Как создать почтовый ящик для фирмы

Как создать корпоративную почту

Электронная почта уже давно стала неотъемлемой частью жизни интернет-пользователя. На неё мы получаем личные сообщения, уведомления, рекламу и новости. Наряду с личной — набирает популярность корпоративная почта. Обычно для личных целей мы используем адрес вида ivanov@gmail.ru или ivanov@mail.ru. Для email компании хочется выбрать имя, которое будет дублировать наименование организации. За основу названия электронного ящика компании можно взять свой домен. В этой статье мы расскажем, как создать почту со своим доменом.

Корпоративная почта ― это электронная почта, которая размещается на домен компании и используется только в рамках организации. Корпоративная электронная почта может иметь вид имя@домен, где: имя ― это имя сотрудника или отдела, домен ― доменное имя организации.

Например, в компании REG.RU есть email для связи с PR-отделом — pr@reg.ru.

Для чего используют корпоративную почту

Как сделать почту со своим доменом

1. Коммуникации с клиентами. Можно создать единую почтовую систему для общения с клиентами. Внутри этой системы могут быть общие настройки шаблонов и контактов, которые помогут ускорить процесс ответа клиенту. Также в общей системе легче отслеживать количество обращений, качество ответов и т. д.
2. Создание рабочей почты для сотрудников. У многих людей есть личный email. Чтобы не смешивать работу и личные дела, пользователи заводят ещё один ящик. Когда у компании есть корпоративный почтовый ящик, решается два важных момента. Во-первых, рабочая почта настраивает сотрудника на рабочий лад и позволяет чувствовать себя частью команды. Во-вторых, она помогает контролировать настройки почты, особенно это касается настроек безопасности.
3. Создание общего файлообменника для сотрудников. Можно открывать или ограничивать доступ к ресурсам компании по домену. Это увеличивает защищённость данных.
4. Контроль активности подчиненных. Корпоративный аккаунт позволяет отслеживать активность сотрудников. Особенно это актуально для тех отделов, которые занимаются ответами на вопросы клиентов.

Преимущества корпоративной почты

1. Запоминаемость бренда. Даже если человек не открыл письмо, он может увидеть название компании. Когда человек часто встречает одно и то же название, это способствует его запоминанию.
2. Лояльность пользователей. Пользователи с большим доверием относятся лояльнее к рассылкам с официального email организации, поэтому вероятность, что письмо откроют, в разы выше.
3. Письма реже попадают в спам. При создании корпоративной почты прописываются SPF и DKIM -записи. Благодаря им почтовые программы не расценивают письма как спам. Таким образом, письмо от организации, отправленное с корпоративной почты, потенциально может увидеть больше людей, чем письмо, отправленное с публичного домена.
4. Безопасность. Электронная почта часто подвергается атакам злоумышленников, так как в ней хранятся не только документы, но и множество рабочих переписок с конфиденциальной информацией. Для личных электронных почтовых ящиков дополнительные настройки безопасности не предусмотрены или для их установки нужны определённые знания. Для настройки корпоративной почты предлагается больше параметров безопасности и их настройкой может заняться специалист.
5. Защита клиентов от обращений злоумышленников. Не только телефонные мошенники могут притворяться сотрудниками известных организаций. Мошенническое письмо тоже может ввести в заблуждение. Если у компании есть свой email, то клиент уже не поверит письму, которое пришло с непривычного адреса.

Сервисы для настройки корпоративной почты

Для создания почты организации используют два вида сервисов:

• почта на домене,
• создание своего почтового сервера.

Создание почтового сервера ― сложный и затратный способ настройки. Он может подойти большим компаниям с тысячами пользователей. Подробнее об этом читайте в статье Что такое почтовый сервер и зачем он нужен.

Самый распространённый способ ― почта на домене. Такую услугу предоставляют Яндекс.Почта, Mail.ru и G Suite.

REG.RU предоставляет бесплатную корпоративную почту Яндекс и Mail.ru после регистрации доменного имени. Также у Яндекс.Почты есть платная версия «Почта 360». Она отличается расширенным функционалом: больше пользователей, возможность видеосвязи, дополнительное место на Яндекс.Диске. Почта Gmail платная. Цена зависит от количества пользователей.

Далее подробнее рассмотрим положительные стороны 3-х популярных почтовых сервисов.

Яндекс.Почта

Яндекс.Почта ― сервис для написания, отправки и получения электронных писем от компании Яндекс. В бесплатной версии предлагается до 1000 пользователей.

• высокий уровень распознавания спама,
• поддерживает десятки языков (русский, английский, татарский, азербайджанский, армянский, казахский и др.),
• встроенный антивирус с высокой защитой,
• кастомизация интерфейса,
• есть бесплатная версия.

Google Workspace

Google Workspace ― это большой выбор облачных приложений Google для бизнеса. Он включает в себя: Google Документы, Таблицы и Презентации, Hangouts (мессенджер и звонки) и Google Calendar и другие сервисы Google.

• множество дополнений для работы с документами,
• хорошая интеграция с облачными технологиями,
• менее зависим от блокировок,
• возможность совместной работы с документами.

Mail.ru для бизнеса

Mail.ru для бизнеса ― это бесплатный российский сервис, который позволяет создать до 5000 адресов сотрудников на домене.

• широкие возможности кастомизации,
• ориентация на российского пользователя,
• простой дизайн и настройки,
• есть функция создания рассылок и сервисы для опросов,
• возможность настройки автоответов,
• бесплатная программа.

Выбор почтового сервиса зависит от количества пользователей и потребностей компании. Если email нужен только для редкой связи с клиентами, то платная подписка нецелесообразна и стоит отдать предпочтение простому интерфейсу. Если в приоритете почта как многофункциональная платформа для работы сотрудников, то можно выбрать расширенные платные версии. В этом случае критерием выбора может стать количество функций, надёжность и цена. Стоит отметить, что платные сервисы внимательнее относятся к технической поддержке клиентов.

Как сделать корпоративную почту на своем домене

Как сделать почту на своем домене

Чтобы почта организации работала правильно, требуется её настроить. Если вы хотите создать почту на домене в сервисах Яндекс.Почта, Mail.ru или G Suite, воспользуйтесь подробными инструкциями:

Если рассматривать общий алгоритм, как создать доменную почту, то надо выполнить 5 шагов:

Шаг 1. Подключить домен. Зайдите в свою учётную запись почтового сервиса, введите доменное имя и подключите его.

Шаг 2. Добавить MX-запись . Обратите внимание! Если на домене уже прописаны MX-записи, то их нужно удалить, чтобы не возникало конфликтов в системе. Эту запись можно добавить как в Личном кабинете, так и в панели управления хостинга или VPS. Всё зависит от DNS-серверов, которые указаны для домена:

Шаг 3. Добавить SPF-запись . Она добавляется в поле TXT-запись и имеет вид v=spf1… Например, v=spf1 ip4:123.123.123.123 a mx include:_spf.hosting.reg.ru include:_spf.google.com

all , где 123.123.123.123 ― IP-адрес вашего сервера. Узнать IP-адрес можно в панели управления хостинга или VPS. Точную запись предоставит почтовый сервис. Эта запись снижает вероятность попадания ваших писем в спам.

Шаг 4. Добавить DKIM . Она добавляется в поле TXT-запись и имеет вид v=DKIM1… Точную запись предоставит почтовый сервис. Эта запись также снижает вероятность попадания в спам.

Шаг 5. Добавить пользователей. На этом шаге нужно добавить список пользователей, которые смогут работать в корпоративной почте.

Готово, теперь вы знаете, как сделать доменную почту.

Мы рассмотрели основные сервисы, которые позволяют сделать почту для бизнеса. На самом деле, их намного больше. Они предоставляют разные интерфейсы и функции, которые отличаются ценой, поэтому можно выбрать программу на свой вкус и кошелёк. Главное — точно понимать цель создания ящика.

Почта Gmail, Google диск, Hangouts, календарь и многое другое в одном пакете.

Источник

Корпоративная почта: преимущества, условия и инструкция по настройке в популярных почтовых сервисах

Корпоративная почта — email, привязанный к домену компании. Выглядит она таким образом: info@domain.com. В этой статье мы рассмотрим преимущества корпоративных почтовых ящиков и разберемся в условиях и алгоритмах их настройки в Яндекс.Почте, Gmail и на Mail.ru.

Преимущества корпоративной почты

Почтовый ящик на собственном домене отличается от ящиков, зарегистрированных на бесплатных доменах вроде @mail.ru или @yandex.ru, рядом преимуществ:

• Вы можете создать привлекательный и запоминающийся адрес, в котором будет читаться название вашей компании (если оно прописано в домене).
• Количество почтовых ящиков не ограничено: вы можете создать их для каждого сотрудника компании, каждого отдела и т.д.
• Корпоративная почта повысит узнаваемость бренда. Потенциальные клиенты, партнеры и другие адресаты при получении письма будут видеть название компании в почтовом адресе.
• Вы сможете повысить уровень доверия клиентов. Исходя из предыдущего пункта: письма, отправленные с адреса, в который включено название компании, вызывают больше доверия, чем письма с обычного email.

Корпоративная почта — обязательный атрибут любой серьезной компании. Поэтому, если у вас ее еще нет, рекомендуем исправить это упущение.

Как создать и настроить корпоративную почту

1. Указать и подтвердить имя сайта.
2. Добавить MX-запись.
3. Внести SPF-запись.
4. Прописать DKIM-подпись.
5. Добавить пользователей.

Запись MX представляет собой информацию в DNS (система доменных имен), предназначенную для маршрутизации почты, то есть для указания того, куда именно (на какой сервер) направлять сообщения.

Запись SPF защищает электронную почту от спама и фишинговых сообщений. Работает это следующим образом: в записи отправителя вносятся IP-адреса тех серверов, которые могут отправлять письма от имени email-адресов, привязанных к вашему домену. Сервер, принимающий письма от вас, проверяет их по SPF-записи и при обнаружении неразрешенного сервера блокирует сообщение.

Подпись DKIM повышает доставляемость писем. В каждое из них добавляется такая цифровая подпись, привязанная к домену отправителя. Принимающий сервер считывает ее и для определения репутации отправителя проверят наличие этой подписи в «черных» и « белых списках».

Инструкции по созданию корпоративной почты на разных сервисах

Выше мы уже упомянули самые популярные почтовые сервисы. Теперь рассмотрим, как создавать и настраивать корпоративные почтовые ящики в каждом из них.

Яндекс.Почта

Яндекс предлагает удобный и функциональный сервис Яндекс.Почта 360, на котором можно бесплатно завести и использовать корпоративную почту. Он пользуется популярностью не только в России, но и в странах СНГ.

Здесь можно открыть до 1000 почтовых ящиков. Размер не лимитирован. Увеличить количество можно по заявке.

Регистрируя почту на Яндексе, вы получаете:

• защиту от спама и вирусных программ;
• пространство для хранения данных (100 Гб на каждого пользователя), которое в дальнейшем можно будет увеличить;
• мессенджер с веб-версией для всех популярных операционных систем (macOS, iOs, Windows и Android);
• календарь;
• платформу для управления проектами и задачами компании;
• онлайн-сервис для создания базы знаний компаний.

Работать в сервисе можно с любого устройства.

Создание корпоративного почтового ящика в Яндекс.Почте 360 включает в себя 5 этапов:

1. Подключаем домен

Для этого нужно войти в свою учетную запись на Яндекс.Почте, кликнуть на « Яндекс.Почта для домена », ввести доменное имя и нажать кнопку «Подключить бесплатно».

Яндекс.Почта для домена

2. Подтверждаем имя сайта

Вы можете подтвердить домен одним из трех предложенных способов — с помощью метатега, HTML-файла или DNS-записи. Здесь мы подробно расскажем о третьем способе.

Сначала копируем запись, которую предлагает система.

Подтверждение домена через DNS-запись

В панели управления доменом делаем новую запись TXT и вставляем скопированный фрагмент. После того, как изменения будут приняты, запускаем проверку (это может занять до 72 часов).

3. Добавляем MX-запись

Заходим в «Профиль организации», переходим в «Управление DNS» и копируем MX-запись.

Копируем MX-запись

Теперь заходим в панель управления DNS домена, делаем новую запись MX, вставляем скопированное значение.

Создание новой записи MX

4. Добавляем запись SPF

В панели управления доменом создаем TXT-запись такого вида:

TXT-запись

5. Добавляем DKIM-подпись

Для этого заходим в Почту, открываем вкладку «DKIM-подписи», копируем указанное значение.

Добавляем DKIM-подпись

Далее заходим в панель управления DNS домена, создаем новую TXT-запись и вставляем скопированное ранее значение подписи.

Создание новой TXT-записи

Информация обновится в течение трех суток, после чего ваши письма начнут отправляться с указанной DKIM-подписью.

Gmail

Удобный и функциональный почтовый сервис Gmail входит в офисный пакет инструментов Google Workspace (раньше он назывался G Suite). Этот почтовый сервис платный. Каждый новый пользователь обойдется, как минимум, в $5,4 (по тарифному плану Business Starter). Бесплатный тестовый период — две недели.

Работая с Gmail, вы сможете просматривать сообщения и сохранять черновики в офлайн-режиме, добавлять новых пользователей или удалять уже добавленных, создавать группы, настраивать дополнительную защиту (к примеру, двухэтапную аутентификацию).

Одна из основных особенностей сервиса заключается в том, что вы сможете удаленно управлять мобильными устройствами (принудительно блокировать экран, запрашивать пароль для удаления данных). Эта функция полезна в случае потери устройства с важными данными.

Регистрируя корпоративный почтовый ящик на Gmail, вы получаете:

• возможность использовать удобные мобильные приложения для операционных систем Android и iOS.
• большое количество места для хранения писем и вложенных файлов (от 30 Гб);
• возможность устанавливать специальные программные модули (плагины) для улучшения функционала Gmail;
• интеграцию с виртуальным офисом Google Docs и другими сервисами Google для совместной работы.

1. Добавляем доменное имя

Заходим в Google Workspace и нажимаем «Начать».

Google Workspace

Указываем информацию о компании.

Добавление информации о компании

Прописываем ФИО администратора аккаунта и адрес электронной почты.

Заполняем контактную информацию об администраторе аккаунта

Указываем имя сайта.

2. Подтверждаем права на домен

Вы можете подтвердить права на имя сайта в Google Workspace одним из четырех доступных способов — с помощью TXT-записи, метатега, MX-записи, HTML-файла. Мы расскажем, как подтвердить права на примере добавления MX-записи.

Для начала удаляем все старые MX-записи в DNS-панели управления доменом.

Создаем новую запись MX в панели управления системы доменных имен, копируем значение, которое предлагает Google Workspace, и вставляем его в эту новую запись.

Сохраняем добавленную запись MX в DNS-панели, запускаем процесс подтверждения права собственности на имя ресурса и настройку email в панели подтверждения домена.

Запись MX

3. Добавляем запись SPF

В DNS-панели создаем TXT-запись со следующим значением:

Создание TXT-записи

4. Добавляем подпись DKIM

В консоли администратора Google Workspace переходим в блок аутентификации электронной почты. Выбираем домен и создаем новую запись.

Кликаем «Создание новой записи»

В новом окне выбираем длину ключа и префикс.

Кликаем «Создать»

Копируем сгенерированное значение и переходим в DNS-панель.

Копируем запись ТХТ

В DNS-панели создаем запись TXT и вставляем скопированный фрагмент.

Создание записи TXT

Заходим в настройки Gmail и начинаем аутентификацию.

Кликаем «Начать аутентификацию»

Проверяется запись не более двух суток.

Mail.ru

Почта на Mail.ru входит в пакет услуг «Mail.ru для бизнеса». Почтовый ящик здесь можно открыть и использовать бесплатно. Вместе с корпоративной почтой вы получите инструменты для редактирования документации, мессенджер, календарь, защиту от вирусов, а также возможности для:

• создания до 5 тысяч дополнительных почтовых ящиков с неограниченным объемом,
• интеграции с облачными хранилищами данных,
• использования приложений на Android и iOS,
• одновременной работы в нескольких аккаунтах,
• подключения SMS-уведомлений о приходящих на почту письмах.

Если вы решили создать почту для своей компании на Mail.ru, вам нужно войти в учетную запись и подключить домен на платформе «Mail.ru для бизнеса». Далее действуйте так:

1. Подтверждаем домен

DNS-проверка — самый простой способ подтверждения права собственности на имя вашего ресурса. Копируем предложенное сервисом значение. Создаем новую TXT-запись в DNS-панели, вставляем скопированное значение.

Подтверждаем домен на «Mail.ru для бизнеса»

Далее кликаем «Подтвердить».

2. Добавляем запись MX

В DNS-панели создаем новую запись MX и копируем предложенный сервисом фрагмент. Добавляем его и кликаем «Проверить все записи».

Добавление записи MX

Записи могут обновляться на протяжении нескольких часов. Если все сделано правильно, система сообщит об этом.

Подтверждение настройки МХ -записей

3. Настраиваем запись SPF

В панели управления DNS создаем TXT-запись, которая должна выглядеть следующим образом:

Настройка записи SPF

4. Добавляем DKIM-запись

Копируем значение DKIM-записи, предложенное сервисом. Далее создаем в DNS-панели новую TXT-запись и вставляем скопированное значение.

Добавление DKIM-записи

Итак, мы рассказали вам о самых популярных почтовых сервисах и их преимуществах, а также описали процесс создания корпоративной почты в каждом из них. Резюмируем все сказанное. Чтобы создать корпоративную почту, вы должны:

1. Определиться с почтовым сервисом. Для этого оцените удобство интерфейса, функциональность, инструментарий, стоимость (в Яндексе и на Mail.ru вы сможете создать почту бесплатно, а за корпоративный Gmail нужно платить).
2. Добавить домен и подтвердить, что он принадлежит именно вам.
3. Добавить MX-запись для маршрутизации почты.
4. Добавить SPF-запись для защиты от спама.
5. Добавить DKIM-подпись для повышения доставляемости писем.

Корпоративная почта позволит вам создавать уникальные email-адреса с именем вашей компании для отделов, подразделений и специалистов. Так вы сможете сделать свой бренд более узнаваемым и повысите уровень доверия к компании.

Источник