Организация создаст удаленный офис

Как организовать виртуальный офис

Все имеет тенденцию к развитию, совершенствованию. Это не обходит стороной и ведение бизнеса, в целом или в конкретных его мероприятиях. Современные технологии уже давно позволяют выполнять значительную часть работы удаленно. Очевидно и бесспорно — это удобно и выгодно. Для компаний — возможность сэкономить на аренде помещений, привлечь к сотрудничеству специалистов из других городов, стран и т.д. Для сотрудников — экономия времени на дорогу к месту работы, возможность сотрудничать с несколькими компаниями. И еще много преимуществ для обеих сторон. Но, если стал вопрос «Как организовать виртуальный офис?», то, явно, что плюсы ведения деятельности в виртуальном офисе уже определены.

В данной статье будут рассмотрены ситуации, когда действительно стоит переводить бизнес в виртуальный офис и как это правильно сделать.

Когда нужен виртуальный офис

Виртуальный офис — это единое информационное пространство, состоящее, как правило, из нескольких удаленных рабочих мест, оснащенных облачными приложениями для полноценного ведения бизнеса. В каких же случаях и каким компаниям может потребоваться организация такого офиса?

Малые предприятия с ограниченным бюджетом

Виртуальный офис просто находка для молодых предприятий, ведь в таком случае не придется тратиться на аренду помещения, закупку необходимой мебели и дорогостоящего оборудования. При этом также можно сэкономить на обслуживающем персонале: администрирование, обслуживание оборудования и другие плановые работы выполняются централизованно операторами виртуального офиса.

Деятельность на региональных или международных рынках

Подойдет виртуальный офис и для тех компаний, которые имеют филиалы в других городах и странах, либо же только планируют открытие представительств. Посредством такого решения можно проводить онлайн-конференции, презентации и оставаться всегда на связи в любой точке планеты.

Компании с удаленным штатом сотрудников

Удаленная работа в последнее время становится все более популярной, поэтому на сегодняшний день в компаниях все больше можно встретить сотрудников, работающих вне офиса. Бывает также, что фирма пользуется услугами фрилансеров. Создание виртуального офиса в таких случаях позволит эффективно настроить коммуникации с центральным офисом, проводить совещания, и даже при желании организовать онлайн-обучение.

Предприниматели в постоянных разъездах

Услуга виртуального офиса будет актуальной и для предпринимателей, которые часто бывают в разъездах, командировках и редко находятся на рабочем месте. Переадресация звонков со стационарного телефона компании на мобильный сотрудника позволит принимать вызовы в любом месте вне офиса и всегда быть на связи.

Срочное открытие бизнеса

Воспользоваться услугой виртуального офиса можно и в тех случаях, когда необходимо быстрое развертывание предприятия, а времени на поиск помещения, подключение телефонных линий, закупку серверов и персональных компьютеров нет. Развернуть виртуальный офис можно в течение нескольких часов. Особенно актуально это в том случае, если компания в дальнейшем планирует расширяться и открывать офисы в других городах и странах. Таким образом можно объединить все удаленные офисы в единую инфраструктуру.

Принципы организации труда в виртуальном офисе

Организовать работу в виртуальном офисе не сложнее, чем в реальном. Для этого существует ряд основных мероприятий, с помощью которых сделать это не составит никакого труда. Рассмотрим каждое из них подробнее.

Планирование

Как и в реальных офисах, важно любой проект разбить на определенные задачи, каждую из которых закрепить за конкретным сотрудником, установить оптимальный срок ее выполнения.

Контроль выполнения задач

В командной работе задачи чаще всего взаимосвязаны. Информация об их выполнении должна быть доступна всем участникам того или иного проекта. В противном случае возможное затягивание выполнения определенных работ приведет к срыву сроков сдачи проекта. Посредством виртуального офиса каждый сотрудник фирмы в любой момент может посмотреть на каком этапе находится конкретная задача и за кем именно она закреплена. Планирование и контроль, в таком случае, выполняется с помощью CRM-систем.

Постоянная связь в течение рабочего времени

Немаловажным фактором в работе является коммуникация сотрудников, завязанных в текущем проекте или в деятельности предприятия в целом. Способами коммуникации в виртуальном офисе могут выступать звонки (как между двумя абонентами, так и конференц-звонки), переписка в чатах и т.д.

Что нужно для создания виртуального офиса

Для организации виртуального офиса можно воспользоваться одноименной услугой, которую предлагают компании-провайдеры. В этом случае за определенную ежемесячную плату предоставляется уже готовый набор бизнес-приложений, наиболее востребованных в любой сфере деятельности. Второй вариант — создать удаленный офис самостоятельно. Для самостоятельной реализации вышеперечисленных принципов организации труда в виртуальном офисе потребуется следующее.

Помещение

Как бы странно это ни звучало, но даже для виртуального офиса понадобится реальное помещение. Именно оттуда будет происходить управление компанией и всеми ее сотрудниками. По сути, в этих целях можно использовать и собственную квартиру, однако специально-отведенное помещение для главного офиса значительно повышает самоорганизацию и доверие клиентов. Само собой разумеется, что такое помещение необходимо оборудовать оргтехникой: компьютером, ксероксом, сканером, принтером, телефоном и так далее.

Разработка сайта

На сегодняшний день продвижение компании или ее продуктов через интернет — наиболее актуальный и эффективный способ. Поэтому при развертывании виртуального офиса, впрочем, как и реального, в первую очередь необходимо разработать сайт. С его помощью можно привлечь множество клиентов, найти партнеров.

Облачная IP-телефония

IP-телефония — один из важных элементов виртуального офиса. С ее помощью организовывается, стабильная связь между сотрудниками, обеспечивается качественная коммуникации с клиентами и партнерами. Наиболее востребованными функциями облачной телефонии для удаленной работы являются следующие:

• • конференц-связь — позволяет проводить онлайн-совещания с любым количеством сотрудников, где бы они не находились;
• • виртуальные номера — возможность быстрого подключения городских, федеральных, коротких и красивых номеров;
• •многоканальность — установка нескольких телефонных соединений с использованием одного номера — клиент никогда не услышит сигнала «занято», его звонок не останется без ответа;
• • различные варианты переадресации и прием звонков на разные устройства — все это позволяет сотрудникам быть всегда на связи: переадресация с городского номера на сотовый телефон, перенаправление вызова клиента на конкретного менеджера или IVR-меню, грамотная настройка очереди звонков;
• •защита данных — все данные компании находятся в безопасности, так как хранятся на облачных ЦОДах используемых провайдерами, а их прием и передача осуществляется с помощью зашифрованного VPN-канала.

Системы контроля

При работе в виртуальном офисе необходимо контролировать не только выполнение задач сотрудниками, а также их взаимоотношения с клиентами. В этих целях часто выполняют интеграцию CRM-системы с IP-телефонией. Это позволяет руководителям ставить задачи, отслеживать их выполнение в режиме реального времени, прослушивать телефонные звонки онлайн или в записи, просматривать историю переписки сотрудника с клиентом или статистику по активности каждого сотрудника. Все это в значительной степени повысит эффективность работы, выявит недобросовестных сотрудников или поспособствует поощрению лучших, поможет найти слабые места в цепочке продаж.

Стандартные офисные приложения

Для полноценной работы виртуального офиса понадобится набор стандартных онлайн-приложений, наиболее популярными из которых, предлагаются компанией Google:

• • приложения для общения и переписки — Gmail, Calendar, Hangouts;
• • офисные приложения — Docs, Sheets, Forms, Slides, Sites;
• • приложение для хранения документов — Drive;
• • администрирование — Admin, Vault.

Конечно же, все они имеют аналоги.

Юридическая сторона вопроса

Перед запуском виртуального офиса необходимо убедиться в наличии всех необходимых документов, акцентируя внимание на:

• • лицензию на ведение предпринимательской деятельности;
• • различные справки о прохождении проверок;
• • налоговую документацию — идентификационные номер и другое.

Сколько будет стоить создание виртуального офиса

Стоимость организации виртуального офиса напрямую будет зависеть от входящих в эту услугу функций. Предоставление доступа к офисным приложениям Office 365 обойдется примерно в 350 — 1500 рублей в месяц, в зависимости от включенного в функцию пакета интернет-трафика. Если понадобится развертывание полноценного колл-центра с использованием виртуальных номеров, то это будет стоить в районе 2500 — 8000 рублей в месяц. Подключение облачной АТС, например, 1ATS, с возможностью использования некоторых ее функций — от 200 рублей в месяц.

Стоит учесть аренду помещения, если таковое потребуется для оборудования, стоимость самого оборудования, обеспечивающего работу виртуального офиса. И конечно же учесть расходы на разработку сайта компании.

Это общий, средний набор инструментов, сервисов и требований, с которым можно будет начать полноценную работу виртуального офиса.

Какие проблемы могут возникнуть

Говоря более широко о преимуществах виртуального офиса, можно добавить:

• • повышение продуктивности работников, за счет возможности работы в удобное для них время;
• • отсутствие у сотрудников временных и финансовых затрат на дорогу в офис и обратно;
• • возможность рационального распределения времени между семьей и работой;
• • снижение текучести кадров — как правило удаленные работники реже увольняются по собственному желанию;
• • меньшее количество больничных — работа дома снижает риск сезонных заболеваний;
• • большой выбор кандидатов — можно найти сотрудника в любой точке планеты.

Но виртуальный офис имеет также и ряд недостатков, которые могут возникнуть в процессе работы и которые нужно заблаговременно учесть:

• • снижение мотивации сотрудников, за счет низкой вероятности продвижения по карьерной лестнице;
• • недостаток социального взаимодействия;
• • снижение продуктивности, за счет отсутствия мотивации от начальства;
• • возможные риски непонимания между коллегами, как следствие общения посредством переписки в мессенджерах;
• • существенная зависимость от техники;
• • чувство одиночества и изоляции — не каждый человек готов психологически к удаленной работе.

Однако все эти недостатки поправимы, если своевременно их выявлять и уметь устранять. А это стоит того, поскольку при высокой конкуренции, которая характерна для современной коммерческой деятельности, важно использовать новейшие методы и технологии.

Источник

Виртуальный офис: 4 принципа организации удаленной работы

Начинающему предпринимателю отнюдь не нужны офис и визитки, на старте достаточно ноутбука и телефона, пишет в своей книге «Я такой как все» Олег Тиньков. Но есть примеры, когда не только стартапы, но и компании, уже зарабатывающие приличные деньги, не спешат арендовать помещения для работы. Как создать виртуальный офис в России и что для этого нужно?

Барьеры — в головах

«Самое сложное при организации удаленной работы — это барьер, который существует в наших головах, — говорит Василий Воропаев, сооснователь и бывший гендиректор компании Free-lance.ru. – Очень трудно осознать, что кто-то может работать, не сидя рядом с тобой, но при этом так, чтобы ты мог в любой момент времени заглянуть в монитор и «понять» картину процесса. Трудно осознать, что подобная работа может быть эффективнее, и уж тем более не поддается логике то, что в таком режиме могут работать целые команды, отделы, департаменты».

Тем не менее, в мировой практике это уже укоренившийся тренд. За последние 7 лет количество рабочей силы в США увеличилось всего на 3%, в то время как количество удаленных сотрудников за тот же период возросло на 66%. Кроме того, каждый десятый работающий американец трудится из дома хотя бы раз в неделю. Если изначально удаленная работа была прерогативой исключительно фрилансеров или представителей таких профессий, как программист, системный аналитик, страховой агент, адвокат, то теперь практику вводят целые офисы, в том числе из-за неимоверно высоких цен на аренду коммерческой недвижимости.

Казалось бы, при построении виртуального офиса выигрывают все стороны: компания экономит на аренде офиса и сопутствующих расходах (оргтехника, услуги охранного предприятия, оплата парковки и т д.), а сотрудники существенно снижают свои временные затраты на дорогу до работы и обратно, у них становится меньше так называемых «тайм-киллеров» вроде офисной болтовни у кулера или в курилке.

Американская софтверная компания Cisco, чьи сотрудники в среднем два дня в неделю работали удаленно, еще в 2009 году посчитала, что в результате общая экономия расходов сотрудников и компании составила 277 млн долларов за год, 69% сотрудников отметили рост производительности, 67% – повышение качества своей работы, 80% признались, что качество их жизни улучшилось.

Так почему же эта практика до сих пор не стала общепринятой? Оказалось, что дело в доверии. Даже в Штатах 54% руководителей обеспокоены тем, как именно удаленные работники проводят свое время. К тому же, хороший удаленный работник — это организованный, легко адаптирующийся, инициативный человек, который умеет распоряжаться собственным временем и не нуждается в надзоре со стороны начальства.

По мнению некоторых психологов, в менталитете русского человека на уровне генетического кода заложен «рабский сценарий», поэтому большинство сотрудников нацелены не на результат, а на процесс и имитацию бурной деятельности, очень зависимы от мнения начальства и его реакции на те или иные действия.

«Удаленная работа — это не что-то из области фантастики, это такой же процесс, как и многие другие. Как и везде, результат добывается упорным долгим трудом, а не по взмаху волшебной палочки, — делится опытом Василий Воропаев. – Четыре основы, которые помогут сделать так, чтобы сотрудники работали, — это планирование, контроль процесса, четкая и полная отчетность и мотивация».

4 базовых принципа в работе виртуального офиса

1. Планирование

Все задачи по проектам должны быть сформулированы предельно четко, с конкретными дедлайнами, описанием ожидаемого (желательно — измеримого) результата, а также ответственных за выполнение каждой части проекта.

2. Контроль процесса или статус, статус, статус

При удаленной работе каждый сотрудник должен знать, над чем именно в данный момент трудятся другие участники команды: кто за что отвечает, на каком этапе находится исполнение конкретной задачи. Это важно, потому что часто (особенно при командной работе) реализация последующих этапов проекта зависит от сроков и качества исполнения предыдущего. А некачественно написанный код или отодвинувшийся дедлайн может сорвать весь процесс и привести к денежным потерям (простойки, штрафы от заказчиков и т д.). Для этих целей можно использовать как дорогостоящие системы управления проектами, так и самые простые и бесплатные сервисы вроде Google Docs, Dropbox.

3. На связи 5/8

Чтобы сотрудники были синхронизированы во времени и могли оперативно обращаться друг к другу по возникающим вопросам, желательно, чтобы они были доступны хотя бы по одному их средств связи, скажем, с 9:00 до 17:00. Кроме того, желательно, чтобы сотрудники активно обсуждали текущие дела и собирались на конференц-коллы хотя бы два раза в неделю — понедельник (чтобы распланировать задачи) и пятницу (чтобы оценить, что было сделано, а что – нет).

4. Мотивация

Работает ли человек из дома или в офисе — не так важно. Важно, насколько он нацелен на результат. Впрочем, при удаленной работе применяются те же мотивационные и штрафные санкции, что и при офисной работе. Кроме того, благодаря постоянному контролю в системе управления проектами, оценить реальную эффективность каждого из участников команды при такой работе может быть гораздо легче, чем при работе в офисе.

Не работой единой

Культивируйте позитивную атмосферу, особенно когда работаете с территориально распределенной командой. Чувство принадлежности к коллективу повышает надежность и ответственность отдельных членов команды, формирует ощущение поддержки, советуют эксперты.

Несмотря на все «плюшки» и кажущуюся свободу, те, кто работает из дома, зачастую делает это гораздо усерднее и достигает более высоких показателей эффективности. Однако, несмотря на это, по признанию Скотта Хенселмана, который уже много лет удаленно работает на Microsoft, люди, трудящиеся вне офиса, испытывают чувство вины из-за того, что не ходят в офис. Кроме того, им иногда просто не хватает «общества», поэтому часто они перебираются в коворкинги, кафе или парки. «Постоянно работая из дома, вы можете сойти с ума. Я стараюсь выбираться из дома пару раз в неделю, — говорит Хенселман. – Мне нравится, когда вокруг ходят люди, их энергия помогает мне фокусироваться на работе и быть более продуктивным».

Команде, работающей в режиме онлайн, желательно устраивать тусовки в офлайне. «Как показала моя десятилетняя практика, работать 100% удаленно можно, но повышать мотивацию (например, корпоративами) необходимо, — резюмирует Василий Воропаев. – Все мы люди и хотим чего-то большего, чем просто работу работать».

Не пропустите новые публикации

Подпишитесь на рассылку, и мы поможем вам разобраться в требованиях законодательства, подскажем, что делать в спорных ситуациях, и научим больше зарабатывать.

Источник