Организация питания своих работников

Глазами бухгалтера: организация питания, досуга и отдыха сотрудников

Немногие могут похвастаться, что работают в компании, где созданы все условия не только для работы, но и отдыха, общения. Стандарты задают представители компьютерной индустрии, рынка моды, образовательных услуг, дизайна, где напряженная работа или необходимость много времени проводить в интернете, просто за компьютером, приводят к высокому уровню стресса и проблемам со здоровьем.

Кроме того, организовав на месте питание и отдых, организация создает соответствующую атмосферу: работникам не хочется покидать уютный бизнес-центр. Это фактически вложение – привлечение специалистов с помощью «социального пакета». Сегодня поговорим о том, как работодатель должен отражать в учете подобные расходы и можно ли их учесть при расчете налогов.

Ложечку за маму, ложечку за папу

Наиболее распространено предоставление возможности пообедать на рабочем месте. Причем организуют его по-разному в зависимости от финансов и практических пожеланий организации:

• Выплата компенсации.
• Оплата кафе или столовой, с которой организация заключила договор (с удержанием и без оплаты с сотрудников).
• Доставка по заказу.
• Собственная столовая.
• Покупка готовых к употреблению продуктов: фруктов, овощей, молочных, мясных продуктов, полуфабрикатов.

Более подробная информация об оплате питания деньгами представлена в статье по ссылке. Остановлюсь на особенностях оформления, учета, уплаты НДФЛ и взносов.

Прежде всего, денежная выплата в любой форме должна быть оговорена коллективным или трудовым договором, иначе принять ее в расходы будет невозможно. С другой стороны, если выплаты персонифицировать, ПФР и ФНС очень захотят увидеть уплаченные с них НДФЛ и взносы. Как избежать этого?

Есть немало других вопросов: как прописать размер компенсации: в виде конкретной суммы или постоянно меняющейся, если сотрудники питаются в пункте общепита, с которым работодатель заключил договор на обслуживание, надо на каждого вести учет или просто оплачивать общую сумму за обеды?

Разберем самые распространенные ситуации:

Работнику выдается компенсация в виде определенной суммы. Он сам решает, где будет обедать или вообще может потратить эти деньги на собственные нужды, работодатель никак не контролирует затраты. В этом случае сумма выплаты облагается НДФЛ и страховыми взносами, ведь, несмотря на социальный характер расходов, неизвестно, как компенсацией распорядится сотрудник, к тому же легко определить, кому сколько выплачено средств.

Важно! Страховые взносы, рассчитанные с выплат, независимо от принятия к учету и включению в базу для расчета налога по прибыли самих выплат, учитываются при расчете налогооблагаемой базы.

Сотрудник обедает в определенном заведении общественного питания, а работодатель по итогам месяца производит расчет с поставщиком. При этом каждому выдается карточка (талон, другой именной документ), которую он предъявляет на кассе. Ведется учет по каждому работнику. Здесь происходит получение натурального дохода. Возможны два пути развития событий:

• как в первом случае – сумма, потраченная на сотрудника, будет облагаться НДФЛ и взносами;
• второй – доход облагается только НДФЛ.

Это зависит от конкретной ситуации и желания компании в будущем оспаривать претензии налоговиков и представителей фондов в суде. Например, если обеспечение питанием не является обязательным в соответствии с Трудовым кодексом (см. к примеру статью 108 ТК РФ), значит, оно проводится организацией по свое инициативе, значит, относится скорее к социальным выплатам, а не к оплате труда. Облагаться в этом случае взносами она не должна (считают суды).

• Д 91.2 К 73 – начислена компенсация (оплата) при возможности отнесения расходов на конкретное физическое лицо.
• Д 73 К 68 – удержан НДФЛ.
• Д 73 К 51 (50) – отражена выплата сотрудникам.

Если размер оплаты будет соотнесен с должностью, квалификацией или временем работы (стажем), то придется рассчитать взносы: Д 91.2 К 69.

Пример: организация установила, что оплачиваемое питание получают только проработавшие в компании более полугода работники, не имеющие дисциплинарных взысканий, выполняющие нормы труда.

Организация платит столовой, при этом не ведется персонифицированный учет. Сотрудники показывают на кассе удостоверение (другой документ), подтверждая, что относятся к конкретной организации. По итогам месяца оплачивается общий счет без разбивки по физическим лицам.

В данном случае невозможно определить, кто на какую сумму наел, поэтому нельзя рассчитать облагаемую базу.

Обратите внимание! Иногда ФНС считает, что организация может разбить общую оплату на равные части или распределить иным образом, но это неэффективный, несправедливый способ. Кто-то болел, был в отпуске, командировке, не ходил есть, поел дважды. Облагать налогом и взносами в данном случае оплату не нужно, несмотря на позицию органов.

Что касается удержания из заработной платы стоимости обедов. В этом случае получается, что работодатель не несет затрат, а организует питание, за которое рассчитывается сам работник. О получении дохода речи не идет, значит, удерживать НДФЛ не требуется.

Организации необходимо начислить НДС на стоимость питания, фактически ведь происходит реализация. Эта позиция подтверждается письмами Минфина, однако есть другие решения (в зависимости от конкретной ситуации), обоснованные судебной практикой. Плюс ­– принимаем к вычету НДС, выставленный общепитом, если оплата сотрудникам облагается налогом.

Суды поддерживают налогоплательщиков, когда возникают споры по поводу расчета налогов и взносов со стоимости обедов и других социальных благ. Поэтому при возникновении со стороны государственных органов претензий, попыток доначислений отстаивайте свои интересы в судебном порядке – шансы на выигрыш высокие.

Читайте также:  Бизнес для программистов эрик синк как начать свое дело

Доставка на рабочие места. Этот вариант подходит для труднодоступных, отдаленных рабочих мест, куда питание или продукты привозят (необязательно ежедневно, на неделю, месяц) из-за отсутствия поблизости не то что кафе, а даже просто магазина. Аналогично для офисов или объектов, откуда людям просто неудобно отлучаться на обед (например, со стройки). В принципе, особых отличий от общепита нет.

Учитываем, что написано в ЛНА организации, коллективном договоре, а при его отсутствии — в трудовом, удерживается ли стоимость обедов из заработной оплаты.

Самый затратный и сложный вариант – собственная столовая:

• Во-первых, придется выделить для нее помещение, определенным образом оборудованное. Требуется соблюдение санитарных норм, а также техники безопасности.
• Во-вторых, необходимо нанять персонал: кухонных работников, мойщиц посуды, кассира (если будет происходить реализация продукции).
• В-третьих, кроме изначальных затрат (оборудование, посуда), появятся расходы на закупку продуктов, зарплату, отчисления с нее, медосмотры, вывоз мусора. Итог – позволить себе подобную роскошь могут далеко не все.

В последние годы привлекательным и наименее затратным многие компании признали способ предоставления сотрудникам предприятия доступ к определенному набору продуктов. Обычно это свежие фрукты, овощи по сезону, йогурты, кисломолочные продукты, мясные нарезки, хлебобулочные изделия, а также чай, кофе, минеральная вода. Работники могут в любое время дня полакомиться запасами из холодильника или выпить чашку кофе.

Покупка продуктов будет отражаться следующими проводками:

• Д 10 К 60(76) – получены продукты от поставщика.
• Д 91.2 К 10 – продукты списаны в прочие непринимаемые расходы.

Крупные организации, где большое количество сотрудников, или бизнес-центры устанавливают аппараты по продаже еды в коридорах, их обслуживанием занимается сторонняя компания. При этом работодатель не только не несет затрат, а напротив, получает прибыль, ведь за аренду места под автомат берется оплата.

Правда полноценно поесть с помощью вендинговых аппаратов не получить – максимум газированные напитки, шоколадки или чипсы. Если торговый автомат приобретет и установит сама организация, то это уже будет реализация.

Обязательное питание

Пока мы говорили о собственной инициативе работодателя, но в соответствии с законодательством на некоторых работах питание (спецпитание) предоставляется обязательно, поскольку несет лечебно-профилактическую цель или просто необходимость:

• Натуральное довольствие для отдельных категорий работников. Обычно это те, что заняты на вредных работах. Можно заменить компенсацией.
• Питание спортсменов, а также других работников, занятых в организациях физкультурно-оздоровительного характера, спортивных судей.
• Полевое довольствие. Выдается «сезонникам» – сотрудникам, которые участвуют в полевых работах.
• Членам экипажей воздушных, речных, морских судов (кроме рыбопромыслового флота).
• Некоторым другим работникам в соответствии с положениями федерального и отраслевого законодательства.

Стоимость такого питания (в пределах норм, если они установлены) не облагается НДФЛ. А вот компенсацию, если законодательством она не предусмотрена, или сверхнормативное довольствие придется обложить налогом.

От страховых взносов освобождены выплаты, обозначенные статьей 422 НК РФ. Там есть вышеперечисленное довольствие. При этом характер работы, вредность и предоставление льгот отражаются во внутренних положениях, трудовых, коллективных договорах. Кроме того, вредные и опасные условия должны подтверждаться проведенной спецоценкой условий труда.

Оборудование комнаты-кухни

Иногда работодатель организует зону или помещение, где персонал подогревает принесенную с собой еду, перекусывает в перерыв. При этом за счет организации покупаются микроволновки, чайники, мебель. Учитывать приобретенное оборудование необходимо в зависимости от стоимости:

• Малоценные предметы («по умолчанию» в БУ — менее 40 000, в НУ — менее 100 000 рублей) сразу списываются в расходы. Они будут учитываться на счете 10 до момента передачи в эксплуатацию, а после рекомендуется отражать их на забалансовом счете для учета фактического наличия.
• Более дорогостоящие оформить как основные средства и начислять амортизацию при ОСНО или списывать равными частями в течение налогового периода (УСН).

Приобретение техники и мебели придется обосновать. Хорошо бы прописать в положениях и договорах с работниками, что работодатель обязуется обеспечивать комфортные бытовые условия, питание на рабочем месте, а также указать на дополнительные причины, почему это требуется сделать:

1. Круглосуточная работа (по сменам, в ночное время).
2. Доступность (по близости нет точек общепита).
3. Возможность не покидать рабочее место (удаленная или труднодоступная территория, работа за городом).

В этом случае затраты на офисную кухню обоснованно включаются в расходы при расчете базы как по налогу на прибыль, так и по единому налогу.

Обратите внимание! В затраты по налогу на прибыль включаются только расходы на питание, которые предусмотрены трудовым, коллективным договором, локальными актами, а также те, что являются обязательными в соответствии с законодательством (п. 25 ст. 270 НК РФ).

Еще один немаловажный момент – кассовые чеки. Не нужно их пробивать при предоставлении сотрудникам питания, ни при бесплатном, ни при удержании денежных средств из зарплаты. На этот счет существует уже много разъяснений Минфина.

Досуг работников: включать ли в расходы?

Человек не только работает и ест, он еще хочет отдыхать. Чтобы такая возможность была у сотрудников в течение рабочего дня или смены (а она может длиться больше 8 стандартных часов), открываются комнаты отдыха, релакса (медитации), настольных игр, спортзалы прямо на территории компании.

В принципе, здесь много схожего с учетом питания. Если компания предоставляет все это для бесплатного пользования и нельзя определить индивидуальный доход (в 99%, т.к. здесь не происходит даже передачи чего-то материального, вроде тарелки с супом), то удерживать НДФЛ, рассчитывать взносы не нужно.

С другой стороны, с учетом в налоговых расходах проблем больше. Во-первых, включить в затраты, например, спортинвентарь может только организация физкультурно-спортивного направления, а обычная – нет. Прямой запрет на это указан в статье 270 НК РФ (пункт 29). Причем это относится не только к организации занятий спортом, а вообще к любым занятиям в кружках и секциях.

Таким образом, оплата работнику абонемента в спортзал тоже не войдет в список затрат для уменьшения налогооблагаемой базы, зато НДФЛ и взносы придется начислить, ведь в случае с абонементом, скорее всего, физическое лицо – получателя дохода легко определить, как и размер этого самого дохода (стоимость абонемента).

Если расходы нельзя учесть для целей налогообложения (например, оплата занятий в тренажерном зале), возникает постоянное налоговое обязательство (ПНО): Д 99 К 68 — отражено ПНО на сумму затрат в пользу работников.

Ту же картину увидим, если начнем разбираться с другими вариантами досуга – в расходы для налога на прибыль (по единому налогу) такие затраты включить нельзя.

Если компания приобретает, например, абонементы в бассейн и выдает их бесплатно, то расчеты с организацией, предоставляющей услуги, ведутся как с обычным поставщиком с помощью счетов 60 или 76:

• Д 60 (76) К 51 (71, 50) – оплачены абонементы.
• Д 73 К 60 (76) – получены абонементы.
• Д 19 К 60 — отражен НДС (при наличии).
• Д 68 К 19 – НДС принят к вычету.

По мере передачи работникам абонементов:

• Д 91.2 К 73 – отражена их стоимость.
• Д 91.2 К 68 – начислена сумма НДС.
• Д 73 К 68 – удержан НДФЛ.
• Д 91.2 К 69 – начислены взносы.

Если же стоимость абонементов работодатель удерживает из заработной платы: Д 70 К 73 – при передаче документа, далее снова начисление НДФЛ и взносов.

Не забудьте: для удержания из доходов любых сумм требуется либо заявление, либо согласие сотрудника, оформленное в письменном виде.

Источник

Питание сотрудников

Питание сотрудников: организация и налоговые последствия

Работодатели нередко, заботясь о своих сотрудниках, организуют питание на рабочем месте. А для некоторых бизнесменов это — обязанность по закону.

Для сотрудников питание от работодателя – важная часть мотивации. Это позволяет сэкономить не только деньги, но и время на приготовление обеда или же дорогу до дома или кафе. Но для бизнесмена питание сотрудников на рабочих местах может привести к дополнительным налоговым платежам.

Рассмотрим, как сделать обеды на рабочем месте не только удобными для сотрудников, но и выгодными для бизнеса в целом.

Варианты организации питания сотрудников

Для двух категорий сотрудников согласно статье 222 ТК РФ работодатель обязан организовать бесплатное питание на рабочем месте.

1. Трудящиеся во вредных условиях – им положено выдавать молоко или другие продукты-заменители.
2. Трудящиеся в особо вредных условиях – работодатель обязан организовать им лечебно-профилактическое питание.

В этом случае затраты на питание сотрудников в пределах установленных норм уменьшают базу по налогу на прибыль или УСН «Доходы минус расходы» и не облагаются НДФЛ и страховыми взносами. НДС на стоимость такого питания начислять также не нужно.

Организация питания остальных категорий сотрудников остается на усмотрение руководства компании. Но многие специалисты по кадрам считают, что этот вариант мотивации очень эффективен. Поэтому работодателю, если у него есть возможность, стоит пойти на дополнительные затраты, которые окупятся лояльностью сотрудников.

Порядок предоставления питания для всех «обычных» сотрудников, которые не работают во вредных или опасных условиях, законом не установлен. Поэтому работодатели сами вправе выбирать наиболее удобный для них вариант:

1. Открыть собственную столовую.
2. Выдавать продукты.
3. Заказать доставку обедов или полноценное выездное обслуживание — кейтеринг.
4. Подготовить помещение для приема пищи.
5. Оплачивать сотрудникам расходы на питание.

Однако желание работодателя сделать более комфортным процесс работы для своих сотрудников нередко упирается в требования законодательства. С точки зрения контролирующих органов бизнесмен, предоставляя питание сотрудникам, увеличивает их доход. При этом возникает дополнительный объект для налогообложения. Поэтому нужно внимательно изучить каждый способ и выбрать наиболее подходящий.

Питание сотрудников в собственной столовой

Нет ничего лучше и вкуснее, чем только что приготовленная еда. Но для организации полноценной столовой нужно учесть множество моментов:

1. Помещение должно быть в нежилом фонде.
2. Столовая должна быть оборудована канализацией, вытяжкой и местом для сбора пищевых отходов.
3. Существуют специальные требования к отделке помещения.
4. Необходимо нанять квалифицированный персонал.
5. Организация собственной столовой значительно усложнит бухгалтерию.
6. Нужно учесть множество СанПинов и готовиться к регулярным проверкам, так как предприятия общественного питания строго контролируют.

Самый главный минус – открыть собственную столовую очень дорого. Поэтому такой вариант подходит, преимущественно, средним и крупным организациям.

Однако при правильном подходе предприятие сможет получать дополнительный доход, предоставляя возможность пользоваться услугами столовой не только сотрудникам, но и сторонним клиентам. В итоге общественное питание может даже стать отдельным видом бизнеса.

У собственной столовой есть и существенные плюсы:

1. Можно контролировать качество рациона питания сотрудников.
2. Снижается количество больничных листов по причине болезней ЖКТ.
3. Возможность дополнительного дохода для компании.

Если сотрудник сам платит за обеды, то никакого дополнительного облагаемого дохода у него не возникает. Затраты на само содержание столовой работодатель может учитывать для налогообложения на общих основаниях.

Если столовая соответствует параметрам для применения ЕНВД по площади зала (до 150 кв. м), то до конца 2020 года она может работать на «вмененке». Но для этого и сама организация должна иметь численность не более 100 человек. А на практике такие компании редко открывают собственные столовые.

Доставка обедов или выдача продуктов сотрудникам

Организация может заключить договор на выездное обслуживание или же доставку обедов.

Преимущества этого способа:

1. Не нужно самостоятельно закупать продукты или готовить обеды.
2. Возможность предварительного заказа с выбором меню.
3. Корпоративные скидки за объем и бесплатная доставка.
4. Гарантия качества от поставщика, который специализируется на организации питания.

Выдача продуктов — компромиссный вариант, когда работодатель не хочет тратить большие суммы на питание, но стремится обеспечить сотрудников всем необходимым для перерывов на чай.

Обязанность компании организовывать питание сотрудников тем или иным способом нужно обязательно отразить во внутренних нормативных документах: положении об оплате труда, коллективном договоре и т.п. В документах нужно подробно отразить, кому именно предоставляется питание и в какой форме.

В этом случае работодатель имеет право учесть затраты на питание сотрудников для налога на прибыль (п. 25 ст. 255 НК РФ, письмо Минфина от 23.07.2018 № 03-03-07/51494).

Для УСН «Доходы минус расходы» подход будет аналогичным, т.к. затраты на оплату труда и приравненные к ним учитываются при этом режиме аналогично налогу на прибыль (пп. 6 п. 1 и п. 2 ст. 346.16 НК РФ).

НДС на стоимость выданных обедов или продуктов можно не начислять (письмо Минфина от 06.03.2015 N 03-07-11/12142). Но и взять к вычету входной налог в этом случае не получится. Суммы НДС, выставленные кейтеринговой компанией или поставщиком продуктов, можно включить в затраты для налога на прибыль.

Когда компания закупает готовые обеды или продукты в целях организации питания сотрудников, то возникает вопрос о налогообложении натуральных выплат. Ведь в общем случае эти затраты являются доходом сотрудников в натуральном выражении. Поэтому со стоимости бесплатного питания нужно удержать НДФЛ, а также начислить на них страховые взносы.

Однако указанные платежи являются «персонифицированными», т.е. при расчете должны быть привязаны к конкретному работнику – получателю дохода. Поэтому, если невозможно точно определить, кто именно из сотрудников получал бесплатное питание, то эти расходы можно не облагать НДФЛ и страховыми взносами (письмо Минфина РФ от 03.08.2018 № 03-04-06/55047).

При покупке готовых обедов для невозможности идентификации доходов каждого сотрудника достаточно сделать общий заказ, который не будет подробно расписан. Если организация закупает продукты, то также нельзя выяснить – сколько и какому сотруднику досталось, например, сахара и чая. Поэтому в подобных ситуациях есть основание не начислять обязательные платежи – конкретизировать доход по каждому сотруднику просто невозможно.

Но нельзя дать полной гарантии того, что при такой схеме удастся обойтись без уплаты НДФЛ и взносов. Проверяющие могут начислить эти платежи расчетным путем, например — исходя из общих затрат и численности сотрудников, получающих питание (письмо Минфина от 17.05.2018 № 03-04-06/33350).

Кроме того, если работодатель не начисляет страховые взносы на стоимость питания сотрудников, то он, по мнению налоговиков, не может учесть эти затраты для налога на прибыль (письмо Минфина от 04.03.2008 № 03-03-06/1/133). Существует и противоположная позиция, но отстаивать ее, скорее всего, придется в суде (постановление ФАС Московского округа от 06.04.2012 № А40-65744/11-90-285).

Организация места для приема пищи

Есть вариант и для тех работодателей, которым по каким-либо причинам не подходят все предыдущие. Повысить лояльность сотрудников можно, организовав место для приема пищи. Для этого потребуется пустое помещение, бытовая техника и мебель. Техника может включать в себя холодильник, микроволновую печь, чайник, кофемашину. Некоторые работодатели идут еще дальше и предоставляют не просто кухню, где можно разогреть еду, но и полноценную зону отдыха – с креслами, настольными играми и прочим.

Во-первых, такая мера позволит сотрудникам не тратить время на поход в сторонние кафе и соблюсти технику безопасности на рабочих местах.

Во-вторых, организация места для питания требует лишь одномоментных вложений, так как компания только обустраивает место, не тратя в дальнейшем деньги на питание сотрудников. Следовательно – не возникнет и проблема с «зарплатными налогами», рассмотренная в предыдущем разделе.

Чтобы эти затраты можно было учесть для налогообложения – нужно отразить обязанность работодателя создать условия для приема пищи в локальных нормативных актах.

Выплаты сотрудникам

Самый простой способ, который не требует от работодателя специальных мер по организации питания сотрудников. Однако и самый «дорогой» с точки зрения налогообложения. Эти выплаты персонифицированы, поэтому в обязательном порядке облагаются всеми взносами и НДФЛ.

То есть, к сумме затрат на обеды нужно прибавить еще, как минимум, 30 % страховых взносов и удерживать 13% НДФЛ с выплат.

Чтобы учесть доплаты на питание сотрудников при расчете налога на прибыль и УСН их, как и другие виды подобных затрат, нужно отразить во внутренних кадровых документах.

Но этот вариант может быть удобен для многих сотрудников, т.к. они сами выбирают, как и где обедать.

Вывод

Работодатель обязан организовать питание только определенным категориям сотрудников. Во всех остальных случаях – это его добровольное решение. Поэтому, если бизнесмен хочет повысить лояльность и мотивацию сотрудников, то он может выбрать удобный для себя способ.

При любом варианте добровольной организации бесплатного питания сотрудников эту обязанность работодателя нужно отразить во внутренних документах. В противном случае затраты нельзя будет учесть для уменьшения налоговой базы.

Для крупного бизнеса наилучший вариант – собственная столовая. При этом не только не возникает «лишних» налогов, но организация может и получить дополнительный доход.

Если работодатель предоставляет сотрудникам бесплатные обеды или продукты, то их, по мнению налоговиков, нужно облагать НДФЛ и взносами, даже при невозможности персонифицированного учета. Противоположная позиция, скорее всего, приведет к необходимости решать вопрос в суде.

Если просто прибавить доплату на питание сотрудников к зарплате, то налоги придется заплатить в любом случае. Зато при этом варианте не нужно оборудовать помещение, закупать и доставлять продукты и т.п.

В итоге выбор зависит от финансовых возможностей работодателя и его готовности к дополнительным сложностям как при самой организации питания сотрудников, так и в случае проверки.

Источник