Можно ли для фирмы покупать за свой счет

Как правильно оформить покупки, совершенные работником для организации, но за свой счет

Ситуация, когда работник приобретает те или иные товары для организации за свои деньги, а потом просит эти деньги возместить, встречается повсеместно и постоянно. Особенно к подобным операциям склонны руководители, отказать которым в возмещении, учитывая подчиненное положение бухгалтера, довольно сложно. Как же правильно оформить такой «подотчет постфактум»?

Проще не допустить, чем лечить

Давайте сразу расставим точки над «i»: рассматриваемый нами случай (когда работник покупает товар за свои деньги, а потом передает этот товар работодателю и хочет получить компенсацию своих затрат) к подотчету никакого отношения не имеет. И оформлять выдачу денег за уже купленные товары через подотчет нельзя. Более того, мы бы рекомендовали вообще избегать подобных ситуаций, так как даже при грамотном оформлении (о котором мы расскажем ниже) они либо все равно остаются в зоне риска, либо влекут дополнительную налоговую нагрузку на организацию (о чем мы тоже скажем ниже).

Поэтому мы рекомендуем бухгалтеру проявить инициативу и выйти на руководителя организации с предложением создать регламент покупки работниками товаров в интересах компании. В этом регламенте надо четко указать, что товары в интересах организации могут приобретаться двумя способами.

Первый: деньги на необходимые для организации товары выдаются уполномоченному сотруднику заранее, под отчет с указанием целей, на которые эти деньги должны быть израсходованы. Второй: сотрудникам выдается доверенность на совершение покупок от имени организации и за счет организации. Во всех иных случаях средства, потраченные сотрудниками на благо организации, не возмещаются. Этот регламент, естественно, нужно утвердить приказом по организации и довести под подпись до каждого сотрудника.

Купили не согласовав: рецепт первый

Однако полностью исключить случаи несогласованных покупок «за свои» регламент не способен. Ведь добиться прилежного исполнения регламента зачастую очень сложно, особенно от высокопоставленных и ключевых сотрудников. Так что нам не обойтись без ответа на вопрос «как оформить возмещение средств сотрудникам, купившим товар за свои деньги и без предварительно выданной соответствующей доверенности». Вариантов такого оформления два (разумеется, вариант оформления «задним числом» мы не рассматриваем).

Первый вариант – заключить с сотрудником договора купли-продажи. То есть выкупить у него те товаров, которые он приобрел за свой счет для организации. Этот вариант в налоговом плане абсолютно безрисковый, однако влечет увеличение налоговой нагрузки. Дело в том, что по этому договору организация не сможет принять к вычету НДС, так как продавцом выступает обычное физическое лицо, а оно плательщиком НДС не является. Сами понимаете, что счет-фактура, даже если таковой был выдан в магазине, тут никак не поможет. При этом в адрес работника нужно будет выплатить сумму, включающую в себя НДС, – ведь именно такую сумму сотрудник заплатил в магазине.

Кроме того, нельзя забывать, что выплата по договору купли-продажи образует доход работника. А значит, возникают вопросы, связанные с НДФЛ – сотрудникам придется самостоятельно отчитываться по этой операции в инспекции (пп. 2 п. 1 ст. 228 НК РФ).

Купили не согласовав: рецепт второй

Избежать проблем с налогами позволяет второй способ оформления таких взаимоотношений. А именно – признание их договором поручения. Поясним.

Если мы внимательно присмотримся к сути отношений, возникающих между работником и организацией (а именно на суть отношений требует смотреть Гражданский кодекс – п. 2 ст. 170), то увидим, что в данном случае ни организация, ни работник не намерены заключать между собой договор купли-продажи.

Ведь в подобных ситуациях работник приобретает товары, изначально рассчитывая, что сам ими пользоваться не будет, а передаст организации. Более того, работник предполагает (в силу своего должностного положения или по устному согласованию), что средства на покупку организация ему возместит. Да и организация, возмещая работнику истраченные им деньги, подразумевает вовсе не покупку товара, а компенсацию расходов.

Из этого следует, что в рассматриваемой ситуации юридически не совсем корректно будет говорить о том, что работник покупает вещь для дальнейшей перепродажи организации, и некорректно в дальнейшем заключать договор купли-продажи между сотрудником и организацией. Волеизъявление обеих сторон не направлено на куплю-продажу. А значит, такого договора просто не может быть в силу прямого указания на это в пункте 3 статьи 154 Гражданского кодекса.

Тем не менее, отрицать, что между работником и организацией в данном случае сложились какие-то отношения, не охватываемые Трудовым кодексом, тоже нельзя. Возникает логичный вопрос: если не купля-продажа, то что?

И ответ на этот вопрос достаточно простой – действия сотрудника, который уже в момент покупки знает, что имущество предназначается не ему, а организации, и расходы на покупку в конечном итоге тоже несет не он, а организация, в точности соответствуют действиям поверенного по договору поручения. Напомним, что по договору поручения (ст. 971 ГК РФ) одна сторона (поверенный) обязуется совершить от имени и за счет другой стороны (доверителя) определенные юридические действия. Права и обязанности по сделке, совершенной поверенным, возникают непосредственно у доверителя.

Налоги и риски поручения

Что же конкретно дает организации признание рассматриваемой операции поручением? Во-первых, частично снимается вопрос с увеличением налогового бремени. Ведь по ГК РФ право собственности на приобретенные товары возникает не у работников, а сразу у организации. Это значит, что продавцом выступает уже не работник, как в предыдущем варианте, а другая организация или ИП. Соответственно есть возможность в дальнейшем получить у них счет-фактуру и поставить НДС к вычету.

Во-вторых, снимается с повестки дня вопрос с НДФЛ у работников. Выплаты при таком оформлении взаимоотношений носят характер возмещения понесенных расходов (ст. 975 ГК РФ). Таким образом, дохода у работника не возникает, а раз нет дохода – нет ни объекта обложения НДФЛ, ни обязанности подавать декларацию.

Но, как и у любой медали, есть здесь и обратная сторона. Речь идет о рисках. И главный риск здесь – отсутствие письменного договора. Да, Гражданский кодекс допускает заключение договоров в устной форме (ст. 159), но одновременно говорит, что сделки между юрлицом и гражданином должны заключаться письменно (ст. 161 ГК РФ). И хотя нарушение этого правила не делает договор недействительным (а лишь лишает стороны права при возникновении судебного спора ссылаться на свидетельские показания – ст. 162 ГК РФ), риск претензий со стороны налоговой остается весьма высоким.

Снизить этот риск можно путем оформления различных письменных документов, сопровождающих сделку и подтверждающих, что работник действовал в интересах организации. Такими документами могут быть служебные или объяснительные записки, отчеты работников о произведенных покупках, и т.п., завизированные руководителем организации, а также приказы или распоряжения о выплате компенсации. При этом в таких приказах лучше прямо указывать, что отношения с работниками являются поручением, и, указывая бухгалтерии на необходимость произвести выплату, делать ссылки на соответствующие статьи ГК РФ и четко называть эту выплату компенсацией расходов поверенного.

Но все же еще раз оговоримся: лучше таких ситуаций избегать и заранее выдать сотрудникам соответствующие доверенности (образец доверенности можно посмотреть здесь).

Источник

Сотрудники сами покупают бумагу в офис. Это законно?

Секретарь никому не доверяет, поэтому сама покупает лучшую в городе белую офисную бумагу в магазине у дома. Так можно, если секретарь принесет чек и авансовый отчет.

Покупки через сотрудников — это законно, но есть риски

Нет закона, который запрещает сотрудникам покупать что-то для работодателя, например пачку бумаги или кресло в офис.

Ограничений по сумме покупок тоже нет. Но наличными компания может платить не больше 100 000 рублей по одному договору, и неважно, напрямую платит или через сотрудников. А вот по безналу можно тратить сколько угодно.

Есть две модели покупок через сотрудников:

• сотрудники покупают за свои деньги, и работодатель возмещает затраты. Например, маркетолог по пути на работу купил скрепки за сто рублей. Принес в офис скрепки и чек, а компания возместила ему 100 рублей;
• сотрудники получают деньги от работодателя авансом, тратят их и отчитываются. К примеру, начальник отдела продаж покупает новые кресла в кабинет. Компания выделяет 40 000 рублей на покупку — это аванс. После покупки сотрудник сдает в бухгалтерию чек и авансовый отчет.

Если сотрудники покупают что-нибудь нужное для бизнеса, затраты можно включить в расходы компании. Но понадобятся доказательства для налоговой. Такими доказательствами будут документы: чеки, акты, счет-фактуры.

Есть нюанс: нельзя купить принтер домой, а чек приложить к расходам по бизнесу. Налоговая попросит доказать, что покупка для офиса, а не для дома.

Объяснить расходы налоговой

Если компания не докажет, что купила принтер для бизнеса, владельцу выпишут штраф: 20% от суммы покупки, но не меньше 40 000 рублей.

Общие правила

Есть правила, которые помогут доказать налоговой, что сотрудники покупали бумагу в офис, а не домой начальнику. Вот что нужно делать.

Добавить пункт о покупках в устав компании и прописать все способы покупок — мало ли какой пригодится. Если налоговая попросит обосновать переводы денег сотрудникам, например, на карты, покажите ей пункт устава о покупках. И повод начислить лишние платежи или штрафы отпадет.

Если нет времени вносить изменения в устав или дело происходит у ИП, достаточно выпустить приказ. В приказе — суммы расходов, сроки возврата и другие условия.

Собирать документы о покупках: чеки, квитанции такси и службы доставки, билеты на поезд или самолет, акты выполненных работ. Документы понадобятся бухгалтеру для отчетов.

Оформлять покупки на имя компании. Когда сотрудник оформляет покупку, он называет продавцу не свое имя, а название компании и должность. Тогда продавец в накладной или счете-фактуре укажет получателем организацию, а не физлицо.

Это были общие правила для покупок через сотрудников. Их нужно соблюдать всегда, и неважно, как именно сотрудник покупает что-нибудь нужное. А еще есть специальные правила.

Сотрудник покупает, а компания компенсирует

Первый способ: сотрудник покупает за свой счет, и работодатель возмещает расходы. Это удобно, потому что не нужно заранее оформлять документы и рисковать, что работа встанет из-за ерунды. Бывает, что в офисе закончилась бумага, а плановая закупка будет через три дня. Чтобы работа не останавливалась, сотрудник идет в магазин и покупает пачку бумаги.

У этого способа правило одно: не возмещать расходы без документов. Понадобится авансовый отчет и приказ.

Авансовый отчет. Работает так: сотрудник покупает нужное, собирает чеки и заполняет авансовый отчет. Авансовый отчет вместе с чеками отдает бухгалтеру, гендиректору или человеку, который ведет отчетность.

Приказ о возмещении денег сотруднику. Нельзя просто так заплатить деньги сотруднику, даже если он потратился на благо компании. Для перевода понадобится приказ. У приказа нет строгой формы, можно написать так:

Когда готовы авансовый отчет, чеки и приказ директора, бухгалтер возмещает сотруднику расходы: выдает наличными или переводит на карту. Возместить нужно за срок, который написан в уставе или приказе директора.

С возмещением расходов есть риски. Причем рискуют и компания, и сотрудник.

Первый риск — сотруднику придется платить НДФЛ, если налоговая посчитает возмещение доходом.

Второй риск — расход не получится учесть в налогах для упрощенки 15%. Это может случиться, если в графе «Покупатель» в чеке стоит имя сотрудника, а не название компании.

Еще возможная проблема: сотрудник потратит больше, чем нужно. Например, купит компьютерную мышку за 25 000 рублей, хотя мог за 500. Тогда компания может отказаться возмещать эти деньги, а взамен выдать дешевую мышку.

Чтобы не вызывать подозрения налоговой, лучше просить сотрудников платить картой и возмещать безналично.

Сотрудник берет деньги под отчет

Второй способ: сотрудник сначала оформляет документы, а уже потом получает деньги компании и отчитывается о тратах.

Секретарь в офисе пишет заявление и получает авансом деньги на бумагу. Закупается в магазине у дома, а потом возвращает компании сдачу и сдает отчет с чеками в бухгалтерию.

Если в магазине неожиданно выросли цены на бумагу, не нужно оформлять новые документы: секретарь добавляет из своих, а компания возмещает.

Лимит расходов руководитель устанавливает приказом один раз. Можно писать приказ с разными условиями для каждого сотрудника или сделать один приказ на всех.

Деньги авансом компания выдает на представительские, расходы в командировке и расчеты по договорам от имени организации. Чтобы оформить покупку через аванс, нужны документы:

• заявление сотрудника;
• приказ о выдаче аванса;
• документы от сотрудника: билеты, чеки, счета из гостиницы;
• авансовый отчет: бухгалтер готовит, сотрудник подписывает.

Последовательность такая: сотрудник пишет заявление в свободной форме. Мол, прошу выдать авансом пять тысяч рублей на ужин с клиентом. Директор оформляет приказ и бухгалтерия выдает деньги. Сотрудник оплачивает ужин с клиентом деньгами компании, а в бухгалтерию сдает чек и авансовый отчет.

Вот так сотрудник может написать заявление на деньги:

Отчитываться о покупках нужно бухгалтеру, а когда его нет — руководителю. Сотрудник приносит все чеки и сдает остаток денег. Если потратил больше, чем выдали, компания возмещает перерасход на основании чеков и квитанций.

Если сотрудник потерял чеки или потратил деньги компании на что-нибудь ненужное, а теперь не может отчитаться, у него есть два выхода:

• добровольно вернуть деньги компании из своих;
• по согласованию с работодателем признать деньги своим доходом, заплатить с них НДФЛ и страховые взносы.

С деньгами под отчет сотрудник не рискует, а компания может лишиться денег, если вдруг сотрудник решит их присвоить. Взыскать из зарплаты можно только по согласию сотрудника, если не согласится — через суд.

Еще одно правило — нельзя выдавать новый аванс, пока сотрудник не отчитался по предыдущему. Деньги выдают на срок, который указан в приказе. Когда срок истечет, у работника есть три дня, чтобы отчитаться о расходах.

Короче

Два способа оформить покупки через сотрудников:

сотрудник купил и компания возмещает затраты по чекам;

компания выдает деньги на покупку, сотрудник тратит и отчитывается

Риски, если оформить покупки неправильно:

налоговая начислит компании штраф;

сотруднику придется платить НДФЛ;

покупки не засчитают в расходы компании или ИП

40 000 ₽

минимальный штраф, если неправильно оформить покупки через сотрудников

Источник