Как правильно автоматизировать свой бизнес

Шесть шагов к автоматизации бизнеса

В самом широком смыслепод автоматизацией понимается некоторый набор действий, который позволяет освободить человеческие ресурсы от выполнения определенных задач, как правило, рутинных и однообразных, и переложить их выполнение на определённый механизм.

Для начала, что же такое автоматизация бизнеса?

Естественно, что под механизмом сегодня мы имеем в виду компьютер, машинные алгоритмы, позволяющие при правильной настройке выполнять многие задачи, которые до этого мог выполнять только человек. Иначе говоря, автоматизация – это не что-то необъяснимое и требующее колоссальных затрат, а всего лишь процесс подбора и подготовки оборудования и программного обеспечения для эффективного решения задач конкретной организации.

Автоматизация обычно ведется в двух направлениях:

1. Автоматизация основных бизнес-процессов: например, управление продажами или работой с клиентами. В этом случае она проводится для непосредственного увеличения объема продаж, количества выпускаемой продукции и повышения доходности всего бизнеса в целом.

2. Автоматизация поддерживающих процессов, таких как бухгалтерский учет, отчетность, делопроизводство. Напрямую на увеличение доходов такая автоматизация не влияет, но помогает сократить время и издержки на ведение рутинной работы.

Основными задачами автоматизации бизнеса являются следующие:

● эффективная поддержка оперативной деятельности предприятия, организация учета и контроля;

● подготовка любых документов для партнеров, включая накладные, счет-фактуры, акты сверки и деловые предложения;

● быстрое получение отчетов о состоянии дел в компании за любой период времени;

● оптимизация затрат на персонал, увеличение эффективности использования рабочего времени путем освобождения сотрудников от рутинной работы; сведение к минимуму негативного влияния «человеческого фактора» на важнейшие бизнес-процессы;

● безопасное хранение информации; повышение качества обслуживания клиентов. Автоматизация бизнес-процессов может существенно повысить качество управления в компании и качество ее продукта. Для предприятия в целом она дает ряд существенных преимуществ:

● Увеличение скорости обработки информации и решения повторяющихся задач.

● Повышение прозрачности бизнеса и его технологичности.

● Рост согласованности действий персонала и качества его работы.

● Возможность контроля больших объемов информации.

●Автоматизация ручного труда.

● Уменьшение количества ошибок и повышение точности управления.

● Параллельное решение нескольких задач.

● Быстрое принятие решений в стереотипных ситуациях.

В результате автоматизации управления бизнес-процессами руководитель предприятия получает больше информации для анализа бизнес-процессов в виде подробных аналитических отчетов и имеет возможность качественно управлять компанией с учетом внешних и внутренних показателей.

Шаг 1. Осознать наличие проблемы.

По мере роста бизнеса увеличивается и количество клиентов. На определенном этапе развития вы можете столкнуться с проблемой дыр в работе отдела продаж. Продажи — один из самых сложных и стрессовых элементов любой бизнес-системы. Именно отдел продаж поможет удержать компанию на плаву даже в самые сложные периоды, и он же с легкостью ее потопит, когда этого никто не ожидает. Поэтому, если в отделе продаж есть дыры, то их рано или поздно ощутит на себе вся компания.

Назовем наиболее распространенные проблемы:

● Нерациональное распределение времени менеджеров, много рутинных задач;

● Нет системного подхода и контроля;

● Нет анализа эффективности как отдела в целом, так и каждого менеджера в частности. Потеря клиентов является ключевой причиной падения продаж. Почему может происходить утечка клиентов?

● Уходит менеджер и забирает клиентов с собой. Если отдел продаж не имеет общей клиентской базы, то определить, кого именно потеряла компания (потенциальных или реальных покупателей), довольно трудно, а выйти с ними на связь еще сложнее.

● Неправильная работа с клиентской базой. Все записано на ненадежных носителях (в Excel или на бумажках) или не записано вовсе. Менеджеры теряют историю общения с клиентом.

● База не монетизируется, т. е. не используется для повторных продаж.

● Невозможность анализа клиента и последующего подогрева на повторную покупку.

● Плохой контроль работы менеджеров. Неизвестно как менеджеры общаются с клиентами.

Решить все эти проблемы поможет создание единой базы клиентов и отлаженной системы бизнес процессов компании. Остается лишь вопрос как сделать это максимально качественно, причем так, чтобы не усложнить, а наоборот упростить работу сотрудников. Лучший способ качественно наладить работу компании и в частности работу отдела продаж — автоматизировать управления продажами и работу с клиентами путем формирования единой клиентской базы. Непросто осуществить автоматизацию без четкой постановки задач и их пошагового выполнения.

Шаг 2. Постановка целей.

Итак, мы решились на такой масштабный процесс как автоматизация, с чего же начать? Первое что стоит сделать — это поставить цель, что конкретно автоматизировать и как должен выглядеть результат. В противном случае процесс может сильно затянуться и при этом вы получите не то, что хотелось.

Для правильной постановки цели по автоматизации отдела продаж Вам необходимо ответить на 5 простых вопросов:

1. Сколько наименований товаров или продуктов реализует ваша компания? Можно ли их сгруппировать?

2. Какое среднее количество закрытых сделок у вас в день?

3. Сколько человек или отделов компании принимает участие в процессе продаж?

4. Какова продолжительность цикла сделки (от первичного контакта и до закрытия)?

5. Какие специализированные IT системы или сервисы Вы уже используете?

После четкого ответа на каждый из этих вопросов вы сможете поставить цель, что конкретно автоматизировать, где именно происходит эффект “Узкого горлышка” и как максимально эффективно помочь отделу продаж продавать еще больше. И кроме того, на пяти этих ответах формируется техническое задание для автоматизации отдела продаж. Передав эти ответы нашему системному аналитику, вы получите ответ о том какая именно CRM система вам подходит и на что следует обратить внимание при автоматизации.

Шаг 3. Выделение ресурсов на проект.

Автоматизация требует ресурсов таких как:

● Команда. Должны быть работники которые будут пользоваться системой, как минимум один человек. Система не будет работать пока ей не начнут пользоваться, поэтому сначала люди, а потом интеграции.

● Деньги. Деньги потребуются как на закупку инструментов интеграции, так и на людей которые будут внедрять систему. Привлечение профессиональной команды интеграторов сэкономит вам и деньги и время.

● Время. Любое внедрение новой технологии требует времени. Причем это не только время на процесс интеграции, но и на привыкание сотрудников работать по новой системе.

● Инструменты. Так как автоматизация — это IT технология, то вам потребуются такие средства как компьютер, телефон и интернет.

Шаг 4. Выбор команды интеграторов.

Выбрать и внедрить программу автоматизации бизнес-процессов своими силами и одновременно с этим грамотно, могут далеко не все компании. В любой системе есть огромное количество нюансов и на то чтобы разобраться в них требуется ни один год. И тут как минимум требуется консультант. Но консультант поможет выбрать CRM систему и возможно обучит сотрудников работе, а вот интегрировать все что вам нужно придется уже самостоятельно. Поэтому для качественного внедрения требуется целая команда специалистов.

Существуют маркетинговые агентства, консалтинговые компании с полным циклом, IT-интеграторы, которые занимаются созданием и реализацией проектов такого плана. Главнейший критерий при выборе необходимого подрядчика – это наличие опыта внедрения систем автоматизации, разноплановых специалистов в команде, ваш бюджет и временные границы.

Шаг 5. Описание бизнес процессов.

При отсутствии описания имеющихся бизнес-процессов сложно провести автоматизацию продаж. Для облегчения этих работ следует в деталях разобрать и отобразить все процессы, касающиеся продаж. Это осуществляется в три этапа, для которых следует выполнить: инициацию (оформить все бизнес-процессы буквально и отыскать в них слабые места); оптимизацию (усовершенствовать свои бизнес-процессы и обеспечить обратную связь с собственными сотрудниками и клиентами); автоматизацию (исключить рутину и довести процессы до автоматизма).

Выполнить комплексный аудит бизнес процессов и детальный разбор воронки продаж вам поможет системный аналитик компании DigitalSales . Кроме того он составит техническое задание на автоматизацию вашего отдела продаж и согласует все вопросы с вами.

Источник

Автоматизация бизнеса: как повысить эффективность работы компании

В рыночных условиях для успешной конкуренции компании необходимы высокая производительность труда, грамотная организация рабочих процессов и минимальные затраты ресурсов.

Достичь этого позволяет автоматизация бизнеса. Благодаря ей повышается эффективность функционирования предприятия, и увеличивается прибыль.

В статье расскажем о том, для чего нужны сервисы автоматизации бизнес-процессов: о преимуществах, применении, видах. А также о том, как их внедрить и избежать при этом ошибок.

Что такое автоматизация бизнеса?

Автоматизация бизнес процессов — это, простыми словами, перенос выполнения повторяющихся, однообразных операций в обязанности программ, которые упрощают и ускоряют их реализацию. Для этого рабочие процессы преобразуются в четкие алгоритмы, описывающие, что надо сделать для выполнения той или иной задачи. И в программной среде создаются необходимые функции, инструменты и шаблоны. Сервисы автоматизации проводят множество операций без участия людей.

Автоматизация применима к двум уровням относительно структуры компании:

• Для отдельных сотрудников. Например, для ведения заказа менеджером с момента поступления заявки клиента и до отправки товара.
• На уровне компании. Создаются цепочки, по которым задача по мере выполнения автоматически переходит от одного исполнителя к другому (человеку или отделу). Пример такой цепочки: отдел продаж получает и оформляет заказы, поступающие от клиентов, — передает их на склад для сбора — со склада товары отправляются в транспортный отдел для доставки.

Работа внутри каждого отдела благодаря автоматизации бизнес процессов становится эффективнее, и их сотрудничество между собой тоже, так как они действуют в единой информационной системе, либо в отдельных, но интегрированных между собой системах.

Рассмотрим на примере продаж системы автоматизации бизнес процесса в компании, как все ускоряется и упрощается.

Процесс продаж в интернет-магазине без автоматизации	Процесс продаж в интернет-магазине с автоматизацией
1	Менеджер получает заявку.	Клиент оставляет заявку на сайте, указывая реквизиты для счета.
2	Звонит клиенту, чтобы выяснить реквизиты для выставления счета.	Получает на e-mail счет, сформированный сервисом автоматизации.
3	Вручную составляет счет в Excel, вставляя туда реквизиты заказчика и рискуя ошибиться и указать их неверно.	Как только клиент оплачивает покупку, это отражается в учетной базе. Менеджер автоматически получает уведомление и отправляет заказ.
4	Отправляет счет клиенту.
5	Подождав некоторое время, звонит или идет в бухгалтерию, чтобы выяснить, пришли ли деньги.
6	После оплаты отправляет товар.

Из таблицы видно, что автоматизация вдвое сокращает количество необходимых шагов. И некоторые из них не требуют личного участия менеджера, позволяя ему обслуживать за день больше клиентов и выполнять другие задачи.

Использование систем автоматизации бизнеса, по отзывам внедривших их компаний, положительно влияет на результаты работы любого предприятия — и небольшого, и крупного.

Источник

Первые шаги к автоматизации бизнеса. С чего начать?

Введение

Шаг 1. Бизнес-процессы

Советы:

В первую очередь нужно автоматизировать проблемные участки, задерживающие работу всей организации.

Для каждого процесса следует определить ответственных за него сотрудников и контролирующего. Проблему можно решить быстрее, если точно знать, кто отвечает за дело на каждом этапе.

Выстраивать процессы лучше так, чтобы все данные и сроки от начала проекта и до его завершения передавались между участниками автоматически.

Шаг 2. Таблицы

Советы:

Очень важно следить за своевременным наполнением базы – не внесенная вовремя информация может оказаться необходимой, когда другие источники не будут доступны.

Не стоит составлять таблицы сразу на все случаи жизни. Лучше начать с самых важных, протестировать их, отшлифовать и только потом добавить следующие.

Следует использовать связанные поля. Так данные из одной таблицы не придется дублировать в другую: связанные поля будут заполняться автоматически. Например, список клиентов можно будет составить один раз в одной таблице – во всех остальных поля, которым такие данные нужны, заполнятся без дополнительных усилий.

Шаг 3. Доступ

Советы:

Для каждой группы нужно составить список полей под просмотр и редактирование. Все остальное по умолчанию будет закрыто.

Кроме доступа к полям, надо продумать доступ к добавлению или удалению записей, экспорту или импорту данных, доступу к отчетам.

Шаг 4. Шаблоны

Советы:

Шаблоны нужно сделать как можно более гибкими, оставив неизменяемым только основной текст. Остальная информация будет подставляться автоматически. Это избавит сотрудников от «бумажной волокиты», а сами документы – от ошибок и опечаток.

Часто в шаблон бывает необходимо подставить данные, которые не были учтены в таблице до этого. Для них всегда можно будет добавить новые поля.

Даже самый сложный договор можно привести к единому шаблону, просто добавив в него различные условия. Поэтому несколько похожих договоров удобнее будет свести в один.

Шаг 5. Рассылки

Советы:

Главная информация должна содержаться в самом тексте. Не нужно перегружать шаблон картинками и тяжелыми файлами. Большинство пользователей предпочитают отключать дополнения, а значит, для них суть письма останется неясной. Далеко не каждый сочтет это интригующим – скорее, просто закроет его и не воспользуется предложением.

При массовости рассылок стоит задуматься о спам-листах. Чтобы не попасть в них, нужно обратить внимание на возможность клиента отписаться от рассылки по собственному желанию. При этом опция должна быть очевидной – например, в виде обозначенной ссылки в письме.

Также при планировании рассылки нужно учитывать ограничение сервера на количество отсылаемых писем в час (на бесплатных серверах – в минуту). Как правило, после достижения максимального количества писем сервер блокирует аккаунт. Чтобы избежать подобной ситуации, рассылку лучше распределить на несколько циклов.

Не стоит проводить рассылки слишком часто и без особого повода. Во-первых, это раздражает подписчиков, во-вторых, вряд ли кого-то заинтересуют малоинформативные письма. Если есть уверенность в планировании, можно предупредить о частоте рассылок еще на этапе подписки – например, фразой «Наша еженедельная рассылка».

Шаг 6. Напоминания

Советы:

Напоминания должны быть информативными, чтобы с первого взгляда было понятно, о чем идет речь. Поэтому нужно указывать больше конкретной информации внутри текста. Согласитесь, есть разница между «Изменился статус заказа» и «Статус заказа № XX изменился с A на B».

Отправлять напоминания следует только в случае необходимости. Не стоит создавать напоминания на маловажные изменения или рассылать их тем, кого они не касаются. Сотрудники просто «утонут» в них и перестанут реагировать вовремя.

Шаг 7. Вычисления

Советы:

В первую очередь в систему автоматизации можно перенести те вычисления, которые уже хранились до этого в Excel или других программах.

Будет удобнее начать с простых вычислений, усложняя их по мере освоения системы автоматизации.

Необходимые для вычислений данные можно брать не только из текущей таблицы, но и из связанных с ней. Для этого нужно не забывать проставлять необходимые связи.

Шаг 8. Отчеты

Советы:

Нужно определить параметры, которые можно будет изменять при формировании отчета – например, по периоду или по группам сотрудников.

Не стоит перегружать моментально составляемые отчеты сложной информацией. Основная их задача – быстрое ознакомление с текущей ситуацией для незамедлительного реагирования на возможные затруднения.

Можно сделать отчеты простыми для восприятия. Например, визуализировать их с помощью различных графиков и схем.

Источник