Методика управления своим делом

Эффективное управление бизнесом: 7 главных принципов

Автор: Your Mentor. Дата публикации: 26 января 2020 .

Бизнес на языке непрофессионала – это «обмен товарами или услугами на деньги с главной целью получения прибыли. Такой обмен включает в себя риск и вложение времени, идей и финансов».

«Если вы можете хорошо управлять одним бизнесом, вы можете хорошо управлять любым бизнесом». Ричард Брэнсон

Любой бизнес, будь то малый, крупный или онлайн-бизнес, не может быть создан без надлежащего управления временем, человеческими ресурсами, финансами, технологиями, новыми и творческими идеями, и взаимодействием между всем упомянутым. Помните главное, что клиент – самый главный участник вашего бизнеса.

Успешный предприниматель не только привлекает новых клиентов, но и поддерживает старых, постоянно взаимодействуя с ними , чтобы он мог получать максимальную прибыль, предоставляя лучшие товары и услуги в соответствии с текущими требованиями и потребностями своих клиентов. Один разочаровавшийся клиент может отвернуть от вас гораздо больше клиентов. Таким образом, это приводит к риску потери постоянных клиентов, и как следствие, к уменьшению прибыли, к снижению доли рынка и стоимости компании.

Но не только о своих клиентах должен думать предприниматель, он должен заботиться о людских ресурсах в своем бизнесе, то есть о людях, работающих внутри организации. Компании необходимо следить за удовлетворенностью своих работников, поскольку они могут оказаться важным активом для бизнеса.

Идеи, планирование, управление, контроль могут быть идеальными и дать вам возможность достичь высоких результатов в будущем за счет оптимального использования ресурсов, однако, если сотрудники недовольны и неудовлетворены внутри организации, реализация этих запланированных идей может пойти и в обратном направлении.

Следовательно, бизнес не подразумевает производства товаров и услуг, обмен их на деньги и получение прибыли. Он связан с большим риском, и бизнесмен должен быть активным и гибким, чтобы вовремя учитывать меняющиеся потребности клиентов на постоянно изменчивом рынке. И вот уже с учетом этого мы может дать более четкое определение бизнеса, что это предоставление клиенту наилучшего продукта или услуги, а также эффективное недорогое послепродажное обслуживание, что удерживает клиентов и приносит хорошую прибыль.

Эффективное управление бизнесом осуществляется с помощью надлежащего планирования и стратегии, грамотного управления ресурсами (люди, деньги, материалы и оборудование), а также заранее определенных краткосрочных и долгосрочных целей, направленных на получение прибыли и удержания и привлечения большего количества клиентов, что в дальнейшем приводит к увеличению доли рынка и развитию компании.

Как эффективно управлять бизнесом?

1. Эффективная коммуникация. Коммуникация важна для любого бизнеса. Надлежащая связь необходима для достижения наилучших результатов, поэтому следует убедиться, что все сотрудники компании получают одинаковые сообщения. Прямое общение является наиболее эффективным способом, который не только делает сообщение ясным, но также создает чувство доверия, ответственности и принадлежности к сотруднику, что позволяет ему добиться лучших результатов.

Общение – это двусторонний процесс. При обсуждении плана и делегировании обязанностей важно, чтобы все были на одной стороне, а это означает, что у всех должно быть одинаковое представление о плане и его реализации.

2. Своевременный мозговой штурм. Мозговой штурм – это деятельность, которая включает в себя получение идей от всех сотрудников в компании. В крупных компаниях, с иерархической системой управления это делается на разных уровнях в виде мини-команд, и, наконец, идеи обсуждаются с высшим руководством. А в малом бизнесе предприниматель может организовать встречу со всеми своими сотрудниками и получить представление о конкретной ситуации.

Самое важное в мозговом штурме – это то, что у людей есть свобода высказывать свое мнение, не будучи осужденным, если, конечно, есть логика, лежащая в основе высказанной идеи. Это приводит к тому, что все сотрудники делятся инновационными идеями , будь то опытные сотрудники или новые талантливые люди, что дает каждому из них чувство уверенности и принадлежности, а также прилагать все усилия для достижения лучших результатов в компании.

3. Динамичная среда. Любой бизнес, который находится в состоянии покоя в постоянно меняющейся среде, не может рассчитывать на развитие или сохранение той же рыночной позиции, которая была у него вначале, потому что адаптация к последним тенденциям помогает ему двигаться вперед и справляться с требованиями клиентов или конечных потребителей.

Следовательно, бизнесу необходимо адаптироваться к изменениям, будь то технология производства, ассортимент продукции, предпочтения клиентов, или что-либо, что может повлиять на сам бизнес. Любое предприятие, большое или малое, должно быть гибким и динамичным, чтобы эффективно управлять бизнесом. Сотрудники должны время от времени проходить обучение с учетом новых тенденций или новых технологий.

Дело не только в спросе или потребностях конечных потребителей, но и в новых технологиях, с которыми должен справиться бизнес. Мы живем в технологическом обществе, и, следовательно, вы всегда должны быть в курсе всех технологических событий.

4. Власть и Ответственность. Бизнес может быть эффективным только при наличии соответствующего делегирования полномочий и ответственности. Должно быть равновесие или баланс между «властью» и «ответственностью», поскольку они идут рука об руку. В случае если уполномоченное лицо не делегирует обязанности конструктивно, это может создать проблему во всей рабочей системе, потому что с полномочиями возникает ответственность.

Очень важно делегировать некоторые полномочия лицу, которому вы делегируете ответственность, поскольку это дает им возможность принимать необходимые решения , а не гоняться за начальниками, чтобы получить разрешение. В то же время это дает им свободу и уверенность в принятии решений, и, следовательно, развитие их как эффективных сотрудников.

5. Эффективное планирование. Для предпринимателя очень важно иметь два-три хороших плана (А/Б/В), чтобы, если один план не оправдывает ожидания, всегда есть наготове альтернативный план, дающий оптимальные максимальные результаты.

Лучший способ эффективно управлять бизнесом – это эффективное планирование . Вы можете легко сделать это, планируя определенную стратегию для бизнеса. Сначала вам нужно выбрать отличную стратегию, которая должна фокусироваться как на положительных, так и на отрицательных результатах потенциального бизнес-плана. Лучший способ – подготовиться к неудаче, а не к успеху, поскольку у большинства первых предприятий шансы на успех ограничены.

Процессы планирования могут привести к повышению производительности, повышения качества и эффективности выполнения важных бизнес-задач. Целью планирования как процесса является улучшение и оптимизация методов ведения бизнеса компании, таких как:

• снижение затрат благодаря меньшему количеству персонала, необходимого для выполнения того же процесса;
• повышение эффективности за счет устранения проблемных этапов процесса, таких как длительность цикла и эффект «бутылочного горлышка»;
• более высокая точность за счет введения контрольных точек и показателей успеха, обеспечивающих точное выполнение каждого этапа процесса производства;
• лучшее понимание сотрудниками целей и задач своей команды, а также своего вклада в успех.

6. Командная работа. Команда – это группа людей с разным опытом, уровнем навыков, уровнем знаний и умственным процессом. Эффективность бизнеса определяется результатом действий сотрудников и менеджеров. Если они продемонстрируют эффективность на своем рабочем месте, это определенно поможет в достижении высококачественных результатов. Удовлетворенность клиентов и репутация компании часто зависит от эффективности команды , которая включает способы, которыми они продвигают услугу или продукт компании.

Все члены команды работают вместе для достижения одной цели и демонстрируют свои лучшие качества. Это возможно только при наличии сотрудничества, абсолютного понимания, плодотворного общения и позитивной атмосферы в команде. Вполне вероятно, что разные идеи могут создавать конфликты в команде, но отличительной чертой сильной и продуктивной команды является слаженная работа для достижения общей цели.

7. Управление ресурсами. Существует четыре основных ресурса в бизнесе – это люди, материалы, деньги и оборудование. Это наиболее важные ресурсы, которыми любая организация должна не только обладать, но и оптимально использовать.

К людям относятся человеческие ресурсы как внутри, так и за пределами бизнеса, включая сотрудников, заинтересованные стороны, розничных торговцев-оптовиков, заказчиков и всех, кто вовлечен в процесс прямо или косвенно. Очень важно учитывать и заботиться о потребностях каждого человека, который является частью бизнеса.

Материалы включают сырье, незавершенное производство, готовую продукцию и услуги. Своевременное управление материалами имеет решающее значение, поскольку они являются исходными продуктами, которые в дальнейшем будут определять, какой будет конечная продукция, которую необходимо доставить конечным потребителям.

Бизнес начинается с правильного использования и распределения финансов и управления затратами. Таким образом, это самый важный ресурс для запуска и поддержания любого бизнеса. Следовательно, бизнес должен иметь надежный источник финансирования и поддерживать здоровые отношения со всеми финансовыми группами, такими как банки, финансовые учреждения, заинтересованные стороны и т. д.

В этой концепции деньги означают не только имеющиеся средства, но и связанные с этим расходы. Значит, чтобы эффективно управлять финансами, для бизнеса также важно сократить расходы, не ставя под угрозу качество продукта или услуги, поставляемой клиенту. По управлению расходами вы можете прочитать в нашей статье «Основы ведения бизнеса. Что нужно знать начинающему предпринимателю» .

Оборудование или технологии. Для любого бизнеса, чтобы выжить в долгосрочной перспективе, важным фактором является обновление оборудования и технологий производства путем обучения сотрудников с учетом меняющихся тенденций на рынке. Таким образом, очень важно быть первопроходцем, так как это поможет бизнесу занять лидирующие позиции на рынке и создаст ориентир для других организаций в отрасли.

Эффективно управлять бизнесом, как правило, не является навыком, который человек приобретает за короткий период. Управление бизнесом – это задача, которая требует от человека не только обладать обширными знаниями в конкретной отрасли, но и обладать навыками в области управления и разбираться в бизнес-процессах.

Это учебный процесс, в котором методы и подходы могут меняться множество раз в течение карьеры. Однако основные принципы управления бизнесом, которые всегда остаются неизменными, включают в себя способность успешно мотивировать и руководить сотрудниками, работать над развитием бизнеса , участвовать в его управлении и следовать бизнес-законам.

Тайм-менеджмент имеет ключевое значение для эффективного ведения бизнеса, так как он играет важную роль в любой бизнес-деятельности, от планирования до надлежащего выполнения этих планов, что в дальнейшем дает эффективные результаты:

• подготовка лучшего плана, который дает оптимальные результаты с минимальным использованием ресурсов;
• организация средств не только для выполнения плана и повседневного функционирования бизнеса, но и для любой непредвиденной ситуации;
• эффективная маркетинговая стратегия, включающая исследования рынка, рекламу, продвижение, продажи и послепродажное обслуживание;
• выделение соответствующих ресурсов для различных видов деятельности;
• изменение подходов с учетом рыночных тенденций и обновление технологий;
• риск в новых направлениях бизнеса или инвестирование в новые стратегии.

Все эти действия, упомянутые выше, требуют эффективного управления временем, иначе ваш бизнес рискует стать неэффективным.

«Предпринимателям всегда мало 24 часов в день, поэтому важно максимально оптимизировать свое время».

Таким образом, тайм-менеджмент и вышеупомянутые пункты помогают бизнесмену управлять своим бизнесом очень эффективно и результативно, что приводит к отличным результатам за счет увеличения прибыли и увеличения клиентской базы.

Источник

Обзор 5 систем управления задачами для наведения полного порядка

В больших командах от 20 сотрудников есть такая проблема – беспорядок в задачах. Сроки срываются, работа тормозится. Поэтому на рынке есть множество систем управления задачами, которые так или иначе эту проблему решают.

Уже больше 2 лет мы развиваем свою систему управления YouGile. И, конечно, мы часто тестируем системы конкурентов, подробно их изучаем. Смотрим, кто какие инструменты предлагает. Делаем выводы, вдохновляемся и улучшаем свой функционал.

Что же такое система управления задачами? Какие функции позволяют навести порядок в задачах?

Мы долго думали. И после 3-недельного брейншторма, общения с клиентами и опросов выделили 5 критериев. По этим критериям и сделали данный обзор.

Критерии и обзор 5 систем управления задачами, в том числе нашей собственной – ниже.

5 критериев системы управления задачами:

1. Простота постановки задачи себе и коллегам
Кнопка создания задач в интерфейсе системы должна быть в приоритете. Так, чтобы любой новый сотрудник, который работает в системе 2 минуты, мог легко ее найти.

2. Удобство личного планировщика
Под удобством подразумевается классификация и сортировка задач. Чтобы любой пользователь сразу видел: ага, вот мои задачи, а вот те, что я поставил. Вот все задачи Пети, а вот здесь уже дедлайн надвигается. А вот мои приватные задачи, они доступны только мне.

3. Возможность создания структуры компании с отделами
Если в команде больше 20 человек – необходима четкая структура. Иерархия сотрудников и разграничение отделов. Структура определяет, кто кому какую задачу может поставить, и кто какие задачи видит.

4. Прозрачность рабочих процессов
Важно понимать, кто перегружен задачами, а кто «недогружен», кому поставить задачу, а кого лучше не отвлекать. Это удобно не только в парадигме «руководитель – сотрудник», но и «сотрудник – сотрудник». Зачем лишний раз дергать коллегу, если можно просто заглянуть в его задачку.

5. Полнота картины о результатах работы над задачами в отчетах
Отчет должен давать понимание: какие задачи были выполнены, а какие нет. Какой сотрудник/отдел выполнил план, а какой – не до конца. Какие задачи потребовали наибольших временных затрат.

Обзор 5 систем управления задачами

YouGile

Удобство постановки задач

Создание задачи в YouGile в 1 клик

Раньше в нашей системе задачи можно было ставить только на доски. Но клиенты попросили у нас «волшебную кнопку», чтобы создавать карточки в 1 клик. Это действительно сильно упрощает работу рядовым сотрудникам.

Управление своими задачами

Личный планировщик: «Задачи на мне», «Порученные мной», «Личные задачи», «Избранные»

Личный планировщик представлен в виде раздела «Мои задачи». Там каждый пользователь видит, что поставил он, а что поставили ему. Хранит свои приватные задачи. Мы считаем очень ценным наличие приватности, ведь часто бывает такое: хочется сделать черновую карточку для себя, начать по ней работу – и только потом поделиться с коллегами.

Классификация задач

Доска отдела разработки со стикерами

Для классификации задач в YouGile используют стикеры – текстовые метки, похожие на теги. С их помощью карточке присваивается определенное значение: статус, приоритет, состояние. Можно создать абсолютно любой текстовый стикер.

Структура компании с отделами

Структура компании с отделами и сотрудниками в YouGile

Структура нужна, чтобы разделить сотрудников по отделам, указать должности и выбрать правила взаимодействия в рамках отдела. Настроить права управления задачами и доступа к ним. Назначить руководителей каждого отдела с возможностями управления группой.

Прозрачность работы

Раздел «Чужие задачи» в YouGile

В разделе «Чужие задачи» видно, кто над чем работает, кто кому какую задачу поставил, а какие задачи не были выполнены. Доступ к чужим задачам регулируется в рамках отдела. Можно сделать так, чтобы все видели задачи друг друга, поставленные без структуры досок. А можно дать эту привилегию только руководителям.

Оценка результатов работы

Инструмент для оценки рабочей загрузки по проектам и сотрудникам

В YouGile есть отчеты и сводки, и в ближайшее время мы планируем выпустить еще один инструмент. Хочется четко видеть, кто и чем был загружен, и какая загрузка предстоит в ближайшее время каждому сотруднику или отделу.

Asana

Удобство постановки задач

Постановка задачи в 1 клик в Asana

Задачу можно поставить в 1 клик без привязки к доскам. Все задачи отображаются в разделе «My Tasks». В любой момент задачу можно прикрепить к одному из проектов, нажав «Add to projects». В проекте все задачи отображаются уже системно, в виде списка задач, календаря, таймлайна (доступно в платной версии) или классических досок.

Управление своими задачами

Классификация своих задач по приоритету выполнения

Любая вновь созданная задача будет приватной до тех пор, пока вы не привяжете ее к общедоступному проекту. Также вы можете подписать коллег на задачу. Это очень удобно: можно создать карточку «пойти на обед», пригласить туда товарищей и обсудить.

В личном планировщике «My Tasks» задачи сортируются по группам «Today», «Upcoming», «Later». В платной версии также можно вывести отдельно все задачи, которые вы создали и которые поручили коллегам.

Классификация задач

Теги на задачах в Asana

Каждой задаче можно присвоить любой тег, обозначив его своим цветом. Например: «реклама», «текст», «видео», «онлайн-школа». Если продумать и внедрить общую для всех систему тегов, в задачах будет порядок.

Структура компании с отделами

Отдел маркетинга: сотрудники и проекты

В Asana есть возможность создать сколько угодно разных отделов, добавить туда сотрудников и начать работу над проектами и задачами. Однако жесткой иерархии нет, система прав очень демократична, и рядовой сотрудник по сути обладает теми же правами, что и руководитель.

Прозрачность работы

Календарь задач отдела маркетинга в Asana

Рабочие процессы в Asana очень прозрачны, а права доступа – демократичны. В календаре каждый может посмотреть все задачи коллег. Как по конкретному проекту, так и конкретного сотрудника (кроме приватных).

Оценка результатов работы

Инструмент «Progress» для просмотра общих результатов работы

Инструмент «Progress» выводит число завершенных, незавершенных и просроченных задач по проекту. Инструмент «Reports» выводит все ваши задачи и задачи, которые вы поставили коллегам.

Pyrus

Удобство постановки задач

Создание задачи в Pyrus в 1 клик

В интерфейсах Pyrus создание задач находится в приоритете. Все легко и интуитивно понятно, длительного обучения сотрудников не требуется.

Управление своими задачами

Личный планировщик в Pyrus: мои задачи и поставленные мной задачи

В Личном планировщике тоже все просто и логично: задачи от меня, задачи для меня. Отдельно выводятся активные, отдельно – завершенные. Беспорядка возникнуть не должно.

Классификация задач

Классификация задач в Pyrus: «Отложенные», «На контроле», «Последние»

В этой системе много крутых возможностей именно для управления задачами. Можно отложить на потом. Можно поставить «на контроль». Можно сделать повторяющиеся задачи. Сортировка есть по активности задач и по сроку.

Структура компании с отделами

Структура компании с отделами в Pyrus

«Прорисовать» четкую структуру с отделами и подотделами легко. Правда система прав и доступа к задачам достаточно сложная: есть администратор, руководитель, управляющий и бухгалтер.

Прозрачность работы

Чужие задачи в Pyrus. Прозрачность работы

Рабочие процессы прозрачны, даже слишком. Можно вывести все задачи любого сотрудника. Приватных задач по сути нет. Приватность может устанавливать только пользователь с правами администратора.

Оценка результатов работы

Оценка затраченного времени по сотрудникам и задачам

Одна из «фишек» Pyrus – подсчет времени, затраченного каждым сотрудником на все задачи за выбранный период времени.

Wrike

Удобство постановки задач

Создание задачи в Wrike в 1 клик

В этой системе тоже есть «волшебная кнопка» для постановки задач в виде зеленого плюсика, не заметить которую сложно. И кроме этого задачи можно поставить еще несколькими способами.

Управление своими задачами

Личный планировщик в Wrike

Wrike предоставляет много возможностей для управления задачами: копировать и повторять карточки, делать приватными или общедоступными, добавлять в «Избранное» и переносить с проектов – в «Мои задачи». Можно следить за выбранной задачей или предлагать коллегам следить. Добавлять зависимости и связи между задачами.

Есть и свои «фишки». Отправка коллеге автоматического вопроса, как продвигаются дела по задаче. Функция массового изменения задач. Вехи – задачи, которые используют как контрольные точки для отметки важного события или момента принятия решения.

Классификация задач

Сортировка поставленных задач в Wrike

Wrike вообще заточен под сложные многоступенчатые проекты, однако рядовому пользователю вполне хватит понимания, где лежат его задачи и как их сортировать. Сортировка – по дате, приоритету, статусу, важности. Можно отдельно вывести только активные задачи или только просроченные.

Прозрачность работы

Задачи коллег выводятся отдельным списком, только если вы – их автор

Задачи, которые вы поручили, лежат в разделе «Созданы мной». А вообще прозрачности в работе немного не хватает. Вывести все задачи коллег отдельным списком можно, только создав собственный виджет в премиум-версии.

Оценка рабочей загрузки по проектам

Отчеты в Wrike и оценка рабочей загрузки

Отчеты, доступные в платной версии, позволяют увидеть общее положение дел по проектам и командам, и они обновляются в реальном времени при каждом новом открытии. Можно узнать, как задачи просрочены, а что тормозит работу команды.

GanttPro

Удобство постановки задач

Добавление задачи в проект в GanttPro

На первый взгляд эта система управления задачами кажется не очень «общедоступной»: надо разбираться, что такое диаграмма Гантта, где та самая кнопка для постановки задач… А ее и нет – задачи ставятся только в рамках проекта. Но если проект создан, то обучить пользователей добавлять задачи не так сложно.

Управление своими задачами

«Мои задачи» в GanttPro

Функционал для управления задачами в этой системе очень широк. Есть «Мои задачи» для сотрудников, где все просто и понятно. А есть диаграмма Гантта для менеджеров и ценителей, где удобно менять уровни задач, выставлять приоритет, зависимости и время, отслеживать прогресс и «играть» задачками как угодно, перетягивая их прямо на шкале.

Классификация задач

Отсортированные «Мои задачи»

Сортировать задачи можно аж по 17 параметрам: дата создания, исполнитель, приоритет, статус, затраченное время, прогресс, стоимость…

Структура компании с отделами

Сотрудники и права в системе

Сложную и четкую структуру компании не выстроить, зато легко настроить систему прав. Участники могут работать только над задачами, которые на них назначили. Администраторы могут создавать проекты и просматривать их стоимость.

Оценка рабочей загрузки по проектам

Отчеты в GanttPro и оценка рабочей загрузки

Крутая функция GanttPro – можно рассчитывать стоимость выполнения задачи и проекта в целом в зависимости от затраченных ресурсов. Можно создавать отчеты со временем, которые сотрудники тратят на задачи.

Выводы по обзору систем управления задачами:

• В YouGile – акцент делается именно на управлении задачами для команд от 20 человек.
• В Asana – широчайший функционал работы с задачами, которые можно ставить как в структуре досок в проектах, так и в Личном планировщике. Однако есть сложности с излишней демократичностью прав пользователей.
• В Pyrus – большое количество уникальных «фишек», от подсчета времени и отложенных задач до создания чат-ботов для рутинных задач и интеграции с внутренними системами компании. Не хватает возможности для всех сотрудников создавать приватные задачи.
• В Wrike – множество функций: повторять задачи, переносить из проектов в планировщик, создавать задачи-вехи (контрольные точки), массово редактировать задачи. Однако в целом система ориентирована на работу со сложными многоступенчатыми проектами, а не с задачами как таковыми.
• В GanttPro – много крутых «фишек» для руководителей и менеджеров: подсчет стоимости задач и проектов, подсчет затраченных ресурсов, подсчет времени, сортировка задач по 17 параметрам. Правда, требует чуть более длительного обучения рядовых сотрудников.

Источник