Организация арендует офис у своего сотрудника

Как отразить в бухгалтерском и налоговом учете аренду личного имущества сотрудника

Сотрудник может использовать в работе свое личное имущество: транспортное средство, компьютер, телефон, факс и т. д.

Использование личного имущества сотрудника для служебных целей организация должна оплатить. Сделать это можно:

• назначив ему компенсацию;

• заключив с сотрудником договор аренды.

Договор аренды

При аренде личного имущества сотрудника организация платит ему арендную плату, предусмотренную договором (ст. 606 и 614 ГК РФ).

Ситуация: может ли договор аренды имущества быть подписан одним и тем же человеком как со стороны арендодателя, так и со стороны арендатора, если организация арендует имущество у своего руководителя?

Требования законодательства при этом не нарушаются. Человек не может заключить договор сам с собой, в том числе как представитель другого гражданина или организации (п. 3 ст. 182 ГК РФ). Однако на законного представителя организации – ее руководителя – это требование не распространяется.

В соответствии с требованиями гражданского законодательства РФ организацию в сделках, как правило, представляет ее руководитель, действующий на основании устава. Поэтому организация через своего руководителя может приобретать права и выполнять обязанности. Такой вывод следует из статей 53, 91 и 103 Гражданского кодекса РФ.

Таким образом, руководитель организации, заключая сделки (например, договор аренды) от ее имени, не выступает как самостоятельный участник гражданских правоотношений. То есть считается, что договор заключила организация. Аналогичные выводы содержит арбитражная практика (см., например, определения ВАС РФ от 19 декабря 2007 г. № 14573/07, от 18 января 2007 г. № 16517/06, постановления Президиума ВАС РФ от 11 апреля 2006 г. № 10327/05, от 1 ноября 2005 г. № 9467/05, постановления ФАС Московского округа от 1 февраля 2008 г. № КГ-А40/14593-07, от 10 июля 2007 г. № КГ-А40/4605-07, Поволжского округа от 5 июля 2007 г. № А65-13887/2006).

Поэтому, если организация выступает арендатором имущества своего руководителя, руководитель может подписать договор аренды как со стороны арендодателя, так и со стороны арендатора.

Бухучет

Арендованное имущество принимайте по акту о приеме-передаче и приходуйте на забалансовом счете 001 «Арендованные основные средства» (Инструкция к плану счетов).

В бухгалтерском учете сумму арендной платы относите на счета учета затрат по тем видам деятельности, для которых арендовано имущество сотрудника:

Дебет 20 (23, 25, 26, 29, 44. ) Кредит 76

– отражена плата за аренду личного имущества сотрудника (сотрудника, работающего по гражданско-правовому договору).

Пример отражения в бухучете аренды личного имущества сотрудника

В январе ООО «Альфа» (арендатор) заключило со своим сотрудником (арендодатель) договор аренды мобильного телефона. Срок действия договора – с 1 февраля по 31 января следующего года. Стоимость телефона по соглашению сторон – 7500 руб. Ежемесячная арендная плата за телефон составляет 900 руб.

Бухгалтер «Альфы» сделал в учете следующие проводки.

Дебет 001
– 7500 руб. – принят на забалансовый учет мобильный телефон, полученный в аренду (на основании акта о приеме-передаче).

Ежемесячно в течение срока действия договора аренды:

Дебет 26 Кредит 76
– 900 руб. – списана арендная плата за пользование личным мобильным телефоном сотрудника.

НДФЛ и страховые взносы

Выплачиваемая сотруднику арендная плата признается его налогооблагаемым доходом (подп. 4 п. 1 ст. 208 НК РФ). В зависимости от того, является сотрудник резидентом или нет, НДФЛ нужно начислять по ставке 13 или 30 процентов (ст. 224 НК РФ). НДФЛ удерживайте при фактической выплате арендной платы (п. 4 ст. 226 НК РФ).

Страховые взносы на сумму арендной платы не начисляйте. Связано это с тем, что выплаты по гражданско-правовым договорам, связанным с передачей имущества в пользование, не признаются объектом обложения страховыми взносами. Такой порядок следует из части 3 статьи 7 Закона от 24 июля 2009 г. № 212-ФЗ и статьи 606 ГК РФ.

Взносы на страхование от несчастных случаев и профзаболеваний на арендную плату также начислять не нужно.

Объясняется это тем, что с доходов, полученных по гражданско-правовым договорам, взносы на страхование от несчастных случаев уплачиваются только в том случае, если такая обязанность предусмотрена договором (п. 1 ст. 20.1 Закона от 24 июля 1998 г. № 125-ФЗ).

Порядок расчета остальных налогов зависит от того, какую систему налогообложения применяет организация.

ОСНО: налог на прибыль

При расчете налога на прибыль расходы, связанные с арендой имущества сотрудника, учитываются в сумме фактических затрат (подп. 10 п. 1 ст. 264 НК РФ). При этом расходы, связанные с эксплуатацией личного имущества сотрудника, несет организация-арендатор (если в договоре не предусмотрено иное) (ст. 616 ГК РФ).

О том, как учесть при расчете налога на прибыль расходы на ремонт имущества, арендованного у сотрудника, см. Как отразить расходы ремонт основных средств в налоговом учете .

Если организация арендует у своего сотрудника мобильный телефон, в состав расходов, уменьшающих налогооблагаемую прибыль, можно включить и оплату услуг связи (подп. 25 п. 1 ст. 264 НК РФ).

Пример начисления платы за аренду личного имущества сотрудника. Организация применяет общую систему налогообложения. Доходы и расходы определяет методом начисления

В январе ОАО «Производственная фирма «Мастер»» (арендатор) заключило договор аренды с начальником цеха В.К. Волковым (арендодатель). Объект аренды – личный компьютер сотрудника. Компьютер используется для контроля за выполнением производственного графика, учета нарядов, оценки незавершенного производства и т. п. Срок действия договора – с 1 февраля по 31 июля.

Стоимость компьютера по соглашению сторон – 25 000 руб. Ежемесячная арендная плата за компьютер составляет 1200 руб.

Налог на прибыль «Мастер» начисляет ежемесячно. При расчете налога на прибыль бухгалтер «Мастера» в течение действия договора аренды ежемесячно уменьшает налоговую базу на 1200 руб.

Сумма арендной платы ежемесячно в течение срока действия договора включается в налоговую базу по НДФЛ. Детей у сотрудника нет. Поэтому стандартные вычеты по НДФЛ, предусмотренные подпунктом 4 пункта 1 статьи 218 Налогового кодекса РФ, ему не предоставляются.

Взносы на обязательное пенсионное (социальное, медицинское) страхование и на страхование от несчастных случаев и профзаболеваний с суммы арендной платы бухгалтер «Мастера» не начисляет.

В учете организации сделаны следующие проводки.

Дебет 001
– 25 000 руб. – принят на забалансовый учет компьютер, полученный в аренду (на основании акта о приеме-передаче).

Ежемесячно с февраля по июль включительно:

Дебет 25 Кредит 76
– 1200 руб. – списана арендная плата за пользование личным компьютером сотрудника;

Дебет 76 Кредит 68 субсчет «Расчеты по НДФЛ»
– 156 руб. (1200 руб. × 13%) – удержан НДФЛ;

Дебет 76 Кредит 50
– 1044 руб. (1200 руб. – 156 руб.) – выплачена арендная плата за использование личного компьютера сотрудника в служебных целях.

ОСНО: НДС

Предоставление личного имущества сотрудника в аренду организации НДС не облагается. Это следует из положений статьи 143 Налогового кодекса РФ и подтверждено письмом Минфина России от 10 февраля 2004 г. № 04-04-06/21.

Налог на имущество

Арендованное у сотрудника личное имущество организация учитывает за балансом (Инструкция к плану счетов).

Если договор аренды предусматривает выкуп имущества (п. 1 ст. 624 ГК РФ), то после перехода к организации (арендатору) права собственности на него у организации появится обязанность платить налог на имущество – при условии, что имущество принято на учет в качестве объекта основных средств до 1 января 2013 года. Движимое имущество, принятое на учет в качестве объекта основных средств с 1 января 2013 года, не признается объектом налогообложения налогом на имущество (подп. 8 п. 4 ст. 374 НК РФ). Поэтому, если право собственности на актив перешло к организации в 2013 году, исчислять налог на имущество с его стоимости не нужно.

УСН

Налоговую базу организаций на упрощенке, которые платят налог с доходов, арендные платежи не уменьшают. Такие организации не учитывают никакие расходы (п. 1 ст. 346.18 НК РФ).

Организации, применяющие упрощенку, которые платят единый налог с разницы между доходами и расходами, могут включить в состав затрат, уменьшающих налоговую базу:

• суммы арендной платы (подп. 4 п. 1 ст. 346.16 НК РФ);

• затраты на оплату услуг связи (если организация арендовала мобильный телефон) (подп. 18 п. 1 ст. 346.16 НК РФ).

О том, как учесть при расчете единого налога при упрощенке расходы на ремонт имущества, арендованного у сотрудника, см. Как отразить расходы ремонт основных средств в налоговом учете .

Затраты признаются только после фактической оплаты (п. 2 ст. 346.17 НК РФ). Все расходы должны быть экономически обоснованны и документально подтверждены (п. 2 ст. 346.16, п. 1 ст. 252 НК РФ, письма Минфина России от 1 февраля 2006 г. № 03-11-04/2/24 и УМНС России по г. Москве от 16 марта 2004 г. № 21-09/17094).

Пример начисления платы за аренду личного имущества сотрудника. Организация применяет упрощенку. Объект налогообложения – разница между доходами и расходами

ООО «Альфа» применяет упрощенку и платит единый налог по ставке 15 процентов. В январе организация (арендатор) заключила договор аренды с секретарем Е.В. Ивановой (арендодатель). Объект аренды – личный факс сотрудницы. Срок действия договора – с 1 января по 31 декабря.

Стоимость факса по соглашению сторон – 6000 руб. Ежемесячная арендная плата – 500 руб.

Сумма арендной платы ежемесячно в течение срока действия договора включается в налоговую базу по НДФЛ. Детей у Ивановой нет, поэтому стандартные налоговые вычеты по НДФЛ, предусмотренные подпунктом 4 пункта 1 статьи 218 Налогового кодекса РФ, ей не предоставляются.

Сумма НДФЛ с арендной платы равна:
500 руб. × 13% = 65 руб.

Взносы на обязательное пенсионное (социальное, медицинское) страхование и на страхование от несчастных случаев и профзаболеваний с суммы арендной платы не начисляются.

При расчете единого налога бухгалтер «Альфы» ежемесячно включает в состав расходов арендную плату в размере 500 руб.

ЕНВД

Объектом обложения ЕНВД является вмененный доход (п. 1 и 2 ст. 346.29 НК РФ). Поэтому на расчет налоговой базы расходы, связанные с арендой личного имущества сотрудника, не влияют.

ОСНО и ЕНВД

Расходы, связанные с арендой и эксплуатацией личного имущества сотрудника, учитывайте по правилам режима налогообложения, применяемого для деятельности, в которой занят сотрудник.

Организация может одновременно использовать арендованное имущество в деятельности, облагаемой ЕНВД, и деятельности, с которой налоги организация платит по общей системе налогообложения. В этом случае расходы, связанные с арендой, нужно распределить.

Такой порядок установлен пунктом 9 статьи 274 и пунктом 7 статьи 346.26 Налогового кодекса РФ.

Пример распределения расходов, связанных с арендой личного имущества сотрудника. Организация применяет общую систему налогообложения и платит ЕНВД

ООО «Торговая фирма «Гермес»» продает товары оптом и в розницу. По оптовым операциям организация применяет общую систему налогообложения. Розничная торговля переведена на ЕНВД.

Налог на прибыль «Гермес» платит ежемесячно.

В учетной политике организации сказано, что общехозяйственные расходы распределяются пропорционально доходам за каждый месяц отчетного (налогового) периода.

В мае организация заключила договор аренды с главным бухгалтером организации А.С. Глебовой. Объект договора аренды – компьютер. Компьютер предназначен для учета товаров, реализуемых оптом и в розницу. Ежемесячная арендная плата за компьютер составляет 1000 руб.

Суммы доходов, полученных «Гермесом» от различных видов деятельности за май, составляют:

• по оптовой торговле (без учета НДС) – 21 000 000 руб.;
• по розничной торговле – 9 000 000 руб.

Других доходов у организации не было.

Чтобы правильно распределить арендные платежи между двумя видами деятельности, бухгалтер «Гермеса» сопоставил доходы по оптовой торговле с общим объемом доходов.

Доля доходов от оптовой торговли в общем объеме доходов за май составляет:
21 000 000 руб. : (21 000 000 руб. + 9 000 000 руб.) = 0,7.

Сумма расходов, связанных с арендой компьютера, которая учитывается при расчете налога на прибыль за май, равна:
1000 руб. × 0,7 = 700 руб.

Эту сумму бухгалтер учел при расчете налога на прибыль за январь–май.

Сумма расходов, связанных с арендой компьютера, которая относится к деятельности организации, облагаемой ЕНВД, составит:
1000 руб. – 700 руб. = 300 руб.

С суммы арендной платы бухгалтер не стал начислять взносы на обязательное пенсионное (социальное, медицинское) страхование и страхование от несчастных случаев и профзаболеваний.

Сумма арендной платы ежемесячно в течение срока действия договора включается в налоговую базу по НДФЛ. Детей у сотрудницы нет, поэтому стандартные налоговые вычеты, предусмотренные подпунктом 4 пункта 1 статьи 218 Налогового кодекса РФ, Глебовой не предоставляются. Сумма НДФЛ с арендной платы равна:
1000 руб. × 13% = 130 руб.

Источник

Подборки из журналов бухгалтеру

Аренда имущества у работника: как все верно оформить

Аренда имущества у работника влечет выплату ему арендной платы (ст. 606 и 614 ГК РФ).

Самым обоснованным является размер ежемесячных арендных платежей, немного превышающий сумму ежемесячной амортизации по имуществу. Рассчитать ее можно исходя из рыночной стоимости полученного имущества и срока его полезного использования. Для подтверждения этих показателей составьте бухгалтерскую справку и храните ее на случай возможной проверки со стороны налоговиков.

Ситуация: может ли договор аренды имущества быть подписан одним и тем же человеком как со стороны арендодателя, так и со стороны арендатора, если организация арендует имущество у своего руководителя

Да, может. Требования законодательства при этом не нарушаются.

Человек не может заключить договор сам с собой, в том числе как представитель другого гражданина или организации (п. 3 ст. 182 ГК РФ). Однако на законного представителя организации – ее руководителя это требование не распространяется.

В соответствии с требованиями гражданского законодательства РФ организацию в сделках, как правило, представляет ее руководитель, действующий на основании устава. Поэтому организация через своего руководителя может приобретать права и выполнять обязанности. Такой вывод следует из статей 53, 91 и 103 Гражданского кодекса РФ. Таким образом, руководитель организации, заключая сделки (например, договор аренды) от ее имени, не выступает как самостоятельный участник гражданских правоотношений. То есть считается, что договор заключила организация.

Подтверждает такой вывод и сложившаяся арбитражная практика (см., например, определение ВАС РФ от 19 декабря 2007 г. № 14573/07 и постановления Президиума ВАС РФ от 11 апреля 2006 г. № 10327/05 и ФАС Московского округа от 1 февраля 2008 г. № КГ-А40/14593-07).

Поэтому, если организация выступает арендатором имущества своего руководителя, руководитель может подписать договор аренды как со стороны арендодателя, так и со стороны арендатора.

Правила бухучета

Арендованное имущество принимайте по акту о приемке-передаче и приходуйте на забалансовом счете 001 «Арендованные основные средства». В бухгалтерском учете сумму арендной платы относите на счета учета затрат по тем видам деятельности, для которых арендовано имущество сотрудника:

ДЕБЕТ 20 (23, 25, 26, 29, 44 …) КРЕДИТ 76

– отражена плата за аренду личного имущества сотрудника (сотрудника, работающего по гражданско-правовому договору).

Пример

В январе ООО «Альфа» (арендатор) заключило со своим сотрудником (арендодатель) договор аренды мобильного телефона на один год. Срок действия договора – с 1 февраля по 31 января следующего года.

Стоимость телефона по соглашению сторон установлена в размере 7500 руб. Ежемесячная арендная плата за телефон составляет 900 руб.

Бухгалтер «Альфы» сделал в учете следующие проводки.

ДЕБЕТ 001

– 7500 руб. – принят на забалансовый учет мобильный телефон, полученный в аренду (на основании акта о приемке-передаче).

Ежемесячно в течение срока действия договора аренды:

ДЕБЕТ 26 КРЕДИТ 76

– 900 руб. – списана арендная плата за пользование личным мобильным телефоном сотрудника.

Расчет налогов

НДФЛ. Выплачиваемая сотруднику арендная плата признается его налогооблагаемым доходом (подп. 4 п. 1 ст. 208 НК РФ). В зависимости от того, является сотрудник резидентом или нет, НДФЛ нужно удерживать по ставке 13 или 30 процентов (ст. 224 НК РФ).

Важная деталь: НДФЛ удерживайте при фактической выплате работнику арендной платы. И в тот же момент перечисляйте в бюджет.

Страховые взносы. Взносы на обязательное пенсионное (социальное, медицинское) страхование с суммы арендной платы не начисляйте. Связано это с тем, что выплаты по гражданско-правовым договорам, связанным с передачей имущества в пользование, не признаются объектом обложения страховыми взносами.

Такой порядок следует из части 3 статьи 7 Закона от 24 июля 2009 г. № 212-ФЗ.

Взносы на страхование от несчастных случаев и профзаболеваний на арендную плату также начислять не нужно (ст. 5 Закона от 24 июля 1998 г. № 125-ФЗ).

Налог на прибыль. При расчете налога на прибыль расходы, связанные с арендой имущества сотрудника, учитываются в сумме фактических затрат (подп. 10 п. 1 ст. 264 НК РФ). При этом расходы, связанные с эксплуатацией личного имущества сотрудника, несет организация-арендатор (если в договоре не предусмотрено иное).

Если организация арендует у своего сотрудника мобильный телефон, в состав расходов, уменьшающих прибыль, можно включить и оплату услуг связи (подп. 25 п. 1 ст. 264 НК РФ).

Пример

В январе АО «Производственная фирма “Мастер”» (арендатор) заключило договор аренды с начальником цеха Волковым В. К. (арендодатель). Объект аренды – личный компьютер сотрудника. Компьютер используется для контроля за выполнением производственного графика, учета нарядов, оценки незавершенного производства и т. п. Срок действия договора – с 1 февраля по 31 июля 2015 года. Стоимость компьютера по соглашению сторон – 35 000 руб. Ежемесячная арендная плата за компьютер – 1200 руб.

Налог на прибыль «Мастер» начисляет ежемесячно. При расчете налога на прибыль бухгалтер «Мастера» в течение действия договора аренды ежемесячно уменьшает налоговую базу на 1200 руб.

Сумма арендной платы ежемесячно в течение срока действия договора включается в налоговую базу по НДФЛ. Стандартные вычеты по НДФЛ Волкову не предоставляются.

Взносы на обязательное пенсионное (социальное, медицинское) страхование и на страхование от несчастных случаев и профзаболеваний с суммы арендной платы бухгалтер «Мастера» не начисляет.

В учете организации сделаны следующие проводки.

ДЕБЕТ 001

– 35 000 руб. – принят на забалансовый учет компьютер, полученный в аренду (на основании акта о приемке-передаче).

Ежемесячно с февраля по июль включительно:

ДЕБЕТ 25 КРЕДИТ 76

– 1200 руб. – списана арендная плата за пользование личным компьютером сотрудника;

ДЕБЕТ 76 КРЕДИТ 68 субсчет «Расчеты по НДФЛ»

– 156 руб. (1200 руб. × 13%) – удержан НДФЛ;

ДЕБЕТ 76 КРЕДИТ 50

– 1044 руб. (1200 – 156) – выплачена арендная плата за использование личного компьютера сотрудника в служебных целях.

НДС. Предоставление личного имущества сотрудника в аренду организации НДС не облагается. Это следует из положений статьи 143 Налогового кодекса РФ и подтверждено письмом Минфина России от 10 февраля 2004 г. № 04-04-06/21.

Налог на имущество. Арендованное у сотрудника личное имущество не является собственностью организации. Значит, уже на этом основании не нужно платить налог на имущество.

Но даже если компания выкупит у работника любое движимое имущество рассчитывать с его стоимости налог не придется. Ведь с 1 января 2013 года все движимые основные средства налогом на имущество не облагаются (подп. 8 п. 4 ст. 374 НК РФ).

Упрощенка. Налоговую базу организаций на упрощенке, которые платят налог с доходов, арендные платежи не уменьшают. Такие организации не учитывают никакие расходы (п. 1 ст. 346.18 НК РФ).

Организации, применяющие упрощенку, которые платят единый налог с разницы между доходами и расходами, могут включить в состав затрат, уменьшающих налоговую базу:

• суммы арендной платы (подп. 4 п. 1 ст. 346.16 НК РФ);
• затраты на оплату услуг связи (если организация арендовала мобильный телефон) (подп. 18 п. 1 ст. 346.16 НК РФ).

Затраты признаются при расчете налога только после их фактической оплаты (п. 2 ст. 346.17 НК РФ). Разумеется, расходы при этом должны быть экономически обоснованы и документально подтверждены.

ЕНВД Этим налогом облагается вмененный доход (п. 1 и 2 ст. 346.29 НК РФ). Поэтому на расчет налоговой базы расходы, связанные с арендой личного имущества сотрудника, не влияют.

Общая система + ЕНВД. Расходы, связанные с арендой и эксплуатацией личного имущества сотрудника, учитывайте по правилам режима налогообложения, применяемого для деятельности, в которой занят сотрудник.

Организация может одновременно использовать арендованное имущество в деятельности, облагаемой ЕНВД, и деятельности, с которой налоги организация платит по общей системе налогообложения В этом случае расходы, связанные с арендой, нужно распределить.

Источник