Компания может хранить свои электронные документы

Особенности хранения документов в электронном архиве

Большинство современных организаций перешло на электронную форму документов, и они также должны как-то храниться. Как обеспечить надежное хранение? Нужно ли распечатывать электронные документы? Нет. Для их хранения создается электронный архив. К нему предъявляются определенные нормы и требования.

Требования к хранению документов в электронной форме

Хранение бумаг регламентируется ГОСТ Р 54989-2012/ISO/TR 18492: «Обеспечение сохранности электронных документов». В этом нормативном акте прописаны следующие требования:

• Читабельность. По отношению к электронным бумагам рассматриваемый принцип остается актуальным. Компьютерное оборудование может устареть, что приведет к утрате читабельности.
• Регулярное перезаписывание. Перезапись необходима для того, чтобы документ можно было прочитать при появлении новой техники. То есть информация переносится с устаревшего на новый носитель.
• Наличие обозначений для идентификации. Идентификаторы нужны для того, чтобы быстро отыскать нужный документ.
• Логическая связь между бумаги. К примеру, есть документ и приложение к нему. Эти две бумаги важно связать друг с другом, так как текст приложения не будет понятен без основного соглашения.

Второй документ, регулирующий электронные архивы, – это Рекомендации по учету и организации хранения. В них указано, что компания должна сформировать внутренние акты по хранению ЭД.

Внутренняя опись электронных документов

Как обычные, так и электронные документы направляются в архив в соответствии с определенным порядком:

1. Организация ежегодной экспертизы ценностей.
2. По итогам экспертизы уничтожаются бумаги с истекшими сроками хранения.
3. Актуальные ЭД включаются в опись и направляются в архив.

Опись ЭД заменяет акт приема-передачи. Заполнять ее нужно в структурном подразделении.

Особенности составления описи

Компания должна правильно организовать опись:

• Отдельные описи нужно оформлять для документов, срок хранения которых превышает 10 лет.
• Если документ составляется для электронных дел, графу «срок хранения» добавлять не требуется.
• Опись оформляется в двух экземплярах.
• Если в компании есть только один фонд, не обязательно указывать номер фонда в документе.
• В заголовке прописывается год сдачи ЭД в архив.
• Название структурного подразделения указывается в разделе «Наименование раздела описи».
• Названия разделов и индексы проставляются в соответствии с номенклатурой.
• Опись требуется согласовать с руководителем отдела делопроизводства, а также с экспертной комиссией, если она имеется.
• Вторая часть документа оформляется при приеме-передаче ЭД в архив.
• Порядковый номер описи нужно проставлять в архиве.

Рекомендуется включить в опись число и тип электронных носителей, которые направляются в архив.

Особенности передачи ЭД в архив

Рассмотрим порядок направления ЭД в архив:

1. Подразделение подготавливает ЭД к передаче в архив, сохраняет их в требуемых форматах.
2. ЭД нужно записать на электронные носители с оформленными обложками.
3. ЭД с большим сроком хранения нужно включить в описи.
4. Опись и приложения к ней направляются в архив в бумажном формате.
5. Архивариус должен просканировать предоставленные носители антивирусной программой.
6. Каждый из файлов проверяется на читабельность.
7. В опись включается запись о приеме-передаче.
8. Документ должен быть подписан архивариусом и сотрудником, который занимался передачей ЭД.

Архивариус должен уметь работать с ЭД, пользоваться антивирусными программами.

Требования к документам, отправляемым в архив

Как подготовить ЭД к отправке в архив? Нужно помнить об этих рекомендациях:

• При направлении ЭД в архив нужно конвертировать их в специальный формат. В частности, это формат PDF/A-1.
• Учетной единицей считается контейнер ЭД. Контейнер – это zip-архив, в котором содержится как документ, так и его метаданные.
• Бумаги систематизируются в дела, а затем направляются в контейнеры. Все это выполняется в структурном подразделении.
• Контейнеры направляются в архив через интернет или на специальном носителе.
• Учитываться должны все электронные документы.
• В рамках учета выполняется присвоение контейнерам учетных номеров. Они включаются в архивном шифре. Если ЭД содержатся на обособленном носителе, шифр нужно отобразить на его футляре. Если документ хранится в информационной системе, шифр должен быть включен в метаданные.

Архивный шифр на ЭД схож с шифром для бумажных документов. Однако в первый нужно включить статус бумаг: основная или рабочая.

Особенности хранения ЭД в архиве

При хранении ЭД нужно иметь в виду Приказ Министерства культуры №526 от 31 марта 2015 года «Об утверждении правил хранения». В пункте 2.30 Правил в редакции от 2015 года указаны эти правила:

• В архив нужно сдавать 2 экземпляра ЭД. Они должны быть размещены на разных носителях.
• В архиве должны быть все требуемые программы и технические устройства, нужные для чтения, копирования и перезаписи.
• Сотрудники должны сделать все, чтобы предупредить утрату ЭД, несанкционированное распространение документов, уничтожение и искажение сведений.

ВАЖНО! Для организации архива обязательно нужно два носителя. Связано это с необходимостью наличия двух экземпляров документов.

Выдача документов

При выдаче ЭД документ нужно скопировать. Достоверность файла устанавливается отсоединенной электронной программой. Выдача бумаги отражается в специальном журнале. Нужные ЭД могут направляться по локальной сети фирмы. В подобной ситуации требуется внести запись в электронный журнал. В нем отражается эта информация:

• Дата предоставления документа.
• Фамилия и инициалы сотрудника, который запросил бумаги.
• Наименование структурного подразделения.
• Учетный номер предоставленного ЭД.

Выдача документов должна контролироваться для того, чтобы отслеживать движение всех бумаг.

Особенности уничтожения ЭД

Уничтожение ЭД выполняется в стандартном порядке. Уничтожаемые бумаги указываются в соответствующем акте. В учетной документации проставляются пометки. В целом процесс уничтожения ЭД практически аналогичен уничтожению документов на бумажном носителе. Процедура должна проводиться таким образом, чтобы файлы нельзя было восстановить в дальнейшем. К примеру, можно поместить диск в печь или шредер.

Преимущества и недостатки электронных архивов

Далеко не все фирмы пользуются электронными архивами. Стоит ли на них переходить? Рассмотрим преимущества этой формы хранения:

• С ЭД легко работать. Документы можно распечатать, переслать, копировать.
• Поиск нужного документа не требует много времени.
• Рабочим файлом является копия документа, а не его оригинал. Это позволяет предупредить уничтожение и порчу файла.
• Резервирование позволит сохранить ЭД даже в условиях ЧП.

С электронными документами очень просто работать, однако у подобных архивов есть минусы:

• Нужно приобретать технические средства и официальные программы для прочтения и хранения ЭД.
• Нужно озаботиться защитой данных от несанкционированных изменений.
• Существует риск потери данных, особенно в том случае, если пользователи не создают копии файлов.

Переход на электронную систему неизбежен, потому фирмы должны подготовиться к этому переходу.

Источник

Особенности и сроки хранения электронных документов

Электронный документооборот — общераспространенное явление. Но до сих пор не регламентированное в достаточной мере законодательством детально (при том, что нормы закона, устанавливающие требования к обороту как таковых документов остаются по-прежнему строгими — и ЭДО к ним нужно как-то приспосабливать).

Не все пользователи знают какой срок хранения электронных первичных документов и как правильно организовать их хранение. Как следствие, применение ЭДО может сопровождаться различными рисками — рассмотрим их специфику и ознакомимся со способами их избежания.

Срок хранения электронных документов и какие сложности при этом могут возникнуть?

Требования законодательства по организации хранения электронных документов хозяйствующими субъектами, действительно, в целом, установлены те же самые, что приняты в отношении традиционных бумажных документов. К числу таких требований относится соблюдение сроков хранения документов.

В самом общем случае типичные документы организации (договоры, накладные, платежки, регистры бухучета) хранятся 5 лет. Счета-фактуры (как и книги покупки и продаж) — 4 года. Некоторые документы — например, приказы по основной деятельности и бухгалтерская отчетность, должны храниться до тех пор, пока хозяйствующий субъект осуществляет деятельность (не закрылся).

В отношении отдельных документов законодательством (основной нормативный акт здесь — приказ Минкультуры России от 25.08.2010 № 558 ( ССЫЛКА ), в юрисдикции которого находятся в том числе и частные организации) могут быть установлены очень длительные сроки хранения — например, 75 лет должны храниться личные карточки сотрудников. И в отношении электронных документов (электронных версий бумажных документов с соответствующими сроками хранения) они также действуют.

Законодатель, в свою очередь, не ограничивает хозяйствующий субъект в выборе способов хранения электронного документа — при условии, что оно будет соответствовать действующим нормам закона. Основной нормативный акт, в котором содержатся правила оборота электронных документов — приказ Минкультуры от 31.03.2015 № 526 — ССЫЛКА (его юрисдикция, как и в случае с приказом № 558, также распространяется на частные организации). Однако, эти нормы очень общие, поверхностные. По сути, обязательства хозяйствующего субъекта, который использует электронные документы, сводятся к решению трех основных задач:

• использования, как минимум, двух экземпляров документа — которые должны быть размещены на разных физических носителях;
• применения технических и программных средств, которые приспособлены для чтения, копирования или перезаписи документа (его экземпляров), а также для контроля их состояния;
• обеспечения надежного режима хранения документов — так, чтобы они не были утрачены, несанкционированным образом распространены, уничтожены или искажены.

Важно также, чтобы выбранные предприятием способы размещения электронного документа не нарушали требований законодательства, связанного с обеспечением защиты данных. Прежде всего — Закона № 152-ФЗ «О персональных данных». То есть, на практике носители должны быть такими, чтобы к файлам не было постороннего доступа.

Документ (одна из его копий) может быть размещен на носителе внутри предприятия (на сервере, диске) или же загружен в облако (например, оператора ЭДО). Второй способ становится все более популярным — но в то же время его применение характеризуется рядом ощутимых рисков.

Оператор электронного документооборота отвечает за отправку и получение документов в электронном виде, подписанных ЭЦП, но не за их хранение! Если у вас не заключено отдельное соглашение с оператором ЭДО на хранение электронных документов (ведение архива) в виде дополнительной опции, то и предъявить претензии в случае утраты ранее полученных (отправленных) электронных документов не сможете!

Главный риск — отсутствие четко прописанных в законодательстве механизмов ответственности оператора ЭДО за сохранность документов, размещенных на его серверах. В значительной степени данный риск обусловлен тем фактом, что в законодательстве, имеющем отношение к использованию документов, в ряде случаев напрямую говорится о том, что за сохранность документов несет ответственность именно их владелец. Так, в Законе № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» прямо сказано, что обеспечение безопасных условий хранения бухгалтерских документов — задача хозяйствующего субъекта. Предполагается, что оператор ЭДО лишь осуществляет передачу данных в случаях и в порядке, предусмотренных законом или договором — но не их хранение.

В ряде сценариев, безусловно, возможно заключение между хозяйствующим субъектом и оператором ЭДО отдельного (как правило, платного и недешевого) соглашения на оказание услуги по хранению документов. И в этом соглашении прописывается ответственность исполнителя за те или иные ошибки (недоработки) в организации их хранения. Но к числу таких ошибок относятся те, что носят, главным образом, «технический» характер. Примеры подобных ошибок (недоработок):

• ненадлежащий контроль над техническим состоянием серверов;
• неосуществление резервного копирования данных;
• игнорирование дублирования подачи электричества.

В то время как указанные «технические» ошибки для современных операторов можно считать редкостью. Но даже и они, как показывает практика, могут допускать недочеты в работе. Которые могут привести к крайне неприятным последствиям для стороны, разместившей у оператора ЭДО документ — в сценарии, когда соответствующего дополнительного соглашения об ответственности оператора не заключено.

Видео — острые юридические вопросы хранения электронных документов:

За несанкционированный доступ к документам (собственно, данный риск правомерно считать основным) оператор ЭДО, как правило, не отвечает — и просто потому, что для этого нет подходящих юридических механизмов. Типичный сценарий — когда документ подписывается (с использованием действующей ЭЦП) уже уволенным работником (как вариант, в его собственных корыстных целях). Оператор — в соответствии с договором, разрешает провести обладателю ЭЦП юридически значимые действия (поскольку не знает и не может знать, что человек уволился), которые могут навредить организации, которая когда-то оформила на увольняемого ЭЦП. Возложить ответственность на оператора за последствия таких действий нельзя — в лучшем случае можно аннулировать подписанные документы (но на практике такое действие может быть запоздалым и потому бесполезным).

Собственно, ЭЦП может в принципе попасть не в те руки — и оператор также за это не отвечает (поскольку не может проконтролировать движение подписи).

Не менее важный нюанс — в том, что оператор как хозяйствующий субъект несет ответственность за допущенные нарушения только в пределах уставного капитала. Совершенно не исключен сценарий, при котором суммарный ущерб отдельным пользователям намного превысит величину данного капитала — и оператор попросту не сможет рассчитаться с пострадавшими контрагентами по финансовым причинам.

Также можно выделить ряд иных проблемных участков, которые могут наблюдаться при размещении электронных документов на облачных серверах операторов ЭДО:

1. Отсутствие унификации файловых форматов в области юридически значимого ЭДО.

Бывает так, что требуемый документ, пусть и полностью защищенный от обозначенных факторов риска, попросту не получается открыть в силу отсутствия в непосредственном доступе нужных программ. В свою очередь, его переформатирование в самом общем случае приводит к утрате документом юридической силы — нужно переподписывать его (что не всегда возможно).

1. Значительное превышение сроков хранения документов в сравнении со сроками действия сертификатов ЭЦП.

Если у сертификата закончился срок действия, то удостоверение его подлинности на момент подписания (когда сертификат действовал) потребует проведение большого объема дополнительной работы компетентными специалистами (скорее всего, опять же, за дополнительную плату) от оператора ЭДО. Им предстоит «вручную» выяснить — кто именно имел полномочия на подписания, и были ли соответствующие полномочия легально применены.

Существует технология подписания электронных документов, которая предполагает использование усовершенствованных квалифицированных ЭЦП — приспособленных не только к заверению документа, но и к включению в состав подписи штампа времени. Данный штамп удостоверяет тот факт, что на момент подписания документа использовался действующий сертификат.

Усовершенствованные квалифицированные подписи (УКЭП) разработаны как раз на тот случай, когда срок действия сертификата истек, документ еще хранится, но у того или иного заинтересованного лица возникла необходимость проверить законность подписания данного документа. Правда, здесь есть проблема: штамп считается действительным только в период действия сертификата. Однако, есть и способ ее решения — своевременное «перештампование» электронного документа по мере выпуска новых сертификатов (то есть, к моменту окончания действия текущего сертификата оформляется новый, а затем с помощью него сразу же «перештамповывается» документ).

Но, так или иначе, штамп — пусть и с истекшим сроком действия, будет удостоверять факт подлинности сертификата на момент подписания документа. Подобное действие, так или иначе, сыграет в пользу владельца документа, которому нужно доказать его подлинность.

Гарантом удостоверения подлинности самого штампа в данном случае выступает удостоверяющий центр — выдающий рассматриваемые квалифицированные ЭЦП. При необходимости, если нужно будет доказать подлинность электронного документа в суде, представитель УЦ может выступить одним из свидетелей — третьей стороной спора.

Практическое использование усовершенствованных ЭЦП можно осуществить в рамках пользования инфраструктурой многих ведущих операторов ЭДО — например, сервисов от Контура ( ССЫЛКА ). Применение таких УКЭП становится общераспространенным — в силу отсутствия реальных альтернатив (объединяющих в себе технологический и юридический инструментарий проверки подлинности электронных документов столь же эффективно). И потому можно ожидать все большей популяризации услуг по предоставлению усовершенствованных ЭЦП от ведущих российских операторов.

Но тот факт, что штамп все же имеет ограниченный срок действия, позволяет говорить лишь о частичном решении проблемы удостоверения подлинности электронных документов. Не исключено при этом скорое появление обновленных стандартов применения такого штампа, при котором «перештамповке» могут быть найдены альтернативы, не привносящие рисков ущемления прав участников электронного документооборота.

1. Затруднения в практическом выполнении отдельных предписаний законодательства.

Так, например, государственные и муниципальные архивы должны — в соответствии с приказом № 526, принимать текстовые документы только в формате PDF. В свою очередь, конвертировать в такой формат исходные файлы Word или Excel может быть затруднительно. Кроме того, если исходный файл был подписан ЭЦП, то и «выходной» PDF-файл нужно переподписывать (иначе он не будет иметь юридической силы), на что, опять же, уйдет время.

Можно отметить, что приказ № 526 не содержит каких-либо отдельных требований к процедурам удостоверения подлинности документов (с помощью ЭЦП). Эти процедуры должны осуществляться в соответствии с общим законодательством, регулирующим применение электронных подписей — но его нормы не всегда учитывают специфику размещения документов, используемых конкретно во внутрикорпоративном документообороте.

Так или иначе, размещая документы у оператора ЭДО, компания рискует:

• остаться без этих документов вследствие технических сбоев у оператора (который может либо ничего не гарантировать на случай таких сбоев, либо гарантировать в соответствии с отдельным соглашением — но столкнуться со сложностями выполнения обязательств по данному соглашению);
• столкнуться с правовыми последствиями при несанкционированном доступе к документам (нелегальном использовании ЭЦП) — за который оператор, как правило, не отвечает в принципе;
• столкнуться с затруднениями при удостоверении подлинности электронных документов (правомерности их подписания).

Тем не менее, электронный документооборот приобретает все большую распространенность. И компаниям нужно искать механизмы его применения при сведении к минимуму обозначенных рисков. Рассмотрим, какими эти механизмы могут быть.

Как лучше организовать хранение электронных документов?

Речь может идти о следующих подходах к решению современным предприятием рассматриваемой задачи:

1. Подход «Важное — на бумаге».

Ключевые договоры, первичные документы, правоустанавливающие и иные — отсутствие которых не только критично, но и недопустимо в принципе — должны храниться в бумажном виде. В электронном можно, безусловно, использовать их заверенные с помощью ЭЦП сканы (и размещать их на электронных носителях в качестве альтернативных мест хранения). Но от применения только в электронном виде таких документов имеет смысл отказаться.

1. Подход «Есть возможность продублировать — дублируй».

Законодательство, как мы уже знаем, в общем случае не ограничивает бизнесы в выборе физических носителей для хранения данных (с поправкой на требования норм о защите данных, разумеется). Предприятию нужно пользоваться этим — распределяя по разным обособленным носителям разумное, достаточное количество электронных копий ключевых документов.

1. Подход «Файлы — отдельно от сканов».

Сканы — которым сопутствует наличие бумажного оригинала, имеет смысл учитывать в системе ЭДО обособленно от «чистых» электронных документов (у которых нет бумажного исходника). Это обусловлено спецификой периодических инвентаризаций — которые являются важной частью обеспечения работы системы документооборота на предприятии. Методика инвентаризации только электронных документов будет с технологической точки зрения отличаться от той, что характеризует проверку связок «скан — бумажный носитель», и их смешение будет не слишком эффективным решением с точки зрения организации труда ответственных за инвентаризацию лиц.

Отметим, что организация оборота «чистых» электронных документов может регламентироваться отдельными источниками. Так, например, организацией ВНИИДАД были разработаны подробные рекомендации по учету таких документов (ССЫЛКА). Применять их к связкам «скан — бумажный оригинал» не следует — но, вместе с тем, они могут быть крайне эффективны в случае грамотного применения при учете только электронных документов.

Э-документы с длительным сроком хранения: что с ними делать?

Отдельную сложность представляет собой практическое хранение электронных документов, которые — в соответствии с законодательством, должны размещаться в архивах очень долгое время. За 75 лет, в течение которых может потребоваться хранить документ, оператор ЭДО может, условно говоря, несколько раз открыться и закрыться (влиться в состав другой фирмы, а затем выйти из нее, всякий раз образуя новое юрлицо). Как быть при организации длительного хранения электронных документов с учетом возможной «нестабильности» оператора?

Пока что ответ на данный вопрос может быть один: если документ нужно хранить долго, то лучше обеспечить его размещение в архиве в бумажном виде. Такая рекомендация может быть обусловлена даже не тем, что у оператора ЭДО может поменяться статус, но и тем, что может значительно поменяться само законодательство — в то время как реагирование на такие перемены при уже осуществленных действиях по размещению документов с длительным сроком хранения в электронном виде может потребовать от предприятия значительных трудовых и финансовых затрат.

Резюме

Большинство разновидностей электронных документов, используемых на российских предприятиях, подлежат хранению в течение установленного срока — точно так же, как и бумажные документы. Базовые требования к организации такого хранения отражены в нормативных актах от Министерства культуры — и их юридическая сила распространяется на все организации.

Ответственность за выполнение этих норм (и за правовые последствия при совершении ошибок в работе с документами) в общем случае несет само предприятие (лишь частично в соответствии с отдельным договором ответственность может быть перенесена на оператора ЭДО). Поэтому, предприятию в любом случае нужно перестраховываться — как в части выбора способов размещения файлов, так и в части способов контроля доступа к ним.

Вместе с тем, законодатель дает фирмам свободу в выборе способов размещения документации в электронном виде. Главное — чтобы эти способы не приводили к нарушениям требований законодательства о различных типах защищенных данных и прочих нормативных актов, регулирующих электронный документооборот.

Уже никого не удивляет сдача отчетности в ИФНС в электронном виде и различные фонды.

Читайте в ЭТОЙ СТАТЬЕ о полезных функциях, которые дает система amoCRM своим пользователям.

Видео — организация хранения электронных документов как самое слабое звено национального проекта «Цифровая экономика»:

В соответствии с 63-ФЗ Об электронной подписи подписанный ЭЦП электронный документ имеет такую же юридическую значимость как и бумажный

Электронный документооборот все чаще применяется при ведении бизнеса, а в некоторых случаях он обязателен законодательно. Система ЭДО Контур.Диадок обеспечивает весь необходимый для работы функционал

Использование электронного документооборота для работы с информационной системой мониторинга маркированных товаров

Можете подобрать необходимое для вашего бизнеса оборудование в МАРКЕТПЛЕЙСЕ .

Советуем посмотреть ПОДБОРКУ ПОЛЕЗНЫХ ОНЛАЙН-СЕРВИСОВ и ПО , которые будут полезны многим предпринимателям.

Источник