Офис, нам надо поговорить: Рабочие пространства становятся не только гибкими, но и умными
Офисные пространства в развитых странах первыми сделали шаг в сторону гибкости и мобильности. В России такой тренд возник сравнительно недавно – около 15 лет назад. Однако уже можно сделать первые выводы и определить перспективы развития рабочих пространств. Компания FORT Project проанализировала тенденции в строительстве и дизайне офисов, построенных за последние два года, рассмотрев свыше 200 столичных офисов российских и международных компаний в сегментах IT, коммуникации, банки, торговля, консалтинг, производство, промышленность, медиа и фармацевтика, а также изучив международные тенденции.
Сколько стоит гибкий офис и зачем он вам нужен
Стоимость создания офиса составляет 35-100 тыс. рублей за квадратный метр, то есть в среднем по Москве – около 50 тыс. руб. Если же речь идет о реконструкции существующего офисного пространства, требуется более индивидуальный подход, и бюджет для каждого кейса зависит от масштаба работ.
Среди причин для строительства нового офиса или обновления действующего рабочего пространства компании все чаще называют необходимость повысить лояльность сотрудников и эффективность офисной работы. Кабинетная система изолирует сотрудников от руководства, работники не чувствуют себя вовлеченными в жизнь компании и легко меняют место работы, а компания теряет ценных сотрудников.
Опенспейсы и гибкие офисы стирают границы между начальниками и подчиненными, помогают сотрудникам чувствовать себя частью общего целого.
Но инвестиции в интерьер приносят подобную отдачу, только если на этапе подготовки проекта ремонта компания анализирует, какие офисные опции востребованы, оценивает опыт других компаний, выясняет, чего на самом деле хотят работники. В противном случае, велик риск поддаться обаянию краткосрочных интерьерных трендов и потратить деньги впустую.
На этом этапе самое сложное – объяснить клиенту, что создание гибкого офиса – процесс небыстрый, но при правильном подходе выгодный и для компании-арендатора, и для сотрудников.
Первый этап создания эффективного офисного пространства – проведение исследования. Оно необходимо для того, чтобы точно оценить потребности компании. Далеко не всем в офисе нужен настольный футбол, фитостены и зоны для медитаций.
В ходе исследования собирается и анализируется максимальный объем данных как с помощью живого общения, так и с помощью применения современных технологий. Специалисты беседуют с менеджерами, отделами, организуют фокус-группы, прислушиваются к мнению каждого сотрудника – каких опций им не хватает, как они представляют комфортный офис. Различные сенсоры помогают определить, насколько эффективно используется каждое рабочее пространство и почему, каких опций не хватает сотрудникам. В результате эта информация помогает оптимизировать «квадратные метры» в новом офисе. Его общая площадь может быть в два раза меньше старого, но при этом сотрудники будут чувствовать себя комфортно. В итоге офис, рассчитанный на 400 рабочих мест, при правильной планировке вместит 700 человек, а аренда обойдется на 20-25% дешевле.
В обычных офисах ежедневно занято около 80% рабочих мест (кто-то в этот день на встречах или переговорах, кто-то – в командировке, в отпуске или на больничном). При этом стоимость одного рабочего места в Москве может достигать полумиллиона рублей в год. Гибкие офисы помогают работодателю не переплачивать – в них есть ровно столько рабочих мест, сколько нужно на текущий момент, а затраты на содержание офисного пространства снижаются на 30%.
Для корпораций-гигантов счет идет на миллионы евро. Компания Phillips, использующая «гибкие» принципы в своих офисах по всему миру, утверждает, что экономит около 30 млн евро в год.
Пространство – это инструмент влияния на поведенческие модели людей. Исследование помогает определить специфику каждого отдела, способы коммуникации, потребности. Для каждого отдела готовится индивидуальный сценарий, чтобы обеспечить комфорт всех сотрудников.
Подобное исследование займет порядка 2 месяцев, но в перспективе поможет косвенному возврату вложенных средств за счет снижения арендной ставки (в полтора раза), затрат на каждого сотрудника (в 2 раза), их более эффективной работы и минимальной текучки кадров.
Существует несколько видов комфорта. Если их представить в виде пирамиды, в основании находится физический комфорт – удобная мебель, акустика, личное пространство. Затем идет функциональный комфорт – наличие инструментов и оборудования для работы. Необходимо учесть потребности людей в пространствах для концентрированной работы, работы в команде, отдыхе, обучении, общении с коллегами, виртуальном общении. И, наконец, психологический комфорт. У каждого сотрудника своя мобильность и свое представление о психологическом комфорте – кому-то нужны креативные зоны (библиотека, кофе-поинты, мастерские, игровые), кому-то – возможность уединиться для концентрированной работы.
Центральное статистическое бюро Нидерландов (одной из первых стран, начавшей применять «гибкие» стандарты в создании офисов), провело исследование и выяснило, что производительность труда сотрудников «гибких» офисов повышается на 20-40%. Опрошенные руководители компаний утверждают, что переход к новому формату рабочих пространств позволяет сэкономить больше средств, чем сокращение штата.
Строить или реконструировать: цена вопроса
После проведения исследования переходим к следующим этапам: проектированию, дизайну, реализации проекта и вводу в эксплуатацию.
Благодаря грамотному исследованию и постоянному общению и обсуждению идей с будущими новоселами заказчик, как правило, быстро согласует проектную документацию и не вносит правок, либо вносит минимальное количество.
Ошибочно считается, что основные затраты связаны со строительством и проектированием. Отделка и оборудование, работа архитекторов и строителей составляет порядка 30% бюджета.
Стараясь сэкономить на архитекторах и строителях, можно получить некомфортное и некачественное рабочее пространство, которое придется переделывать. На самом деле в проекте переезда экономить можно и нужно на иных статьях. Во-первых, это аренда нового рабочего пространства. Пока проектируется и строится новый офис, компания вынуждена платить за аренду дважды: за старый офис и за тот, в который планирует переехать. Обычно переезд занимает около 10 месяцев. Стоимость аренды в среднем равнозначна 5-10% стоимости строительства. Даже если сократить этот срок на 1 месяц, это уже ощутимо снизит его стоимость. Кроме того, проектирование и бюджетирование проекта офисного ремонта нужно проводить одновременно, чтобы выбрать оптимальный вариант решений. Самая затратная статья переезда из одного офиса в другой (около 70% бюджета) — инженерные системы. Их правильное размещение позволяет сэкономить на объеме необходимых материалов и строительстве не в ущерб качеству. Грамотный генподрядчик создаст качественный продукт по адекватной цене и снизит затраты заказчика.
В некоторых случаях требуется не построить офис «с нуля», а переделать помещение под запросы заказчика. Реконструкция не всегда обходится дешевле, однако затраты можно снизить. В качестве примера рассмотрим офис для компании «Черкизово», реновацией которого занимался Fort Project.
Перед началом работы было проведено исследование существующих инженерных систем. Их потребовалось не демонтировать, а обновить, что, конечно, гораздо дешевле. В результате стоимость работ снизилась с 22 тысяч рублей за квадратный метр до 17 тысяч.
На мебели тоже не стоит экономить. Как правило, в «гибких» офисах используется эргономичная мебель. Ее основные характеристики – безопасность, экологичность, гипоаллергенность, комфортабельность, многофункциональность и мобильность. Такая мебель стоит дороже обычной – например, цена эргономичного стула может варьироваться в диапазоне от 7 до 70 тысяч рублей. В эту сумму закладывается продолжительный гарантийный срок. Кроме того, такая мебель поможет избежать проблем со здоровьем, таких как ухудшение зрения, головные боли и боли в спине, с которыми обычно сталкиваются люди, занятые офисной работой. Использование такой мебели выгодно работодателю — она снижает утомляемость, обеспечивает максимальный комфорт и, как следствие, повышает эффективность сотрудников.
Офис, нам надо поговорить
Грамотный подход к созданию качественного рабочего пространства в России и за рубежом схож: на первом этапе проводится исследование, сбор информации за счет живого общения, воркшопов и применения сенсорного оборудования. Эта информация анализируется, и только после этого начинается собственно проектирование.
Однако страны, в которых идея agile-офисов возникла на 10-15 лет раньше, чем в России, делают рабочие пространства не только гибкими, но и умными. Для этого используются и разрабатываются передовые цифровые технологии.
После ввода офиса в эксплуатацию сенсорный мониторинг не прекращается. Специалисты собирают информацию о том, как люди ведут себя в течение дня, какие пространства используются эффективно, а какие нет. На основе этой информации с помощью веб-технологий создаются тепловые карты (heat maps), на которых с помощью разных цветов отображается активность и эффективность той или иной части офиса. Например, если одна из переговорных букируется значительно реже, чем остальные, проводится опрос сотрудников для выяснения причин такого неэффективного использования. Недостатки (плохая звукоизоляция, отсутствие экрана для презентаций, устройств для подзарядки и т. д.) оперативно устраняются.
Ультрасовременный офис должен уметь «разговаривать» с сотрудниками. Для этих целей крупные международные провайдеры интерьерных решений разрабатывают и внедряют специализированное программное обеспечение. Для менеджеров по оборудованию создан специальный софт, который, при найме новых сотрудников, «рассказывает», где есть свободное место, какого оборудования в нем не хватает и где его взять. В будущем то же ПО будет содержать информацию о каждом предмете мебели и оборудования («возраст», принципы работы и правила использования).
Источник
Каким должен быть офис в небольшом городе, чтобы увеличить производительность труда в три раза
Omega-R является мировым производителем ИТ-решений. Наша цель — обогащать жизнь людей с помощью информационных технологий и инноваций. За 8 лет команда из 100 специалистов реализовала более 300 проектов.
Компания начала свой путь в 2011 году, открыв первый офис в Йошкар-Оле. В последующие годы партнерство с американскими коллегами определило создание представительства в Нью-Йорке. Переломным моментом в развитии компании стал 2016 год, когда возросший объем заказов Omega‑R потребовал расширения штата и более просторного офиса в Йошкар-Оле. На данный момент Omega‑R имеет 4 офиса, в том числе в Москве и Хьюстоне.
Тогда, в 2016 году, у нас уже было видение: мы хотели создать уникальный для города офис, который бы объединял IT-профессионалов Йошкар-Олы, влюбленных в свое дело, а также передавал дух Нью-Йорка, чтобы зарубежные гости и клиенты чувствовали себя как дома.
Как выяснилось, это видение оказалось актуальным и конкурентоспособным даже сегодня. В этом году Omega-R удостоена высшей российской экспертной награды Tagline Awards 2019. Компания заняла второе место в номинации «Лучший digital офис», уступив лишь студии Олега Чулакова. Получилось так, что среди сотен офисов мы ⎼ вторые по всей России, а учитывая, что офис находится в Йошкар-Оле, городе с населением 250 тысяч человек, ⎼ это очень достойно!
При выборе места для офиса учитывалось то, что район расположения должен способствовать свободе творчества и выражал безграничность мысли.
При этом существенными были:
- географическая досягаемость,
- новизна внешней архитектуры здания,
близость магазинов и кафе,
естественное освещение не менее 80 процентов рабочей зоны.
Такое идеальное место было найдено в Центральном микрорайоне Йошкар-Олы. Здесь недавно были построены оригинальные для города набережная Брюгге, Воскресенский проспект и реконструирован главный городской бульвар. По заверениям наших гостей, они впечатляют атмосферой динамичности и драйва.
Концепция нашего офиса взята из современных офисов Нью-Йорка, потому что мы любим американский менталитет. В основном мы работаем с нативами из США, и атмосфера офиса подталкивает к ощущению, что сами находимся в США, а не в Йошкар-Оле, и это несмотря на то, что имеем свои представительства за рубежом. Кстати, для планировки помещения мы консультировались с архитектором из Нью-Йорка, нашим партнером по совместительству.
Мы остановились на максимально открытой планировке, чтобы дать сотрудникам как можно больше естественного света. Open space в стиле минимализма нацелен на объединение команды, свободу мысли и упрощение коммуникации.
Понятно, что разные отделы в условиях open space будут затруднять друг другу жизнь, поэтому мы немного изменили подход. Сотрудники, сконцентрированные на общении с заказчиками (тендерный отдел и отдел продаж), и руководство работают в кабинетах за прозрачными дверями, чтобы не мешать разработчикам.
В дизайне нас привлек белый цвет. Контраст основного белого с элементами и техникой черного цвета напоминает команде о сломе привычек, драйве и гибкости для разработки ноу-хау. Небольшие панели корпоративного синего цвета настраивают сотрудников на рабочую волну и выделяют остекленные зоны с шумоизоляцией и реечными потолками – иерархичную зону руководства и переговорную.
Какие бы функции ни выполнял сотрудник, компания предоставляет каждому скоростной интернет, бесперебойное электроснабжение, самые современные и мощные компьютеры, программы и инструменты, которые не тормозят создание инноваций. Всё это позволяет выполнять работы в срок и приносить компании прибыль.
В условиях open space сотрудникам трудно реализовать свою потребность личного пространства, поэтому нам нравится, что каждый оформляет свое рабочее место так, как считает приятным, или вообще периодически работает на мягком пуфе с чашкой кофе.
Мы не только придерживаемся нью-йоркского стиля в интерьере, но и чтим их традиции – сэндвичи по понедельникам, фрукты по пятницам и праздничный обед для сотрудников последнюю среду каждого месяца.
Кроме этого, некоторые сотрудники после рабочего дня тренируются в небольшом спортзале офиса или посещают фитнес-клуб за счет компании.
Мы с любовью и заботой относимся к своим коллегам, и это отражается на наших результатах и имидже. Производительность труда в офисе увеличилась в 3 раза, а уровень лояльности сотрудников ценностям компании – на 40 процентов. HR-специалисты фиксируют постоянный рост количества заявок на вакансии из регионов России.
Офис Omega-R в Йошкар-Оле – образец для подражания среди IT-компаний не только Йошкар-Олы, но и Москвы. В организации пространства и бизнеса Omega-R лежит одна простая и уникальная мысль – забота об уровне жизни сотрудников и желание сделать ее лучше. Офис стал вторым домом для каждого сотрудника, а общая семья Omega-R хранит уют этого дома.
Ждём вас в гости!
С любовью, Omega-R
«Офис Omega-R в Йошкар-Оле – образец для подражания среди IT-компаний не только Йошкар-Олы, но и Москвы».
Ваш офис — это максимально обыденное помещение.
Обычные белые стены с обычной контрастной мебелью (в вашем случае — черной). Больше напоминает неплохой современный хостел, только с кучей столов и ПК.
«Какие бы функции ни выполнял сотрудник, компания предоставляет каждому скоростной интернет, бесперебойное электроснабжение, самые современные и мощные компьютеры, программы и инструменты, которые не тормозят создание инноваций.»
Ну камон, серьезно? Я так и представляю, когда берут человека в новую IT-компанию и говорят: Вась, только тут такое дело, работать будешь за стареньким ноутом, 1 гб ОЗУ, слабоват процессор и звук барахлит, но ты ведь дизайнер, рисовать хватит. Сорян, получше пока ничего нет. А еще свет иногда вырубается на пару часов. Но зато чайок бесплатный.
Подскажите, в какой компании работают с медленным инетом, на древних компьютерах и перебоями с электричеством? Цирк.
«В условиях open space сотрудникам трудно реализовать свою потребность личного пространства, поэтому»
Поэтому вы и посадили всех в open space? Спасибо, что хоть продажников вынесли отдельно.
«Кроме этого, некоторые сотрудники после рабочего дня тренируются в небольшом спортзале офиса или посещают фитнес-клуб за счет компании.»
То есть, то же самое, что предлагают едва ли не во всех IT-компаниях?
«Офис стал вторым домом для каждого сотрудника»
Офис должен оставаться офисом. Комфортным, удобным, уютным, но рабочим местом. Если кому-то хочется домашнюю атмосферу — вэлкам на ремоут.
Источник