди, которые легко принимают свои ошибки и падения, в будущем показывают более высокие результаты. Просто им легче подняться в следующий раз.
Адская неделя
Адская неделя – период с наивысшими физическими и психологическими нагрузками в подготовке бойцов спецназа. «Наступит момент, когда вам захочется сдаться», – эта фраза из фильма «Спасатель» лучше всего характеризует данный термин. «Вопрос вот в чем: сдадитесь ли вы?».
Бывший спецназовец, а теперь коуч по личной эффективности и писатель Эрик Бертран Ларссен адаптировал этот подход для гражданских и предложил свою версию адской недели.
Ничто так не мотивирует, как личные достижения. Эрик предлагает пожить всего 7 дней на пределе – чтобы понять, на что вы способны. А планка ваша находится куда выше, чем кажется.
Каждое утро вам придется вставать в 5 утра, а ложится в 10 вечера. А однажды вам придется бодрствовать целые сутки. Каждый день вы будете действовать по заранее определенному плану и выжимать из себя все. Эта неделя должна стать вашей вершиной.
Я попробовал. Как это бывает всегда, что-то из вышеописанного получилось, что-то не очень. В чем-то я свой план не выполнил, но в чем-то даже перевыполнил. В любом случае такое резкое и интенсивное повышение планки дает очень мощный заряд мотивации и расширяет рамки. А еще, когда вы через неделю несколько снизите интенсивность жизни, вы все равно останетесь на более высоком уровне, чем раньше.
Проходите адскую неделю хотя бы раз в год.
Рекомендуемые книги
«Экстремальный тайм-менеджмент». С нее начался мой опыт тайм-менеджмента. Легкая художественная форма и крутые техники. Обязательно к прочтению.
«Начни» Джона Эйкаффа. Достаточно нестандартный и вместе с тем реалистичный взгляд на саморазвитие и тайм-менеджмент. Во всяком случае, именно в процессе чтения этой книги у меня чаще всего возникали мысли: «О, это же про меня!». Возможно и про вас – краткое содержание здесь.
«Магия утра» Хэла Элрода. Рассказ о том, как всего один час утром может изменить жизнь. По крайней мере, именно так произошло у автора. Все, что вам нужно знать об «утреннем ритуале» и еще много полезного и интересного.
«На пределе. Неделя без жалости к себе» Эрика Ларссена. Бывший спецназовец рассказывает как прожить настоящую «адскую неделю» и тем самым поднять себя на новый уровень.
Источник
Тайм-менеджмент в жизни современного человека
Холопова Любовь Алексеевна,кандидат педагогических наук, доцент кафедры экономики и автоматизированных систем управления,Юргинскийтехнологический институт (филиал) «Национальный исследовательскийТомскийполитехнический университет», г. Юрга
Зорина Татьяна Юрьевна,студентка, Юргинскийтехнологический институт (филиал) «Национальный исследовательскийТомскийполитехнический университет», г. Юрга
Таймменеджмент и его роль в жизни современного человека
Аннотация. В статье рассматривается важность таймменеджмента в жизни современного человека, выделяются главные моменты в виде десяти шагов, приводятся результаты тестирования, которые показывают важность качественного достижения целей с помощью рационального использования своего времени.Ключевые слова:управление временем, десять шагов,хронофаги, приоритеты, планирование, цели
Ритм, в котором живет большинство из нас, вряд ли можно назвать спокойным и размеренным. Нехватка времени, аврал и жесткий цейтнот являются испытаниями, справиться с которыми под силу далеко не каждому. Постоянное пребывание в состоянии «не знаю, за что хвататься» вряд ли можно назвать подходящим, когда речь идет о личной эффективности.Эмоциональное напряжение блокирует производительность, приводит к быстрой утомляемости и апатии. Поэтому, чтобы не стать жертвой стресса или, еще хуже, синдрома хронической усталости, нужно занятьсяуправлением временем,или таймменеджментом.Все успешные люди очень продуктивны. Они много работают и много успевают, а это не одно и то же. Под продуктивностью, в первую очередь, подразумевается результат, а не процесс. Если Вы намерены повысить свою производительность, твердо решите сделать это. Люди тратят время впустую, потому что они так и не решили повысить свою производительность.И если Вы решились, то не отступайте и повторяйте то, что делают все успешные люди, пока это не станет Вашей второй натурой. Основной секрет личной эффективности заключается в правильном распределении времени. Таймменеджмент помогает избежать незавидной участи заложника собственного бизнеса или карьеры.В переводес английского языка «таймменеджмент»означает управление временем, но следует отметить, что управлять временем невозможно. Ведь каждый человек имеет в своем распоряжении строго определенное количество времени, и у всех людей оно одинаковое. На его количество или на скорость его течения повлиять никак невозможно. «Управление временем» –это всего лишь громкое название того, что, по сути, является управлением самим собой, организацией, людьми с какойто определенной целью, такой как ускорение решения проблем, осуществление мероприятий, выполнение работ и какихто действий. Таймменеджмент—это технологияорганизации временииповышения эффективности его использования. Это стиль жизни, который позволяет комфортно распоряжаться ценным временным ресурсом встремительном потоке информации[1].Таймменеджмент–это совокупность знаний, имеющих большое не только экономическое значение, но и личное. Суть экономического значения состоит в том, чтоза счет рационального использования времени возможно значительное повышение производительности труда и человека отдельно, и в целом всего коллектива. А суть личного значения состоит в том, что оно позволяет человеку обрести достаточное количество свободного времени, благодаря которому онбудет ощущать себя более свободным, появится возможность уделять больше внимания своему здоровью, отдыху и личной жизни.Таймменеджменткак система управления временем включает в себя ряд элементов, которые, будучи использованными в совокупности, дают значительное сокращение времени, необходимого для осуществления различных производственных процессов.Сутьтаймменеджментазаключается втом, чтобыподчинить истинным целям человека сначала минуты, а
затем постепенно ивсюжизнь, атакже научиться отделять жизненные ценности оттого, что нетребует внимания ине приносит результатов[2].Можно выделить десять шагов, с помощью которыхдобиться улучшения своей жизни засчет таймменеджмента:Главной идеей таймменеджментаявляетсятрата времени только на то, что в жизни наиболее значимо.Первым шагом–является принятие этого принципа, взять за основу организации своего времени.В данном случае время измеряется не в минутах или часах, а в событиях, которые с нами происходят заэти минуты и часы. После того, как вы перейдете на такую систему измерения времени, ваша жизнь кардинально изменится. Следовательно, второй шаг—это измерение времени событиями.Поймите, на что уходит ваше время.
Итак, третий шаг–это проведение хронометража. Это один из наиболее важных этапов в системе таймменеджмента. Проведение хронометража может показать, на что вы действительно тратите свое время, а также,какие события и в какой пропорции наполняют вашу жизнь. Получение результатов хронометража помогут вам выявитьхронофаги и избавиться от них. Хронофаги –то поглотители времени.
В качестве примера можно привести систему рационального расходования времени профессора Александра Александровича Любищева. Он с 1914 года в течение 50 лет записывал затраты времени на научную работу. Рациональное расходование времени по системе Любищева требует деления на три категории: 1 –главное время, посвящённое главному делу; 2 –малопроизводительные виды деятельности (заседания, совещания); 3 –«бросовое» (переездына транспорте, стояние в очередях и т.д.).Расставление приоритетов.После того, как вы начнете измерять время событиями, вам тут же захочется, чтобы это были полезные, нужные события, а не бессмысленные или случайные. Вам захочетсянаполнить своюжизнь только важными, яркими, главными событиями, и вы будете притягивать их к себе, а они,в свою очередь, будут притягиваться к вам. Чтобы определить, какие события для вас наиболее важные, нужно расставитьжизненные приоритеты.Четкое определение цели. Используйтеметод SMARTцелей для того, чтобы четко знать, к чему вы стремитесь. Размытые цели можно сравнить со светом маяка, пробивающегося сквозь туман. До тех пор, пока вы не избавитесь от тумана, ваш корабль не сможет достигнуть пункта назначения.Планирование.Те, кто добился успеха в своей жизни, много времени посвящают планированию. Ежедневное планирование просто необходимо для повышения производительности и эффективного управления временем.Чтобы достичь поставленных целей, вы должны однозначно знать,что и как нужно делать. И чем подробнее план, тем выше эффективность достижения целей.Планировать и думать нужно всегда на бумаге. Если цели нет на бумаге, то она не существует. Перечень задач —это своего рода карта, которая не даст Вам сбиться с пути кнамеченной цели. Питер Ф. Друкер в книге «Эффективный управляющий» приводит хорошую аналогию, стимулирующую к фиксированию задач на бумаге:«Люди, содержащиеся в темном помещении, быстро теряют чувство времени. Но даже в полной темноте большинство людей сохраняют чувство пространства. Находясь в освещенном, но замкнутом помещении, вы уже через несколько часов перестанете ощущать движение времени. И если вы захотите подсчитать, как долго вы находитесь в таком помещении, вы сильно ошибетесь в своих подсчетах. Поэтому, если мы полагаемся на нашу память, мы не замечаем, на что расходуется наше время…»Работа со списком запланированных дел в первый же день увеличивает производительность на 25%. C вечера готовьте список задач, которые нужно сделать завтра. Придя на работу, Вы всегда будете знать, с чего начать свой день.Продолжайте работать с составленным списком в течение дня: при появлении нового дела вносите его в список с учетом приоритетности по отношению к ранее запланированным задачам. Выполнив очередную задачу из списка, обязательно вычеркивайте ее. Это даст Вам ощущение удовлетворенности своей работой, прибавит энтузиазма и зарядит энергией.Планируйте от большего к меньшему, от долгосрочного к краткосрочному, от целей жизни до плана на день. Каждой задаче ставьте фиксированные сроки.Перед тем, как начать чтолибо делать, вспомните о правиле 10/90: 10% времени, затраченного на планирование до начала выполнения задачи, сэкономит 90% времени при ее решении.Сложную задачу всегда делите на мелкие подзадачи. Здесь хорошо помогает дерево решений, где ключевая задача —дерево, а подзадачи для ее выполнения —ветви. Продолжайте «разветвление» до тех пор, пока процесс выполнения всей задачи не станет простым и прозрачным.Приведение дел в порядок.Порядок должен начинаться срабочего столаи заканчиваться собственными мыслями. Если в ваших делах и мыслях будет порядок, вам легче будет сосредоточиться на целяхи быстрее достигнуть желаемого. Хаоса нужно опасаться, чтобы он не затянул вас в своё болото.Задача таймменеджмента заключается в том, чтобы вовремя определить главное дело. Расстановка приоритетов позволяет эффективно управлять списком намеченных дел, присваивая каждой задаче свой уровень важности.После определения важного дела оцените последствия в случаеего выполнения или невыполнения. Важная задача имеет серьезные последствия, если не будет выполнена в срок.Для расстановки приоритетов хорошо подходит метод АБВГД. Это очень простой способ планирования, и заключается он в том, чтобы каждой задаче в списке дел присвоить приоритет ее выполнения.Так, задача, отмеченная буквой А, указывает на самое важное дело с самыми серьезными последствиями в случае невыполнения.Главное правило метода состоит в том, чтобы не браться за дело Б, пока не выполнена задача А, а за дело В, пока открыта задача Б, и т.д.Буква Д означает «долой!». Этой буквой стоит отмечать малосущественные задачи, которые ни на что не влияют. Для расстановки приоритетов в каждой группе задач, используйте цифры, которые будут указывать на последовательность выполнения дел. Таким образом, самое важное дело в Вашем списке должно быть обозначено как А1.Основной секрет управления временем заключается в сосредоточенности и целенаправленности. Начните с решения первоочередных задач и делайте все последовательно, то есть чтото одно в определенный период времени. Бросая дело и возвращаясь к нему снова и снова, Вы снижаете свою эффективность в 5 раз.Моцарт мог работать над тремя композициями сразу и создавать настоящие шедевры. Но это скорее исключение, чем правило. Бах, Гайдн или Верди могли работать только над одним произведением в какойто период времени. Они не начинали работать над следующим произведением, не закончив предыдущее.Используйте закон принудительной эффективности, который говорит о том, что на все времени никогда не хватает, но его всегда достаточно для самого важного. Поэтому важно собраться и заставить себя сделать в первую очередь то, что принесет наибольшую выгоду и результат.Все дела можно разделить на 4 группы:срочные и важные;важные, но не срочные;срочные, но не важные;несрочные и не важные.Такая классификация носит имя американского президента и называется методом (окном, принципом)Эйзенхауэра.Первостепенные задачи —это дела срочные и важные. Попытка отложить такие дела на потом создаст Вам ненужные проблемы —за них нужно приниматься самому и немедленно.Далее идут дела важные, но не срочные. Такие задачи можно отложить, однако они могут оказать сильное влияние в долгосрочной перспективе. Несрочные и важные дела имеют привычку становиться срочными и важными, если их постоянно откладывать. Для того, чтобы такого не произошло, заранее предусмотрите для них временной резерв.Срочные,но не важные задачи мало сказываются на Вашем успехе. Занятие срочными, но не важными делами не дает результата и может сильно отразиться на Вашей эффективности. Такие дела отнимают большую часть Вашего временного резерва. Это как раз те задачи, которые по возможности нужно перепоручать или уменьшать их количество.Логично предположить, что несрочные и неважные дела не имеют никакого значения в принципе и не несут никаких последствий при их невыполнении. Такие дела можно смело вычеркивать из Вашего списка.Займитесь любимым делом.Не нужно бояться начать все с нуля: сменить работу, освоить новую сферу деятельности, получить дополнительное образование. Как бы далеко в неверном направлении вы не ушли, лучше вернуться назад и начать всё заново, чем идти дальше, но не туда.Мотивируйтесь.В настоящее время вполне возможнонайти мотиваторы и сделать так, чтобы они всегда были перед глазами во всех смыслах этого слова. Лучшими мотиваторами являются ваши цели. Нужно всегда помнить, ради чего вы чтото делаете, к чему стремитесь. Создайте мотиваторсвоими руками. Настройтесь на позитив, слушайте хорошую музыку, смотрите мотивирующие фильмы, найдите мотивирующие картинки, возьмите на вооружение разнообразныемотивирующие факторы. Никогда и ни при каких обстоятельствах не унывайте и сдавайтесь!Используйте современные техники таймменеджмента. Освойтеежедневник Архангельского, заведите электронный планировщик, освойте методику ментальных карт (интеллекткарт). Старайтесь улучшить свои взаимоотношения со временем и прожить яркую, насыщенную и интересную, жизнь. Подберите самые удобные для вас инструменты личного таймменеджмента[3].Если после трудового дня вычувствуете себя уставшими ираздраженными, если вечером увас нет сил наактивный отдых, общение сблизкими и любимое увлечение, это означает, только одно –вынеправильно распределяете своё время исвои силы. Вам нужно проанализировать вашу жизнь: как выотдыхаете, как занимаетесь ведением домашних дел, рациональноли используете свое рабочее время. Проведя такой анализ, вы поймете ошибки, которые допускаете,распоряжаясь своим временем, вынаучитесь использовать его более эффективно. Благодаря таймменеджментуможно сбалансировать ваши ресурсы времени исил так, чтобы избежать чрезмерной утомляемости ивыполнить все намеченные вами дела впределах комфорта. Выпоймете, что усталость лечится поминутным планированием всех ваших дел [4].
Нами было проведено тестирование на предмет эффективного использования своего времени. В тестировании приняло участие 10 человек. Респондентам были предложены вопросы:1. Планируете или нет вы свое время? 2. Определяете ли вы цели?3. Подводите ли итоги за день?4. Ведете ли вы ежедневник? После подведения итогов получились следующие результаты: Вопрос первый: 8да, 2нет; вопрос второй: 10да, 0нет; третий вопрос: 2да, 8нет; четвертый вопрос: 1да, 9нет.Из данных результатов видно, что большинство респондентов планируют свое время и ставят перед собой цели, но не анализируют прожитый день и не подводят итоги, хотя анализ результатов является важной частью «таймменеджмента». Возможно, для более быстрого икачественного достижения целейнужно пересмотреть план своих действий и начать анализировать их результаты за день, неделю, месяц. Наглядно увидев такие результаты, можно понять и исправить свои ошибки, следовательно, быстрее добиться желаемого.Исходя из вышесказанного, можно сделать вывод, что смысл таймменеджмента состоит в том, чтобы избавить свой день от ненужных дел и выполнять самые важные и ответственные дела сбольшим энтузиазмом и более качественно.Наметить цели, определить пути для их достижения, избавиться от ненужного и лишнего, научиться жить, получая от жизни только удовлетворение и радость –это очень просто и под силу каждому.Внимательно следите за тем, чтобы в Вашей жизни сохранялось равновесие. Работая до изнеможения, Вы не сможете обмануть организм, он все равно возьмет свое, и если Вы не остановитесь, он сделает это принудительно. А это явно не входит в Ваши планы.Но для того, чтобы быть эффективным, просто таймменеджмента мало. Важно следить за своим здоровьем и поддерживать себя в хорошей физической форме. Ваша жизнь должна быть насыщенной, в ней всегда должно находиться время для Вашей семьи и отдыха.Рациональное использование времени позволяет не только умело сочетать работу, семью, отдых, но и одновременно с этим реализовывать свои цели и мечты, достичь гармонии между различными областями вашей жизни [5].
Источник