Свой бизнес: архив
Мы все привыкли к мысли о том, что бизнес должен приносить прибыль. Производство производит, торговля, соответственно, что-то продает. Инженеры разрабатывают, технологи соблюдают. И так далее. И все направлено на получение прибыли.
Сосредотачиваясь на финансовых результатах, часто забывают, что у бизнеса есть кроме права получать деньги еще и определенные обязанности. Это различные налоги и сборы – в первую очередь. О них нам вовремя напоминает недреманное око налоговой инспекции. Экологическая безопасность, о которой не дают окончательно забыть Роспотребнадзор и сопутствующие организации. Но есть один аспект, о котором напоминают нечасто. Но когда дело касается бизнеса – мелочей не бывает. Речь идет о ведении архива организации. Согласно законодательству РФ документы, в зависимости от их вида, должны храниться от 3 до 10 (и более) лет. Например, первичная бухгалтерская документация должна храниться не менее 5 лет; документы, создаваемые в ходе банковской деятельности и деятельности страховых организаций – в среднем от 3 до 5 лет; документы, касающиеся несчастных случаев на производстве подлежат хранению в течение 45 лет.
При этом согласно архивному законодательству РФ к помещению архива предъявляется ряд достаточно жестких требований в отношении пожарной безопасности, температурно-влажностного и охранного режимов и т.д. И если в случае с обычными производственно-торговыми организациями малого и среднего бизнеса все достаточно просто – документы хранятся в бухгалтерии в четырех-пяти шкафах, то для некоторых других категорий организаций вопрос хранения архивов стоит достаточно остро. В первую очередь речь идет о банках (и других инвестиционно-финансовых структурах), а также о страховых компаниях. Их основное отличие состоит в том, что объем документооборота буквально в сотни и тысячи раз превосходит торговые или производственные организации. И это на фоне дефицита свободных площадей: банки и страховые компании стремятся обосноваться в престижных бизнес-центрах или отдельно стоящих зданиях с хорошим трафиком. А это значит высокую арендную ставку. Что, в свою очередь, означает желание управляющих максимально эффективно освоить имеющееся пространство, что не предполагает, как мы понимаем, оборудование просторного и должным образом оснащенного помещения под архив. Кроме того, в архивах этих организаций содержится информация, утечка которой означает для них серьезные проблемы – номера счетов, данные пластиковых карт, денежные обороты клиентов и т.д.
Это было вступление. В основной части поговорим о том, как именно можно заработать на том, что с 2011 года надзорные службы проявляют повышенный интерес к соблюдению норм хранения архивной документации.
Примем за аксиому то, что оборудовать соответствующее всем нормам и требованиям помещение, держать в штате как минимум одного архивариуса – все это совершенно ненужная головная боль для вышеупомянутых организаций. Гораздо проще передать это «счастье» на аутсорсинг. Собственно, вот и она – возможность заработать: частное архивное хранилище.
Свой тренинговый центр за 55 000 руб. Можно вести бизнес онлайн!
В стоимость входят комплект материалов для очного проведения всех программ + 2 дня живого обучения онлайн. Бессрочное право проведения 10 программ. Никаких дополнительных отчислений и платежей. Запуск за 2 дня.
На сегодняшний день рынок данного вида услуг в России выглядит следующим образом. По сути, специализирующихся на данном виде услуг игрока всего два – это зарубежные компании, имеющие серьезные ноу-хау, а также хранилища во всех региональных центрах страны. Они оказывают целый ряд услуг, таких например как:
— внеофисное защищенное хранение архива (как на бумажных, так и на электронных носителях);
— архивная обработка данных;
— предоставление удаленного доступа к архиву;
— перенос на электронные носители;
— сертифицированное уничтожение документов.
Подобный подход достаточно серьезен, но, по сути, основная масса предлагаемых услуг интересна лишь единицам. Стоимость же относительно высока, т.к. компаниям необходимо содержать большой штат сотрудников, в том числе административный и управленческий персонал, плюс надбавка за реноме. Но об этом чуть позже.
Также услуги внеофисного хранения предлагают и региональные компании, специализирующиеся на ответственном хранении всего подряд. В этом случае не приходится говорить о какой бы то ни было защите данных от возможных утечек. Информация о вкладах может запросто оказаться на одной полке с комплектом зимней резины или хламом из бабушкиного чулана, который жаль выбрасывать из сентиментальности.
Что в итоге? Простор для грамотно организованной деятельности по защищенному хранению архивов. Бороться придется со специализированными компаниями, склады ответственного хранения всерьёз мы не принимаем. Противопоставить их опыту и широте спектра услуг можно доступную стоимость за счет более узкой специализации, а, следовательно, сокращение количества персонала и технологических процессов.
Наиболее востребованными услугами на практике являются внеофисное защищенное хранение архива и уничтожение документов. Изыски вроде хранения бэкап-копий сервера на магнитных кассетах (которое, к слову предполагает наличие отдельного магнитозащищенного помещения) или облачного доступа к цифровой версии архива, как мы говорили ранее, интересны лишь единицам компаний. Впрочем, и сертифицированное уничтожение имеет один нюанс – стоимость нового промышленного шредера начинается от 2,5 млн. рублей; срок окупаемости – велик. Поэтому, если у вас нет возможности приобрести б/у технику по сходной цене, стоит задуматься о несертифицированном уничтожении. Каким образом – подскажет фантазия.
Разберемся, что же понимается под защищенным хранением. Кроме соблюдения требований к помещению (температура и влажность, освещенность, защита от пожара), то есть от факторов, могущих привести к физическому разрушению документов, необходимо также обеспечить защиту от утечки секретной информации. Помещение должно иметь круглосуточную охрану, доступ в помещение – только ограниченному кругу ответственных лиц. Плюс ряд специальных мероприятий, о которых поговорим ниже.
Единицей архивного хранения является архивный короб из влагозащищенного картона, вмещающий 5 толстых канцелярских папок. Короба располагаются на стеллажах с пронумерованными местами хранения. Для обеспечения большей безопасности каждый короб получает уникальный штрих-код (информация о владельце на сам короб не наносится), а номер заносится в базу. Место хранения за коробом не закрепляется, а происходит периодическая ротация коробов на стеллажах. Таким образом, узнать, где именно находится короб клиента «N», можно только обратившись к системе складского учета, доступ к которой должен быть предоставлен двум-трем операторам с высоким уровнем допуска. По требованию клиента необходимый короб может быть извлечен и доставлен в офис.
Услуга по уничтожению носителей информации осуществляется по истечении установленного срока хранения документов. Производится путем измельчения бумажных носителей с помощью промышленного шредера, имеющего сертификат определенного образца, подтверждающий невозможность восстановления уничтоженного документа. Уничтожение может производиться как в присутствии представителя клиента, так и с созданием видеозаписи процесса, а также с выдачей акта об уничтожении.
Рассмотрим затраты на организацию архива. Для регионального центра вполне достаточно будет помещения в 350 кв. м. с высотой потолка не менее 6 м, где будет располагаться само хранилище, а также офис с операторами, отделом продаж и т.д. Из требований к помещению: непылящий пол, отопление, наличие исправно работающей активной вентиляции. Стоимость складских помещений в регионах на сегодняшний день составляет в среднем 300 рублей. Общая стоимость аренды склада составит 105 000 рублей в месяц.
Оснащение склада системами порошкового (не водяного!) пожаротушения и контроля доступа обойдется примерно в 500 тыс. рублей. Стоимость, однако, рассчитывается индивидуально и зависит от многих факторов, так что названная цифра может как измениться незначительно в меньшую сторону, так и неограниченно – в большую.
Для хранения коробов используются многоярусные фронтальные стеллажи, производимые, как правило, под заказ с учетом особенностей помещения. Для расчета необходимого количества мест необходимо определиться с возможностями отдела продаж – сколько единиц хранения мы сможем получить в качестве контрактов в течение первого года. Реально оценивая все возможности, можно говорить о 3 000 коробов в течение первого года. Для понимания – средней руки филиал страховой компании, ведущий деятельность в регионе около 5 лет, может сдать на хранение от 150-200 коробов единоразово; ежемесячно будут прибавляться еще 2-3 новых короба. Таким образом, за первый год нам достаточно заключить контракты с 20 организациями. План вполне выполнимый. Остается рассчитать количество мест (или, иначе, ячеек) на стеллажах. На одном поддоне умещается 15 коробов; получаем 200 мест хранения на первый год работы; при стоимости от 500 рублей за место, бюджет на изготовление стеллажей составит 100 000 рублей. Далее – ежегодное расширение складского фонда в зависимости от темпов роста продаж.
Для осуществления манипуляций с поддонами необходим ричтрак (разновидность погрузчика). Учитывая не слишком большую нагрузку на него в процессе работы, целесообразно остановить выбор на машине, бывшей в употреблении. Стоимость его будет зависеть от выбранной высоты складского помещения – чем выше стеллаж, тем дороже ричтрак. Средняя стоимость такого погрузчика для высоты в 6 м составит примерно 300 000 рублей.
Программное обеспечение для управления складом и пара терминалов сбора данных (для считывания штрих-кодов на коробах) выйдет примерно в 200-250 тыс. рублей. Оборудовать офисное помещение при архиве – еще 200 000.
Короба необходимо доставлять от клиента в архив и, по требованию, из архива клиенту. Для этого нам необходим автомобиль. Подойдет компакт-вэн типа Fiat Doblo или Skoda Roomster. При желании можно ограничиться и Lada Largus. В любом случае, бюджет на авто – около 300 000 рублей.
Из персонала на первом этапе нам потребуются: 2 грузчика (возможно совмещение с функционалом водителя), 1 оператор склада (возможно совмещение с функционалом грузчика), 2 менеджера по продажам. Охранника и бухгалтера можем взять на аутсорсинге. Фонд оплаты труда, таким образом, составит 100-120 тыс. рублей в месяц.
С регистрацией бизнеса также возможны нюансы. Выбор организационно-правовой формы в данном случае не принципиален. Важен классификатор ОКВЭД. В том случае, если мы выберем «Услуги библиотек и архивов», в обязательном порядке потребуется получение лицензии от Госархива на «описание, консервацию и реставрацию архивных документов». Процедура не то чтобы сложная и затратная, но все же требующая времени определенных согласований. Если мы готовы ограничиться только хранением и не расширять список услуг оцифровкой, описанием архивов и прочими подобными вещами, можно регистрироваться как склад ответственного хранения.
Подводя итог затрат получаем следующие цифры. Инвестиции в открытие относительно велики – около 1,5 млн. рублей. Плюс оборотные средства – 300-350 тысяч. Ежемесячные затраты – аренда и зарплата – 220 тысяч рублей; добавим сюда коммунальные платежи, ГСМ, мобильную связь менеджеров по продажам и получим 300 000 рублей в месяц.
Для того чтобы понять, сколько мы сможем заработать на этой затее, составим план продаж. Помним о том, что средний клиент приносит 150 коробов единоразово и 2 короба каждый месяц в дальнейшем. План по привлечению в первый год – 20 клиентов; во второй – 30; в третий – 40. При средней стоимости хранения короба у крупных игроков рынка от 30 рублей в месяц, мы можем предложить (при наличии финансовых резервов на первые три года) стоимость хранения в 20 рублей. Такая разница в цене с лихвой покроет отсутствие красивой вывески и громкого имени. Кроме того, зарабатывать можно на сопутствующих услугах: упаковке и доставке коробов в хранилище, изъятию из хранилища и доставке клиенту и др.
Без учета дополнительных услуг дефицит бюджета в первый год работы составит 2 880 000 рублей; во второй – 1 680 000; в третий год предприятие выйдет на точку безубыточности. После этого, даже при отсутствии постоянной положительной динамики привлечения новых клиентов, предприятие будет получать постоянный пассивный доход от увеличения числа коробов существующих клиентов, который, к тому же, каждый месяц будет расти. К пяти-шести годам функционирования организации прибыль может достигать 150 000 рублей в месяц и более.
Все полученные нами цифры как бы (прозрачно) намекают: создание защищенного архива – дело не из легких, в первую очередь по причине больших вложений и значительного срока окупаемости. Однако, принимая во внимание относительную простоту организации, отсутствие тесной конкуренции и довольно высокие прибыли в долгосрочной перспективе, в первую очередь за счет постоянно растущего пассивного дохода, это направление стоит того, чтобы обратить на него внимание.
Источник
СОЗДАЕМ АРХИВ В ОРГАНИЗАЦИИ. КАК ПРАВИЛЬНО ЭТО СДЕЛАТЬ?
Как организовать архив? Как правильно хранить документы и сколько лет? Как определить сроки хранения документов? Можно ли уничтожить «ненужные» документы? И еще много подобных вопросов возникает у руководителей, которые, заботясь о сохранности документов, не знают, с чего начать, как правильно организовать хранение документов. К сожалению, не все руководители правильно понимают роль и значение архивов, у многих сложилось упрощенное представление об архиве, как о складе старых и ненужных бумаг, которые можно сложить в пыльную кладовку. Но это далеко не так. Даже небольшая организация имеет свою историю, которая отражается в приказах, отчетах, аналитических справках и других документах по основной деятельности, а документы по личному составу содержат сведения о стаже и о заработной плате, необходимые людям, работавшим в этой организации. Руководители в свою очередь несут ответственность за сохранность тех и других документов.
И все же, зачем создавать архив в организации и как это сделать правильно?
Во-первых, архив в организации создается с целью централизованного хранения, упорядочения и использования документов, законченных делопроизводством, в том числе и документов по личному составу.
Хранение документов в архиве организации осуществляется в течение сроков, установленных статьей 22 Закона РФ «Об архивном деле в РФ» от 22.10.2004 г. № 125-ФЗ.
В зависимости от объема документов архив создается как самостоятельное структурное подразделение организации или подразделение в составе службы делопроизводства, осуществляющее прием и хранение архивных документов. В зависимости от состава документации в организации могут создаваться: архив управленческой документации, научно-технический архив, аудиовизульный архив, архив документации на электронных носителях.
Во-вторых, необходимо знать, какие нормативно-методические документы помогут при организации работы архива: это –
-Основные правила работы архивов организаций, утверждены решением коллегии Росархива 06.02.2002 г.,
-Перечень типовых управленческих документов, образовавшихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утвержден директором Росархива 06.10.2000 г.,
-Примерное положение об архиве организации, утвержденное приказом Росархива от 18.08.1992 г. № 176.
В-третьих, необходимо возложить обязанности на работника (или структурное подразделение) по ведению архива; разработать положение об архиве на основании Примерного положения об архиве организации, согласовав его с архивной службой (архивное учреждение на территории города или района).
В-четвертых, выделить помещение (хранилище), отвечающее нормативным требованиям хранения документов и условиям труда работников. Как требует архивное законодательство «руководитель обязан обеспечить финансовые, материально-технические условия, необходимые для комплектования, хранения, учета и использования архивных документов».
В этой статье мы рассмотрим вопросы, касающиеся требований, предъявляемых при освоении помещений и о создании оптимальных условий для хранения документов, а также об ответственности за сохранность документов в организации.
Требования к помещению, выделенному под архив
Архиву должно быть предоставлено специально построенное или приспособленное здание либо отдельное помещение в административном здании организации. Не допускается использование ветхих, сырых, неотапливаемых, не отвечающих санитарно-гигиеническим требованиям помещений (в частности, подвалов и чердаков), а также помещений, соседствующих со службами общественного питания, пищевыми складами и складскими помещениями для хранения взрывчатых и пожароопасных веществ.
К помещению, выделенному под хранение документов, предъявляются следующие требования:
-хранилище должно быть безопасным в пожарном отношении, гарантированным от затопления, иметь запасной выход;
-помещение должно быть оборудовано охранной и противопожарной сигнализацией;
-в хранилище не должны проходить газовые, водопроводные, канализационные трубопроводы;
-электропроводка должна быть скрытой, розетки и выключатели должны быть размещены на наружной стене хранилища;
-не допускается размещение предметов бытовой техники, посторонних предметов;
-запрещается применение открытого огня, нагревательных приборов, хранение пищевых продуктов.
Хранилища должны быть оборудованы стеллажами для размещения документов, стеллажи могут быть стационарными или передвижными. Стеллажи устанавливаются перпендикулярно стенам с оконными проемами, расстояние между стеллажами – 75 см, расстояние между нижней полкой и полом – не менее 15 см. Документы хранятся в коробках или связках. Не допускается хранение документов на полу или подоконниках.
Требования к соблюдению режимов хранения
Соблюдение режимов хранения документов обеспечивается при создании оптимальных условий хранения, исключающих утрату, повреждение документов и вредное воздействие на них окружающей среды:
-температурно-влажностный режим для хранения документов на бумажной основе достигается при температуре не менее 17-19° С, при относительной влажности воздуха 50-55%; в помещениях с нерегулируемым климатом рекомендуется проветривание, установка дополнительных источников осушения воздуха; измерение параметров температуры и влажности осуществляется специальными приборами: психрометрами, гигрометрами, термометрами;
-соблюдение санитарно-гигиенического режима предполагает содержание хранилища в чистоте, в условиях, исключающих возможность появления плесени, насекомых, грызунов и накопления пыли; в помещении хранилища необходимо проводить систематическую влажную уборку, проводить обеспыливание стеллажей, полок, коробок и связок не реже одного раза в год, проводить обследование на выявление биологических повреждений документов и при обнаружении принять срочные меры по дезинфекции и дезинсекции помещений; с целью профилактики полы, плинтусы, стены, подоконники, оборудование хранилища обрабатываются водными растворами антисептиков (2% формалин или 5% катамин) не реже одного раза в год;
-для соблюдения светового режима хранение документов осуществляется в условиях затемнения естественного освещения, на окнах должны быть светозащитные шторы или жалюзи, исключающие попадание прямых солнечных лучей на документы; для искусственного освещения применяются лампы накаливания в закрытых плафонах;
-для соблюдения охранного режима хранения документов помещение архива должного быть оборудовано пожарной и охранной сигнализацией; в нерабочее время двери хранилища должны опечатываться; помещение должно быть оборудовано огнетушителями из расчета: один на площади 50 м 2 , но не менее двух на отдельное помещение; в архиве должен быть разработан план эвакуации на случай чрезвычайной ситуации.
Ответственность за хранение, учет и использование архивных документов
Архив совместно с руководителем организации несет ответственность за:
-несоблюдение условий обеспечения сохранности документов;
-утрату и несанкционированное уничтожение документов;
-необоснованный отказ в приеме на хранение документов постоянного хранения, документов по личному составу, документов подведомственных организаций при их ликвидации или изменении формы собственности;
-нарушение правил использования документов и доступа пользователей к документам, установленных законодательством.
За несоблюдение законодательства об архивном деле установлены меры ответственности: Конституцией РФ (статьи 24, 29), Законом РФ «Об акционерных обществах» от 20.02.1995 г. № 24-ФЗ (статья 89), Законом РФ «Об архивном деле в РФ» от 22.10.2004 г. № 125-ФЗ (статьи 15, 17, 22, 27). Кодексом РФ «Об административных правонарушениях» (статьи 13.20, 28.3) за нарушение правил хранения, комплектования, учета или использования архивных документов установлены административные санкции в виде предупреждения или наложения штрафа на должностных лиц в размере от 3 до 5 минимальных размеров оплаты труда; дела об административных правонарушениях, предусмотренные данными статьями, рассматриваются мировыми судьями.
Итак, мы рассмотрели, где и как должны храниться архивные документы в организации, иными словами, одну из задач архива. О том, как решает архив организации задачи по упорядочению и использованию архивных документов, мы расскажем в следующем материале.
Опубликовано:
Консультант-Пермь. – 2005. – Май. – № 5.
Источник