Как правильно человеку организовать свою деятельность

Как организовать свою деятельность эффективно: 10 простых, но работающих советов

В настоящее время существуют сотни книг и тысячи доступных мобильных приложений, позволяющих повысить продуктивность. Тем не менее, самоорганизация может стать для вас жестким и сложным испытанием.

Далеко не каждый человек стремится к упорядоченной жизни, пребывая в восторге от бесконечных списков дел. Этот опыт может быть подавляющим для творческих личностей или для тех, кто не любит тратить время на организацию процесса. Да, люди обладают разными характерами, темпераментом и типом личности. Поэтому нельзя всех без исключения уместить в одни и те же рамки.

Но если существуют лучшие решения для повышения производительности, почему мы не можем воспользоваться их преимуществами? Это облегчит вашу рабочую нагрузку, а не усложнит вашу жизнь. Перед вами 10 лучших советов, позволяющих управлять временем. Взяв их за основу, вы навсегда расстанетесь с прокрастинацией и ленью.

Правильные инструменты для работы

Чтобы освоить азы тайм-менеджмента, вам необходимо запастись правильными инструментами для работы. Впрочем, этот совет пригодится вам во всех сферах жизни, поэтому точно не будет лишним. Потратьте время, чтобы купить хороший ежедневник (я предпочитаю с пронумерованными крупным шрифтом датами и ленточной закладкой), цветные клейкие стикеры, маркеры, блокнот с отрывными листами, хорошую ручку. В обязательном порядке вам понадобится приложение «Календарь» и «Таймер».

Упрощение

Не выбирайте сложные пути, поэтому откажитесь от ведения электронного ежедневника или приложения «Напоминание». По своему опыту знаю, что когда под рукой находятся ежедневник, блокнот и ручка, тратится в два раза меньше времени на заполнение. Еще один очевидный минус гаджетов: пока вы загружаете нужное приложение, вы упустите гениальную мысль, которая только что пришла к вам в голову.

Откажитесь от идеи приобрести умные часы

Умные часы на вашей руке – это не обязательный инструмент для управления временем. Вряд ли этот модный гаджет увеличит ваши интеллектуальные способности в глазах других людей. Но если вы придете на встречу и достанете из сумки стильный ежедневник и ручку, окружающие немедленно подумают о высоком уровне вашего профессионализма.

Держите свое место в чистоте

Отсутствие признаков беспорядка на рабочем столе станет благодатной почвой для достижения целей. Без сожаления расстаньтесь с вещами, которые вы не используете, переместите старые документы в архивные файлы. Творческий беспорядок хорош только при рождении шедевров живописи и поэзии. У чистого рабочего места есть еще один несомненный плюс: вы значительно экономите время на поиски нужных вещей.

Составление списков дел

В течение дня вам предстоит сделать много дел. Какие-то из них будут важными, а какие-то второстепенными. Только представьте, сколько информации придется удерживать вашему мозгу, если вы не будете составлять списки! Терпеть не можете упорядоченность? Упростите себе задачу, не расписывая по времени каждое дело. Это даст возможность сохранять спокойствие и ничего не упустить из вида.

Предварительное планирование

Заранее планируйте свой день. Это позволит сэкономить время и нервы. Даже пятиминутный просмотр записей в ежедневнике позволит избежать стресса и перегруженности. В вашей голове поселится уверенность в том, что вы держите в руках нити управления над своей жизнью.

Ранний подъем

Все мы знаем эту поговорку: кто рано встает, тому Бог подает. Ранние утренние часы могут быть самыми продуктивными. Ваш мозг работает на высокой скорости и еще не перегружен усталостью. Возьмите за правило вставать раньше на час. В это время вы можете сделать что-то полезное для себя или заняться планированием на ясную голову.

Не позволяйте спонтанным событиям вклиниваться в ваши планы

Помните, что ни одно событие не должно вклиниться в ваши существующие планы. Назначайте встречи в соответствии с вашим существующим графиком. Даже если партнеры убеждают вас в срочности мероприятия, вы должны быть непреклонны.

Источник

Как организовать свою работу или учебу дома: краткие рекомендации

Из-за ситуации с распространением коронавируса миллионы человек перешли на дистанционное обучение и удаленную работу. Но не для всех этот переход проходит гладко. Для тех, кому сложно заставить себя учиться и работать вне офиса, публикуем советы от Марины Котляровой — психолога, члена Международной ассоциации коучей ICTA и Ассоциации карьерного консультирования и сопровождения. Вебинар эксперта был организован накануне Университетом ИТМО.

Организация рабочего места

Очень важно создать себе дома место, хотя бы приблизительно похожее на рабочее. Возможно, придется сделать в квартире пару перестановок, прикупить ширму или перегородки. Перестановка взбодрит ваш мозг и поможет ему изменить восприятие привычного пространства, настроит на рабочий лад. Если вы живете с семьей, детьми, соседями, и у вас нет отдельной комнаты, поможет ширма — ею можно отгородить свое личное пространство и дать понять остальным, что вы заняты и отвлекать вас нельзя.

Уберите из поля зрения все посторонние предметы, пусть на вашем столе царит минимализм. Избавьтесь от всех раздражающих факторов: телевизора, громкой музыки, уведомлений на телефоне, закройте все ненужные вкладки в браузере. При необходимости наденьте наушники для шумоизоляции — можете работать в тишине или включить ненавязчивую фоновую музыку, которая поможет вашей концентрации на работе.

Обязательно поддерживайте связь с коллегами или одногруппниками во время рабочего дня, но не используйте деловую переписку и рабочие чаты для обсуждения личных вопросов — это отвлекает и вас, и ваших коллег. Будьте на связи и с вашим непосредственным руководителем, будьте готовы оперативно откликаться на его задания, отвечать на вопросы и задавать свои.

Заранее возьмите все контакты тех, с кем вам необходимо коммуницировать по работе или учебе — в первую очередь контакты коллег, одногруппников, рабочих или научных руководителей, преподавателей, партнеров, клиентов. Обговорите с ними форматы, в которых вы будете общаться, мессенджеры, которые вы будете использовать. Создайте в облаке виртуальный диск с общим доступом, где будут храниться необходимые для работы документы, учебные материалы.

Если на работе вы еще не используете сервисы совместного управления проектами — самое время начать. Для этого сейчас существует множество платформ и сервисов, одни из популярных — Битрикс24 и Trello.

Обязательно озаботьтесь, чтобы у вас был хороший, стабильный и быстрый интернет. Если его качество вас не устраивает, подумайте о возможности сменить провайдера или подключить другой тариф.

Если вам необходимо заниматься бумажной работой, позаботьтесь о наличии всех необходимых инструментов: работающий принтер, ручки, бумага, степлер и т.д.

Источник: pikabu.ru

Организация рабочего времени

Хорошо, допустим, что с рабочим местом вы разобрались, как теперь организовать свое время? Очень просто — всего лишь придерживайтесь установленного рабочего графика и не ломайте режим, к которому вы привыкли. Да, теперь, когда не нужно ехать на метро на другой конец города, кажется, что можно и поспать подольше, и поваляться в кровати лишний час. Делать так крайне не рекомендуется — из-за таких поблажек вам с каждым днем будет все сложнее настроить себя на продуктивную работу.

Поэтому вставайте в то время, какое привыкли, умывайтесь, одевайтесь, завтракайте. Лишний час, который вы тратили на дорогу, можете использовать более осмысленно: приготовьте себе полезный полноценный завтрак вместо бутербродов, почитайте книжку и сделайте, наконец, уже зарядку.

То же самое с перерывами — обедайте в то же время, что и в офисе, сделайте себе запас воды и перекусов на рабочем столе, приготовьте термос чая или кофе — так вы не будете без конца отвлекаться и проверять содержимое холодильника.

Самое убийственное для продуктивности, что вы можете сделать — это представить работу из дома как полувыходной. Да, возможно, теперь у вас появилось чуть больше свободного времени, но это не значит, что вы можете забить на свои обязанности и вместо этого заняться другими более интересными делами. Сохраняйте тот же баланс рабочего и свободного времени, какой был у вас раньше, не сдвигайте рабочие часы, организуйте домашние дела так, чтобы они не мешали рабочему процессу.

Не выпасть из графика поможет четкое планирование. Подробно распишите все свои задачи на день, разбейте их на подзадачи, поставьте себе дедлайны. И обязательно ведите отчетность — для себя и своего руководителя, отмечайте все, что сделано и все, что предстоит сделать. Наглядный план поможет вам визуализировать рабочий процесс — это помогает не только в концентрации, но и в мотивации.

Для начала попробуйте подводить мини-итог в конце каждого часа. После того, как привыкнете, можете ограничиться чек-поинтами в середине дня, например, в обед. По окончании рабочего дня подведите итог, похвалите себя за проделанную работу, подумайте, что вы могли бы сделать лучше и продуктивнее — и с этими замечаниями спланируйте следующий день.

Если у вас проблемы с концентрацией, попробуйте использовать одну из техник тайм-менеджмента, например, «Помидор» — 25 минут работаете, ни на что не отвлекаясь, пять минут отдыхаете, затем снова 25 минут работаете и т.д. Важно, чтобы пять минут отдыха вы тратили не на проверку соцсетей, а на максимально отвлеченное от работы занятие. Например, можно походить по дому, поразминаться, сделать пару отжиманий или просто посидеть с закрытыми глазами.

В Google Play и App Store можно найти сотни приложений тайм-менеджмента. Рекомендуем обратить внимание на Forest: вы задаете промежуток времени, в течение которого будете сконцентрированы, «сажаете» дерево, и, если вы отвлеклись и полезли в телефон, дерево засыхает. Удивительно, но это очень мотивирует.

Самоорганизация

И вот мы перешли к самому главному и самому сложному — как все-таки заставить себя работать и учиться, не скатиться в апатию и не увязнуть в прокрастинации?

Во-первых, с самого утра приведите себя в порядок: смените пижаму на что-то более приемлемое, причешите волосы, можете даже сделать макияж — все это поможет перестроиться с домашнего режима на рабочий. А еще не придется краснеть перед коллегами или начальством, если внезапно придется созваниваться по видеосвязи. В том числе вам не будет стыдно перед коллегами или преподавателями своих домочадцев и соседей, в том случае, если вы живете не одни.

Во-вторых, старайтесь все самые важные, сложные или просто неприятные дела сделать с самого утра или хотя бы до обеда. Так они не будут оттягивать ваше внимание и не отравят весь ваш день (или несколько дней, если вы склонны к откладыванию на потом).

Если вы склонны к прокрастинированию, то подумайте — почему это так? Чаще всего склонность к прокрастинации связана со страхом или фрустрацией перед слишком большим объемом работы или слишком сложной задачей. Есть такая поговорка: «Съесть слона по кусочкам». Разбивайте все задачи на более мелкие подзадачи — до тех пор, пока они не станут совсем простыми и не обременительными. Обязательно отмечайте выполнение каждого, даже самого незначительного пункта. Так вы сможете обмануть свой мозг и мотивировать его на продуктивную работу.

Опять же, попробуйте методики тайм-менеджмента, их великое множество. Например, матрица Эйзенхауэра предлагает все дела распределять по категориям «важное/не важное», «срочное/не срочное», а методика «АБВГД» позволяет распределить все дела по степени приоритетности, а от некоторых отказаться вовсе.

Обязательно договоритесь с людьми, с которыми живете, чтобы они вас не отвлекали. Выстраивание личных границ — очень важный навык, и ситуация, когда все работают из дома — отличный повод этот навык прокачать. Обозначьте своим близким и родным свои границы и свое рабочее время — так им будет проще уважать ваше пространство и не отвлекать от рабочего процесса.

На самом деле переход на удаленную работу или дистанционное обучение — отличная возможность для самонаблюдений. Попробуйте проследить за своими естественными биоритмами: в какое время суток вы наиболее продуктивны, а в какое — совсем нет. Распределяйте нагрузку в соответствии с этим, назначайте важные встречи и созвоны на то время, когда вы в наиболее ресурсном состоянии, старайтесь успеть сделать все дела до наступления спада. Конечно, не получится игнорировать рабочий режим коллег и поток дел, но такие самонаблюдения определенно помогут вам и в будущем.

Лайфлоггинг. Источник: bitnine.net

Попробуйте заняться лайфлоггингом: установите приложения для фиксации рабочего и свободного времени, список задач с возможностью контроля за их выполнением, трекер привычек.

Спорт

Если утром или вечером у вас были спортивные тренировки — ни в коем случае от них не отказывайтесь. Закрытие фитнес-центров и спортзалов не катастрофа: просто замените свои обычные тренировки на домашние, переключитесь на бег или прогулки на свежем воздухе. Если занятия спортом никогда не были частью вашей повседневной рутины — что ж, сейчас самое время обзавестись полезными привычками. Помните, что мозгу для полноценной работы обязательно нужны свежий воздух и хотя бы минимальные физические нагрузки. Даже короткие прогулки помогают отвлечься от дел, перезагрузиться и вступить в бой с новыми силами.

Источник

Организованность: как стать организованным

Даже самый последний разгильдяй слышал о принципах организованности – чистое, правильно оформленное рабочее место, где все под рукой, система хранения информации, записи, расписания и т.д. Более того, он наверняка видел примеры, доказывающие их работоспособность. Вот только дисциплины ему, чтобы самому им следовать, не хватает. Так рождается популярная отговорка, мол, организованность это скучно, организованный человек становится рабом своих привычек и времени.

Так ли это? Отнюдь. Организованность – это определенные привычки. А привычки есть у всех нас. Только у одних это привычка разбросать все, а у других – держать в порядке. Первая не обязательно плохая, но лишь до тех пор, пока не вредит жизни, убивая продуктивность и отнимая время.

Привычки организованных людей

Развивайте следующие привычки, чтобы стать организованным человеком.

Записывайте все

Зачастую, когда человек что-то не забыл, это не благодаря хорошей памяти, а потому, что он самое важное записал. Попытка запомнить все не поможет стать организованным, это, скорее, признак лени.

Запишите все: список товаров, которые нужно купить, фильмов, которые хотите посмотреть, книг, которые необходимо прочесть. Можете использовать бумажный дневник, телефон или компьютер.

Составляйте расписания и устанавливайте крайние сроки

Составляйте расписания, таблицы и графики. Устанавливайте сроки и цели. Без этих простых приемов очень сложно контролировать то, что происходит в вашей жизни.

Помните, что если найдется хотя бы малейшая причина ничего не делать, вы тут же ухватитесь за нее. Поэтому грамотно составленный план – это своеобразный способ не дать себе увильнуть от работы, ведь вот она, определена и понятна.

Избавьтесь от прокрастинации

Прокрастинация – одна из главных бед современного человека. Даже особо не напрягаясь, можно себя обеспечить едой и иметь крышу над головой. А значит, можно отложить важные дела и заняться чем-нибудь приятным, верно? Нет, потому что таким образом вы делаете выбор в пользу сиюминутного удовольствия, упуская возможность сделать что-то значащее.

Чем дольше вы откладываете работу, тем сложнее будет за нее взяться. Поэтому нужно ввести привычку заниматься важными делами сразу после пробуждения.

Регулярно убирайтесь в доме

Уборка – акт не только полезный, но и символический. Вы таким образом показываете самому себе, что наводите порядок в жизни и не приемлите хаоса.

Убирайтесь в квартире хотя бы раз в неделю. Это позволит находить нужные инструменты за считанные секунды и не откладывать важные дела.

Купите все, что нужно для работы и учебы

Как мы уже говорили, человек любит придумывать себе оправдания для того, чтобы не работать. Об организованности в не может быть и речи. Если у вас нет блокнота, ручки, скрепок и прочих канцелярских товаров, вы рискуете упустить то минутное вдохновение, когда вас тянет работать. Да и когда не тянет, но нужно, гораздо проще начать, когда все необходимое есть под рукой.

Исключите отвлечения

Если что-то может вас отвлечь, то обязательно отвлечет. Не испытывайте силу воли. В читальном зале библиотеки сложно заняться чем-то другим, так как никто вас не дергает, за стеной не орет телевизор или радио, а соседи сверху не поют в душе «Макарену». Чем меньше раздражителей – тем проще сосредоточиться на важном.

Много работайте

Для того чтобы стать организованным, для начала нужно очень много работать. Это необходимо для понимания, где нужно приложить больше, а где меньше усилий.

Вы можете прочитать книгу Дэвида Аллена «Как привести дела в порядок», но мало чего из нее вынести. Ведь он говорит о людях, которые много работают и должны быть продуктивными. А если вы любитель прикладывать минимум усилий, его советы вам вряд ли помогут.

Исходите из того, что нужно работать больше восьми часов в сутки. И только когда начнете замечать, что можно это делать умнее, начинайте пользоваться советами по продуктивности.

Как стать собранным и организованным

Используйте метод 3D

Данная техника расшифровывается как Delete, Delegate, Do (удалите, поручите, действуйте). Как видим, «действуйте» находится на последнем месте. Если вы хотите научиться работать разумно и оставаться организованным, для начала уберите все ненужное или поручите некоторые дела другим людям (об этом отдельно расскажем чуть ниже).

Удалите все дела:

• которые являются срочными, но не очень важными;
• которые дают поддельное чувство прогресса;
• вызывают сильный стресс и при этом не несут никакого смысла.

Это особенно важно при работе с электронной почтой, поскольку по своей сути она представляет собой список дел других людей. Это запросы, которые они вам посылают. Они забирают энергию и время.

Конечно, в некоторых случаях пользу от ответа получаете как вы, так и человек, написавший письмо. Но только в том случае, если ваши цели гармонируют. Во всех остальных случаях это является отвлечением.

Делегируйте свои дела

Если у вас есть помощник или команда сотрудников, поручите им дела, которые они могут сделать. Сложность в том, что вы можете считать себя великим экспертом, а всех остальных – аматорами. И даже если так, часто бывают случаи, когда правильнее позволить сделать другим работу нормально другие, чем самому потратить непропорционально много времени, чтобы сделать ее идеально.

Если таких людей нет, найдите их. Предположим, вы фрилансер, который работает на износ, получает достаточно денег. Хочется не только отдыхать, но и заняться саморазвитием, например, выучить английский язык. Что делать? Найти другого фрилансера, который сможет выполнять часть вашей работы.

Если вы сможете освободить при этом 50% времени, снизив доход на 10-15% – отлично! Значит вы уже начинаете следовать заветам Кийосаки.

Как только вы начнете мыслить подобным образом, то, возможно, захотите пойти дальше и начать работать 4 часа в неделю, как писал Тим Феррисс. Почему нет? Даже если такого идеального результата достигнуть не получится, стремиться к нему все равно нужно.

Составляйте список из трех самых важных дел

Составляйте список из трех самых важных дел, которые нужно выполнить за день. Это поможет сохранить предельную ясность и концентрацию. Длинный же список утомляет и заставляет чувствовать себя подавленным и потерянным. Непонятно, с чего начать, особенно если на носу большой проект. А это ведет к прокрастинации.

Всего три задачи, не больше. Каждая из них должна занимать от 1 до 2 часов. Обязуйтесь выполнить их на следующий день, что бы ни случилось. Никаких отговорок. Помимо этого можно планировать три дела в неделю, особенно если они достаточно объемны.

И все же стоит упомянуть, что некоторые гуру тайм-менеджмента не согласны с этим методом. Они считают, что подобные списки приводят к еще большей неорганизованности, ведь помимо трех дел все равно есть множество мелких задач, которые нужно выполнить. В любом случае, советуем попробовать эту технику и выявить ее плюсы и минусы.

Другие эксперты советуют завести два списка. В первом будет три самых важных задачи, которые нужно выполнить в первую очередь. Во втором то, что вы должны сделать потом. Рассмотрите и этот вариант.

Узнайте обо всех своих недостатках и слабых сторонах

У каждого из нас есть недостатки и ограничения. Тот, кто будет игнорировать этот очевидный факт, каждый день будет сталкиваться с одними и теми же проблемами. Поэтому не переоценивайте свои возможности.

Хотите изучить английский язык и ходить в спортзал три раза в неделю? Нет проблем, только для начала достаньте лист бумаги и проведите простые расчеты. Предположим, вы работаете 8 часов в день в офисе, 2 часа уходит на дорогу. Нужно еще собраться утром и поужинать вечером, это еще 1 час. Вам необходимо спать, это еще 7 часов. Сколько получилось в день? Не обманывайте себя, цифры не лгут. Найдите другой способ развивать свои навыки. Чем-то придется пожертвовать.

Независимо от того, насколько вы организованы, часть дня, скорее всего, будет бесполезной: встречи, пробки, бессмысленные разговоры. А еще необходимо отдыхать и приводить себя в порядок. Смиритесь с ограничением: на все время найти нельзя. Но найти его можно на самое важное. Поэтому список из трех задач, о котором мы писали выше, так важен.

Создайте список «Возможно когда-нибудь»

Человек на протяжении дня может держать в голове идеи и дела, до которых прямо сегодня, руки точно не дойдут. Они могут быть ценными или не очень, но прямо сейчас истязать себя выявлением этого, не стоит. А чтобы не забыть о них – просто запишите их в отдельный список. Так они перестанут вас беспокоить и отвлекать.

Используйте технику тайм-боксинга

Тайм-боксинг – один из лучших способов организовывать себя. Суть его состоит в том, что вы резервируете определенные часы дня для своих ценных дел и целей.

Приведем пример. Первый час после пробуждения вы посвящаете чтению. Это не обсуждается, потому что саморазвитие для вас является невероятно важным. Затем работаете на протяжении 5-6 часов. Идете в тренажерный зал или на пробежку.

Суть в том, чтобы выделить несколько часов на конкретные дела, но при этом не назначать точного времени, а, скорее, забронировать его.

Тайм-боксинг применяли некоторые писатели. Они выделяли на свою работу, скажем, 4 часа и садились за стол. У них был выбор – просидеть без дела или начать писать. Мало кто комфортно себя чувствует во время скуки, поэтому человек сразу брался за задачу.

Например, вам нужно написать статью. Вы забронировали 2 часа на это. Просто садитесь за стол и открывайте документ в Ворде. Не знаете, с чего начать? Тогда напишите то, что точно будет в статье. Придумайте заголовок или создайте абзац, который там точно должен быть. Идеи появятся сразу, следует лишь преодолеть инерцию.

Заточите пилу

Совет может показаться не нужным именно для организованности, но это лишь на первый взгляд. Затачивание пилы – это один из принципов книги «Семь навыков высокоэффективных людей» Стивена Кови. Суть в том, чтобы регулярно обновлять свои знания и изучать новые навыки. То есть, инвестировать в себя на уровне:

• физическом: делайте зарядку, правильно питайтесь, избегайте стресса и достаточно спите;
• эмоциональном: общайтесь с позитивными людьми, любите, будьте благодарны, верьте в себя;
• умственном: читайте книги, пробуйте новое, играйте в игры для мозга, ходите в музеи, занимайтесь творчеством, медитируйте, проводите сеансы мозгового штурма;
• духовном: продолжайте искать цель жизни, будьте хорошим и достойным человеком, помогайте другим, жертвуйте деньги.

Придерживайтесь минимализма

В конце концов, чем меньше вещей вокруг вас, тем проще быть продуктивным. Раньше не было смартфонов с кучей приложений, телевизор показывал пару каналов, об интернете вообще никто не слышал.

Минимализм, однако, должен быть не только в отношении вещей: это еще мысли, окружающие люди (хотя с этим кто-то будет спорить), еда. Однако во всем нужно знать умеренность. Все, что окружает вас, так или иначе влияет на уровень энергии. Поэтому выясните, что ее забирает и избавьтесь от этого.

Используйте приложения для продуктивности и организованности

Их сейчас огромное количество, при этом некоторые совершенно бесплатны, а другие стоят не слишком дорого. Вот что мы вам можем порекомендовать:

Источник