Организационный план в бизнес плане
Теперь мы попадаем в совершенно иную часть бизнес планирования – управление и организационная структура бизнеса.
Не принебрегайте организационным планом при составлении бизнес-плана
Управление является действительно важным элементом любого бизнеса. Как бизнес будет проходить через различные стадии жизненного цикла, так будет расти и потребность в управлении бизнесом, и это напрямую связано с эффективностью бизнеса. Если ваш бизнес находится в процессе инициирования и планирования, и если вы планируете работать в своем бизнесе один, наверное, думаете, что нет необходимости делать раздел Организационный план в бизнес плане. Но я рекомендую сделать это с целью дальнейшего планирования управления персоналом в вашем бизнесе, потому что в одиночку бизнес делать сложно.
Также, работая над данным разделом, как частью процесса планирования, вы сделаете хорошую подготовку к планированию финансов.
Что должен содержать раздел “организационный план в бизнес плане”?
- Резюме раздела
- Организационную структуру
- Управленческую команду
- Возможные слабые стороны управленческой команды
- План персонала организации
1. Краткое резюме
И снова в бизнес-плане раздел начинается с резюме главы. Оно будет в начале, но делаете вы его, как всегда, после завершения всей главы.
2. Организационная структура
Организационная структура представляет собой иерархию сотрудников в организации. Она покажет, кто и за что несет ответственность, кто выполняет задачи, кто контролирует выполнение, кто регулирует коммуникацию между сотрудниками и т. п. Важно понимать, что это серьезный раздел, потому что вы планируете основу того, что должно отвечать требованиям в течение длительного времени. Вы не можете каждый месяц менять иерархию и структуру организации, что, допустим, позволительно с некоторыми другими разделами бизнес плана.
Организационная структура должна быть представлена в виде организационной диаграммы или графика (т. н. «органограмм»). Есть бесплатное онлайн приложение для создания органограмма – Gliffy. Вам нужно всего лишь зарегистрироваться и сможете использовать приложение. Вы можете также использовать Microsoft Office Word, который имеет возможность вводить диаграмму в виде организационной структуры, которую можно настроить в соответствии с вашими потребностями. На рисунке показана схема организационной структуры MS Word 2007.
Желательно, чтобы бизнес-план включал «органограмму», но если нет такой возможности, то можно описать организационную структуру текстом.
Пример организационной структуры
Иллюстрация содержит позиции и должности, ответственные за каждую позицию. Эти позиции могут быть функциями, такими как продажи, маркетинг, финансы, производство. Объясните, как разделить основные функции бизнеса и сделайте должностные инструкции.
3. Управленческая команда
Управленческая команда – список людей, которые будут управлять бизнесом. Это можете быть просто вы как предприниматель или включите в команду ваших первых сотрудников. Для каждой из ключевых позиций управления нужно учитывать предыдущий опыт управленца и его роль в компании.
4. Анализ слабых сторон управленческой команды
Возможные слабые стороны управленческой команды требуют хороший анализ, потому что это может сильно влиять на функционирование бизнеса в целом. Новым предприятиям часто приходится больше писать в этой части. Например, вы должны написать, что как предприниматель вы будете руководить и продажами из-за отсутствия финансов, чтобы нанять менеджера для этой позиции. При этом вы таким образом определили этот момент как важный вопрос, который требует решения в будущем. Не забудьте указать, как вы планируете преодолеть эти недостатки в будущем.
5. План персонала
План персонала является частью бизнес плана, который будет включать все позиции в компании. План персонала можно представить в виде таблицы со следующими столбцами:
- Должность (например, финансовый менеджер, поставщик …)
- Количество сотрудников в этой должности (например, 1 Финансовый менеджер, 10 продавцов)
- Размер заработной платы одного работника этой позиции в течение одного месяца
- Ежегодные затраты на эту позицию (12 х количество сотрудников в этой должности х размер месячной зарплаты)
На рисунке ниже представлена таблица в качестве примера. В течение первого года необходимо сделать на ежемесячной основе, так как эти расходы понадобятся для анализа денежных потоков.
План персонала в организационном разделе бизнес плана
Таким образом, у вас появится план расходов на персонал, который вы сможете использовать в финансовом разделе бизнес плана.
Итак, мы описали организационную структуру бизнеса и у нас осталось еще совсем немного :-).
Источник
Организационный план и менеджмент
Деловое расписание — необходимый раздел бизнес-плана. В нем фиксируется временной график ключевых действий (разработка продукта и процесса его производства, анализ рынка, разработка программы продаж).
Грамотно составленное деловое расписание демонстрирует зарубеоісному партнеру профессионализм управленческой команды. Предприниматели имеют склонность недооценивать время, требуемое для выполнения различных задач, поэтому постарайтесь быть реалистами. Покажите на графике решающие для успеха вашего бизнеса события:
• создание прототипа изделия;
• достижение договоренностей с торговыми представителями;
• выход на торговые показы продукции;
• подписание соглашений с оптовиками;
• заказ материалов в количествах, необходимых для производства первых партий;
• получение первых заказов;
• поставка первых партий товара;
• получение первых платежей и поступлений на счет.
На графике покажите, сколько времени проходит от момента приобретения сырья до получения денежной выручки по каждому выпускаемому продукту или услуге; как изменяется численность управленческого и производственного персонала, идет процесс приобретения или строительство зданий, сооружений и оборудования по мере развития бизнеса.
В разработке этого раздела бизнес-плана вам поможет заполнение табл.
1. Выделите ключевые области деятельности. Составьте список видов деятельности, которые являются жизненно важными в вашем деле.
2. Определите дату начала каждой работы. Для этого расрмот- рите место данной работы в общем плане работ.
3. Определите срок завершения каждой работы.
4. Назовите ответственных за каждую ключевую область деятельности; при этом необходимо, чтобы за каждую область отвечало одно лицо.
5. Обсудите возможные сбои в расписании и действия по их корректировке.
6. Обсудите влияние отклонений в расписании на потенциальную жизнеспособность предпринимаемого бизнеса.
Организационная структура управления бизнесом, личностные характеристики и квалификация персонала, формы юридического и банковского обслуживания — все это ключевые моменты, особенно в малом бизнесе, для успеха дела в целом. Особенностью малой формы бизнеса является то, что в организационном плане формальная структура фирмы может быть в максимальной степени совмещена с конкретными характеристиками и требованиями к ключевому персоналу.
При формировании структуры управления необходимо помнить, что наиболее существенное отличие установления организационной структуры от выработки технических решений заключается в решающей роли человеческого фактора на всех стадиях деятельности. Индивидуальные и групповые интересы, опыт и традиции, квалификационные и социально-психологические характеристики руководителей и специалистов следует учитывать уже па ранних этапах подготовки структуры проекта. Если предприятие небольшое, то вовлечение клю-
Критические события бизнес-плана
| Область (события) | Ответ ность | Дата тия | Дата ния | Возможные сбои в расписании и их корректировка | Критические отклонения в расписании |
чевых работников и специалистов в творческий процесс формирования структуры управления служит залогом эффективной работы коллектива.
Известны типовые организационные структуры управления: линейная, линейно-штабная, функциональная, программно-целевая, матричная. При формировании организационной структуры небольшого коллектива важно обратить внимание на основные принципы эффективных структур управления: оптимальное распределение обязанностей, информационную обеспеченность руководителя, заинтересованность исполнителя в результате, наличие контроля и, наконец, единоначалие. Здесь уместно напомнить известный афоризм: «Тело с двумя головами — чудовище».
В малом бизнесе эффективную организационную структуру рекомендуется формировать под определенную команду. При этом следует помнить, что работа персонала фирмы успешна лишь в том случае, когда интересы производства, способности и интересы работника согласованы.
Наиболее распространены два подхода к организации управления персоналом: американский и японский. Американский основан на индивидуальном принятии решений и индивидуальной ответственности, специализации, достаточно быстрой оценке и продвижении по служебной лестнице, найме работника на определенное время. Для японского подхода характерны коллективное принятие решений и коллективная ответственность, неспециализированная деятельность, медленное продвижение по службе, пожизненный наем работников.
При подборе сотрудников и дальнейшей работе с ними указанные перечни признаков должны быть трансформированы и дополнены с учетом специфики собственного дела и конкретных видов работ, поскольку каждый из них будет оказывать прямое воздействие на положение и доходы фирмы.
В бизнес-плане должна быть отражена политика по ключевому персоналу и определены способы изменения квалификации. Особые требования предъявляются к квалификации для работы на внешнем рынке.
Наконец, необходимо указать форму юридического обслуживания бизнеса. Юридическая защита часто имеет определяющее значение для успеха. Продумайте также вопрос о консультантах и референтах.
Эта часть организационного плана включает описание структуры управления фирмой, распределение ролей между основными членами управленческой команды и взаимодействие их друг с другом.
Рекомендуемая схема данного раздела состоит из следующих пунктов.
Организационная структура. Перечислите ключевые управленческие должности в фирме и назовите людей, которые их займут (полезным является представление схемы организационной структуры). Если невозможно заполнить все должности сотрудниками без чрезмерного увеличения накладных расходов, то поясните, как и кем их функции будут выполняться (с использованием работников-совместителей, консультантов или путем совмещения функций). Приведите примеры успешной совместной работы главных действующих лиц управленческой команды, чтобы продемонстрировать, как навыки и опыт каждого дополняют и создают эффективную управленческую команду (рис. 6.10),
Главные руководители фирмы. Опишите права и обязанности каждого члена команды управления: кто какую работу выполняет; кто кому подчинен; кто принимает окончательные решения. На каждого руководителя составьте подробно резюме, необходимое как иллюстрация деловых качеств и достигнутых результатов в управлении свидетельствующее о его способности справиться с будущими обязанностями. Резюме состоит из следующих основных частей:
Имя и фамилия руководителя.
Адрес служебный и домашний.
Телефон служебный и домашний.
Должность, на которую рекомендуется кандидат.
Краткая характеристика (укажите возраст, способности, интересы и квалификацию кандидата, мотивы занятия предпринимательской деятельностью, подходит ли он по состоянию здоровья для работы в этой должности).
Рис. 6.10. Организационная схема кооперации «Уиджет мэйкерс»
Трудовой опыт (начните с последнего места работы и перечислите их в обратном порядке; отметьте, имеется ли опыт работы в данной сфере предпринимательской деятельности, есть ли навыки управления).
Образование (начните перечень с указания последнего учебного заведения, которое окончил кандидат, и перечислите их в обратном порядке).
Семейное положение кандидата.
Рекомендации (адреса и телефоны людей, которые могли бы рекомендовать кандидата).
Компенсация за руководство и вопросы собственности. Укажите величину заработной платы каждого члена управленческой команды, сравнив ее с той, что они получали на последнем месте работы. Общая практика за рубежом состоит в том, что на начальном этапе функционирования предприятия его руководители довольствуются скромной величиной возиаграж- оения — на уровне предыдущего места работы и ниже.
Если фирма планируется как акционерное общество, отметьТе> сколько акций находится в собственности его руководителей, какой собственный капитал они вложили в дело.
Другие инвесторы. Опишите других инвесторов фирмы, число и долю акций, принадлежащих им, дату приобретения и стоимость одной акции.
Наем, другие соглашения, опционы и премиальные системы. Изложите существующие или предполагаемые условия найма ключевых сотрудников. Укажите любые ограничения на приобретение акций и вложение капитала, которые повлияют на распределение собственности. Обобщите все подходы к распределению акционерного капитала, существующие и планируемые, которые важны для ключевого персонала и сотрудников. Представьте намечаемую систему опционов и премиальных выплат.
Совет директоров. Приведите решение фирмы относительно размеров и структуры совета директоров. Назовите предполагаемых его членов и коротко расскажите об их вкладе в фирму.
Другие держатели акций. Перечислите остальных держателей акций, их права и обязанности, приведите письменные гарантии (если такие имеются).
Профессиональные советники и услуги. Это бухгалтер, юрист, банкир, страховой агент или брокер, в услугах которых нуждаются все фирмы независимо от их размера.
Помните: банкир может оказаться вам наиболее полезным по роду своей деятельности. Банки торгуют информацией наравне с кредитом и обладают обширными сведениями о фирмах.
Назовите имена и организации ваших совета иков-професси- оналов по аудиту, рекламе, праву и банковским операциям.
Помните, что, согласно многочисленным исследованиям факторов, обусловливающих банкротство мелких фирм, 98% неудач объясняется непрофессиональным управлением и 2% — причинами, не зависящими от фирм. Это обстоятельство нужно учитывать в бизнес-плане. Если составляется финансовая заявка, то следует убедиться в том, что потенциальный спонсор в курсе принятых или предпринимаемых мер по исправлению каких бы то ни было ошибок, допущенных вами или вашими управляющими. Если составляется план лично для себя, то в данном разделе должны быть освещены сильные и слабые стороны управления. Ориентиром может слуоюить перечень распространенных причин банкротства (%>):
Противоядия от некомпетентности не существует, зато есть два надежных средства защиты от узкого профессионализма или неопытности: добывать необходимый опыт своими силами, иметь партнера или нанять человека, обладающего нм. Банкротства по последним двум причинам почти всегда можно избежать. Например, страхование предохранит фирму от потерь, связанных с обманом или стихийными бедствиями.
Управление персоналом — сложная проблема, с которой не каждому дано справиться. Поэтому можно нанять специалиста, который помог бы отладить систему управления, найма и подготовки кадров, а также обучил бы вас методам руководства персоналом. Поначалу это может показаться слишком дорогим удовольствием, однако издержки, возникшие вследствие неумелого найма, способны приводить к катастрофическим последствиям.
Управление персоналом, как и всякое управление, нуждается в тщательном планировании. Вот несколько кадровых вопросов, над которыми нужно задуматься:
1. Сколько людей вам сейчас нужно? В ближайшем будущем? Через 5 лет?
2. В каких специалистах вы нуждаетесь? Есть ли они? Где?
3. На каких условиях — полной или частичной занятости они будут приняты на работу?
4. Как будет вознаграждаться их труд? Твердые оклады или почасовая оплата?
5. Какие дополнительные выплаты планируются?
6. Будет ли оплачиваться сверхурочное время?
7. Будете ли вы заниматься подготовкой кадров? Если да, то во что это обойдется фирме?
При этом помните, что затраты на обучение могут оказаться неприятным сюрпризом. К найму дополнительных работников следует прибегать только в том случае, если это повысит доходность фирмы. Поэтому прежде чем принимать на работу новых людей, подумайте, действительно ли они нужны.
В целом данный раздел бизнес-плана можно представить следующим образом.
1. Потребности в ключевых работниках,
• Назовите виды работ, которые вам потребуются в ближайшей перспективе.
• Укажите необходимую квалификацию по этим видам работ.
• Установите ключевой персонал, в том числе и ответственного за операции на внешнем рынке.
• Укажите, имеют ли ключевые работники опыт работы в области внешнеэкономических связей.
2. Квалификационная матрица по видам работ (табл. 6.19).
• Приведите имена ключевых работников, ответственных за выделенные виды работ. Отметьте знаком «х» те работы, которые будут закреплены за ними.
• Если строка матрицы оказалась пустой, то в последнем столбце делается соответствующая пометка. В этом случае вам потребуется соответствующий работник. [6] [7]
Квалификационная матрица по видам работ
| Работы | Работники | Отсутствующий персонал |
| Маркетинговые исследования Проектирование продукции Продажи Послепродажное обслуживание Финансы Бухгалтерия Транспорт Делопроизводство Юридическое обслуживание Информационное и коммуникационное обслуживание |
Цель этого шага — экспертиза по установлению соответствия имеющейся квалификации персонала требованиям к нему при выходе фирмы на внешний рынок. Если у вас в фирме есть сотрудник соответствующей квалификации, то проставьте на пересечении со столбцом «достаточные знания». В противном случае поставьте иной знак на пересечении с одним из последующих столбцов в соответствии с тем, необходимо ли повышение имеющейся квалификации или получение такой квалификации нужно в полном объеме.
Квалификационная матрица для работ на внешнем рынке
| Область знаний | Уровень знаний | ||
| доста точные | необходимо квалификации | необходимо квалификации | |
| Язык Культура и традиции Экономическая политика и государственное регулирование Законодательство и учет Международная банковская деятельность Опыт поездок и личные контакты | |||
5. Способы повышения квалификации.
Для каждой области (строки матрицы), по которой имеющаяся квалификация недостаточна, укажите способы ее пополнения (компенсации).
6. Форма юридического обслуживания вашего дела. Укажите, будете ли вы пользоваться услугами юридических
фирм или создадите собственную юридическую службу.
Источник