Как создать бизнес процессы документооборота

1С: Документооборот КОРП: настройка комплексных процессов как способ повышения эффективности компании

Каждая коммерческая организация имеет своей целью извлечение прибыли. Для достижения этой цели, менеджеры стремятся к расширению клиентской базы, что неизбежно влечет к появлению большого количества документов.
Для осуществления эффективной управленческой деятельности и принятия решений руководителю необходим анализ документации, обращающейся в организации:

— различные входящие письма, коммерческие предложения, жалобы и предложения клиентов и др.;
— исходящие письма, уведомления для клиентов, оферты договоров, сопроводительные письма к договорам и др.
— различные внутренние документы, приказы и распоряжения руководителей, служебные записки и т. д.
— и, конечно же, краеугольный камень любой организации – договоры.

Очень часто возникают ситуации, что часть документов теряется в кипах бумаг, часть информации из них забывается сотрудниками, а часть информации не считается сотрудниками важной. Это приводит к тому, что актуальная информация до руководителя не доходит. Результатом является то, что важные управленческие решения не принимаются вовремя или не принимаются вовсе.
К чему может привести отсутствие своевременного реагирования на изменяющуюся конъюнктуру рынка? – Организация не использует свой потенциал полностью, договоров заключается меньше, часть потенциальных и действующих клиентов уходит к более оперативным конкурентам. В результате, организация теряет прибыль.

Увеличить прибыль организации поможет внедрение 1С: Документооборот КОРП!

В каждой организации при обработке входящих, исходящих, внутренних документов, договоров есть уникальные бизнес процессы, которые не описываются стандартными процессами, предлагаемыми системами электронного документооборота. А доработки типовых решений программных продуктов требуют временных, материальных и трудозатрат. В 1С: Документооборот КОРП есть возможность настраивать сложные нестандартные процессы в пользовательском режиме, пользуясь средствами типовой конфигурации.
Для этого в 1С: Документооборот КОРП имеются шаблоны процессов, в которые отправляются документы. Для настройки шаблонов процессов в 1С: Документооборот существует отдельный блок «Управление процессами». Блок «Управление процессами» в интерфейсе программы представлен на рисунке 1.

Рисунок 1. Блок «Управление процессами» в интерфейсе программы.

Для настройки движений документов в организации между исполнителями есть возможность создания шаблонов процессов. Шаблоны процессов представлены на рисунке 2.

Рисунок 2. Шаблоны процессов в 1С: Документооборот КОРП

Рассмотрим на примере организацию документооборота на предприятии. Представим, такую ситуацию, что ООО «Ромашка» планирует заключить договор на приобретение в лизинг оборудования. На рынке существует несколько лизинговых компаний, которые присылают свои коммерческие предложения для ООО «Ромашка». Целью ООО «Ромашка» является наиболее выгодный вариант с самой низкой процентной ставкой и отсутствием дополнительных комиссий. Схема обработки коммерческих предложений представлена на рисунке 3.

Рисунок 3. Схема обработки коммерческих предложений в ООО «Ромашка»

Данные бизнес-процессы возможно реализовать с помощью типовой конфигурации 1С: Документооборот КОРП.
Для этого создадим комплексный процесс «Обработка коммерческих предложений лизинга» (рисунок 4):

Рисунок 4. Обработка коммерческих предложений лизинга

Установим порядок выполнения действий: «Все одновременно».
Далее, назначим, шаблон процесса для вида документа «Коммерческое предложение» и настроим автоматический запуск (рисунок 5).

Рисунок 5. Назначение шаблона процесса виду документа

Данные действия означают, что после регистрации коммерческого предложения, документ отправится одновременно на рассмотрение исполнительному директору и на ознакомление генеральному директору.
Созданный комплексный процесс в списке шаблонов процессов представлен на рисунке 6.

Рисунок 6. Созданный комплексный процесс в списке шаблонов процессов

Для принятия управленческих решений возможно формировать различные отчеты по входящим документам (рисунки 7, 8).

Рисунок 7. Статистика по входящим документам

Рисунок 8. Список входящих документов

С помощью процесса по обработке коммерческих предложения и настройки отчета руководитель получает актуальную информацию и может принимать эффективные управленческие решения.

Как уже писалось выше, что краеугольным камнем, в деятельности любой организации является заключение договоров. Бизнес-процесс согласования договоров уникален в каждой организации.
Рассмотрим, процесс заключения договора на примере ООО «Ромашка» (рисунок 9):

Для реализации вышеперечисленных бизнес-процессов создадим в 1С: Документооборот комплексный процесс «Обработка договоров лизинга». Данный составной процесс будет состоять из следующих процессов.
Первый процесс – это согласование с техническим директором. При этом, имеем условие, что, если он не согласовывает, то проект договора сразу же отправляется на доработку. В комплексном процессе создаем первый процесс «Согласование» и указываем исполнителем роль «Технический директор» и устанавливаем ему срок 4 часа (рисунок 10).

Рисунок 10. Процесс «Согласование»

Второй процесс – это одновременное согласование с финансовым директором и главным бухгалтером. При этом, также имеем условие, что, если кто-то из них не согласовывает, то проект договор отправляется на доработку. В комплексном процессе создаем второй процесс «Согласование» и указываем исполнителями роли «Финансовый директор», срок укажем 1 день и «Главный бухгалтер», установим срок 4 часа (рисунок 11).

Рисунок 11. Процесс «Согласование»

Третий процесс – это согласование с исполнительным директором. Его создадим аналогично первому процессу согласования.

Четвертый процесс – это необходимость ответственным лицам собрать соответствующие пакеты документов и установить связи с этими документами в карточке документа в базе. Для этого, в комплексном процессе создадим процесс «Исполнение» (рисунок 12).

Рисунок 12. Процесс «Исполнение»

Пятый процесс – это одновременное согласование с техническим директором, финансовым директором, главным бухгалтером и исполнительным директором. Для этого, создадим процесс «Согласование», аналогично второму процессу (Рисунок 13).

Шестой процесс – это подписание Генеральным директором (рисунок 14).

Рисунок 14. Процесс «Подписание»

Седьмой процесс – это регистрация документа (рисунок 15). При этом, документ регистрирует автор документа. Для этой цели в качестве исполнителя процесса воспользуемся автоподстановкой.

Рисунок 15. Процесс «Регистрация»

Восьмой процесс – это отправка контрагенту экземпляра договора, ожидание подписанного экземпляра от контрагента. Для этой цели создадим процесс «Исполнение» (рисунок 16).

Рисунок 16. Процесс «Исполнение»

Девятый процесс – это списание договора в дело. Для это цели создадим аналогичный процесс «Исполнение» как в восьмом процессе.

Весь комплексный процесс «Обработка договоров лизинга» будет выглядеть следующим образом, как на рисунке 17:

Рисунок 19. Комплексный процесс «Обработка договоров лизинга»

Далее, шаблон назначается для вида документов и, при необходимости, настраивается автозапуск.
По договорам также возможно формирование отчетов для их анализа и принятия эффективных управленческих решений (рисунок 20).

Рисунок 20. Динамика сумм и количества заключенных договоров

При учете исходящих документов в 1С: Документооборот КОРП также можно повышать эффективность управления бизнес-процессами организации. Например, при подготовке коммерческих предложений для своих клиентов. По исходящим документам также возможна настройка комплексных процессов и, по результатам исполнения задач, формирование различных отчетов для принятия актуальных управленческих решений руководителями организации.

Таким образом, согласно примеру выше, можно убедиться, что внедрение 1С: Документооборот КОРП поможет организовать самые сложные бизнес-процессы предприятия, обеспечить прозрачность ведения документации, что в свою очередь позволит:

• повысить качество управления организацией, путем получения актуальной информации и возможности оперативно на неё реагировать;
• повысить качество работы сотрудников, путем анализа и контроля над исполнением;
• повысить производительность труда, из-за отсутствия траты времени на поиск документов, потери документов в кипах бумаг и перемещений их из рук в руки, хождений из кабинета в кабинет;
• снизить недобросовестное поведение сотрудников, путем отсутствия возможности сказать «Не видел», «Не знаю», так как все действия пользователей в базе возможно отследить;
• широкие возможности в настройках прав доступа позволят ограничить доступ к информации в зависимости от должностей, от функциональных задач;
• для крупных компаний, имеющих филиалы в разных городах, появляется возможность объединения информации в единую базу.

Источник

1С:Документооборот — Настройка бизнес-процессов

Ниже размещен сценарий видеоролика о модуле «Корпоративные процессы», который вы можете посмотреть здесь

Сегодня мы покажем вам небольшой видеоролик о создании бизнес-процессов в «1С:Документооборот КОРП» с помощью новой подсистемы «Корпоративные процессы».

Откроем подсистему «Корпоративные процессы».

Корпоративные процессы создаются и редактируются в обычном пользовательском режиме без программировния. Проектирование процессов происходит в справочнике «Виды процессов». Далее, на основании этого справочника создаются и запускаются на исполнение экземпляры процессов.

Экземпляры процессов порождают задачи и выполняют другие действия по маршруту выполнения бизнес-процесса.

Перейдем к проектированию нового вида бизнес-процесса. Создадим новый элемент справочника. В данном ролике мы будем создавать достаточно простой процесс, назовем его «Оплата счета».

В маршруте бизнес-процесса можно использовать точки различных видов.
Для выдачи задач используется точка с типом «Действие».

Откроем точку «Действия» — мы видим, можно настроить список пользователей, установить текст задания и настроить прочие параметры.

Установим наименование «Уточните срок поставки и сумму счета», в качестве исполнителя выберем одного сотрудника — Великанову.

Запишем и закроем точку.

На закладке «Параметры процесса» установим предмет — входящий документ, его необходимо будет заполнить в нашей точке действия.

Установим название «Счет поставщика».

В нашем примере бизнес-процесс будет анализировать сумму счета и если она меньше 100 тысяч рублей, процесс пойдет по одной ветви, если больше по другой.

Вернемся к схеме маршрута бизнес-процесса, добавим точку «Условие» и ещё одну точку «Действие».
Соединим их с точкой «Завершение».

Обратите внимание, настройка бизнес-процессов выполняется без программирования, в пользовательском режиме.

Откроем точку «Условие». Установим наименование «Сумма счета больше 100 тысяч ?». Мы можем установить проверку условия по значением реквизитов нашего предмета. Но, мы сейчас рассмотрим дополнительную возможность, предоставляемую модулем «Корпоративные процессы».
Установим тип «Проверка значений переменных».

Вернемся в наш вид процесса и перейдем на закладку «Переменные». Добавим две переменные «Сумма счета» и «Срок поставки». Теперь мы можем использовать эти переменные во всех точках процесса.
Откроем точку «Условия» и отредактируем тип условия «Проверка значений переменных». Укажем что сумма счета должна быть больше 100 тысяч. В таком случае маршрут пойдет по ветви «Да», иначе по ветви «Нет».

Теперь откроем первую точку «Действие» и на закладке «Переменные» укажем необходимость заполнения двух переменных исполнителем этой задачи.

Настройка выполняется на закладке «Переменные». Отметим здесь флажок «Обязательная».
Теперь перейдем к точке действия по ветви «Нет». Установим её наименование. Пусть это будет «Простая оплата». Исполнителем в данной точке будет главный бухгалтер — Зеленец.

Давайте теперь определим, какие действия будут выполнятся при прохождении по ветви «Нет». Тут сумма счета больше 100 тысяч и мы планируем запускать отдельный подчиненный бизнес-процесс для согласования такого счета.

Добавим точку «Вложенный процесс». Мы можем указать корпоративный процесс также созданный с помощью визуального редактора, а можем указать один из типовых процессов «1С:Документооборот КОРП».

Давайте выберем шаблон типового процесса «Согласование» с наименованием «Согласование заявки на расходование средств». Также отметим флажок «Останавливать текущий процесс до окончания подпроцесса». Теперь, если процесс пойдет по ветви «Да» он автоматически запустит подроцесс согласования заявки и будет ждать его выполнения. Установим наименование «Согласование заявки».

Когда подпроцесс будет выполнен управление вернется в наш процесс и, если бы мы разместили другие точки в этой ветви процесс начал бы их выполнение. В нашем же кратком примере процесс перейдет к точке «Завершение» и корпоративный бизнес-процесс будет завершен.

Запишем наш вид процесса и создадим на его основе экземпляр бизнес-процесса.

Создадим новый экземпляр нажав на кнопку «Создать экземпляр процесса»
Установим его наименование — «Согласование оплаты счета» и отправим процесс на исполнение нажав кнопку «Старт».

Давайте теперь посмотрим его схему. Мы видим, что процесс начал выполнятся и перешел к первой точке «Действие» с названием » Уточните срок поставки и сумму счета» — данная точка выделена желтым на схеме. В этой точке были созданы задачи пользователям. Перейдем на закладку «Задачи сотрудников», здесь видно выданные процессом задачи для исполнителей.

Закроем экземпляр процесса и закроем вид процесса.

Перейдем в общий список задач программы «1С:Документооборот». Для этого откроем подсистему «Совместная работа» и выберем пункт «Все задачи».

Так же можно открыть список задач исполнителей и из подсистемы «Управление процессами».
Мы видим, что задачи, созданные «Корпоративным процессом» (построенным в визуальном редакторе) размещаются вместе с остальными задачами, соответственно, нам будут доступны все средства анализа задач системы «1С:Документооборот КОРП».

Теперь откроем систему от лица сотрудника Великанова.

Все задачи, созданные в настроенным нами маршруте бизнес-процесса также отображаются в разделе «Начальная страница» системы «1С:Документооборот», в подразделах «Задачи мне» или «Задачи отдела».

Откроем список задач сотрудника. Мы видим задачу из корпоративного процесса «Оплата счетов».
Откроем задачу уточнения срока и суммы.

Попробуем выполнить. Система не принимает результат, так как не заполнены обязательные реквизиты.

Заполним переменные процесса, установим сумму счета меньше 100 тысяч, например 45 тысяч. Установим дату поставки например, 16 ноября 2015 года

Также укажем счет поставщика и выполним задачу исполнителя.

Вернемся к нашему экземпляру процесса через список «Корпоративные процессы».

Посмотрим на схему процесса, мы наглядно видим, что процесс прошел дальше — ко второй точке.
Откроем процесс.

Посмотрим журнал процесса, мы видим, что все действия аккуратно протоколируются.

С корпоративными бизнес-процессами можно выполнять те же действия, что и с обычными процессами программы «1С:Документооборот» в том числе можно настраивать их повторение, устанавливать подписку на события и выполнять прочие действия.

Все эти действия доступны через пункт меню «Ещё» списка корпоративных процессов.
Например, можно поставить наш бизнес-процесс на контроль, в таком случае он будет отображаться на начальной странице пользователя в разделе «Контроль».

Давайте снова откроем вид процесса.

Обратите внимание на возможность настроить формы процессов и задач без программирования. Например, для полного соответствия целям автоматизации бизнес-процесса предприятия, вы можете полностью изменить название кнопок форм бизнес-процессов, переопределить названия закладок или скрыть не нужные элементы.

Мы с вами рассмотрели создание и настройку нового вида бизнес-процесса, запуск его исполнение и работу пользователей с его задачами.

При необходимости вы можете сами создавать, изменять и настраивать бизнес-процессы в «1С:Документооборот» без внесения изменений в «Конфигураторе» и привлечения программистов. Это просто и действительно удобно.

Дополнительной возможностью подсистемы «Корпоративные процессы» является возможность создавать библиотеку бизнес-процессов и обмениваться настроенными видами процессов с помощью xml-файлов. Каждый вид бизнес-процесса можно выгрузить в файл и в последующем загрузить из файла в другой базе данных.

Планируется размещение библиотеки общедоступных бизнес-процессов на нашем сайте.
Рассмотрим другие возможности по проектированию процессов в подсистеме «Корпоративные процессы».
Давайте теперь откроем вид процесса «Закупка оборудования». Данный вид процессам мы создали ранее и вы можете найти его в демонстрационной базе нашего продукта.

В данном виде процесса есть точка выбора оборудования. Это точка с типом «Выбор варианта». В отличие от точки «Условие» в такой точке можно определить выбор среди нескольких ветвей маршрута.

Откроем точку выбора варианта. В ней можно реализовать выбор по «Условиям маршрутизации», по произвольной программной функции или, как в нашем случае, по значениям переменных процесса.
В нашем процессе существует переменная «Тип оборудования» у неё может быть три значения. Каждому значению мы определили свою ветвь маршрута.

Например, если переменной «Тип оборудования» будет присвоено значение «Промышленное», то процесс пойдет к ветви «Подготовка основного склада».

В данном процесс также реализована настройка экранных форм задач и процессов.
Перейдем на закладку «Параметры процесса». В нижней части указана настройка «Процесс оборудования». Давайте откроем её. Мы видим, что в ней мы переопределили названия некоторых закладок формы процесса и названия кнопок.

Например, стандартная кнопка «Старт» теперь называется «Начать закупку». Вернемся к общей схеме закупки оборудования.

Все рассмотренные нами возможности реализуются без изменения программного кода программы «1С:Документооборот КОРП«.

Мы увидели, что создание новых процессов выполняется в пользовательском режиме быстро и эффективно.

В демонстрационной версии продукта вы можете найти рассмотренные возможности, а также дополнительный функционал продукта.

Источник