Как провести оценку персонала организации своими силами

Как контролировать и оценивать работу персонала

Если сотрудники не выполняют задачи организации, количественные и качественные требования к работе, то необходимо провести оценку персонала, выявить причины неэффективной работы и после анализа причин неэффективности работы принять решение об управленческих действиях, которые помогут улучшить ситуацию, например: обучить персонал, уволить, ввести новую систему мотивации, адаптации и т. д.

Как контролировать и оценивать работу персонала

Для чего проводят оценку персонала

Оценка персонала – комплексный процесс, который включает:

• сбор информации о сотруднике в зависимости от цели оценки (его профессиональных навыках, квалификации, результате его работы и личностных качествах);
• анализ полученной информации;
• сравнение результата анализа с определенными критериями (стандартами), выполнение которых позволяет получить максимальный эффект при выполнении целей организации;
• вывод о соответствии или несоответствии сотрудника требуемым стандартам и принятие управленческого решения о дальнейших действиях с сотрудником (обучение, увольнение, премирование и т. д.).

В каких случаях проводят оценку персонала

Оценку персонала в основном проводят при:

• приеме на работу;
• завершении испытательного срока;
• проведении конкурса на замещение вакантной позиции;
• формировании кадрового резерва;
• определении текущего и потенциального уровня развития сотрудников по компетенциям, важным для решения бизнес-задач организации;
• определении потребности в обучении и составлении плана обучения;
• подготовке руководящего состава;
• сокращении персонала;
• усовершенствовании способа управления персоналом.

Чем отличается оценка персонала от аттестации

Оценка персонала и аттестация – это разные процессы.

Аттестация – это процедура оценки согласно заданным критериям соответствия деятельности конкретного сотрудника четким стандартам выполнения работы на данном рабочем месте в данной должности за определенный период времени.

Аттестация персонала является процедурой систематической и формализованной (оформляется в соответствии с требованиями действующего законодательства, а также локальными нормативными документами организации), проводится с определенной периодичностью.

В отличие от аттестации, оценка персонала может быть формальной и неформальной, осуществляться как регулярно, так и нерегулярно, может быть связанной со стандартами работы, а может быть направлена на оценку сотрудника как личность (например, психологическая оценка сотрудников, которую чаще всего проводят для корректировки поведения сотрудников, усиления давления и контроля над ними).

Какие требования предъявляют к системе оценки сотрудников

Система оценки персонала – это комплекс действий и мероприятий для оценки персонала, которые проводят с определенной периодичностью в четкой последовательности для конкретных должностей (или групп сотрудников).

Чтобы система оценки была эффективной, она должна быть:

• действенная, когда результат оценки обеспечивает четкую связь результатов труда и его оплаты, высокий уровень мотивации и понимание основных потребностей сотрудников;
• практичная, когда эксперты по оценке и сотрудники, которых оценивают, принимают критерии и правила оценки, считают их удобными и справедливыми;
• понятная, когда эксперты по оценке понимают методы оценки результатов рабоыт и надлежаще используют полученную информацию.

Какими способами можно разработать систему оценки персонала

Чтобы разработать систему оценки, можете использовать три подхода:

• использовать систему оценки, которая эффективна в другой организации;
• самостоятельно разработать систему оценки, в соответствии с выработанными требованиями организации;
• разработать систему оценки, в соответствии с выработанными требованиями организации, силами внешних консультантов или совместно с ними.

Совет: не используйте систему оценки, которую применяют в другой организации, без внесения в нее изменений. Если не учесть специфику вашей организации, система оценки будет неэффективной.

Связано это с тем, что систему оценки разрабатывают под цели конкретной организации, при этом учитывают ее потребности, задачи, квалификацию оценщиков и специфику управления руководителей. Найти две идентичные организации невозможно, соответственно, и система оценки персонала одной организации никогда на 100 процентов не подойдет для оценки персонала другой организации.

Как разработать и внедрить систему оценки персонала

Чтобы разработать и внедрить систему оценки персонала, необходимо:

• определить цели оценки персонала ;
• сформировать рабочую группу по разработке системы ;
• провести анализ предыдущего опыта оценки персонала в организации ;
• выбрать оцениваемых сотрудников ;
• определить показатели и критерии оценки ;
• выбрать методы оценки ;
• оценить затраты на оценку персонала ;
• разработать и утвердить документы по оценке ;
• информировать сотрудников о предстоящей оценке ;
• выбрать и обучить оценщиков методам и процедурам оценки ;
• создать систему контроля над надлежащим использованием утвержденных методов и процедур оценки персонала.

Как определить потребность в оценке персонала

Если принято решение провести в организации оценку персонала, первостепенно определите цели данной процедуры. Как правило, ее проводят, чтобы:

• оценить потенциальные возможности сотрудника;
• оценить соответствие процесса выполнения работы запроектированному процессу;
• оценить соответствие результатов труда нормативным требованиям, запланированным показателям, поставленным целям;
• разработать новую систему мотивирования сотрудников.

Чтобы выявить свои цели оценки проведите встречу с руководителем организации или иным лицом, наделенным полномочием проводить реформы в области управления персоналом. Расспросите руководителя, какие конкретно сведения он хочет получить в результате оценки персонала, какие критерии оценки являются приоритетными, для решения каких последующих задач будут использованы результаты оценки. Например, на основании оценки персонала руководство организации может решить ряд задач, представленных в таблице .

Далее проведите интервью с руководителями высшего звена, руководителями подразделений. Определите, как они видят процесс оценки персонала и что они хотят получить в результате оценки. Во время встреч оцените знания руководителей различных методов оценки персонала, их опыт проведения оценочных собеседований, тестирования и т. д. Данные сведения помогут в дальнейшем разработать программу для обучения оценщиков.

После анализа информации, которую получите от руководителей, сформулируйте цели в четкой, простой, понятной для сотрудников форме.

Стремитесь, чтобы на стадии разработки цели оценки персонала руководители организации высшего и среднего звена пришли к единому мнению о целесообразности внедрения системы оценки. Решение должно быть коллегиальным, это гарантирует высокий уровень ответственности каждого руководителя за результат оценки своих подчиненных.

Пример постановки целей оценки персонала организации «Альфа»

В феврале 2017 года в организации «Альфа» были поставлены следующие цели оценки персонала:

• оценить понимание сотрудниками стратегических целей организации и уровень сознательной реализации их в своей повседневной деятельности;
• повысить удовлетворенность сотрудников от работы;
• повысить у сотрудников осознание собственных достижений;
• показать сотрудникам пути их профессионального и карьерного развития.

При этом были установлены следующие задачи процесса оценки:

• дать сотрудникам обратную связь по их деятельности за последние шесть месяцев (у руководителя есть возможность выразить официальную благодарность и внести конструктивные критические замечания);
• установить измеримые цели и предложить конкретные рекомендации по улучшению деятельности и дальнейшему развитию (создание плана действий).

Кто разрабатывает систему оценки персонала

Если опыт и знания сотрудников службы персонала и других специалистов организации позволяют разработать и внедрить систему оценки персонала своими силами, то создайте рабочую группу из сотрудников организации.

Если служба персонала не имеет опыта оценки сотрудников, пригласите внешних консультантов: фрилансеров или специалистов консалтинговой организации. При этом можете возложить на внешних консультантов ответственность за разработку и полное проведение оценки персонала или только за разработку системы оценки и обучение оценщиков организации, которые в дальнейшем самостоятельно проведут оценку без участия консультантов.

Как провести анализ ситуации в организации для разработки системы оценки персонала

Чтобы разработать эффективную систему оценки, сначала сделайте анализ основных направлений деятельности организации и предыдущего опыта оценки персонала (если оценка ранее проводилась).

Для этого найдите ответы на вопросы, представленные в таблице . С этой целью используйте несколько методов сбора информации: наблюдение, опрос и анкетирование сотрудников, интервью с руководящим составом организации, ведущими сотрудниками и несколькими представителями различных групп сотрудников: по должности, возрасту, успешности и т. д. Изучите опыт оценки других организаций, проконсультируйтесь с коллегами, специалистами в области оценки персонала.

Как определить круг оцениваемых сотрудников

Когда цели оценки персонала сформированы, определите, кого необходимо оценить – весь персонал или достаточно оценить некоторые группы. В любом случае сначала выделите приоритетные для оценки группы сотрудников. Это могут быть сотрудники определенного подразделения или группа должностей.

Например, для цели «соответствия занимаемой должности» можно оценить персонал в подразделениях, результат деятельности которых не устраивает руководство. Для цели «потребность в обучении и развитии» в первую очередь рекомендуется провести оценку в перспективных подразделениях, для которых обучение является важнейшим условием качественного выполнения работы, и т. д.

Пример, как определить круг оцениваемых сотрудников

Организация «Альфа» занимается продажей и обслуживанием оргтехники. В январе 2017 года было принято решение об оценке персонала. Цель оценки – определить потребность в обучении и развитии.

Для оценки выделили четыре приоритетные группы сотрудников и поставили их в следующую очередность:

1. Руководители всех уровней – для формирования кадрового резерва.
2. Сотрудники технического отдела, которые занимаются установкой и обслуживанием оборудования, – для оценки их знаний и навыков, для определения соответствия требуемому уровню качества в обслуживании, так как новые образцы оборудования предъявляют новые требования к знаниям и навыкам работы.
3. Менеджеры по продажам – для определения потребности как в обучении навыкам продаж, так и в знаниях ассортимента и технических характеристик товара.
4. Специалисты отдела закупок – для оценки соответствия знаний и опыта новым требованиям.

Совет: если организация впервые проводит комплексную оценку персонала, начните ее с оценки руководящего состава, далее – их подчиненных и т. д. до рабочих профессий. Это даст возможность руководителям изначально понять, что испытывает оцениваемый сотрудник, и в дальнейшем быть корректным и тактичным при оценке подчиненных.

Как определить критерии оценки персонала

Чтобы разработать критерии оценки, учтите специфику деятельности организации, сегмент рынка, цели и задачи оценки .

Определите, какие основные обязанности возложены на сотрудников оцениваемой группы, какие ежедневные функции они выполняют, какие можно выделить показатели успешности их работы, факторы деятельности, существенные для этой группы сотрудников. Например:

• объем выполняемых работ;
• качество выполненных работ;
• профессиональные знания: знание товара и услуг, стандартов компании при работе с клиентами, работа с возражениями клиентов и т. д.

Выберите пять–семь наиболее важных обязанностей и существенных факторов деятельности для каждой должности. Критерии со средней и низкой важностью исключите из списка критериев для оценки.

Подробно и понятно опишите выбранные важные критерии оценки. Выделите и опишите уровни выполнения критериев от «очень плохо» до «очень хорошо». Количество уровней определите самостоятельно. Присвойте каждому уровню определенное количество баллов.

Проверьте, насколько понятны критерии оценки для конкретных работ. Если критерий непонятен, разбейте его на несколько простых критериев или опишите более четко.

После этого определите, соответствуют ли полученные критерии требованиям, а именно: критерии должны:

• быть достижимыми, что является необходимым для выполнения работы;
• быть объективными и обоснованными и не зависеть от того, кто их выполняет (т. е. должны быть разработаны для конкретной должности, а не для человека);
• информировать сотрудника о том, какие конкретные действия и результаты ожидаются от него;
• соответствовать содержанию работы;
• мотивировать сотрудника на достижение лучших результатов;
• соответствовать целям организации;
• быть понятными и четко увязанными с важнейшими характеристиками рабочего поведения и (или) важнейшими результатами работы;

Какие различают методы оценки персонала

Различают три группы методов оценки персонала:

• качественные, например, оценка анализа труда, биографический метод, матричный метод, метод системы произвольных характеристик, метод «360 градусов», групповая дискуссия;
• количественные, например, метод черт, метод стандартных оценок; установление рабочих стандартов и нормативов, метод экспертной оценки, оценка лояльности сотрудника, метод ранжирования, метод анкеты заданного выбора;
• комбинированные, например, оценка оценочными центрами, тестирование, метод суммы оценок.

Выберите метод оценки в зависимости от параметров исследования, численности оцениваемого персонала и квалификации ответственного за проведение оценки.

Список методов оценки персонала с их кратким описанием см. в таблице .

Как определить затраты на проведение оценки

Когда выбрали методы оценки персонала, оцените затраты на проведение оценки. В общие затраты включите:

• расходы на привлечение консультантов (если такое происходит);
• приобретение литературы;
• расходы на зарплату участников процесса (так как оценку персонала проводят в рабочее время);
• размер недополученной прибыли (так как во время оценки персонала сотрудники не занимались основной производственной деятельностью);
• печать оценочных форм и т. д.

Затраты на оценку персонала можно рассчитать по следующей формуле:

H

=

ΣTi

×

Zi

+

ΣTj

×

(

Zj

+

ΣZik

)

+

Dорг

+

Dнп

+

K

где:
H – затраты на оценку персонала;
Ti – время, затраченное i-м сотрудником на подготовку к оценке персонала;
Zi – зарплата i-го сотрудника, проводящего оценку, в час;
Tj – время на оценку j-гo сотрудника;
Zj – зарплата j-гo сотрудника в час;
Zik – зарплата k-гo сотрудника в час, участвующего в оценке j-гo сотрудника;
Dорг – затраты на организационные расходы;
Dнп – недополученная прибыль;
К – расходы на привлечение консультантов и приобретение литературы.

В случае наличия дополнительных статей расхода их включают в стоимость.

Пример затрат на проведение оценки персонала

В организации «Альфа» в феврале 2017 года было принято решение о проведении оценки персонала.

Пять специалистов технического отдела оценивал их непосредственный руководитель – начальник технического отдела И.И. Иванов совместно с менеджером по персоналу И.А. Игнатьевой.

Заработная плата И.И. Иванова (Zi) – 1100 руб./час.
Время на обучение И.И. Иванова оценке персонала (Ti) – 6 часов.
Заработная плата специалистов технического отдела (Zj) – 750 руб./час.
Время на оценку одного сотрудника (Tj) – 1 час.
Заработная плата И.А. Игнатьевой в расчете затрат не учитывается, так как оценка персонала входит в ее должностные обязанности.
Дополнительных организационных расходов не было (Dорг = 0).
Сторонних консультантов не приглашали (К = 0).
Недополученной прибыли нет, так как процесс был организован без ущерба результата работы (Dнп = 0).

Размер затрат рассчитывается по формуле:

H

=

ΣTi

×

Zi

+

ΣTj

×

(

Zj

+

ΣZik

)

+

Dорг

+

Dнп

+

K

6 ч × 1100 руб. + 5 чел. × 1 ч (1100 руб. + 750 руб.) = 15 850 руб.

Итого: на оценку пяти сотрудников технической службы затраты составили 15 850 руб.

В каких документах прописать правила и нормы оценки

Результат формирования системы оценки оформите документально. Для этого разработайте:

• Положение об оценке персонала;
• оценочные формы;
• инструкцию для оценщиков;
• инструкцию для оцениваемых сотрудников;
• план работ.

Как предупредить сотрудников о предстоящей оценке

Внедрение системы оценки персонала начните с информирования сотрудников о предстоящей процедуре. Оповестите сотрудников о будущей оценке в один или несколько этапов, в зависимости от масштаба предстоящей оценки и реформ, к которым приведет оценка.

Вся информация должна исходить из официального источника. Это исключит лишние разговоры между сотрудниками и чрезмерное психологическое напряжение в коллективе. Сообщите о предстоящей оценке руководителям подразделений (отделов), обяжите их донести эту информацию до сотрудников. Можете организовать рассылку информационных писем сотрудникам, входящим в группу оцениваемых.

Как обучить оценщиков правилам и нормам оценки персонала

Выберите экспертов по оценке с учетом сложности процесса оценки и структуры организации. Далее, если необходимо, проведите с экспертами обучение, на котором расскажите содержание всех разработанных документов, правила проведения оценки, специфику применения выбранных методов оценки, правила оформления оценочных форм, предоставления обратной связи сотрудникам и т. д.

Как контролировать процесс оценки персонала

Разработайте критерии оценки работы экспертов по оценке. Для этого в зависимости от выбранных методов оценки определите, какие индикаторы поведения будут являться показателями эффективной и адекватной оценки. Например, признаки активного слушания – внимательный взгляд на сотрудника, адекватная реакция на вопросы оцениваемого, задание вопросов, которые помогают раскрыть смысл ответов, также фиксация ответов и комментариев к ним, правильное оформление оценочных форм, улыбка, отсутствие критики в словах и мимике оценщика и т. д. – являются индикаторами правильного поведения оценщика.

Назначьте ответственного за контроль работы оценщиков. Это может быть один из оценщиков, внешний консультант, специалист службы персонала. Ответственный за контроль должен в совершенстве знать практику оценки персонала, методы, которые используют оценщики, правила оформления оценочных форм и т. д.

При одновременной работе нескольких оценщиков можете попросить их оценить друг друга.

Проводите контроль и оценку оценщиков с целью улучшения качества оценки, а не наказания оценщиков.

Источник