Оформление приглашения от своей компании

Письмо-приглашение

Такой вид корреспонденции, как письмо-приглашение, может использоваться при необходимости пригласить лицо на какое-либо мероприятие, совещание, собеседование, выставку или семинар. Некоммерческие деловые письма часто используются в сфере предпринимательства. Рассмотрим, как составить такой документ для различных случаев.

Функции письма-приглашения

Письменное приглашение позволяет решить такие задачи:

• сообщение адресату о каком-либо событии или мероприятии;
• подтверждение, что лицо действительно приглашено на то или иное мероприятие;
• напоминание о месте и времени мероприятия, указание точного адреса;
• оказание знаков внимания, а это важно, если компании нужно оставить о себе хорошее впечатление у потенциального контрагента.

Если у организации нет возможности пригласить какое-либо лицо лично или по телефону, то данное письмо будет хорошим вариантом.

Как передать письмо-приглашение

Письмо-приглашение на какое-либо мероприятие можно передать адресату несколькими способами:

• Лично в руки или курьером. При этом способе можно пригласить также и устно.
• Почтовым отправлением. Для особо важных событий нужно отправлять документ ценным письмом с уведомлением о вручении с описью вложений. Нужно учитывать, что отправлять письмо следует заранее, чтобы оно успело прийти вовремя.
• Посредством электронной почты. Удобный вариант для отправки письма-приглашения на собеседование, выставку и т.д.

Особенности составления письма-приглашения

При написании письма-приглашения пользуются стандартными правилами деловой переписки. Нужно применять официально-деловой стиль речи, не включать в текст разговорные выражения. Особое внимание требуется уделить грамотности: не должно быть орфографических, пунктуационных и других ошибок. Важно также проверить текст на наличие двусмысленных конструкций.

Бланки письма-приглашения компания может разработать самостоятельно для различных ситуаций. Законодательно утвержденных форм не существует.

В письме нужно указать такие сведения:

1. Об отправителе письма: ФИО, должность, адрес, наименование организации (если отправитель — юридическое лицо), ее реквизиты. Если письмо составляют на фирменном бланке компании, то в шапку уже будет включена такая информация.
2. Кому предназначено письмо. Здесь указывают ФИО, должность, название организации и ее реквизиты.
3. Заголовок письма: «Приглашение». Располагается по центру.
4. Обращение к адресату. Оно также должно находиться по центру. Как правило, используют стандартное обращение по имени и отчеству: «Уважаемый (ая) …!»
5. Информация о событии или мероприятии, на которое приглашается адресат. Нужно указать дату, время и место мероприятия. Можно обозначить и дополнительные данные: форма одежды, контакты ответственного за мероприятие или встречу гостей лица, необходимая документация и др.
6. Если необходимо подтвердить участие приглашаемого лица, то в тексте нужно разместить просьбу об этом. Также нужно предупредить об организационном взносе или об оплате за участие.

Письмо завершает подпись отправителя письма. Кроме того, нужно указать его ФИО и должность.

К сведению! При необходимости можно приложить брошюры, карты, программу мероприятия, список докладчиков и другое.

Ниже представлены примеры писем-приглашений для различных ситуаций. Можно смело ими воспользоваться, изменив необходимые данные.

Письмо-приглашение на собеседование

Чаще всего на собеседование кандидатов на должность приглашают по электронной почте. Особенности письма: конкретика в изложении, уважительное обращение, официально-деловой стиль речи. Обязательно указывают наименование компании, наименование вакансии, адрес, контакты работника отдела кадров, перечень документов, которые соискатель должен взять с собой.

В теме электронного письма нужно написать, что это письмо-приглашение, указать вакансию и наименование организации. Отправку письма лучше сопроводить телефонным звонком, чтобы убедиться, что соискатель получил электронное сообщение.

Подписать данное письмо может работник отдела кадров организации.

Общество с ограниченной ответственностью «Берег»
(реквизиты организации)

Тихонову Александру
Анатольевичу

Приглашение

Уважаемый Александр Анатольевич!

Компания ООО «Берег» благодарит Вас за отклик на вакансию «Системный администратор». Мы внимательно ознакомились с Вашим резюме и считаем, что Ваши опыт и квалификация подходят нашей организации.

Приглашаем Вас на собеседование в наш офис по адресу: г. Ижевск, ул. Садовая, д. 12, оф. 14, 20 декабря 2020 года в 11:00. Просим Вас при себе иметь паспорт для оформления разового пропуска.

По всем возникающим вопросам можно обратиться по телефону: 8 (3412) 22-12-13.

Специалист отдела кадров ООО «Берег»
Романова Кристина Петровна

Письмо-приглашение на мероприятие

Под мероприятием можно понимать конференции, круглые столы, встречи, форумы, презентации, съезды, то есть разного рода деловые встречи. Особенностями письма-приглашения в данном случае будут: описание мероприятия, адрес, программа мероприятия, требования к гардеробу (при необходимости).

Письмо должен подписать руководитель организации, если приглашается также руководящее лицо. Если сообщение адресовано топ-менеджерам или другим работникам, то поставить подпись на письме могут и работники, замещающие руководство.

Общество с ограниченной ответственностью «Парфюмер»
(реквизиты организации)

Индивидуальному предпринимателю
Сомовой Полине Сергеевне

Приглашение

Уважаемая Полина Сергеевна!

Компания ООО «Парфюмер» приглашает Вас посетить презентацию нашей новой продукции. Мероприятие будет проходить по адресу: г. Киров, ул. Партизанская, д. 131 (БЦ «Гавайи»), «розовый» зал, 24 декабря 2020 года в 15:00.

В программе: парфюмерная дегустация, фуршет.

Ответственный за мероприятие
Александра Ивановна Бекк, тел.: 8 (8332) 66-66-66

Генеральный директор ООО «Парфюмер» Николаев / Н.М. Николаев

Письмо-приглашение на семинар

Данное письмо-приглашение копирует по своей структуре другие письма. В тексте нужно указать тему семинара, вопросы, которые будут разобраны во время мероприятия, что даст приглашенному участие на семинаре. Также если адресат перед участием должен выслать какие-либо анкетные данные, то об этом нужно обязательно предупредить. Регистрационную форму можно прикрепить к письму.

К сведению! Не помешает указать и ориентировочную продолжительность семинара.

Общество с ограниченной ответственностью «Новые технологии»
(реквизиты организации)

Генеральному директору
ООО «Гамма» Петрову
Кириллу Кирилловичу

Приглашение

Уважаемый Кирилл Кириллович!

Компания «Новые технологии» приглашает Вас на наш новый семинар. Его тема: «Привлечение иностранных инвесторов в развитие российского бизнеса». Мероприятие состоится 23 декабря 2020 года в 17:00 по адресу: г. Казань, ул. Революционная, д. 138 А.

В ходе семинара мы будем обсуждать такие актуальные вопросы, как:

• самые привлекательные сферы российского бизнеса для западных инвесторов;
• как найти зарубежных инвесторов;
• условия сотрудничества с зарубежными инвесторами;
• продвижение российского бизнеса на международном рынке.

Участие в семинаре позволит Вам ознакомиться с опытом своих коллег, поделиться собственными наработками и расширить список деловых контактов.

Для участия в семинаре необходимо заполнить анкету во вложении и отправить ее на нашу электронную почту.

Ориентировочная продолжительность семинара — 3 часа.

Ответственный за мероприятие: Соколов Степан Степанович, тел.: 8 (843) 777-66-55

С уважением, генеральный директор ООО «Новые технологии»
Рустамов Дмитрий Дмитриевич

Письмо-приглашение на участие в тендере

Организацию можно пригласить поучаствовать в тендере. В письме для этого важно отметить сроки подачи заявки на участие, объект тендера, адрес для отправки заявки, поскольку для оформления заявки необходимо соблюсти особый порядок.

Формы для заполнения (анкету, заявку, тендерное предложение и др.) необходимо приложить к письму.

Общество с ограниченной ответственностью «Перспектива»
(реквизиты организации)

Генеральному директору
ООО «Хризантема» Загребину
Александру Александровичу

Приглашение

Уважаемый Александр Александрович!

Предлагаем Вам принять участие в тендере, проводимом ООО «Перспектива», на проведение разработки информационного портала.

Для того чтобы принять участие в тендере, пожалуйста, заполните заявку на участие в тендере и тендерное предложение и пришлите документы до 20 декабря 2020 года на адрес электронной почты, указанной в приложении к письму, обязательно написав в теме письма название тендера.

Заполняя тендерное предложение, Вы можете выбрать одну или несколько позиций, на которых специализируется Ваша компания.

Документы, необходимые для ознакомления и заполнения, прилагаем.

С уважением, генеральный директор ООО «Перспектива»
Семенов Роман Романович

Письмо-приглашение на выставку

Если компания организует выставку или выставляет свою продукцию где-либо и заинтересована привлечь как можно больше контрагентов, то отправка писем-приглашений на данное мероприятие будет хорошим решением.

Письмо должно содержать название выставки, адрес, место нахождения стенда с выставочными образцами. Также можно отметить, какую выгоду приобрет посетитель выставки: сможет пообщаться с менеджерами, ознакомиться с продукцией, заключить договор, получить образцы и т.д. У адресата должно возникнуть желание посетить указанное мероприятие.

Общество с ограниченной ответственностью «Камни-самоцветы»
(реквизиты организации)

Генеральному директору
ООО «Гамма» Саратову Константину
Константиновичу

Приглашение

Уважаемый Константин Константинович!

Компания «Камни-самоцветы» приглашает вас посетить свой стенд на выставке «Дары природы».

Выставка будет проходить с 10 декабря по 20 декабря 2020 года в бизнес-центре «Галактика» по адресу: г. Ижевск, ул. Барышникова, д. 67Б.

Все дни выставки с 10:00 утра до 20:00 на нашем стенде будут присутствовать менеджеры и руководство компании, с которыми Вы сможете в неформальной обстановке обсудить вопросы начала и развития сотрудничества.

У Вас будет уникальная возможность сделать отборку продукции и первыми приобрести новинки, а также получить аксессуары и рекламные материалы.

Наш стенд будет находиться рядом с северным входом, номер стенда – 14.

С уважением, генеральный директор ООО «Камни-самоцветы»
Горбунов Андрей Андреевич

Единого образца всех писем не существует, поскольку их содержание будет зависеть от множества факторов: характера мероприятия, на которое приглашается лицо, степени знакомства отправителя и адресата. Даже для одной и той же ситуации в связи с этим могут быть написаны письма с разным содержанием.

Кроме представленных образцов, на нашем сайте можно скачать также письмо-приглашение (вызов на совещание) и гарантийное письмо-приглашение иностранного гражданина.

Источник

Письмо приглашение от организации

Приглашение для иностранца от организации: правила оформления, цены и порядки

Срок действия:	90 дней (до 5 лет)
Кратность визы:	Многоразовая
Срок оформления:	5-10 минут
Стоимость приглашения на визу:	3390 РУБ — Оформи приглашение!

Кроме выдачи приглашений для иностранцев на бланках УФМС или Телексом, в 2005 г. у аккредитованных организаций появилась возможность выдавать приглашения на собственных бланках. Выдавать приглашения на своих бланках аккредитованные организации имеют право гражданам ЕС и гражданам США. Это было сделано для расширения деловых отношений между РФ и этими странами в рамках упрощения визового режима.

Для того, чтобы получить визу в Россию граждане ЕС или США могут обратиться в посольство или консульство РФ, предъявить письмо приглашение бланке аккредитованной компании, заполнить анкету на визу и оплатить консульский сбор.

Приглашение на бланке компании для граждан Евросоюза и США действительно только при оформлении бизнес визы.

Большим преимуществом является то, что при оформлении такого приглашения, необходимо затратить всего 1 день, в то время как для оформления приглашений на бланке УФМС или Телексом потребуется гораздо больше времени. К недостаткам приглашения, оформленного на бланке аккредитованной компании, относится то, что приглашающая организация, выдающая приглашение, никаких проверок (на отсутствие нарушений законодательства РФ и выдворений из страны в прошлые его визиты) не проводит. Все эти проверки будут проведены уже в консульстве или посольстве после подачи пакета документов на получение визы.

Образец приглашения от организации

Оформить деловое (бизнес) приглашение в Россию для иностранных граждан в виде письма

В случае если все документы в порядке и проверка не выявит нарушений, виза в Россию гражданам ЕС по приглашению на бланке аккредитованной компании может быть выдана на срок до 5 лет, а гражданам США – на срок до 3 лет.

Внешний вид приглашения от аккредитованной организации не закреплен законодательно, поэтому он может быть произвольным. Но в таком приглашении обязательно должны указываться учетный номер компании, выдавшей приглашение, паспортные данные, сроки действия визы и ее кратность. Такое приглашение обязательно должно быть заверено подписью руководителя компании и ее печатью.

Более подробную информацию о том, как получить бизнес-визу в Россию, можно найти в разделе Деловая (Бизнес) виза в Россию для иностранцев.

Источник

Деловое (бизнес) приглашение для иностранца

В Российскую Федерацию часто приезжают граждане других стран для того, чтобы расширить свои деловые связи, подписать контракты, провести совещание с деловыми партнерами. В настоящее время наблюдается стабильный поток иностранцев, посещающих Россию в деловых целях, целях бизнеса, коммерции или для техобслуживания.

Во всех этих случаях для въезда в Россию иностранные граждане должны оформить предварительно деловую (бизнес) визу, для получения которой необходимо наличие делового приглашения. Наша компания предлагает услуги по оформлению деловых приглашений для иностранцев в Россию. Деловые приглашения в Россию бывают различных видов в зависимости от цели посещения иностранцем РФ и способа их оформления.

Приглашение для бизнес (деловой) визы в Россию: правила оформления, цены и порядки для иностранцев

Срок действия:	От 30 дней до 5 лет
Кратность визы:	Многократная
Срок оформления:	5-10 минут
Стоимость приглашения на визу:	от 3390 РУБ — Получи онлайн!

Основные вопросы, на которые стоит обратить внимание, прежде чем заказать оформление деловой визы:

Деловые приглашения в Россию для стран ЕС

Чтобы получить деловую визу в Россию для граждан стран Евросоюза, нужно иметь при себе деловое приглашение от зарегистрированного в России юридического лица. Такое приглашение может выдать наша компания (оно подходит для граждан тех стран Евросоюза, которые подписали с Россией соглашение о введении упрощенной системы оформления виз).

На бланке нашей компании деловое приглашение в Россию будет оформлено за 1 день, что сэкономит вам массу времени. Оформить деловое приглашение для иностранца в Россию на бланке нашей компании можно для всех стран ЕС, кроме Великобритании, Дании и Ирландии, которые не входят в соглашение об упрощенном порядке получения виз. Наша компания уже давно работает в сфере оформления приглашений для иностранных граждан в Россию, и иностранцы в основном без проблем получают визы по выданным нами приглашениям.

Образец делового приглашение для иностранца в Россию

Деловые приглашения на бланке УФМС (оригинал). Электронное приглашение УФМС со штрих-кодом

Для получения бизнес визы деловое приглашение в Россию может быть оформлено на бланке УФМС. Такие приглашения оформляются для иностранцев, которые хотят приехать в Россию на деловые переговоры, для посещения выставки или участия в конференции.

На основании делового приглашения на бланке УФМС можно получить однократную или двукратную российскую визу на 30 или 90 дней или же многократную деловую визу на 180 или 365 дней. Причем на сегодняшний день иностранные граждане могут получить многократную визу, даже если у них раньше не было российских виз.

К новому типу деловых приглашений для иностранных граждан относится деловое приглашение в электронном виде. Оформление приглашения в электронном виде позволяет сэкономить время и деньги при пересылке приглашения иностранцу, что заметно упрощает процесс оформления деловой визы в Россию.

Для оформления приглашения в электронном виде понадобится заполнить анкету и выслать копию паспорта иностранца, для которого оформляется приглашение. Срок оформления однократного или двукратного приглашения для получения деловой визы на 30 или 90 дней равен 10 календарным дням, а для оформления многократного электронного приглашения потребуется подождать 17 календарных дней.

Как только приглашение будет готово, сотрудник нашей компании отправит его на электронную почту клиента. На бланке такого электронного приглашения содержится штрих-код, в котором зашифрована вся необходимая для получения деловой визы в Россию информация. Копию этого приглашения иностранец должен приложить к пакету документов на получения визы и сдать в российское консульство.

Оформить деловое (бизнес) приглашение в Россию для иностранных граждан на бланке УФМС

Телекс МИД РФ делового приглашения. Телексы для миграционно опасных стран

Приглашение в Россию в виде телекса МИД РФ можно оформить для граждан таких стран как Австрия, Бельгия, Болгария, Венгрия, Германия, Греция, Дания, Италия, Лихтенштейн, Люксембург, Монако, Нидерланды, Норвегия, Португалия, Сербия, Словакия, Словения, Финляндия, Франция, Хорватия, Чехия, Швейцария, Швеция.

В случае стран миграционного риска можно оформлять телексы только для граждан Индии, Индонезии, Малайзии, Филиппин (исключительно для мужчин).

Деловая виза в Россию. Порядок оформления

Чтобы оформить деловую визу, иностранный гражданин должен обратиться в консульство РФ в стране своего гражданства. Основанием для получения деловой визы является деловое приглашение, оформленное согласно требованиям законодательства РФ.

При подаче пакета документов на получение бизнес визы в консульство РФ нужно будет оплатить консульский сбор. При положительном результате рассмотрения пакета документов деловая виза в Россию будет поставлена сотрудниками консульства в паспорт иностранного гражданина.

Виды деловых приглашений в Россию

Сроки оформления делового приглашения для иностранцев зависят от вида приглашения, гражданства иностранца, срока пребывания в России и необходимой кратности визы. На оформление делового приглашения придется потратить от 1 до 30 рабочих дней. Выдаются деловые приглашения в Россию для иностранных граждан на срок до 1 года.

При подаче документов на получение российской визы необходимо иметь на руках оригинал делового приглашения, но в некоторых оговоренных законами РФ случаях сотрудники консульства вправе делать исключение.

В зависимости от способа оформления выделяют такие виды деловых приглашений в Россию:

1. Письмо-приглашение от организации, написанное на бланке юридического лица, зарегистрированного в РФ. Такие деловые приглашения могут выдаваться только гражданам стран ЕС и США в рамках упрощенного порядка получения виз между ЕС и РФ, ЕС и США. На оформление такого приглашения уходит всего 1 день.

2. Деловое приглашение на бланке УФМС. При оформлении такого приглашения юридическое лицо, зарегистрированное в России, обращается с ходатайством в ФМС, в котором просит выдать приглашение для определенного иностранца, о котором предоставляется вся необходимая информация. После получения такого приглашения оно высылается приглашающей стороной иностранному гражданину, который может проверить его подлинность по автоматизированной базе УФМС РФ. Деловое приглашение на бланке УФМС может иметь срок действия от 30 до 365 дней. Оно бывает однократным, двукратным и многократным.

3. Электронное деловое приглашение со штрих-кодом. Для того чтобы получить такое приглашение, приглашающая сторона должна подать ходатайство в ФМС о выдаче конкретному иностранному гражданину приглашения и предоставить все необходимые данные и документы. При этом само приглашение выдается в электронном виде, благодаря чему не нужно тратить время и деньги на его пересылку при помощи услуг экспресс-почты. Это значительно упрощает процесс получения деловой визы в Россию. Стоимость приглашения от ФМС в электронном виде ниже по сравнению с телексом.

4. Телекс. Приглашение в таком виде оформляется через Консульский Департамент Министерства Иностранных Дел. При этом вся информация, касающаяся иностранца и деталей его приглашения, отправляется посредством специального канала связи в российское консульство, находящееся в той стране, гражданином которой является данный иностранец. Оформление телекса делового приглашения занимает меньше времени, чем приглашения на бланке УФМС. При этом не нужно тратить время и деньги на его пересылку: приглашаемому иностранцу нужно будет сообщить только номер телекса.

В деловых приглашениях для иностранных граждан в Россию могут указываться разные цели поездки:

• деловая – означает, что иностранный гражданин планирует в России провести деловые переговоры, посетить выставку или конференцию;
• коммерческая – означает, что иностранный гражданин едет в Россию для встречи с поставщиками или для заключения договора на ведение коммерческой деятельности с российской компанией;
• техобслуживание – означает, что иностранный гражданин будет заниматься в России техническим обслуживанием (установкой, налаживанием или ремонтом) оборудования, закупленного российской компанией за границей (то есть если иностранец приезжает в Россию для техобслуживания, ему не нужно оформлять рабочую визу и разрешение на работу);
• член экипажа – означает, что иностранец будет пересекать границы РФ в качестве члена экипажа морского или речного судна, железнодорожного состава, регулярного или чартерного авиарейса для осуществления пассажирских или грузовых перевозок.
• сопровождающий член семьи – означает, что иностранный гражданин следует в Россию в качестве члена семьи иностранца, получившего деловую визу.

Источник