Офис для своей фирмы советы

16 рекомендаций, как правильно выбрать офис

Свободных офисных помещений, сдаваемых в аренду, на рынке много. При этом выбрать по-настоящему хороший вариант не так просто. На что обращать внимание компаниям при поиске офиса, рассказывает старший консультант департамента брокериджа компании Colliers International в Беларуси Константин Каряпин.

Фото с сайтаblog.affiliatewindow.com

– Мнимая экономия может обернуться незапланированными затратами. Подбирая офис, важно учитывать не только арендные ставки (хотя это тоже немаловажный аспект), но и те расходы, которые сопутствуют процессу поиска недвижимости и въезда.

Предлагаю несколько рекомендаций по поиску и аренде офиса.

Старший консультант департамента брокериджа

1. Сформулируйте для себя критерии нужного вам помещения:

• Предпочтительное месторасположение
• Размер
• Наличие вспомогательных помещений внутри офиса (количество комнат для переговоров, серверное помещение, кухня, кладовая)
• Концепцию вашего офиса (бэк-офис для размещения персонала или фронт-офис, или, как бывает чаще всего на практике, сочетание двух функций)
• Комфортная ставка аренды
• Прочие важные для вас параметры

Не стоит зацикливаться на одном-двух критериях и отбрасывать варианты только потому, что они не соответствует этим нескольким критериям. Вполне возможно, что у объекта есть и другие положительные стороны. Не исключено, что в офисе можно будет и создать нужные вам условий, если их там изначально не было (к примеру, не во всех помещениях есть кухни; санузлы иногда могут быть в общем пользовании и проч. – все это можно изменить/добавить).

Фото с сайта forum-grad.ru

При кажущемся многообразии предложений, в реальности наш рынок не настолько велик, чтобы найти помещение, которое бы подходило под все критерии.

2. Посмотрите варианты лично. Часто клиенты отказываются от очень хороших помещений не глядя, потому, что им не нравится локация, здание не соответствует вкусам, а зачастую и в силу стереотипов. Поэтому, отобрав варианты, не поленитесь лично посмотреть каждый. Любое помещение лучше один раз увидеть, чтобы понять подходит ли оно вам.

3. Выбирайте помещение, принадлежащее профессиональным игрокам рынка аренды. Особенно это актуально для арендаторов крупного формата.

На ранней стадии развития для рынка недвижимости в Беларуси была характерна модель долевого строительства. Люди инвестировали свои деньги в строительство офисных помещений. Поскольку эти инвестиции, как правило, были небольшими, то и офисы строили небольшого формата. В этих условиях крупным арендаторам приходилось заключать договоры аренды в одном здании с двумя, а то и тремя-четырьмя собственниками. Все это плохо сказывалось и сказывается на сроках и качестве решения текущих проблем, возникших в процессе эксплуатации помещений.

Чаще всего такие инвесторы не понимают специфики арендного бизнеса. Поэтому немногие из них сегодня пошли на снижение ставок, полагая, что арендатор все равно придет.

Сейчас на рынке стали появляться объекты с одним собственником и единой управляющей компанией. Кризис заставил профессиональных девелоперов снизить ставки аренды: не будет арендатора – нечем будет возвращать кредит, а помещение будет обузой, статьей расходов. Следовательно, на таких арендодателей можно обратить внимание.

4. Арендуйте помещения недалеко от транспортных развязок. Чтобы сотрудникам было легче добираться до работы.

Если же офис не имеет удобной транспортной локации, вопрос всегда можно решить за счет организации подвоза сотрудников. Конечно, это дополнительная статья расходов, но экономия на аренде (чем дальше офис от развязок, тем он обычно дешевле) даст такую возможность.

Фото с сайта mishanita.ru

В нашей практике был случай, когда одна крупная международная компания переехала из центра города за кольцевую автодорогу. Изначально сотрудники были крайне негативно настроены к этому. Но плохая локация компенсировалась высоким качеством нового помещения. Экономия на аренде позволила организовать транспорт и купить новую мебель.

Поэтому не всегда стоит слишком много времени уделять выбору места. Исключение: компании с высоким уровнем миграции сотрудников и конкуренцией, как, например, в ИT-сфере.

5. Отбирайте несколько вариантов. Часто бывает, что компания выбирает только один вариант и начинает вести по нему переговоры, которые часто ничем не заканчиваются. И арендатору снова необходимо начинать поиски.

Чтобы не терять свое время, ведите переговоры одновременно с двумя, а то и тремя собственниками. Создавайте эффект «тендера»: кто даст лучшее предложение, тот и победит.

6. Обращайте внимание на строящиеся объекты. В строящихся проектах, чаще всего, можно получить более выгодные коммерческие условия, нежели в готовых.

В зависимости от предполагаемых сроков вхождения в проект, у бизнеса будет возможность договориться с собственником о строительстве офиса под конкретные нужды компании в рамках сметы и за счет арендодателя.

Например, какие-то перегородки можно не ставить или расположить в другом месте, можно перенести системы вентиляции и кондиционирования, развести сети, выбрать тип и цвет коврового покрытия и многое другое.

Фото с сайта vipkvadrat.by

Это дает вам возможность сэкономить на своем ремонте, на «подгонке» помещения под требования вашего бизнеса или корпоративного стиля.

В этом случае бизнесу необходимо подготовить техническое задание и оценить стоимость работ. К примеру, арендодатель заложил усредненную стоимость отделочных работ в размере $100 на м 2 . Компания же хочет видеть стены и полы из других материалов, стоимость которых – $125 м 2 . В процессе строительства (если время сдачи объекта позволяет) можно договориться, чтобы арендодатель сделал ремонт по требованиям будущего арендатора, который затем компенсирует разницу в смете.

Эта разница в любом случае будет существенно меньше ваших затрат на адаптацию под свои нужды уже построенного и отремонтированного помещения.

7. Обращайтесь к независимым консультантам. Выбрав несколько вариантов офиса, рекомендую обратиться к специалистам, которые помогут грамотно разместить отделы в нем по их функциональному назначению и коммуникации внутри компании. Консультанты помогают профессионально посмотреть на организацию внутренних процессов, часто также подсказывают, на чем можно снизить издержки.

Фото с сайта interiorsolutions.net

Также следует обращать внимание на эффективность использования самих помещений. Часто бывает, что приходится арендовать коридоры и другие пространства, которые использовать никак нельзя. Считается, что коэффициент потерь эффективности в районе 12-20% является нормой (в зависимости от класса недвижимости). Иногда большее по площади помещение с меньшей ставкой аренды из-за своей неэффективности может стоить столько же, сколько стоит меньшее, но более дорогое и эффективное помещение.

8. Не бойтесь открытых пространств (помещений с минимальным количеством перегородок). Они позволят вам создать в офисе планировку, которая необходима и удобна вашей компании. Это может повлечь дополнительные затраты, но здесь мы можем вернуться к вопросу эффективности использования рабочего пространства. Либо вы делаете офис максимально эффективным сразу, либо вы постоянно тратите деньги на низкоэффективные площади, за которые вы тоже платите.

9. Обращайтесь к дизайнерам. Многие компании дизайнерски оформляют свои офисы. Это один из способов удержания и привлечения сотрудников (помимо финансовой мотивации).

Эта же рекомендация относится и к мебели. Весьма странно видеть, когда компания арендует офис, делает красивое пространство для работы, но при этом покупает (или перевозит) старую мебель, не соответствующую помещению и ремонту в нем.

Красивая, удобная, эргономичная мебель поможет сотрудникам сосредоточиться на своих обязанностях, а не отвлекаться на мысли о больной спине или затекшей шее.

Минский офис Wargaming. Фото 42.TUT.BY

10. Уделяйте внимание деталям. Уточняйте информацию про системы вентиляции, кондиционирования, открывающиеся окна, силовые и слаботочные электрические сети, возможность их переноса в другие места в случае установки дополнительных перегородок, стоимость таких работ и кто будет их оплачивать.

Как вариант – для таких работ можно провести тендер. Это позволит получить оптимальное предложение по стоимости, качеству и срокам. Правда, важно также уточнить у собственника его отношение к сторонним подрядным организациям. Также можно попросить самого арендодателя (если он готов это делать) помочь в организации работ.

Не стоит отказываться от офиса, если в нем не разведены слаботочные сети (телефонные провода, ТВ-кабели, оптоволоконные провода). Еще не ясно, что дешевле: сделать сети под себя или адаптировать имеющиеся.

11. Обращайте внимание на эксплуатационные расходы. Уточняйте, что в них входит. Обычно это услуги, необходимые для поддержания здания и самого арендованного помещения в нормальном состоянии. Есть несколько способов взимания платы за эти услуги:

• По факту, пропорционально арендованной площади. Оплата по факту позволит постоянно контролировать расходы, получая документы, их подтверждающие. Но в силу того, что расходы могут быть разными из месяца в месяц, такой способ выглядит неудобным. Особенно если бизнес бюджетирует все свои расходы. Для такого арендатора предпочтительнее фиксация ставки.
• Фиксированные платежи (бывают в виде тарифа на оказываемые услуги или определяются арендодателем отдельно и включаются в арендную плату).

12. Не забывайте о парковке. Как правило, у офисных зданий есть закрытая для общего доступа парковочная зона. Аренда мест на ней платная.

Чаще всего, ставки зависят от стоимости аренды земельного участка. Если парковочные места не зарегистрированы в качестве отдельных объектов недвижимости, нужно грамотно прописать право доступа на парковку в самом договоре аренды (для этого проконсультируйтесь с юристами).

Фото с сайта biznes-centr-diapazon.ru

Стоит также учитывать, что бизнес-центры в своем большинстве строятся в загруженных местах города. Что автоматически влечет за собой проблему с парковочными местами. Она актуальна практически для всех бизнес-центров.

13. Обратите внимание на систему контроля доступа в офис. Она бывает (кроме варианта с размещением охраны на входе) нескольких видов:

• Турникеты на входе в здание
• Карточная система доступа на выходе из лифтового холла на этаж
• Комбинированная – оба варианта

Некоторым компаниям важно иметь открытый доступ, но при этом контролировать его. В такой ситуации предпочтительной кажется установка систем контроля доступа на выходе из лифтового холла или непосредственно на дверях входа в офисное помещение.

14. Обращайте внимание на заполненность здания и его узнаваемость. Важно знать, кто еще арендует помещения в этом здании. Во-первых, если в нем есть компании с известными именами – это означает, что офис соответствует высоким стандартам качества. Крупные арендаторы за этим следят.

Во-вторых, чем больше арендаторов, тем меньше ремонтных работ (и, соответственно, шума) будут издавать соседи во время заезда. Даже если здание не заполнено полностью, оговаривайте с собственником режим проведения ремонтных работ, чтобы они не мешали вам.

Фото с сайта minsk1.net

15. Изучите инфраструктуру вокруг здания. Хорошо, если рядом есть магазин, почта, химчистка. Как минимум, должно быть какое-то место для питания сотрудников – кафе или ресторан с обеденным меню. Это тоже важно, коль скоро мы хотим создать второй дом для сотрудников.

16. Внимательно обсуждайте условия аренды. Они впоследствии лягут в проект вашего договора с арендодателем. Хорошо, если у вас есть своя юридическая служба, которая проследит за грамотностью составления договора и минимизацией рисков. Если же такой службы нет – можно обратиться к внешним юристам. Эти расходы не так велики, как риски, которым вы можете подвергнуть компанию.

Источник

Как правильно выбрать офис для своей фирмы, чтобы потом не пожалеть

Итак, все формальности по регистрации собственной фирмы улажены. Разрешения получены, лицензии оформлены. Теперь нужно заняться поиском подходящего офиса. Правильно выбрать его – означает заложить надежный фундамент в успешное развитие своего дела, ведь офис – то место, по которому клиенты будут судить о компании.

1. А нужен ли он?

Это зависит от того, в каком режиме будет работать предприятие. Если в удаленном, то отдельное помещение для сотрудников не понадобится. У каждого из них будет свой персональный офис, обустроенный на дому. В подобной организации работы много положительного. Вы экономите значительные средства на аренде или покупке соответствующего помещения, а сотрудники – на оплате проезда и времени. Однако если вы планируете нанимать так называемый офисный персонал, то без специального помещения не обойтись.

2. Покупка или аренда?

Даже если у вас достаточно средств, чтобы купить отдельный офис, не торопитесь. Потратить деньги всегда успеете. Для начала арендуйте помещение в приглянувшемся месте. Вскоре вы точно будете знать, какой именно офис и в каком районе нужен конкретно вам.

3. Отсутствие пробок, близость стоянок и остановок

Чтобы вам и вашим сотрудникам, а также клиентам было удобно добираться в офис, важно выбрать такой район, куда можно доехать на разных видах транспорта. Если вы пользуетесь автомобилем, значит, желательно, чтобы на ближайших к офису улицах не было пробок, в противном случае поездка на работу и с работы станет сущим мучением. Следующий важный момент – наличие поблизости парковки. Лучший вариант, конечно, – собственная, у здания офиса, если же таковая не предусмотрена, главное – чтобы до нее не приходилось идти несколько кварталов.

Поскольку многие сотрудники и клиенты пользуются не только личным транспортом, но и общественным, не забывайте, что офис должен располагаться недалеко от остановок троллейбуса, автобуса, маршрутного такси или от станции метро. И опять же важно, чтобы путь от остановки до офиса занимал не более пяти минут (от станции метро – не более десяти). В противном случае многие будут вынуждены доезжать на дополнительном наземном транспорте, что, конечно, скажется на расходах и сотрудников, и клиентов.

4. Центр или окраина?

Конечно, работать в центре лучше во многих смыслах. Во-первых, сюда проще добраться из любого района города на разных видах транспорта. Во-вторых, в центре деловая жизнь всегда кипит, поэтому и поток клиентов растет. В-третьих, в центральной части множество различных заведений, где в обеденный перерыв можно полноценно подкрепиться.

Однако офисы в центре города всегда дороже. Выход есть, если удастся найти помещение в цокольном этаже или даже подвальном. Кстати, сейчас подвалы многих домов переоборудуются в удобные помещения для бизнеса – благодаря современному ремонту, который включает качественную изоляцию стен, систему кондиционирования воздуха, неказистые комнаты превращаются в уютные и престижные офисы.

5. Просторный лучше тесного

Насколько просторным должен быть офис, зависит от численности будущих сотрудников, планируемого наплыва клиентов и специфики работы компании. Но в любом случае люди чувствуют себя намного комфортнее в просторных светлых помещениях, чем в тесных каморках. Да и посетителям становится ясно, что фирма, располагающая прекрасным офисом, скорее процветает, чем перебивается нерегулярными заказами. Помните, что по санитарным нормам на одного человека должно приходиться 4,5 кв. м площади плюс место для прохода и для оборудования. Если же вы открываете производство, то нормы расчета площади будут совершенно другими.

6. Вход и вывеска

Выбирая помещение для офиса, учитывайте расположение главного входа и наличие яркой вывески. Желательно, чтобы вход был хорошо виден издалека, так же как и вывеска. Кто знает, может быть, , именно она, а нее только ваша добросовестная работа привлечет новых клиентов.

7. Внешний вид

При выборе офиса обращайте внимание на внешний и внутренний вид. Облупленное, давно не штукатуренное здание, равно как и давно не знавший ремонта интерьер – не самый лучший вариант. Такой офис не только не придаст респектабельности вашей компании, но и отпугнет потенциальных клиентов. Впрочем, если вас не пугает перспектива капитального ремонта, можете поторговаться и значительно сбить цену: неухоженные здания стоят дешевле.

8. Инженерные коммуникации

Ободранные обои и облупленный потолок – это еще не самое страшное. Подобный недостаток интерьера легко исправляется бригадой мастеров. Главное – чтобы с инженерными коммуникациями все было в порядке. Проверьте состояние вентиляции, отопления, кабелей, возможность подключения к Интернету…

И еще важный момент: если вы самостоятельно отремонтируете коммуникации, то покупка или аренда офиса будет стоить вам дешевле, чем покупка или аренда офиса с шикарным евроремонтом. Впрочем, все зависит от ваших финансовых возможностей. Так что если ремонт инженерных коммуникаций и стен не предусмотрен вашей сметой, убедитесь, что зимой батареи будут греть, летом кондиционер – охлаждать воздух, а Интернет работать бесперебойно.

9. А может, бизнес-центр?

Конечно, индивидуальный офис – оптимальный вариант. Но это всегда в определенной степени дорого. Придется оплачивать довольно большие счета за коммунальные услуги, да еще и нанимать охрану. Между тем, аренда нескольких комнат в бизнес-центре плюс оплата газа, света и воды там же обойдется намного дешевле. Однако для тех, кому важно иметь круглосуточный доступ в офис, этот вариант не подойдет.

10. Вы сами или риэлтор?

Если вы точно знаете, какое помещение вам нужно, умеете оценить его с инженерно-технической стороны и вообще ориентируетесь на рынке коммерческой недвижимости, конечно, можете рассчитывать только на себя при выборе будущего офиса. Однако большинству разумнее все же обратиться в столь важном деле к профессионалам. Риэлтор существенно облегчит вашу задачу. Во-первых, он может сразу предложить несколько вариантов помещений, во-вторых, знает, какие вопросы нужно задать собственнику или арендодателю, на какие детали обратить внимание. И гарантирует, что вы не получите помещение с ненадежной электропроводкой, которая не выдержит не то что десять компьютеров, а даже двух, с неработающей системой отопления или с недооформленными документами на право сдачи комнат под офис. А представьте, что вы не арендовали, а купили сомнительное во всех отношениях помещение! Так что лучше заплатить профессионалу и сохранить нервную систему.

11. Договор аренды

Перед заключением договора аренды внимательно изучите его. В нем должны быть прописаны обязанности и права сторон, в том числе на улучшение офиса, сроки внесения арендной платы, ответственность за просрочку в оплате, стоимость аренды. Уточните предполагаемый набор услуг, включенный в арендную плату. Возможно, предполагается сдача офиса с мебелью и оборудованием и т.д. Но при заключении договора не полагайтесь только на себя. Обязательно проконсультируйтесь с юристами. И тогда, совершив первую удачную сделку, вы будете запрограммированы на дальнейшую успешную деятельность.

Источник