Корпоративный портал для компании: что это и какая от него польза
Документы ведем в Word, базу клиентов и аналитические отчеты — в Excel, письма хранятся на почте, задачи — на стикерах. И если вдруг нужно поднять старый договор, найти письмо, уточнить данные по клиенту, то поиск данных может занять часы. Когда вы ведете работу сразу в 3, 5 или 10 разных программах, даже незначительная задача превращается в квест. Если эта история про вас, то вам нужен корпоративный портал. Что это и как работает, нам рассказал Дмитрий Соловей — человек, который создал свой корпоративный портал MyNetwork.pro.
Что такое корпоративный портал
Корпоративный портал для сотрудников — это внутрикорпоративная программа для управления организацией, которая обеспечивает возможность коммуникации, обмена документами, публикации достижений сотрудников и новостей компании. Отличительная черта корпоративного портала — это закрытый доступ: туда могут зайти исключительно сотрудники вашей компании.
Вне зависимости от специфики бизнеса, корпоративный портал содержит информацию об услугах и продуктах компании, прайс-листы, ознакомительные и обучающие материалы для новых сотрудников, организационную структуру с общим списком сотрудников, учет рабочего времени и расчет зарплаты.
Зачем нужен корпоративный портал
Сначала можно подумать, что корпоративный портал копирует CRM-систему, и может быть непонятно, зачем он нужен, если есть система. Но в отличие от CRM он умеет:
- направлять документацию на оценку сразу десятку партнеров;
- считать зарплаты сотрудникам с разной системой мотивации;
- учить и тестировать сотрудников по продуктам, услугам и т.п.;
- хранить и обмениваться файлами и документами;
- генерировать идеи от сотрудников и доносить их до руководства;
- учитывать рабочее время сотрудников, учитывать отпуски, командировки, прогулы и опоздания;
- предоставлять информацию обо всех сотрудниках компании;
- хранить кадровую документацию (трудовые, паспорта, дипломы, справки и т.п.);
- прогнозировать поступления и учитывать финансы;
- генерировать документацию в word и excel по заданным шаблонам;
- поздравлять именинников и напоминать о будущем дне рождении коллег.
Все это выходит за рамки большинства CRM-систем.
Как работает корпоративный портал
Разберем возможности корпоративных порталов на примере сервиса MyNetwork.pro.
Единый Dashboard с показателями KPI всех сотрудников
Панель мониторинга KPI (dashboard) гораздо эффективнее таблиц, потому что она наглядно демонстрирует актуальные показатели компании, необходимые для конкретного запроса. Вам больше не нужно просматривать множество столбцов с данными, если важны лишь несколько ключевых показателей.
Дмитрий Новиков, заместитель руководителя отдела продаж ГК «РусТехно»:
— Портал помогает даже менеджерам отслеживать собственные плановые показатели, что лично мне дает возможность спланировать свой рабочий день. Также на портале имеются все необходимые документы и информация о самих продуктах. Очень удобно.
Удобнее контролировать сотрудников. Сервис позволяет отслеживать количество звонков каждого менеджера, продолжительность разговоров, количество отправленных коммерческих предложений и счетов, а также сумму оплаченных счетов. Благодаря порталу руководитель всегда знает, кто из сотрудников работает по-настоящему, а кто только создает видимость. Управленец также видит слабые места каждого продавца, что позволяет ему своевременно помочь. Это особенно важно при приеме на работу нового работника, потому что позволяет наставнику быстро ввести его в курс дела, а руководителю — практически сразу понять, какие пробелы в знаниях новичка необходимо заполнить для скорейшей адаптации и эффективной работы.
Доступ к KPI по компании имеют все сотрудники, в результате чего между ними создается здоровая конкуренция, ведь никто не хочет оказаться на нижней строчке в рейтинге продавцов. Руководителю же это позволит правильно мотивировать отдел.
Так выглядят наглядные графики планов по звонкам и продажам, а также другие количественные показатели в MyNetwork.pro
Расчет зарплаты для сотрудников и для всей компании
Расчет зарплаты — любимый раздел каждого менеджера. Спросите у вашего бухгалтера или руководителя отдела, как часто их спрашивает о размере своей зарплаты сотрудник, работающий по системе KPI? А сколько времени занимает расчет каждого работника перед выплатой зарплаты? Вам ответят, что такие вопросы задаются практически каждый день, а расчет каждого работника занимает длительное время.
Система автоматически рассчитывает зарплату работников с учетом всех бонусов. Сервис учитывает все договоры, акты выполненных работ, количество оказанных услуг, отгруженного товара и других показателей. Это позволяет собственнику компании видеть сумму зарплатного фонда, а подчиненному — сумму своего заработка.
Так выглядит общая таблица формирования зарплат по всем работника в MyNetwork.pro Детализация зарплаты отдельного сотрудника в корпоративном портал
Учет рабочего времени
А вы знаете, кто в компании часто опаздывает на работу? Такие нарушители расхолаживают коллектив, от чего страдает дисциплина и качество работы.
Корпоративный портал Mynetwork.pro отслеживает нарушителей, чтобы их можно было своевременно наказывать. Система построена таким образом, что программа знает:
- во сколько начинается и заканчивается рабочий день;
- какие штрафы грозят опаздывающим;
- сколько нарушений можно «простить».
Сервис хранит информацию о количестве рабочих дней каждого сотрудника, времени его отпуска, больничного, официально оформленных отгулов и т.д. Это позволяет быстро рассчитать его заработную плату и выявить нарушителей трудовой дисциплины.
Поле учета рабочего времени по всем сотрудникам в MyNetwork.pro
Единое хранилище для обмена документацией
Бывает так, что найти нужный документ бывает сложно, особенно если в компании нет единой сети, сетевых папок или сервера. Искать его на почте или где-то на рабочем столе — очень долго, и не факт, что он окажется актуальным на текущую дату.
Единое хранилище документов позволяет размещать и скачивать документацию всем сотрудникам компании:
- Бланки коммерческих предложений;
- Презентация компании;
- Уставные документы;
- Образцы документов или товаров;
- Копии отзывов клиентов;
- Фотографии сотрудников с корпоратива.
Система оценки заявок, минуя завалы на почте
В системе Mynetwork.pro имеется целый раздел, посвященный заявкам для оценки у экспертов. Этим может похвастаться не каждый корпоративный сервис.
В числе экспертов могут быть как специалисты компании, так и сторонние консультанты. Программа построена таким образом, что ни один пункт заявки не будет пропущен: система сама подскажет, какие данные требуются для отправки заявки на оценку.
Проблема бесконечных писем и договоренностей будет решена — теперь все находится в одном месте.
Алена Юрчак, руководитель отдела сопровождения клиентов ГК «РусТехно»:
— Корпоративный портал — удобный ресурс, где собрана вся информация, которая необходима для работы каждый день. Работая лишь в рамках системы, я могу оценивать стоимость услуг у контрагентов, контролировать статус заявок на оценку, вести и актуализировать базу контрагентов, не теряя времени на поиск информации и необходимых документов, найти их в соответствующих разделах системы. Кроме этого, здесь можно знакомиться с новостями компании, а также выносить на обсуждение руководства и коллег свои идеи и предложения.
Обучение, тестирование и адаптация новых сотрудников
Один из самых важных этапов при найме новых сотрудников — их обучение и адаптация. Если у вас собственная система обучения, то можно прямо на портале размещать учебные материалы, видео, тексты, презентации, записи звонков и изображения.
Разбейте курсы по разделам для удобства навигации. К каждому курсу можно назначить сложность материала и время, необходимое для его изучения. Подготовьте тестирование, используя удобный конструктор для тестов с несколькими вариантами ответов.
Все результаты тестирования хранятся в системе, что позволяет разобрать ошибки и усовершенствовать свои знания и навыки.
Список обучающих курсов в MyNetwork.pro
Интеграция с SalesapCRM
Набор функций корпоративного портала MyNetwork.pro позволяет адаптировать портал под различные отрасли и эффективно строить работу всей команды. Интеграция с облачной CRM-системой SalesapCRM дает возможность получать информацию по средствам API из CRM о звонках, прогнозах, направленных коммерческих предложениях, счетах и других важных бизнес-показателях.
При настройке интеграции автоматически синхронизируются все пользователи, зарегистрированные в вашем аккаунте CRM-системы, а после увольнения они не удаляются бесследно, а отправляются в архив.
Готовые модули системы позволяют задавать свои параметры и отслеживать результаты сотрудников. Это помогает понять, в каком направлении развивать бизнес, где его слабые стороны, позволяет контролировать подчиненных и дает возможность им быстрее взаимодействовать между собой и с руководством.
Разработчики системы прислушиваются ко всем пожеланиям и оперативно внедряют новые инструменты для работы.
Также в SalesapCRM доступна отраслевая версия с предустановленными настройками под корпоративный портал — вам не придется выполнять настройки полей, автоматизаций и данных.
Источник
Создаем корпоративный портал: как не потеряться в многообразии систем
Обычно, корпоративные порталы ассоциируются с дорогим и сложным софтом от 1C-Битрикс, Websoft или Microsoft. Малому и среднему бизнесу не потянуть такие «тяжелые» решения, они больше подходят для крупных компаний.
В этой статье мы рассмотрим варианты корпоративных мессенджеров, а также обсудим платформы для аутентификации пользователей. Опишем шаги построения портала на реальном кейсе.
Портал — это интерфейс для доступа сотрудников к корпоративным данным. В нем обмениваются документами и файлами, ведут календари встреч и переписываются. Это внутренний мир компании, он должен быть единым и, главное — удобным.
Как начинается работа нового сотрудника? Он приходит на свое место и авторизовывается в куче сервисов и программ:
- заходит в почту;
- открывает гуглдиск или сервер с документами;
- логинится в скайпе и слаке и тд.
Список может быть длинным. Особенно, если это специалист вроде дизайнера или разработчика, которому нужно много софта.
Хранении доступов и ссылок на рабочие сервисы и аккаунты становится проблематичным. Даже если выдавать сотруднику служебную технику, будет сложно переключаться между сервисами.
Очень важно, чтобы ваши файлы хранились в одном удобном и безопасном месте. Плюс у каждого сотрудника должен быть свой уровень доступа.
В удаленной работе нужно совместно редактировать документы и распределять задачи. Где ваши сотрудники будут это делать? Канбаны, ганты и аджайлы — для всего этого требуется понятная система.
После лета 2020 года эти вопросы будут особенно актуальны, так как многие из нас останутся на «удаленке».
В идеале, корпоративный портал — это система с «одним окном» входа. У сотрудника есть один доступ, с ним он логинится в портале и далее ему доступны все программы и ресурсы компании. Само собой, в рамках его должности.
Корпоративный портал можно разработать на основе существующих платформ и сервисов. Сложность и стоимость зависят от:
- Размера компании и количества отделов;
- Типа инфраструктуры — облако или сервер;
- Количества сервисов, которые нужно объединить в портале;
- Платформы, на основе которой разрабатывается портал.
Главное, нужно понимать: строите ли вы портал исходя из функций платформы или исходя из задач компании.
Зачастую компании «заигрываются» функциями системы и не думают о том, как сотрудники будут в этом портале работать. Другая крайность — уходить в «жесткую» кастомизацию платформы под себя. Это выльется в большую стоимость внедрения и сложные работы по поддержке при каждом апдейте.
К нам обратился клиент — производитель светового оборудования. Сотрудники пробовали работать в корпоративном портале на базе Битрикс24, но было неудобно. К тому же у них вообще не было CRM, была только 1С для учета.
Создать портал, чтобы сотрудник заходил через «одно окно» и пользовался CRM, Office 365, почтой, мессенджером, телефонией и календарем.
Главная цель — не затащить людей в портал, а создать экосистему для удобства работы сотрудников. Чтобы они сами захотели в ней работать.
Вторая цель — урезать расходы на облачные сервисы и софт.
Мы планировали использовать единый аутентификатор на основе Google GSuite и создать к нему портал на платформе Creatio. Структура того, как это должно работать:
Схема работы портала по шагам:
- Пользователь логинится в Гугл-аккаунте через Authenticator
- Автоматически авторизовывается в Creatio;
- Может использовать все сервисы компании.
Обсудили с клиентом. Но переезд на GSuite оказался бы трудоемким, так как клиент активно использует софт Майкрософта и часть его уже оплачена. Решили делать на базе Microsoft Active Directory.
Active Directory — это каталог пользователей и устройств с их информацией. Он используется для построения структуры хранения данных компании.
Когда поменяли Гугл на Майкрософт структура почти не изменилась, но добавился SharePoint — сервис обмена документами. Хоть SharePoint не такой удобный, как Гугл Документы, это все равно хороший софт для работы внутри компании.
Авторизация в приложениях и сервисах происходит через протокол OpenID Connect. Он служит для того, чтобы оптимально использовать единый вход для своего приложения на различных платформах. После первой авторизации он хранит данные для входа в последующие сервисы. Эта технология реализована по принципу SSO (Single Sign On).
Сложность была в том, что «хотели все и сразу». Пришлось делить проект на итерации, чтобы наращивать функционал постепенно.
Мы выбирали между amoCRM и Creatio. Продажи можно было бы легко собрать на базе амо. Но чтобы сделать полноценный портал потребовалось бы очень много «костылей». Поэтому выбрали более гибкую платформу.
Creatio больше чем просто CRM: можно добавить почту, интегрировать мессенджер и любой другой серверный или облачный сервис. А главное — настроить отдельные разделы внутри системы.
Для проекта нужен был недорогой мессенджер, который можно интегрировать с порталом. Приоритет отвели opensource сервисам — их можно «развернуть» на своем сервере и не тратить деньги на подписку.
Рассматривали Slack, Rocket.Chat, Mattermost и MS Teams. Хотели интегрировать мессенджер через iFrame или сделать прямую интеграцию. Сравнили условия бесплатных тарифов — получилась таблица с параметрами.
Slack — бесполезен в бесплатном тарифе из-за ограничения в сообщениях. При штате в 10+ человек истории переписки практически не будет из-за ограничения в количестве сообщений. Крутой по функционалу мессенджер, но для бюджетного проекта не подходит.
Rocket.Chat. В бесплатной серверной версии все отлично. Единственный минус — на каждую команду нужно «поднимать» отдельный сервер, что неудобно.
Mattermost — чтобы добавлять новые команды не нужно делать отдельные сервера как в Rocket.Chat. Минус — отсутствие звонков, как аудио, так и видео.
MS Teams. Бесплатная облачная версия лучше Слака. Главный минус — нужно разрабатывать свою интеграцию для корпоративного портала.
Само собой серверные версии мессенджеров имеют преимущество перед бесплатными облачными. Им доступны почти все функции платных тарифов в бесплатном (Open Source) варианте. Но не стоит забывать, что для поддержки своего сервера нужны отдельные ресурсы.
В нашем проекте мы выбрали MS Teams, так как большая часть софта тоже от Майкрософт. У клиента были куплены лицензии Active Directory, а к ним поставляется MS Teams. Далее это расширяется за счет комплексной подписки на Office 365. В итоге «весь комплект» не влечет дополнительных издержек.
Самая большая сложность в нашем проекте — связка Creatio и MS Teams. Готового решения по интеграции нет, поэтому мы разрабатываем его сами. На выходе получится удобный сервис для клиента. Для нас — готовое решение по связке MS Teams и Creatio.
Сейчас проект на стадии реализации. В июле мы запускаем MVP и тестируем его на фокус группе, смотрим, что удобно, а что нет. После тестов корректируем тех.задание по актуальным требованиям и «собираем» финальную версию.
Источник