Как составить расписание своих дел

13 приложений для эффективного тайм-менеджмента

Мы протестировали 13 приложений, которые помогут спланировать дела и расставить приоритеты.

Для организации задач

Any.do

В Any.do к каждой задаче можно добавлять теги, напоминания, подзадачи и вложения. Функция приоритетов поможет сконцентрироваться на главном и не забыть о важном деле, а списками можно делиться с друзьями и коллегами — и планировать совместные проекты.

Стоит отметить опцию Focus, которая помогает дополнительно мотивировать пользователя. Если она включена, а человек не завершил задачу, приложение уничтожит виртуальную ёлку. Ещё одна особенность Any.do — список покупок, которые приложение автоматически распределяет по категориям.

В платной версии можно создавать повторяющиеся задачи, прикреплять файлы любого размера, использовать индивидуальные темы, цветные теги и ярлыки, а также создавать напоминания, привязанные к определённому месту.

Цена: базовая версия — бесплатно, премиум-версия приложения обойдётся в $5,99 в месяц.

Пишет про дизайн в Skillbox. Работает директором по маркетинговым коммуникациям, изучает рекламную графику и 3D.

Todoist

Todoist — главный конкурент и отличная альтернатива Any.do. В приложении нет разве что самоуничтожающегося дерева. В Todoist можно разбивать задачи по проектам и подпроектам, добавлять теги, изменять тему, добавлять комментарии, прикреплять файлы и вести совместные проекты. В качестве дополнительной мотивации в сервис встроен трекинг продуктивности. Некоторые функции, включая напоминания и добавление задач по email, доступны только в премиум-версии приложения.

Возможностей у приложения много, так что вам придётся ознакомиться с руководством пользователя. С его помощью вы, например, разберётесь, как лучше оформлять и организовывать проекты, работать с задачами, метками и фильтрами, узнаете, какие теги надо использовать, чтобы настраивать задачи.

Некоторых пользователей отталкивает необходимость изучать возможности сервиса, но Todoist того стоит. Разобравшись за час со всеми его особенностями, вы получите надёжный и удобный планировщик.

Еще один плюс приложения — шаблоны, которые помогут быстро создать список задач и организовать другие списки — от планирования покупок до создания контент-плана для социальных сетей. Найти подходящий можно на сайте приложения .

Цена: базовая версия — бесплатно, премиум-версия приложения стоит $3 в месяц.

«Мои дела: Планировщик задач»

Не самый изящный, но довольно функциональный сервис для планирования задач. Возможности планировщика ограничиваются созданием задач по дням и списка общих дел, не привязанных к определённому времени. Задачи можно переносить, копировать и отправлять коллегам. Встроенный в приложение календарь помогает организовать задачи на несколько месяцев вперёд.

На этом функции приложения заканчиваются — нет ни тегов, ни меток с фильтрами, ни возможности прикреплять файлы или отслеживать прогресс. Но если нужен простой и понятный сервис для тайм-менеджмента без вороха дополнительных функций, то «Мои дела» могут вам понравиться.

В PRO-версии становятся доступны несколько полезных функций: синхронизация задач, автоперенос дел, виджет, повтор уведомления и новые темы.

Цена: бесплатная версия + можно оформить как подписку (150 рублей за три месяца), так и единоразовую покупку (599 рублей).

Wunderlist

Несмотря на то что Microsoft, купивший Wunderlist в 2015 году, заявил о закрытии приложения ещё два года назад, сервис до сих пор работает. Более того, основатель компании, разработавшей Wunderlist, сейчас пытается начать переговоры о его выкупе. Тем временем на сайте Wunderlist активно рекламируется сервис Microsoft To-Do, о котором речь пойдёт чуть ниже.

Сам Wunderlist остаётся достаточно удобной программой: к каждой задаче можно добавить напоминание, повторы, подзадачи, заметки и файлы, создавать несколько различных списков и настраивать их под себя. Wunderlist может похвастаться ещё одной особенностью — функцией «Беседы», благодаря которой можно обсуждать совместные задачи, не выходя из приложения. Темы не предусмотрены, можно выбрать лишь фон.

Источник

Как планировать свой день: советы и примеры

План на день нужен каждому человеку. Хочется многое успевать, быть продуктивным и при этом оставаться энергичным. Именно поэтому планирование дня – важный и актуальный вопрос. Занятые люди составляют график на месяц, неделю, иногда даже год. Но ежедневный распорядок все так же играет значимую роль. Как правильно планировать свой день?

Почему важно составлять дневной план

Составлять ежедневные планы необходимо для того, чтобы эффективно использовать время, выполнять максимальное количество важных дел. Планирование помогает быть сконцентрированными и собранными.

На первый взгляд, составление плана может показаться сложной задачей. Но приложив немного трудолюбия и творчества, освоив несколько удобных инструментов, вы сможете составить хороший план для достижения целей.

Джедайские техники

«Джедайская техника пустого инбокса» — метод планирования дня, управления временем и задачами. Разработан бизнес-тренером Максимом Дорофеевым, как модификация метода GTD (GettingThingsDone).

«Инбокс» (или «входящие») — это задачи, дела и планы, которые требуют совершения какого-то действия или принятия решения. Когда «входящие» заполнены, мозг неспокоен, не может продуктивно работать. Поэтому «инбокс» нужно чистить, а дела доводить до конца.

Как работать с «инбоксом»

• Записывайте задачи, идеи, покупки и прочее в отдельный список («инбокс»).
• Все дела должны храниться в одном месте. Не составляйте много списков.
• Пустой «инбокс» — это отсортированная и собранная в одном месте информация.
• «Инбокс» — это то место, где хранятся ваши дела до сортировки. С появлением новых задач («входящих») он будет пополняться, выполненные дела из него уходят.
• Просматривайте список с определенной периодичностью (1 раз в день или в неделю), убирайте дела, которые уже выполнили, дополняйте новыми «входящими».

Джедайская техника предполагает всего 2 приоритета для задач – те, которые надо сделать, и те, которые делать не надо.

Список задач (или to-do list)

В нашей голове постоянно роятся мысли о невыполненных делах и событиях. Когда мозг заполнен «входящими», он не может продуктивно функционировать. Когда вы записываете задачи, вы освобождаете мозг. Вот почему полезно составлять список (to-do list).

Найдите удобное приложение для ведения списка. Воспользуйтесь популярными Todolist, Evernote, Doit.Im. Если не дружны с приложениями, возьмите обычный блокнот или ежедневник.

Выпишите в список предстоящие дела до последней мелочи. Проверьте ежедневники, заметки на рабочем столе и стикерах, напоминания в телефоне. Соберите все в одном месте.

Сначала получится хаотичный перечень. Дальше его нужно структурировать, расставить приоритеты.

Выделите важные дела. Используйте принцип Парето 80/20. Его суть в том, что в списке из 10 дел есть 2, которые важнее других.

Можете воспользоваться матрицей тайм-менеджмента, которая делит все дела по важности и срочности. Возьмите лист бумаги, разделите его на 4 части. Получится 4 квадранта. Теперь возьмите список дел и определите каждое из них в нужный квадрант:

• А — важные и срочные дела (требуют немедленного внимания);
• В — важные, но не срочные (дела на долгосрочную перспективу);
• С — срочные, но не важные (ими стоит заняться в последнюю очередь);
• D — не срочные и не важные.

Вначале составление списка задач может показаться сложным. Но дальше, после того как вы составите ваш первый «инбокс», дело пойдет легче и быстрее.

Распорядок дня

Распорядок дня отличается от списка задач тем, что указывает время выполнения. Расписание и распорядок бывает не только у школьников. Его составляют все, кто хочет получать максимум пользы от времени, расписать день по часам и минутам.

Определитесь, где вы будете вести распорядок дня. Это приложение для планирования или календарь на смартфоне. Если вы не дружите с гаджетами, сгодится бумажный органайзер.

Формулируйте их просто, чтобы легко воспринимались. В списке учитывайте все мелочи и неочевидные детали. Убедитесь, что ничего не забыли.

Постарайтесь объективно оценить время, затрачиваемое на выполнение задач. Лучше запланировать его с запасом на случай непредвиденных обстоятельств.

Пример составления плана на день

Примерный план на день выглядит так:

• 6.00-подъем;
• 6.00-6.30 – душ, зарядка;
• 6.30-7.00 –лёгкий завтрак;
• 7.00-7.40-сборы на работу;
• 8.30-12.30 – работа в офисе;
• 12.30-13.15 – обед (здоровая пища), небольшой отдых;
• 13.30 – 15.00 – работа в офисе;
• 15.00-15.15 – кофе-пауза/прогулка на воздухе;
• 15.15-17.30 – рабочая встреча;
• 17.30 – 18.30 – заехать в магазин за продуктами, дорога домой;
• 18.30 – 19.30 – приготовить ужин, поужинать;
• 19.30 – 21.00 – время для себя/семьи/хобби;
• 21.00 – 21.30 – прогулка перед сном;
• 21.30 – 22.00 – душ;
• 22.00 – 23.00 – чтение/музыка;
• 23.00 – крепкий здоровый сон.

Этот образец распорядка дня можете взять за основу.

Советы по составлению дневного плана

Как планировать свой день? Отталкивайтесь от 2 моментов:

• Время составления плана. Лучше составлять заранее: или накануне вечером, или утром. Для того чтобы была возможность его пересмотреть и внести коррективы.
• Подведение итогов дня. Последним пунктом в ежедневном планировании должно быть подведение итогов за день. Проанализируйте, что удалось сделать, что вызвало сложности и, как улучшить процесс реализации задач.

Поэтапно процесс подготовки плана выглядит следующим образом:

• Составьте список дел, которые нужно выполнить. Включите мелкие дела и крупные.
• Разделите дела на группы. Критерии для сортировки разные, например, важность и срочность (принцип деления описан выше). К важным отнесите те дела, которые приведут к достижению целей. Их выполните в первую очередь. Если какие-то задачи требуют немедленного выполнения, начинайте с них.
• Пронумеруйте дела по очередности выполнения.
• Используйте пометки для распределения дел по важности (символы или раскраску цветами).
• Запланируйте выполнение дел на определенное время. Оставляйте запас на случай непредвиденного.
• Не планируйте много дел на один день. Планируйте 1-3 важных дела, которые нужно выполнить в любом случае. А остальные, если успеете.
• Распределяйте дела на неделю равномерно.

Не расстраивайтесь, если один из пунктов плана не получилось выполнить. Перенесите его на следующий день.

Другие полезные рекомендации по планированию

Планируя день, воспользуйтесь советами:

• Заведите красивый ежедневник или скачайте приложение для смартфона или компьютера, куда будете записывать задачи и планы. Существует много программ-помощников, которые автоматически систематизируют задачи, вовремя вносят изменения и напоминают о планах в течение дня. Популярными инструментами планирования являются Google Календарь и Wunderlist.
• Планер или ежедневник всегда держите под рукой. Чтобы в случае возникновения новых дел внести коррективы в распорядок дня и зафиксировать новую задачу.
• Используйте 2-3 инструмента планирования. Например, есть действенная методика BulletJournal. Согласно ей, ланы, идеи, привычки, финансы записываются в обычную тетрадь. Или популярная техника планирования Pomodoro. Ее суть в следующем: вы устанавливаете таймер на 25-30 мин и активно, не отвлекаясь, работаете. После выключения таймера делаете 5-минутный перерыв. После чего опять возвращаетесь к обязанностям на 25-30 мин.
• Распределяйте нагрузки. Как выяснили ученые, мозг функционирует лучше в определенное время. Следите за внутренними биоритмами. Проведите анализ, в какое время дня вы наиболее активны. В зависимости от этого распределяйте нагрузку.

И еще одна рекомендация. Старайтесь избегать перегрузок. В ежедневнике выделяйте, как минимум, один свободный день, который посвятите себе и занятию любимыми делами.

Выводы

Каждому человеку полезно освоить навыки рационального планирования дня. Они помогают повысить продуктивность и эффективность любого занятия.

Берегите время, оно имеет свойство проходить быстро и незаметно. Не забывайте включать в ваши планы время для себя и любимых дел, ведь это лучший заряд энергии!

Источник

Расписание на день: принципы, техники, приемы

Расписание — это вторая по популярности техника , лишь немногим уступающая обычному списку дел. Но по своей сути расписание — это тоже список дел. Разница заключается только в том, что каждая задача в этом списке привязана к определенному времени.

И это отличие выводит наш список дел на качественно новый уровень. Мы получаем возможность более рационально использовать время и энергию, лучше контролировать свои действия и более «тонко» управлять проектами и задачами.

В этой статье мы постараемся рассказать обо всех основных нюансах этой техники. Мы с вами выясним, как составить максимально эффективное расписание на день, рассмотрим самые популярные его варианты и разберем некоторые распространенные ошибки. Также на этой странице вы найдете алгоритм составления расписания и несколько полезных приемов.

Чтобы быстро перейти к нужной теме, воспользуйтесь оглавлением в начале статьи.

Принципы эффективного расписания

Расписание — это довольно простая техника, однако в ней тоже есть множество важных нюансов. Ниже перечислены самые главные (на наш взгляд) принципы, которые помогают сделать расписание максимально полезным, удобным и выполнимым.

1. Определите свой тип расписания

Расписания бывают двух типов — разовые и постоянные. Прежде чем приступать к планированию, определите, какой из них вам больше подходит.

Разовое расписание мы каждый день составляем заново. Такой вариант уместен в следующих случаях:

• Если обстоятельства жизни постоянно меняются. Например, сегодня мы работаем до обеда, завтра — до поздней ночи, а послезавтра уезжаем на три дня в командировку.
• Если существенную долю задач составляют деловые встречи и другие мероприятия, привязанные ко времени (выступления, конференции, собрания).
• Если нам каждый день приходится решать разные задачи. Например, сегодня мы занимаемся созданием сайта, а послезавтра — закупкой торгового оборудования.
• Если распорядок дня сильно зависит от других людей (например, от клиентов или начальства).

Постоянное расписание мы составляем один раз, а потом пользуемся им длительное время. Это удобно, если каждый день мы выполняем одинаковые или схожие задачи, а непредвиденные дела, ломающие привычный распорядок, у нас появляются редко.

2. У расписания должна быть цель

Главная ошибка — это составлять расписание «просто так», без учета своих жизненных целей. этого расписание превращается в планирование рутины, а жизнь — в бесконечный «день сурка», без шансов на изменения.

Перед тем как приступить к составлению расписания, следует обозначить свои цели и понять, как они должны повлиять на распорядок дня. Например:

Даже постоянное расписание желательно периодически «подстраивать» под свои текущие проекты. Если мы, например, создаем , у нас должно быть одно расписание, а если занимаемся его раскруткой, то другое. Такая подстройка помогает нам всегда работать на результат и быстрее достигать целей.

3. Продолжительность дел должна быть обоснована

Еще одна распространенная ошибка — устанавливать продолжительность задач в расписании произвольно. Например:

— Я планирую тратить на уборку 1,5 часа в день
— А почему именно столько?
— Ну… А почему бы нет?

На самом деле продолжительность того или иного дела должна определяться одним из трех факторов:

Фактор 1. Физическая возможность выполнить конкретную задачу за конкретное время. Например, если для полноценной уборки квартиры нам нужен в среднем 1 час, то именно это время и следует закладывать в расписание.

Как определить продолжительность дел? Тут много вариантов: вспомнить свой прошлый опыт, поставить эксперимент, устроить сессию хронометража Также можно сперва вписать время «на глазок», а потом постепенно подкорректировать его в ту или иную сторону.

Фактор 2. Важность задачи. Чем сильнее задача влияет на нашу жизнь, тем больше на нее следует тратить времени. Например, на курсы профессиональной переподготовки лучше выделить 2–3 часа в день, а на уборку в комнате вполне хватит 5–10 минут. Время на второстепенные дела чаще всего выделяют по остаточному принципу.

Фактор 3. Лимит времени. Например, мы составляем расписание и видим, что у нас никак не получается тратить на задачу больше 30 минут. Это время нам и придется использовать в своем расписании.

4. Округляйте время

Начинающие часто пытаются расписать свой день буквально по минутам. этого их планы постоянно срываются: малейший и расписание рушится, словно карточный домик.

Важно понимать следующее: чем более «грубыми мазками» мы планируем свой день, тем более надежным становится наш план. Поэтому время в расписании рекомендуется округлять хотя бы до 5–10 минут, а еще лучше — до 15–30 минут.

5. Не мельчите

Еще одна частая ошибка у начинающих — это наполнять свое расписание небольшими задачами на 5–10 минут (а то и меньше). Проблема в том, что вся эта «мелочь» делает наше расписание менее устойчивым и более сумбурным.

Правильное решение — объединять такие задачи в серии (блоки) по признаку. Например, задачи «помыть посуду» и «протереть столы» можно объединить в серию «Уборка на кухне», а задачи «ответить на комментарии» и «проверить почту» — в серию «За компьютером».

6. Начинайте с важного и сложного

Старайтесь планировать самые важные и самые сложные дела на утро или хотя бы ближе к началу дня.

Для чего это нужно?

, в начале дня у нас обычно больше сил, выше уровень самодисциплины и лучше «работает голова». В это время нам легче справиться со сложными задачами.

, в этом случае наше расписание приобретет дополнительный запас прочности. Если в течение дня произойдут (например, у нас заболит голова или сосед включит перфоратор), то мы хотя бы успеем сделать самое главное.

7. Предусмотрите резервы времени

Резервы помогают «выровнять» расписание в случае . Если у нас возникло непредвиденное дело, мы сможем выполнить его за счет резервного времени, а потом спокойно вернуться к работе по расписанию.

Резервы в расписание могут быть двух типов:

1. Дополнительное время на задачи. Если, например, для выполнения задачи требуется 20 минут, на нее следует выделить 25–30 минут.

2. Зеленые зоны (буферы) — периоды времени, на которые в расписании ничего не запланировано. Например:

Обычно рекомендуется резервировать до 20–40% времени. Если резервы не понадобились, их можно использовать для выполнения следующих по плану задач.

8. Объединяйте схожие задачи

Схожие задачи требует схожих условий для выполнения. Если мы, например, решили помыть посуду и протереть газовую плиту, то в обоих случаях нам нужно:

а) настроиться на уборку,
б) отправиться на кухню,
в) взять моющие средства.

Если мы расположим такие задачи друг за другом, то не будем терять время на ненужные переключения.

Чаще всего задачи группируют по видам деятельности (работа, дела по дому, учеба) или по локациям (кухня, офис, гараж).

9. Учитывайте свои суточные ритмы

Наше физическое самочувствие, настроение и работоспособность постоянно меняются в течение суток. И будет правильным учитывать эти изменения в своем расписании.

Например, если пик нашей работоспособности приходится на 10–12 часов утра, нам следует выполнять в это время самую важную и креативную работу. И наоборот: если, например, после обеда нас клонит в сон, то лучше не планировать на это время ничего важного и сложного.

Наблюдение за изменением работоспособности в течение трех дней. Оценка по 5-балльной шкале

Чтобы выжать максимум из этого принципа, попробуйте в течение хотя бы трех дней понаблюдать за изменениями своей работоспособности (см. пример выше). С учетом этих данных вы сможете сделать свое расписание более эффективным.

10. Планируйте отдых

Своевременный отдых — это залог поддержания высокого уровня работоспособности. Именно поэтому периоды отдыха следует указывать в расписании наряду с задачами.

Кроме крупных отрезков отдыха, обязательно делайте короткие перерывы. Сегодня наиболее популярны два подхода к перерывам:

• Традиционный: 50 минут работы и 10 минут отдыха.
• «Помидорный»: 25 минут работы и 5 минут отдыха.

Короткие перерывы обычно не указывают в расписании: они подразумеваются по умолчанию.

11. Не теряйте сэкономленное время

Работая по расписанию, мы часто выполняем задачи раньше запланированного времени. Например, мы планируем потратить на написание статьи 3 часа, а пишем ее за 2,5 часа. Или: мы отвели на уборку комнаты 20 минут, а справились всего за 10 минут.

Некоторые рассматривают сэкономленное таким образом время как «свободное». Им кажется, что они могут себя наградить за досрочное выполнение задачи просмотром видеороликов, социальными сетями

Проблема тут вот в чем: время на выполнение задач может отклоняться как в ту, так и в другую сторону. Если, например, на одну задачу у нас уйдет на 10 минут меньше запланированного времени, то на другую — на 10 минут больше. И это нормально: мы не способны абсолютно точно оценить объем предстоящей работы, а наша работоспособность в течение дня постоянно меняется.

Эти отклонения в степени компенсируют друг друга. мы теряем полчаса, выигрываем, а в результате можем закончить свои дела вовремя (ну, или почти вовремя). Но если мы тратим выигранное время на досуг, этого не происходит: опоздания постепенно накапливаются, и мы не успеваем выполнить все запланированные на день задачи.

Отсюда следует вывод: сэкономленное время следует использовать для выполнения следующих в списке задач. А отдыхать лучше в специально отведенные на это часы или после завершения всех дел.

Разновидности расписания

У расписания на день есть несколько разновидностей, предназначенных для разных жизненных ситуаций. Здесь мы рассмотрим четыре самых популярных варианта.

Обычное расписание

Это, по сути, обычный список дел на день, с той лишь разницей, что каждое дело в нем привязано к конкретному времени. Мы составляем список задач, которые хотим сегодня выполнить, добавляем к ним обязательные повседневные дела (например, приготовление пищи) и преобразуем все это в расписание. Вот как это выглядит:

Этот метод хорошо подходит для составления разовых расписаний ( рассчитанных только на один день). Он помогает справляться с потоком разнородных задач, повышает самодисциплину и позволяет максимально эффективно использовать свое время. Однако у такого расписания есть два существенных недостатка:

• На его создание уходит относительно много времени (до 15 минут). Нам нужно составить список дел, определить время и порядок их выполнения, расставить приоритеты и так далее (смотрите ниже алгоритм составления расписания).
• План получается неустойчивым. Мы не всегда можем точено оценить объем работы, учесть возможные трудности и . И если задач в расписании много, это может стать серьезной проблемой.

Обычное расписание можно значительно улучшить с помощью перечисленных в прошлом разделе принципов. Но если в нем нет особой необходимости, то лучше использовать один из описанных ниже вариантов.

Блочное расписание

Суть метода заключается в том, чтобы объединять схожие задачи в блоки. Например: задачи «помыть посуду» и «пропылесосить ковер» объединяются в блок «Уборка», а «написать отчет» и «принять заявки» — в блок «Работа». Расписание составляется не из отдельных задач, а именно из таких блоков. Например:

Слева – расписание, составленное из блоков. Справа – список входящих в эти блоки задач.

Этот вариант больше подходит для создания постоянного расписания, но по такому же принципу запросто можно составить и расписание на один день. К сожалению, блочное планирование требует стабильности и вряд ли подойдет тем, у кого часто появляются непредвиденные дела.

Подробнее об этой технике: Блочное планирование.

планирование

планирование представляет собой компромисс между расписанием и обычным списком дел. В этой технике используются два вида задач:

• Жесткие, которые нужно выполнить строго в определенное время.
• Гибкие, которые можно выполнить в любой момент.

Суть планирования в том, чтобы выполнять гибкие задачи в порядке их приоритетности «в окнах» между жесткими задачами. Например:

Слева показана сетка органайзера с жесткими задачами. Справа – список гибких задач с расставленными приоритетами. Гибкие задачи выполняют в «окнах» между жесткими делами, т. е. в те часы, на которые у нас ничего не запланировано.

Такой подход помогает быстро подстраиваться под новые обстоятельства и эффективно планировать встречи и мероприятия. Однако тем, у кого непредвиденных дел мало, этот метод может показаться избыточным и не слишком удобным.

Подробнее об этой технике: планирование.

Относительное расписание

Этот вариант тоже является «промежуточным звеном» между списком дел и расписанием. Суть его в том, чтобы планировать порядок дел и их продолжительность, но не привязывать их к конкретному времени. Например:

Эта техника похожа на блочное расписание (см. выше), но рассчитана на работу в условиях нестабильности и неопределенности. Такой подход уместен, если мы хотим выполнить запланированный на день объем работы, невзирая на обстоятельства. Метод хорошо сочетается с техникой Pomodoro.

Как составить расписание на день (алгоритм)

Этот алгоритм помогает составить расписание только на один конкретный день. Если вам нужно постоянное расписание, лучше воспользоваться блочным планированием.

При желании алгоритм можно упростить или подогнать под себя. Например, если задач у вас не очень много, то второй этап алгоритма можно пропустить. Также вполне допустимо менять местами некоторые этапы.

Расписание на день обычно составляют вечером накануне или рано утром. Если вы планируйте на бумаге, вам понадобятся два листочка (желательно в клетку): один для черновых списков и один для самого расписания. Однако все то же самое можно проделать в электронных таблицах или в текстовом файле.

Этап 1. Составьте список гибких задач. Гибкие задачи — это дела, которые не привязаны к конкретному времени (их можно выполнить когда угодно). Например, вы можете в любой момент помыть посуду, сходить в магазин или полить цветы. На первом этапе нужно просто вспомнить и записать все подобные задачи.

Если есть возможность, попробуйте сразу сгруппировать их по признаку. Например: дела по дому, дела по работе, магазины

Этап 2. Обозначьте приоритетные и обязательные дела. Выберите самые главные дела (не более 20–30% от общего числа задач) и перенумеруйте их по степени важности. Посмотрите на оставшиеся дела и отметьте те из них, которые желательно выполнить именно сегодня.

Этап 3. Оцените продолжительность задач. Напишите возле каждой задачи, сколько времени предположительно уйдет на ее выполнение. Затем подсчитайте время для серий, если они у вас есть. Все сомнения лучше трактовать в сторону увеличения продолжительности.

Этап 4. Составьте список жестких задач и несдвигаемых часов. Несдвигаемые часы — это элементы распорядка дня, которые желательно выполнять в одно и то же время. Например: подъем, отход ко сну, приготовление и прием пищи, периоды отдыха и досуга, лечебные процедуры, спортивные тренировки. Обычно в каждом расписании есть хотя бы «подъем» и «отбой».

Жесткие задачи — это одноразовые дела, привязанные к конкретному времени. Например: встреча с клиентом, родительское собрание, поход в кино. Таких задач у нас может вообще не быть, и это нормально.

Расположите несдвигаемые часы и жесткие задачи по порядку, сразу указывая время их начала и продолжительность. Не забывайте планировать отдых.

При желании в этот список можно добавить несколько «буферов» (зеленых зон) для защиты расписания от .

Этап 5. Определите размер «окон», промежутков времени, на которые ничего не запланировано. Не забудьте учесть продолжительность задач, расположенных перед «окнами».

Этап 6. Составьте расписание. Теперь мы должны объединить оба списка в одно расписание. Для этого мы будем по порядку записывать жесткие дела из второго списка, а в «окнах» между ними — задачи из первого списка. Уже перенесенные в расписание задачи из черновых списков вычеркивают.

В первую очередь в расписание стараются добавлять приоритетные и обязательные дела, а второстепенные задачи — ближе к концу дня. Если задача целиком не помещается в «окно», ее можно перенести в следующее «окно» или даже «разрезать». Например, мы можем заниматься уборкой один час до обеда и один час после обеда. А если в «окне» остались свободные 5–10 минут, их можно использовать в качестве резерва.

Задачи, которые «не влезли» в расписание, обычно переносят на следующий день или просто удаляют, если они не слишком важные.

Вот что у нас получилось в итоге:

На разработку такого плана обычно уходит от 5 до 15 минут, в зависимости от вашего опыта и количества ежедневных задач.

К составлению расписания можно и нужно подходить творчески: переставлять задачи, группировать, объединять, менять их формулировку и продолжительность Делайте так, как вам удобно.

Несколько приемов

1. В постоянном расписании очень удобно использовать «плавающие» задачи и блоки, которые меняются в зависимости от дня недели. Например:

2. Задачи и блоки допустимо «разрезать» на части другими делами. Это полезно в том случае, если они полностью «не помещаются» в отведенное для них время.

3. Некоторые особо крупные задачи («слоны») могут занять у нас почти целый день. Чтобы полноценно уделять время и другим занятиям, можно распределить этих «слонов» на несколько дней.

4. С постоянным расписанием можно работать и в программе-органайзере. Для этого создайте серию привязанных ко времени повторяющихся задач, которые соответствуют пунктам вашего расписания, и выделите для них отдельную категорию (варианты: тэг, метку, проект).

Теперь, чтобы посмотреть на свой распорядок дня, достаточно отфильтровать задачи по этой категории. Завершенные пункты расписания можно отмечать точно так же, как и обычные задачи.

Достоинства и недостатки расписания

В отличие от обычного списка, расписание считается «жесткой» техникой. Оно загоняет человека в строгие рамки, не оставляя ему пространства для маневра. Именно из этой особенности расписания проистекают как его достоинства, так и недостатки.

Достоинства:

1. Повышение уровня самодисциплины. Любую деятельность, которая выходит за рамки расписания, мы сразу же распознаем как непродуктивную. Например, если с 6 до 7 у нас запланирована тренировка, то мы как бы уже и «не имеем права» в это время сидеть в социальных сетях или смотреть сериалы. С расписанием мы всегда четко знаем, чем на самом деле должны заниматься, поэтому нам труднее придумать убедительное оправдание для лени и прокрастинации.

2. Снижение уровня стресса. Расписание избавляет нас от ненужных раздумий, спешки и нерешительности. Мы не «тонем» в делах и всегда твердо знаем, что делать.

3. Контроль времени. Расписание помогает нам «чувствовать время» и использовать его наилучшим образом.

4. Синхронизация с окружающим миром. Грамотно составленное расписание помогает нам «подстроиться» под работу госучреждений, коммерческих предприятий и транспорта, а также учесть распорядок дня наших близких.

5. Синхронизация «часов организма» с повседневной деятельностью. Наш организм со временем привыкает к постоянному расписанию и начинает лучше справляться с нагрузкой.

Недостатки:

1. Неустойчивость. Главный недостаток расписания заключается в том, что оно легко срывается. Любое непредвиденное событие может запросто разрушить наши планы: нам придется перекраивать расписание, жертвовать делами или доделывать их во внеурочное время. Здесь отчасти могут помочь резервы времени, но иногда их просто не хватает.

2. Снижение гибкости. Мы настраиваемся на выполнение конкретных задач в конкретное время. этого мы хуже реагируем на изменения обстановки и часто упускаем благоприятные возможности.

Из этого следует вывод: если жизнь насыщена непредвиденными событиями, а обстоятельства требуют гибкости, то от использования расписания лучше отказаться. Его можно заменить, например, планированием или обычным списком дел.

Источник