Компания проводит конференцию для своих сотрудников

Нужные советы компаниям, которые впервые организовывают деловую конференцию или семинар

Если продукт предназначен для узкой целевой аудитории, достучаться до которой сложно и дорого, для его продвижения можно провести специализированную конференцию или семинар с потенциальными заказчиками. Как это сделать, рассказывает маркетолог Олеся Герасименок.

Фото со страницы Цикла международных бизнес-конференций «Топ-менеджмент» на Фейсбук

– Конференция как метод продвижения услуг или продуктов компании является не только прекрасным маркетинговым инструментом. Она позволяет мобилизовать интеллектуальные силы вашей команды. Чтобы быть в форме, сотрудникам надо иногда выходить из зоны комфорта и пробовать себя в иных рабочих ситуациях.

Организация конференции

Впечатление от качественных докладов должно подкрепляться спокойным сервисом и отличной организацией. Залог успешного планирования – подробное продумывание каждого элемента:

• как о конференции узнает аудитория;
• как участники доберутся до места проведения;
• где припарковать транспорт;
• как происходит выдача бейджей;
• как будет осуществляться рассадка;
• как организовать питание.

Не спешите с этапом планирования и подготовки. Распишите все составляющие. Укажите зоны риска, составьте тайминг работ, обозначьте точки контроля. Конечно, в масштабных проектах желательно участие специалиста с опытом проведения мероприятий или профессионального консультанта. Но если подготовку конференции курирует сотрудник без достаточных знаний, рекомендую следующее.

Фото с сайта whereminsk.by

Приглашения на конференцию. В письме необходимо подробно описать тематику, поднимаемые вопросы. Указать время и темы докладов, ФИО докладчиков. В приглашении конкретизируйте информацию о целевой аудитории (бухгалтерия, отдел снабжения, технический отдел).

Если приглашаемые организации – государственные, рекомендую оформлять приглашения на фирменных бланках вашей компании, с регистрацией в журнале исходящей корреспонденции и отправкой заказными письмами. Это позволит увеличить процент попадания писем адресатам.

После отправки приглашений обязательно обзвоните организации для подтверждения участия. Повторный звонок необходимо сделать накануне конференции, согласно составленному списку участников.

Анонс конференции в СМИ. Поможет собрать большее количество участников, повысить значимость для тех, кто еще не определился с ее посещением.

Информация о проведенной конференции – ваша реклама с важным информационным поводом. Качественное освещение может быть соизмеримо по цене с затратами на саму конференцию. Таким образом, ищите оптимальное соотношение цены и охвата аудитории. Помните, что вы не только информируете о проведенном мероприятии, но и делаете PR компании как лидера отрасли и создателя трендов.

Тайминг. Оптимальная продолжительность доклада – 30-40 минут (но не более часа). За это время можно раскрыть тему, удержать внимание аудитории, а также не «перегрузить» ее потоком информации.

Презентации участников будут транслироваться с помощью проектора. Арендуя помещение для конференции, уточните наличие необходимого оборудования: проектора, устройства для синхронного перевода, микрофона с колонками и т.д.

Раздаточные материалы. Для участников конференции необходимо подготовить пакет материалов, которые должны содержать информацию об организации. Помните, что перед вами – целевая аудитория. Поэтому обеспечьте участников материалами, которые можно забрать и использовать после конференции. Кроме того, каталоги будут переданы другим заинтересованным сотрудникам или отделам, не участвующим в конференции.

В качестве раздаточных материалов обычно готовятся и канцелярские принадлежности: блокнот или бумага для записей, ручки с логотипом, фирменный пакет или папка.

Питание и кофе-паузы. На этапе поиска помещения для конференции обращайте внимание, обеспечивает ли арендодатель питание и обслуживание. Если нет, эти услуги можно будет заказать у кейтеринговых компаний.

В зависимости от продолжительности на конференции может быть разное количество перерывов. Рекомендуется делать паузы через каждые 3 часа докладов. Если мероприятие раннее или участниками являются гости из других городов/стран, первый кофе-брейк может быть запланирован во время их регистрации. Предложите гостям крепкий кофе/чай с легкими закусками.

Вот время обеда происходят знакомства участников, обмен мнениями. Столы должны быть сервированы заранее. Обеспечьте быстрое и ненавязчивое обслуживание.

Если доклады продолжатся и после обеда, закончить мероприятие можно дружеским ужином. Это позволит позитивно завершить мероприятие, ответить на персональные вопросы участников, а возможно и обсудить новый заказ.

Поиск места

По наблюдениям «Про бизнес.», если рассматривать популярный вариант проведения мероприятий в отелях, то стоимость аренды конференц-залов в них может быть разная. В зависимости от формы расстановки столов и стульев («Стандарт», «Театр», «Класс», «П-форма»), один и тот же зал может вмещать разное количество участников. Вот информация с сайтов двух отелей Минска:

Скриншот с сайта hoteleurope.by Скриншот с сайта hotelplaneta.by

Обычно при аренде зала в ресторане обязательно заказывать и питание участников. На сайте гостиницы «Планета» указаны вот такие расценки на одного гостя:

• Кофе-брейк: $ 7;
• Обед: $ 16 (без учета спиртных напитков);
• Ужин: $ 20 (без учета спиртных напитков).

Стоимость аренды конференц-зала в пригороде Минска, по данным сайта arendazala.by:

Скриншот с сайта arendazala.by

Еще несколько мест, где можно арендовать помещения для конференции или семинара:

• Площадки для коворкинга.
• Учебные заведения.
• Бизнес-центры.
• Спортивные комплексы.
• Торгово-развлекательные центры.

Общий бюджет

– При сохранении описанного плана проведения конференции (продолжительность – день, с обедом, ужином и кофе-паузами), численностью участников 100 человек бюджет может составить примерно $4 000-15 000 (без учета затрат на рекламную кампанию в СМИ), в зависимости от выбранного места проведения.

Сегодня целесообразность проведения конференции зависит от состояния конкретной отрасли и ожидаемой эффективности. Я рекомендую не отказываться от подобного рода мероприятий. В кризисные времена, как известно, наблюдается не только спад экономической активности – в них заложен и потенциал для развития. Кризис дает возможность занять лидирующие позиции среди конкурентов при качественном маркетинге и планировании. Оптимизируйте план конференции и, соответственно, бюджет. Его сокращение не стоит рассматривать как автоматическое ухудшение качества мероприятия. Вариант снижения стоимости:

• нестандартное место проведения (например, пригород);
• изменение продолжительности;
• обсуждение стоимости аренды зала с арендодателями (в условиях кризиса спрос на предоставление услуг падает, поэтому возможны скидки).

Скриншот с сайта hotel-victoria.by

Оценка эффективности

Эффективность проведения конференции отследить достаточно легко. Есть очевидные результаты – количество поступивших заказов от участников. Однако есть результаты и неочевидные. Они выражаются в последующем привлечении новых лояльных клиентов.

Маркетолог ООО «Центр грузоподъемного оборудования».

Опыт работы 10 лет в областях маркетинг, трейд-маркетинг, BTL.

Опыт создания фирменного стиля и построения маркетинга организации «с нуля».

Более 20 проектов продвижения товара совместно с отделом продаж.

Источник

Расходы на проведение конференций и тренингов для сотрудников

Вопрос

Организация провела конференцию и ряд тренингов для своих сотрудников, связанные с основным видом ее деятельности общества (рекламирование лекарственных препаратов). Данные мероприятия проводятся не по месту работы сотрудников — в г. Сочи (арендуются залы и оборудование для проведения мероприятий). Мероприятия бывают как однодневные, так и рассчитанные на несколько дней. Сотрудникам оплачивают проезд и места в гостинице на время проведения мероприятий.

Какими документами можно подтвердить направленность указанных расходов на предпринимательскую деятельность для учета в целях налогообложения прибыли?

Ответ

В целях главы 25 НК РФ налогоплательщик уменьшает полученные доходы на сумму произведенных расходов (за исключением расходов, указанных в ст. 270 НК РФ). Расходами признаются обоснованные и до­ку­мен­таль­но подтвержденные затраты (а в случаях, предусмотренных ст. 265 НК РФ, убытки), осуществленные (понесенные) налогоплательщиком. Под обоснованными расходами понимаются экономически оправданные затраты, оценка которых выражена в денежной форме.

Под до­ку­мен­таль­но подтвержденными расходами понимаются затраты, подтвержденные документами, оформленными в соответствии с законодательством РФ (при осуществлении расходов на территории РФ). Расходами признаются любые затраты при условии, что они произведены для осуществления деятельности, направленной на получение дохода (п. 1 ст. 252 НК РФ).

При этом налоговое законодательство не использует понятие экономической целесообразности и не регулирует порядок и условия ведения финансово-хозяйственной деятельности, а потому обоснованность расходов, уменьшающих в целях налогообложения прибыли полученные доходы, не может оцениваться с точки зрения их целесообразности, рациональности, эффективности или полученного результата.

В силу принципа свободы экономической деятельности налогоплательщик осуществляет ее самостоятельно на свой риск и вправе самостоятельно и единолично оценивать ее эффективность и целесообразность. Бремя доказывания необоснованности расходов налогоплательщика возлагается на налоговые органы (определения КС РФ от 04.06.2007 N 320-О-П, N 366-О-П).

Расходы в зависимости от их характера, а также условий осуществления и направлений деятельности налогоплательщика подразделяются на расходы, связанные с производством и реализацией, и внереализационные расходы (п. 2 ст. 252 НК РФ).

Поскольку в рассматриваемой ситуации проведение учебных мероприятий для сотрудников организует сама организация с привлечением лекторов, расходы на такое мероприятие не могут учитываться в качестве расходов на обучение (пп. 23 п. 1, п. 3 ст. 264 НК РФ, Письмо Департамента налоговой и таможенно-тарифной политики Минфина России от 16.07. 2015 г. N 03-03-07/41000).

Кроме того, учебные мероприятия проводятся исключительно для сотрудников, что не позволяет признавать указанные затраты для целей налогообложения представительскими расходами (пп. 22 п. 1, п. 2 ст. 264 НК РФ).

В тоже время перечень расходов, которые могут быть учтены для целей на­ло­го­об­ло­же­ния прибыли, является открытым (пп. 49 п. 1 ст. 264, пп. 20 п. 1 ст. 265 НК РФ), что означает возможность признания в налоговом учете любых затрат, отвечающих требованиям п. 1 ст. 252 НК РФ и прямо не поименованных в ст. 270 НК РФ.

По нашему мнению, в рассматриваемой ситуации расходы, связанные с проведением учебных мероприятий для сотрудников, могут учитываться для целей на­ло­го­об­ло­же­ния как “другие расходы, связанные с производством и (или) реализацией” на основании пп. 49 п. 1 ст. 264 НК РФ. На это указывает и нижеприводимая нами судебная практика.

На налогоплательщике лежит бремя раскрытия доказательств, обосновывающих природу произведенных затрат и их экономическую оправданность (постановление Арбитражного суда Северо-Западного округа от 23.08.2018 N Ф07-5696/18 по делу N А05-2318/2017). Поэтому во исполнение требований п. 1 ст. 252 НК РФ организация должна быть готова доказать факт несения расходов на обучение сотрудников, а также их экономическую оправданность и направленность на получение дохода (постановление ФАС Московского округа от 27.09.2013 N Ф05-11651/13 по делу N А40-5827/2013, от 13.06.2012 N Ф05-5388/12 по делу N А40-105356/2011).

В постановлении Девятого арбитражного апелляционного суда от 10.10.2013 N 09АП-30657/13 (было оставлено постановлением ФАС Московского округа от 11.02.2014 N Ф05-17737/13 по делу N А40-155983/2012) рассматривался налоговый спор, касающийся ситуации, схожей с рассматриваемой.

Организация, занимающаяся оптовой торговлей лекарственными средствами, на регулярной основе проводило для своих сотрудников цикловые совещания, в рамках которых проходили обсуждения новой продукции и подходов к ее продвижению, маркетинговым мероприятиям, разнообразные внутренние тренинги по обучению сотрудников и бизнес-игры для сотрудников, а также внутренние обсуждения эффективности и результатов работы организации. Затраты на организацию и проведение цикловых совещаний были признаны судом направленными на получение дохода и обоснованными, в частности, по следующим основаниям:

• Общество является коммерческой организацией, занимающейся реализацией специфических товаров — лекарственных средств. Для успешного ведения хозяйственной деятельности для общества крайне важно обеспечивать наиболее корректное, а потому эффективное и безопасное использование предлагаемых препаратов. В противном случае общество может понести значительные репутационные и финансовые потери. И, напротив, наиболее грамотное использование препаратов общества в конечном итоге приводит к повышению спроса на предлагаемые препараты и повышению прибыли общества.
• На цикловых совещаниях, проводимых обществом на регулярной основе, сотрудники общества, подавляющее большинство которых является медицинскими представителями и менеджерами по работе с продукцией, обеспечивающими основную поддержку продаж, получают все необходимые знания относительно свойств и характеристик лекарственных средств, реализуемых обществом.
• Помимо этого, регулярное усовершенствование ключевых навыков сотрудников, в том числе посредством проведения внутренних тренингов, необходимо любой коммерческой организации, прежде всего, в целях повышения эффективности ее работы, увеличения продаж и, как следствие, увеличения дохода.
• Проводимые обществом на регулярной основе цикловые совещания являются основой внутрикорпоративного обучения сотрудников и позволяют обществу: развивать в сотрудниках навыки, являющиеся ключевыми для эффективной деятельности общества (в частности, это достигается путем проведения в рамках цикловых совещаний тренингов по развитию навыков продаж; навыков управления в аспекте мотивации сотрудников, их профессионального развития и т.д.); повышать уровень компетенции сотрудников, в частности, путем обмена опытом между медицинскими представителями общества из различных регионов; создавать и развивать внутренние единые стандарты менеджмента.
• Кроме того, на цикловых совещаниях обсуждаются и детально анализируются результаты работы общества, а также стратегии и тактики по улучшению финансовых показателей и повышению эффективности работы общества в целом.
• Мероприятия, проводимые в рамках цикловых совещаний, направлены на повышение уровня компетенции сотрудников общества, обсуждение результатов деятельности и стратегии их улучшения, и, как следствие, повышение эффективности работы общества, увеличение объемов продаж лекарственных средств, реализуемых обществом.
• Необходимость проведения цикловых совещаний вне места деятельности общества и, как следствие, несение расходов на трансфер и проживание сотрудников, на аренду конференц-залов и необходимого оборудования для проведения презентаций обусловлено объективными причинами.
• Проведение аналогичных совещаний является обычной практикой для компаний, работающих в области производства и оптовой торговли лекарственными средствами.

Таким образом, полагаем, что в рассматриваемой ситуации организация должна располагать продуманными доводами в пользу экономической оправданности и направленности на получение дохода осуществляемых затрат на проведение учебных мероприятий для сотрудников.

Наличие по данному вопросу судебной практики указывает на то, что риски возникновения претензий к правомерности учета таких расходов присутствуют.

Данные расходы учитываются в порядке, предусмотренном пп. 3 п. 7 ст. 272 НК РФ.

Следует иметь в виду, что экономическая оправданность и направленность на получение дохода затрат на проведение учебных мероприятий в рассматриваемой ситуации должны следовать из подтверждающих их осуществление документов.

Законодательство РФ не указывает, какими именно документами должны подтверждаться рассматриваемые расходы, поэтому в этих целях следует исходить из общих требований законодательства и сложившейся по схожим ситуациям правоприменительной практики.

В соответствии с общими требованиями расходы для целей налогообложения прибыли учитываются при условии их подтверждения документами, оформленными в соответствии с законодательством РФ, то есть подтверждения первичными документами, оформленными в соответствии с требованиями ст. 9 Закона N 402-ФЗ, в том числе, содержащими обязательные реквизиты, предусмотренные ч. 2 ст. 9 Закона N 402-ФЗ (ст. 313, п. 1 ст. 252 НК РФ, письма Минфина России от 13.09.2018 N 03-03-06/1/65618, от 31.05.2018 N 03-07-11/37134, от 14.05.2018 N 03-03-06/1/31933, от 12.01.2018 N 03-03-06/1/797). Поэтому все подтверждающие расходы на проведение учебных мероприятий документы должны соответствовать требованиям ст. 9 Закона N 402-ФЗ.

Арбитражная практика свидетельствует о том, что документальным под­твер­жде­ни­ем расходов на обучение сотрудников в схожих с рассматриваемой ситуациях могут являться (см., например, постановления Девятого арбитражного апел­ля­ци­он­но­го суда от 10.10.2013 N 09АП-30657/13 (было оставлено пос­та­нов­ле­ни­ем ФАС Московского округа от 11.02.2014 N Ф05-17737/13 по делу N А40-155983/2012), Девятого арбитражного апелляционного суда от 18.10.2011 N 09АП-25365/11):

1. Приказ руководителя организации о направлении сотрудников на обучение, содержащий информацию о том, что сотрудники направляются на обучение в связи с производственной необходимостью с раскрытием сути этой необходимости, целей обучения сотрудников (могут быть указаны конкретные навыки сотрудников, в целях развития которых проводится обучение) и тем, изучаемых на учебном мероприятии.
2. Документы, подтверждающие понесенные расходы. В данной ситуации ими являются:
   • документы, подтверждающие оказание услуг лектором (например, договор на оказание услуг по обучению и акт оказанных услуг);
   • документы, подтверждающие расходы на аренду помещения для проведения мероприятий (например, договор аренды помещения для проведения мероприятия; документы, подтверждающие оплату арендных платежей и акт приемки-передачи арендованного имущества — см. также письмо Минфина России от 13.12.2012 N 03-11-06/2/145);
   • документы, подтверждающие расходы на проживание сотрудников на время проведения мероприятия и на проезд сотрудников к месту проведения мероприятия (такими документами могут являться счета гостиниц, проездные билеты и другие документы, подтверждающие произведенные расходы или же документы, оформленные самой организацией с исполнителем услуг по аренде помещений и перевозке сотрудников).
3. Программа обучения сотрудников, в которой подробно описаны предоставленные услуги по обучению.

Судебная практика указывает на то, что налоговый орган может затребовать также:

1. Список сотрудников, прошедших обучение.
2. Отчеты о проведенных учебных мероприятиях.
3. Авансовые отчеты сотрудников с приложением подтверждающих документов.

При этом судьи указывают на то, что законодательство РФ не предусматривает необходимости составления в подобных ситуациях каких-либо отчетов или списков лиц-участников.

По нашему мнению, для полноты документального подтверждения расходов на проведение учебных мероприятий организации все же следует оформлять и списки работников, прошедших обучение, и отчеты о проведенных учебных мероприятиях и осуществленных расходах. В отчетах, составленных конкретно по проведенным учебным мероприятиям, отражаются:

• цель учебных мероприятий и результаты их проведения;
• дата и место проведения;
• программа учебных мероприятий;
• список обучающихся сотрудников, принявших участие в мероприятии;
• величина расходов на проведение учебных мероприятий.

При этом все расходы, перечисленные в отчетах, должны быть подтверждены соответствующими первичными документами.

Кроме того, полагаем, что организации следует составлять сметы предстоящих расходов и акты об осуществлении расходов на учебные мероприятия, подписанные руководителем организации, с указанием сумм фактически произведенных расходов.

Отметим, что схожий порядок документального подтверждения расходов был разъяснен официальными органами в отношении представительских расходов (письма Минфина России от 22.03.2010 N 03-03-06/4/26, от 13.11.2007 N 03-03-06/1/807, УФНС РФ по г. Москве от 12.04.2007 N 20-12/034115, от 22.12.2006 N 21-11/113019@). Мы полагаем, что общие требования к составу необходимых документов могут применяться и к рассматриваемой ситуации.

Для признания в целях налогообложения прибыли расходов на обучение документальным подтверждением, по мнению официальных органов, могут служить: договор с образовательным учреждением, приказ руководителя о направлении сотрудника на обучение, учебная программа образовательного учреждения с указанием количества часов посещений, сертификат или иной документ, подтверждающий, что сотрудники прошли обучение, акт об оказании услуг (письма Минфина России от 28.02.2007 N 03-03-06/1/137, от 21.04.2010 N 03-03-06/2/77, УФНС России по г. Москве от 19.08.2008 N 20-12/077572).

Авансовые отчеты, как отмечают арбитры, необходимы только в случаях выдачи сотрудникам денежных средств. Если организация не выдает какие-либо денежные средства (на проезд или проживание) сотрудникам, принимающим участие в учебных мероприятиях, представление авансовых отчетов сотрудников для подтверждения расходов на проживание и проезд не требуется.

Кроме того, считаем, что снижению налоговых рисков также поспособствует наличие списков сотрудников (протоколов) с подписями обучающихся сотрудников, подтверждающими их фактическое присутствие на мероприятии.

Учитывая изложенное, считаем, что в рамках проведения учебных мероприятий расходы могут подтверждаться следующими документами:

1. Приказами руководителя организации о направлении сотрудников на обучение с приложением списков сотрудников, проходящих обучение.
2. Программами обучения (планами мероприятий) сотрудников с указанием тем обучения.
3. Сметами предстоящих расходов.
4. Отчетами о проведенных учебных мероприятиях с приложением документов, подтверждающих фактически понесенные расходы.
5. Актами об осуществлении расходов на учебные мероприятия.
6. Авансовыми отчетами сотрудников с приложением подтверждающих документов (в случае, если сотрудникам выдавались денежные средства).
7. Списки сотрудников (протоколы) с подписями обучающихся сотрудников, подтверждающими их фактическое присутствие на мероприятии.

Данный перечень документов является примерным, организация вправе самостоятельно разработать порядок документального подтверждения рассматриваемых расходов.

Таким образом, с учетом приведенной правоприменительной практики, мы считаем, что в рассматриваемом случае для учета в целях налогообложения расходы на учебные мероприятия помимо приказа руководителя о проведении таким мероприятий должны оформляться также иными документами, примерный перечень которых мы привели выше.

Эти документы должны содержать полные и конкретные сведения, раскрывающие фактические обстоятельства проведения мероприятий, а также подтверждать экономическую оправданность и направленность на получение дохода затрат на их проведение.

Источник