Как провести аудит бизнес-процесса правильно
Чтобы определить степень управляемости бизнеса-процесса, найти ошибки и возможности для его улучшения, проводится аудит. Как это делается, рассказывает бизнес-тренер Александр Сагалович.
Фото с сайта shanss.by
– Аудит – комплекс мероприятий, направленных на изучение и выявление возможностей для улучшения как конкретного бизнес-процесса, так и, возможно, некоторых других. Ограничения и несоответствия одного процесса могут быть вызваны проблемами в соседних.
Основная цель аудита – поиск путей повышения эффектности бизнес-процесса. Кроме того, возможны и дополнительные цели:
- выявление кандидатов на повышение в должности (и при необходимости – на понижение);
- поощрение инициаторов улучшений;
- управление отношениями в коллективе.
Аудит не проводится для выявления незначительных отклонений от регламентов или плановых показателей. Все это должно выявляться на уровне оперативного управления процессами. Аудит же определяет, как именно осуществлялось оперативное управление процессами.
Когда проводить аудит
1. Аудит после разработки и внедрения документации, регламентирующей бизнес-процесс. В этом случае он проводится для выявления ее соответствия реальности. Выясняется, есть ли возможность без негативных последствий выполнять действия по процессу. Проверяется соответствие бизнес-процесса требованиям документов.
Проводить аудит лучше не сразу после разработки регламентов, а через некоторое время, необходимое для тестирования и «обкатки» процесса.
Аудит следует провести в полном объеме, если регламент изменялся в связи с коренными преобразованиями (например, после установки нового программного обеспечения). А вот если в документацию внесли незначительные изменения, можно ограничиться и частичным аудитом. Все зависит от сложности и важности процесса для компании.
2. Плановый аудит. Проводится согласно графику проведения аудитов, не реже одного раза в год.
3. Внеплановый аудит бизнес-процесса. Проводится по требованию владельца бизнес-процесса либо его вышестоящего руководителя в случаях:
- крупного сбоя процесса;
- поступления периодических жалоб и нареканий со стороны клиентов процесса (как внутренних, так и внешних);
- при появлении предложений по улучшению процесса и т.д.
Как проводить аудит
Необходимо собрать как можно больше информации, при этом желательно релевантной и достоверной. Для чего необходимо провести следующие мероприятия:
- анализ документов, регламентирующих бизнес-процесс;
- сбор данных о значениях и показателях процесса (не только непосредственно количественные данные, но и информация, как осуществляется планирование целевых значений, как происходит реагирование на отклонения и т.д.);
- интервьюирование сотрудников, выполняющих бизнес-процесс;
- интервьюирование поставщиков и клиентов процесса;
- непосредственный мониторинг за ходом выполнения процесса.
В ходе этих мероприятий необходимо собрать следующую информацию:
1. Соблюдается ли порядок выполнения бизнес-процесса?
2. Проведено ли ознакомление и обучение участников бизнес-процесса?
3. Соблюдаются ли сроки, указанные в описании бизнес-процесса?
4. Подается ли отчетность вышестоящему руководителю?
5. Есть ли плановые значения показателей бизнес-процесса?
6. По каким методикам измеряются показатели? Обоснованы ли плановые значений показателей бизнес-процесса, какова их связь со стратегическими целями компании?
7. Какова степень удовлетворенности клиентов бизнес-процесса?
8. Есть ли утвержденные должностные инструкции, Положения о подразделении, знают ли владелец и участники процесса содержание этих документов?
9. Есть ли у владельца бизнес-процесса доступ ко всем нормативным документам, необходимым для выполнения процесса?
10. Все ли формы рабочих документов, задействованных в процессе, имеют описание?
11. Ведутся ли записи по процессу, если таковые предусмотрены?
12. Фиксируются ли предложения по изменению и улучшению бизнес-процесса?
Вся полученная информация должна документироваться. При необходимости можно вести аудио и видео запись. Черновые записи также желательно сохранять до окончания аудита, то есть до принятия решения по результатам аудита. Если в ходе аудита выявляются какие-то отклонения и несоответствия, постарайтесь на месте уточнить:
- каковы причины отклонений по мнению участников процесса;
- знали ли участники процесса об этих отклонений;
- случались ли такие несоответствия ранее;
- принимались ли какие-то меры;
- были ли какие-то предложения по этому поводу, какая и от кого была реакция на эти предложения.
Крайне важно, с точки зрения целей аудита, найти причину отклонений. Она может быть внутренняя или внешняя, объективная или субъективная. Даже если работник просто не выполнил какую-то часть процедуры, у этого есть причина: низкая мотивация, невозможность выполнить процесс в соответствии с регламентом, несовместимость «интерфейса» со стороны клиента, низкий уровень управления и т.д.
Важно найти причину и использовать для улучшений. При этом в ходе поиска важно сохранять объективность (насколько это возможно) и рассматривать любую проблемную ситуацию с различных точек зрения.
Что делать после сбора информации
Завершающий и, наверное, самый важный этап. Необходимо упорядочить всю собранную информацию. Для этого удобно использовать контрольные листы аудита бизнес-процесса: специальную форма, содержащая поля для записи ответов на вопросы и дополнительной информации (ссылок на регламентирующие или распорядительные документы, мнение работников и клиентов и т.д.).
Контрольный лист (или другой документ, содержащий упорядоченную информацию об аудите) необходимо отправить основным заинтересованным лицам для получения от них обратной связи. С чем-то они согласятся, с чем-то нет. Что-то попросят дополнить, а что-то потребует дополнительной проверки. Процесс получения обратной связи и сбора дополнительной информации тоже должен быть упорядоченным по срокам и каналу передачи информации.
Итак, мы собрали информацию о процессе, выявили отклонения, определили их возможные причины, собрали предложения по улучшению, а также мнения заинтересованных лиц о данной информации. Дело остается за малым: для каждого несоответствия необходимо найти вариант его устранения – то есть, разработать предложение, которое повышает эффектность процесса.
Необходимо также оценить целесообразность, выявленных в ходе аудита предложений по улучшению. Делать это лучше всего не тайным закрытым «малым советом», а через совещание, с привлечением профильных специалистов, владельцев и участника процесса, специалистов по процессному управлению, возможно, поставщиков и клиентов процесса (внутренних и внешних).
Результатом такой работы должен стать план повышения эффектности процесса, который может включать:
1. Предложения по изменению хода процесса.
2. Меры по дополнительному обучению персонала.
3. Меры по доработке программного обеспечения.
4. Список дополнительного оборудования/ПО для закупки.
5. Административные распоряжения.
6. Предложения по поощрению персонала.
7. Предложения по кадровым изменениям.
Если в ходе обсуждения того или иного улучшения среди участников совещания не будет согласия, не стоит превращать его в политические и психологические поединки.
Во-первых, определите перечень лиц, имеющих право окончательного решения/право вето.
Во-вторых, мы имеем дело с процессным управлением. А это значит, что если показатели не продемонстрируют положительную динамику в течение установленного срока, изменение можно отменить.
Пробовать, изменять, проверять успешность, снова пробовать – это всегда лучше, чем ничего не делать.
Опыт работы на различных позициях в производственных, логистических и торговых компаниях.
С 2003 года занимается преподавательской и тренерской деятельностью. С 2008 года занимается консалтинговой деятельностью в области управления бизнес-процессами.
Специализация: системы управления бизнес-процессами, складская логистика, автоматизация бизнес-процессов, управление персоналом.
Источник
Как провести самостоятельный аудит своего бизнеса и выявить точки кратного роста?
Когда наша команда «Goldman Consulting» приходит к новому заказчику, мы всегда начинаем работу с аудита бизнеса. Но это не просто аудит по типовому чек листу, а индивидуальный разбор текущей деятельности организации на предмет выявления слабых сторон и соответственно точек кратного роста.
Но что бы заказывать подобные услуги у организации, во-первых, должна быть прибыль, а во-вторых она должна ментально дорасти до принятия внешней экспертизы со стороны.
Но что же делать тем, кто только начал свой предпринимательский путь, кто не имеет в своем распоряжении достаточного количества финансов для оплаты подобных услуг, тому кто столкнулся с предпринимательской реальностью в виде постоянно не меняющейся ситуации неопределённости? Ответ простой нужно научится самодиагностике своего бизнеса и в этой статье я Вади Голдман поделюсь с Вами основами подобного аудита, который поможет выявить слабые стороны, усилив которые Ваш бизнес начнет кратно расти.
1) Для чего Вам бизнес? Что ты хочешь? Почему это важно? Что ты уже для этого сделал? Этот блок вопросов помогает выявить истинное происхождение бизнеса, нематериальную мотивацию предпринимателя и посмотреть в глубь бизнеса с философской точки зрения.
2) Целевые сегменты, то есть те, кому мы продаем. Главный целевой сегмент? Главный потребитель? Для кого мы делаем продукт значимым? Какие проблемы помогает решить продукт? За что готовы платить клиенты? Это очень важно понимать, собрать данную информацию можно напрямую у клиентов в виде обратной связи. Ведь не просто так многие Американские компании 1 раз в год выпускают своих топ менеджеров работать в полях.
3) Продажи или воронка продаж. Источники трафика? Как вы продаете? Через какие каналы и с какой конверсией на каждом этапе? Есть ли стратегия продаж? Написаны ли скрипты продаж? Ведется ли работа с гипотезами дохода такими как: Discount, Upsell, Cross-sell, Upgrade sell, Subscription, Onetime payment. 99% всех проблем малого и среднего бизнеса кроются тут. Это может быть отдельное слабое звено в воронке продаж или полное ее отсутствие.
4) Конкуренты? Кто они? Прямые и не прямые? По какому параметру мы лучше конкурентов? Почему они выбирают Ваш продукт? Есть ли у Вас несправедливые конкурентные преимущества — то, что долго, дорого или невозможно повторить вашим конкурентам? На этом фокус внимания заострять не стоит потому что чем вы пристальнее будете следить за конкурентами, тем меньше времени будет оставаться на развитие собственного бизнеса. Тут стоит просто зафиксировать основных и определить главное несправедливое конкурентное преимущество, которое с помощью маркетинга необходимо интегрировать в бизнес и доносить до своей целевой аудитории.
5) Экономика. Выделен юнит? Проведен юнит анализ? Сколько выходит стоимость привлечения клиента? Какая точка безубыточности? Это самый скучный блок в плане выполнения работ, но и самый важный ведь только после подсчета складывается объективная картина в финансовом плане на основании которой можно предполагать дальнейшее развитие проекта и корректировать его стратегию развития.
6) Сотрудники? Кто ключевые сотрудники? Как с ними ведется работа? Как Вы ставите задачи/контролируете/делегируете. Не менее важный блок в проработке потому что сотрудники одновременно могут как развалить компанию, так и развить ее. Все дело в том, как с ними ведется работа? Правильно выстроена система адаптации? Правильно ли собственник ставит задачи? Правильно ли эти задачи понимают сотрудники?
И это лишь небольшая часть улучшив из которой каждый пункт хотя бы на 10% Ваша организация сможет доминировать не конкурируя на своем рынке.
Источник
Как провести аудит фирмы самостоятельно
Есть виды проверок предприятия, при которых привлечение внешних аудиторов неизбежно. Но некоторые виды аудита вполне реально провести собственными силами, сэкономив таким образом на оплате счетов сторонних аудиторских фирм. Внутренний аудит позволяет обезопасить свою фирму от внезапных проверок контролирующих органов, а также оптимизировать рабочие процессы, выявить слабые места и обозначить зоны роста.
Внутренний аудит фирмы представляет собой проверку деятельности компании силами ее сотрудников в соответствии с собственным регламентом. Помимо экономии на внешних специалистах, самостоятельный аудит позволяет выявить ошибки, которые могут остаться незамеченными аудиторской компанией в силу незнания всех бухгалтерских тонкостей процессов внутри предприятия.
Процедура внутреннего аудита
Каждая компания разрабатывает свой регламент для проведения внутренней проверки, в соответствии с целями аудита и вероятными направлениями деятельности предприятия, в которых есть подозрение на допущенные ошибки. Можно проверять все счета, выбирая в них операции в случайном порядке, как обычно поступают аудиторы. Или направить основные усилия на аудит расходов по налогу на прибыль, так как именно эта статья расходов больше всего интересует налоговые органы при проверке. Если вы уверены в прозрачности и легитимности всех документов, но допускаете вероятность ошибки на каком-то участке, стоит обратить усилия именно на его проверку.
Зачастую внутренний аудит в компании проводит аудиторская группа, в которую входят главный бухгалтер и руководящий состав. Это, на наш взгляд, не самый рациональный способ организации аудита, так как данные сотрудники во время проверки практически лишаются возможности выполнять свои профессиональные обязанности. В любом случае, качество такой проверки страдает также из-за того, что одному сотруднику нужно проверять данные по учету разных участков.
Весьма прогрессивной схемой внутреннего аудита является так называемая горизонтальная перекрестная проверка. При ней рядовые сотрудники бухгалтерии с разных участков обмениваются между собой результатами своей работы, выявляя ошибки друг у друга. При этом каждый работник, участвующий в проверке, повышает свой профессиональный уровень, осваивая новые специализации. К проверке также могут быть привлечены сотрудники из других отделов или юридические лица, входящие в группу компаний.
Сначала необходимо обозначить цели проведения проверки, и что именно мы хотим получить в итоге. Когда определен участок работы, поднимается вся отчетность и документация данного участка, а также остальная документация компании, имеющая отношение к объекту проверки.
Между проверяющими распределяется объем предстоящих работ, после чего начинается непосредственно сама проверка соответствия бухгалтерского и налогового учета внутренним нормам, принятым в компании, и нормам законодательства. По завершению проверки отчеты сдаются руководству или главному бухгалтеру. Отчет о проверке должен включать в себя выявленные нарушения и ошибки, а также оценку достоверности поднятой отчетности.
Вполне естественно, что в первый раз будет очень сложно проверять своих коллег, не зная специфики других участков, особенно, если объем работы достаточно велик. Но с каждым разом будет накапливаться опыт сотрудников, расширится область их компетенции, а времени на перекрестные проверки будет тратиться все меньше. Рекомендуем начинать с ежеквартальных проверок. Зачастую ошибка, которую долго не могут выявить, бывает обнаружена свежим взглядом. Такие проверки держат коллектив в тонусе и стимулируют соблюдать порядок в ведении своего участка.
Как видите, в проведении самостоятельного аудита нет ничего сложного. Удачи в делах!
Источник