16 рекомендаций, как правильно выбрать офис
Свободных офисных помещений, сдаваемых в аренду, на рынке много. При этом выбрать по-настоящему хороший вариант не так просто. На что обращать внимание компаниям при поиске офиса, рассказывает старший консультант департамента брокериджа компании Colliers International в Беларуси Константин Каряпин.
Фото с сайтаblog.affiliatewindow.com
– Мнимая экономия может обернуться незапланированными затратами. Подбирая офис, важно учитывать не только арендные ставки (хотя это тоже немаловажный аспект), но и те расходы, которые сопутствуют процессу поиска недвижимости и въезда.
Предлагаю несколько рекомендаций по поиску и аренде офиса.
Старший консультант департамента брокериджа
1. Сформулируйте для себя критерии нужного вам помещения:
- Предпочтительное месторасположение
- Размер
- Наличие вспомогательных помещений внутри офиса (количество комнат для переговоров, серверное помещение, кухня, кладовая)
- Концепцию вашего офиса (бэк-офис для размещения персонала или фронт-офис, или, как бывает чаще всего на практике, сочетание двух функций)
- Комфортная ставка аренды
- Прочие важные для вас параметры
Не стоит зацикливаться на одном-двух критериях и отбрасывать варианты только потому, что они не соответствует этим нескольким критериям. Вполне возможно, что у объекта есть и другие положительные стороны. Не исключено, что в офисе можно будет и создать нужные вам условий, если их там изначально не было (к примеру, не во всех помещениях есть кухни; санузлы иногда могут быть в общем пользовании и проч. – все это можно изменить/добавить).
Фото с сайта forum-grad.ru
При кажущемся многообразии предложений, в реальности наш рынок не настолько велик, чтобы найти помещение, которое бы подходило под все критерии.
2. Посмотрите варианты лично. Часто клиенты отказываются от очень хороших помещений не глядя, потому, что им не нравится локация, здание не соответствует вкусам, а зачастую и в силу стереотипов. Поэтому, отобрав варианты, не поленитесь лично посмотреть каждый. Любое помещение лучше один раз увидеть, чтобы понять подходит ли оно вам.
3. Выбирайте помещение, принадлежащее профессиональным игрокам рынка аренды. Особенно это актуально для арендаторов крупного формата.
На ранней стадии развития для рынка недвижимости в Беларуси была характерна модель долевого строительства. Люди инвестировали свои деньги в строительство офисных помещений. Поскольку эти инвестиции, как правило, были небольшими, то и офисы строили небольшого формата. В этих условиях крупным арендаторам приходилось заключать договоры аренды в одном здании с двумя, а то и тремя-четырьмя собственниками. Все это плохо сказывалось и сказывается на сроках и качестве решения текущих проблем, возникших в процессе эксплуатации помещений.
Чаще всего такие инвесторы не понимают специфики арендного бизнеса. Поэтому немногие из них сегодня пошли на снижение ставок, полагая, что арендатор все равно придет.
Сейчас на рынке стали появляться объекты с одним собственником и единой управляющей компанией. Кризис заставил профессиональных девелоперов снизить ставки аренды: не будет арендатора – нечем будет возвращать кредит, а помещение будет обузой, статьей расходов. Следовательно, на таких арендодателей можно обратить внимание.
4. Арендуйте помещения недалеко от транспортных развязок. Чтобы сотрудникам было легче добираться до работы.
Если же офис не имеет удобной транспортной локации, вопрос всегда можно решить за счет организации подвоза сотрудников. Конечно, это дополнительная статья расходов, но экономия на аренде (чем дальше офис от развязок, тем он обычно дешевле) даст такую возможность.
Фото с сайта mishanita.ru
В нашей практике был случай, когда одна крупная международная компания переехала из центра города за кольцевую автодорогу. Изначально сотрудники были крайне негативно настроены к этому. Но плохая локация компенсировалась высоким качеством нового помещения. Экономия на аренде позволила организовать транспорт и купить новую мебель.
Поэтому не всегда стоит слишком много времени уделять выбору места. Исключение: компании с высоким уровнем миграции сотрудников и конкуренцией, как, например, в ИT-сфере.
5. Отбирайте несколько вариантов. Часто бывает, что компания выбирает только один вариант и начинает вести по нему переговоры, которые часто ничем не заканчиваются. И арендатору снова необходимо начинать поиски.
Чтобы не терять свое время, ведите переговоры одновременно с двумя, а то и тремя собственниками. Создавайте эффект «тендера»: кто даст лучшее предложение, тот и победит.
6. Обращайте внимание на строящиеся объекты. В строящихся проектах, чаще всего, можно получить более выгодные коммерческие условия, нежели в готовых.
В зависимости от предполагаемых сроков вхождения в проект, у бизнеса будет возможность договориться с собственником о строительстве офиса под конкретные нужды компании в рамках сметы и за счет арендодателя.
Например, какие-то перегородки можно не ставить или расположить в другом месте, можно перенести системы вентиляции и кондиционирования, развести сети, выбрать тип и цвет коврового покрытия и многое другое.
Фото с сайта vipkvadrat.by
Это дает вам возможность сэкономить на своем ремонте, на «подгонке» помещения под требования вашего бизнеса или корпоративного стиля.
В этом случае бизнесу необходимо подготовить техническое задание и оценить стоимость работ. К примеру, арендодатель заложил усредненную стоимость отделочных работ в размере $100 на м 2 . Компания же хочет видеть стены и полы из других материалов, стоимость которых – $125 м 2 . В процессе строительства (если время сдачи объекта позволяет) можно договориться, чтобы арендодатель сделал ремонт по требованиям будущего арендатора, который затем компенсирует разницу в смете.
Эта разница в любом случае будет существенно меньше ваших затрат на адаптацию под свои нужды уже построенного и отремонтированного помещения.
7. Обращайтесь к независимым консультантам. Выбрав несколько вариантов офиса, рекомендую обратиться к специалистам, которые помогут грамотно разместить отделы в нем по их функциональному назначению и коммуникации внутри компании. Консультанты помогают профессионально посмотреть на организацию внутренних процессов, часто также подсказывают, на чем можно снизить издержки.
Фото с сайта interiorsolutions.net
Также следует обращать внимание на эффективность использования самих помещений. Часто бывает, что приходится арендовать коридоры и другие пространства, которые использовать никак нельзя. Считается, что коэффициент потерь эффективности в районе 12-20% является нормой (в зависимости от класса недвижимости). Иногда большее по площади помещение с меньшей ставкой аренды из-за своей неэффективности может стоить столько же, сколько стоит меньшее, но более дорогое и эффективное помещение.
8. Не бойтесь открытых пространств (помещений с минимальным количеством перегородок). Они позволят вам создать в офисе планировку, которая необходима и удобна вашей компании. Это может повлечь дополнительные затраты, но здесь мы можем вернуться к вопросу эффективности использования рабочего пространства. Либо вы делаете офис максимально эффективным сразу, либо вы постоянно тратите деньги на низкоэффективные площади, за которые вы тоже платите.
9. Обращайтесь к дизайнерам. Многие компании дизайнерски оформляют свои офисы. Это один из способов удержания и привлечения сотрудников (помимо финансовой мотивации).
Эта же рекомендация относится и к мебели. Весьма странно видеть, когда компания арендует офис, делает красивое пространство для работы, но при этом покупает (или перевозит) старую мебель, не соответствующую помещению и ремонту в нем.
Красивая, удобная, эргономичная мебель поможет сотрудникам сосредоточиться на своих обязанностях, а не отвлекаться на мысли о больной спине или затекшей шее.
Минский офис Wargaming. Фото 42.TUT.BY
10. Уделяйте внимание деталям. Уточняйте информацию про системы вентиляции, кондиционирования, открывающиеся окна, силовые и слаботочные электрические сети, возможность их переноса в другие места в случае установки дополнительных перегородок, стоимость таких работ и кто будет их оплачивать.
Как вариант – для таких работ можно провести тендер. Это позволит получить оптимальное предложение по стоимости, качеству и срокам. Правда, важно также уточнить у собственника его отношение к сторонним подрядным организациям. Также можно попросить самого арендодателя (если он готов это делать) помочь в организации работ.
Не стоит отказываться от офиса, если в нем не разведены слаботочные сети (телефонные провода, ТВ-кабели, оптоволоконные провода). Еще не ясно, что дешевле: сделать сети под себя или адаптировать имеющиеся.
11. Обращайте внимание на эксплуатационные расходы. Уточняйте, что в них входит. Обычно это услуги, необходимые для поддержания здания и самого арендованного помещения в нормальном состоянии. Есть несколько способов взимания платы за эти услуги:
- По факту, пропорционально арендованной площади. Оплата по факту позволит постоянно контролировать расходы, получая документы, их подтверждающие. Но в силу того, что расходы могут быть разными из месяца в месяц, такой способ выглядит неудобным. Особенно если бизнес бюджетирует все свои расходы. Для такого арендатора предпочтительнее фиксация ставки.
- Фиксированные платежи (бывают в виде тарифа на оказываемые услуги или определяются арендодателем отдельно и включаются в арендную плату).
12. Не забывайте о парковке. Как правило, у офисных зданий есть закрытая для общего доступа парковочная зона. Аренда мест на ней платная.
Чаще всего, ставки зависят от стоимости аренды земельного участка. Если парковочные места не зарегистрированы в качестве отдельных объектов недвижимости, нужно грамотно прописать право доступа на парковку в самом договоре аренды (для этого проконсультируйтесь с юристами).
Фото с сайта biznes-centr-diapazon.ru
Стоит также учитывать, что бизнес-центры в своем большинстве строятся в загруженных местах города. Что автоматически влечет за собой проблему с парковочными местами. Она актуальна практически для всех бизнес-центров.
13. Обратите внимание на систему контроля доступа в офис. Она бывает (кроме варианта с размещением охраны на входе) нескольких видов:
- Турникеты на входе в здание
- Карточная система доступа на выходе из лифтового холла на этаж
- Комбинированная – оба варианта
Некоторым компаниям важно иметь открытый доступ, но при этом контролировать его. В такой ситуации предпочтительной кажется установка систем контроля доступа на выходе из лифтового холла или непосредственно на дверях входа в офисное помещение.
14. Обращайте внимание на заполненность здания и его узнаваемость. Важно знать, кто еще арендует помещения в этом здании. Во-первых, если в нем есть компании с известными именами – это означает, что офис соответствует высоким стандартам качества. Крупные арендаторы за этим следят.
Во-вторых, чем больше арендаторов, тем меньше ремонтных работ (и, соответственно, шума) будут издавать соседи во время заезда. Даже если здание не заполнено полностью, оговаривайте с собственником режим проведения ремонтных работ, чтобы они не мешали вам.
Фото с сайта minsk1.net
15. Изучите инфраструктуру вокруг здания. Хорошо, если рядом есть магазин, почта, химчистка. Как минимум, должно быть какое-то место для питания сотрудников – кафе или ресторан с обеденным меню. Это тоже важно, коль скоро мы хотим создать второй дом для сотрудников.
16. Внимательно обсуждайте условия аренды. Они впоследствии лягут в проект вашего договора с арендодателем. Хорошо, если у вас есть своя юридическая служба, которая проследит за грамотностью составления договора и минимизацией рисков. Если же такой службы нет – можно обратиться к внешним юристам. Эти расходы не так велики, как риски, которым вы можете подвергнуть компанию.
Источник
Как выбрать офис и не сойти с ума
Поиск офиса — нервное занятие. Хуже только офисный ремонт.
Как договориться с арендодателем о скидке, какие мелочи влияют на планировки и как не сойти с ума во время ремонта? Спойлер: это возможно. Мы в Ключе делаем офисы, коворкинги и штаб-квартиры для бизнеса любого формата, так что это знаем точно. Рассказываем, что и как.
Мне никогда не приходилось искать офис. Как подойти к выбору идеального рабочего пространства для своей команды?
Для начала разминка. Представьте себе район и здание, куда вы хотите приезжать каждый день. Это старинный особняк на Чистых прудах или большой бизнес-центр на севере Москвы? Хотите офис с готовым ремонтом или уже придумали свои планировки? Посмотрите на ЦИАНе, сколько может стоить аренда в том районе и по тем параметрам, которые вы для себя определили.
Отлично. Информацией вы уже владеете, а вот офисом пока нет. Не надо стесняться искать офисы в фейсбуке — оставляйте посты в духе «Ищу офис, посоветуйте» в тематических группах или у себя на странице. Смотрите, где снимают офисы компании, которые близки вам по духу. Если поиски затянулись и не помогает даже ЦИАН — обращайтесь к брокерам.
Нашли! Можно въезжать?
Стоп-стоп. Даже если вам кажется, что вы нашли идеальное помещение с ремонтом — не успокаивайтесь, проверьте буквально все щели (в прямом смысле). Для начала нужно провести детальное обследование вентиляции, инженерных систем, коммуникаций и проводки . Вам не обязательно разбираться в строительных нюансах: достаточно доверить это дело специальным фирмам.
У наших друзей был такой случай: они въехали в офис мечты со свежим ремонтом, но чуть позже оказалось, что всё здание поражено грибком. В будущем это могло бы обернуться для арендаторов серьёзными проблемами со здоровьем, вплоть до заболевания астмой. Мораль тут одна: подписывайте договор только после обследования здания — так вы точно будете уверены в состоянии офиса и не попадёте на незапланированный ремонт.
А можно поторговаться при выборе офиса? И почему на одной и той же улице, буквально в 20 метрах друг от друга, похожие офисы могут так сильно различаться по цене?
Даже при выборе офисов у нас часто преобладают эмоции, а не логика. Вот я увидел этот офис на Кузнецком Мосту и влюбился: тут огромное окно во весь этаж, много света, стильный ремонт. За возможность работать в офисе мечты я могу и переплатить — и пусть в соседнем здании сдают похожее помещение на 20 тысяч дешевле, но без этого красивого окна.
Казалось бы, Москва переполнена офисами. Но качественно сделанных среди них не так уж много. Лендлорды отлично это понимают и, обладая хорошим помещением, чувствуют себя вправе поставить такую стоимость, которая будет несоизмеримо больше потраченных на него вложений.
Обследование помещения полезно в том числе и потому, что оно раскрывает все потенциальные риски, которые могут грозить зданию.
Если в офисе нужно обновить вентиляцию, вы можете предъявить это лендлорду и получить скидку. Арендодателю выгодны капитальные вложения в его помещение — ведь потом его можно дороже перепродать. Так что заботы о ремонте, которые вы готовы взять на себя, помогут снять офис дешевле.
Наконец нашли нужное помещение. Как приступить к ремонту и отделке?
В первую очередь, спросите совета своих знакомых, которые уже делали ремонт. Посмотрите фото готовых офисов, которые вам нравятся — например, в рубриках «Штаб-квартира» или «Офис недели» на vc.ru. Обычно там указывают бюро, которые занимались стройкой. Отправьте каждому из них своё ТЗ — там вы в свободной форме опишете, каким хотите видеть ваш будущий офис. В ответ вам пришлют коммерческое предложение. Сравните их по цене и срокам.
Наиболее сильным подрядчикам с хорошими кейсами (и как правило — самым дорогим) напишите примерно следующее: мне нравятся ваши проекты, я хотел бы, чтобы мой офис сделали вы. Но у меня есть ещё несколько интересных предложений от других компаний, более выигрышных по цене. Если вы готовы немного скинуть по цене, то я, конечно, с вами. Как правило, это работает.
Часто встречается такая ошибка: люди нанимают дизайнеров и параллельно начинают стройку. Не стоит приступать к работам на площадке без дизайн-проекта: всё может измениться в процессе стройки, и тогда стоимость вырастет в разы. Потеряете нервы, время и деньги.
Есть какие-нибудь детали, на что стоит обратить внимание в дизайн-проекте?
1. Расскажите подрядчикам и дизайнерам про своих сотрудников, которым предстоит работать в этом офисе. Сколько их, как они друг с другом взаимодействуют? Кто из них любит работать в тишине, а кто часто выходит покурить? Вы удивитесь, но даже такие мелочи могут существенно повлиять на планировки.
2. Допустим, у вас в компании 100 человек, но в течение года вы собираетесь вырасти до 120. Учитывайте эти прогнозы в планировках.
3. Спросите у своих сотрудников, чего они хотят. Кто-то не может работать без настольной лампы, а кому-то важнее выход на улицу рядом с рабочим местом, чтобы выходить курить и никому не мешать.
Посмотрите, кто носит еду с собой, а кто ходит обедать в кафе — чтобы понять, сколько холодильников вам понадобится в офисе.
Обязательно дайте эти комментарии дизайнеру. Если он адекватный (а мы надеемся именно на это), он обязательно учтёт в проекте весь фидбэк с холодильниками и планировками.
В любом, даже самом небольшом офисе должны быть лаунж-зоны, комнаты для переговоров. Полноценная кухня, где можно спокойно расположиться и поесть . Иногда вместо кухни в офисах делают тесный закуток на полтора метра, и несчастные сотрудники вынуждены уходить есть на рабочих местах. Не надо так.
Санузлы предпочтительно разделять на мужские и женские. Если закрыть глаза на СНИПы и ГОСТы, можно обратиться к универсальной формуле — по одному туалету на каждые 30 человек. Практика показывает, что этого достаточно.
Для поддержания в офисах work-and-life balance мы советуем делать мягкие зоны отдыха с книгами, небольшие скайп-переговорные, где люди могут вести приватные беседы по работе и с близкими. Душевые — чтобы взбодриться ближе к вечеру или после дневных занятий спортом.
Незаметная, но важная вещь — локеры, небольшие шкафчики на замке для личных вещей . Во-первых, это вселяет чувство безопасности тем сотрудникам, кто не хотел бы оставлять в опенспейсе дорогой макбук. Если вечером важное совещание, из локера можно в любой момент достать костюм, а до этого ходить в удобной футболке и джинсах. Маленький локер — ценное вложение в общее ощущение рабочего пространства у сотрудников: вот у нас офис крутой, у других нет такого.
А теперь про подводные камни.
В один прекрасный день вы обнаруживаете, что забыли про мебель . То есть в дизайн-проекте она есть, но заказать её никто не подумал. Оказывается, что нужные вам столы нужно ждать три месяца — а заезжать вы хотите уже завтра. Приходится брать то, что есть в наличии, из-за чего рушится вся дизайн-концепция офиса. Мы предупредили: мебель сложно искать и ещё сложнее ждать. Просто помните про это.
Ещё люди часто забывают про уборку в офисе. Вернее, про то, что весь необходимый для неё инвентарь нужно где-нибудь хранить . В этом техническом помещении вы можете также разместить склад для мебели и расходные материалы. Кстати, про расходники: подумайте о том, чтобы отделять принтеры от рабочей зоны, где сидят люди. Про это не говорят, но запах запекающихся чернил — вреднее сигаретного дыма. Позаботьтесь о здоровье своей команды.
Помните, что экологичные строительные материалы (кирпич, дерево) полезнее искусственных, в состав которых входят асбест и стекловолокно.
Инвестируя в продуманное смарт-пространство для работы, вы по большому счёту экономите на зарплатном фонде. Например, вы предлагаете тимлиду работу за 150 тысяч, когда в компаниях-конкурентах могут платить и все 200. Но у этой компании офис в стандартном БЦ: с офисной столовой на первом этаже, грозной охраной, резким светом и белыми потолками «армстронга». Сравнивая разные варианты рабочих пространств, будущий сотрудник зачастую выберет тот офис, где ему будет комфортнее находиться.
Что нужно заложить в бюджет?
Есть простая формула. Стоимость обследования здания + разработка дизайн-проекта + демонтаж, если нужен + строительные материалы + мебель . В общем бюджете допустима погрешность ± 10−15%.
Если не укладываетесь в бюджет — смело сокращайте расходы на дизайн, но не жертвуйте качеством инженерных коммуникаций. Каким бы красивым ни был офис, в первую очередь он должен быть функционален. Грубо говоря, в нём не должно течь с потолка.
А теперь — блок-схема! Все же любят блок-схемы?
Если опускаются руки при таком раскладе — есть выход. Просто переложите все хлопоты на компании, для которых подбор и превращение помещения в смарт-офис — это ежедневная работа .
Такие команды хорошо ориентируются на рынке офисной недвижимости, знают, как складывается ценообразование — с ними точно не переплатите. А также: не будете мучаться с выбором помещения, юридической чистотой сделки, аналитикой работы компании и продуманной планировкой пространства. Сколько нужно расходных материалов, как сделать так, чтобы каждый квадратный метр эффективно работал и не простаивал зря — всё исследуют за вас. А ещё у таких компаний есть доступ к большим скидкам от подрядчиков и производителей материалов.
Команда Ключа открывает в Москве гибкие офисные пространства с 2016 года. За несколько лет здесь создали целое научно-исследовательское подразделение по офисам. Архитекторы сами работают в своих коворкингах и смотрят, как всё устроено: чего хотят резиденты, каких зон не хватает. Офис, где работает каждый квадратный метр, приносит выгоду сам по себе. И помните, что ваше личное время стоит сильно дороже, чем просто тратить его на поиски помещения и ремонт.
Источник