Как создать свою компанию по организации мероприятий

Как открыть агентство праздников?

Теорию знаменитого шотландского экономиста Адама Смита о том, что спрос порождает предложение, пока так никто и опроверг. И именно по такому закону и работает сейчас бизнес. Есть потребность в товаре, значит его будут производить и продавать. Впрочем, люди сейчас живут больше по принципу древних римлян, которые кричали своим правителям: «Хлеба и зрелищ!». А зрелища те организовывать умели. Тема проведения зрелищных мероприятий актуальна и в наши дни, а так как по-настоящему хорошее шоу могут поставить немногие, и потому среди подобных компаний «на плаву» остаются лишь единицы, я решил рассказать, как можно создать агентство по организации праздников, каких «подводных камней» избежать начинающему предпринимателю, и, как по возможности достичь успеха в этом бизнесе.

Это нашим гражданам вполне удается, особенно, если учесть, что за какие-то несколько дней праздников они «спускают» все, что сумели скопить за несколько лет. Яркие тому примеры – проведение свадеб, юбилеев, рождение ребенка, и т.д. Так что суммы в этом бизнесе крутятся весьма немалые, и «входной билет» на рынок подобных услуг также отнюдь недешев. Но и заказы агентство по организации праздников получает круглый год, в отличие от сезонности других сфер развлечений, таких, например, как пляжные аттракционы, или кинотеатр на открытом воздухе.

Кстати, по «модной» нынче традиции называть все, что можно, и все, что нельзя иностранными словами, про агентства по организации праздников сейчас можно услышать выражение «ивент» (англ. Event – событие). Конечно, само понятие несколько шире слова «праздник», но владельцы компаний особо не обращают внимание на семантику, гордо именуя свое предприятие на иностранный лад.

Впрочем, современные агентства по организации праздников занимаются не только самими праздниками, но и проведением других мероприятий, которые праздниками можно назвать лишь с натяжкой:

• Церемонии вручения премий
• Организация презентаций
• Корпоративы
• Пикники
• PR-акции
• И прочее-прочее

к оглавлению ↑

Составляем бизнес-план и регистрируем свою деятельность

Бизнес-план в любом деле – это основа основ, которая не только позволяет нарисовать картину будущего бизнеса, но и предотвратить риск неудачи, или «смягчить» последствия банкротства. О том, как создать бизнес-план я уже рассказывал своим читателям, повторяться не буду. Желающие могут посмотреть всю информацию по этой ссылке.

Все, что связано с регистрацией своего бизнеса, тоже можно найти на этом блоге. Здесь – вы прочитаете подробное руководство о том, как открыть ИП, а в этом источнике – о том, как открыть ООО. Как выбрать между этими двумя формами ведения бизнеса узнаете тут. Рекомендую вам ознакомиться также со статьями о том, какую форму налогообложения выбрать для своего предприятия, и какие налоги платит ИП.

Если хотите упростить себе задачу, и получить консультацию профессиональных юристов и бухгалтеров либо помощь в оформлении всех необходимых документов, то вам сюда. к оглавлению ↑

Организуем рабочее место

Чувствуете разницу? Не офис, а рабочее место. Потому что почти всегда встречи и заключение договоров проводится либо в нейтральном месте (кафе, ресторане), либо на территории заказчика. Поэтому помещение будет вам нужно в основном для работы – обсуждения с командой предстоящих мероприятий, составления сценариев, и т.д. Но бывает и так, что клиент захочет встретиться с вами на вашей площади, и потому рабочее место должно быть оформлено соответствующе.

Развешенные на стенах фото с различных проведенных вами мероприятий (на первых порах это могут быть вовсе и не ваши фото), хорошая офисная мебель, отзывы благодарных заказчиков – все это должно производить на клиентов впечатление. Кроме этого всегда наготове должно быть портфолио, состоящее из видеороликов, организованных вами шоу. к оглавлению ↑

Набираем команду

Организация праздников – это как раз тот бизнес, в котором «кадры решают все». 2-3 специалистам это дело «вытянуть» не под силу, разве что подвизаться на проведении мероприятий с небольшим бюджетом. Для того, чтобы достичь успеха в своем деле, вам потребуется команда первоклассных специалистов:

• Аниматоров
• Водителей
• Сценаристов
• Ведущих-шоуменов
• Фотографа, видеооператора

Кроме этого, потребуются повара, рабочие-монтажники световых и прочих конструкций, танцоры, циркачи, музыканты разных жанров, пиротехники, официанты, оформители, и еще куча всякого народа. Разумеется, всех этих людей держать в штате просто невозможно, поэтому нужных в первую очередь спецов я поместил в список, а остальных перечислил в строчку.

Кого именно приглашать в вашу команду на официальных началах, а кто будет привлекаться по мере необходимости по договору – решать вам. Но то, что в ходе работы агентства по организации праздников вам придется «обрасти щупальцами» полезных связей – это факт, причем не только среди «акул» шоу-бизнеса, но и среди муниципальных властей, директорами школ, детских садов, театров, владельцами кафе и ресторанов, и прочими «нужными» людьми.

«Попутно» можно выделить в отдельное направление несколько «смежных» бизнесов: оформление воздушными шарами, предоставление автобуса для вечеринок, и др. к оглавлению ↑

Сценарии для праздников

Грамотный, интересный, увлекательный сценарий – это половина успеха вашей команды, поэтому экономить на сценаристах нельзя. Лучше, если над этим будут работать 2-3 человека, а необходимые коррективы будут вноситься после написания всей командой. Обычными “пьянками-гулянками-танцульками” сейчас никого не удивишь, люди хотят креатива.

Кстати, насчет экономии. Так как среди ивент-агентств существует жесточайшая конкуренция, и за клиентов, особенно крупных, буквально «дерутся», экономить нельзя на всем персонале, тем более, если это профессионалы высокого уровня, так как, набравшись опыта, получив определенные знания, работая в вашей команде, никто не помешает им уйти к конкурентам (такое переманивание широко распространено в среде развлекательного бизнеса). Корпоративная «верность» должна поддерживаться не только денежными знаками, но и лояльным отношением к сотрудникам, и некоторой корпоративной «идеологией», сплоченностью всей команды.

И еще один момент по поводу сценариев: они обязательно должны быть защищены правом интеллектуальной собственности, иначе после того, как ваш праздник «скопируют» конкуренты, вам придется каждый раз придумывать что-то новое. к оглавлению ↑

Необходимое оборудование, инвентарь, и экипировка

При организации бизнеса приобретение всего необходимого оборудования и инвентаря будет, пожалуй, самым большим пунктом расходов. Обязательно вам понадобится автомобиль, который будет перевозить технику и артистов к месту выступления.

• Световое и звуковое оборудование
• Костюмы
• Фото-и видеоаппаратура
• Декорации

– все необходимое вам, конечно, не удастся, да и не нужно приобретать сразу, все появится в процессе развития бизнеса, но перечисленное в списке у вас должно иметься в наличии.

к оглавлению ↑

Ищем клиентов

Каждый клиент для вас – источник вашего дохода, поэтому самое главное, чему нужно научиться при общении с заказчиком – это улыбка. Теперь о рекламе вашего агентства. О том, какие способы будут самыми эффективными, а в нашем случае (это ведь шоу!) и эффектными можно узнать в этой публикации – https://business-poisk.com/samaya-effektivnaya-reklama.html.

Самым главным для вас моментом в бизнесе, особенно в первый год-два, должно служить наполнение портфолио. Никто не доверит компании, на счету которой проведение нескольких детских утренников, пары выпускных вечеров, юбилеев, и одной свадьбы, организацию шоу на сотню тысяч долларов. Именно поэтому вы всегда должны стремиться вверх, нарабатывая портфолио, и не боясь предлагать свои услуги именитым заказчикам. к оглавлению ↑

«Подводные камни» ивент-агентства

Основная ошибка начинающих ивент-агентств – желание успеть все, и потому, не имея нужного опыта, они часто берутся за мероприятия, которые, мягко сказать, им пока «не по зубам». К успеху нужно двигаться плавно, постепенно, но неуклонно, и тогда у вас точно все получится.

Примите небольшой совет: постарайтесь узнать все значимые для “нужных” людей даты: дни рождения жены, детей, любимой собаки, юбилеи компаний, и т.д. И не только для того, чтобы поздравить, когда нужно, и ненавязчиво предложить свои услуги, но и просто «отметиться» в их памяти, чтобы в нужный момент ваша кандидатура «всплыла» в голове человека.

Еще один опасный момент в этом бизнесе – использование устаревших сценариев. Если клиент хочет, чтобы у него было не так как у других, не нужно переделывать старый сценарий, лучше напишите новый.

Одновременно учитесь сами, как руководитель большой, многоплановой команды, нарабатывайте профессионализм, умение прогнозировать события, гибкость мышления, и быстрое ориентирование в ситуации. Успех не заставит себя ждать!

Интервью с основателем одного из известных и старейших ивент-агентств в Москве

Источник

Организация праздников: бизнес план

Сегодня очень многие начинающие предприниматели обращают свое внимание на бизнес, связанный с организацией праздников. Это связано с небольшими инвестициями, минимальными рисками и возможностью выйти на хорошую прибыль. Особенно такой бизнес пользуется популярностью в крупных городах, где в подобные агентства обращаются, как частные лица, так и крупные компании. В данной статье мы представляет подробный бизнес план по организации праздников, который позволит правильно стартовать проект.

При грамотном подходе бизнес по организации праздников станет удачный способом вложения средств. Несмотря на высокую конкуренцию, данный проект отличается высокой рентабельностью и может принести весьма серьезный доход.

Организация праздников: бизнес план

Плюсы и минусы бизнес идеи

Решив открыть агентство по организации и проведению праздников, важно проанализировать плюсы и минусы данного проекта, для того чтобы правильно оценить риски и возможности развития бизнеса.

1. Высокий спрос. Сегодня наметилась тенденция в оказании подобных услуг и все больше людей хотят видят праздник ярким и красочным. Без соответствующего оборудования, декора, работы ведущих и профессиональных оформителей здесь не обойтись.
2. Постоянные клиенты. Несмотря на жесткую конкуренцию, креативность и качество помогут создать базу постоянных клиентов.
3. Высокая доходность. При грамотно встроенной маркетинговой стратегии и профессиональном штате сотрудников, можно достаточно быстро выйти на окупаемость и хорошую рентабельность.
4. Минимальные вложения. Это позволит человеку с минимальными накоплениями выйти на рынок. Самой большой статьей расходов в данном бизнесе станет реклама услуг.

Главным недостатком такого проекта является высокая конкуренция, что обусловлено широким спросом.

Для того чтобы выделиться на фоне конкурентов, очень важно правильно определить свою целевую аудиторию, набрать штат профессиональных креативных людей и моментально отслеживать все модные тенденции в данном направлении.

Список услуг агентства

Данный бизнес связан с оказанием услуг по организации различных мероприятий, торжеств, тематических вечеринок.

В зависимости от выбранной целевой группы, важно определить направление работы агентства.

Это могут быть свадебные торжества, проведение корпоративных праздников, детских утренников, показов мод, выставок, конференций и т.д. Не обязательно останавливаться на одном направлении. Для привлечения клиентов лучше использовать сразу несколько вариантов.

Сегодня клиенты хотят получать услугу «под ключ», поэтому предлагаю организацию праздников и различных мероприятий, очень важно продумывать все до мелочей.

Анализ рынка

В бизнесе по организации праздников, очень важно правильно определить свою целевую аудиторию. От этого будет зависеть формат бизнеса, каналы поиска клиентов и продвижения студии.

Проводя анализ конкурентной среды, обратите внимание на следующие моменты:

• возраст детей;
• основное направление деятельности студии;
• график работы;
• список услуг;
• ценовую нишу.

Одним из основных факторов риска для любого предпринимателя, безусловно, является конкуренция. Именно от ее уровня зависит возможность продвижения на рынке, привлечение клиентов и т.д. Многие новички допускают серьезную ошибку, игнорируя этот внешний фактор, в чем допускают серьезную ошибку. Это не позволяет правильно соотнести потенциал бизнеса и оценить его слабые стороны.

В данном сегменте следует сразу учитывать высокую конкуренцию. Это связано с востребованностью данных услуг, возможностью выйти на хороший доход и минимальными вложениями.

Определение целевой аудитории

Запуская бизнес, важно понимать, на кого будут рассчитаны ваши услуги: на эконом категорию или премиум.

От правильного определения целевой аудитории зависит количество специалистов, уровень ремонта, выбор помещения и сервис. Анализ конкурентной среды поможет определить, в каком ценовом сегменте существует дефицит и целесообразно будет занять данную нишу.

Условно, клиентов можно разделить на три группы:

1. Состоятельные. Для таких клиентов очень важна оригинальность подачи, имя компании. Они готовы платить большие деньги, что позволяет реализовать множество идей. Выбрав данную группу людей в качестве основной целевой аудитории, можно рассчитывать на хороший доход. Только учитывайте, что и сумма инвестиций, уровень профессионализма должны быть соответствующими.
2. Средний достаток. Эта целевая аудитория позволит обеспечить стабильность доходов. Как правило, такие клиенты четко знают, чего хотят и готовы платить за высокую квалификацию персонала, за качественный сервис.
3. Эконом вариант. Данная аудитория не принесет большого дохода, не позволит раскрыть свой творческий потенциал из-за ограниченного бюджета, деле, но и инвестиции здесь могут быть самыми минимальными.

Определение ценовой политики

Для того чтобы выйти на рынок и занять свою нишу, необходимо правильно определить ценовую политику и предложить потребителю оптимальное соотношение цены и качества. Именно данный критерий учитывается клиентом при подборе таких студий.

Если вашим основным конкурентом будут выступать крупные студии, которые уже не первый год функционируют на рынке, сделайте ставку не на снижение цены, а на предоставлении фирменных услуг. Необходимо сделать ставку на креативности, качестве. Как правило, крупные компании располагают большим рекламным бюджетом. Как правило, основными клиентами здесь являются компании, которые заказывают корпоративы, поэтому бюджет у них достаточно большой.

Если же вы планируете занять среднюю нишу на рынке, и основными конкурентами будут мелкие компании, предоставляющие услуги частным лицам, то следует сделать акцент на цене. Но и занижать цену не рекомендуется. Предлагая самую низкую цену на рынке, вы просто не сможете содержать штат профессионалов. А персонал в этом бизнесе играет большую роль.

SWOT-анализ

На этапе анализа рынка, важно выполнить SWOT-анализ, который учитывает внешние и внутренние факторы, влияющие на успех фирмы.

• возможность индивидуального подхода;
• широкий спектр услуг;
• выгодное расположение;
• актуальные и оригинальные идеи;
• отличный уровень сервиса;
• минимальные вложения.

• отсутствие опыта на рынке;
• сильная конкуренция;
• отсутствие постоянных клиентов.

• развитие бизнеса и открытие филиалов;
• создание собственного сайта;
• высокая доходность;
• возможность покрывать большой сегмент рынка;
• возможное повышение спроса в целом;
• возможность реализации дополнительных услуг.

• колебания цен или демпинг со стороны конкурентов;
• появление новых направлений у конкурентов.

Кроме этого плана, составьте таблицу, которая позволит провести анализ и выявить риски, возможности проекта.

Изучите факторы конкурентоспособности по следующим критериям:

• индивидуальный подход к клиентам;
• спектр услуг;
• ценовая политика;
• репутация;
• расположение студии по организации праздников;
• график работы.

Организационный план

Для того чтобы запустить проект и успешно выйти на рынок по организации праздников, необходимо поэтапно выполнить следующие пункты:

1. Зарегистрировать бизнес.
2. Найти помещение и заключить договор аренды.
3. Закупить мебель и оргтехнику.
4. Нанять персонал.
5. Организация рекламы.

Регистрация бизнеса

Для ведения бизнеса в этом направлении, простой регистрации ИП будет достаточно. Поэтому процесс оформления документов не займет много времени.

Схема регистрации бизнеса следующая:

1. Подача документов на открытие ИП.
2. Выбор формы налогообложения.

Обязательным является заявление, паспорт и оплата пошлины в размере 800 рублей.

Что касается формы налогообложения, то эксперты рекомендуют выбирать упрощенную.

Далее, для того чтобы открыть студию по организации праздников, необходимо будет собрать следующий пакет документов:

• паспорт гражданина РФ;
• свидетельство о регистрации ИП;
• документ, подтверждающий постановку на налоговый учет;
• договор об аренде помещения;
• медицинские книжки сотрудников (в том случае, если вы нанимаете персонал);
• разрешение пожарной службы и санэпидстанции.

Поиск помещения

Помещение в данном бизнесе играет роль скорее с позиции демонстрации своего статуса, нежели служит для привлечения клиентов. Как правило, в подобные студии клиенты обращаются по телефону, через Интернет и т.д.

Несмотря на то, что большинство заказов вы будете получать по телефону, отсутствие офиса может вызвать у клиента серьезные опасения в вашей надежности и компетентности. Очень сложно заинтересовать клиента во время выездных переговоров. Сложно брать с собой все каталоги, показывать примеры работ и т.д.

Подбираем помещение для офиса

В том случае, когда клиент приходит на встречу в офис, он должен видеть стиль и ремонт интерьера, который соответствует тому ценовому диапазону, который вы выставляете на свои услуги.

Отличным вариантом станет выбор офиса в центре города. Не стоит снимать помещение на верхних этажах, посетителям будет сложно найти вас дойти.

Необходимо закупить качественную хорошую мебель для персонала и клиентов, орг технику, принтеры, ксерокс. Если вы планируете демонстрировать клиентам презентации своих услуг, то продумайте варианты ее реализации. Это может быть большой экран телевизора или проектор.

Уделите внимание яркой и оригинальной вывеске, которая не только будет привлекать внимание клиентов, но и демонстрировать уровень креативности и качества вашей студии.

При подборе помещения, необходимо обратить внимание на следующие факторы:

• цена аренды;
• долгосрочность аренды;
• включены ли коммунальные платежи в аренду;
• разрешение на размещение внешней рекламы.

Помещение должно находиться в районе с хорошей транспортной доступностью. Если вы решите сэкономить на аренде, и снимете помещение в спальном, промышленном районе – это не лучшим образом скажется на репутации фирмы.

Поиск персонала

Персонал студии по организации праздников – это ключевой фактор успеха, поэтому очень тщательно подходите к подбору специалистов. От того насколько креативно, слаженно они смогут справляться с проектами, зависит прибыль компании.

В организации такого бизнеса очень большую роль играет фирменный стиль, который выражается в мелочах. Для того чтобы придать центру общую стилевую направленность, будет разумно заказать футболки всему персоналу, который задействована в организации праздников. Это служит дополнительной рекламой компании и позволяет гостям быстро сориентироваться на празднике, где находятся работники студии.

Кроме креативного подхода к выполнению задач, работники должны хорошо разбираться в психологии клиента. Ведь в этом бизнесе самое важное — это правильно понять, в каком стиле хочет видеть свой праздник клиент.

Также персонал должен иметь приятную внешность и отличные коммуникабельные способности. Это позволит им быстро налаживать контакты с клиентами, выявляя потребность.

Квалифицированный сотрудник рекламного агентства должен соответствовать следующим параметрам:

• креативность мышления;
• коммуникабельность;
• умение разбираться в людях;
• стрессоустойчивость.

Кроме этих личностных качеств, конечно, необходим опыт работы в данной сфере и профессионализм. В соответствии с выбранным спектром услуг, который вы планируете реализовать в своем проекте, вы определите список профессиональных навыков, которыми должен обладать сотрудник. К ним относятся умение работать в графических редакторах, умение составлять рекламные тексты и слоганы, работать с продвижением в социальных сетях и т.д.

Для запуска бизнеса, достаточно будет нанять несколько менеджеров, которые будут курировать проекты. Узких же специалистов можно нанимать со стороны. Это позволит вам сократить расходы на зарплату и постепенно наработать базу профессионалов, с которыми вам удобно сотрудничать. Впоследствии, с расширением бизнеса, можно будет приглашать этих специалистов в свой штат.

Закупка оборудования

Кроме техники и мебели, которые необходимы для организации работы офиса, понадобится купить оборудование для проведения мероприятий.

Данный список четко зависит от выбранного мероприятия. Например, если основной специализацией вы выбрали проведение свадеб, то вам понадобится:

• цветочная арка для проведения торжественной церемонии бракосочетания;
• инвентарь для фотозоны;
• искусственные цветы;
• коврик для «молодых»;
• атрибуты для выездной церемонии;
• музыкальная техника, микрофоны и т.д.

Если вы хотите сосредоточить свое внимание на детских праздниках, тогда для проведения мероприятий понадобятся яркие костюмы, игрушки, канцелярские принадлежности.

Атрибуты для работы

Очень важно постоянно отслеживать модные тенденции и закупать соответствующее оборудование, костюмы, чтобы предлагать клиентам действительно качественную и актуальную услугу.

Маркетинговый план

Учитывая высокую конкуренцию в данном сегменте, большую роль нужно отвести рекламе.

Для привлечения клиентов подойдут стандартные способы:

• создание и продвижение собственного сайта;
• раскрутка центра через социальные сети;
• партнёрские программы (детские сады и школы, фотостудии, детские магазины);
• реклама на радио и ТВ;
• наружная реклама.

Мощная маркетинговая стратегия позволит быстро завоевать доверие и повысить узнаваемость.

Не стоит полагаться на эффект «сарафанного радио» в первый год работы. Для наработки базы постоянных клиентов, вам понадобится не меньше одного года.

Как показывает практика, наиболее сложным моментом является удержание интереса, нежели привлечение.

Уделите большое внимание яркой и креативной вывеске. Помните, что креативность – это ключ к успеху в вашем бизнесе. Поэтому сама вывеска уже должна говорить об уровне агентства и его потенциальных возможностях.

Для того выйти на рынок, возможно, придется нанять опытного специалиста в области продвижения услуг, который займется рекламой через социальные сети, организует рекламную кампания через наружные щиты, объявления в транспорте и т.д.

Видео. Стартап агентства по организации праздников

Финансовый план

Эта часть документа составляется в последнюю очередь, уже после того, как определен формат бизнес, исследован рынок и проведен СВОТ-анализ.

Все эти данные позволяют четко составить смету расходов и решить, какое количество оборудования, материала необходимо закупать для реализации бизнес идеи.

Данный раздел должен содержать следующие пункты:

• описание источников финансирования;
• расчет рентабельности;
• прогноз денежных потоков;
• определение рисков.

Планируем инвестиции и расходы

Для того чтобы открыть агентство по организации праздников в мегаполисе, понадобится не менее 500 тысяч рублей.

Смету расходов можно представить следующим образом:

• регистрация предприятия — 5000 рублей;
• аренда помещения — 300 000-400 000 рублей в год;
• ремонт — 50 000-60 000 рублей;
• коммунальные услуги — 1800-2000 рублей ежемесячно;
• офисная техника — 60 000 рублей;
• оборудование — 100 000-200 000 рублей;
• реклама – 100 тысяч рублей.

Доходы

Если со статьей расходов все ясно, то часть с подсчитыванием дохода у многих начинающих предпринимателей вызывает определенные затруднения.

Важно правильно оценить цену оказываемой услуги, чтобы удерживать конкурирующие позиции, не снижать рентабельность и при этом привлекать клиентов.

Учитывайте некоторую сезонность данного бизнеса, что может существенно сказать на прибыльности агентства. Сезонность позволяет варьировать ценник.

Так, во время Новогодних праздников, свадебного сезона, 8 марта цена на услуги может быть в два раза выше, чем в остальной период.

Обязательно разработайте программу лояльности, которая позволит наработать базу постоянных клиентов. Особенно это актуально с крупными заказчиками, которые обращаются в агентство для заказа корпоративных праздников, организаций конференций и т.д.

Скидку можно также предоставлять клиентам, которые заказывают услугу за 3-4 месяца до назначенной даты. Это позволит правильно составить график работы и подготовиться к мероприятию.

В первые несколько месяцев агентство будет выполнять не более 3-4 заказов.

Средний чек 1 заказа – 30-50 тысяч рублей.

При грамотно разработанной маркетинговой стратегии и высоком профессионализме работников, загруженность студии заказами через 6-8 месяцев может вырасти в 4-5 раз.

Поэтому к концу года, агентство сможет выйти на доход в 800-900 тысяч рублей ежемесячно.

При планируемом доходе в 1 миллион рублей, средняя окупаемость проекта составляет 6-8 месяцев.

Преимуществом данного бизнеса является отсутствие рамок по прибыли, именно поэтому агентство характеризуется высокой рентабельностью – около 65%.

Со временем, вы можете расширять штат сотрудников, осваивать новые направления и внедрять новые виды услуг. При этом не нужно будет расширять офис, закупать новую технику и т.д.

Видео. Бизнес по организации праздников

Источник