Как представить друга своей компании

1. Представление и знакомство в процессе делового общения

1. Представление и знакомство в процессе делового общения

В жизни постоянно возникают ситуации, в которых необходимо представить одного человека другому или другим. В деловом общении, которое требует установления контактов – очных, заочных, по телефону, – потребность в грамотном представление является одной из самых актуальных. Деловое общение по своей сущности не должно быть анонимным. Это могут быть ситуации в вашем офисе, на конференциях, совещаниях, выставках, на официальных приемах. Нужная встреча может произойти на улице или во время деловой поездки, при разговорах по телефону, с людьми, проживающими в другом городе, стране. Процедура знакомства – это сфера этикета, она регламентируется общепринятыми правилами.

Для начала партнеры по общению должны назвать друг другу свои имена.

В деловом, официальном общении при представлении необходимо обозначить статус партнеров. Для характеристики делового статуса человека называют либо его профессию (например, архитектор, учитель, артист и т. п.), либо занимаемую должность и место работы.

Если в процедуре официального знакомства принимают участие лица, избранные в законодательные органы, ученые, военные, деятели культуры, то называют их парламентские, ученые, воинские, почетные и тому подобные звания. В торжественных случаях, представляя присутствующим заслуженных людей, особенно ветеранов, можно указать на их награды и отличия. Психологи, специалисты по этике общения настаивают на том, чтобы люди выбирали такие формы представления, которые бы возвышали человека как в глазах окружающих, так и в его собственных глазах.

Процесс знакомства бывает двух видов:

1) через посредника, что в гражданском, светском этикете всегда считалось наиболее благоприятной формой. Посредник – третье лицо, официальное или хорошо известное обеим сторонам, – берет на себя функции представления незнакомых людей друг другу;

2) знакомство без посредника, когда партнеры называют свои данные сами.

В первом варианте важно не допустить ошибки, избирая посредника, так как в деловом мире имеет большое значение, кто вас представляет, и желательно, чтобы этот человек был значимой и авторитетной личностью. Во втором случае необходимо осознать уместность и целесообразность своего решения представиться самому, важно проявить такт, понимание обстановки и скромность, для того чтобы не быть навязчивым и выглядеть достойно.

Секретарю полезно владеть обеими процедурами. У него постоянно возникают непосредственные очные, телефонные контакты с незнакомыми людьми, когда нужно обеим сторонам проинформировать о себе. И в то же время секретарю регулярно приходится выступать в роли посредника – при знакомстве в офисе коллег или партнеров, при докладе о посетителе, абоненте своему начальнику.

Секретарь-профессионал должен учесть уровень общения, официальность контакта, статус, престиж, демографические признаки партнеров, их коммуникативную компетентность, а также сопоставить ролевые признаки свои и того, кого или кому нужно представить себя или третье лицо. Обычно секретарь не выходит из своей роли и просто называет собеседников, посетителя, тогда как представитель отдела управления персоналом, например, в соответствии со своими функциями может присовокупить какую-либо характеристику представляемого.

Существует особый порядок, определяющий первоочередность представления, при котором следует учитывать пол, возраст, статус, престиж и авторитет. Младшего по возрасту представляют старшему; низшего по статусу – тому, кто занимает более высокое положение; подчиненного, претендента на вакансию всегда представляют руководителю. Однако нужно помнить, что в бизнес-этикете наиболее старший по рангу не является более значимым, чем клиент. Менее известного всегда представляют более известному; менее знакомого – человеку, которого знаете лучше; всех знакомых и друзей – своим родителям, а не наоборот. Мужчину всегда представляют женщине, обращаясь к ней за разрешением о знакомстве. Исключение составляют ситуации, когда мужчина является человеком очень высокого должностного ранга, находится при исполнении обязанностей, очень известный. По деловому этикету сотрудницу всегда представляют начальнику, претендентку на работу в учреждении – работодателю. Следует отметить также, что женщина, которая утверждает себя в деловом сообществе, может в актуальной ситуации первой отрекомендоваться мужчине, в установлении деловых контактов с которым она заинтересована. Первой представиться мужчине женщина может также при исполнении служебных обязанностей.

Если представляют замужнюю женщину, положение и авторитет мужа которой очень высок в данной среде, называют ее имя, отчество, фамилию, подчеркивая при этом, что она является супругой такого-то. Если наоборот, представляют мужа известной женщины, женщины-руководителя, то его называют, указывая профессию или служебное положение (что наиболее возвышает его в глазах присутствующих), но не добавляют, что такая-то является его женой. Ни одному достойному мужчине не понравится статус «мужа такой-то».

Если одного человека представляют многим, то сначала его представляют всем. В случае, когда собравшихся немного, всех поочередно предсавляют новому знакомому.

СОВЕТ: при большом числе присутствующих одного всем не представляют, а знакомят с теми, кто находится рядом, остальным, если это удобно, он делает общий поклон.

При посещении по служебным или личным делам учреждения у каждого, в том числе у секретаря из другой организации, может возникнуть ситуация, при которой необходимо представиться самому. В этом случае действует правило: пришедший, т. е. посетитель, еще до начала делового разговора по существу должен назвать себя, свой статус и лишь после этого изложить причину своего обращения. Если кто-нибудь вводит вас в организацию, то представлять вас должен он. Если вам необходимо продолжение контактов в этой организации, то вас должен представить кто-то из сотрудников, с кем вы уже имели дело, если такого сотрудника нет, нужно представиться самому.

В обязанности руководителя входит представление нового работника его коллегам. Он делает это сам либо поручает сотруднику, который ведает работой с персоналом. При представлении называют имя, отчество, фамилию, должность, на которую новый сотрудник назначен, а также его титулы и звания, затем произносят несколько слов о его прежней работе и заслугах. Если человек назначается на руководящую работу, после общего представления ему должны быть представлены его заместители и помощники.

Деловая реальность требует от секретаря хорошего владения правилами этикета для офисов. По правилам хорошего тона секретарь обязан доложить руководителю о посетителе, представить его. Процедура упрощается, если посетитель записан на прием и у руководителя есть все его необходимые «координаты». Если же это так называемый незаявленный посетитель, его нужно представить по всей форме, соблюдая общепринятые правила. Секретарю во многом могут помочь список «привилегированных» посетителей, переданный руководителем; знание сотрудников своей организации, партнеров, важных клиентов; картотека, ПК, «визитница» и многое другое. В каждом конкретном случае секретарь должен выяснить и доложить руководителю данные о посетителе – имя, отчество, фамилию, служебный статус.

Подводя итоги: казалось бы, нетрудная процедура – знакомство и представление. Но вокруг нее возникает много проблем, связанных с человеческим общением. Следуя рекомендациям, изложенным выше, осуществлять многофункциональную деятельность секретаря станет немного легче.

Данный текст является ознакомительным фрагментом.

Продолжение на ЛитРес

Читайте также

Шаг 3. Знакомство с информационными и предписывающими сообщениями

Шаг 3. Знакомство с информационными и предписывающими сообщениями Во-первых, убедитесь, что сообщения в почтовом ящике отсортированы по дате, при этом наверху списка находится самое старое сообщение. Начните с него и постепенно спускайтесь к самому последнему.Теперь

4.6.3. Кража интеллектуальной собственности в процессе предварительного общения

4.6.3. Кража интеллектуальной собственности в процессе предварительного общения «Правильные идеи витают в воздухе, а наиболее чуткие их улавливают» – эта фраза хорошо отражает поставленную в данном разделе проблему и страхи предпринимателей, изобретателей и инициаторов

Знакомство

Знакомство При знакомстве и в общении с людьми определяющим фактором вашего успеха будет ваша самооценка. Она складывается из оценки внешних данных, черт характера и умений, которые помогают наладить контакты с людьми. Допустим, вы собираетесь продать большую партию

Знакомство с Господином Рынком

Знакомство с Господином Рынком Для того чтобы продемонстрировать студентам, насколько сильна взаимосвязь между эмоциями инвесторов и колебаниями курсов акций на фондовом рынке, и помочь им понять, как неразумно поддаваться эмоциям, Бенджамин Грэхем создал

Глава 1. Первое знакомство с «1С Бухгалтерия 8»

Глава 1. Первое знакомство с «1С Бухгалтерия 8» Первая глава книги содержит основные сведения о программе «1С Бухгалтерия 8». Вы узнаете, каковы функциональные возможности данной конфигурации, какова взаимосвязь между Конфигуратором системы и ее прикладным решением, как

20. Встреча — знакомство

20. Встреча — знакомство Вернитесь к прочтению книги «Телефонные переговоры». Вы четко должны помнить: телефонный разговор не заменит личную встречу.Снять напряжение возможно только за счет встречи-знакомства. Даже в случае, если клиент обратился по рекомендации,

Знакомство с NLP

Знакомство с NLP Перед тем как начать рассказ о теориях, психотехниках и упражнениях, которые позволят вам развить и улучшить навык личных и телефонных продаж, а также работы в торговом зале, я расскажу о том, для чего вообще можно использовать NLP, а также упомяну принципы и

НЕПЛОДОТВОРНОСТЬ ДЕЛОВОГО ОБЩЕНИЯ

НЕПЛОДОТВОРНОСТЬ ДЕЛОВОГО ОБЩЕНИЯ Часто в деловых контактах предприниматели бывают недовольны своими действиями, не приводящими к желаемым результатам. Например, «сорвался» клиент или тщательно подготовленный договор из-за какой-нибудь мелочи так и остался

Введение: знакомство с мегаизменениями Дэниел Франклин

Введение: знакомство с мегаизменениями Дэниел Франклин Чтобы население Земли достигло отметки в миллиард жителей (примерно в 1800 г.), потребовалось свыше 250 тыс. лет. По официальным данным ООН, для того чтобы оно выросло с 6 до 7 млрд, понадобилось немногим более

Знакомство с аудиторией

Знакомство с аудиторией Подготовку нужно начать с трех вопросов о вашей аудитории: кто эти люди, каковы их цели и что их волнует. Если вы выступаете перед коллегами, руководством или подчиненными, задача облегчается. Если же публика посторонняя, то вы не можете знать ее

Знакомство с «Мужчиной»

Знакомство с «Мужчиной» Трансформация. Это серьезное слово.Недавно Дженнифер Брюэр (она работает у нас оперативным менеджером) и я отправились на обед в ресторан Dixie’s BBQ. Там готовят лучший барбекю в западном Вашингтоне. Спросите любого. Это официально признано. Владелец

ЗНАКОМСТВО С РАБОЧИМ МЕСТОМ

ЗНАКОМСТВО С РАБОЧИМ МЕСТОМ Новички часто обеспокоены тем, под чьим непосредственным руководством они будут работать (непосредственный начальник или руководитель группы), с кем они будут работать, чем они будут заниматься в первый день, и географией своего рабочего

Соединяйте «красные зоны» со временем делового общения

Соединяйте «красные зоны» со временем делового общения Возможно, на примере простой вышеупомянутой таблицы, содержащей «красные зоны», вы заметили, что менеджер старался выделить трем своим главным заданиям надлежащие отрезки времени. Но вы также увидели, что для него

Шаг 3. Общее знакомство с процессами

Шаг 3. Общее знакомство с процессами Если первые участники группы проекта не знакомы с процессами данного подразделения, может оказаться чрезвычайно полезным провести пару дней, беседуя с людьми, выполняющими процессы на своих местах, и отслеживая процессы в данном

Знакомство порождает любовь

Знакомство порождает любовь Речь не о том, что большие рекламные бюджеты и высокий уровень дистрибуции не формируют доверие и не повышают продажи. Суть брендинга – создать комфорт, который является прямым следствием знакомства. Было доказано, что лидирующую позицию в

Источник

Представление при знакомстве

Очень часто, находясь на работе, на отдыхе, в гостях, мы знакомимся (или нас знакомят) с новыми людьми. Правильно ли мы при этом представляем себя и других?

Как невозможно дважды войти в одну и ту же реку, так невозможно исправить первое впечатление от знакомства. Нам предоставляется лишь одна попытка, и, конечно, всегда хочется, чтобы эта попытка была успешной, чтобы впечатление, произведенное нами, было наиболее благоприятным. Залог успеха — правильное приветствие и представление при знакомстве. Конечно, в современном мире правила знакомства и представления стали более демократичными и допускают ряд «вольностей». Но все же…

Знакомство начинается с представления, поэтому этот момент очень важен для дальнейших отношений. Частенько от того, как будет представлен человек, зависит, сможет ли он стать «своим» в определенном кругу людей. И здесь необходимо придерживаться определенных правил.

Правило 1

Сообщать кто вы такой нужно не во всех ситуациях, а лишь тогда, когда это удобно и необходимо.

Правило 2

Формула «Будь проще – и люди к тебе потянутся» уместна далеко не во всех ситуациях. Фамильярность в некоторых случаях просто недопустима. А уж раз речь у нас с вами идёт о «высшем обществе», то вас могут счесть просто невоспитанными.

Правило 3

Сохраняйте приветливое, доброжелательное выражение лица, улыбайтесь. Тут хочется напомнить слова одного известного киногероя: «…Умное лицо – это еще не признак ума, господа. Все глупости на Земле делаются именно с этим выражением лица. Улыбайтесь, господа, улыбайтесь!»

Правило 4

Смотрите в лицо человеку, которому вас представляют, при этом взгляд должен быть открытым и спокойным. Смотреть лучше примерно в центр переносицы, только не своей, а собеседника, тогда взгляд будет прямым. Не бойтесь встретиться с человеком взглядом и не нужно сразу отводить глаза.

Здесь, дорогие мои подруги, хотелось бы сказать (или напомнить), что, коль мы стремимся быть королевами (или принцессами), выглядеть мы должны всегда на все 100 – не лет, конечно, а процентов! Прическа, макияж, одежда – все это должно соответствовать тому, где мы находимся. Понятно, в ресторане – одно, в течение рабочего дня – совсем другое. Вот тогда мы, действительно, будем излучать уверенность и спокойствие. Во всяком случае, как бы мы не выглядели, общая рекомендация практически для всех случаев (кроме похорон) – это бодрая походка, подтянутая приветливая мимика лица.

Вообще, всегда лучше производить впечатление подтянутого, бодрого, энергичного, доброжелательного человека. (Конечно, мы с вами такие и есть на самом деле!) Почувствуйте себя сжатой пружинкой, почувствуйте энергию внутри. А лицо не должно быть расслаблено, уголки губ опущены, как у спящего человека. Лицо должно быть в легком напряжении, уголки губ слегка приподняты (хорошая исходная позиция для улыбки), будто готовы в любой момент растянуться в приветливой улыбке, а именно так и нужно – при встрече с человеком, при знакомстве, не забудьте улыбнуться. Весь ваш образ должен излучать доброжелательность. Не забывайте – как вы смотрите на мир, так и он смотрит на вас. И, поскольку, у большинства людей на лице отражаются их мысли и чувства, то стремитесь к тому, чтобы ваши мысли и чувства были светлыми и добрыми. Любите людей, тогда они полюбят вас.

Но это так, лирическое отступление, вернемся к «нашим баранам», ну к правилам то есть. Итак…

Правило 5

По правилам хорошего тона незнакомые люди должны быть представлены друг другу кем-то третьим.

При представлении следует учитывать пол, возраст, статус и авторитет. Если вы представляете людей одного возраста, статуса и пола, то сначала следует представить менее знакомого вам чело¬века более знакомому. Вот они — тонкости:

а) первым нужно назвать младшего по возрасту (если возраст одинаковый — младшего по положению), представляя его старшему, а затем старшего младшему;

б) мужчину всегда представляют женщине первым, за исключением случая, когда мужчина намного старше ее. Чувствуете – опять «заморочки» с мужчинами! Или с женщинами.

в) нового сотрудника всегда представляют вышестоящему руководителю;

г) если одного человека знакомят с группой, то его представляют группе (даже состоящей из двух лиц) первым;

д) односторонний порядок представления используется, когда одного человека представляют большой группе людей. Например, нового руководителя или сотрудника – коллективу, оратора – аудитории.

Правило 6

Нередки ситуации, когда приходится представляться самому. При этом необходимо четко произносить имя, отчество, фамилию и любую другую информацию, которую вы намерены сообщить, это избавит людей от необходимости переспрашивать, а вас — от возможных недоразумений.

Правило 7

Необходимо использовать такие формы представления, которые соответствуют данной конкретной ситуации. Согласитесь, нелепо бывает в дружеской компании или соседям по даче представляться, указывая должность и все свои титулы.

Правило 8

Нет необходимости представлять идущего вместе с вами по улице человека, если вы встретили своего знакомого и остановились только для того, чтобы поприветствовать его.

Правило 9

Представляя своего спутника или спутницу, лучше воздержаться от фраз типа «это мой друг». Такое подчеркивание личных отношений может обидеть остальных.

Несколько слов об особенностях представления в служебном этикете

Если люди не знакомы друг с другом, перед служебным или деловым разговором обязательно нужно представиться. Причем, сначала непременно следует извиниться, затем назвать себя и лишь после этого, в случае благоприятного к вам отношения, кратко изложить причину, заставившую вас обратиться к человеку с просьбой уделить вам несколько минут.

Когда вы приходите в учреждение, следует представиться служащему, если это имеет значение для решения вашего вопроса. Служащий при этом, как правило, не называет своего имени, так как оно обычно указано на дверях кабинета. Если в офис входит посетитель и представляется, секретарь не обязан вставать. Достаточно улыбки и слов приветствия. Далее следует ответить на вопрос или просьбу посетителя.

Вообще служебный этикет предполагает, что, прежде чем вы обратитесь лично или по телефону с просьбой или вопросом в какую-либо организацию или к какому-либо официальному лицу, вы должны обязательно представиться. При этом следует назвать себя, свою должность и организацию, в которой вы работаете.

Представиться необходимо, когда вы впервые приходите в коллектив, с которым вам предстоит встречаться или сотрудничать в будущем. Если кто-либо вводит вас в коллектив, то представить вас должен он. Если позже вы встретитесь с членами коллектива, которые отсутствовали при знакомстве, то вас должны представить те, с кем вы уже знакомы, либо вы можете представиться им сами.

При представлении в фирме нового должностного лица, занимающего руководящий пост, служащие, в том числе и секретарь, должны встать. Это является знаком внимания к новому руководству.

В обязанности руководителя входит представление нового сотрудника его коллегам. При этом руководитель называет имя, фамилию, должность, а также титулы и звания представляемого сотрудника, а затем произносит несколько слов о его прежней работе и заслугах. Если человек назначается на руководящую работу, то затем ему должны быть представлены его заместители и ближайшие помощники, при этом называются должности и направления их работы.

В гостях, на приемах

В гостях, на приемах лучше, если вас представляет хозяин дома или общий знакомый. На официальных приемах необходимо строго следовать традиционным правилам представления и знать его порядок, уметь употреблять официальные титулы и звания, приветствовать нового знакомого. Мужчина в большом обществе при представлении называет только свою фамилию, слегка при этом кланяясь, женщина может самостоятельно представиться только женщине.

При представлении очень известных людей называть их профессию не нужно, иначе человек, которому вы представляете знаменитость, может показаться очень неосведомленным (обидится еще).

Однако если вы оказались в ситуации, когда необходимо начать разговор, а представить вас некому, следует это сделать самим. Современные правила этикета допускают самостоятельное представление женщины на деловых встречах.

После того как люди представлены друг другу, они обмениваются словами приветствия и рукопожатием. На сугубо официальных встречах при представлении можно использовать в качестве ответа выражения типа «очень приятно», «очень рад», «рад с вами познакомиться», в менее официальных случаях вполне достаточно ограничиться словами приветствия.

Фраза «Разрешите вам представить. » является наиболее используемой при знакомстве. При этом, как правило, представляемого заранее информируют о том, кому его представят. Если знакомят людей примерно одного круга и возраста, достаточно фразы: «Познакомьтесь, пожалуйста, вот «А», а вот «В». Под «А» и «В» имеются ввиду имена представляемых, которые должны произноситься отчетливо. При частном знакомстве достаточно называть только имена, если же это официальная встреча, нужно назвать звание и должность.

При представлении протягивать руку не обязательно, но принято, чтобы люди, которых знакомят, смотрели в глаза друг другу. Представляемый никогда не протягивает руку первым, он должен подождать, когда ему подаст руку тот, с кем его знакомят. После того как одно лицо представлено другому, начать разговор может лишь старший по возрасту или положению. Младший может начать беседу только в случае затянувшейся неловкой паузы, при этом следует проявлять особое чувство такта.

Когда собирается небольшое общество, хозяева обязаны представить всех гостей друг другу, если они незнакомы, причем хозяйка знакомит между собой женщин, а хозяин — мужчин. При этом лучше начать так: «Разрешите вам представить. » Вежливый человек в ответ слегка поклонится и добавит, что уже кое-что слышал о том, кого ему представляют, и теперь рад познакомиться лично.

Если вы находитесь в обществе знакомых людей и ведете с кем-то беседу, а один из ваших знакомых обратился к вам с просьбой представить его другим, следует, извинившись, прервать беседу и выполнить просьбу.

Если нужно познакомить ровесников или людей, равных по положению, один из которых является вашим родственником, лучше представить первым более близкого вам человека, например свою сестру — своей знакомой. Своих жену, сына, дочь обычно представляют словами «моя жена Ольга», «мой сын», причем местоимения «мой», «моя» обязательны, иначе такое представление будет выглядеть грубым.

Знакомых первыми представляют родителям, а не наоборот.

Как правило, представляют людей друг другу лично. Но в некоторых случаях допускается письменное («заочное») представление. Родственника или очень близкого знакомого можно представить в письме, но лишь в том случае, если нам хорошо знакомы обе стороны. При этом письмо должно быть кратким, без лишней или сугубо личной информации. Такое письмо можно отправить почтой или отдать в незапечатанном конверте тому, кто его вручит. Вместо письма можно использовать визитную карточку. В этом случае на ней над своим именем можно написать: «Рекомендую (господина) А». Визитную карточку также посылают в незапечатанном виде. Ее используют, если нужно представить человека, с которым вы связаны по работе, по бизнесу.

Когда люди представлены, они должны приветствовать друг друга при последующих встречах. Форма приветствия зависит от установившихся между ними отношений.

Удивительно, что изучая эти правила этикета, очень часто вспоминаешь сцены из старых фильмов. Так что неплохо бы их смотреть, тогда все эти правила этикета будут казаться для вас естественными и ничего нового и удивительного для себя вы здесь не найдете. А ведь молодежь, да и люди среднего возраста, очень редко смотрят наши «советские» фильмы, ставшие уже классикой. «Ужастики», «кошмарики», «боевики» уж совершенно точно не обучат хорошим манерам!

Источник