Как создать архив компании

Правила архивирования документов в организации

Каждая компания в процессе функционирования вынуждена подготавливать огромное количество документов. Они имеют отношение к выбранному режиму налогообложения, наемным работникам или сотрудничеству с основными контрагентами. Чтобы каждый сотрудник предприятия смог найти нужную документацию, требуется ее грамотное и структурированное хранение. Многие документы должны находиться в фирме больше 75 лет, так как они содержат информацию о сотрудниках предприятия. Поэтому требуется грамотное архивирование документов в организации. Если компания является крупной, то целесообразно создавать собственный полноценный архив. Но в мелких организациях бумаги хранятся просто в отдельном шкафу.

Правила архивирования

Архивирование документов является обязательным процессом для каждой компании, что указывается в положениях ФЗ № 125. В небольших компаниях все нужные действия выполняются секретарем, но в крупных организациях нанимается отдельный работник, занимающийся архивированием.

Назначенный сотрудник должен знать требования законодательства относительно архивирования кадровых документов в организации, а также должен разбираться в сроках хранения разной документации. Для этого для разных бумаг заводятся отдельные дела. Документация, имеющая отношение к личному составу фирмы, должна храниться не меньше 50 лет, если бумаги созданы после 2003 года, а если в организации имеются документы, сформированные до 2003 года, то они должны сохраняться в течение 75 лет.

Нюансы создания архива

В крупных компаниях образуется во время ведения деятельности огромное количество документов, поэтому они хранятся в отдельном помещении, называемом архивом. Он представлен отдельным структурным подразделением, а также во время его создания издается руководством специальное Положение, являющееся локальным нормативным актом фирмы.

Именно в этом Положении приводятся основные правила архивирования документов в организации, а также указывается ответственность должностных лиц, занимающихся данным процессом, за разные выявляемые нарушения.

Правила процесса

Во время архивирования документов в организации должны учитываться назначенным ответственным работником следующие правила:

• документация передается в архив только по описи;
• если бумаги подшиваются в дело какого-либо работника, то важно учитывать требования специальных методических указаний, чтобы в будущем можно было легко найти нужный документ;
• каждый отдел компании должен передавать ответственному лицу документы на хранение в сроки, установленные в законодательстве;
• если по разным причинам нарушается график, на основании которого передается в архив разная документация, то должностное лицо обязано проинформировать о данном факте руководителя компании.

От правильности выполнения данного процесса зависит грамотность составления архива.

Цель процесса

Архивирование документов в организации требуется для оптимизации всей документации, а также для ее грамотного хранения. При наличии хорошо структурированного архива любой сотрудник фирмы при необходимости сможет найти разные документы, имеющие отношение к персоналу, разным приказам или контрагентам.

Все чаще фирмы переходят на электронный документооборот, поэтому все документы хранятся в компьютере, для чего формируется электронная версия архива. Но при этом учитывается, что документы обладают юридической силой только при наличии бумажного формата, поэтому электронное хранение документов выступает только дополнением стандартному архиву.

Процедура архивирования

Порядок архивирования документов является одинаковым для всех компаний, но каждая организация может вносить свои корректировки. Стандартно процедура делится на следующие этапы:

• первоначально выделяются особенности документов, которые подготавливаются для передачи в архив;
• при необходимости проводятся дополнительные действия, заключающиеся в сшивании бумаг или внесении разных дополнений;
• производится корректировка документов, позволяющая в будущем легко найти нужные бумаги в общей массе документации;
• ненужные документы уничтожаются законным образом, так как они не представляют какую-либо ценность для работы предприятия;
• производится систематизация документов, после чего они сшиваются на основании своего типа;
• разделяются бумаги по следующим типам: бухгалтерские, кадровые или управленческие;
• если невозможно причислить какие-либо бумаги к вышеуказанным типам, то они объединяются и вносятся в отдельное дело;
• на каждом сшиве ставится печать организации, а также подпись уполномоченного работника;
• формируется опись для каждого дела, содержащая сведения о том, какие документы располагаются в конкретной папке;
• делаются каталоги дел, распределенных по типу;
• все правильно подготовленные дела отправляются на хранение в архив, который обычно представлен отдельным помещением, в котором располагается большое количество удобных стеллажей.

Процедура реализуется только уполномоченным лицом, наделенным нужными полномочиями руководителем организации. Если нарушаются какие-либо правила архивирования документов или вовсе теряется документация, то именно этот сотрудник предприятия несет ответственность за выявленные нарушения.

Особенности составления номенклатуры

Если в компании имеется действительно много бумаг, то при архивировании документов в организации обязательно составляется номенклатура дел. С ее помощью в будущем можно будет без проблем найти нужное дело среди многочисленных папок.

При составлении номенклатуры дел указываются следующие сведения:

• индекс конкретного дела, представленный присвоенным условным номером, причем первая часть данного номера является кодом отдела, откуда были получены документы;
• наименование дела;
• число бумаг, хранящихся в папке;
• срок, в течение которого должны храниться данные документы на основании требований законодательства;
• разные примечания, которые оставляются ответственным лицом, например, можно указать, что у конкретного дела имеется дополнительно электронная версия.

В маленьких организациях, где в архив ежегодно передается не слишком много документов, номенклатура дел может не составляться.

Правила издания «Положения об архиве»

В крупных компаниях архив представлен отдельным помещением, в котором в течение длительного периода времени хранится огромное количество дел и документов. При этом в организации работает специалист, занимающийся исключительно архивированием документов. Чтобы его работа была четко регламентирована, руководители компаний часто издают и закрепляют специальное «Положение об архиве». К правилам его использования относится:

• указывается, какие именно работы должны выполняться ответственным лицом;
• приводятся правила передачи документов из разных подразделений в архив;
• перечисляются правила оформления описи и номенклатуры дел;
• вносится информация о правильной подготовке бумаг, которые переносятся в архив;
• указывается, что назначенный работник должен заниматься сверкой состава документов, а также их оформлением.

Если сотрудник архива устанавливает, что в документации имеются какие-либо нарушения, то бумаги отправляются на доработку в соответствующий отдел компании. Если ошибки или недочеты отсутствуют, то бумаги принимаются к сшиву. Если информация читается с трудом, то делается копия документа.

Требования к архиву

В каждой фирме должны учитываться основные требования к правильному архивированию документов в организации. Делопроизводство должно подчиняться основным условиям законодательства. В крупных компаниях архив представлен отдельным помещением, которое должно быть защищено от сотрудников фирмы или посторонних лиц. Поэтому во время создания данного подразделения учитываются следующие требования:

• помещение обязательно изолируется от других отделов и офисов;
• в нем устанавливается пожарная и охранная сигнализация;
• размер данного помещения зависит от того, какое количество документов ежегодно передается на хранение в архив;
• устанавливаются в комнате специальные длинные стеллажи, причем целесообразно выбирать конструкции из металла;
• между стеллажами оставляется расстояние, которое не может быть меньше 75 см;
• длина стеллажей может быть разной и зависит от высоты потолков;
• дополнительно в помещении устанавливаются специальные сейфы, в которых располагаются наиболее ценные и важные документы.

В каждой компании площадь выбранного помещения может быть совершенно разной, так как для этого учитываются разнообразные факторы.

Как правильно подготавливаются дела?

Архивирование бухгалтерских документов допускается исключительно после грамотной предварительной подготовки данной документации. Поэтому перед отправкой той или иной бумаги в архив следует выполнить следующие действия:

• первоначально ответственное лицо должно убедиться, что действительно передаваемая документация не потребуется в процессе ведения текущей деятельности фирмы;
• производится описание документов и непосредственного дела;
• проводится экспертиза, позволяющая убедиться в том, что документация и дела являются действительно ценными, поэтому они обязаны храниться в компании в течение определенного периода времени;
• при необходимости документы подшиваются, копируются или корректируются, а только потом передаются в архив.

Приказы, относящиеся к наемным работникам и обладающие разными сроками хранения, должны раскладываться по разным делам, так как если они будут смешаны, то может возникнуть путаница во время уничтожения тех или иных бумаг.

Нюансы работы с запросами

Архивирование кадровых документов и других бумаг, формирующихся в процессе работы организации, выполняется ответственным работником, получающим за свою деятельность определенную зарплату. Если у руководителя или других сотрудников компании возникнет необходимость в изучении каких-либо документов, имеющихся в архиве, то они должны обратиться со специальным запросом к назначенному лицу.

Информация из архива выдается в виде архивной справки, копии или выписки. Справка представлена документом, в который включается архивная информация о запрашиваемом предмете.

Архивная копия представлена воспроизведением текста или рисунка с какого-либо документа, хранящегося в архиве. Дополнительно на ней приводятся поисковые данные.

Выписка дословно воспроизводит только некоторую часть документации. Для этого сотрудник, составляющий запрос, должен указать, по какому именно вопросу требуется получить сведения.

Заключение

Многие документы, создаваемые в процессе работы компании, должны храниться в течение длительного периода времени. Для создания оптимальных условий создается в фирме архив, представленный отдельным структурным подразделением. Дополнительно назначается ответственное лицо, занимающееся приемкой документацией в архив. Этот же специалист реагирует на запросы других работников и руководителей.

При архивировании документации должны учитываться некоторые правила и требования, позволяющие грамотно структурировать бумаги, а также обеспечивать им идеальные условия хранения.

Источник

Организация архива в компании

Учет документов в архиве

У чет документов необходим для определения количества и состава дел, хранящихся в архиве, это одно из средств обеспечения их ­сохранности. Мы должны учитывать поступление и выбытие любого документа.

Основными учетными документами в архиве организации являются:

• книга учета поступления и выбытия документов,
• описи сдаваемых в архив дел,
• реестр описей,
• лист-заверитель дела и внутренняя опись дела.

В архив должны поступать уже правильным образом оформленные дела. Для учета документов, находящихся в делах, к каждому из них оформляется лист-заверитель и внутренняя опись. Оформление дел перед передачей в архив проводят сотрудники службы ДОУ (задача архивиста – проконтролировать правильность). Описи дел, которые сдаются в архив из подразделения (см. Пример 3 в первой части статьи), как правило, составляются сотрудником службы ДОУ или ответственным за делопроизводство в данном подразделении (сотрудник архива лишь принимает единицы хранения по ним).

А вот реестр описей принятых дел и книга учета поступления и выбытия документов уже ведутся сотрудниками архива. Рассмотрим эти документы подробнее.

См. новость «Новые Правила организации хранения архивных документов»

Все данные по поступлению или выбытию работник архива вносит в книгу учета поступления и выбытия документов (ее форма дана в Приложении 24 «Основных правил работы архивов организаций», одобренных решением Коллегии Росархива от 06.02.2002, далее – Основные правила). Но для удобства мы ведем учет поступления и выбытия в двух разных книгах (см. Примеры 5 и 6), разработанных на основе ­утвержденной формы «общей» книги.

Источник

Правила архивирования документов в организации

Любая организация в процессе своей деятельности постоянно подготавливает большое количество различных документов. Эти бумаги могут иметь отношение к сотрудникам, режиму налогообложения, главным контрагентам.

Для того, чтобы любой работник мог быстро отыскать необходимый ему документ, необходимо грамотно и структурировано хранить всю документацию. Какие-то из документов должны храниться в компании в течение 75 лет, а именно те, которые содержат данные о сотрудниках.

По причине большого количества имеющихся документов, лучше всего создать собственный архив. Однако в мелких компаниях все документы хранятся в отдельном шкафу. Прочитав эту статью, вы узнаете правила архивирования документов в организации.

Правила

Законодательством определено, что архивирование является обязательным для любого предприятия, фирмы, компании. На маленьких фирмах все необходимые действия выполняет секретарь, а вот в крупных организациях для этих целей нанимается отдельный сотрудник, который занимается конкретно архивированием.

Работник, занимающийся этим, должен обладать знаниями законов относительно архивирования кадровых документов и сроках хранения различных бумаг. Для этих целей формируются отдельные дела для разных бумаг. Документы, касающиеся личного состава компании, должны храниться не менее 50 лет (созданные после 2003 года) и в течение 75 лет (созданные до 2003 года). Требования в 2015, 2019 и других годах не изменялись.

Правила формирования архива

Архив на крупных предприятиях должен находится в отдельном помещении, так как там будет храниться огромное количество документов. Архив является отдельным структурным подразделением и во время его формирования руководство издает специальное Положение, которое является локальным нормативным актом компании.

СПРАВКА! Это Положение включает в себя главные правила архивирования бумаг на предприятии, а также определяется ответственность должностных лиц за ведение этого процесса и за различные нарушения.

Процедура архивирования документов

При архивирования документов на любом предприятии должна соблюдаться определенные правила, назначенные ответственным сотрудником, а именно:

1. Передача документов в архив происходит строго по описи.
2. В случае подшива документов в белого определенного сотрудника, необходимо выполнять требования методических указаний. Это нужно, чтобы в случае необходимости этот документ можно было легко найти.
3. Документы в архив должны передаваться каждым отделом в установленные законодательством сроки.
4. В случае нарушения графика сдачи документов в архив, должностное лицо должно сообщить об этом руководству компании.

От того, несколько правильно будет выполняться весь процесс, зависит грамотность формирования архива.

Цель архивирования

Процесс архивирования необходим для оптимизации имеющейся документации и для ее грамотного хранения. Если на предприятии имеется хорошо структурированный архив, то любой сотрудник компании может без труда отыскать разные документы, которые имеют отношение к персоналу, контрагентам или приказам.

На сегодняшний день фирмы все чаще переходят на электронный документооборот и все документы хранятся в компьютере. Тогда должна быть сформирована электронная версия архива.

ВАЖНО! Электронное хранение документов может выступать исключительно дополнением к стандартному архиву, так как только бумажные документы обладают юридической силой.

Подробности

Требования к архивированию документов

Нюансы оформления документов в архив является одинаковыми для всех фирм, однако каждая компания может вносить туда собственные корректировки. Обычно процедура архивирования состоит из следующих этапов:

1. Сначала обозначаются особенности бумаг, предназначенных для передачи в архив.
2. Если это необходимо, то проводятся дополнительные действия, к которым относятся сшивание бумаг или внесение различных дополнений.
3. Документы корректируются, если это необходимо, чтобы в дальнейшем необходимые бумаги можно было легко найти.
4. Уничтожение ненужных документов происходит законным способом, потому что они не несут для работы предприятия никакой ценности.
5. Документы систематизируются и сшиваются на основании своего типа.
6. Разделение документов происходит по типу кадровых, бухгалтерских или управленческих.
7. В случае невозможности отнесения бумаг к вышеуказанным типам, их объединяют и вносят в отдельное дело.
8. Каждый сшив должен быть скреплен печатью предприятия и подписью уполномоченного сотрудника.
9. Для каждого дела составляется опись, которая содержит сведения о том, какие конкретно бумаги находятся в папке.
10. Формируются каталоги дел, разделенные по типам.
11. Все дела, которые были правильно подготовлены, передаются в архив для хранения.

Архив обычно является отдельным помещением, в котором находится большое количество удобных и вместительных стеллажей.

СПРАВКА! Архивирование осуществляется на предприятии специально уполномоченным для этого лицом. В случае каких-либо нарушений или потери документации, именно этот работник будет нести за это ответственность.

Нюансы составления номенклатуры

При наличии на предприятии большого количества документов, то при их архивирования должна обязательно составляться номенклатура дел. В дальнейшем с ее помощью можно будет легко отыскать необходимое дело среди большого количества папок.

При формировании номенклатуры дел должны указываться такие сведения, как:

1. Индекс определенного дела, который присваивается условным номером. Первая часть этого номера является кодом отдела, из которого получены бумаги.
2. Название дела.
3. Количество документов в папке.
4. Срок хранения данных бумаг согласно требованиям закона об архивировании документов.
5. Различные примечания, оставляемые ответственным лицом. К примеру, тут можно указать, что этого дела есть ещё и электронная версия.

СПРАВКА! Если фирма маленькая, передающая в архив небольшое количество документов, то номенклатура дел может не формироваться.

Правила создания «Положения об архиве»

В больших фирмах архив представляет собой отдельное помещение, в котором довольно долго хранится большое количество дел и бумаг. В таких компаниях есть сотрудник, который занимается исключительно архивирование документов. Для того, чтобы четко регламентировать работу этого сотрудника, руководство обычно издает и закрепляет специальное «Положение об архиве». Там содержится следующая информация:

— описание конкретных работ, которые должны выполняться ответственным лицом;

— правила передачи бумаг из разных отделов в архив;

— правила оформления номенклатуры и описи дел;

— правила подготовки бумаг перед переносом их в архив;

— указание о том, что определенный сотрудник должен проводить сверку состава бумаг и их оформлением.

При определении сотрудником архива каких-либо нарушений в документации, он отправляет их на доработку тому, от кого они поступили. При отсутствии в документах ошибок и недочётов, они принимаются к сшиву. При возникновении сложностей с чтением документов, делается их копия.

Требования к архиву

Существуют основные требования к правильности архивирования документов, которые должны соблюдаться на каждом предприятии. Делопроизводство должно производится согласно законодательству. Крупные предприятия должны иметь отдельное помещение под архив, которое защищено от посторонних лиц и работников компании.

При создании этого подразделения, должны приниматься к сведению следующие требования:

— изоляция помещения от других офисов и отделов;

— установка в этом помещении пожарной и охранной сигнализации;

— по размеру помещение должно соответствовать тому, какое количество бумаг будет ежегодно поступать в архив для хранения;

— в помещении архива устанавливаются длинные стеллажи, которые лучше всего делать их металла;

— расстояние между стеллажами должно составлять не менее 75 см;

— в длину стеллажи могут быть разными — это зависит от высоты потолков;

— помимо стеллажей, в архиве ставят сейфы для хранения в них наиболее важных и ценных бумаг.

СПРАВКА! Площадь помещения под архив может быть абсолютно разной для разных компаний.

Правильная подготовка дел

Передача бумаг в архив происходит только после их правильной предварительной подготовки. По этой причине перед отправкой документации в архив, нужно сделать следующее:

— для начала ответственный сотрудник должен убедиться в том, что передаваемая в архив документация точно не пригодится для ведения текущей документации;

— документ и само дело описывается;

— проведение экспертизы, с помощью которой можно доказать, что их действительно нужно хранить в архиве предприятия в течение конкретного срока;

— если это необходимо, то бумаги подшиваются, корректируются или копируются. Только после этого они подлежат передаче в архив.

СПРАВКА! Приказы относительно наемных сотрудников имеют разные сроки хранения и должны определяться в разные дела, потому что при их смешивании может произойти путаница во время уничтожения каких-то документов.

Работа с запросами

В каждой компании за архивирование документов отвечает специально назначенный для этого сотрудник, который получает за свою работу деньги. Если у руководства или сотрудников появляется необходимость в получении какого-то документа из архива, то они должны отправить назначенному лицу запрос.

Данные из архива выдаются в форме архивной справки, выписки или копии. Справка представляет собой документ, содержащий информацию из архива по запрашиваемому предмету.

Архивная копия представляет собой воспроизведение рисунка или текста с какого-то документа, который хранится в архиве. Также на нем приводятся данные поиска.

Выписка представляет собой воспроизведение только некоторой части документации. Для этого работник, формирующий запрос, указывает, по какому конкретно вопросу нужно получить данные.

Заключение

Большое количество документов, образующихся в процессе деятельности каждого предприятия, должны хранится довольно долгое время. Для того, чтобы обеспечить документам оптимальные условия хранения, должен быть создан архив в виде отдельного структурного подразделения. Также должно быть назначено ответственное лицо, которое будет заниматься приемом документов в архив. Кроме того, этот сотрудник дает ответы на запросы руководства и других сотрудников.

Во время архивирования документов необходимо соблюдать некоторые требования и правила, с помощью которых можно грамотно структурировать документы и обеспечивать им оптимальные условия для хранения.

Источник